<<TOC2>> Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes

Compilés par
Peter Walne  

avec l'aide d'un groupe de travail du Conseil international des archives

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture
Paris, 1985

Notice recommandée pour le catalogue :

Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes, compilés par Peter Walne avec l'aide d'un groupe de travail du Conseil international des archives /pour le/ Programme général d'information et UNISIST. — Paris : Unesco, 1985. ‑ vi, 614 p. ; 30 cm. — (PGI‑85/WS/32)

PGI‑85/WS/32
Original: anglais

I ‑ Peter Walne (comp.)
II ‑ Unesco. Programme général d'information et UNISIST
III ‑ Programme de gestion des documents et des archives (RAMP) 

<<TOC3>> Table des matières

Préface

Introduction

I. — Le rôle des archives
La mission des archives et les tâches des archivistes 
 1. Introduction
 2. I. La mission des archives
 3. II. L'archiviste face à ses tâches
Les archives centrales et locales et la societé  
Archives, développement et souveraineté nationale
Les archives dans les pays en développement : une contribution au développement national  

II — Principes de base 
Les papiers privés considerés comme archives : quelques définitions et leurs conséquences pratiques  
Le respect des fonds en archivistique . Principes théoriques et problèmes pratiques
 I. — Définition historique du respect des fonds
 II — Justification théorique et intérêt pratique du respect des fonds
 III. — Problèmes théoriques, difficultés pratiques et réponses proposées
 IV. — l'instrument de recherche archivistique comme moyen de remédier aux difficultés du « respect des fonds »
Sur la question des principes de classement  
Max Lehmann et la génese du principe de provenance  
Les techniques nouvelles dans les archives

III — Problèmes juridiques de base 
La législation archivistique
Conférence générale . Vingtième session, Paris 1978
La place des archives dans l'administration  

IV — Formation professionnelle du personnel des archives
Une norme internationale pour la formation des archivistes et gestionnaires de dossiers
 1. Problèmes généraux
 2. Le programme d'enseignement

V — Gestion des documents et de archives
Conceptions modernes en matière d'administration des archives  
Les archives vivantes de l'administration
 1. Classes des archives et autorités supérieures
 2. Personnel
 3. Organisation interne des archives
 4. Installations et services
 5. Accessibilité aux archives administratives
 6. Appendice
La gestion des documents comme fonction des archives

VI — Évaluations et éliminations
Pour une politique des éliminations — Réflexions sur la pratique des archives de la Seine 
 I. — Approche bibliographique.
 II. — Qui doit procéder aux éliminations ?
 III. — Les éliminations doivent‑elles se faire pièce à pièce ou par masse ?
 IV — Des principes qui doivent présider aux éliminations.
 V. — La pratique des éliminations aux archives de la Seine.
 VI — En guise de conclusion
L'évaluation des archives contemporaines  
 1. Introduction
 2. La raison de l'évaluation des archives. Le flot énorme de documents et ses conséquences économique
 3. L'organisation du tri et des éliminations
 4. Distruction en presence de documents de remplacement ('substitution')
 5. L'évaluation des documents ayant un caractère unique. Généralités
 6. La conservation des échantillons d'années, documents, archives, etc.
 7. La methode 'turnus'
 8. Échantillonnage regional
 9. Echantillons statistique aleatoires
 10. Méthodes d'évaluation conjuguées. Destruction considerée du point de vue de l'ethique
 11. Évaluation et destruction des documents lisibles par machine
 12. Resultats et controle
L'art de la destruction  
Procédés modernes de disposition et d'évaluation des dossiers
 1. Inventaires ou recensements
 2. Analyse
 3. Documents de disposition
 4. Évaluation
 5. Exécution
 6. Échantillonnage
 7. Dépôts de préarchivage
 8. Notes
 9. Bibliographie
Les principes du tri archivistique  

VII — Classement et description
L'Indexation‑matières à vocabulaire contrôle dans les archives 
 1. Nature de l'indexation‑matières des archives
 2. Classification et cohèrence
 3. Informatique et édition
 4. L'application aux papiers ministeriels. Le niveau d'indexation
 5. Les papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe
 6. Appendice : Papiers ministeriels de 1938
Les méthodes modernes de classement d'archives aux États‑Unis  
 1. Les éléments du contexte
 2. Premier mouvement pour une méthode uniforme de classification
 3. La classification a l'essai
 4. De la classification au classement
 5. Une explication
Les instruments de recherches dans les archives

VIII — Acces et services d’orientation
L'information et l'orientation de l’utilisateur: rapport préliminaire
 1. Remarques préliminaires
 2. A. — Information générale
 3. B. — Préparation de la recherche dans les archives
La recherche en sciences sociales et le problème de la confidentialité
Droit à l'information et respect de la vie privée : le dilemme des libertés civiles  
L'Utilisation scientifique des archives  
L'accès aux archives . Passage d'une politique restrictive à une politique libérale  

IX — Expositions, services pédagogiques, relations avec le public
Les archives et l'école: possibilités, problèmes, limites  
L’utilisation des archives par le grand public
Le service éducatif des archives ou enseigner à l'aide d'archives  
Archives et relations publiques  
Les archives et la culture

X — Conservation
Archives du sud‑est asiatique la conservation des archives et l'exemple de la  Malaisie  
Les bâtiments et équipements d'archives dans les pays tropicaux 
 1. Introduction.
 2. Notions générales sur la climatologie et la conservation des documents d'archives.
 3. Les champignons, bactéries et insectes des pays tropicaux; conditions climatiques de leur développement.
 4. La lumière solaire et la conservation des documents d'archives.
 5. Conception générale des bâtiments d'archives en pays tropical. Emplacement et orientation.
 6. Matériaux et procédés de construction. Généralités
 7. Climatisation, ventilation, filtrage de l'air.
 8. La protection contre l'excès de lumière solaire.
 9. Le conditionnement des documents.
 10. Les rayonnages.
 11. La lutte contre les insectes et les champignons. La désinfection.
 12. La lutte contre le feu.
 13. La lutte contre le vol.
 14. La lutte contre la poussière et la saleté.
 15. La destruction des papiers et des ordures.
 16. Les ateliers: reliure, restauration, photographie etc.
 17. Résumé des équipements techniques.
 18. Conclusion.
Conservation et préservation des archives

XI — Téchnologies nouvelles et archives
Esquisse d'un plan de normalisation pour le microfilmage des archives
 I. - Les principaux types de microfilmage d'Archives
 II - Les opérations préliminaires
 III. - Les opérations techniques
 IV. - Les opérations archivistiques
 V. - Une politique du microfilm
Les archives et les nouvelles techniques de l'informatique

XII — Evolution internationale en matière d’archives
L'Unesco et le développement des archives
 1. Du CIA au DBA - 1946‑1967
 2. DBA, Natis et Unisist, 1967‑ 1977
 3. PGI et Unisist
 4. Mise au point du RAMP
 5. Mise en œuvre du RAMP
 6. Conclusion
 7. Notes 
Le conseil international des archives, ses réalisations et son avenir  
 1. Introduction: origine et histoire du CIA.
 2. Structure et organisation.  
 3. Activités et réalisations.  
 4. Problèmes actuels et perspectives d'avenir.
 5. Bibliographie

Etudes et documents RAMP

<<TOC3>> Préface

Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, en particulier à ceux des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de l'administration des archives et de la gestion des documents, la Division du Programme général d'information de l'Unesco a mis au point un programme à long terme, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, RAMP).

Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme général d'information lui‑même. Il comprend des projets, des études et d'autres activités destinés à :

‑ élaborer des normes, règles, méthodes et autres outils normatifs nécessaires au traitement et au transfert de l'information spécialisée et à la création de systèmes d'information compatibles ;

‑ permettre aux pays en développement de créer leurs propres bases de données et d'accéder à celles qui existent au niveau international afin d'intensifier les échanges et la circulation de l'information, en appliquant les technologies modernes ;

‑ promouvoir le développement de réseaux régionaux d'information spécialisés ;

‑ contribuer au développement harmonieux de services et systèmes d'information internationaux compatibles ;

‑ créer des systèmes nationaux d'information et renforcer les différentes composantes de ces systèmes ;

‑ promouvoir la formulation de politiques et de plans en matière d'information ;

‑ former les spécialistes et les utilisateurs de l'information et développer le potentiel national et régional d'enseignement et de formation, pratique et théorique, dans le domaine des sciences de l'information, de la bibliothéconomie et de l'archivistique.

Ce recueil se propose de contribuer à satisfaire le besoin fondamental en matériel d'instruction qui se fait jour dans les cours tant d'initiation que de perfectionnement organisés à l'intention d'archivistes, de responsables de la gestion des documents ou d'autres spécialistes de l'information. Encore qu'ils reflètent forcément les divers concepts nationaux résultant de la tradition administrative et de la pratique de la tenue des archives propres à chaque pays, les textes finalement retenus pour constituer cet ouvrage font ressortir l'essentiel des principes, des pratiques et des problèmes qui sont le lot commun de tous les archivistes et responsables de la gestion des documents dans l'exercice de leur commune profession. Ce recueil se propose également de favoriser l'harmonisation des méthodes d'enseignement et de formation applicables à l'ensemble des professionnels de l'information en mettant àleur disposition, sous une forme aisément accessible, un aperçu des fonctions et des activités de l'archivistique et de la gestion ‑des documents

Tous les articles signalés par un astérisque ont été traduits, sous contrat avec l'Unesco, par les soins du Conseil international des archives.

Les appellations employées dans cette publication et la présentation des données qui y figurent n'impliquent de la part de l'Unesco aucune prise de position quant au statut juridique des pays ou territoires, ou de leurs autorités, ni quant à leurs frontières ou limites.

Le compilateur est responsable du choix et de la présentation des textes. Quant aux idées et opinions exprimées dans cet ouvrage, elles sont celles des auteurs pris individuellement et ne reflètent pas nécessairement les vues de l'Unesco.

Les commentaires et suggestions concernant ce recueil sont les bienvenus et doivent être adressés à la Division du Programme général d'information, Unesco, 7, Place de Fontenoy, 75007 Paris. D'autres études préparées dans le cadre du programme RAMP ‑dont la liste figure en annexe‑ peuvent également être obtenues à la même adresse.

<<TOC3>> Introduction

Le présent ouvrage "Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents ‑ Recueil de textes" a été préparé, en vertu d'un contrat Unesco, par un groupe de travail du Conseil international des archives dans le cadre du Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme RAMP).

Le but de cet ouvrage est de compléter les manuels existants sur l'administration des archives et la gestion des documents. Bien que ces manuels restent des lectures de base obligatoires pour les futurs archivistes et bien qu'étant encore essentiels, pour l'étudiant, à la compréhension des théories et concepts fondamentaux dans ces deux domaines, ils souffrent de deux désavantages :

En premier lieu, alors que les pratiques de la profession d'archivistes prennent beaucoup d'ampleur, ces manuels ne peuvent pas fournir les orientations qui permettent de suivre l'évolution et le développement de ces pratiques depuis la fin de la deuxième guerre mondiale, surtout durant les trois dernières décennies. En second lieu, chacun d'entre eux a été conçu et rédigé en fonction d'un contexte administratif et juridique qui reflète des traditions, des pratiques et des systèmes différents au niveau national.

C'est à cause de ces différences, qu'aucun manuel, de portée internationale, sur l'administration des archives et la gestion des documents n'a été rédigé, qui puisse servir de texte de base à la formation professionnelle et pratique des archivistes de tous les pays, y compris les pays en développement, indépendamment de leur contexte et histoire administratifs et juridiques.

Un tel recueil remplira cette fonction essentielle qui est de fournir les lectures de base, articles ou rapports, tirés principalement de la littérature spécialisée ou de publications en série du domaine de l'archivistique. Il comprend des textes parus pour la première fois, principalement ‑ mais pas exclusivement‑ en anglais ou en français. Les textes ont été sélectionnés parce qu'ils sont suffisamment internationaux par leur contenu, leur charactère, leur portée ou leur applicabilité, fournissant ainsi à l'étudiant une vue plus large de la pratique professionnelle actuelle en archivistique et en gestion de documents. Le but de ce recueil est aussi d'initier l'utilisateur aux développements les plus récents de la pensée, des concepts et des bases théoriques sur lesquels s'appuient les travaux d'archives et de gestion des documents, en fonction notamment de leur évolution et développement depuis les années cinquante.

Le contenu a été agencé de manière à présenter à l'utilisateur les domaines généraux les plus importants de l'activité professionnelle plutôt qu'à lui fournir un exposé détaillé de chacun. Compte tenu des limites d'une publication de taille modeste et du temps disponible employé à sa préparation, le choix des textes a dû être très rigoureux : il a fallu s'en tenir aux documents dont les thèmes étaient traités avec suffisamment d'ampleur pour mettre l'utilisateur en contact avec la réflexion moderne et actuelle.

Pour des raisons évidentes, on n'a pas tenté d'inclure le même nombre d'articles dans chaque section. Certains thèmes exigent un plus long exposé, tandis que certains sujets sont. dans un contexte international, insuffisamment ou mal représentés dans la littérature spécialisée. D'autres thèmes, relevant notamment du‑domaine technique ‑reprographie, traitement automatique des donnéessont tellement sujets à des changements technologiques rapides qu'il a semblé plus opportun de présenter des articles ou des rapports les plus récents du type "état de la question".

Grâce aux références bibliographiques de ces articles ou rapports et, en fait, de tous les textes contenus dans le recueil, les utilisateurs seront orientés vers d'autres documents pertinents qui leur permettront d'approfondir leur contact avec les réflexions, les pratiques et les développements actuels.

Tous les textes ont été reproduits sans changement ni mise‑à‑jour. Ils sont inclus dans ce volume avec la permission des détenteurs des droits d'auteur ou des responsables, à l'origine, de la publication.

Du fait que le recueil est organisé par matières, avec les noms d'auteur clairement indiqués dans la table des matières, il n'a pas été jugé nécessaire de fournir un index.

Le groupe de travail responsable de la compilation de ce recueil était formé de M. Michel Duchein (France), du Dr. Frank B. Evans (Etats‑Unis), du Dr. Eckhart G. Franz (République fédérale d'Allemagne), du Dr. Charles Kecskemeti (Conseil international des archives), du Dr. Eric Ketellar (Pays‑Bas) et de M. Peter Walne (Royaume‑Uni) qui, en qualité de Secrétaire du Conseil international des archives pour les publications, a assuré la fonction de directeur de projet.

L'idée originale de ce recueil revient à M. Morris Rieger (Etats‑Unis) dont les visées étaient plus vastes. Il faut regretter que sa mauvaise santé ne lui ait pas permis de réaliser son projet. Ce volume, cependant, doit beaucoup à son approche et à ses idées.

Peter Walne
15 octobre 1983

<<TOC3>> I. — Le rôle des archives

<<TOC4>> La mission des archives et les tâches des archivistes 

par Robert‑Henri BAUTIER,  
professeur à l'École nationale des Chartes.

<<TOC5>> Introduction

Vingt ans après la création du conseil international des Archives et alors que le nombre des Etats qui disposent d'un service d'archives s'est considérablement accru à travers le monde, il a semblé. important d'examiner, à l'occasion de la douzième session de la conférence internationale de la Table ronde des Archives, si la conception qu'on se fait de la mission des archives et des tâches de l'archiviste est bien la même dans tous les pays et de noter les différences qui peuvent se rencontrer ici ou là. Cela permettra de souligner les priorités qu'en fait ou en droit nos collègues ou leurs gouvernements peuvent être amenés à assigner à des compétences multiformes; on se rendra compte ainsi du sens dans lequel semble évoluer la conception des archives. Ce faisant nous n'oublions pas que le rôle de la Table ronde a toujours été, tout en respectant les pratiques en usage dans chacun des pays, de dégager les lignes de force de la doctrine archivistique.

CONCEPTIONS TRADITIONELLES

Dans l'espace d'une génération, il est évident que les choses ont beaucoup évolué. Il n'y a pas si longtemps, en effet, les archives de de la plupart des pays européens, fidèles à la conception qui s'était lentement élaborée au cours du XIXe siècle, étaient d'accord pour se vouloir avant tout, sinon exclusivement, historiens et pour voir dans leurs dépôts des centres de conservation de fonds d'archives de valeur perrnanente, mis à la disposition de la recherche historique. Les rapports avec les administrations étaient souvent jugés secondaires; en bien des cas, l'initiative des versements et, parfois, celle des éliminations étaient laissées aux bureaux. D'ailleurs, dans bien des pays, les documents ne parvenaient aux archives qu'après un délai plus ou moins long, cent ans parfois ou cinquante ans, comme en Allemagne, en Belgique, en Italie, aux pays‑Bas, etc. Le traitement des documents anciens était privilégié par rapport à celui des papiers contemporains et les inventaires, les regestes ou les éditions de documents médiévaux jouissaient d'un prestige plus élevé aux yeux d'archivistes‑paléographes, rompus aux techniques de l'érudition. Sans négliger nécessairement la délivrance d'informations aux services administratifs, on travaillait surtout en vue de faciliter les recherches des historiens. Parfois même, certains archivistes avaient tendance à donner le pas, dans leur travail professionnel, aux documents qui faisaient l'objet de leurs recherches personnelles et cela contribuait à obnubiler l'aspect culturel plus général de la mission de l'archiviste.

D'un autre côté, certains Etats, qui ne bénéficiaient pas de fonds d'archives aussi anciens et aussi riches, constituaient de toutes pièces des services d'archives, chargés d'une vocation administrative beaucoup plus poussée. Leur personnel, sans véritable formation historique mais recruté dans les rangs des fonctionnaires des bureaux ou parmi les bibliothécaires ou les documentalistes, était spécialement entraîné à assurer la documentation des autorités.

On pouvait dès lors se demander si un divorce n'allait pas tarder às'établir entre deux conceptions du métier d'archiviste, entre des archivistes‑historiens coupés de l'administration et des archivistes‑administrateurs sans vraie perspective historique.

Dans l'une et l'autre conception l'accent était mis, de toutes façons, sur le fait que la première tâche d'un archiviste de l'État est de s'occuper essentiellement, sinon exclusivement, des documents issus du fonctionnement des services de l'État et des collectivités publiques: ce qui n'était pas public records était abandonné aux bibliothèques et aux institutions culturelles, comme ne relevant pas directement des dépôts d'archives publiques.

ÉVOLUTION

Sur tous ces points l'évolution est aujourd'hui bien nette, et il nous semble essentiel de le souligner avec force au seuil de ce rapport. Tout en se considérant partout au service de l'histoire, l'archiviste a établi ou rétabli des liens particulièrement étroits avec les bureaux des organismes qui sécrètent les documents et il va au‑devant de ces documents. De plus il ne se limite plus exclusivement aux seuls documents écrits, ni à la seule documentation d'origine publique, ni même à ce qui apparaît comme étant de valeur permanente, et une conception d'archives totales s'est fait jour: ces richesses ainsi accumulées entre ses mains, l'archiviste entend bien les mettre à la dispo  sition d'un public le plus large possible, en souhaitant ainsi assurer aux matériaux une exploitation totale.

Certes, si l'évolution peut se déceler dans tous les pays, elle ne s'est pas encore accomplie partout de façon aussi complète. Les réalisations dépendent aussi de l'importance matérielle des dépôts d'archives, du caractère de ceux‑ci (archives centrales, régionales ou locales), de la force de résistance des conceptions traditionnelles tant de la part des autorités‑que de celle de certains archivistes eux‑mêmes, enfin (et surtout) des difficultés rencontrées pour obtenir les augmentations de personnel et de financement rendues indispensables par le développement des tâches.

LA FONCTION HISTORIQUE DES ARCHIVES ET LE PROBLÈME DES PAPIERS CONTEMPORAINS

On insiste beaucoup aujourd'hui sur la vocation des archives à faire corps avec l'administration et à se placer au cœur même de celle‑ci pour gérer ses papiers, les organiser et assurer, en quelque sorte, la documentation permanente des autorités publiques. Mais est‑il bien sur que cette voie soit toujours sentie comme la mission même des archives ?

En fait, les réticences sont très fortes contre cette conception qui semblerait à plus d'un comme une déviation du véritable rôle des services d'archives. Ainsi, dans la République fédérale d'Allemagne, si les Archives fédérales et celles de certains Länder (Rhénanie du Nord‑Westphalie notamment) se sentent concernées par le problème global des papiers administratifs contemporains, la plupart des Länder n'acceptent de prendre en charge que des documents archivreife ou archivwürdige, c'est‑à‑dire ceux que leur intérêt pour l'histoire ou l'utilité de leur contenu juridique rendent dignes d'une conservation définitive ou tout au moins de longue durée. Cette conception est très proche de celle qu'expriment les archives de la République démocratique alIemande, celles d'Autriche ou de la grande majorité des cantons suisses. De même, aux Pays‑Bas, le fait que les archives de l'État ne reçoivent en principe que des documents de plus de cinquante ans (et exceptionnellement ceux de plus de vingt‑cinq ans) répond à la même idée.

En d'autres pays, les archives ne se refusent nullement à l'extension du rôle des archivistes face aux papiers contemporains, mais la primauté de leur rôle historique n'en est pas moins sous‑jacente. Ainsi en Grande‑Bretagne, la finalité du travail des archivistes du Public Record Office est de mieux assurer, grâce à la supervision des archives produites par les cours et les administrations, la sélection des docu  ments destinés à y être transférés pour une conservation définitive. La situation est la même en France où, comme le dit fort bien le rapport, la collecte des papiers se fait dans la perspective lointaine de conserver toute la matière historique utile à la recherche. Sous une formulation différente, la réponse italienne ne s'éloigne guère de cette conception car, tout en insistant (comme les pays scandinaves) sur l'unicité de l'essence des documents d'archives, qu'ils soient conservés dans les bureaux ou versés dans les dépôts, elle n'en définit pas moins l'archiviste, avant tout, comme un « chercheur scientifique ». Quant aux archivistes roumains, ils commencent par rappeler dans leur réponse que la législation de leur pays fixe à leurs archives des « buts scientifiques et culturels‑éducatifs ».

En dépit des affirmations de principe que l'archiviste doit se sentir responsable du records management, il est donc évident que la plupart de nos collègues interprètent de façon tout à fait inexacte cette expression qui répond à une pratique proprement américaine et qui ne semble pas de nature à faire école en dehors des réalités fondamentalement américaines.

C'est en effet pour permettre la régularité des versements, pour assurer un état de classement des dossiers qui rende plus aisé leur traitement ultérieur aux archives, pour faciliter enfin les éliminations que les archivistes se sont de plus en plus persuadés de la nécessité d'établir, le plus tôt possible, leur contrôle sur les papiers. Ainsi en sont‑ils venus à revendiquer un droit de regard sur les archives en formation. Mais, du point de vue de la doctrine archivistique, il importe de se demander à quel stade de cette formation peut ou doit intervenir l'archiviste.

A nos yeux, il ne devrait intervenir qu'après la naissance des archives, c'est‑à‑dire non pas au niveau de chacun des docurnents, mais au moment où se constitue le dossier et, surtout, au moment où il s'agit d'organiser les dossiers les uns par rapport aux autres. Or, au sens plein du terme, le records management s'intéresse aussi à la genèse de chaque document pris individuellement, au formulaire administratif, au nombre d'exemplaires auquel doit être établi un papier donné, au cheminement du papier reçu àtravers les services jusqu'à la conception, à la rédaction, à la dactylographie du papier expédié. Ainsi le records management prend en main l'ensemble du paperwork du point de vue de l'organisation des bureaux et spécialement sous l'angle de la normalisation du travail et du matériel, voire de la formation du personnel administratif. S'il est admis aujourd'hui que l'archiviste doit avoir un droit de regard sur la naissance des archives, doit‑il aller de soi qu'il a aussi le devoir de s'intéresser à leur « phase prénatale » ?

Pour notre part, nous ne croyons pas que les archives aient vocation d'absorber, sous quelque forme que ce soit, les services et de méthodes qui, sous des noms divers, existent dans la plupart des pays et sont, en outre, chargés de la fonction publique ou des réformes administratives. Elles ne sauraient pas non plus être absorbées par eux. Il y a là deux professions nettement différentes, même si elles présentent une frontière commune. Nous pensons donc qu'une collaboration plus étroite que celle d'aujourd'hui est souhaitable entre ces services et les archives; nous pensons surtout que la voix des archivistes devrait être mieux entendue au sein des diverses commissions compétentes en matière de méthodes administratives. Mais aller au‑delà serait dépasser très nettement la mission propre des archives.

Il nous semble donc opportun de freiner sur ce point une évolution qui, pour être souhaitée par certains, ne nous paraît pas saine sur le plan de la doctrine et des réalités. Adopter une telle conception risquerait de compromettre les buts propres des archives et de gâcher le formidable potentiel scientifique que recèle leur personnel. Encore faut‑il essayer de définir ici, avec quelque précision, en quoi consiste cette mission des archives.

Nous remercions très vivement les trente‑six collègues de vingt‑cinq Etats qui ont bien voulu prendre sur leur temps pour répondre avec tant d'application au long questionnaire que nous leur avions adressé, et dont les rapports si diligents nous ont permis d'établir notre rapport général:

• Allemagne (République démocratique d'): Archives d'État.
• Allemagne (République fédérale d'): Archives fédérales (président, Dr Mommsen); Archives d'État de Bade‑Wurtemberg, de Bavière, de Hambourg, de Hesse, de Rhénanie‑Palatinat, de Rhénanie du Nord‑Westphalie, de Sarre, de Basse‑Saxe, de Schleswig‑Holstein. Rapport de synthèse pour l'Allemagne (Dr. Mommsen).
• Australie: Commonwealth Archives Office (K. Penny).
• Autriche: Direction générale des Archives d'État (Dr. Mikoletzky).
• Belgique: Archives générales du Royaume (C. Wyffels).
• Cameroun: Direction des archives fédérales et de la bibliothèque nationale (M. Etende).
• Canada: Archives publiques (B. Weilbrenner, Direction des archives historiques).
• Côte d'Ivoire: Direction des archives nationales (Dro Kessé, directeur adjoint).
• Dahomey: Institut de recherches appliquées (J.A. Djivo, directeur, chef du service des archives nationales).
• Finlande: Archives nationales (M. Kerkkonen).
• France: Direction générale des archives (G. Duboscq, inspecteur général ).
• Grande‑Bretagne: Public Record Office.
• Grèce: Archives nationales (A. Diamantis, directeur suppléant).
• Hongrie: Direction des archives (J. Varga).
• Israël: archiviste de l'État (A. Bein).
• Italie: Direction générale des archives d'État (G. Antonelli, directeur du service des affaires archivistiques techniques).
• Malaisie: Archives nationales (Dato' Alwi Jantan, directeur).
• Norvège: Direction générale des archives nationales (D. Mannsaker).
• Pays‑Bas: Archives générales du Royaume (A.E.M. Ribberink) et Association néerlandaise des archivistes (R.A.D. Renting).
• Pologne: Direction générale des archives de l'État (A. Ptasnikowa, service de recherches).
• Roumanie: Direction générale des archives.
• Suède: Archives nationales (O. Jägerskiöld).
• Suisse: Archives de la Confédération (L. Haas); Association des archivistes suisses (B. Meyer).
• Tchécoslovaquie: Administration des archives tchèques (V. Sykora); Administration des archives slovaques.
• Yougoslavie: Archives fédérales (F. Biljan).

<<TOC5>> I. La mission des archives

Il est rare que les textes législatifs ou réglementaires précisent avec quelque détail les fonctions dévolues aux services d'archives. Le fait ne se rencontre que dans des lois récentes, notamment celles de certains pays de l'Est européen et de quelques pays d'Afrique; encore leur texte est‑il généralement assez souple pour permettre les éventuelles extensions de la notion d'archives et de la mission dévolue aux services qui en sont chargés.

DÉFINITION GÉNÉRALE DE LA MISSION DES ARCHIVES

Peut‑on néanmoins essayer de trouver, entre toutes les définitions données par les réponses que nous avons reçues des divers pays, une ligne qui tienne compte des divers points de vue et qui soit acceptable par tous ? Pour notre part nous le croyons, quitte à être démenti par les discussions qui interviendront au cours de la conférence de la Table ronde.

Nous définirons donc un dépôt d'archives avant tout comme un établissement de caractère scientifique chargé de fonctions administratives.

Il parait, en effet, difficile de séparer ce double aspect qui représente les deux faces d'une même institution. La position hongroise est, à cet égard, parfaitement nette. Certains, cependant (la France, la Roumanie et la Yougoslavie notamment), aimeraient compléter cette définition par une référence au rôle culturel ou éducatif des archives. A nos yeux, ce rôle, pour important qu'il soit, ne saurait pourtant être tenu que comme secondaire et découlant de la vocation scientifique de l'organisation. On ne peut, en effet, contester qu'il y a dépôt d'archives ou service des archives, même si cet établissement n'est pas en mesure d'organiser des expositions, de recevoir des visites scolaires, d'assurer des publications de documents. Ces dernières activités sont la conséquence de ce qui est la mission propre des archives, ou plutôt leur double mission: responsabilité de la conservation du matériel archivistique et vocation pour mettre en œuvre tous les moyens donnant accès à cette masse documentaire.

LA NOTION DE CONSERVATION ET SES CONSEQUENCES

Par consérvation, il convient d'entendre non seulement le fait matériel de la garde des documents, mais l'ensemble des opérations qui permettent d'assurer leur sauvegarde, c'est‑à‑dire la collecte même du matériel d'une part, et de l'autre la sélection de ce qui doit être estimé de valeur permanente et de ce qui est destiné à une élimination.

La notion de matériel archivable a elle‑même évolué, comme chacun sait. On ne saurait aujourd'hui le limiter aux seuls documents écrits: on doit revendiquer comme matériel documentaire l'ensemble des documents liés àl'activité des services administratifs, quelle qu'en soit la forme matérielle: documents imprimés, mécanographies, sonores, photographiques, cinématographiques, plans et dessins techniques.

Cette responsabilité de la conservation du patrimoine documentaire du pays, de la région, de la ville, entraîne pour les archives l'obligation de ne pas se limiter aux seuls documents issus de l'activité des administrations publiques, mais à porter aussi leur attention à ceux des organismes para‑publics, des collectivités, des entreprises économiques, des familles et des particuliers. C'est dire que l'archiviste actuel voit  ses responsabilités s'élargir à l'ensemble du patrimoine archivistico‑historique, sans considération de date, de nature matérielle et de statut juridique: l'évolution de la législation et des réalisations sur le plan international est, à cet égard, d'une parfaite netteté, même si le contexte économique et social de divers pays empêche le développement naturel de cette tendance fondamentale. Les faits sont, en tout cas, trop patents pour qu'il soit nécessaire d'insister, d'autant plus que ces problèmes ont déjà fait l'objet d'échanges de vues dans les congrès internationaux des archives et dans nos conférences de la Table ronde.

Disons seulement que, sur le plan des principes, cet état de choses a été parfaitement souligné en France par le décret de 1945 qui a placé dans le ressort de la direction des archives tout ce qui concerne les archives « tant publiques que privées ». La même chose s'observe dans la définition des pouvoirs du directeur des Archives de Malaisie, comme aussi celles du Cameroun, et la loi italienne précise avec netteté les conditions dans lesquelles s'exerce cette vigilanza. Le problème est aujourd'hui d'actualité dans bien des pays: certains, comme la Grande‑Bretagne, qui avaient naguère, par principe, réservé leurs efforts aux public records, reconnaissent la légitimité de leur conservation dans les dépôts publics.

La nécessité de la conservation impose aussi aux services d'archives des tâches particulières de contrôle sur la gestion des papiers des services publics et notamment en ce qui concerne leur dévolution finale. C'est pour assurer dans les meilleures conditions possibles le transfert aux archives des documents valables que les archivistes ont été amenés à coopérer avec les administrations pour les aider à entreposer leurs papiers pendant le temps où, ayant cessé d'être quotidiennement utiles, ils‑ doivent cependant être accessibles et ne peuvent être ni éliminés ni transférés dans un dépôt d'archives. Là aussi nous n'insisterons pas sur un problème bien connu des archivistes et qui a fait l'objet de discussions dans toutes les instances nationales et internationales de la profession.

LA NOTION D'EXPLOITATION DES ARCHIVES

Ce potentiel documentaire, ainsi voué à la concentration entre les mains des archivistes, ne saurait être simplement emmagasiné: les archives ne sont pas seulement des magasins de documents, des « greniers de l'histoire », comme on l'a dit poétiquement mais inexactement. L'archiviste doit en assurer l'exploitation la plus complète pour le public le plus large possible.

L'accès aux documents est obtenu grâce à des tris, à la mise  en ordre des papiers, à l'établissement d'instruments de travail (guides, inventaires, répertoires, fichiers). C'est en ces opérations de traitement des documents que consiste essentiellement le travail technique de l'archiviste.

L'exploitation exige la publication d'inventaires et autres instruments de travail, moyens d'accès aux documents. Là aussi on doit constater avec beaucoup de satisfaction qu'un effort considérable a été fait, dans un grand nombre de pays, pour développer cette activité que l'on peut tenir pour essentielle, car c'est elle qui ouvré aux chercheurs les portes des archives. Bien que cette question ne figure pas expressément à l'ordre du jour de notre conférence, elle ne peut pas ne pas être évoquée ici: sans vouloir dresser, en aucune manière, un palmarès quelconque, qu'il suffise de rappeler l'ensemble impressionnant d'instruments de travail qui ont été publiés depuis vingt ans par des Etats comme la France, la Hongrie, l'Italie, la Roumanie, la Tchécoslovaquie.

L'exploitation des matériaux est encore facilitée par l'édition de volumes de sources, que certains pays revendiquent de plus en plus comme devant être une des tâches des services d'archives; elle l'est aussi par la publication d'études sur l'histoire des institutions dont les fonds sont conservés aux archives, de tels travaux constituant une introduction inappréciable à l'utilisation de ces fonds. Il ne saurait être question, pour notre part, de minimiser cet aspect de l'activité des archives; nous devons cependant souligner qu'il ne peut être considéré comme absolument essentiel. D'autres organismes peuvent en effet assurer la préparation de telles éditions de textes ou de telles études, seuls ou en coopération avec les archives. Celles‑ci doivent accorder la priorité aux instruments de travail qui donnent accès le plus rapidement possible à des masses très importantes de matériaux et il nous semble regrettable que certains dépôts consacrent tous leurs efforts à éditer, à grands frais, des collections de documents ou des inventaires analytiques, alors que la quasi‑totalité de leurs fonds demeure inaccessible, faute d'instruments de travail adéquats. Seules les archives disposant d'un personnel suffisamment étoffé devraient se permettre de consacrer une certaine part de leurs forces à la réalisation d'un tel programme.

La vocation des archives, comme le dit fort bien la réponse israélienne, est de servir ceux qui utilisent leur documentation. Cela implique que l'action des archives se développe dans une triple direction selon leur clientèle. Elles doivent d'abord fournir aux autorités gouvernementales toute la documentation requise. Elles doivent faciliter au public toutes les informations concernant ses intérêts légitimes et lui délivrer les copies de pièces et autres certificats. Elles ont enfin, vis‑à‑vis  des instituts de recherche scientifique et des chercheurs individuels, notamment dans le domaine historique, des obligations spéciales en raison de leur nature même. Il s'y ajoute (ou peut s'y ajouter) des initiatives en matière d'éducation scolaire ou populaire (service éducatif, expositions, etc.), pour autant que cela soit compatible avec les moyens en personnel et en locaux dont disposent les dépôts. Nous reviendrons plus loin sur ce dernier point.

PRIORITÉS?

Les archives de bien des pays se refusent à établir une priorité entre l'aspect administratif et l'aspect scientifique de leurs activités, entre leur rôle de conservation et leurs tâches en matière‑d'utilisation. Nous avons vu, en effet, combien ces choses sont intimement liées, au point qu'on ne peut guère les considérer que comme deux faces d'une seule et même activité.

Cette conception est exprimée avec netteté dans la réponse suédoise, qu'on peut ainsi résumer : A la conception totale des archive, où papiers récents et fonds archivés ne sont que deux aspects d'un même problème, doit répondre une conception globale des tâches de l'archiviste; il ne saurait donc y avoir de priorité pour les travaux de caractère scientifique ou pour ceux de caractère administratif. La finalité des archives est de servir les intérêts de la recherche au sens le plus large du terme. Or la condition fondamentale pour y atteindre est que les archives soient dès le début parfaitement organisées; de ce point de vue, la formation, la gestion, le triage des archives courantes des bureaux présentent autant d'importance que le traitement des documents déjà versés.

On ne saurait que souscrire à une opinion exprimée avec une si forte motivation. Il importe cependant de souligner qu'elle est surtout adoptée par des pays relativement récents qui ne disposent que d'un stock limité de documents anciens (Australie, Israël, Malaisie) ou bien d'Etats où, traditionnellement, les archives ont toujours été tenues pour le prolongement de la Registratur de la chancellerie (Suède, Norvège).

Il convient pourtant de signaler que cette conception d'un équilibre indispensable entre archives historiques et archives contemporaines a fait d'énormes progrès au cours des deux dernières décennies. Certains pays, comme la France et la Grande‑Bretagne, qui, dans un passé encore récent, avaient accordé une évidente priorité au traitement des archives déjà versées et à l'aspect historique de leurs matériaux, ont tendance, actuellement, àmettre au premier rang de  leurs préoccupations la collaboration les services administratifs, en vue d'assurer dans les meilleures conditions la sélection des documents destinés à une conservation définitive. En France—tant aux Archives nationales que dans nombre de services d'archives départementales —. il s'agit de constituer des dépôts de préarchivage, d'établir pour les diverses administrations des listes de leurs documents et de fixer à ceux‑ci des délais de conservation. A Londres, le Public Record Office, devenu un service commun au sein du département du Lord Chancelier, coopère avec les services spécialisés d'organisation et de méthodes des diverses divisions de l'administration civile, en vue d'une sélection définitive des matériaux documentaires. Aux Pays‑Bas aussi, la loi archivistique de 1962 (entrée en vigueur le 1er mai 1968) a confié aux archives une responsabilité dans la conservation et l'élimination des papiers courants des administrations, à côté de leur tâche traditionnelle en matière d'archives historiques. La même tendance s'est fait jour en Allemagne fédérale, tant aux Archives fédérales que dans celles de certains Länder. De tels faits influent actuellement sur certaines des orientations du métier d'archiviste.

Il n'en reste pas moins que, si les directions d'archives sont maintenant disposées un peu partout à aider les administrations dans la gestion de leurs archives courantes, elles le font essentiellement en vue de mieux asseoir la sélection du matériel destiné à une conservation définitive, qui — cela ressort avec netteté de la très grande majorité des réponses reçues — demeure la priorité absolue de la mission des services d'archives. Avec l'accroissement démesuré de la masse des archives sécrétées par les bureaux, il importe que les opérations techniques soient accomplies aux archives avec facilité et sans retard. C'est ce qu'exprime nettement la réponse yougoslave. La Bavière indique fort judicieusement que, somme toute, « s'il est une priorité absolue pour les archives, c'est bien d'assurer la sauvegarde de toute la substance dont la conservation s'impose ».

Nous avons déjà fait allusion dans notre introduction au problème de savoir dans quel but les archives entendent faire du records management: serait‑ce afin de permettre une meilleure organisation du travail interne des bureaux ? ou bien veulent‑elles, en aidant les administrations dans la gestion de leurs archives dès la constitution de celles‑ci, assurer aux documents « archivables » une meilleure exploitation (immédiate et à terme, après versement) et, surtout, faciliter lé versement dans leurs dépôts de ce qui est digne d'une conservation définitive ? Le problème est bien de savoir à quel stade les services d'archives doivent intervenir: à la phase prénatale des papiers ou après la naissance des archives courantes.

Or il ressort nettement des réponses reçu‑es que la perspective  historique doit toujours être présente à l'esprit des archivistes, qui portent devant la postérité la responsabilité de la sauvegarde des matériaux documentaires avec lesquelles sera étudiée l'histoire de leur pays ou de leur région.

Cette tâche de conservation—disons, si l'on veut, de sauvegarde — est, à l'évidence, la priorité absolue de la mission des archives. On comprend fort bien que, dans les dépôts où le personnel est réduit à l'extrême—et ceci est souvent le cas d'un certain nombre de pays neufs d'Afrique qui ont répondu à notre questionnaire —, les services d'archives s'attachent et doivent s'attacher en première ligne à la collecte et à la conservation matérielle de matériaux documentaires, au traitement desquels on pourra s'appliquer ultérieurement, lorsque le personnel et les locaux le permettront.

Une autre conséquence est qu'un grand nombre de réponses (celles, notamment, de l'Allemagne, de l'Autriche, du Canada, de la France, de l'Italie, de la Roumanie, de la Yougoslavie) insistent sur les aspects scientifiques et culturels de l'activité de l'archiviste. A travers des modalités diverses dans l'expression et des différences dans les voies concrètes des réalisations, il est manifeste que, quels que soient les régimes politiques et sociaux des Etats, il y a une profonde unanimité sur la manière dont les archives doivent concevoir la finalité de leur mission.

ASPECTS PARTICULIERS DE L'ACTIVITÉ DES ARCHIVES DANS LE DOMAINE HISTORIQUE

Les archives ayant été définies plus haut comme des établissements de caractère scientifique, il est évident qu'elles jouent ipso facto un rôle éminent dans le domaine de la recherche historique. Cela est si vrai que la réponse italienne, traitant des relations entre les archives et les institutions de recherche historique, se borne à affirmer que les archives sont elles‑mêmes, par définition, des centres de recherche historique et que leurs travaux et leurs publications (à commencer par leurs inventaires) sont de nature scientifique et contribuent, au même titre que les autres institutions de recherche, aux progrès des sciences historiques.

Laissant, de côté cet aspect philosophique de l'essence fondamentalement historique des archives, nous nous demanderons si celles‑ci peuvent et doivent: 1° fonctionner en tant qu'institution de recherche historique et mener de façon autonome des travaux historiographiques, en dehors de ceux qui sont du domaine du guide, de  l'inventaire ou du répertoire de documents; 2° collecter, en sus des fonds produits par les activités mêmes des administrations publiques ou para‑publiques, d'autres types de sources documentaires de nature à servir l'histoire du pays ou de la région.

1. Les archives centres de recherche ?

Sur le plan de la stricte doctrine, il y a quasi‑unanimité des réponses: les archives n'ont pas normalement vocation pour fonctionner en tant qu'institutions de recherche historique. Car il y a, dans la plupart des pays, des académies, des institutions dépendant des universités, des centres nationaux de recherche, des commissions d'histoire (nationales ou régionales) qui ont pour tâche spécifique de prendre l'initiative de travaux collectifs dans le domaine historique ou de subventionner ceux‑ci; les services d'archives ne peuvent se substituer à eux.

En revanche, les archives ont pour obligation de prêter à ces organismes tout le concours possible afin de faciliter leurs travaux. Cette aide peut prendre des formes fort diverses:  

a) Matériellement, les archives peuvent les abriter dans leurs propres locaux et leur apporter leur coopération, au besoin en mettant à leur disposition, à temps complet ou bien partiel, un ou plusieurs des membres de leur personnel. En Suède, la publication du corpus des chartes du moyen âge est ainsi assurée. Au Public Record Office de Londres, il en est de même de la Commission du latin médiéval. Aux Archives nationales de Paris, le dépouillement des archives notariales pour les recherches d'histoire littéraire et d'histoire de la musique et celui des archives judiciaires pour l'histoire de la procédure médiévale sont effectués en collaboration avec des laboratoires du Centre national de la recherche scientifique.  

b) Les archives peuvent aussi, dans l'établissement de leur propre plan de travail, tenir compte des besoins des centres de recherche historique. C'est le cas de tous les pays de l'Est européen (République démocratique d'Allemagne, Hongrie, Pologne, Roumanie, Tchécoslovaquie, Yougoslavie) où, au début de chaque période de planification, un inventaire des besoins est dressé en intime liaison avec les organismes universitaires et de recherche scientifique. En Angleterre, le programme de publication du Public Record Office est établi sur avis de la Commission des publications du Comité consultatif du Lord Chancelier pour les archives. Il nous semble que, partout où fonctionne un Conseil supérieur des archives et où des personnalités universitaires y participent il faudrait que la collaboration entre archives et université fût renforcée et que le programme des classements, des  inventaires et des publications donnât lieu à des échanges de vues plus approfondis qu'ils ne le sont actuellement, au lieu d'en laisser la complète initiative aux directions centrales des archives elles‑mêmes.

c) Plus fréquemment encore, les archives procèdent, à la demande des organismes de recherche historique et parfois à celle des chercheurs individuels, à des enquêtes sur l'existence de certains types de documents et prescrivent parfois de véritables recensements à travers le réseau archivistique. Bien qu'occupant une part souvent importante du temps des archivistes, cette activité est tenue pour normale en de nombreux pays, en Italie et aux Pays‑Bas notamment; dans ce dernier pays, on estime à près de 30 % le temps passé par les archivistes à de tels travaux. Les recherches pour les lecteurs constituent également un service traditionnel aux Archives nationales de Paris et occupent une large part du temps des archivistes de toutes les sections.

Il peut arriver que le recensement des sources sur un sujet quelconque prenne un développement tel que les archives jugent utile de dresser à ce sujet un catalogue thématique. Ainsi en a‑t‑il été au Canada à propos des enquêtes sur les recensements et sur les registres paroissiaux; en France, sont en préparation des guides sur l'histoire de la Révolution dans la région provençale et sur les sources démographiques de la région Midi‑Pyrénées. Des enquêtes du même type ont été également publiées en Pologne.  

d) Il peut arriver aussi qu'en l'absence d'initiatives d'autres organismes et pour combler une lacune de la recherche historique, des dépôts d'archives prennent la responsabilité d'affecter un ou plusieurs membres de leur personnel à la préparation d'un type donné de travaux historiques. Ainsi, aux Archives nationales de France, a‑t‑il été constitué un service de documentation en matière de toponymie et, en Bade‑Wurtemberg, un centre d'études des filigranes du papier. En Grèce et en Sarre, les archives s'occupent de travaux d'onomastique; en Grèce encore, elles ont compilé un dictionnaire des combattants des guerres de l'Indépendance et, en Finlande, un répertoire général des propriétés et des fermes.  

e) Mais le cas de loin le plus fréquent est que des archivistes collaborent, à titre personnel, aux travaux d'instituts historiques ou de commissions de recherche ou de publication. Ces travaux peuvent d'ailleurs entrer pour une part plus ou moins importante dans le temps de travail de ces archivistes. Dans de nombreux cas, il s'agit du secrétariat de sociétés savantes et de commissions qui, d'ailleurs, ont leur siège aux archives mêmes. Il n'est pas rare que de tels travaux « mangent » de façon appréciable l'horaire de travail professionnel des archivistes et des directeurs d'archives. Il s'agit là d'un problème que nous retrouverons plus loin. Il est évident que de telles activités constituent un prolongement normal de l'activité des archives, d'autant plus que ces travaux sont souvent entrepris à l'instigation même des directions des archives et qu'ils servent considérablement les intérêts des dépôts.

Citons, dans cet ordre d'idées, la collaboration prêtée par les archivistes belges au centre national de recherches d'histoire religieuse en vue de la publication du Monasticon belge, au centre interuniversitaire pour l'histoire des prix et des salaires, au centre interuniversitaire d'histoire contemporaine, au centre belge d'histoire rurale, etc. De même, actuellement en France, plusieurs archivistes sont chargés de la publication de volumes de cartulaires, d'enquêtes et de comptes dans la collection des Documents inédits du comité des travaux historiques et scientifiques dont j'assure moi‑même le secrétariat. De même, une trentaine d'archivistes sont actuellement engagés, aux côtés d'universitaires, dans un vaste travail collectif entrepris sous ma direction qui vise à publier une quarantaine de volumes d'atlas historiques provinciaux, véritable corpus des recherches sur l'histoire des provinces.

2. Collecte par les archives de sources historiques non archivistiques ?

Deux écoles bien distinctes semblent s'affronter sur le point de savoir si les archives doivent limiter leur activité au seul matériel proprement archivistique ou si elles ont vocation pour collecter des sources historiques d'autre nature. Les positions sont cependant beaucoup moins irréductibles qu'elles ne l'étaient il y a quelques années.  a) pour certains, les archives ont pour tâche d'assurer par priorité, sinon exclusivement, la conservation et l'exploitation des fonds d'archives produits par le fonctionnement des administrations publiques. Autrefois, la notion d'archives était d'ailleurs restreinte aux seuls public records et excluait les documents accumulés auprès des particuliers. Les Pays‑Bas d'abord ont renoncé à cette position doctrinale qui s'était exprimée avec tant de vigueur dans le manuel classique de Muller, Feith et Fruin; les Archives générales du Royaume disposent même aujourd'hui d'un bureau spécial pour la prospection des archives privées (Nederlands Register van familiearchieven). De leur côté, la Grande‑Bretagne et les Etats‑Unis n'ont plus l'attitude rigide de naguère. Pourtant le Public Record Office ne contient encore, presque exclusivement, que des public records et ne dispose d'aucun crédit d'achat. La responsabilité en matière d'archives privées est assumée par la traditionnelle Historical Manuscripts Commission et surtout par le National Register of Archives, lequel — bien qu'ayant maintenant son siège au Public Record Office— dirige normalement sur les bibliothèques  universitaires, les musées et les archives des autorités locales, les propriétaires d'archives privées qui souhaiteraient opérer le dépôt de leurs archives.

D'autres pays font, certes, des efforts notables pour la prospection des archives privées et considèrent que les archives publiques ont en ce domaine une responsabilité particulière. Cependant, ils ne cherchent pas à obtenir des crédits financiers réguliers qui leur permettraient d'intervenir avec efficacité sur le marché: ils ne sont pas loin d'admettre que les acquisitions de documents sont du ressort des bibliothèques au moins autant que des archives

A plus forte raison, ces mêmes pays sont‑ils réticents pour revendiquer en faveur des archives la collecte d'autres sources historiques qui, si leur caractère de documents n'est pas niable, ne sont pas à proprement parler des documents d'archives: ils les assimilent aux collections qui, dans la doctrine archivistique traditionnelle, étaient un domaine réservé des bibliothèques et des musées.  b) A l'opposé, certains considèrent que les archives ont la responsabilité de fournir la documentation la plus complète possible sur notre temps. Or, la forme sous laquelle se présente cette documentation a évolué considérablement, en même temps que se transformaient les moyens de communication avec le public et qu'évoluait la civilisation elle‑même Les documents écrits ne sont plus, de nos jours, qu'un des aspects des témoignages que notre époque doit laisser d'elle‑même. Ce serait donc la tâche des archives d'accumuler l'ensemble de tous ces témoignages, quels qu'en soient la nature matérielle et les auteurs.

Nul n'a mieux exprimé cette conception que les Archives fédérales allemandes. Elles se sentent moralement obligées d'assurer la conservation globale de la documentation de notre époque: brochures imprimées, tracts, affiches, coupures de presse, bulletins des partis politiques, des syndicats et des associations diverses, aussi bien que collections de photographies, films documentaires, documents sonores, etc. Elles estiment, d'autre part, que la constitution d'archives orales (l'enregistrement de témoignages oraux sur les événements) relève aussi de l'activité des archives. De fait, aujourd'hui plus que jamais, les documents écrits n'enregistrent que des résultats, des décisions: les affaires elles‑mêmes (surtout dans le domaine politique) sont traitées au cours de conversations, de discussions, d'entretiens téléphoniques et il peut être du plus haut intérêt, surtout dans les périodes troublées, de disposer des témoignages des acteurs de l'événement, hommes politiques ou militants. Quant aux archives de films documentaires des Archives fédérales, elles sont dès à présent assez importantes pour alimenter en large partie la télévision de la République fédérale.

Ainsi se retrouve cette antique tradition de l'archivistique qui, dans un lointain passé, faisait de l'archiviste un historiographe. Cette conception, qui ne peut pas ne pas heurter ceux de nos collègues pour qui les archives doivent être avant tout des centres de conservation des papiers administratifs, en étroite relation avec la gestion des papiers des bureaux, devra faire‑l'objet d'une discussion attentive au sein de la conférence, sur le plan même de la doctrine.

Il ne s'agit, à vrai dire, que d'un développement logique de ce qui se faisait jusqu'alors dans nombre d'archives locales: archives municipales allemandes et archives départementales françaises, notamment, se sont toujours efforcées de réunir la plus large documentation possible sur l'histoire de la ville ou de la province. En France, une série nouvelle (Fi) a été récemment créée dans le cadre‑ de classement des archives départementales pour y, placer les collections iconographiques. D'autre part, nombre d'archivistes départementaux, dans le cadre de leurs centres de documentation régionaux, constituent des collections d'extraits de presse sur tous les aspects de la vie du département. Sans doute n'ont‑ils guère pris d'initiative encore dans le domaine des archives orales, mais ils ont plus d'une fois procédé à des enquêtes écrites notamment sur l'histoire de la deuxième guerre mondiale, l'occupation, la résistance et la libération (personnellement par exemple, tout en réunissant tracts et affiches nous avions lancé de telles enquêtes dès août 1944 auprès de tous les maires et secrétaires de mairie dans le département dont nous dirigions alors les archives). De plus, les archives départementales disposent presque toujours d'une riche bibliothèque qui constitue généralement un centre particulièrement important pour les recherches d'histoire locale, d'autant plus qu'on y trouve l'ensemble de la presse régionale et locale.

Des faits analogues peuvent être cités pour plusieurs archives d'État de la République fédérale, en Bavière notamment (où la quatrième section des Archives générales de l'État de Munich unit dans son ressort, avec le Kriegsarchiv, la documentation historique contemporaine), ainsi qu'en Rhénanie du Nord‑Westphalie et en Bade‑Wurtemberg. En outre, leurs bibliothèques historiques sont généralement fort bien fournies; certaines peuvent compter plusieurs dizaines de milliers de volumes.

Ces conceptions semblent partagées à des degrés divers par les Etats de l'Est européen (Hongrie, Pologne, Roumanie, Tchécoslovaquie, Yougoslavie), ainsi que par le Canada et Israël. Dans tous ces pays les archives centrales, mais surtout les archives régionales et locales, s'efforcent de collecter des sources fort diverses servant à l'histoire de leur ressort, quelle qu'en soit la nature: leurs réponses montrent que, même si ce matériel n'est pas toujours encore très important,  elles attachent un grand à concentrer la masse la plus large possible de sources de l'histoire.

Ce complément des archives écrites par la collecte de documents et aussi par la constitution d'archives de témoignages (enquêtes écrites ou dépositions enregistrées sur bandes) est actuellement l'objet de discussions dans d'autres pays. en Suède notamment. A nos yeux, il ne fait pas de doute qu'il faut désormais porter ces activités au nombre des tâches qui incombent aux archives et qui entrent dans la définition de leur mission. Ce fait vaut, en tout cas, d'être largement débattu au sein de la présente conférence, à moins qu'on ne juge préférable d'y consacrer une séance particulière au cours d'une Table ronde ultérieure.

LE MICROFILMAGE DE COMPLÉMENT EST‑IL DU RESSORT DES ARCHIVES ?

La distorsion qui existe actuellement entre les différentes conceptions des archivistes sur leur mission est bien marquée par leur attitude à l'égard du microfilmage de complément. Lorsqu'un service d'archives estime que sa mission ne se borne pas à la conservation des documents issus de l'activité des bureaux de son ressort et pense qu'il doit fournir aux historiens la documentation la plus large possible sur l'histoire nationale, régionale ou locale, il s'efforce de compléter ses propres fonds en établissant un programme de microfilmage des documents conservés dans d'autres dépôts d'archives ou bibliothèques, tant à l'intérieur qu'à l'étranger.

Les positions sont très nettes: la réponse anglaise est qu'un tel microfilm ne répond pas à la vocation du Public Record Office; les installations de reproduction documentaire de cet établissement sont pourtant extrêmement importantes, mais elles sont destinées à toutes les autres utilisations du microfilm. Il en va de même aux Pays‑Bas, en Finlande, en Grèce, en Suisse ainsi que dans la République démocratique allemande.

La Pologne considère, au contraire, qu'en raison des pertes de la guerre une politique systématique de microfilmage de complément s'impose; il en est de même, et pour les mêmes raisons, des archives de certains Länder de la République fédérale allemande. Le microfilmage de complément est àl'honneur dans les plans périodiques des archives de Hongrie, de Roumanie, de Yougoslavie. Israël estime même qu'il s'agit d'une des tâches essentielles des archives puisque la majeure partie des documents concernant l'histoire des Juifs en général et l'histoire des territoires qui font aujourd'hui partie du nouvel Etat se trouvent conservés dans des dépôts étrangers. En France,  nombreuses sont les archives départementales qui ont pris l'initiative d'actions de microfilmage de complément; aux Archives nationales aussi, avait été autrefois établi un plan de microfilmage des documents concernant l'histoire de France dans les dépôts étrangers; après la réalisation de ce plan à Venise et aux archives vaticanes, il ne semble pas qu'il ait été poursuivi, du moins de façon systématique.

A nos yeux, l'établissement d'un programme à long terme en matière de microfilmage est un des aspects les plus importants de la politique d'une direction d'archives: il présente, en effet, un intérêt essentiel pour le progrès des études historiques en permettant, non seulement de compléter les documents du dépôt, mais de les critiquer en les confrontant à d'autres sources d'information.

ASPECTS PARTICULIERS DE L'ACTIVITÉ DES ARCHIVES DANS LES DOMAINES ÉDUCATIF ET CULTUREL

Si priorité est donnée à la documentation des services gouvernementaux et administratifs et à l'information des historiens et autres chercheurs en matière de sciences humaines, bien des directions d'archives s'accordent pour considérer que les matériaux conservés peuvent également servir à des fins éducatives et culturelles. Cette activité est cependant tenue pour importante et non pas pour fondamentale. Il s'agit, en effet, d'un complément des tâches de base (Allemagne fédérale, Belgique, France, Grande‑Bretagne, Hongrie, Malaisie, Pays‑Bas, Pologne, Roumanie, Suède, Tchécoslovaquie, Yougoslavie). Certains pays, tout en estimant cette activité importante, sont cependant gênés, pour la réaliser, par l'insuffisance actuelle des moyens en personnel ou en locaux (Belgique, Finlande, Norvège). D'autres n'ont encore dans ce‑ domaine que des projets (Australie, Cameroun, Côte d'Ivoire, Dahomey, Israël). Seules les Archives fédérales allemandes affirment qu'il s'agit d'une activité spécifique de la profession.

En général, il n'est pas souhaité que les archives gèrent un véritable musée d'histoire nationale ou régionale: en raison de la répartition des tâches entre les diverses administrations, on considère en effet qu'un tel musée est du ‑ ressort normal de l'administration des musées. A Paris, cependant, le Musée de l'Histoire de France, qui existe depuis plus d'un siècle dans les salons de l'ancien palais des princes de Soubise, présente, à l'aide de documents et d'objets historiques appartenant aux Archives nationales, un panorama de l'histoire nationale. Il est dirigé par un conservateur d'archives qui organise, en outre, les expositions et coordonne les activités du service éducatif. Il existe également à Londres un musée du Public Record Office qui  a vu passer en 1969 environ 15000 visiteurs, dont 2000 en groupes ou en visites scolaires. En Israël, les Archives centrales sionistes ont organisé et gèrent le Musée Herzl.

En outre, un certain nombre de dépôts à travers l'Europe (Allemagne fédérale, Belgique, France, Italie) disposent, à défaut d'un véritable musée, d'une ou de plusieurs salles d'exposition permanente.

Beaucoup plus fréquente, sinon générale, est la pratique des expositions temporaires organisées aux archives, le plus souvent pour célébrer l'anniversaire d'un événement mémorable de la vie du pays ou de la région. Le fait est considéré comme normal ‑ par les archives de la République fédérale allemande, d'Australie, de Belgique, du Canada, de Finlande, de France, de Grande‑Bretagne, de Grèce, de Hongrie, d'Israël, d'Italie, de Malaisie, des Pays‑Bas, de Pologne, de Roumanie, de Suède, de Tchécoslovaquie et de Yougoslavie. Sans doute le rythme de ces expositions est‑il un peu moins rapide qu'il y a quelques années (sauf en Suède), la moyenne se situant actuellement à une ou deux expositions importantes par an et par dépôt, de petites expositions pouvant en outre être faites dans des circonstances particulières (réception de personnalités, tenue de congrès, visites scolaires, etc.). En Tchécoslovaquie, il y a eu, en 1969, 251 expositions dans les archives. En Pologne, est organisée tous les cinq ans, dans tous les dépôts du pays, une « semaine des archives ». Nous n'insisterons pas sur cet aspect des tâches des archives, la question ayant déjà donné lieu à des échanges de vues dans les Congrès internationaux. Disons seulement  que seules les Archives d'Etat de Hambourg considèrent que l'organisation d'expositions n'est pas du ressort des archives, mais relève de la sphère d'activité des musées.

Un peu partout, les archives reçoivent la visite de groupes universitaires ou scolaires et organisent souvent, à leur intention, des présentations de documents destinés à illustrer, dans le cadre des programmes d'enseignement, les faits de l'histoire nationale ou régionale. La préparation et la direction de ces visites sont normalement assumées par un archiviste, ce qui contribue à ronger le temps de travail de ce dernier. Pourtant de nombreuses réponses insistent sur la nécessité de confier cette tâche éducative à un membre du corps des archivistes, considérant qu'ils ont avec les documents une familiarité que ne possèdent pas, en général, les membres de l'enseignement. Parfois, comme en Hongrie, en Tchécoslovaquie, en France, ce sont de véritables classes d'histoire que fait ainsi l'archiviste.

Ce n'est guère qu'en France (et dans certaines archives de comté d'Angleterre) qu'il existe de véritables services éducatifs dans les archives. Aux Archives nationales, où il a été créé en 1950, il est assuré par quatre professeurs de l'enseignement secondaire, détachés à plein temps; il publie des reproductions et transcriptions de documents, sur de multiples thèmes; il organise un concours de « jeunes historiens » des séances de cinéma scolaire et anime un ciné‑club. En 1969, 17 000 élèves sont ainsi venus aux Archives accompagnés de leurs professeurs. Dans les archives départementales fonctionnent 48 services éducatifs (soit dans un dépôt sur deux) auxquels sont affectés, à temps partiel, des professeurs opérant en étroite coopération avec le directeur des archives ou ses collaborateurs; ils organisent des expositions sur un thème donné (le plus souvent concernant un aspect régional de l'histoire générale). En 1969, plus de 40000 élèves sont ainsi passés dans les archives départementales.

Il faut enfin mentionner que les services des archives sont bien souvent mis à contribution par les autorités qui leur demandent avis ou informations sur des questions de nature culturelle qui se rattachent plus ou moins directement à leurs attributions propres.

Il s'agit, le plus souvent, de consultations portant sur des événements qu'on entend commémorer. Dans certains Länder d'Allemagne  fédérale, les archives sont consultées sur tous les problèmes d'héraldique municipale, sur l'opportunité de changement de noms de localités, etc. Il en est de même en France où les directeurs des services d'archives et parfois leurs adjoints jouent un rôle non négligeable—en partie réglementaire, en partie traditionnel—sur tout ce qui touche, de près ou de loin, à l'histoire et à la vie culturelle de la province. Ils le doivent au fait que les archives départementales constituent le seul service culturel dont le ressort s'étend à l'ensemble du département, tandis que les bibliothèques et les musées sont, normalement, des services locaux; ainsi, l'archiviste est‑il appelé à jouer un rôle de conseiller culturel auprès du préfet et des autorités départementales.

S'il apparaît bien difficile de justifier, sur le plan des principes, une telle extension de la mission de l'archiviste, celui‑ci y attache en France un intérêt tout particulier, bien que ces activités lui prennent souvent un temps considérable. C'est que cette compétence influe considérablement sur le rayonnement culturel des archives.

Tous ces faits marquent clairement que les archives, surtout sur le plan régional et local, jouent de plus en plus un rôle de foyers de la recherche historique. Le fait que dans divers pays comme en Allemagne, en Belgique, en France, en Italie etc., on fait souvent appel aux archivistes pour donner dans les universités et autres instituts d'enseignement supérieur des cours ou des conférences en matière d'histoire régionale, d'histoire générale, de sciences auxiliaires de l'histoire renforce encore cette tendance. Il est très important de la souligner, à un moment où il pouvait paraître évident que la mission des archives s'orientait toujours davantage vers des tâches de caractère administratif et où certains voyaient leur avenir dans des activités de records management.

Il se produit ainsi un écartèlement de plus en plus sensible de la mission des archives: déjà le regretté président Graswinckel les définissait comme « Hercule au carrefour », un géant contraint de s'avancer d'un pas égal sur deux routes divergeant l'une de l'autre. Reste à savoir s'il s'agit véritablement d'une divergence réelle, mais le fait est que les archives ne pourront àl'avenir faire face à leur mission scientifique, administrative et culturelle, qu'à condition d'obtenir un accroissement sensible de leur personnel et, sans doute, une spécialisation croissante de celui‑ci.

<<TOC5>> II. L'archiviste face à ses tâches

FORMATION PROFESSIONNELLE DU PERSONNEL SCIENTIFIQUE

Un fait frappe celui qui considère, la formation professionnelle des archivistes: c'est qu'en dépit de la double mission des archives, scientifique et administrative, et malgré le. double aspect des documents traités (les uns anciens et pouvant fréquemment remonter au moyen âge, les autres issus de l'activité des administrations contemporaines), presque tous les pays sont demeurés fidèles à l'unicité de la formation de l'archiviste et cette formation est principalement, sinon exclusivement, de nature historique. Cela fait mieux ressortir encore la réalité profonde de la définition que nous avons donnée plus haut des archives: il s'agit bien d'établissements de caractère scientifique, chargés de fonctions administratives.

Même dans les très grands dépôts qui comportent des départements ou des sections très spécialisés (archives anciennes, modernes, contemporaines, économiques, privées, techniques, notariales, audio‑visuelles, etc.), il est exceptionnel que se rencontrent parmi les membres du personnel scientifique des catégories distinctes. Il est admis que tous les archivistes reçoivent la même formation de base; par la suite seulement, après leur affectation à une section donnée, ils sont appelés à se spécialiser, compte tenu de leurs aptitudes personnelles ou de leurs intérêts propres. A peu près toutes les réponses concordent sur ce point. Cela est jugé indispensable, car, même lorsqu'il est affecté à des fonds d'une époque ou d'un type bien déterminés, l'archiviste est souvent chargé, simultanément ou occasionnellement (faute notamment d'un personnel numériquement suffisant), d'autres fonctions qui exigent d'autres compétences. On constate, d'autre part, que le déroulement normal de la carrière d'un archiviste l'amène à changer de dépôt, de sections de fonctions. On s'accorde aussi pour considérer que tout responsable de dépôt doit être également compétent pour affronter des problèmes portant sur des documents de nature ou d'époque différentes et pour conseiller des chercheurs dans les perspectives les plus diverses.

Dans les archives régionales et locales, la polyvalence est de toute façon la règle: toute spécialisation excessive serait donc considérée comme un mal.

La première formation est normalement reçue à l'université ou  dans un institut archivistique particulier dépendant d'une université ou, encore, dans une école d'archives autonome. Dans ce dernier cas, il peut s'agir soit d'une école technique recevant des élèves déjà pourvus des diplômes universitaires (le type en est l'Archivschule de Marburg en République fédérale allemande), soit d'un institut d'enseignement supérieur dont les élèves reçoivent une formation historique et technique complète, parallèlement à leurs études universitaires (le type en est l'Ecole nationale des chartes de Paris). Nous ne reviendrons pas sur ces questions qui ont déjà fait l'objet d'enquêtes sur le plan international.

Après cette formation générale de base, il est généralement considéré comme nécessaire que le jeune archiviste passe un temps variable (de quelques mois à deux ans) successivement dans plusieurs dépôts ou dans les divers services d'un dépôt donné. Bien qu'on constate un peu partout, surtout dans les plus grands dépôts, une tendance croissante à une spécialisation précoce qui dans certains cas devient définitive, beaucoup le regrettent et souhaitent, au moins en début de carrière, une plus grande mobilité du personnel. A vrai dire, la spécialisation du personnel scientifique n'est tenue pour normale que dans des pays, comme Israël ou la Yougoslavie, où les documents, en raison du passé de ces Etats, sont de nature extrêmement variée et rédigés dans des langues différentes.

Au cours de la formation de l'archiviste, l'accent est mis essentiellement sur l'enseignement de l'histoire et des sciences auxiliaires de l'histoire. Dans bien des pays. il arrivait autrefois qu'on recrutait les archivistes indifféremment parmi les juristes et parmi les historiens; ce fait est aujourd'hui beaucoup plus rare.

La conséquence de cet état de choses, sur lequel nous ne pouvons insister ici, est que le jeune archiviste, historien de formation, ne reçoit pratiquement pas de formation administrative. Celle‑ci s'acquiert le plus souvent « sur le tas », comme le dit l'une des réponses, c'est‑à‑dire par la pratique et l'expérience acquises au début de la carrière. Une fois affecté àquelque dépôt, le jeune archiviste, qui connaît beaucoup mieux les institutions du passé que celles du présent, apprend à connaître celles‑ci par ses contacts quotidiens avec les administrations et avec les dossiers élaborés par elle. Beaucoup jugent cette expérience irremplaçable. Parfois les stages organisés par les directions centrales des archives ou par les écoles d'archives ont pour but d'initier le débutant par des visites à des bureaux et à des services de courrier, Registry ou Registratur, ou encore par un passage dans un ou plusieurs départements d'un grand dépôt chargé d'archives contemporaines ou de préarchivage. Quelquefois, des stages ou des cours sont organisés par des organismes appropriés (commission de la fonction publique  au Canada, ministère des Finances en Finlande, école nationale d'administration en Côte d'Ivoire).

Il n'en reste pas moins qu'à nos yeux, il y a là une évidente lacune dans la formation de l'archiviste, lacune plus profondément ressentie par les jeunes archivistes actuels que par ceux d'autrefois. Il nous apparaît que les directions d'archives devraient se pencher avec insistance sur ce problème qui n'est pas sans influer grandement sur la manière dont les archivistes font face aux tâches qui leur sont confiées.

CADRE PROFESSIONNEL INTERMÉDIAIRE

A côté du cadre scientifique proprement dit, il existe en bien des pays un cadre professionnel intermédiaire, dont la formation est d'un niveau moins poussé (études secondaires ou grades inférieurs des études universitaires), qui peut être constitué de personnes ayant déjà exercé des fonctions dans les bureaux et auxquelles on s'efforce de donner une formation technique, archivistique ou historique après leur entrée dans le cadre des services d'archives. Cette formation par des stages ou par des cours est variable selon les pays, mais il arrive que les meilleurs d'entre eux puissent passer dans les cadres supérieurs. Le problème est actuellement important pour bien des directions d'archives, qui le résolvent de façon d'ailleurs contradictoire.

En Hongrie, des fonctionnaires du cadre moyen pouvaient naguère obtenir une affectation scientifique; ils ne le peuvent plus désormais, à moins qu'ils n'obtiennent des diplômes universitaires. La situation est identique en Pologne. En Roumanie au contraire, et c'est un des rares pays où existe une telle situation, les archivistes exercent normalement leurs fonctions dans une spécialité donnée: de même que les archivistes de formation scientifique se forment par la pratique à la chose administrative, de même les archivistes venant des administrations acquièrent par l'expérience une formation scientifique; encore souhaiterions‑nous avoir quelques précisions supplémentaires sur ce système et son fonctionnement.

Au Canada, il existe également, aux Archives publiques du Common‑Wealth, deux groupes de personnel, l'un dit de recherche historique, affecté àla section historique, l'autre dit de service administratif, qui s'occupe des archives récentes avant sélection (préarchivage). Actuellement, les cadres supérieurs qui dirigent la gestion des documents récents ont, il est vrai, reçu une formation scientifique, mais cette situation n'est pas prévue pour durer et il est vraisemblable qu'il y aura à l'avenir peu de passages d'une catégorie àune autre.

La situation de la Grande‑Bretagne est un peu à part. Il y a, en effet, au Public Record Office, deux catégories de personnel, l'une de niveau professional (assistant keepers), l'autre de niveau sub‑professional (executive officers), qui ont toutes deux des responsabilités à la fois archivistiques et administratives. Les premiers sont recrutés au niveau universitaire par un jury de sélection; ils reçoivent leur formation technique au cours de leurs deux premières années de service par un passage dans les diverses sections; ils s'occupent notamment des fonds anciens et modernes, de la salle du public, de la sélection des documents de valeur permanente, et c'est parmi eux que sont recrutés les administrateurs du Public Record Office (le Keeper of the Records et ses deux adjoints, le Deputy Keeper of thé Records et le Records Administration Officer). Les executive officers sont au contraire recrutés par un examen ouvert de caractère général ou bien par promotion parmi les employés du dépôt (clerical grades); mais, de plus en plus, leur recrutement s'opère au niveau universitaire et certains, de valeur exceptionnelle, ont été promus dans le cadre scientifique. A la suite d'un rapport de 1968, une réforme générale est à l'étude en vue de refondre dans une carrière unique les trois corps administrative, executive et clerical, tant au Public Record Office que dans les musées et les galeries nationales.

La situation française n'est pas sans rappeler la situation anglaise. En effet, à côté du cadre scientifique des archives, existe un personnel technique réparti en plusieurs grades, recrutés les uns et les autres par voie de concours à niveaux différents. La catégorie supérieure (documentalistes‑archivistes) est le plus souvent aujourd'hui de niveau universitaire et s'occupe généralement des documents contemporains, sans que pourtant ait été véritablement organisée sa formation proprement archivistique; ce personnel ne peut accéder au grade scientifique, réservé aux anciens élèves de l'Ecole des chartes. Il est incontestable qu'il y a là un problème qui devra être réglé dans les années qui viennent, plusieurs solutions pouvant être envisagées.

En Allemagne, les cadres scientifiques (höher Dienst) et technique (gehobene Dienst) sont également distincts, mais ils reçoivent, l'un et l'autre, leur formation propre à l'Ecole d'archives de Marburg (à Munich pour le personnel scientifique de Bavière). Les changements de catégories sont exceptionnels mais possibles aux Archives fédérales, après formation théorique et pratique suivie d'un examen.

Aux Pays‑Bas, on distingue des archivistes du cadre supérieur qui entrent aux archives après des études universitaires et après examen et des archivistes du cadre moyen qui y accèdent après leurs études secondaires, suivies d'un examen préparé principalement à l'Ecole des archives d'Etat Ces derniers peuvent passer dans la catégorie supé  rieure à condition de mener des études universitaires et de passer l'examen requis. Il y a de nombreux exemples d'archivistes scientifiques qui ont suivi cette seconde filière, à commencer par l'actuel directeur général M. Ribberink et son prédécesseur M. Van der Gouw.

Si nous avons considéré ici si longuement cette question du personnel des archives, c'est que l'évolution des tâches des archives ne peut manquer d'avoir des répercussions extrêmement fortes sur la formation de ceux qui sont chargés du traitement des documents.

Le fait que les services d'archives se préoccupent de plus en plus des archives contemporaines (y compris les archives économiques et les documents techniques) rendra nécessaire, à brève échéance, une spécialisation nouvelle dans le personnel. Sans doute sera‑t‑il indispensable de conserver une formation générale de base—tronc commun formé de connaissances historiques et techniques—après quoi serait donné un enseignement de spécialités. Les deux branches à envisager seraient alors: l'histoire médiévale et moderne d'une part, avec les sciences auxiliaires traditionnelles, d'autre part l'histoire et les institutions contemporaines, avec une initiation à la statistique et à l'informatique.

Car pouvons‑nous continuer à exiger pour tous les archivistes, en Europe occidentale et centrale au moins, une connaissance très approfondie du latin et une compétence particulière en paléographie, en diplomatique, en philologie, alors que la plus grande partie de la carrière de la majorité des archivistes se passera à traiter des documents du dernier demi‑siècle, voire de la dernière décennie et que les techniques mêmes de l'histoire contemporaine doivent être parfaitement maîtrisées par ces archivistes ? Cela supposerait l'existence, dans les plus grands dépôts, de deux corps de formation scientifique distincte, avec le problème connexe du passage éventuel de l'un à l'autre et surtout celui des perspectives de carrière, compte tenu des nombreux dépôts secondaires où la présence d'un archiviste polyvalent est nécessaire.

Quoi qu'il en soit, il nous paraît que la question ne saurait être plus longtemps esquivée dans les divers pays: il serait bon que des échanges de vues et d'expériences à ce sujet interviennent au cours de la présente conférence.

L'ARCHIVISTE ET LA RECHERCHE HISTORIQUE

Certains ont souligné dans leurs réponses que toute l'activité de l'archiviste est fondamentalement de caractère scientifique et que toute publication d'un service d'archives (guide, inventaire, répertoire, édition  de textes) est une contribution à l'histoire, au même titre qu'un travail de synthèse ou qu'une monographie. Ils estiment donc qu'on ne saurait, dans l'activité de l'archiviste, opposer une part qui serait à proprement parler archivistique et une autre qu'on qualifierait de recherche historique. C'est le sens des réponses de l'Italie et de la Suède.

D'autres ont fait observer qu'il serait plus juste de distinguer dans l'activité de l'archiviste deux éléments: l'un formé des opérations proprement archivistiques, l'autre constitué par les recherches faites pour le public, les administrations, les expositions, etc. Nous avouons ne pouvoir partager ce dernier point de vue.

En fait, c'est un peu jouer sur les mots que considérer l'ensemble du travail archivistique comme étant par nature « recherche historique ». Car chacun sait très bien qu'il est normal de distinguer l'œuvre accomplie professionnellement par l'archiviste (préparation des versements, sélection des documents à conserver, classement, inventaires, etc.) et les travaux proprement historiques qui sont menés, à partir des fonds d'archives, sur l'histoire politique, institutionnelle, économique, sociale, religieuse, etc., ou encore sur les sciences auxiliaires. Sans qu'il soit besoin ici d'établir une primauté hiérarchique entre une activité estimée noble et une autre subalterne, il importe de savoir si l'archiviste a le droit ou la possibilité de consacrer, ou non, une part de son horaire à de telles recherches (qualifiées par certains de « personnelles ») ou bien encore si son horaire est aménagé de telle sorte qu'il dispose d'assez de loisirs (parties de la journée, certains jours de la semaine, etc.) pour procéder à des recherches qui imposent notamment de travailler dans des bibliothèques.

Pour notre part, nous considérons que l'archiviste a non seulement le droit, mais le devoir, de faire œuvre d'historien. Nous pensons, en effet, qu'il ne peut remplir ses tâches professionnelles de façon satisfaisante que s'il utilise lui‑même les documents en historien. Car c'est seulement ainsi qu'il peut se tenir au courant de la problématique historique, suivre son évolution et les progrès de l'histoire, comprendre enfin les besoins et les problèmes des utilisateurs des archives. Dans les archives régionales et locales, il se familiarise ainsi avec les divers aspects de l'histoire de la région. Il ne peut conseiller les étudiants et les chercheurs s'il n'unit pas lui‑même, à son expérience d'archiviste, ses connaissances d'historien. Mieux même, est‑il excessif d'insinuer qu'il aura, auprès des services publics comme auprès des universitaires, d'autant plus de poids et de prestige qu'il n'aura pas cessé de pratiquer l'histoire après ses années de formation ? Il sera surtout estimé s'il est l'auteur de publications qui font autorité, s'il a sa place dans le mouvement historique national ou régional, s'il se fait découvreur de documents et animateur de sociétés savantes ou d'autres centres de  recherches. Certains le déploreront peut‑être, mais nous croyons qu'on ne saurait trop insister sur cet aspect des choses qui nous semble, pour la mission que l'archiviste doit assumer, aussi fondamental que ses autres fonctions officielles.

Ce fait est d'ailleurs reconnu par les directions centrales d'archives de bien des pays qui encouragent vivement leurs archivistes à mener de tels travaux (Allemagne, Autriche, Belgique, Grande‑Bretagne, etc.). En outre, elles déplorent souvent que l'alourdissement des autres tâches et le manque parfois grave de personnel provoquent un ralentissement des activités de recherche des archivistes. La situation est surtout difficile pour nombre de directeurs de petites archives départementales ou provinciales qui se trouvent être bien souvent les seuls archivistes professionnels des dépôts qu'ils dirigent et qui sont, de plus en plus, absorbés par leurs autres fonctions. Il en est souvent de même des directeurs des grands dépôts régionaux et, à plus forte raison, nationaux, qui sont amenés à consacrer àleur gestion administrative une part croissante (et parfois la totalité) de leur activité. En fait, ce sont surtout les archivistes des archives centrales ou nationales et ceux des archives provinciales qui n'ont pas de responsabilités de direction, qui peuvent consacrer à la recherche une part appréciable de leur temps.

Psychologiquement, cette situation est durement ressentie par le personnel scientifique des archives: celui‑ci le plus souvent, n'a pas choisi cette carrière (généralement moins bien rétribuée que l'enseignement et que bien des fonctions administratives) pour mettre de l'ordre dans les dossiers périmés des administrations modernes ou pour gérer matériellement un dépôt, mais bien pour réaliser une vocation d'historien. Or, le traitement archivistique des documents. est généralement insuffisant pour satisfaire entièrement la passion de recherche qui tient si souvent les jeunes archivistes; parmi les conséquences, on peut noter, chez les uns une résignation progressive qui éteint leur soif de recherches et chez d'autres un désir de sortir à tout prix de cette situation en passant à des fonctions universitaires où ils pourront plus aisément consacrer une partie de leur temps aux recherches historiques et trouver leur épanouissement. Nous examinerons ce problème plus loin.

Socialement, la situation actuelle‑ peut apparaître comme anormale: les archivistes ont, en effet, été formés comme des historiens complets, c'est‑à‑dire qu'ils ont reçu la même formation que les historiens des universités et des centres de recherche et qu'il s'y est ajouté encore plusieurs années de préparation directe à la profession d'archiviste et souvent un concours difficile. Or, le poids de leurs diverses tâches les empêche d'exploiter comme il conviendrait le capital de connaissances ainsi accumulées, ce qui représente une perte pour le progrès  des sciences historiques. Ce problème ne peut pas ne pas être évoqué ici.

Les directions d'archives s'efforcent de faire tout le possible pour que leur personnel scientifique puisse mener des recherches d'une façon compatible avec l'exécution des autres tâches. Il est évident que le temps disponible varie considérablement, dans un même pays, d'un dépôt à l'autre et dans un même dépôt, selon les fonctions exercées: on ne peut donc faire état d'un temps moyen que l'archiviste peut accorder à ses recherches.

C'est à titre purement indicatif que nous donnerons le tableau suivant pour quelques pays, en distinguant:

1. les tâches proprement archivistiques: triage, classement, inventaire, etc.

2. les tâches para‑archivistiques: relations avec le public, commissions, directions de revues, assistance au directeur du service pour la gestion du dépôt, etc.

3. les travaux de recherche scientifique.

	1	2	3
Allemagne (République fédérale)	60‑65 %	15 %	20‑35 %
Autriche	75 %	15 %	10 %
Belgique	65 %		35 %
Cameroun	50 %	25 %	25 %
Canada (Archives publiques)	75 %	20 %	5 %
Côte d'Ivoire 	40 %	40 %	20 %
Hongrie	33 %	33 %	33 %
Pays‑Bas	50 %	15 %	35 %
Pologne	40 %	45 %	15 %
Suisse (Archives des cantons)	60‑80 %	20 %	0‑20 %
Tchécoslovaquie : Bohême	60‑80 %		20-40 %
Slovaquie	65 %	10 %	25 %

En France, l'horaire des archivistes aux Archives nationales et dans quelques autres dépôts est de 30 heures par semaine, ce qui permet de consacrer aux travaux personnels 28 % de la semaine officielle de 42 heures. Mais la situation est assez différente en province où les directeurs des services d'archives peuvent difficilement consacrer du  temps à leurs travaux (0 à 20 %) tandis que leurs adjoints peuvent plus aisément faire une part à cette activité.

En Belgique, l'horaire de l'ensemble des archivistes est limité à 33 heures par semaine, pour les mêmes raisons qu'en France aux Archives nationales: comme ils peuvent en outre prendre jusqu'à 12 heures par semaines sur leur horaire officiel pour les travaux de recherche, c'est finalement environ 50 % du temps qui peut être consacré à la recherche.

En Italie, l'horaire des archivistes leur permet également d'effectuer, s'ils le désirent, des travaux de recherche. En Finlande, 1 heure par jour est laissée au travail personnel (soit environ 13 % ). En Bade‑Wurtemberg, il s'agit d'un après‑midi par semaine (10 %). En Slovaquie, il est prévu 15 % de temps libre pour la recherche et 10 % pour étudier la littérature technique et historique.

Dans certains pays, il est possible d'inscrire dans le plan de travail des dépôts les recherches scientifiques des archivistes, ce qui permet de consacrer une partie de leur temps de travail (et quelquefois la totalité) à des travaux dont l'intérêt a été ainsi reconnu. C'est notamment le cas de la Yougoslavie et de la Pologne. Dans ce dernier pays, si le thème des études est en étroites relations avec l'archivistique et présente un intérêt évident pour les archives, il peut être intégré au plan de travail de l'établissement; si son intérêt est moindre pour celui‑ci, on peut néanmoins accorder la permission d'y travailler jusqu'à deux mois par an. En outre, pour certains travaux (et, en particulier, pour la préparation d'une thèse de doctorat), les archivistes peuvent obtenir, en vertu d'un décret du 25 juillet 1967, un congé rétribué de 28 jours dans l'année.

Quelle que soit la position officielle des directions d'archives à l'égard des travaux scientifiques de leur personnel, il est admis à peu près partout que les archivistes peuvent participer à des congrès ou à des colloques scientifiques sur leur temps de travail, à condition d'y être autorisés par l'autorité supérieure. Il est même fréquent, en ce cas, que les directions accordent à ces archivistes, qui les représentent officiellement, frais de voyage et de séjour tant à l'intérieur du pays qu'à l'étranger.

Il est au contraire considéré comme exceptionnel que des congés rétribués ou des missions soient accordés à des archivistes pour poursuivre des travaux personnels: il faut, en ce cas, que ces recherches présentent un intérêt essentiel pour le dépôt. Il est admis toutefois à peu près partout que des archivistes demandent des congés sans traitement, pendant un ou plusieurs mois; il arrive, en ce cas, que le traitement ou les frais de mission soient payés par des fondations ou par des centres de recherche scientifique.

Ce qui paraît, en tous cas, essentiel, c'est que les travaux de recherche scientifique de l'archiviste soient regardés comme une activité normale, découlant à la fois de la mission qu'il a à remplir et de sa formation d'historien. Il est donc juste qu'il en soit tenu compte pour son avancement de carrière et cela se constate, en droit ou en fait, à peu près dans tous les pays.

LES ARCHIVISTES ET L'ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR

Dans tous les pays qui attachent du prix à ce que les archivistes, fidèles à leur mission et à leur vocation, mènent des travaux scientifiques de haute qualité et se fassent un nom dans le domaine de leur spécialité, il est considéré comme normal qu'ils puissent donner des cours ou des conférences dans des universités ou dans d'autres établissements d'enseignement supérieur. Il est évident que, de cette façon, les archivistes les plus qualifiés sont mieux incorporés au mouvement historique général et peuvent faire bénéficier les étudiants de leur compétence et de leur connaissance directe des sources archivistiques.

Parmi les pays qui ont répondu au questionnaire, il en est peu où il ne se rencontre point d'archivistes chargés d'enseignement, il en est peu où ce fait soit réputé inconciliable avec les règlements en vigueur: c'est le cas en Australie, au Cameroun, au Dahomey, en Grèce, en Malaisie et dans la République démocratique allemande.

Au contraire, 10 % du corps dans la République fédérale d'Allemagne, 10 archivistes en Autriche, 5 archivistes sur 66 en Belgique, une trentaine en France, 31 en Italie (liberi docenti, professori incaricati, professori onorari), 2 archivistes d'Etat et 3 archivistes municipaux au Pays‑Bas, 4 en Roumanie, 3 en Suède, 4 en Suisse, de 10 à 15 en Bohême et 3 en Slovaquie, un nombre non précisé en Yougoslavie enseignent, dans des universités ou dans des instituts d'enseignement supérieur, les matières les plus diverses: histoire générale du moyen âge, de l'époque moderne ou de l'époque contemporaine, histoire régionale, histoire des institutions, histoire économique, méthodologie historique, latin médiéval, paléographie et diplomatique, etc.

Le fait est moins fréquent ailleurs: 2 en Finlande, 1 au Public Record Office de Londres, de 1 à 3 selon les années en Hongrie, 1 en Norvège, etc.

Il convient d'y joindre—mais le fait peut être tenu pour normal— les archivistes qui sont chargés de cours ou de conférences d'archivistique soit àl'université, soit dans les instituts d'archivistique fonctionnant dans le cadre d'une université, soit dans une école d'archives: Allemagne fédérale (Ecoles d'archives de Marburg et de Munich), France (stage national et international des archives), Grande‑Bretagne (3 membres du Public Record Office sont lecteurs à la school of Librarianship and Archives de l'University College de Londres), Hongrie, Israël (7 à l'Hebrew University), Italie (écoles régionales d'archivistique, de paléographie et de diplomatique), Pologne (5).

Il est vrai que la plupart des législations ou des statuts des universités empêchent le cumul d'une chaire de professeur titulaire avec d'autres fonctions. Aussi est‑ce toujours à titre de lecteurs, chargés de cours, chargés de conférences, privat Dozent, etc., que les archivistes peuvent professer dans des établissements d'enseignement supérieur. Aux Pays‑Bas pourtant, on peut noter que l'archiviste d'Etat le Dr Meilink, est professeur titulaire de la chaire d'histoire d'Indonésie à l'université de Leyde.

La tentation est donc forte pour les archivistes qui ont déjà un cours àl'université de s'y faire transférer définitivement en renonçant à la carrière des archives. Un salaire souvent nettement supérieur, un prestige plus grand attaché à la fonction, la possibilité de former des disciples, surtout des facilités beaucoup plus grandes pour mener des travaux de recherche scientifique et pour les publier provoquent en certains pays une hémorragie plus ou moins grave du corps des archivistes, dont les meilleurs éléments ont tendance à gagner l'enseignement supérieur. Le fait est signalé en Allemagne, en Israël, en Belgique, en Italie; dans ces deux derniers pays, on peut même souligner que certains des meilleurs historiens universitaires sont issus de la carrière des archives. En France, 20 archivistes en 20 ans ont quitté l'administration des archives pour l'enseignement supérieur (8 aux facultés des Lettres et 2 aux facultés de Droit, 5 à l'école des Hautes Etudes et 5 àl'Ecole des chartes); 5 d'entre eux sont aujourd'hui doyens ou présidents de leur établissement.

Sans doute cette fuite n'est‑elle pas sans faire l'objet de critiques, mais il n'y a nullement lieu de s'en étonner, ni a fortiori de s'en inquiéter. Cela marque, en effet, de façon éclatante les liens étroits qui unissent les archives, l'enseignement supérieur et la recherche historique: ce départ n'est pour certains que l'accomplissement logique de la mission qu'ils avaient commencé à remplir dans une carrière archivistique vouée, par définition même, au service de l'histoire.

LES TACHES D’UN DIRECTEUR DE SERVICES D'ARCHIVES

Jusqu'ici nous avons surtout considéré les archives comme un établissement, mais il importe de ne pas confondre le dépôt avec le service des archives. Le directeur ne voit pas ses pouvoirs restreints à l'admi  nistration du dépôt qu'il dirige, comme, par exemple, le conservateur d'un musée ou d'une bibliothèque ou le doyen d'une faculté universitaire. En raison des fonctions dont il est chargé, il se trouve intégré dans la structure administrative.

Dans la plupart des Etats (exception faite de ceux de type fédéral), il existe un directeur général des archives, dont relève tout le réseau des archives centrales et régionales et qui est en droit de contrôler ou d'inspecter (ainsi que ses collaborateurs) les archives des administrations des divers ordres et, souvent, les archives des communes. Lors même que le directeur n'a pas autorité sur le réseau des archives locales (comme en Angleterre, par exemple), il n'en a pas moins la responsabilité de la conservation des archives issues de l'ensemble des services gouvernementaux; à Londres, un des collaborateurs du Keeper est chargé d'assurer une coordination entre les autorités locales investies de la garde de public records.

De même, les directeurs des services régionaux ou départementaux d'archives ont le contrôle des archives des diverses administrations publiques de leur ressort et, en général, un droit d'inspection sur les archives communales (Autriche, Belgique, Cameroun, Côte d'Ivoire Dahomey, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Norvège, Pays‑Bas, Pologne, Suède, cantons suisses, Tchécoslovaquie). Rares sont les pays où une telle inspection n'est pas confiée aux directeurs des services d'archives (Allemagne, Australie, Canada, Grande‑Bretagne, certaines républiques de Yougoslavie).

En Italie, il y a séparation entre deux services d'archives parallèles: les 94 directeurs des archives d'Etat qui ont la direction de ces dépôts et le contrôle des archives des services d'Etat et les 18 surintendants régionaux qui sont chargés de la vigilanza sur les archives des autres administrations et sur celles des particuliers. En Belgique et aux Pays‑Bas, il existe également une inspection (centrale ou provinciale) des archives communales.

Tous les directeurs exercent de grandes responsabilités dans la gestion de leur service: ils en préparent le budget et assurent, en général, les ordonnancements et la gestion financière, sous le contrôle des départements desquels ils relèvent et sous celui des services financiers. Dans quelques pays cependant, les directeurs des archives d'Etat ne disposent que d'un budget limité, l'essentiel de la gestion financière étant assuré par la direction centrale des archives; c'est le cas de la Belgique et de l'Italie.

Ils procèdent aussi (sous réserve des avis des commissions compétentes) aux nominations et à l'avancement des fonctionnaires‑ de leurs services ou tout au moins adressent leurs propositions à l'administration  supérieure (sauf cependant Grande‑Bretagne, où le recrutement relève de la commission de la Fonction publique, et au Dahomey).

Mais, dans la plupart des pays, les directeurs des archives ne limitent pas leur activité à la gestion de leur dépôt, à leurs inspections et aux services qui, souvent, leur sont rattachés (bibliothèque administrative, centre de documentation, etc.). Ils participent aussi, soit à titre personnel, soit àraison de leurs fonctions, aux travaux de commissions fort diverses qui étendent souvent très loin le rayonnement culturel des archives et de leur représentant. Cela est vrai surtout des directeurs généraux des archives, mais aussi, bien souvent, des directeurs régionaux.

C'est sans doute en France que le phénomène est le plus net et dépasse très nettement lés limites de l'activité considérée comme normale par les archives des autres pays. C'est ainsi que les directeurs départementaux des archives participent aux commissions d'urbanisme, de protection des sites, du tourisme (certains présidant même de tels organismes); ils coordonnent parfois les travaux de l'Inventaire général des monuments et richesses d'art et ceux des différents services dépendant du ministère des affaires culturelles, siègent à des commissions de gestion de bibliothèques et de musées, ne se désintéressent pas des fouilles archéologiques et sont souvent chargés, en sus de leurs fonctions, de la conservation des antiquités et objets d'art de leur département et parfois de bien d'autres choses encore.

La conséquence est que ces tâches culturelles absorbent, dans tous les pays, un temps de plus en plus considérable des directeurs. Bien que leurs horaires soient souvent plus lourds que celui de leur personnel, ils 'en viennent à ne consacrer aux activités proprement archivistiques qu'un temps limité et parfois doivent même y renoncer. Selon les pays, la gestion du dépôt et les obligations de caractère administratif prennent de 40 à 90 % du temps de travail et les tâches culturelles diverses jusqu'à 20 %.

Dans les dépôts d'archives d'importance secondaire où le directeur n'es, pas aidé de collaborateurs archivistes, les tâches professionnelles en souffrent nettement, car il peut au mieux y consacrer (en France par exemple) un quart de son temps. Dans les dépôts plus importants, une part de ce temps est d'ailleurs surtout consacrée à diriger le travail des divers collaborateurs et à les conseiller dans leurs activités propres. Une autre conséquence est que les travaux scientifiques des directeurs subissent un ralentissement considérable du jour de leur nomination et que, si dans quelques pays (Allemagne, Autriche, Belgique) ils peuvent encore y consacrer environ 20 % de leur temps, ailleurs ils doivent le plus souvent y renoncer.

Nous retrouvons ici l'un des problèmes les plus graves que rencontrent les archives dans les divers pays: l'insuffisance manifeste du  nombre de leur personnel qui est loin d'avoir suivi l'extension des tâches qui pèsent sur elles. C'est probablement à l'heure actuelle le problème majeur, celui qui conditionne la manière dont les archives pourront faire face, dans les années prochaines, aux obligations qui découlent de leur mission multiforme.

Nous avons ainsi passé en revue les diverses tâches qui relèvent de la mission des archives. Bien d'autres auraient pu encore être abordées, que nous avons volontairement laissées de côté, comme la collaboration avec les sociétés savantes et la publication de revues historiques. On aura noté, pour la plupart des pays, un développement fort sensible de cette mission, un alourdissement des tâches des archivistes. Les nouvelles responsabilités assumées à l'égard des papiers contemporains y contribuent encore. Chemin faisant, nous nous sommes permis de souligner certaines conséquences qui nous paraissaient graves et de prendre des positions ou dégager des conclusions qui nous sont personnelles et dont nous nous excusons: nous les considérons comme faisant partie de notre devoir de rapporteur.

Il importe surtout, en terrninant, d'insister sur le parallélisme de plus en plus évident du développement des archives dans tous les pays du monde. La profession d'archiviste est loin de ressembler aujourd'hui à ce qu'elle était naguère et sir Hilary Jenkinson avait sans doute raison d'intituler, il y a une vingtaine d'années, sa conférence inaugurale de l'enseignement de l'archivistique à Londres: « A new profession », bien que cela ait alors fait sourire. C'est bien aujourd'hui dans tous les pays une « nouvelle profession », même si le métier repose sur des données traditionnelles; elle est d'ailleurs appelée à évoluer encore rapidement dans les années qui viennent. Mais ce qui est indispensable, c'est que l'archiviste, sous quelle que forme qu'il exerce sa profession, ne devra jamais oublier qu'il est un historien au service de l'histoire.

<<TOC4>> Les archives centrales et locales et la societé  

par
Michael COOK
Archiviste universitaire, Université de Liverpool

Pour réaliser avec succès un programme archivistique, il faut accomplir également ses deux fonctions : la fonction administrative qui s'adresse aux administrateurs, qui l'utilisent et la jugent ; et la recherche, fonction qui intéresse le monde universitaire qui l'utilise et la juge. Ces deux fonctions sont interdépendantes et la seconde, en dépit de sa primauté due à ce que, en fin de compte, le but ultime d'un Service d'Archives se doit d'être défini par son utilité pour la simple recherche ou pour la recherche scientifique, dépend de la première qui l'alimente en documents. Un Service d'Archives c'est un organisme de recherche édifié sur des soubassements administratifs. Pour remplir correctement ces deux fonctions, le Service des Archives doit s'intégrer à une organisation qui les reconnaît toutes deux, qui lui permet de travailler convenablement dans ces deux domaines, comme service administratif et comme organe de recherche.

Néanmoins, la société en général doit considérer les Services d'Archives comme l'une de ses institutions culturelles et l'on ne doit pas la blâmer de leur coller des étiquettes portant 'culturel', 'dérivatif' ou même 'loisir'. Les Services d'Archives, comme les musées ou les bibliothèques générales, ont un objet plus sérieux que n'en ont des institutions à caractère purement récréatif, mais ils ont en commun avec ces dernières qu'ils sont établis par la société pour que des particuliers puissent, à leur convenance, s'y rendre et y satisfaire des intérêts particuliers.

La recherche a une importance vitale pour la société : importance vitale pour la planification et le gouvernement modernes, importance vitale encore en tant qu'activité de 'loisir', elle‑même un ensemble complexe d'intérêts personnels. Et il ne faut pas donner au mot 'recherche' une acception étroite. La propagation d'un certain sens de l'histoire, d'une curiosité pour les générations passées et leur expérience, est d'une importance essentielle pour la santé de nos sociétés modernes, dominées comme elles le sont par les énormes constructions et les écrasantes technologies de ce XXe siècle finissant. Les Archives ont une part irremplaçable dans ce mouvement et elles ne doivent pas dédaigner leur cousinage fondamental avec d'autres institutions consacrées à l'information, à la recherche et au savoir.

La nature essentielle d'un Service d'Archives, en tant qu'institution culturelle, se dégage très clairement dans les pays en développement, où l'énorme complexité et la variété des institutions spécialisées, manifestes dans maints pays développés, n'obscurcit point l'intelligence des structures. En effet, un pays qui a dû se doter dans les dernières décennies des grandes structures culturelles (et administratives) fait bien voir leurs caractères particuliers, appréhendés dans leur simplicité. Dans un pays en développement, les Archives nationales appartiennent à un groupe de quatre services parallèles ou connexes, les trois autres étant la Biblio  thèque nationale, le Musée national, et le Centre national de la Documentation. Chacun de ces services a une individualité bien marquée et un programme d'activité et de développement particulier. La Bibliothèque nationale a, comme les Archives, deux fonctions contrastées : la fonction recherche générale/recherche scientifique et la fonction distraction publique ; elle a probablement un plan pour les services régionaux ou subalternes et elle sera en relation avec de nombreux autres organismes : services administratifs alimentant des bibliothèques techniques, universités, systèmes scolaires alimentant des bibliothèques scolaires, administrations municipales, etc. De même, le Musée national développe des relations et des programmes : services spécialisés, centres régionaux, services éducatifs, universités, recherche continue. Le Centre de Documentation est en rapport avec le Gouvernement, les universités, l'enseignement, la recherche et l'industrie.

Au milieu de ces services, les Archives nationales ont tout à fait leur place, en gérant et en rassemblant les archives de l'administration, en promouvant l'emploi des archives dans les universités, dans les services éducatifs, dans les instituts de recherche et dans le public. Les Archives nationales, elles aussi, se donneront sans doute un programme d'extensions régionales et de promotion de la recherche .

Dans certains pays, on peut voir au moins trois de ces quatre services ‑le Musée, la Bibliothèque et les Archives ‑ occuper des locaux à l'intérieur d'un secteur commun. L'intérêt d'une telle concentration est bien évident du point de vue de la société en général. La personne qui fréquente ces services, qu'il s'agisse d'un chercheur de métier, d'un amateur passionné ou d'un enseignant cherchant de la matière pour ses cours, appréciera leur utilité d'après ces seuls critères : l'information et les facilités qu'offrent ces services. L'utilisateur fera entrer dans son appréciation d'une part les collections ou les fonds conservés par l'institution, leur accès (au moyen d'instruments de recherche ou de notices explicatives) et, d'autre part, le confort et l'agrément des installations, les horaires d'ouverture, l'attitude du personnel et l'efficacité des rapports qu'ont les différentes institutions entre elles. A tous ces égards, chaque service peut se discréditer aux yeux de la société si ses aptitudes s'avèrent médiocres. En ce qui concerne les Archives, chaque critère revêt une importance cruciale.

Les Archives doivent conserver, en fait, les principales archives du pays. Elles doivent recevoir la garde de tout document ou ensemble d'archives dépourvu d'utilité courante et ‑ le point est d'importance ‑ cela quel qu'en puisse être le caractère secret, délicat ou 'sérieux'. C'est bien là la vocation des Archives que de conserver et de gérer des documents importants. Ce principe est tout aussi vrai pour des Services d'Archives locaux ou privés que pour les Services nationaux.

Les fonds d'un Service des Archives nationales doivent être aussi complets que possible. Tandis qu'une Bibliothèque peut essayer de parvenir àce résultat grâce à  sa politique d'acquisitions ou qu'un Centre de documentation le puisse également par l'extension de ses acquisitions dans son champ documentaire, un Service d'archives ne peut pas parvenir de la même manière à la complétude. Il peut et doit se proposer comme objectif la prise en charge d'archives importantes issues de divers aspects de l'activité administrative, et il peut aussi, à sa guise, élargir ses ressources en acquérant des archives complémentaires. Mais, en fin de compte, le fait que le Service d'Archives conserve ou non des documents sur un sujet donné dépend de ce que ce sujet a été, ou non, traité par l'administration. La même limite s'applique, mutatis mutandis, aux collections d'un musée. L'utilisateur de ces services, en quête de connaissance d'une certaine sorte, risque d'achopper aux limites de ces fonds ou collections. Pour les pallier, il se tournera vers d'autres ressources : des Archives il passera à la Bibliothèque, ou au Musée et vice versa. Considérées comme des sources pour la recherche générale ou scientifique, les collections de toutes les institutions culturelles sont interdépendantes. Quand il s'agit d'enseignement ou d'encouragement à la recherche par des expositions ou par des opérations de promotion, ces limites subsistent et la même interdépendance revêt une importance essentielle. Pour la société, cela a une signification claire : elle est en droit d'attendre une coopération totale entre tous ses services consacrés à la recherche, coopération qui doit naître de leurs financements et de leurs directions mais aussi des attitudes et des aptitudes de leurs personnels. Chaque institution doit normalement et nécessairement conserver son caractère propre et effectuer son travail spécifique. A cette fin, elle doit disposer des structures administratives, des moyens et des ressources appropriés. Mais toutes les institutions servant à la recherche doivent, effectivement, constituer une ressource commune pour la société : elles doivent travailler, visiblement, ensemble, exploiter en commun leurs collections et se considérer comme un seul tout.

L'organisation des services et des salles ouverts au publics (les salles de lecture, dans le cas des Archives) doit se faire en tenant compte des facilités données par les autres institutions. De même, l'élaboration des instruments de recherche (c'est‑à‑dire les moyens d'information qui permettent l'utilisation des documents) doit également, si possible, se faire en tenant compte des autres services, et l'orientation du public requiert la duplication de ces moyens d'information. Les horaires d'ouverture intéressent au plus haut point le chercheur ; du nombre d'employés dépendent des horaires plus ou moins étendus, mais le personnel peut bien être employé à un service commun quand il ne l'est pas pour un service indépendant. Maintes facilités matérielles offertes au chercheur connaissent la même limitation et on peut les procurer de façon commune quand il n'est pas possible de les offrir séparément : tels sont les services photographiques, les services de conservation matérielle, les services d'imprimerie et d'édition, les services d'exposition et les services éducatifs, sans oublier la promotion de la recherche au moyen de cellules de recherche internes.

Que les institutions culturelles nationales soient conçues de façon distincte ou articulée, elles dépendent, les unes comme les autres, de l'importance des crédits que la nation leur accorde. Elles dépendent également de leur capacité à faire connaître leurs besoins et à faire reconnaître en haut lieu leurs politiques. Aussi l'administration et la direction des institutions culturelles nationales ont‑elles de l'importance pour la société. Elles doivent relever de la responsabilité de corps ou de personnes appropriées : un ministre et son département, essentiellement. On aurait peine à soutenir que les grandes institutions culturelles nationales ne suffiraient pas pour constituer un portefeuille ministériel au moins. Pour déterminer la nature d'un tel département, on doit prendre d'autres décisions au sujet des objectifs généraux des Archives et des autres services culturels : par exemple, on peut faire un choix entre l'information et les sciences historiques. Si l'on considère que les Archives sont principalement un élément des services d'infor  mation de la nation, les structures ministérielles auront alors tendance àenglober d'autres services analogues, l'information et la documentation. Mais si l'on considère les Archives comme un élément participant au développement des ressources nationales en matière de recherche historique, les structures s'orienteront plutôt vers le secteur éducatif et chercheront à rapprocher les musées, les centres archéologiques et les autres organismes de recherche. Ce choix peut être difficile ; le système retenu doit être assez souple pour permettre aux Archives, comme aux Services parallèles, d'exprimer leur propre identité et d'avoir leur propre développement. Mais il doit être assez bien défini pour permettre l'emploi commun de moyens et de facilités et aussi une organisation commune. L'organisation doit éviter l'écueil qui consisterait àsubordonner un élément du programme à un autre et à déclasser une catégorie de fonctionnaires.

On a, dans le passé, trouvé difficile de réaliser cette coopération entre professionnels de différents services ‑ musées, bibliothèques, archives ‑ et on a constaté que beaucoup s'y opposaient. Cela a été, en partie, la conséquence naturelle des conditions de travail qu'on connut aux débuts du développement : tous ces services en effet, au moins dans leur développement moderne, ont rapidement formé des attitudes nouvelles au cours des deux dernières décennies : ce sont effectivement des services nouveaux. Au début d'un développement nouveau, le personnel s'occupe à résoudre les problèmes fondamentaux, à rassembler les archives essentielles, à les maîtriser, àinstruire leur public, à créer une structure professionnelle et une structure de direction. Durant cette phase, rien ne presse à coopérer avec d'autres secteurs professionnels. Mais, dans une certaine mesure aussi, le défaut de coopération et même l'hostilité réciproque résultent de la compétition menée pour obtenir des moyens et de la subordination, dans certaines circonstances, d'un groupe professionnel à un autre.

Cette subordination ‑ ou la menace de subordination ‑ est une cause importante de l'ordinaire médiocrité des relations qui existent entre les archivistes et les bibliothécaires. Considérée du point de vue de la société en général, du public utilisateur, la distinction entre les bibliothèques et les archives est parfois faible : les Archives conservent des livres, les bibliothèques des papiers ; les sujets de recherches peuvent mettre les deux institutions à contribution. Et cependant, il est clair que les bibliothèques et les Archives ont des objectifs et des méthodes différents, doivent avoir des programmes différents, des ressources et des moyens différents, doivent avoir des personnels formés à des principes différents et doivent avoir des structures internes différentes selon leurs fonctions. Chacun de ces services doit naturellement pouvoir offrir à son personnel des possibilités de carrière spécifiques et satisfaisantes. Tant que ce point n'est pas acquis, il n'est pas possible de surmonter les difficultés et les barrières qu'élèvent les jalousies et les craintes des différents groupes professionnels. Ces questions peuvent bien paraître insignifiantes, mais elles rendent compte des échecs qu'on constate dans maint service culturel dans de nombreux pays et on doit les envisager sérieusement.

Vus à l'échelle de la plupart des institutions publiques, bon nombre des services culturels, dont il est ici question, sont petits ; la taille a une grande  importance quand on établit le caractère et l'efficacité d'un service. C'est surtout évident aux niveaux non‑nationaux ; on voit bien, en effet, que les Archives nationales elles‑mêmes, qui travaillent avec le gouvernement central et avec une solide clientèle de lecteurs, sont une institution viable. Pourtant, comparés à ceux d'autres services administratifs ‑ comme la Défense, l'Éducation, la Santé publique ‑ les besoins sont minimes et les effectifs très faibles. Cela ne signifie point qu'ils n'ont pas d'importance mesurable, mais la difficulté apparaît quand il s'agit de tenir compte des spécialisations que la société moderne crée inexorablement. Il est loin, en effet, le temps où, dans la plupart des pays d'ailleurs, une seule institution nationale suffisait pour accomplir tous les aspects de sa vocation. Les musées, les bibliothèques, les centres de documentation, les Archives sont tous voués à se diviser en spécialités.

Les collections spécialisées de livres, d'objets, de documents techniques, d'archives se développent soit sur la base de leur forme soit sur celle de leur thème. Les collections fondées sur la forme caractérisent en particulier les archives, quoi qu'on puisse en trouver aussi dans le domaine de l'art et des musées. Les développements les plus notables dans ce domaine ont été les archives cinématographiques et l'on a reconnu dans la plupart des pays ‑ en Grande‑Bretagne ce fut le Comité Grigg qui le recommanda en 1954 ‑que les archives cinématographiques et audiovisuelles doivent être conservées et gérées par des services d'archives spécialisés. Les archives cinématographiques demandent plus de moyens techniques que les archives ordinaires. Non seulement les films exigent de meilleures conditions de stockage et un important équipement de restauration et de réparation mais ils ne peuvent être 'lus' que grâce à des matériels coûteux. Toutefois, le public reconnaît la valeur de ces archives et cela justifie bien cette dépense supplémentaire : les archives cinématographiques touchent le grand public comme les archives ordinaires ne peuvent, ordinairement, jamais le faire. Le développement futur des archives cinématographiques et audiovisuelles est assuré puisque les disciplines de l'histoire contemporaine et la collecte des témoignages oraux se développent. Le développement des archives spécialisées selon un sujet sera probablement plus spectaculaire encore. Parmi ces archives on peut discerner deux catégories.

La première consiste en des collections formées artificiellement sur un sujet préalablement déterminé. Des collections spécialisées ont été constituées, ces dernières années, en Grande‑Bretagne, sur des sujets tels que l'histoire navale ou militaire, la politique, l'administration sociale, l'histoire de l'enseignement, l'histoire de l'agriculture, l'édition, le théâtre, le folklore, etc. Bien souvent, ces collections se trouvent concentrées dans les universités et prolongent la pratique déjà ancienne qu'ont les universités et d'autres bibliothèques de se donner un sujet sur lequel elles rassemblent de la documentation. Il y a aussi plusieurs institutions nationales spécialisées, et dans l'ensemble des collections spécialisées on peut distinguer deux espèces : les collections qui rassemblent des originaux et celles qui sont des 'centres de documentation. Ces dernières ne cherchent pas à conserver des documents originaux (qu'il s'agisse d'archives ou non) : on préfère constituer une bibliothèque de microfilms ou de reproductions d'autres types, complétés de répertoires et d'index de documents conservés dans d'autres services ou d'analyses publiées de ces documents. L'apparition de cette seconde sorte de collection a beaucoup contribué à apaiser les soupçons des conservateurs de musée ou  d'archives qui avaient également pati de la concurrence des collectionneurs spécialisés et avaient également été préoccupés de préserver l'intégrité des séries ou des fonds d'archives ou encore des collections d'oeuvres dont ils étaient responsables. Mais quand il s'agit d'une industrie, d'un champ d'enquête scientifique ou d'une invention technique, il faut bien constituer une collection orientée vers la recherche qui se fonde sur le procédé ou l'institution d'origine. Comme pour toutes les autres archives, le traitement des documents doit être conforme à la bonne pratique de la profession. Mais la pratique professionnelle ne distingue pas ou ne doit pas distinguer les Services d'Archives (ou autres) qui se fondent sur l'administration d'un territoire et ceux qui se fondent sur une industrie ou sur une institution particulière. Ce qu'il faut, c'est que les documents soient convenablement traités et qu'il y ait des moyens suffisants en personnel et en équipement matériel. Pour assurer cette condition, il convient d'avoir un certain niveau de coordination dans la création de collections spécialisées, de pouvoir centraliser l'information les concernant, et de disposer de normes nationales.

L'une des nouveautés les plus importantes qui soient apparues parmi les institutions culturelles, ce fut la création et le développement rapide de la 'Bibliothèque du Président'. Eléments importants déjà de la vie américaine, ces Bibliothèques présidentielles combinent, en fait, une bibliothèque, des archives, de la documentation et des pièces de musée, consacrées à l'étude d'un président particulier, de ses proches, de sa politique et de son époque. Fondées, initialement, sur les archives personnelles du Président, sur ses affaires personnelles et sur ses collections, ces institutions méritent peut‑être le nom d'archives' plutôt que celui de 'bibliothèque', quoiqu'elles aient pris, en collectionnant systématiquement des papiers, des livres et des objets étrangers au noyau originel, certains des objectifs qui caractérisent les bibliothèques ou les centres de documentation. Puisque ce fut toujours l'un des buts, peut‑être sous‑entendu toutefois, des Services d'archives que de comporter un élément au moins de documentation systématique, la Bibliothèque du Président semble avoir réalisé l'un des idéaux latents des Archives. Le principal défaut que présentent ces institutions, c'est que chaque Bibliothèque présidentielle restreint son activité à une période présidentielle particulière, laissant ainsi les suivantes à de nouvelles Bibliothèques de Présidents. Ces Bibliothèques sont en relation avec les Archives nationales et ont un lien naturel avec les Archives puisque ces dernières conservent, sans solution de continuité, les documents officiels du gouvernement, dans lequel le président particulier n'a été qu'un chef éphémère. Mais, dans certains pays, il y a une tendance visible déjà à créer des institutions sur le modèle des Bibliothèques présidentielles, en les fondant cette fois sur les archives et les affaires de personnages éminents. Alors, le lien avec les Archives nationales est plus ténu. La valeur, pour la société, de tels instituts doit être évaluée avec autant de rigueur que celle des collections spécialisées ; les critères d'appréciation sont les suivants : sont‑ils dirigés de façon professionnelle ? les moyens sont‑ils suffisants ?  l'inconvénient que trouve le public à visiter divers services au cours de ses recherches est‑il contrebalancé par l'intérêt et la bonne organisation de la collection spécialisée ? 

Le développement continu des centres de documentation traitant de sujets particuliers ne supprime pas le besoin de disposer d'un centre de documentation archivistique général pour tout le pays, d'un service qui traite de documents ou d'informations relatifs aux fonds d'archives. En Grande‑Bretagne, cette fonction  incombe à la Royal Commission on Historical Maruscripts, qui tient le Registre national des archives. Le Registre national, qui contient des répertoires et des rapports provenant de Services d'Archives ou de particuliers et relatifs aux lieux de conservation et aux teneurs des archives, est un centre spécialisé de documentation, et ses travaux ressemblent à ceux de la documentation scientifique. Son champ d'activité particulier c'est de veiller à ce que son information soit aussi complète que possible et de développer les moyens techniques permettant d'y accéder. L'indexation, la rédaction de répertoires spéciaux et l'élaboration de guides pour la recherche sont ses tâches quotidiennes. C'est, en fait, un organisme qui participe à l'ensemble des institutions de recherche et doit nécessairement exister pour compléter leurs fonctions.

Dans tout ce que l'on a dit jusqu'ici à propos des institutions culturelles nationales, spécialisées ou générales, on a supposé qu'elles s'appuyaient sur un réseau d'institutions culturelles locales, présentant un aspect général similaire. Les principales divisions régionales d'un pays devraient être dotées, au moins, du trio formé par la bibliothèque, le musée et les Archives. Les fonctions de ces services dans leur tissu social diffèrent de celles des institutions nationales à cause de leur accès relativement aisé et de leur importance au sein de véritables communautés plutôt que par leur utilité pour l'avantage général du pays.

Sans doute, ces services seront plus proches du public non‑spécialiste et leur utilisation, qui dépend de ce qu'ils conservent, sera plus humble et plus locale ; et, quoiqu'ils intéressent aussi des chercheurs de métier, ils serviront moins à la recherche purement académique. Par ailleurs, ils présentent les mêmes caractères, relations et fonctions que les institutions nationales analogues. On distinguera les fonctions techniques (ou administratives), les fonctions de consultation et celles d'agrément ; il existera des rapports avec les services de l'enseignement, on s'efforcera de servir le même milieu de chercheurs avertis, qui apprécieront les facilités offertes et l'attitude des personnels. Mais, tout comme au niveau national, chaque institution a son propre caractère, ses propres problèmes, et ses propres méthodes pour les résoudre. Chacune doit avoir son propre personnel, ses propres objectifs et programmes, et ses propres moyens de fonctionnement. Si ces conditions essentielles ne sont pas remplies, le service ne fonctionnera pas et la société le constatera. Ces institutions peuvent encore échouer dans le domaine de la véritable coopération et du travail en commun. Il n'est guère douteux que, du point de vue de la société, l'idéal est de disposer d'un service culturel fonctionnant et coopérant avec d'autres: il doit être commun, avec une interdépendance calculée mais avec des parties égales, différentes et efficaces.

Les services régionaux ou locaux ont un problème particulier : celui de la taille. D'assez petites unités ont l'avantage d'être plus proches du public, de représenter ce que les gens considèrent comme leur communauté et d'être d'un accès plus facile. Des unités plus importantes ont plus de ressources et de puissance, mais elles sont situées en des endroits qui ne sont pas toujours favorables à leur fréquentation. Ces deux niveaux existent, il est vrai, et sont plus nets dans les grandes zones urbaines : ainsi, en Grande‑Bretagne, les Comtés métropolitains et le Conseil de comté du Grand Londres ont de grands services, de grandes ressources, mais les Districts métropolitains et les 'Boroughs' , dont les services et les ressources sont plus faibles, sont d'un accès plus facile pour la population locale. Ici l'aspect essentiellement ambigu du travail archivistique se complique d'une dichotomie fonctionnelle. Pour les Archives locales, cette seconde difficulté est  aiguë et doit être résolue. D'un côté, les Services d'Archives requièrent des moyens appropriés et, compte tenu de la taille et de la nature de ces services, ces moyens ne peuvent être fournis que par une administration de tutelle de très grande ampleur : une administration médiocre et pauvre ne peut se permettre de distraire des crédits de ses principaux engagements financiers pour les allouer à des travaux qui pourraient paraître petits et marginaux ; et même si elle le faisait, elle jugerait peu rentable son investissement. Un Service d'Archives doit avoir une taille minimale : des capacités de stockage, un accès convenable, un programme actif, des bureaux, des moyens de conservation, et du personnel. En termes de financement comme en termes de possibilités pratiques, tous ces moyens ne peuvent être procurés que par des administrations plus grandes et plus riches ; de ce point de vue, seules les administrations locales les plus importantes devraient entreprendre la création de services d'Archives.

Mais d'un autre côté, les documents conservés dans les Services d'Archives locaux provenant des archives de l'administration locale et de collections d'archives locales d'origine non‑administrative, servent essentiellement aux études locales. L'une des plus importantes fonctions de ces Services, c'est de stimuler ces études locales dont l'intérêt est considérable pour la société. Le besoin d'approfondir dans la société les racines du sens historique ne peut être nié, et le développement de sujets tels que les études de milieux, dans l'enseignement, en est l'une des manifestations. A cet égard, un Service d'Archives doit être aussi local et aussi accessible que possible et il doit être rattaché au niveau inférieur de l'administration locale. Il faut aussi garder à l'esprit que les archives et le champ d'activité d'un Service d'Archives local doivent être aisément compréhensibles pour le public : les fonds et les collections du Service doivent, autant que possible, concerner la région et doivent contenir une masse documentaire aussi complète et incomparable que possible. Une fois encore, le public est tout prêt à porter un jugement sur ce point, et les lecteurs n'auront guère envie de visiter plusieurs services au cours de leurs recherches. La délicate question que nous avons énoncée plus haut, qui oppose les Archives locales et pauvres aux Archives régionales et (relativement) riches, se résout facilement là où l'unité de population (la ville) correspond précisément à la communauté historique : des villes anciennes, disposant de nombreuses archives et d'une assez grande conscience historique (et dans lesquelles l'exploitation de cette conscience peut constituer une activité importante), sont susceptibles de soutenir et de développer des Services d'Archives satisfaisants même si elles ne sont pas les principales administrations locales. Mais la situation n'est pas aussi heureuse ailleurs et les pays industriels comptent nombre de zones qui ne sont pas liées étroitement, de façon physique, aux centres historiques, mais qui ont mené leur propre développement urbain et qui, naturellement, ont de grandes quantités d'archives. Nous abordons aussi cette idée générale, assez récente, que les villes nouvelles de l'ère post‑industrielle sont elles‑mêmes 'historiques' et que leur histoire, de la fin du XIXe siècle à nos jours, n'est pas seulement digne de l'attention des chercheurs mais qu'elle est, en un sens, vitale pour la survie de ces cités en tant que communautés.

On doit résoudre ce problème présenté par les Archives locales en introduisant des distinctions entre les parties du service lui‑même et en atténuant certaines distinctions traditionnelles qu'on fait entre les Archives et d'autres services culturels.

On peut diviser les Services d'Archives locaux en cinq aspects qui sont tous interdépendants mais tous susceptibles d'être définis et mis en oeuvre selon un plan.

A) La gestion des archives

Chaque service de l'administration locale a besoin de gérer ses archives. Seules les administrations les plus importantes peuvent employer des professionnels pour ce travail et, ici, les grandes administrations doivent utiliser leurs ressources techniques et leur organisation plus développée pour prodiguer des conseils. L'objectif général c'est de veiller à ce que les documents soient conservés de façon utilisable et qu'ils passent finalement aux Archives où ils seront à nouveau conservés de façon utilisable. Les rôles de conseil et de contrôle, qu'exercent les grandes administrations et qu'appuient parfois des accords de service et des activités de coopération, peuvent aider les administrations plus petites à régler ce problème, tout comme, au niveau gouvernemental, les Archives nationales contrôlent et conseillent les organismes dépendant des ministères centraux.

B) La collecte d'archives non‑ publiques

La recherche et l'accueil des archives privées, reçues en dépôt quand il convient, ont toujours été l'une des fonctions les plus importantes des Archives locales. C'est l'un des côtés 'locaux' du Service ; il suppose que l'archiviste ait une bonne connaissance du pays et de ses principales personnalités. C'est au niveau le plus local possible que, pourvu que l'on dispose des moyens nécessaires, la recherche et (quand c'est possible) l'acquisition d'archives privées d'intérêt local se font le mieux. Cependant, on peut certainement centraliser cette fonction à un niveau plus élevé, surtout quand il s'agit de zones rurales. Cette fonction des Services d'Archives locaux peut donc être mise en oeuvre à tout niveau d'administration locale offrant les moyens appropriés.

C) Le stockage

Il est clair que le stockage est le problème qui peut le mieux se résoudre par des dispositions ad hoc. Même quand un Service d'Archives est doté (et ce n'est pas la règle) d'un bâtiment conçu spécialement, on peut décider, pour des raisons d'économie, de répartir les fonds entre des dépôts centraux et des dépôts décentralisés. Dans les zones urbaines au moins, il est ordinairement souhaitable de s'épargner la lourde charge financière (et les problèmes connexes de circulation) qu'impose un grand dépôt central, et il est souhaitable, aussi, de chercher à conserver autant d'archives et de documents que possible hors des zones où l'espace est plus rare et plus cher, surtout depuis que ces zones sont les plus polluées. Il s'ensuit que, pourvu que l'on résolve correctement les problèmes de gestion des archives (leur archivage quand elles ont perdu leur valeur courante, leur utilisation à des fins d'information, leur communication à des fins de consultation), les emplacements de stockage des archives peuvent être choisis en fonction des conditions locales. Il est possible de partager le stockage entre les grandes et les petites administrations, selon les moyens et la commodité. Toutefois, les magasins d'archives doivent être organisés en tenant compte du point suivant :

D) Les facilités d'accès et de  consultation

La consultation administrative est l'un des problèmes de la gestion des archives. Par ailleurs, c'est habituellement au niveau local qu'apparaît le mieux l'intérêt de l'accès aux documents, à des fins de consultation, de recherche, à des fins culturelles ou éducatives. Au niveau de la communauté on organisera des études locales ; les écoles ou les centres pédagogiques y jouent un rôle analogue. Mais il y a une exception qu'illustrent bien les collections nationales spécialisées : lorsqu'un ensemble d'archives est bien complet et bien organisé, on juge généralement utile de se donner la peine de se déplacer pour le consulter. Mais, généralement, on s'accorde à penser que les facilités d'accès aux Archives locales doivent être aussi proches que possible des centres de population, surtout si l'on considère que c'est là, également, que se situent les institutions culturelles (les bibliothèques notamment). Pourvu que ces conditions d'accès soient correctement adaptées aux magasins d'archives, on pourrait adopter cette solution.

E) La conservation et la  restauration

C'est l'une des fonctions essentielles, qui ne peut être assurée convenablement que par une administration qui peut s'offrir un atelier conforme aux normes nationales et équipé de spécialistes qualifiés. Dans le passé, ce besoin a reçu une suite négative de la part des nombreuses administrations municipales qui ont essayé de former des espèces de services d'archives mais ont omis de régler les problèmes de restauration, une suite favorable de la part des rares administrations qui ont accepté de fournir ou d'entretenir en commun un atelier de conservation. Dans ce dernier cas il y a deux possibilités : deux ou plusieurs administrations prennent à leur charge commune un service de restauration, ou bien une seule grande administration prend à sa charge un tel service et l'ouvre à d'autres administrations plus petites. L'atelier et son personnel seront conçus à une échelle appropriée ; ils seront installés dans un lieu de faible coût foncier, convenant aux transports nécessaires mais éloigné des centres urbains, congestionnés et chers. La rémunération du personnel ou le paiement des travaux effectués peuvent se faire au prorata des besoins et des nécessités de chaque administration intéressée.

Ces cinq fonctions envisagées, il faut encore considérer la direction et l'organisation générale du Service et de ses sections. C'est une fonction qui convient mieux aux grandes administrations qui disposent de ressources supérieures et qui sont plus à même d'attirer des personnels suffisamment compétents. Direction et organisation sont une partie essentielle du Service d'archives, que les différentes fonctions soient ou non matériellement distinctes. La clef du succès de l'ensemble réside dans l'efficacité de la direction et dans la coordination. C'est là que l'archiviste peut, au mieux, déployer ses qualités professionnelles ; il doit avoir une structure de direction (un conseil pour les décisions de politique générale, les choix budgétaires, une place dans la chaîne de commandement) qui lui apporte le soutien nécessaire.

Dans la pratique, aucun Service d'archives, sur le plan national ou local, ne ressemble parfaitement aux modèles que nous avons décrits. Il est peu probable qu'un Service d'Archives ressemble jamais tout à fait à un modèle théorique. Un Service d'Archives, ainsi que d'autres services culturels ou administratifs, doit être taillé aux mesures de l'administration ou du pays qui l'emploient. On a soutenu dans cet article que ces services doivent néanmoins se conformer à des normes et à des pratiques professionnelles et doivent participer à la coordination  des moyens disponibles dans le pays ou dans la région. Compte tenu de toutes les disparités locales ou particulières, on voit mieux ce que sont les véritables pratiques professionnelles et la façon de les organiser. Au fur et à mesure que l'on s'éloigne des temps des pionniers, l'organisation des services se développe rapidement et peut prendre une tournure différente de celle des débuts.

<<TOC4>> Archives, développement et souveraineté nationale

par Karoly Kecskemeti

Deux études d'importance capitale sur le rôle des Archives dans l'Administration et la politique de planification, dans les pays en voie de développement, écrites Dar MM. J. Valette et F.R.J. Verhoevan seront très bientôt publiées par l'Unesco. L'article ci‑dessous constitue une sorte de témoignage corroborant les thèses de MM. Valette et Verhoevan. 

REMARQUES PRELIMINAIRES

Au début de 1971, j'ai été chargé par l'Unesco d'organiser la section d'archives de l'Ecole de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes de l'Université de Dakar. Au cours des dernières années (1967, 1969 et 1971), J'ai pu visiter, une ou plusieurs fois quinze pays africains de langue française pour y étudier la situation dans le domaine des archives et pour ébaucher, avec les autorités nationales, des plans pour la création et le développement des services d'archives et pour la formation des archivistes.

Le présent article, rédigé à la demande de M.F. Biljan, Directeur des Archives de Yougoslavie, est une première tentative d'exposer les réflexions résultant de ces activités et de ces voyages. Bien sûr, les "experts" ont ceci de commun avec les journalistes et les touristes qu'ils se  trompent souvent en parlant des pays qu'ils ont visités. Même si l'en essaie de se libérer de ses idées préconçues et de ses préjugés, même si l'on s'efforce d'appréhender la réalité rencontrée au lieu de vouloir la plier au schéma imagine à l'avance, le risque d'erreur subsiste. Dans le cas ce l'expert envoyé en Afrique le risque est particulièrement grand, non seulement en raison de la complexité de la réalité africaine, mais aussi parce que l'expert, par définition, doit d'emblée se prononcer sur les problèmes qui lui sont soumis élaborer des projets, essayer d'imposer ses normes techniques, bref agir selon ses conceptions qui ne sont pas forcément compatibles avec les possibilités du pays où il est appelé àtravailler. Le risque est démultiplié dans le cas de l'expert "itinérant", car chacun des pays où il est consulté, forme uns entité distincte, et le fait que telle solution se soit avérée heureuse au Niger, par exemple, ne signifie pas automatiquement sa viabilité en Haute‑Volta ou au Tchad et, encore moins, au Gabon ou un Côte d'Ivoire. Extrapolation des résultats, projection des idées acquises ailleurs, généralisations. hâtives menacent tous ceux qui sont engagés dans les activités de coopération et d'assistance technique, et je ne crois pas faire exception à la règle. Je peux même avouer que, dès avant mon premier voyage en Afrique, J'avais la conviction que les pays africains avaient besoin d'organiser ou de réorganiser leurs archives et qu'il fallait former d'urgence des archivistes africains. Cette conviction n'a fait que se raffermir au cours des années ; chaque visite, chaque entrevue que j'ai eue dans les differentes capitales, a apporté de nouveaux éléments, de nouvelles prouves à son appui. J'ai tenté de les regrouper dans un ordre logique.

I ‑ Une absurdité qui coûte cher : l'administration sans service d'archives.

1) ‑ La finalité du papier administratif

"La principale 'industrie' des pays d'outre‑mer est actuellement l'administration" écrit René Dumont, en y ajoutant un pou plus loin que "l'administration telle qu'elle est conçue va mener ces pays à la ruine.

De son côté, Albert Meister, étudiant les possibilités de développement des trois pays anglophones de l'Afrique orientale, note "qu'il faut... insister sur la diminution de l'efficacité des services publics, une lenteur croissante des démarches et la pléthore progressive du personnel". La fonctionnement des services publics africains est critiqué par tous ceux qui sont amenés à l'examiner, qu'ils soient économistes, sociologues, agronomes ou écrivains, africains ou européens L'inefficacité de l'administration constituait d'ailleurs un des principaux sujets des conversations officielles et amicales que j'ai eues a travers l'Afrique. Le thème est aussi répandu que celui de la bureaucratie dans les pays socialistes ou celui de l'insuffisance du réseau routier en France. On s'attache d'habitude à expliquer le phénomène par des facteurs politiques (militantisme des fonctionnaires au détriment de la technicité) ; culturels (manque d'expérience des cadres africains trop vite promus) ou sociologiques (parasitisme, gonflement des effectifs de la fonction publique pour des raisons familiales et électorales). On se borne donc à constater que l'administration des pays africains souffre de maux chroniques, voire de "malformations", incurables dans l'immédiat. Les absurdités des structures et des méthodes administratives semblent retenir moins l'attention des observateurs et la dimension archivistique de l'inefficacité des services publics n'est généralement pas perçue. Pourtant, il s'agit d'une évidence élémentaire. Peut‑être cette évidence, est‑elle trop élémentaire, pour que l'on s'y arrête à une époque dominée par des technologies sophistiquées. Dans le monde d'aujourd'hui, habitué aux techniques complexes, électroniques ou autres et à la suprématie des Jargons manias avec dextérité les démarches mentales simples, de même que les solutions de type artisanal no présentent que peu d'attrait.

Au fond, de quoi s'agit‑il ? L'administration ne "produit" qu'une seule chose : du papier . Il faut supposer que le papier ainsi produit à une certaine utilité outre sa finalité triviale qui consiste à permettre au fonctionnaire de toucher sa solde à la fin du mois. Mais apparemment, la plupart de ceux qui ont des responsabilités en Afrique, qu'ils soient gouvernants ou conseillers techniques, se sont gardés jusqu'ici, d'adopter un tel raisonnement.

2) Les archives victimes de leur propre prestige

Les archives en Afrique sont les victimes de l'image de marque élaborée par les Archives européennes au XIXème siècle, lorsqu'elles sont devenues "laboratoires de la recherche historique" , et ont réservé, sinon l'exclusivité de leurs soins. du moins la part de lion des travaux, aux fonds nobles "anciens" ou "historiques' dédaignant, plus ou moins la paperasse créée, en quantité de plus en plus effrayante, par le fonctionnement des services publics. Ce désintérêt pour les liens quotidiens des Archives avec l'Administration était, peut‑être, le prix payé pour asseoir l'autorité scientifique des institutions d'archives autonomes modernes. Quoiqu'il en soit, ca phénomène, d'ailleurs passager, s'est produit après dix siècles de continuité archivistique au sein du système institutionnel, et les administrations du monde européen n'ont jamais cessé de veiller à maintenir l'ordre dans les documents issus de leur activité, ou, du moins, de faire semblant.

Pour complèter l'image, il convient d'ajouter qu'entre 1920 et 1370 de Moscou à Washington, en passant par Belgrade, Budapest, Coblence, Bruxelles, Paris, Londres, Madrid etc... les Archives ont repensé leurs méthodes et leurs compétences pour faire face au "problème de la masse" et, sans renoncer à leur vocation scientifique, interviennent de plus en plus énergiquement et profondément dans la gestion de la documentation, vivante.

En Afrique donc, c'est l'image de marque XIXème siècle qui semble prévaloir. La réputation des Archives est désespérément culturelle  et scientifique, en particulier clans les milieux techniciens et spécialisés des organismes d'assistance et de coopération. Lorsqu'il s'agit de déployer des efforts colossaux pour vaincre le sous‑developpement dans l'agriculture, l'industrie, les communications ce 'enseignement pour protéger la santé et assurer la subsistance (ou, si passible, le mieux‑être) des populations, l'auréole de prestige parcheminé et paléographique qui les entoure, ôte aux archives toute chance d'être intégrées dans les plans du développement.

Certes, en additionnant les dépenses de prestige consenties de Nouakchott à Kinshasa, on arriverait à un total impressionnant : compagnies d'aviation, édifices publics nombreux et luxueux, universités implantées àla hâte dans ces pays ayant cent à deux cents bacheliers par an, multiplicité des ambassades, etc... sans parler des dépenses purement somptuaires. Mais les résultats de ces dépenses ont au moins l'avantage d'être spectaculaires. L'organisation des archives ne semble pas promettre pareil bénéfice psychologique, par conséquent, il n'y a pas de raison de las inscrire sur le budget de prestige.

L'action pour le développement se planifie et s'ordonne autour d'objectifs prioritaires (scolarisation, éradication des maladies endémiques, animation rurale, diversification ,de l'agriculture, bitumage des routes, implantation d'industries etc...) et, avouons‑le, il est difficile d'envisager les archives en tant qu'objectif prioritaire. Il m'a été dit maintes fois en Afrique, que bien sur, les Archives sont une excellente chose, mais pour plus tard. Il faut d'abord vacciner les poules, construire des barrages, irriguer les rizières, planter des palmiers à huile et alphabétiser les adultes.

3) L'administration victime du prestige des archives

L'erreur est monumentale et les conséquences en sont désastreuses. Avec le fausse idée sur le rôle et la vocation des services d'archives, professée d'ailleurs avec les meilleures intentions, puisque l'argument est de préserver les maigres ressources pour les objectifs prioritaires. on arrive graduellement à paralyser la machine administrative. Sous prétexte do ne pas consentir des investissements de prestige (c'est a dire créer des  institutions d'archives), les planificateurs condamnent les services publics à une inefficacité chronique et à un gaspillage équivalent à plusieurs fois le coût de l'organisation dos papiers. Les fonctionnaires fabriquent du papier à longueur d'année, mais on se demande pourquoi. Au bout de quelques mois, voire de quelques semaines, les dossiers deviennent introuvables, enfouis dans des piles inextricables, caches dans les recoins des bureaux, entassés dans les couloirs, les caves, ou des hangars, exposés aux intempéries et aux termites. Le spectacle qu'offrant certains ministères africains avec leurs armoires bourrées de papiers inutilisables parce qu'inondant le plancher à l'ouverture des portes, avec les tes de dossiers mélangés occupant toutes les surfaces disponibles (tables, planchers, dessus des meubles‑classeurs et des armoires) laisse l'archiviste rêveur. A quoi bon noircir tous ces papiers ‑ n'oublions pas que la moitié au moins du budget des Etats africains sert à payer les fonctionnaires, par conséquent a noircir du papier ‑ si faute d ordre ils ne servent à rien ? Lorsqu'il n'y a plus un seul cm2 vide dans l'enceinte des bureaux, il faut bien se résigner àdétruire. Mais du fait que les dossiers ne sont pas classés et qu'il n'y a pas d'archivistes capables d'opérer des triages, au lieu d'éliminer les papiers devenus inutiles, c'est le nettoyage par le vide. Tantôt les dossiers sont brûlés dans l'arrière‑cour (cas d'un ministère du Plan), tantôt ils sont déversés dans 1, rue pour l'édification des passants (cas rapporte par un quotidien africain ) tantôt ils disparaissent mystérieusement comme les documents des Travaux publics distribués parmi les pays concernés lors de la dislocation de 12 Fédération de l'Afrique Occidentale Française.

4) ‑ Les rubriques du gaspillage résultant de l'absence des systèmes d'archives 

a) ‑ Temps perdu et investissements superflus

Ministres, planificateurs et autres hauts fonctionnaires aimeraient souvent consulter ou réutiliser des dossiers dont ils connaissent l'existence. Mais cela pose des problèmes ; il on coûte parfois des semaines de recherche pour remettre la main sur un papier, et le succès n'est pas toujours garanti. Un ministre m'a raconté qu'au moment de mon passage il attendait depuis quinze jours la communication d'un dossier. Certes, il y a pléthore ce fonctionnaires, surtout d'agents subalternes, mais ne vaudrait‑il pas mieux les utiliser à créer et a maintenir l'ordre des papiers que les lancer périodiquement dans des explorations au résultat douteux ?

"On ne dira jamais assez le danger, pour un pays jeune.., de la "maladie de la pierre" de l'excès do bâtisse que trop d'européens confondent avec des investissements productifs. Ce no sont, comme l'Administration que des "frais généraux" de la production , ils doivent donc être réduits au minimum indispensable ". L'absence de locaux affectés à la conservation des papiers et équipés en conséquence, contribue à la propagation de la "maladie de la pierre" l'espace ‑ bureau devant s'étendre continuellement pour pouvoir accueillir classeurs, tables et armoires, et coûte partout des millions de CFA en mobilier de bureau. Quand un classeur à dossiers suspendus est plein, comme il est impossible d'en transférer le contenu au service d'archives inexistant et comme il reste encore quelques mètres carrés disponibles dans le local, un second, puis un troisième classeurs sont achetés, ce qui permet d'éviter la corvés désagréable du triage et aussi d'ajourner le "grand soir" des documents, toujours pénible pour le fonctionnaire.

La mise en place d'un centre de préarchivage où le mètre linéaire de rayonnage revient à 2.500 ou 3.000 CFA et où pourraient être verses les dossiers n'ayant plus d'utilité quotidienne, permettrait de réduire dz manière substantielle les frais de l'Administration. En effet le mètre linéaire revient à 22.000 CFA si on utilise des classeurs verticaux et à6.000 ou 10.000 CFA si on utilise des armoires, donc du mobilier de bureau. Par ailleurs les cartons d'archives tout en assurant une meilleure protection aux documents non couramment utilisés, coûtent moins cher que les dossiers suspendus ou les classeurs à anneaux, que l'on immobilise inutilement comme le mobilier de bureau, au lieu de les vider et de les réutiliser.

Il ne m'a pas encore été possible de faire l'étude comparative des coûts de construction des bâtiments de bureaux et des magasins d'archives. Mais la différence est sans doute d'un ordre semblable dans la mesure où il s'agit de magasins de préarchivage de caractère fonctionnel. De plus, si les documents étaient convenablement gérés et soumis à des opérations de triage périodiques, un pourcentage considérable pourrait en être détruit sans préjudice aucun, réduisant d'autant les besoins en mobilier et en locaux. Il faudrait examiner les dépenses d'équipement des services administratifs d'un pays et calculer la surface ‑ bureau inutilement occupée par des papiers "archivables" ou éliminables pour avoir une idée des sommes qui sont en jeu.  

b) ‑ Etudes parallèles et répétées

Le chapitre le plus immédiatement perceptible et d'ailleurs le plus révoltant du gaspillage est celui des études répétées. Si la réalisation d'un projet se trouve différée, eu lieu de suivre immédiatement la préparation de l'étude, il y'a de fortes chances pour qu'au moment où elle revient à l'ordre du jour, le dossier, quel qu'en ait été le prix (et l'établissement de certains dossiers coûte très cher) soit introuvable. Il arrive que l'on refasse les mêmes études (géologiques, agricoles, éducatives, touristiques etc...) trois ou quatre fois, surtout Si le pays s'adresse successivement à des organismes d'assistance différents. Le cloisonnement entre les divers organismes d'assistance (institutions du système des Nations Unies, coopérations bi‑latérales, fondations privées) est certes regrettable, mais à peu près inévitable. Si cependant le pays assisté avait ses archives organisées, l'étude faite par un expert de la FAO, par exemple, pourrait faciliter considérablement la tâche de l'expert italien ou japonais envoyé trois ans plus tard pour mettre enfin en chantier le même projet. Après tout, les études financées par les organismes d'assistance technique deviennent propriété de l' Etat concerné et peuvent être assimilés aux documents établis par les services publics nationaux, ou alors le terme assistance technique  n'a guère de sens. Des dizaines, peut‑être des centaines de milliers de dollars sont perdus chaque année, rien que pour refaire les études déjà faites En quinze jours de recherche aux archives (si elles existent) un expert peut facilement économiser trois mois de travail sur la terrain, les exemples cités par M. Valette le démontrent de manière frappante.

Le réflexe archivistique manque singulièrement dans les pays africains. L'administration coloniale avait préparé des études de toutes sortes, en quantité impressionnante, notamment des projets routiers et ferroviaires que l'on pourrait et devrait réutiliser. Il ne s'agit pas seulement des projets non réalisés, comme les chemins de fer du Gabon mais aussi de la documentation des routes effectivement construites dont la remise en état après plusieurs années sans entretien, exige des opérations d'envergure. Faute des dossiers, il faut refaire les études de A à Z (relevé du tracé, ouvrages d'art etc..,). A ce compte là, même des palais d'archives en marbre seraient rentables.

L'égarement des pièces justificatives comptables provoque également de petites hémorragies budgétaires ; si de tels cas ne se produisaient pas avec une certaine fréquence en Afrique, il ne faudrait même pas en parler

5) La rentabilité des archives

Partout où je suis passé. j'essayais de démontrer que les archives ne constituaient pas un objectif sectoriel classable dans une hiérarchie de priorités; mais un outil indispensable pour améliorer la gestion politique, économique et administrative du pays ; que tous les secteurs étaient concernés, depuis l'agriculture jusqu'à la santé publique, puisque sans recours permanent aux dossiers il n'y a pas, il ne peut y avoir de continuité dans l'action, pour le développement ; qu'en créant des structures d'archives et en organisant la gestion rationnelle des documents, l'Etat réduit les frais généraux de son propre fonctionnement ; bref, que les investissements archivistiques sont rentables.

Bien sûr, mon pouvoir de persuasion est limité. Plus d'un expert coopérant et haut fonctionnaire sont restés sur leurs positions. Les archives, ça n'intéresse personne en dehors des archivistes, ce n'est pas "prioritaire", d'ailleurs l'Afrique est le continent de la civilisation orale, où les gens ont bonne mémoire et où seules les paroles ont de l'importance et du poids ; si l'administration fait faire des papiers par ses agents c'est uniquement pour pouvoir les payer et résorber ainsi le chômage. "Je ne peux rien pour vous" a conclu un coopérant distingué notre discussion sur les problèmes archivistiques du pays où il était, en poste, me mettant ainsi dans la position inconfortable du gêneur courant après ses intérêts.

Malgré ces quelques expériences déplaisantes, j'ai rencontré, dans l'ensemble, un accueil sympathique et, parfois, une compréhension agissante. D'ailleurs, bien que 1e situation soit franchement mauvaise, dans presque tous les pays, les exemples et les initiatives encourageants (archives du Ministère des Finances de Haute‑Volta, Direction des Archives nationales du Gabon, plans d'archives en République populaire du Congo, en Haute‑Volta et au Togo, projet‑pilote archivistique de l'Unesco en Côte d'Ivoire, construction des locaux d'archives au Togo et, peut‑être, au Niger etc...) sont de plus en plus nombreux. Le changement par rapport à 1969 est net et on peut espérer que dans les deux ou trois ans à venir, l'archivistique aura acquis droit de cité en Afrique.

II ‑ LES ARCHIVES, INSTRUMENT DE LA SOUVERAINETÉ ÉTATIQUE

1‑ La garantie des droits_

Jusqu'au XIX‑ siècle, en dépit de l'utilisation marginale dos documents par quelques chercheurs avisés et appuyés d'en haut, la mission essentielle des archives consistait à préserver privilèges et droits. Le rassemblement de documents de toutes provenances en des Archives (secrètes) de l' Etat opérées par nombre do souverains européens à partir du XVIème siècle était motivé non seulement par la volonté do disposer d'autant de sources d'information que possible, mais surtout par le souci de doter la pouvoir central de tous les instruments susceptibles de justifier ses prétentions  et de préserver ses prérogatives, ses revenus et ses conquêtes. Bien sûr, les Républiques africaines du dernier tiers du XXème siècle n'ont pas les mêmes préoccupations "prioritaires" que les monarchies absolues de l'Ancien régime, et la société moderne, en Afrique comme ailleurs, se caractérise, entre autres, par l'inexistence de groupes sociaux dotés de privilèges distincts juridiquement sanctionnés. Il n'en reste pas moins que depuis les constitutions et les traités internationaux jusqu'aux cadastres et aux dossiers personnels, toute une série de catégories documentaires remplissent le même rôle que les chartes d'antan : elles garantissent des droits. La perte ou la destruction de documents de cette nature ne peut manquer de créer, à plus ou moins brève échéance, de difficultés politiques, administratives, ou juridiques (litiges en matière de propriété foncière, reconstitutions de carrière etc...) et de porter ainsi préjudice à l'État, à la personne morale, ou au particulier dont les intérêts sont concernés.

Avant l'Indépendance, les titres de souveraineté relatifs aux colonies restaient par devers les administrations métropolitaines compétentes, par le jeu normal des institutions. Lors de l'abolition du régime colonial, la plupart des nouveaux Etats n'ont pas songé à cet aspect de l'exercice de la souveraineté. Il est vrai que dans les territoires ayant fait partie de l'A.O.F., par exemple, la politique archivistique était dominée par des préoccupations historiques et scientifiques, dès les premières dispositions prises par le Gouverneur Général W. Ponty et le caractère culturel des institutions d'archives y était définitivement consacré par les arrêtés du Gouverneur Général du 17 septembre 1942 et du 3 août 1943, rattachant les archives du Gouvernement général et des territoires à l'Institut Français d'Afrique Noire et à ses centres locaux.

Aussi, lors de l'Indépendance, faute d'archivistes ou d'administrateurs avertis du rôle que sont appelées à jouer les archives dans un Etat souverain, les anciennes structures ont‑elles été maintenues ou, tout au plus, retouchées.

Certains Etats, notamment la Haute‑Volta, le Mali et le Gabon viennent, après onze ans d'Indépendance, de commencer à réunir les documents relatifs au tracé de leurs frontières, Ces papiers d'ailleurs peuvent acquérir une valeur singulière en cas de découverte de zones pétrolifères ou autres richesses minières.

Traités et accords internationaux sont souvent égarés, et lorsqu'il faut s'y référer, les gouvernements n'ont d'autre recours qu'en demander copie à l'Ambassade du pays concerné ou à un autre organisme étranger.

Cette anomalie particulière pourrait être supprimée à peu de frais par la création de services d'archives au sein des Ministères des Affaires Etrangères. Mais la problème est plus général : les documents sont négligés dans à peu près tous les services publics, et il serait plus rationnel et moins coûteux d'entreprendre la réalisation d'un programme national d'archives couvrant l'ensemble de la documentation, que de procéder par des mesures ou expédients partiels lorsque le préjudice résultant du  désordre documentaire dans telle ou telle administration devient intolérable, ou lorsqu'un ministre ou un haut fonctionnaire avisé décide de remettre de l'ordre dans sa propre maison.

2) ‑ Pouvoir de décision et plan de développement

L'exercice de la souveraineté ne consiste pas seulement a veiller sur l'intégrité du territoire et à respecter et faire respecter les obligations découlant des accords internationaux. Au‑delà de ces tâches fondamentales et solennelles, lé exercice do la souveraineté signifie que le pouvoir de décision appartient pleinement au gouvernement . Or il n'y a  pas de pouvoir de décision réel sans information, c'est à dire, dans le cas de l'activité gouvernementale sans maîtrise des dossiers. Faute d'archives en état de "mobilisation" permanente, le pouvoir de décision s'exerce, dans nombre de pays, à partir des idées et des connaissances, des fonctionnaires et conseillera techniques du moment, et comme les postes des deux catégories changent de titulaires à des intervalles fréquents, et que le successeur se garde souvent d'étudier les dossiers du prédécesseur, la continuité de l'action gouvernementale n'est nullement garantie. Il existe des pays où même les textes légaux et réglementaires sont introuvables, d'où des dispositions successives divergentes sinon contradictoires, prises selon l'inspiration du moment.

L'impossibilité dans laquelle se trouvent aujourd'hui nombre de gouvernements africains de se référer aux dossiers, de tirer parti de la documentation existante, rend hypothétique toute planification et leur interdit, notamment, d'orienter l'assistance technique étrangère. Pourtant le Programme des Nations Unies pour le Développement vient précisément d'adopter le principe de la planification globale de l'assistance par les pays bénéficiaires. Cette mesure devra avoir une portée considérable, en ce sens que les priorités définies par les pays ne se heurteront plus àl'obstacle de la répartition préalable des crédits du PNUD entre agences du système des Nations Unies.

Evidemment avoir des papiers bien organisés ne signifie pas pour autant que les plans seront bons. Mais il est vraisemblable que les Plans seront boiteux si certaines séries do données et certains dossiers de base (a) n'ont pas été connus des planificateurs. En tout cas, l'introduc  tion de la programmation par pays qui ne constitue qu'un secteur limité et relativement modeste des tâches des planificateurs ne progresse pas au rythme désiré. Les raisons en sont multiples et parmi elles, le désordre documentaire figure en bonne place.

Le développement est affaire gouvernementale en Afrique beaucoup plus qu'il ne l'était aux Etats Unis et au Japon, voire en Europe au moment des grandes transformations socio‑économiques de la deuxième moitié du XIXe et des premières décennies du XXe siècle. M. Fougeyrollas pense, avec raison, que "la puissance productive d'une société dépend par dessous tout des capacités d'organisation dont elle est détentrice". Au cas où les  pouvoirs publics sont investis de la responsabilité de l'action pour le développement, et tel est le cas de l'Afrique contemporaine, c'est de la capacité d'organisation de ceux‑ci qu'il s'agit avant tout. En organisant les papiers de manière rationnelle on ne sacrifie pas sur l'autel de la bureaucratie, mais on accroît la capacité d'organisation des pouvoirs publics

Je confesse qu'en parcourant l'Afrique, plus d'une fois j'ai été saisi de  fort vilaines pensées. Si l'organisation des archives et si efficacement combattue par l'incompréhension et l'inertie, est‑ce vraiment parce qu'il faut d'abord vacciner les poules ?.

3) Le problème national

Jusqu'à la veille de l'Indépendance, les élites africaines pouvaient raisonnablement espérer substituer au régime colonial des structures politiques régionales, fédérales ou confédérales moins marquées par le nationalisme que le système politique européen. Cet espoir na s'est pas réalisé, et si l'idéal panafricain a puissamment contribué àl'abolition  du régime colonial, s'il a remporté une victoire décisive et définitive dans la lutte pour la dignité de l'homme noir, il n'influe plus sur la politique qu'à travers la coopération inter‑états, les organisations intergouvernementales et les manifestations culturelles. Au moment de l'Indépendance, l'Afrique a opté pour la voie nationale du développement dans le cadre des frontières tracées par les puissances européennes. L'évolution semble être déterminée par la dynamique du nationalisme, doctrine for;damentale de la hiérarchie politique dans tous les pays, quelle qu'en soit la coloration politique particulière.

Le rôle du nationalisme dans l'Afrique contemporaine, comme expression globale des aspiration politiques, économiques, sociales et culturelles et comme rassembleur d'énergies, rappelle par plus d'un trait l'action des nationalistes d'Europe centrale et orientale dans la première moitié du XIX‑siècle. Sans prétendre à une étude comparative exhaustive des ressemblances et des différences, force nous est de constater quelques faits permettant le rapprochement.

Dans les deux cas, la tâcha fondamentale, historique que s'assignent les grandes générations de l'ère nationaliste est de transformer les communautés politico‑sociales dont elles se sentent responsables, en nations. Autrement dit, le terme nation recouvre, à la fois, la collectivité donnée que les nationalistes entendent servir, diriger et transformer, et la collectivité de l'avenir, celle qui sera, lorsque les élites nationalistes auront mené à bien leur action. Si les nationalismes européens d'aujourd'hui ne donnent plus aux citoyens que le confort mental de l'habitude et, bien sûr, la satisfaction de plus en plus contestée de se savoir appartenir à un groupe [considéré généralement meilleur ou, du moins, plus su?portable, sinon plus sympathique que les autres), ceux de l'Afrique d'aujourd'hui ont un attrait autrement plus puissant et uns teneur intellectuelle et morale d'une élévation et d'une ambition toutes différentes. Comme jadis, dans les pays de la périphérie européenne, le programme de l'indépendance nationale est indissolublement lié en Afrique aux objectifs de progrès économique, social et culturel. Comme les nationalistes roumains, slovaques, croates, serbes et hongrois de l'époque libérale, les élites africaines de notre génération englobent, dans une même vision, la construction des routes et l'égalité des droits, la promotion de l'agriculture, le droit de vots et, parfois, la liberté des citoyens, l'implantation des industries et la participation de plein droit au concert des nations, la scolarisation des enfants et l'abondance pour tous. Les conflits entre tendances, les polémiques entre adeptes d'écoles politiques différentes, les luttes entre groupes rivaux pour le pouvoir. signifient seulement que chacun est nationaliste . sa façon, que le nationalisme ne constitue pas une doctrine codifiée, un courant monolithique à orthodoxie immuable. Il y'a, peut‑être, plusieurs vérités politiques en Afrique, mais toutes sont frappées des couleurs nationales même si, comme il arrive parfois, l'avènement d'une nouvelle vérité politique s'accompagne d'un changement de drapeau.

La période de la virtualité nationale connaît inéluctablement des querelles (verbales ou armées, selon le cas) entre tendances nationalistes, et les protagonistes généralement mettent en doute la loyauté de l'adversaire à l'idéal‑nation. Cela permet, par la suite aux historiens de la nation accomplie de faire des études intéressantes sur le pnénomène complexe de la genèse de la nation., sujet passionnant entre tous.

Forger des nations pour vaincre le sous‑développement et lutter contre le sous‑développement pour forger des nations tel est le programme en Afrique. Utopiste ou réaliste, c'est sur cette voie que se sont engagés les Etats et les peuples d'Afrique et si les nations sont encore en devenir, le devenir Est national en Afrique. Sous cet angle, le rapprochement est permis avec la région européenne de référence.

Par contre les corrélations entre Etat langue et nation triptyque sacré du nationalisme européen en général, et est ‑ européen en particulier, se présentent de manière radicalement différente en Afrique.

Les langues nationales deviendront probablement, un jour, facteurs de difficultés politiques en Afrique, mais dans l'étape actuelle, les nationalismes africains s'expriment mieux en anglais ou en français qu'en bambara ou an haoussa et les motivations des crises internes (Congo, Nigéria, Tchad) ne semblent pas procéder‑des données linguistiques.

Dans la périphérie européenné, les nationalismes revendiquaient la création d'Etats nationaux en redessinant 13 carte selon les frontières linguistiques, ou des statu quo ante contradictoires. Rien de tel en Afrique la carte n'y est point contestée et personne ne songe à brandir des statu quo. En simplifiant les choses on pourrait avancer, que si les Etats de le périphérie européenne ont été créés pour consacrer le fait national (du moins en principe), en Afrique il appartient aux Etats d'agir en sorte qua le fait national vienne les consacrer.

Dans la mesure où l'expérience européenne du XIXe siècle a quelque valeur, on peut en déduire que la construction des réseaux de communication (routes, chemins de fer, voies d'eau, ports) et la scolarisation, généralisée jouent un rôle essentiel dans la formation des nations modernes. Mais s'il est possible de planifier le bitumage des pistes voire, encore qu'avec moins de précision, la croissance des effectifs scolarisés, le processus général psycho‑politique de la genèse d'une nation obéit à sa logique propre, ne se planifie et ne se réglemente pas. Tout au plus, est‑il à la portée d'un gouvernement d'oeuvrer dans le sens du développement national, non seulement en mettant à son service les "media" (presse, radio, télévision) et le sport, mais aussi en appuyant la recherche destinée à  connaître les réalités de pays, en particulier les structures sociales et les transformations qui s'y opèrent, et en procédant à une évaluation permanente des effets de se  propre action. Enfin, au‑delà de ces moyens directs (propagande, statistique, sociologie et évalutation) les pouvoirs publics peuvent favoriser la discipline formatrice, par excellence, de la conscience nationale : l'histoire. D'autres disciplines. telle la linguistique, la géographie, la folkloristique etc... peuvent jouer un rôle parallèle à celui de la science historique, mais celle‑ci détient un privilège redoutable : tout nationalisme entend sa justifier par le passé pour asseoir sa légitimité et pour prouver sa vérité, même si ce passé n'a en rien préfiguré l'avènement de l'ère des nations. Au delà de l'évocation des gloires d' Antan destinée notamment à prouver les qualités éternelles du peuple concerné et aussi àmobiliser les énergies pour la construction du pays, la science historique répond à un besoin psychologique profond : l'homme ne se sent homme que s'il se sait intégré dans une continuité historique. Elle répond aussi à un besoin intellectuel : pour expliquer le présent et prévoir l'avenir on n'a jamais trouvé mieux qu'interroger la passé, proche ou lointain. Selon certains esprits critiques, chagrins ou simplement aveugles par l'apparente supériorité des sciences mathématiques, le sondage du passe n'a aucun sens et ne peut aboutir qu'à des résultats fragiles et. suspects, démentis immanquablement par les recherches parallèles ou ultérieures. Le débat sur ce point ne sera sans doute jamais clos, parce que les hommes, les individus aussi bien que les collectivités, veulent connaître leur histoire, et admettent volontiers que celle‑ci soit constamment renouvelée, réévaluée.

Cela ne signifie nullement que n'importe quelle marchandise puisse être vendue sous l'étiquette "histoire", car l'étude du passé est tributaire des sources. Les sources de l'histoire de l'Afrique sont multiples et éparpillées, comprenant aussi bien les traditions orales que les objets d'art, les coutumes encore vivantes que les documents écrits conservés en Afrique ou ailleurs. Pour permettre à la science historique africaine de s'épanouir, il faut d'abord mettre en place l'infrastructure de'` la recherche, àsavoir bibliothèques et archives. Sacrifiant au spectaculaire au détriment du rationnel, nombre de pays africains ont suivi un chemin inverse  et ont commencé par créer, des Instituts de Sciences Humaines, sans penser aux sources que les chercheurs de ces instituts devraient consulter pour faire leur travail, et par collecter les traditions orales ou des mirofilms à l'étranger sans pouvoir entreposer dans les conditions décentes les documents ainsi acquis.

Le slogan selon lequel "l'Afrique n'a pas d'archives" ne correspond nullement à la vérité. Des documents antérieurs à la colonisation n'abondent certes pas, mais existent en quantité limitée dans un certain nombre de pays. Les documents crées par les institutions coloniales remplissent des kilomètres de rayonnages dans des dizaines de pays africains. Il suffirait de les rendre accessibles 3 la recherche pour que la science historique africaine puisse faire un bond révolutionnaire en avant. Le microfilmage à l'étranger, même massif, en particulier dans les anciennes métropoles, et la collecte systématique des traditions orales deviendraient possibles dés lors que des dépôts d'archives organisés pourraient accueillir bandes magnétiques et rouleaux de films. Enfin, la période 1950‑1970, c'est à‑dire les années ayant précédé et suivi l'Indépendance, intéresseront, plus que toute autre période, les historiens futurs, et à juste titre. A moins de prendre des mesures immédiates, pour le sauvetage des archives postérieures àl'Indépendance (et aussi des archives des partis politiques, et des syndicats de l'après guerre) les générations futures connaîtront moins bien la phase décisive de l'histoire nationale que les campagnes militaires de le colonisation ou la "politique indigène" du Gouvernement général de l'A.O.F. Quantité de documents ont déjà péri, ce qui signifie que l'histoire des débuts de l'Indépendance sera difficile à écrire et de nombreux faits importants ou mineurs, resteront toujours ignorés. Est‑ce uns raison pour laisser les choses en l'état ?

Rémarques terminales

Les réflexions ci‑dessus exposées ne forment pas une nouvelle philosophie de l'histoire, dans laquelle la providence divine ou la lutte des classes seraient remplacées par l'enregistrement du courrier, et la cité interministérielle des archives se substituerait à la Cité. Elles ne prétendent même pas à prouver que "sans Archives point de développementé" ou à établir d'autres équations de la sorte. Il s'agissait plus simplement d'expliquer pourquoi l'Afrique se devait de se doter de structures d'archives car, répétons‑le, les Archives ne doivent pas faire figure d'objectif, prioritaire ou pas. Elles constituent des rouages de la machine adminisirative, au même titre que les préfectures, les offices statistiques, les perceptions des contributions ou les inspections académiques. Jamais, aucun gouvernement africain n'a mis en tête de sa liste des priorités l'organisation des cabinets ministériels. Ils sont pourtant créés partout, pour que les Ministres puissent assurer leurs fonctions.

Les archives peuvent devenir des outils d'une efficacité remarquable, redoutable même, comme en témoignent les exploits des services de police ou de contre‑espionnage. Pour bien administrer un pays il ne suffit pas d'avoir opté pour une politique prometteuse et d'avoir adapté la liste optime des priorités en matière d'investissements. Le fonctionnement quotidien de la machine administrative compte, lui aussi.

Sous peine de se ridiculiser, l'archiviste doit se garder de surestimer l'importance des services que son activité peut rendre à la collectivité. Ce n'est pas par la création des services de préarchivage et d'archives nationales que la faim, le chômage et l'analphabétisme seront vaincus dans le Tiers Monde. Mais les archivistes ont leur rôle à jouer dans l'action pour le développement, et le nier relève de l'ignorance. Malheureusement l'ignorance est un des facteurs les plus puissants de l'histoire. Et cela aussi est ignoré.

<<TOC4>> Les archives dans les pays en développement : une contribution au développement national  

par
WILFRED I. SMITH

On peut admettre raisonnablement que les pays d'Amérique du Nord et d'Europe ont dépassé le stade où il est nécessaire de justifier l'existence des services d'archives. Sans doute, les archivistes de ces pays regrettent souvent que le public et les responsables des finances n'assignent pas une plus haute priorité aux objectifs et aux programmes des archives ; mais il y a une acceptation générale, au moins en théorie, des principes qui ont été clairement affirmés au temps de la Révolution française : à savoir, qu'en plus de leur utilisation pratique, les archives sont un patrimoine culturel, un miroir du passé, une mémoire collective ; et que c'est une obligation fondamentale, pour une société, de préserver les documents de son passé et de les rendre accessibles au public.

Le concept de 'gestion des documents' (records management) est, lui, d'origine beaucoup plus récente. Il est essentiellement le fruit des expériences américaines pendant et après la deuxième guerre mondiale ; sa contribution à l'efficience et àl'économie de gestion des administrations et des entreprises est aujourd'hui considérée comme évidente en Amérique du Nord et est graduellement reconnue en Europe.

Cependant, il existe une grande partie du monde, ce qu'on appelle collectivement les 'pays en développement', où les archives et la gestion des documents n'existent pas ou sont à un stade primitif de développement. Dans ces pays, les difficultés à surmonter pour la création et l'entretien des services d'archives et pour l'obtention des ressources et de l'appui populaire nécessaires sont formidables à tous égards.

Les raisons invoquées dans les pays en développement pour assigner aux archives un bas niveau de priorité sont nombreuses. La liste suivante est indicative, mais non exhaustive.

1. Le besoin urgent de développement économique a priorité évidente sur les préoccupations culturelles dans la répartition des ressources disponibles.

2. Le besoin d'améliorer le niveau de vie conduit à donner la priorité non seulement au développement économique et à l'emploi mais aussi aux hôpitaux, au logement, aux transports, à la sécurité sociale.

3. L'accent est mis sur l'éducation et la formation pour fournir des cadres professionnels et techniques et aussi pour révéler les capacités latentes des populations où le degré d'analphabétisme est élevé.

4. Le désir de transformer les anciennes colonies, primitives et dépendantes, en pays prospères et auto‑suffisants, conduit à privilégier l'information ; mais l'urgence des problèmes du présent et du futur ne permet pas de s'intéresser beaucoup au passé. Dans certains cas, le passé colonial est même considéré comme un mauvais souvenir qu'il faut oublier.

5. L'unification des divers éléments raciaux, religieux et sociaux est essentielle pour aboutir à la cohésion et à la perception d'une identité commune. Pour cela, l'imprimé et les mass media paraissent être plus efficaces que les documents d'archives, et la propagande est plus appropriée que les témoignages authentiques du passé.

6. Les effets du climat tropical, dans la plupart des pays en développement, rendent difficile et coûteuse la conservation des documents, de façon disproportionnée par rapport à leur valeur pour la recherche.

7. Le soutien des citoyens et des groupes tels que les sociétés historiques locales fait défaut.

8. L'appui des historiens, qui en Amérique du Nord ont été les avocats les plus actifs de la création des services d'archives, est hésitant et incertain. Dans les pays en développement, les historiens semblent souvent plus préoccupés d'obtenir des microfilms des archives existant sur place.

9. Le grave manque de personnel compétent en archives et en gestion des documents prive les pays en développement de cadres locaux et ajoute à la difficulté d'affecter des ressources rares à ce secteur de faible priorité.

10. Là où il n'existe pas de services d'archives et de gestion des documents, le besoin ne s'en fait pas sentir et leur intérêt n'est pas compris ; il est donc difficile d'expliquer de façon convaincante leur utilité si on ne peut pas montrer les bénéfices à en tirer.

Ces raisons, et d'autres, expliquent le faible niveau de priorité généralement accordé aux archives et à la gestion des documents dans les pays en développement. Si l'on veut modifier cet état de choses, il faut leur montrer que les archives ont un intérêt pratique aussi bien que culturel, et qu'il existe un lien direct entre un bon système d'archives et de gestion des documents d'une part, l'efficacité gouvernementale, le développement économique et l'unité nationale d'autre part. En fait, on peut prouver de diverses façons que les archives et la gestion des documents apportent une contribution importante au développement national.

Tout d'abord, la gestion des documents peut accroître l'efficacité du gouvernement et de l'administration, en particulier celle des ministères et services responsables du développement économique. Le Manuel des Nations Unies de 1961 constatait que "l'amélioration de l'administration est la condition sine qua non pour la réalisation des programmes de développement". Or, la clef d'une bonne administration est la gestion des documents, c'est‑à‑dire la bonne gestion de l'information. L'adoption de bons systèmes de classement permet de retrouver rapidement les documents nécessaires pour prendre les décisions ou pour améliorer l'efficacité de l'administration. Par exemple, l'introduction d'un nouveau système de classement a permis, dans un cas précis, de réduire le temps de recherche d'un document de deux  heures à vingt minutes. En contraste, on peut citer des exemples où des journées et même des semaines entières ont été passées à chercher dans des dossiers en désordre ou même à refaire des études qu'on n'arrivait plus àretrouver.

Il est difficile de mesurer, quantitativement ou qualitativement, l'impact global de la gestion des documents sur l'efficacité administrative, mais on peut souvent mesurer au moins son impact financier. L'introduction des tableaux de tri, qui permettent l'élimination régulière des documents obsolètes, et des dépôts de préarchivage pour les dossiers 'en sommeil', permettent de réaliser des économies substantielles. La comparaison du coût de l'espace, du personnel et de l'équipement dans les bureaux avec celui d'un dépôt de préarchivage montre clairement l'économie obtenue par le préarchivage des dossiers non courants, à quoi s'ajoute l'économie obtenue par l'élimination des dossiers obsolètes.

Un autre avantage de la gestion des documents est que, grâce à elle, les documents qui ont une valeur permanente pour le développement ou pour d'autres buts peuvent être identifiés et transférés dans des dépôts d'archives afin d'y être conservés. Bien loin d'être un luxe, un système d'archives et de gestion des documents est un instrument essentiel pour la gestion de l'information. Il entraîne économie et efficacité et a des effets directs, aussi bien qu'indirects, sur le développement national. C'est donc un bon investissement, qui produit des dividendes substantiels.

En second lieu, l'information contenue dans les archives est d'utilité pratique pour le développement national. Il est évident que le recours aux expériences déjà faites, au lieu de recommencer celles‑ci, permet d'économiser le temps, l'argent et le travail. Deux rapports récents sur la Malaisie et Madagascar fournissent de nombreux exemples de l'utilité des archives pour un grand nombre de programmes de développement notamment dans le domaine de la planification et de la recherche opérationnelle. Ainsi, les résultats d'études et d'expériences antérieures sont très importants pour l'agriculture. D'anciens rapports non publiés sur la culture du riz et l'élevage des vers à soie ont considérablement aidé au développement agricole à Madagascar ; à l'inverse, la perte des documents relatifs aux expériences de culture du cacao a entraîné une longue et coûteuse répétition de ces expériences.

Les anciens relevés géologiques, les cartes et plans, les archives des compagnies minières sont d'une utilité essentielle pour le développement des mines. On y trouve, par exemple, la preuve de l'existence de gisements qui ont été reconnus dans le passé mais qui n'ont pas pu alors être exploités pour des raisons technologiques ou économiques. Les archives de la météorologie donnent de précieuses indications sur les pluies, sur la fréquence des cyclones, sur les inondations, qui sont d'un évident intérêt pour la planification du développement économique. Il en est de même des anciens rapports des missionnaires pour le contrôle des épidémies.

L'industrialisation nécessite l'étude approfondie de nombreux facteurs différents, dont l'ensemble permet de déterminer les investissements souhaitables. Les archives sont utiles pour étudier ces facteurs sur de longues périodes de temps. Par exemple, on a utilisé les archives de la police pour étudier l'évolution des  relations entre groupes ethniques dans une région donnée, facteur important pour l'emploi de la main‑d'oeuvre dans certains pays. L'infrastructure ‑routes, chemins de fer, canaux, ports, etc. ‑ est essentielle pour le développement de l'économie : là encore, l'utilisation des anciennes cartes et des anciens relevés permet de faciliter le choix des sites, les constructions, les réparations. La construction rapide d'une digue àMadagascar a été rendue possible grâce à la conservation de vieux dossiers retrouvés par le personnel des archives. A l'inverse, la perte des dossiers relatifs à la construction d'une route au Ghana a entraîné une dépense d'un demi‑million de dollars pour reconstituer les documents perdus.

Les archives sont d'un intérêt particulier pour la planification à long terme, qui nécessite l'utilisation de données présentes et passées pour prévoir l'avenir. De telles projections sont d'autant plus fiables qu'on dispose de documents s'étendant sur de longues périodes. Même si aucun document du passé n'était conservé, il n'en serait pas moins nécessaire pour les gouvernements de conserver certaines catégories de dossiers actuels en vue d'une utilisation future. Un service d'archives se justifie même s'il ne s'agit que de l'avenir.

En troisième lieu, les archives peuvent contribuer à conforter l'unité nationale. Beaucoup d'Etats nouveaux sont des créations artificielles, car les limites géographiques et ethniques ont été souvent ignorées lors de l'établissement des colonies, qui sont aujourd'hui devenues des pays indépendants. Le vide laissé par la disparition des administrations coloniales a provoqué l'émergence de rivalités politiques et personnelles, encouragé la renaissance des anciens conflits tribaux, réveillé des forces négatives qui menacent la survie de beaucoup de ces nouvelles nations. De là la nécessité impérieuse de forger les éléments d'unité, de construire le sentiment d'identité nationale. Dans une large mesure, cette identité repose sur la reconnaissance d'une histoire commune, dont les témoignages sont largement contenus dans les archives. Il est intéressant de noter que l'exemple des Etats‑Unis comme formation et consolidation d'une nouvelle nation est souvent cité pour l'utilisation des archives comme élément de la conscience nationale. La recherche historique sur la guerre d'Indépendance a mis l'accent sur l'importance de l'expérience commune acquise en transformant treize colonies disparates en une grande nation, et sur les principes fondamentaux qui ont permis cette transformation et qui servent, depuis lors, de guide à l'évolution politique de la nation.

Enfin, les archives sont utiles pour l'éducation comme facteur de développement national. Dans leurs efforts pour accéder à la civilisation moderne de la fin du XXe siècle, les jeunes nations comptent beaucoup sur l'importation de l'information. Dans cette perspective, l'histoire, qui est un produit du pays lui‑même, assume une importance particulière. Les pays en développement, qui souvent ne disposent pas d'histoires nationales publiées, peuvent ouvrir des voies nouvelles en diffusant des sources originales, notamment audiovisuelles. L'intégration et l'unification sont difficiles àréaliser dans les pays multiraciaux et multiculturels ; la reconnaissance des contributions complémentaires de chacun des éléments constitutifs peut aider de façon très significative à la prise de conscience de l'unité nationale. Ces efforts ne doivent d'ailleurs pas être limités aux écoles : par des expositions, des conférences, des projections de diapositives et de films, des émissions de radio et de télévision, les documents d'archives peuvent être portés à la connaissance de la population entière. Pour atteindre les racines culturelles profondes des jeunes pays, il faut évidemment remonter au‑delà des archives de la période coloniale et recourir à la tradition orale, au folklore, à la musique, à la danse. On peut discuter jusqu'à quel point les archivistes doivent être impliqués dans ce qu'on appelle l'histoire orale', mais, s'il n'existe pas d'autres institutions spécialisées, les services d'archives doivent essayer de préserver toutes les composantes du patrimoine culturel indigène, y compris les arts visuels.

Une fois reconnue l'utilité pratique d'un système d'archives et de gestion des documents, on en arrive à la question des coûts. Ici, l'avantage d'un système unique et global ‑ ce qu'on a appelé les 'archives totales' ‑est évident. Une institution unique ayant la responsabilité d'établir des programmes de gestion des documents pour l'ensemble des ministères, de gérer les dépôts de préarchivage et de contrôler les versements aux dépôts d'archives est clairement préférable à un système fragmenté. Ces avantages sont encore multipliés si cette institution est compétente, non seulement pour les archives publiques, mais aussi pour les archives privées, les archives d'entreprises, etc. ; et non seulement pour les documents écrits, mais aussi pour les cartes et plans, les photographies, les films, etc. Il y a tout intérêt à ce que les archives soient le lieu de conservation de toute la documentation du passé et soient considérées comme les gardiennes du patrimoine national, au service de la population dans son ensemble. Un tel système intégré d'archives et de gestion des documents, qui contribue àl'efficacité du gouvernement en mettant à sa disposition un vaste ensemble d'information sur les sujets les plus divers, a plus de chances de recevoir des ressources financières substantielles qu'une multiplicité d'institutions nées et développées de façon non planifiée, comme cela s'est fait dans certains pays.

La concentration des ressources archivistiques est aussi une solution partielle aux problèmes financiers posés par le coût élevé de la conservation matérielle des documents en climat tropical, en raison de l'humidité, des insectes, des dangers d'incendie, etc. Lorsque les ressources financières sont rares, il faut éviter de les éparpiller. Un seul bâtiment climatisé, avec des petites équipes de personnel spécialisé, un équipement de microfilmage et de photocopie, un atelier de restauration, peut servir àl'ensemble des ministères et est donc un bon investissement pour le développement national.

Compte tenu de toutes ces constatations, la conclusion logique est que les programmes d'aide technique aux pays en développement devraient accorder une haute priorité aux archives et à la gestion des documents. Cette priorité devrait être admise non seulement par les bailleurs de fonds, mais aussi par les pays receveurs eux‑mêmes. Il serait naïf de prétendre que c'est le cas aujourd'hui. Bien que beaucoup de personnes et d'organismes divers, au premier rang desquels l'Unesco et le Conseil international des Archives, soient convaincus de l'importance du développement archivistique, il y a une tendance à envisager celui‑ci comme d'intérêt purement culturel. Des organisations internationales telles que le Programme de développement des Nations Unies (PNUD), ou nationales telles que l'AID et diverses fondations privées, qui dépensent des sommes importantes pour l'aide technique aux pays en développement, ne considèrent pas les archives comme un domaine d'investissement profitable. Cette attitude est renforcée par le fait que les pays en développement, eux‑mêmes, ne reconnaissent pas l'importance des archives et de la gestion des documents pour leur développement national : ce qu'on ignore ne fait pas défaut.

D'une façon générale, trois facteurs sont nécessaires pour l'établissement et le maintien d'un système efficace d'archives et de gestion des documents dans les pays en développement : d'abord, l'aide technique des pays développés pour la formation professionnelle et l'encadrement ; ensuite, l'octroi de ressources adéquates par les pays concernés eux‑mêmes ; enfin, l'organisation d'une formation professionnelle dans chaque pays, de façon que le système, une fois créé, puisse continuer à fonctionner et soit adapté aux besoins particuliers du pays ‑ faute de quoi il sera toujours considéré comme une importation de l'extérieur et ne sera pas intégré comme institution nationale. Le Conseil international des Archives s'efforce d'y aider, en fournissant des experts‑consultants à court terme, des conseillers et des forma  teurs, et en établissant des écoles d'archivistique dans les régions du monde en développement pour former un personnel d'archives sur place.

Ces observations sur la contribution que les archives et la gestion des documents peuvent apporter au développement national resteraient purement théoriques si des mesures pratiques n'étaient pas prises pour établir les services d'archives et de gestion des documents sur le terrain. A en juger par l'expérience des dernières années, ce sera long et difficile.

Il faut espérer que les efforts déployés finiront par porter leurs fruits, en s'additionnant les uns aux autres, et qu'à mesure que des résultats positifs seront atteints, ils serviront à leur tour à provoquer d'autres réalisations. Il est essentiel de persuader tant les organismes fournisseurs d'aides que les gouvernements des pays en développement eux‑mêmes, des avantages pratiques d'un système d'archives et de gestion des documents pour le développement national, et de leur montrer qu'un relativement modeste investissement en personnel, en formation et en équipement peut leur permettre de réaliser de substantielles économies.

Il est également essentiel que les besoins propres de chaque pays soient reconnus comme la base de toute réalisation, et que tout système d'archives et de gestion des documents soit conçu comme partie intégrante de la structure gouvernementale et institutionnelle de chaque pays. Ce n'est qu'à cette condition qu'il pourra apparaître non comme un 'transplant' étranger, mais comme une greffe bénéfique sur le sol national.

<<TOC3>> II - Principes de base 

<<TOC4>> Les papiers privés considerés comme archives : quelques définitions et leurs conséquences pratiques  

par
LESTER J. CAPPON 

Les papiers privés sont considérés prioritairement, sinon exclusivement, comme matériaux pour la recherche, quelles que soient leur origine ou leur provenance. Cet auguste terme de provenance, 'marque de fabrique' des archives, confère à celles‑ci un statut supérieur dans l'esprit de certains historiens et même d'archivistes. Il est admis ‑ au moins parmi les archivistes ‑ que les 'archives' sont quelque chose de plus que de simples matières premières pour l'usage des chercheurs ; en fait, une telle définition restrictive de leur fonction serait sérieusement critiquée. Or, quel que soit le point de vue auquel on se place, toute tentative pour distinguer une catégorie de documents d'une autre soulève la question suivante : quelle est la relation entre les papiers privés et les archives proprement dites ? Les premiers ne sont‑ils que les parents pauvres des secondes ?

En cherchant à définir les termes dans le domaine archivistique, où beaucoup de gens se trouvent en terrain commun sans en avoir conscience, nous procéderons en allant du général au spécifique. Il peut paraître étrange que les archivistes américains n'aient pas réussi à se mettre d'accord sur des définitions précises de certains termes qu'ils utilisent fréquemment, alors que leur domaine est celui de la communication. Le fait que la profession archivistique est relativement jeune aux Etats‑Unis, et que la terminologie des autres pays n'y a été adoptée que de façon approximative et peu rigoureuse, fournit sans doute une explication partielle. En outre, la distinction couramment établie par les historiens entre les archives publiques, définis comme 'officielles' (ce qu'elles sont), et les autres documents, définis comme 'non‑officiels' ou 'privés' (ce qu'ils ne sont pas nécessairement) a élevé des barrières artificielles entre les archivistes 'officiels' et les conservateurs de papiers 'privés'. Enfin, une autre explication est que les meilleures définitions sont susceptibles d'exceptions. Après tout, les documents sont produits par l'activité des hommes et on ne peut pas les définir aussi catégoriquement que lorsqu'il s'agit d'appeler un chat un chat.

Le terme 'document' est ainsi défini, de la façon la plus courante, par la Fédération internationale de documentation (FID) : "On entend par documentation la création, la transmission, la collecte, le classement et l'utilisation des documents. Le document peut être sommairement défini comme l'information enregistrée sous quelque forme que ce soit". Selon cette définition, la documentation a un caractère d'universalité, embrassant toutes les informations enregistrées d'une façon quelconque et tous les modes d'utilisation de ces informations. Même s'il peut sembler que cette définition théorique soit trop large et appelle une limitation pour son application pratique, elle n'en traduit pas moins un enchaînement logique d'activités qui est familier à l'archiviste, aboutissant à l'utilisation du document. En outre, appliquée aux archives historiques, cette définition large rejoint la conception de l'histoire globale familière aux historiens modernes.

Abordant maintenant les archives, comme représentant un vaste secteur de la documentation, nous citerons la définition de Hilary Jenkinson, à la fois parce qu'elle est concise et parce qu'elle aide à distinguer les archives publiques des papiers privés : "Les archives sont les documents créés ou utilisés pour la conduite des affaires de toute nature, faisant partie intrinsèque du processus de conduite de ces affaires, et conservés par les personnes responsables de ces affaires ou par leurs successeurs, aux fins de référence". Ce qui est fondamental dans cette définition des archives est l'unité organique des documents, reflétant la vie de l'organisme qui les a créés. La chaîne des responsabilités depuis la création des documents jusqu'à leur conservation est, ou devrait être, ininterrompue de façon à conserver intacte leur signification grâce à ce qu'on appelle en français le respect des fonds. Dans ces conditions, par conséquent, l'archiviste et ses archives font intégralement partie d'un organisme vivant. Si l'organisme d'origine des archives disparaît sans avoir de successeur, le travail de l'archiviste s'arrête là, et que deviennent les archives ? Si elles échappent à la destruction, sont‑elles réduites au statut de simples épaves, même si elles ont trouvé un lieu d'asile ?

Pour éclaircir sa définition, Jenkinson précise que "les archives ne sont pas des documents réunis artificiellement, comme des objets dans un musée, pour la  raison qu'ils sont ou peuvent être utiles aux chercheurs, mais des documents résultant du processus naturel du travail des bureaux, nés des besoins propres de l'administration". Cependant ces documents présentent un intérêt pour les chercheurs, que ceux‑ci appartiennent ou non à l'organisme qui les a produits : en fait, avec l'écoulement du temps, leur valeur de recherche augmentera vraisemblablement en proportion inverse de leur valeur pratique pour l'administration. L'archiviste intéressé par l'histoire reconnaîtra leur valeur permanente pour la recherche et mettra l'accent sur le double aspect de son travail, qui soit servir à une grande variété de chercheurs aussi bien qu'à l'administration. Ce genre d'attitude est généralement répandu en ce qui concerne les archives publiques dans les démocraties, mais en revanche l'attitude concernant l'accès aux documents semi‑publics ou privés varie dans de larges proportions.

Si nous appliquons cette définition des archives au domaine imprécis des papiers d'origine privée, il pourrait sembler à première vue que ceux‑ci ne sont pas des archives à proprement parler et que ceux qui en ont la garde n'ont pas droit au titre d'archiviste. Il s'agit en effet souvent de documents collectés artificiellement, bien que pas nécessairement "comme des objets dans un musée". Plusieurs d'entre eux sont des collections formées par des collectionneurs privés, donc doublement artificielles. Ce sont même parfois des documents sortis de leurs dossiers d'origine ; mais ce sont aussi souvent des fonds organiques de documents produits par des personnes, des familles, des organismes ou institutions privées, conservés dans leur ordre originel selon les principes applicables aux archives publiques. S'ils son‑t transférés dans une bibliothèque (par don, legs, achat, etc.), le premier devoir de celui qui en aura la garde sera de les conserver tels quels ; les modifications qu'il pourra être amené à y apporter, après mûr examen, ne devront pas violer ce principe archivistique essentiel.

Allant plus loin dans sa définition, Jenkinson précise que "tout document d'archives est étroitement lié aux autres documents à l'intérieur et à l'extérieur du fonds dans lequel il est conservé", et que "sa signification dépend de ces relations". Un des devoirs de l'archiviste est donc de se familiariser avec le contenu des fonds, de façon à pouvoir mettre en lumière leurs relations réciproques dans les inventaires, guides et autres instruments de recherche qu'il rédige. Le conservateur de papiers privés, au contraire, a affaire à des fonds ou collections acquis à différentes époques, et dont la plupart n'ont aucun lien entre eux, bien que certains puissent être rapprochés grâce aux liens de parenté entre familles, aux relations d'affaires, aux activités sociales. Ainsi, les papiers de M. White consistent surtout en lettres reçues par lui, mais quand, plus tard, on acquiert les papiers de M. Black, on constate que ceux‑ci comprennent de nombreuses lettres de White. Or, un certain M. Green, associé de M. White, a aussi correspondu avec Black : ainsi, les papiers de Black et de White sont liés àceux de Green. Les descendants de M. Green seront donc contactés par le conservateur, dans l'espoir que ses papiers éclaireront certains aspects des faits relatés dans les papiers de White et Black qu'il possède déjà. Chacun de ces fonds a son unité organique et est traité comme tel, mais leur interrelation réciproque est aussi importante, du point de vue historique, que celle des fonds d'archives publiques dans un dépôt d'archives  proprement dit. Le conservateur de papiers privés a donc le même devoir que l'archiviste public d'établir des 'références croisées' dans l'intérêt des chercheurs.

Il faut aussi considérer la notion de "conservation ininterrompue" qui, selon Jenkinson, constitue "la principale différence entre un document d'archives et un autre document". Cette notion revêt une grande importance du point de vue juridique quand il s'agit d'établir la validité légale d'un document, en prouvant que ce document a toujours été conservé dans les archives de l'organisme qui l'a créé ou de ses successeurs. Dans la plupart des cas, la conservation des papiers privés est 'rompue' lorsqu'ils sont transférés dans des dépôts spécialisés ; elle a d'ailleurs souvent été rompue déjà plusieurs fois auparavant. Cependant, quand il s'agit de fonds organiques, ce transfert ne leur a pas forcément fait perdre leur caractère d'unité, et leur valeur historique n'en est pas nécessairement diminuée. En fait, la rupture de la 'conservation ininterrompue' n'a guère d'importance pour le conservateur ou pour le chercheur, sauf s'il s'agit de rechercher le lieu où est conservée telle ou telle partie d'un fonds dispersé, en vue de la reconstitution de ce fonds en son entier.

A la lumière de ce qui précède, et du point de vue du conservateur, nous pouvons définir les papiers privés comme des documents d'intérêt historique, écrits à la main ou à la machine ou tout procédé autre que l'impression, et produits en unique ou multiples exemplaires. Ces papiers privés peuvent être rangés en trois catégories : (1) des groupes ou fonds de documents présentant une unité organique : ainsi les archives personnelles ou institutionnelles ; (2) des collections artificielles de documents acquis de divers côtés par un collectionneur privé, généralement selon un programme d'acquisition délibéré mais sans égard au 'respect des fonds' ; (3) des documents individuels acquis par une institution de recherche en raison de leur intérêt historique et formant ce qu'on appelle parfois, faute de mieux, des 'collections hétérogènes'. Dans le premier cas, il semble convenable et utile de parler des 'papiers de John White' (donc, d'archives personnelles ou familiales) ; s'il s'agit de documents provenant d'un organisme, on pourra parler des 'archives de la Black Coal Company'. Dans le second cas, on parlera de la 'collection Brown', résultat de la passion de George Brown de collectionner les autographes présidentiels. Quant à la troisième catégorie, on peut utiliser le mot 'documents' puisqu'aucun lien n'unit les documents entre eux. On ne peut, il est vrai, nier que tous ces termes sont quelque peu arbitraires 2, mais, bien que susceptibles d'une certaine latitude d'interprétation et d'usage, ils sont de plus en plus utilisés aux Etats‑Unis par les conservateurs soucieux d'une terminologie uniforme.

Ces définitions, toutes compliquées qu'elles soient par l'usage de significations restrictives, montrent bien que la ligne de démarcation entre archives insti  tutionnelles et papiers personnels n'est pas facile à tracer de façon logique. Cette difficulté n'existerait pas si les hommes d'État, les fonctionnaires ou les responsables des entreprises publiques ou privées prenaient le soin, en classant leurs dossiers, de bien séparer leurs papiers personnels des papiers provenant de leurs fonctions officielles ou professionnelles ; ou du moins, s'ils n'emportaient pas les seconds en même temps que les premiers quand ils quittent leurs fonctions. Malheureusement, le maintien d'une telle séparation au jour le jour implique une auto‑discipline rarement existante, et ne peut guère être imposé par des mesures autoritaires. En général, la ventilation se fait plus tard, de façon hasardeuse, par des personnes qui ignorent tout du principe de provenance mais qui se croient autorisées à émettre un jugement historique sur le contenu des documents et sur leur classement. Ainsi, les papiers de l'impopulaire Thomas Hutchinson, gouverneur colonial du Massachusetts, ont été saisis après sa fuite de Boston en 1774 et sont devenus la propriété de l'Etat. En 1821, ils étaient confiés à la garde d'Alden Bradford, secrétaire de l'Etat et historien. Celui‑ci entreprit de séparer les papiers 'officiels' des 'non‑officiels' et, avec l'approbation du gouverneur d'alors, d'offrir les soi‑disant 'papiers personnels' à la Société historique du Massachusetts ; vingt‑quatre ans plus tard, son successeur, l'historien John G. Palfrey, demanda la restitution de ces documents à l'Etat mais un quart de siècle devait encore s'écouler avant que l'Etat les récupère. Ainsi il advient que beaucoup d'archives officielles sont transférées de leur bureau d'origine, non pas dans un dépôt d'archives publiques, mais dans des mains privées (celles de l'ex‑fonctionnaire, puis de ses héritiers), pour aboutir finalement à un dépôt de papiers privés. Pourtant, ce sont toujours des archives publiques, et l'historien se doit de les reconnaître comme telles lorsqu'il évalue leur intérêt pour la recherche.

Ce détournement d'archives, par des fonctionnaires qui les confondent avec leurs papiers personnels, se produit le plus souvent au très haut niveau de l'administration, où les responsables agissent à leur propre initiative et sous leur propre responsabilité. Par habitude et par tradition, le Président des Etats‑Unis a le droit de disposer de ses dossiers comme il l'entend lorsqu'il quitte ses fonctions : aussi les 'papiers présidentiels' qui se trouvent à la Bibliothèque du Congrès y sont‑ils arrivés, non par versements administratifs, mais par don ou par achat aux descendants des présidents. Les archives de Franklin D. Roosevelt ont constitué la première rupture de cette tradition, mais la création à Hyde Park, dans l'Etat de New York, de la 'Bibliothèque Franklin D. Roosevelt' est née de la volonté personnelle du Président et non d'une décision gouvernementale. Conformément à la récente législation sur les 'Bibliothèques présidentielles', la Bibliothèque Harry S. Truman sera la seconde institution de cette sorte à être gérée par les Archives nationales.

Les papiers officiels qui deviennent des 'épaves archivistiques' en quittant leur lieu d'origine avec leur créateur constituent en général la 'crème' des dossiers : rien d'étonnant, donc, à ce qu'ils aient parfois formé le noyau de bibliothèques spécialisées et en aient assuré la renommée. Prenons‑en pour exemples les papiers de Sir Henry Clinton à la Bibliothèque William L. Clements, et les papiers de Sir Guy Carleton conservés par l'institution 'Colonial Williamsburg'. Ces deux fonds consistent en correspondances officielles et documents apparentés de l'état‑major britannique pendant la Guerre d'Indépendance américaine ; Clinton n'ayant pas écrémé tous ses dossiers, son successeur Carleton a hérité de beaucoup de papiers de Clinton. Un conservateur‑historien a remarqué que "les dépôts d'archives sont des endroits où on trouve souvent des papiers sans intérêt, alors que les documents importants ont été empruntés ou enlevés", et que "les documents ainsi détournés se trouvent souvent dans des bibliothèques ou des sociétés historiques créées longtemps avant que les Etats‑Unis se soient préoccupés d'organiser leurs dépôts d'archives". Tout en faisant la part de la plaisanterie dans cette citation, elle met l'accent sur une confusion fréquente entre archives officielles et papiers privés, que l'on peut comprendre quand on sait comment ces documents sont sortis de leurs lieux d'origine et pourquoi ils ont échoué ailleurs.

En raison de cette parenté qui existe entre certaines archives publiques et certains papiers privés, il sont souvent complémentaires les uns des autres. La distinction entre papiers 'officiels' et 'non‑officiels' dans la même séquence d'événements est sans doute importante pour l'archiviste et le conservateur, car elle met en cause le principe de provenance, et la tendance des amateurs à mélanger les documents par 'sujet' ou par 'matière' doit être combattue ; mais leur complémentarité n'est pas moins importante pour l'historien. Celui‑ci doit connaître la nature propre et les limites des deux catégories de documents ; son zèle pour rechercher les uns en relation avec les autres devrait avoir pour corollaire le zèle du conservateur pour enrichir ses fonds. Il arrive fréquemment que les archives publiques fournissent le cadre chronologique des événements, tandis que les papiers privés donnent l'explication et les motivations des personnages. Une enquête faite en 1945 sur les sources de l'histoire du premier Congrès des Etats‑Unis (1789‑1791) illustre éloquemment cette complémentarité. Les Journaux et Débats, manuscrits ou ‑imprimés, constituent le principal corpus d'archives officielles sur ce Congrès, mais leur contenu est décevant. Des comptes rendus plus complets de certains débats ont été enregistrés par des témoins non officiels et publiés dans les journaux, qui contiennent aussi des commentaires sur les membres de l'assemblée et sur leurs interventions. Des lettres de membres du Congrès, éclairant les vues de leurs auteurs aussi bien que celles de leurs collègues, se trouvent dans un grand nombre de bibliothèques et dans des mains privées. Le travail de réunir‑des copies photographiques de tous ces documents pour les publier implique à la fois la perspective de l'archiviste et la méthodologie de l'historien. L'attitude des archivistes face au problème de l'isolement des archives officielles est illustrée par le  transfert, en 1952, des archives du Congrès continental, du Congrès de la Confédération et de la Convention constitutionnelle fédérale, de la Bibliothèque du Congrès aux Archives nationales, qui sont leur lieu normal de conservation. Le document le plus précieux sur la Convention fédérale est le Journal de Madison ; mais comme c'est un document non‑officiel, faisant partie des papiers privés de Madison, il a été laissé à la Division des Papiers privés de la Bibliothèque du Congrès.

Toute tentative de définition des archives et des papiers privés se doit de prendre en compte les documents imprimés. Le fait que la plupart des documents conservés dans les papiers privés soient des exemplaires uniques a donné lieu à l'idée fausse qu'ils sont plus intéressants et plus valables, historiquement et commercialement, que les imprimés. Cette idée est née en partie de la distinction, courante depuis l'invention de l'imprimerie, entre livres imprimés et livres manuscrits ; elle a été confortée, au cours des 50 ou 75 dernières années, par le développement des techniques de bibliothéconomie concernant le classement et le catalogue des imprimés. Au XVe siècle et antérieurement, les 'livres' étaient soit des manuscrits soit des incunables. Or, les archives peuvent comprendre des documents imprimés aussi bien que des documents manuscrits, produits comme eux par les administrations ou les organismes dont ils sont issus. Tout fonds d'archives ou de papiers privés peut ainsi contenir des documents imprimés, de même que les collections rassemblées artificiellement. L'idée que les documents manuscrits aient plus de valeur que les imprimés est parfois inculquée aux étudiants, inconsciemment, par les professeurs qui ont à coeur de leur inspirer de l'enthousiasme pour la chasse aux documents originaux, souvent difficiles à trouver dans les ouvrages de référence. Bien que ce soit là un souci très recommandable, les étudiants doivent apprendre que l'importance historique relative des documents manuscrits et imprimés varie selon le sujet, et que l'habitude de les recenser séparément dans les bibliographies jointes aux travaux historiques ne reflète pas toujours leur valeur relative.

La valeur intrinsèque des imprimés, associés aux documents manuscrits, a été reconnue de façon éclatante grâce au plaidoyer éloquent de Douglas C. McMurtrie, qui a publié des fac‑similés d'imprimés rares et a compilé de nombreux catalogues de documents imprimés conservés dans des dépôts d'archives d'Amérique et d'Europe. Il est devenu le directeur de l'Inventaire américain des Imprimés, faisant partie de l'Inventaire national des Archives historiques lancé à la fin des années 1930, et son enthousiasme a donné vie et succès àcette entreprise de la présidence Roosevelt. L'expérience a confirmé àmaintes reprises l'affirmation de McMurtrie selon laquelle quelques‑uns des plus rares pamphlets libelles et journaux imprimés se trouvent dans des fonds d'archives publics ou privés : de fait, lorsque l'organisme 'Colonial Williamsburg' a réalisé l'index de la Virginia Gazette de 1736 à 1780, certains numéros de ce journal, jusqu'alors inconnus, ont été retrouvés au Public Record Office de Londres dans le fonds du Colonial Office.

Un autre lien qui peut exister entre imprimés et documents manuscrits réside dans les notes manuscrites marginales ou autres, qu'on trouve dans certains imprimés. Il n'est pas rare que les possesseurs (ou même les emprunteurs) de livres écrivent dans les marges, et ce qu'ils écrivent ainsi peut se révéler de grand intérêt pour le chercheur ; les conservateurs àl'esprit érudit et curieux auront donc soin de recenser ce genre d'annotations. A titre d'exemple, citons l'habitude qu'avait George Washington d'écrire son journal sur des pages blanches intercalées dans des almanachs ; ou encore la façon dont Thomas Jefferson marquait les livres de sa bibliothèque, en faisant précéder d'un T le I (pour J) et suivre d'un J le T de la signature des cahiers. Les mentions généalogiques inscrites dans les Bibles familiales sont un exemple fréquent de l'association de l'imprimé et du manuscrit : il faut être reconnaissant aux anciens éditeurs qui inséraient à cet effet, entre l'Ancien et le Nouveau Testament des pages blanches avec des formulaires tout préparés.

Le classement des papiers privés en quelques grandes catégories définies du point de vue archivistique (avec les exceptions qui affectent toute règle) conduit à la conclusion que de nombreux ensembles de papiers privés sont en réalité des fonds d'archives sous un faux nom. Des ruptures dans la chaîne des possesseurs ont pu causer ces changements d'appellation, mais la nature des documents n'en est pas modifiée pour autant. C'est le caractère archivistique intrinsèque de beaucoup de soi‑disant 'papiers privés' qui est leur caractéristique principale, et la valeur des documents imprimés qui s'y trouvent est augmentée par ce caractère archivistique. Il est certes souhaitable que les organismes privés conservent leurs propres archives quand ils en ont les moyens, de façon à faire face à leurs propres besoins et àceux de la recherche historique, mais les bibliothèques d'universités, de sociétés historiques et d'autres institutions de recherche seront toujours indispensables pour la conservation des papiers privés. Beaucoup de ceux‑ci, qu'on peut aussi qualifier d'archives, sont ainsi assurés de survivre. Un conservateur de papiers privés, pour bien faire son travail, doit être archiviste de coeur ; en fait, il est une sorte d'archiviste polymorphe, qui utilise, pour réussir, ses relations avec les héritiers' les familiers, les collectionneurs, les marchands, les historiens, les amateurs, et ‑ le plus important ‑ avec Clio elle‑même.

<<TOC4>> Le respect des fonds en archivistique . Principes théoriques et problèmes pratiques

Le respect des fonds est traditionnellement considéré, depuis la deuxième moitié du XIXe siècle, comme le principe fondamental de l'archivistique. C'est par sa pratique que l'archiviste se distingue le plus nettement du bibliothécaire d'une part, du documentaliste de l'autre.

Mais comme beaucoup de principes, il est plus facile de l'énoncer que de le définir, et de le définir que de l'appliquer. Si ses bases conceptuelles sont relativement aisées à établir, il soulève, dès qu'on cherche à en approfondir les aspects théoriques et à en tirer les conséquences pratiques, d'innombrables difficultés sur lesquelles des générations d'archivistes et d'archivologues se sont penchés, sans que des solutions nettes, pour autant, se soient universellement imposées.

Le présent article ne prétend pas renouveler de fond en comble les données d'une question à laquelle tant d'éminents théoriciens ont apporté des contributions au plus haut niveau. Son ambition est à la fois plus modeste et plus concrète: tenter de définir les éléments de base du problème (en signalant, notamment, les difficultés qui résultent trop souvent, dans ce domaine comme dans d'autres, d'un vocabulaire mal traduit d'une langue à l'autre et générateur de confusions, parfois même de contresens), et surtout rechercher pour des cas concrets des solutions précises, sans nous laisser entraîner à des considérations par trop théoriques dont l'abstraction engendre souvent l'obscurité plutôt que la lumière.

<<TOC5>> I. — Définition historique du respect des fonds

Le respect des fonds—pour prendre ici sa définition la plus simple, en laissant de côté tous les problèmes d'interprétation que nous aborderons par la suite—consiste à laisser groupées, sans les mélanger à d'autres, les archives (documents de toute nature) provenant d'une administration, d'un établissement ou d'une personne physique ou, morale donnée: ce qu'on appelle le fonds des archives de cette administration, de cet établissement ou de cette personne.

Les justifications d'un tel principe nous paraissent à bon droit évidentes, habitués que nous sommes à considérer les archives comme un produit naturel de l'activité de l'organisme qui les a formées.

(Prenons ici, à défaut d'autre terme plus précis en français, le mot «organisme »comme terme générique pour désigner tout « producteur » d'archives: les Italiens disent ente, Espagnols entidad. L'anglais agency pourrait servir au même usage, comme l'allemand Provenienzstelle).

Cette évidence ne s'est‑pourtant pas toujours imposée, et elle est même apparue tardivement dans l'histoire des archives. Jusqu'au début du XIXe siècle, ni les administrateurs ni les archivistes n'ont éprouvé le moindre scrupule, dans aucun pays, à diviser et disperser des documents d'une même origine, ni à regrouper et mélanger des documents de provenances différentes lorsque le besoin s'en faisait sentir pour des raisons quelconques de commodité (pratique ou intellectuelle). Tous les anciens classements d'archives qui sont parvenus jusqu'à nous sont conçus par « matières » par « sujets », par « lieux », etc., ce qui signifie qu'on a brisé, pour les réaliser, l'ordre dans lequel les documents avaient été produits.

Le mal n'était que relativement bénin lorsqu'il s'agissait de classer de cette façon les archives d'un seul organisme (c'est‑à‑dire des archives d'une seule origine). Il était beaucoup plus grave lorsque, dans les grands « dépôts d'archives » (dont la création commence précisément au XVIIIe siècle) se trouvèrent réunies des archives de diverses provenances. C'est ce qui arriva, notamment, à Paris, où la Révolution française concentra, en un seul dépôt baptisé Archives nationales, des documents aussi divers que le Trésor des Chartes royal, les archives du Parlement de Paris, celles des abbayes et couvents de la région parisienne, des ministères du gouvernement royal, des princes émigrés, etc. auxquelles s'ajoutèrent bientôt les papiers provenant des nouvelles Assemblées et administrations créées par la Révolution. Les deux premiers directeurs de ce grand dépôt, Armand Camus et Pierre Daunou, conçurent le dessein de traiter cette masse d'archives comme un unique ensemble documentaire, divisé en cinq « sections » chronologico‑méthodiques:  sections « législative » pour les papiers des Assemblées révolutionnaires, «administrative » pour les papiers des nouveaux ministères, « domaniale » pour les titres de propriété de l'État, « judiciaire » pour les papiers des tribunaux, enfin «historique ». Cette dernière section était formée de documents considérés (de façon arbitraire) comme particulièrement intéressants du point de vue de l'histoire et extraits des autres sections. Ces documents furent « classés » (ou prétendûment classés) par lieux, par dates, par règnes de rois, etc., de telle façon que dans bien des cas, l'origine même des documents devint impossible à retrouver, tout étant inextricablement mélangé et dispersé .

Cette conception « idéologique » du classement des archives était alors universellement répandue. C'était l'époque des grands systèmes de classification cientifique comme ceux de Cuvier pour la zoologie, de Linné pour la botanique, de Berzélius pour la chimie. Dans l'optique des historiens d'alors, le document d'archives était considéré comme possédant un intérêt par lui‑même, indépendamment de son contexte, de la même façon que, dans les fouilles archéologiques—à Pompéi, par exemple, ou en Égypte lors de l'expédition de Bonaparte—, on s'intéressait aux objets d'art exhumés en tant que pièces de collection, sans se préoccuper de les conserver dans le cadre de leur trouvaille.

C'est pourquoi la théorie, « structuraliste » avant la lettre, formulée en 1841 par l'historien français Natalis de Wailly marque un tournant essentiel dans l'histoire de l'archivistique. Natalis de Wailly, alors chef de la Section administrative des Archives départementales au Ministère de l'Intérieur, fut l'inspirateur d'une circulaire, signée par le ministre Duchâtel et diffusée le 24 avril 1841 qui est l'acte de naissance de la notion de fonds d'archives. En voici les termes: « ... Rassembler les documents par fonds, c'est‑à‑dire réunir tous les titres (= tous les documents) qui proviennent d'un corps, d'un établissement, d'une famille ou d'un individu, et disposer d'après un certain ordre les différents fonds... Les documents qui ont seulement rapport avec un établissement, un corps ou une famille ne doivent pas être confondus avec le fonds de cet établissement, de ce corps, de cette famille... ».

Quelques jours plus tard, Natalis de Wailly, répondant à des critiques provoquées par cette notion si nouvelle, développait sa conception: « Le classement général par fonds est le seul vraiment propre à assurer le prompt accomplissement d'un ordre régulier et uniforme... Si, au lieu de cette méthode, qu'on peut dire fondée sur la nature des choses, on propose un ordre théorique..., les archives tomberont dans un désordre auquel il sera difficile de remédier... Dans tout autre classement que celui par fonds, on court grand risque de ne savoir où retrouver un document.

L'évidente valeur théorique d'un tel principe, non moins que son intérêt pratique pour le classement des archives, furent bientôt reconnus par les archivistes et les historiens de la plupart des pays d'Europe, en attendant d'atteindre — tardivement — les États‑Unis d'Amérique au début du XXe siècle. Les archivistes allemands, notamment, l'adoptèrent sous le nom de Provenienzprinzip et en poussèrent très loin l'analyse. En Angleterre, l'équivalent du « fonds d'archives » français est l'« archive group »; l'Italie et l'Espagne ont adopté la terminologie de Natalis de Wailly, en traduisant «fonds » par fondo.

Aujourd'hui, on peut dire que—avec des nuances non négligeables—le principe du respect des fonds, ou principe de provenance, est admis universellernent comme la base de l'archivistique théorique et pratique. Les critiques auxquelles il donne lieu de temps à autre ne portent, en fait, que sur telle ou telle de ses applications et non sur le principe même. On peut à bon droit considérer qu'il ne sera jamais plus remis fondamentalement en cause et qu'il constitue un acquis définitif de l'archivistique.  

<<TOC5>> II — Justification théorique et intérêt pratique du respect des fonds

Les raisons qui justifient le principe du respect des fonds sur le plan théorique sont nombreuses et irréfutables.

Les archives, en effet—c'est là leur définition même—sont « l'ensemble des documents de toute nature que tout corps administratif, toute personne physique ou morale, réunit automatiquement et organiquement en raison  même ses fonctions ou de son activité » ; ajoutons « ... et qui sont conservés àtitre de référence ».

Le document d'archives—à la différence de l'objet de collection ou du dossier de documentation constitué de pièces hétérogènes de provenances diverses—n'a donc de raison d'être que dans la mesure où il appartient à un ensemble.

Il se situe au sein d'un processus fonctionnel, dont il constitue lui‑même un élément, si minime soit‑il. Le document d'archives n'est jamais conçu, au départ, comme un élément isolé. Il a toujours un caractère utilitaire, qui ne peut apparaitre clairement que s'il a gardé sa place dans l'ensemble des autres documents qui l'accompagnent. Theodore R. Schellenberg cite — exemple excellent — le cas d'une carte géographique existant dans les archives d'une expédition d'exploration. Le fait qu'elle s'y trouve constitue, en soi, une donnée historique importante sur cette expédition; la même carte, sortie de ces archives et placée dans une simple cartothèque, perdrait une grande partie de son intérêt. De même (exemple cité par Sir Hilary Jenkinson), une coupure de journal conservée dans un dossier des archives du Ministère des Affaires étrangères prend une signification historique particulière selon la nature du dossier où elle se trouve.

On conçoit par conséquent qu'il soit essentiel, pour l'appréciation d'un document quel qu'il soit, de savoir très exactement qui l'a produit, en quelles circonstances, dans le cadre de quelle procédure, dans quel but, à destination de qui, quand et comment il a été reçu par son destinataire, et par quelles voies il est parvenu jusqu'à nous. Une telle connaissance n'est possible que dans la mesure où l'ensemble des documents qui l'accompagnent a été conservé intact, bien individualisé et sans confusion possible avec des documents d'autres provenances, même si ceux‑ci sont relatifs au même objet.

Quant à l'intérêt pratique d'une telle méthode, il paraît évident puisqu'il offre àl'archiviste une base sûre à son travail de classement et d'inventaire. En dehors du respect des fonds, tout travail archivistique ne peut être qu'arbitraire, subjectif et dépourvu de rigueur, ne serait‑ce que parce que presque tous les documents pourraient être classés, si l'on prenait le « sujet concerné » comme base du classement, de deux ou trois façons différentes. Par exemple, le devis établi par un architecte pour construire un monument dans une ville pourrait être classé, d'après le « sujet concerné », soit au nom de l'architecte, soit au nom du monument; ce genre de question ne se pose pas si le  document a été conservé dans le dossier administratif de la construction du monument, et ce dossier dans le fonds des archives de la ville.

<<TOC5>> III. — Problèmes théoriques, difficultés pratiques et réponses proposées

Cependant, —sans aller jusqu'à dire, avec l'archiviste américain Mario D. Fenyo, que « personne ne sait trop ce que le mot fonds veut dire, pas même les Français qui l'ont inventé », ce qui est manifestement exagéré et injuste—, il faut reconnaître que la définition du fonds, telle que la donnait Natalis de Wailly et que nous l'avons considérée jusqu'à présent; laisse subsister bon nombre d'incertitudes et de difficultés aussi bien théoriques que pratiques. Le moment est venu pour nous de les examiner, en rendant hommage aux nombreux archivologues qui les ont étudiées et scrutées depuis plus d'un siècle, mais sans prétendre nous rallier toujours à toutes leurs conclusions.

Ces problèmes et difficultés portent essentiellement sur cinq points: la définition du fonds par rapport à la hiérarchie des organismes producteurs d'archives; les répercussions, sur la composition des fonds, des variations de compétence des organismes producteurs; la définition de la notion de « provenance » des fonds; la définition de la notion de « fonds clos » et « fonds ouverts », avec, en corollaire, les problèmes que pose le classement des fonds « ouverts »; enfin l'extension du respect a externe » des fonds (respect de l'intégrité des fonds) à leur respect « interne »(respect des classements donnés par les organismes producteurs et respect des divisions internes des fonds). Pour chacun de ces cinq points, nous proposerons des réponses aux questions posées et des solutions aux problèmes soulevés.

I. Définition du fonds par rapport à la hiérarchie des organismes producteurs  d'archives.

La difficulté de définir le fonds par rapport à la hiérarchie des organismes producteurs d'archives a été ressentie presque dès l'origine, et elle est fondamentale.

Prenons un exemple. Il est aisé de définir le fonds d'archives d'une abbaye, d'un hôpital, d'un tribunal: c'est (pour reprendre les termes du Lexicon of Archive Terminology des éditions Elsevier) « l'ensemble des documents dont l'accroissement s'est effectué dans l'exercice des activités » de cette abbaye,  de cet hôpital, de ce tribunal. Il a aucune difficulté d'interprétation, parce que l'abbaye, l'hôpital, le tribunal dont des organismes bien définis, possédant une personnalité juridique précise et stable.

Mais, à côté de cas simples comme celui‑là, il existe d'innombrables variétés de cas où la complexité de l'organisation fonctionnelle et des liens de subordination entre les divers « niveaux » des organismes rendent difficile la définition du fonds. Ainsi:

— Tout ministère, tout grand corps administratif ou judiciaire est divisé en grands secteurs d'activité, eux‑mêmes subdivisés en secteurs secondaires, qui ont chacun leurs compétences propres auxquelles correspondent des ensembles de documents plus ou moins bien individualisés. Par exemple, un ministère est divisé en directions et les directions en bureaux. Peut‑on, dans ce cas, parler du « fonds d'archives du ministère », ou des « fonds des directions » ou des « fonds des bureaux » ?

— Les administrations centrales ou fédérales, dans la plupart des pays, possèdent des organes locaux hors de la capitale du pays. Doit‑on considérer que chacun de ces organes locaux crée un fonds d'archives propre, ou que le fonds est unique pour l'ensemble des documents créés par tous les organes locaux d'une même administration ? Par exemple: les différents services fiscaux dépendant du Ministère des Finances (à l'échelon provincial, régional, districtal etc.) forment‑ils, avec le Ministère des Finances lui‑même, un seul fonds, ou des fonds distincts ?

— Les établissements ou organismes dépendant d'une administration supérieure forment‑ils des fonds d'archives propres, ou leurs archives font‑elles partie du fonds de l'administration supérieure ? Par exemple, les archives d'un institut de recherche dépendant d'une université sont‑elles une simple partie du fonds de cette université, ou doivent‑elles être considérées comme distinctes ?

— Même pour les archives privées, des problèmes du même ordre se posent: ainsi dans le cas d'établissements industriels ou bancaires multiples appartenant àune même firme, ou dans celui de plusieurs domaines fonciers appartenant à un même propriétaire.

On pourrait d'autant plus multiplier ces exemples que, dans ce domaine complexe des hiérarchies de fonctions, les variations dans le temps sont nombreuses et fréquentes: nous y reviendrons plus loin.

Face à cette difficulté, on peut adopter deux positions intellectuelles différentes, que nous qualifierons respectivement de « maximaliste » et de « minimaliste ».

La première consiste à définir le fonds au plus haut niveau, en considérant que la véritable unité de fonction (à laquelle est lice étroitement, ne l'oublions pas, celle du fonds d'archives) se situe au sommet. On admettra donc, dans ce cas, que l'ensemble des archives provenant de tous les services et établisse  ments dépendant d'un même ministère forme un fonds unique. Les pays socialistes d'Europe de l'Est poussent jusqu'à ses ultimes conséquences cette conception «uniciste » des archives, puisqu'ils admettent que tous les documents appartenant àl'État forment un unique et gigantesque « fonds des Archives d'État », base de toute leur organisation archivistique.

La seconde attitude, au contraire, consiste à réduire le fonds au niveau de la plus petite cellule fonctionnelle possible, en considérant que le véritable « ensemble »organique d'archives résulte du travail de cette petite cellule.

Il est évident que ce problème (contrairement à ce que pourraient parfois faire croire certaines études trop abstraites et trop théoriques qui lui ont été consacrées) a des incidences pratiques très directes et immédiates sur le travail des archivistes. En effet, une fois admis le principe du respect des fonds, —c'est‑à‑dire du maintien de l'intégrité des fonds—, il est essentiel de savoir exactement quelles sont les limites de ce qu'il faut maintenir intact.

Or, force est de constater qu'aucune solution bien nette n'a jamais été apportée àcette question. Sir Hilary Jenkinson (qui l'étudie longuement dans son Manual of Archive Administration, éd. de 1937, p. 100 sq.) estime que le fonds peut être défini comme étant « l'ensemble des archives résultant du travail d'une administration—quelle que soit la taille de cette dernière—, constituant un tout organique, complet par lui‑même, capable de traiter de façon indépendante, sans l'intervention d'une autorité supérieure ou extérieure, tous les aspects des affaires qui sont de sa compétence ». Cette formule est élégante et séduisante, mais en fait elle ne résoud pas grand chose, car aucune administration ne possède, stricto sens'', un pouvoir absolu de régler ses affaires « sans l'intervention d'une autorité supérieure ou extérieure ». Quant à la capacité de « traiter de façon indépendante tous les aspects des affaires qui sont de sa compétence », on peut dire que, là non plus, aucune administration ne répond à cette définition, car le propre de toute procédure administrative est toujours d'être traitée successivement à plusieurs niveaux, interdépendants les uns des autres.

Aux Etats‑Unis, lorsque fut instauré le classement des National Archives par fonds (« record groups» ) cette question de la définition des limites des record groups fut abondamment discutée par le Finding Mediums Committee (1940‑1941) dont Mario D. Fenyo nous a fait connaître les travaux . C'est Solon J. Buck qui, de façon très pragmatique, fit finalement admettre la définition suivante pour le record group: « une unité archivistique établie de façon quelque peu arbitraire (somewhat arbitrarily) en fonction de la provenance des documents et du besoin d'aboutir à un ensemble d'une taille et d'une nature convenables pour faciliter le travail de classement et d'inventaire ». Pratiquement, cela signifiait que le record group se situait le plus souvent au niveau de la cellule administrative de base, tout en admettant que plu  sieurs administrations identiques pourraient être (toujours pour des raisons de commodité) regroupées en « collective record groups ». On conçoit qu'une formulation aussi vague ait suscité des critiques , mais en réalité les archivistes américains n'ont pas commis d'autre faute que d'avouer ouvertement, dans la définition des fonds d'archives, un manque de rigueur qui était à peu près universel, mais pudiquement voilé ailleurs.

En fait, à situer trop bas le niveau de compétence fonctionnelle auquel correspond le fonds d'archives (attitude que nous avons qualifiée de «minimaliste »), on court le risque de priver la notion de fonds de toute véritable signification.

Un bureau d'un ministère ou d'un institut quelconque produit, certes, des archives qui sont, au stade de la production, distinctes de celles des autres bureaux du même ministère ou du même institut; mais elles sont étroitement interdépendantes de ces dernières et ne peuvent pas plus être considérées comme autonomes que le bureau lui‑même n'est autonome dans son fonctionnement.

C'est pourquoi nous proposerons, pour définir l'organisme producteur de fonds d'archives, de retenir les critères suivants:  

a) Pour produire un fonds d'archives au sens que l'archivistique donne àce terme (c'est‑à‑dire‑un ensemble d'archives infrangible), un organisme, qu'il soit public ou privé, doit posséder un nom et une existence juridique propres résultant d'un acte (loi, décret, arrêté, etc.) précis et daté.  

b) Il doit posséder des attributions précises et stables, définies par un texte ayant valeur légale ou réglementaire.  

c) Sa position au sein de la hiérarchie administrative doit être définie avec précision par l'acte qui lui a donné naissance; en particulier, sa subordination à un autre organisme de niveau plus élevé doit être clairement connue.  

d) Il doit avoir un chef responsable, jouissant du pouvoir de décision correspondant à son niveau hiérarchique. Autrement dit, il doit pouvoir traiter les affaires de sa compétence sans avoir à les soumettre automatiquement pour décision à une autorité supérieure. (Ceci ne signifie évidemment pas qu'il doit jouir du pouvoir de décision pour toutes les affaires; certaines affaires importantes peuvent être appelées à être soumises pour décision àl'échelon supérieur de la hiérarchie administrative. Mais, pour pouvoir pro  duire un fonds d'archives qui luit soit propre, un organisme doit jouir du pouvoir de décision au moins pour certaines affaires.)  

e) Son organisation interne doit autant que possible être connue et fixée dans un organigramme.

L'application de ces cinq principes entraîne les conséquences suivantes:

— les divisions ou sections internes d'un organisme ne répondent pas aux conditions requises pour produire un fonds d'archives;

— en revanche, tout organisme possédant une existence juridique et un niveau de compétence propres produit un fonds d'archives, même s'il est subordonné à un autre organisme de niveau plus élevé;

— les organes locaux‑dépendant d'un organisme central produisent des fonds d'archives qui leur sont propres;

— enfin, il apparaît inévitable d'introduire en archivistique une notion nouvelle: celle d'une hiérarchie des fonds correspondant à la hiérarchie des organismes producteurs, entraînant la subordination de certains fonds par rapport à d'autres.

2. Les variations de compétence des organismes producteurs d'archives et leurs répercussions sur le plan archivistique.

Intimement liés aux précédents sont les problèmes que posent les variations de compétence des organismes producteurs d'archives.

En voici les principaux aspects:  

a) Cas des suppressions de compétences. Tout organisme producteur d'archives peut, au cours de son existence, voir supprimer une de ses attributions parce que celle‑ci ne correspond plus à un besoin (par exemple les attributions relatives àl'application d'une législation abolie).  

b) Cas des créations de compétences. A l'inverse, des attributions nouvelles peuvent être attribuées à un organisme (correspondant à de nouveaux besoins, notamment pour l'application d'une nouvelle législation).  

c) Cas mixte: transferts de compétences. Il arrive souvent que des attributions soient transférées d'un organisme à un autre; de tels transferts équivalent à une suppression de compétence pour l'un des organismes, à une création de compétence pour l'autre. Mais les transferts peuvent aussi être internes, c'est‑à‑dire que l'attribution passe d'une division à une autre à l'intérieur de l'organisme (ce cas est particulièrement fréquent). A l'occasion de tels transferts, les compétences peuvent d'ailleurs être modifiées, diminuées ou augmentées.  

d) Cas des compétences temporaires. Certaines attributions, qui correspondent àdes besoins temporaires—par exemple en temps de guerre—sont  parfois données, en plus de leurs attributions régulières, à des organismes déjà existants; elles sont à nouveau supprimées une fois disparus les besoins qui leur avaient donné naissance.

Ces diverses formes de variations de compétence — qui se combinent d'ailleurs entre elles, avec une multitude de variantes spécifiques — se traduisent généralement, dans l'organisation des services, par toutes sortes de modifications de structure: création ou suppression de bureaux ou de divisions, création d'organismes nouveaux rattachés ou subordonnés aux organismes existants, transferts de bureaux d'un organisme à un autre, etc.

Dès lors, puisque le fonds est constitué par l'ensemble des documents produits par le travail d'un organisme quelconque, le fonds d'un organisme qui aura subi successivement des additions, des suppressions et des transferts de compétence se trouvera contenir des documents reflétant toutes ces variations, rendant ainsi difficile la reconstitution, par les chercheurs, de la continuité administrative ou même, tout simplement, de la suite chronologique et logique des affaires.

A cette difficulté, certains théoriciens ont proposé de remédier en substituant à la notion de fonds (ou de record group) celle de record series—que nous pourrions traduire en français par « suites archivistiques » plutôt que par « série d'archives », le mot série ayant un tout autre sens dans le langage archivistique français—. Ces record series seraient des « suites de documents indépendantes du contexte administratif », autrement dit des regroupements de documents formant suite chronologique et logique, quelle que soit leur provenance .

En fait, on reconnaît bien vite, dans ce système apparemment séduisant, le visage à peine replâtré du vieux système d'avant Natalis de Wailly: le classement « par sujets » (ou Pertinenzprinzip, comme disent les Allemands). Quelles que soient la sincérité et la bonne foi de ceux qui proposent une telle violation délibérée du respect des fonds, ils ont tort, et nous ne devons avoir aucune indulgence pour une erreur aussi grave et de si lourdes conséquences. Comme l'a vigoureusement exprimé Sir Hilary Jenkinson, « quoi que nous puissions faire d'autre, nous ne devons pas briser l'unité des fonds ».

Nous partageons pleinement, sur ce point, l'opinion de Sir Hilary, qui est seule compatible avec le principe du respect des fonds. Il importe en effet de garder clairement à l'esprit que, le fonds étant défini selon des règles énu  mérées ci‑dessus, p. 95, peu importent les variations internes de son contenu: le fonds se compose de tous les papiers produits par un organisme dans le cours de ses activités, quel que soit leur objet. Du point de vue archivistique, le problème des variations de compétence entraînant des variations dans le contenu des fonds est donc un faux problème. Lorsqu'une attribution quelconque d'un organisme est supprimée (sans être transférée à un autre organisme), l'accroissement du fonds des archives de cet organisme se trouve simplement amputé des documents correspondant à cette attribution, mais la nature du fonds n'est pas modifiée. De même, lorsqu'une compétence nouvelle est créée dans un organisme.

Cependant, une difficulté bien réelle existe dans le cas où les transferts de compétence entraînent des transferts de papiers entre organisme. En principe, les documents correspondant à la compétence transférée devraient appartenir, jusqu'à la date du transfert, au fonds de l'organisme qui exerçait la compétence avant le transfert, et, à partir de la date de ce dernier, au fonds de l'organisme qui exerce la compétence en vertu du transfert. Malheureusement, il est rare que les choses soient aussi claires dans la pratique, car, pour pouvoir exercer la nouvelle compétence qui lui est confiée, le second organisme est presque toujours dans l'obligation de recueillir au moins une partie des documents du premier organisme concernant la compétence transférée; ces documents, qui appartiennent logiquement au fonds du premier organisme, sont donc, en fait, incorporés à celui du deuxième organisme, et c'est avec ce fonds qu'ils parviendront ultérieurement au dépôt d'archives historiques.

Les solutions que nous proposons pour ce problème sont les suivantes:  

a) En règle générale, les documents qui ont été transférés d'un organisme vivant àun autre organisme vivant et y ont été intégrés devront être considérés comme appartenant au fonds de l'organisme qui les a recueillis. Ainsi, si une compétence a été transférée en 1960 d'un organisme A à un organisme B. et que l'organisme B a recueilli, à cette occasion, les documents que l'organisme A correspondant à cette compétence remontant jusqu'à 1950, ces documents seront considérés comme faisant partie du fonds de l'organisme B (bien que le transfert de compétence soit, en fait, postérieur de dix ans à la date des plus anciens documents en cause).  

b) Lorsqu'un organisme vivant se voit transférer les compétences d'un organisme supprimé, les documents de l'organisme supprimé doivent être considérés comme formant un fonds distinct. Ainsi, imaginons qu'une compétence était exercée jusqu'à 1965 par un organisme C, et qu'en 1965 cet organisme C est supprimé et ladite compétence transférée à un organisme D: les documents antérieurs à 1965 forment le fonds de l'organisme C, distinct de celui de l'organisme D; en revanche, les documents concernant la compé  tence transférée font évidemment, à partir de 1965, partie du fonds de l'organisme D.  

c) Toutefois, dans le cas où les documents provenant de l'organisme C ont été totalement, inextricablement et irrémédiablement mélangés à ceux de l'organisme D, on devra, par la force des choses, renoncer à considérer le fonds de l'organisme C comme un fonds distinct. Dans ce cas, on signalera, en tête de l'instrument de recherche du fonds de l'organisme D, que le fonds de l'organisme C s'y trouve inclus.

Ces règles s'appliquent, d'une façon générale, à tous les cas où des archives d'organismes supprimés ont été recueillies par d'autres organismes (ce qui, rappelons‑le, se produit aussi bien dans le domaine des archives privées que dans celui des archives publiques: fonds d'études de notaires rattachées les unes aux autres, fonds de domaines féodaux réunis par mariages ou par ventes, etc.); le fonds de l'organisme supprimé doit toujours être considéré comme distinct de celui de l'organisme qui l'a recueilli, sauf si le mélange des deux fonds est tellement inextricable que leur identification l'un par rapport à l'autre soit impossible .

3. Qu'entend‑on exactement par le terme « provenance d'un fonds » ?

Ce que nous venons de dire à propos des archives d'organismes supprimés, rattachés ou intégrés à d'autres organismes, etc., nous amène à aborder ici un autre problème lié au principe du respect des fonds: celui de la notion de provenance.

La plupart des définitions du respect des fonds font, en effet, appel à cette notion, au point que l'équivalent de l'expression « respect des fonds », dans les pays de langue germanique et dans plusieurs autres est « principe de provenance »: le « fonds » est défini comme étant l'ensemble des archives ayant même « provenance »; mais ce terme est ambigu dès qu'on cherche à en préciser le sens. Prenons des exemples pour illustrer cette ambiguïté.

Il n'y a aucune difficulté d'interprétation lorsque le fonds d'archives produit par un organisme a été conservé par cet organisme, sans adjonction ou diminution, jusqu'à son versement dans un dépôt d'archives, et que ce versement est effectué directement par l'organisme producteur.

Mais ce processus simple n'est pas toujours réalisé. Nous savons que le fonds d'archives d'un organisme quelconque peut avoir été transféré, pour des raisons de nécessité fonctionnelle, à un autre organisme, et que là, il a pu: a) soit rester groupé, continuant à former un ensemble individualisé; b) soit être démembré, mêlé aux archives de l'organisme de rattachement. Dans le premier cas, l'identification du fonds primitif reste relativement  aisée; mais au moment du versement dans un dépôt d'archives, quelle sera la provenance de ce fonds ? Sera‑ce l'organisme producteur ou l'organisme versant ?

La première réponse semble évidemment plus logique (c'est la formule entidad productora du Dr. Aurelio Tanodi); dans la pratique, elle peut toutefois se heurter àdes difficultés quasi‑insurmontables si, par suite des vicissitudes historico‑administratives, l'organisme « producteur » en question a changé de nom, de structure et de compétences au cours des années.

Quant à l'autre réponse—lier la « provenance » à l'organisme versant— elle est certes plus simple et soulève moins de problèmes pratiques; mais elle risque d'aboutir à des absurdités théoriques dans la mesure où des fonds d origines très diverses peuvent être versés par un même organisme, ce qui, en appliquant au pied de la lettre la formule du « principe de provenance », pourrait entraîner, en fait, des mélanges de fonds différents sous le prétexte qu'ayant été versés ensemble, ils ont la même « provenance ».

Les inconvénients de ces deux formules sont, on le voit, bien différents. Il paraît néanmoins peu douteux que ceux de la deuxième sont infiniment plus graves et plus dangereux que ceux de la première.

Nous proposerons donc la solution suivante, liée à celle que nous avons proposée pour le problème des variations de compétence des organismes producteurs d'archives:

— Lorsqu'un fonds a conservé son identité et son individualité, il doit être considéré comme provenant de l'organisme qui l'a produit, même si, avant d'être versé au dépôt d'archives, il a été recueilli par un ou plusieurs organismes intermédiaires; dans ce cas, la notion de provenance est liée à celle de production et non à celle de versement.

— Au contraire, lorsqu'un fonds a été, au cours de son histoire, démembré et/ou intégré au fonds d'un organisme différent de celui qui l'a produit, au point d'avoir perdu son identité et son individualité, il doit être considéré comme provenant de l'organisme qui l'a recueilli et intégré à son propre fonds; dans ce cas, la notion de provenance est donc liée à celle de versement et non à celle de production.

4. Fonds « ouverts » et fonds « clos ».

Lorsqu'un organisme est supprimé, le fonds d'archives créé par cet organisme est automatiquement « clos » (ou « fermé ». ces deux termes étant syno  nymes en français). Cela est évident lorsqu'il s'agit d'organismes, établissements, administrations, etc., du Moyen Age ou de l'époque antérieure aux révolutions du XIXe siècle—ainsi, pour l'Europe, les diverses institutions de l'âge féodal, ou, pour l'Amérique, celles de l'ère coloniale—. Cela peut être encore, à la rigueur, évident dans le cas d'institutions qui ont changé à la fois de nom et d'attributions à une date précise (par exemple à l'occasion d'une réforme administrative ou judiciaire). Mais les choses deviennent beaucoup moins claires lorsqu'on entre dans le domaine fluctuant de l'administration moderne, où il est souvent difficile de dire exactement quand un organisme cesse d'exister ou quand il change simplement de nom ou de place dans le système administratif.

D'autre part, il est clair qu'un fonds n'est complet que lorsqu'il est clos. C'est en vertu de ce fait que les archivistes italiens dénient le nom d'archives aux documents des administrations modernes, car ils leur refusent le caractère d'universitas rerum—autrement dit, d' « ensemble clos » — qui est, à leurs yeux, une caractéristique nécessaire de tout fonds d'archives . Une telle rigueur est toutefois, ànotre avis, tout à fait injustifiée, car tout document créé par un organisme et conservé par lui appartient, dès sa création, au fonds d'archives de cet organisme, ce qui prouve que ce fonds existe dès lors, même s'il n'est pas complet et clos. C'est d'ailleurs pourquoi les archivistes français, héritiers logiques, sur ce point, de la pensée de Natalis de Wailly, se refusent à séparer, aussi bien en théorie qu'en pratique, les « archives courantes », (les records de la terminologie américaine) des « archives historiques » (les archives en langage américain). Les unes et les autres appartiennent aux mêmes fonds et ne peuvent par conséquent être dissociées. C'est la différence fondamentales entre le record management « à l'américaine » et le pré‑archivage « à la française ».

Cependant, force est de reconnaître que, du point de vue pratique, le traitement archivistique des fonds ouverts pose des problèmes parfois difficiles si l'on veut préserver l'indispensable intégrité des fonds.

Pour ce qui‑est de la définition des fonds clos et des fonds ouverts dans les cas où il peut avoir doute sur la continuation ou la cessation d'existence d'un organisme (c'est‑à‑dire lorsqu'on hésite à décider si un organisme cesse réellement d'exister ou s'il se perpétue sous un autre nom), nous proposons les solutions suivantes:

— S'il y a une évidente et totale continuité de compétence entre l'orga  nisme supprimé (organisme A) et l'organisme nouveau (organisme B) qui lui succède, on peut conclure qu'il ne s'agit en réalité que d'un simple changement de nom et/ou d'une simple modification de l'organisme A, et que par conséquent le fonds d'archives de l'organisme A n'est pas clos, mais change simplement de nom. Cette décision de maintenir un fonds ouvert, c'est‑à‑dire de considérer. comme formant un fonds unique les papiers d'un organisme supprimé et d'un organisme nouveau, ne doit toutefois être prise que lorsqu'aucun doute ou incertitude possible n'existe sur la continuité des deux organismes. Dès qu'il y a hésitation sur l'opportunité d'une telle décision, la question doit être résolue par la négative: le fonds de l'organisme supprimé doit être considéré comme clos, et un fonds nouveau doit être ouvert pour l'organisme créée.

— Si l'organisme supprimé (organisme C) transfère ses compétences à un organisme D qui existait avant la suppression de C, le fonds de l'organisme C est clos; le fonds de l'organisme D prend sa suite, mais reste distinct de lui.

— Si, enfin, un organisme nouveau E est créé pour exercer les compétences de plusieurs organismes supprimés (organismes F. G. H), les fonds des organismes F. G H sont clos, et le fonds de l'organisme E leur succède en restant distinct d'eux.

— Pour le cas des fonds d'organismes supprimés qui ont été intégrés et mêlés aux fonds des organismes qui leur ont succédé, nous renvoyons à ce qui a été dit plus haut à propos de la notion de « provenance » des fonds. Ce sont évidemment, des fonds clos, mais dans la mesure où ils ont perdu leur individualité en raison de leur intégration à des fonds ouverts, ils ne peuvent plus être traités, du point de vue archivistique, comme des fonds autonomes; le problème, en ce qui les concerne, est donc plus théorique que pratique.

En revanche, nous devons rappeler avec insistance qu'un fonds reste ouvert tant que l'organisme qui le produit reste vivant, et que cela peut durer pendant plusieurs siècles (ainsi les fonds du Parlement britannique ou des grandes Congrégations romaines). Il est bien évident que les archivistes ne peuvent pas attendre, pour traiter ces fonds, qu'ils soient clos. Force est donc de leur appliquer un traitement dynamique, qui préserve la notion de l'unité du fonds tout en le fractionnant de façon à permettre son exploitation. Nous verrons dans un paragraphe suivant comment il convient de procéder sur ce point.

5. Le respect des fonds implique‑t‑il le respect de leur classement interne d'origine ?

Nous touchons ici peut‑être au point le plus délicat des difficultés liées au principe du respect des fonds.

Celui‑ci, rappelons‑le, se définit, au plus simple, comme le non‑séparation  des documents provenant d'un organisme donné et comme le non‑mélange de documents de plusieurs organismes différents; mais il ne dit rien, tout au moins dans sa version primitive, du classement interne des documents dans le fonds.

En fait, la logique du principe énoncé par Natalis de Wailly impliquait que tôt ou tard on en vînt à respecter, non seulement l'intégrité externe du fonds, mais—au moins en théorie—l'intégrité interne de ses différentes parties. C'est ce que l'archivistique allemande a baptisé du nom de Strukturenzip complément naturel du Provenienzprinzip, et qui, énoncé par le célèbre Manuel pour le classement et la description des archives de S. Muller, J. A; Feith et R. Fruin en 1898, est devenu aujourd'hui partie intégrante du principe du respect des fonds.

La formulation de Muller, Feith et Fruin est la suivante: « Le système de classement [interne des fonds] doit être fondé sur l'organisation primitive du fonds d'archives, qui correspond dans ses grandes lignes avec l'organisation de l'administration dont il provient ». Et, comme cette affirmation risquerait à bon droit d'être jugée exagérément optimiste, les auteurs hollandais ajoutent: « Il convient de rétablir d'abord autant que possible l'ordre primitif ; plus tard seulement, l'on pourra juger si et jusqu'à quel point il sera désirable de s'écarter de cet ordre ».

Cette dernière phrase, qui pousse le principe du respect de la structure des fonds jusqu'à la reconstitution de cette structure lorsqu'elle n'existe plus, s'apparente quelque peu aux pratiques des architectes du temps de Viollet‑le‑Duc, qui eux aussi «rétablissaient autant que possible » (et même au‑delà du possible) « l'état primitif »des monuments qu'ils étaient chargés de restaurer. C'est en réalité, avec les meilleures intentions du monde, ouvrir la porte à tous les abus de l'arbitraire. Ni l'historien, ni l'archéologue, ni l'archiviste n'ont à « rétablir » ce que le temps a détruit, sauf dans les rares cas où une reconstitution rigoureusement exacte et sure est possible, avec preuves à l'appui. Nous devons donc rejeter cette méthode de « restauration » (Restauratiebeginsel) qui constitue une extension injustifiée du respect des fonds; mais la valeur, à la fois théorique et pratique, du principe du respect de la structure des fonds (appelons‑le, pour simplifier, « principe de structure ») n'en subsiste pas moins.

On conçoit aisément que l'application de ce principe est hérissée de difficultés. Les unes découlent, directement ou indirectement, de ce que nous avons vu plus haut àpropos des variations de compétence des organismes producteurs d'archives: la structure interne des fonds reflète évidemment ces variations de compétence. Mais d'autres difficultés, plus fréquentes encore, viennent de ce que les organismes producteurs n'ont eux‑mêmes, très souvent,  aucun respect pour le « principe de structure » en classant leurs archives courantes.

On peut admettre qu'en général les archives des grandes divisions internes d'un organisme donné restent à peu près individualisées et indépendantes, ne serait‑ce que pour des raisons de commodité fonctionnelle (et encore, cet argument cesse d'avoir de la valeur lorsque ces grandes divisions internes changent de structure et/ou de compétence). Mais de toute façon, à l'intérieur d'une même division, les archives courantes sont conservées de cent façons différentes selon les cas: selon un schéma, appelé « cadre » ou « plan de classement », purement organisationnel, c'est‑à‑dire calqué sur l'organisation des bureaux; ou purement méthodique, c'est‑à‑dire par catégories d'affaires traitées (en pareil cas, le cadre de classement est souvent du type décimal); ou mixte, c'est‑à‑dire mi‑organisationnel mi‑méthodique; ou même—ce qui est plus fréquent qu'on ne le croit—, il n'y a aucun cadre de classement d'archives courantes et l'organisme conserve ses papiers en désordre, chaque employé ou chef de bureau ayant sa propre a méthode de rangement », généralement incompréhensible pour toute autre personne. Bien entendu, tous ces systèmes peuvent coexister, ou se succéder, à l'intérieur d'un même organisme, d'où découlent tous les désordres aisés à imaginer. Ajoutons enfin, au gré des suppressions et des rattachements de compétences, l'apport d'archives de diverses provenances, qui ont‑elles‑mêmes un classement plus ou moins effectif et sont, àl'occasion de leur transfert, plus ou moins mêlées et intégrées aux archives de l'organisme de rattachement: on a ainsi une idée sommaire des désordres de toute nature que présentent les fonds au moment de leur versement dans les dépôts d'archives appelés à les classer et à les conserver, désordres que l'opération même du versement porte fréquemment à leur comble enraison des manipulations plus ou moins brutales auxquelles sont soumis les documents.

Dans ces conditions, que devient le « respect de la structure interne » des fonds ?

On serait tenté, devant une situation aussi complexe, de la déclarer inextricable et de renoncer à faire du « principe de structure » une règle archivistique au même titre que du « principe de provenance ». Mais, on aurait tort d'agir ainsi, car en réalité ces deux principes découlent l'un et l'autre de la conception « organique » des archives, qui est, nous l'avons vu, fondamentale. Ils sont liés l'un à l'autre et ne peuvent, en bonne logique, être dissociés.

Précisons ici, avant de poursuivre plus avant, un point très important. Dans les pays de tradition administrative germanique (et, dans une bien moindre mesure, dans les pays de tradition anglo‑saxonne), il existe dans les organismes administratifs des bureaux spéciaux, appelés Registratur (en anglais Registry), dont le rôle consiste à enregistrer tous les documents reçus ou produits par cet organisme et à les classer, autrement dit à les munir de moyens de référence (lettres, numéros, etc.) correspondant à un cadre ou  schéma préétabli. Ces bureaux de Registratur ont donc, en fait, une véritable fonction de pré‑classement des archives administratives courantes, et l'on conçoit que, dans ces conditions, les archivistes des pays de tradition germanique aient tendance à insister sur le respect du classement donné par la Registratur: c'est la forme à la fois plus simple et la plus évidente du « principe de structure ».

Malheureusement, dans les pays de tradition administrative latine (espagnole, française et italienne) il n'existe, en général, rien qui ressemble à la Registratur. Le classement des archives administratives courantes, s'il existe, y est fait par les services administratifs eux‑mêmes . C'est pourquoi beaucoup de théories formulées par les archivistes de tradition germanique sur le « principe de structure » sont inapplicables aux archives des pays de tradition latine, ou, plus exactement, n'y correspondent à aucune réalité. C'est là certainement une des raisons principales pour lesquelles l'archivistique des pays d'Europe centrale ne peut pas être transportée telle quelle dans les pays de culture latine—et vice versa.

Nous nous placerons, dans la suite de cet exposé, du point de vue des archivistes des pays latins, c'est‑à‑dire des pays sans Registratur.

Pour déterminer les possibilités d'appliquer au classement des fonds le principe du respect de structure interne, il faut distinguer plusieurs cas différents, qui appellent dés solutions différentes.  

a) Cas des organismes à structure simple. Nous entendons ici par « organismes à structure simple » des organismes, généralement de faible importance quant au nombre de personnes qu'ils emploient, dont les tâches ne sont pas fonctionnellement réparties entre plusieurs divisions ou sections possédant chacune des attributions précises et stables.

En pareil cas, si l'organisme pratique un classement quelconque de ses archives courantes (qu'il soit alphabétique, méthodique, etc.), l'archiviste a intérêt à respecter ce classement, en l'améliorant si besoin est; mais ce respect ne constitue pas une obligation si le classement pratiqué par l'organisme est par trop défectueux ou incommode pour la recherche.

A plus forte raison, si l'organisme ne pratique pas de classement systématique de ses archives courantes, l'archiviste peut donner au fonds le classement interne qu'il jugera le meilleur; il n'y a donc pas, dans cette occasion, de « respect de la structure » du fonds.  

b) Cas des organismes à structure complexe. Les organismes qui possèdent un personnel nombreux et des attributions multiples sont en général, nous l'avons vu, divisés en secteurs (appelés « divisions », « directions » ou « sous‑directions » «sections » etc.) dont chacun exerce une partie définie des attributions de l'organisme.

Il est évident que les papiers produits par ces divisions (utilisons ce terme générique par commodité, pour éviter d'inutiles répétitions), bien que ne formant pas des fonds d'archives distincts, constituent des ensembles organiques que le « respect de la structure » commande de laisser groupés. Il y a donc tout intérêt à prendre ces divisions comme base du classement interne du fonds de l'organisme, chacune des divisions primaires du fonds correspondant à l'une des divisions structurelles de l'organisme.

Malheureusement, ces divisions structurelles sont rarement stables; elles sont modifiées, et leurs attributions respectives changent, avec une fréquence qui tend d'ailleurs à s'accroître dans le monde moderne.

Face à cette difficulté, deux solutions sont possibles:

— Si l'on tient à conserver les divisions fonctionnelles de l'organisme comme base du classement du fonds, on divise alors le fonds en tranches chronologiques, ou périodes délimitées par les changements de structure de ces divisions, et on classe les documents correspondant à chacune de ces périodes comme formant un tout. Cette solution est acceptable, et même recommandable, si les changements en question ne sont pas trop fréquents, et si par conséquent les périodes qu'ils délimitent sont suffisamment longues (au moins dix ans), avec une assez grande stabilité d'attributions à l'intérieur de ces périodes.

— En revanche, si les changements de structure et d'attributions des divisions internes de l'organisme sont trop fréquents, il faut renoncer à prendre ces divisions comme base du classement du fonds, et considérer dès lors celui‑ci, du point de vue de son traitement archivistique, comme un fonds d'organisme simple sans division interne.

c) Faut‑il respecter le classement donné aux fonds par les organismes qui les ont produits ? S'il peut sembler tentant, pour l'archiviste, de conserver tel quel le classement donné aux documents par l'organisme qui a produit le fonds, cette tentation se heurte à de nombreuses difficultés qu'on ne doit pas sous estimer.

L'une de ces difficultés est fondamentale: le classement donné aux documents par les organismes producteurs n'est jamais un classement conçu sur  une longue période de temps. Son utilité est essentiellement fonctionnelle, pragmatique, et non pas historique. Il ne correspond donc que très rarement aux méthodes de classement archivistique, qui portent en général, elles, sur des tranches chronologiques assez longues.

Toutefois, en admettant que cette difficulté soit écartée (si l'on adopte un classement par tranches chronologiques assez courtes, ou si le classement donné par l'organisme producteur est stable sur une assez longue période), d'autres difficultés subsistent. D'une part, le classement donné par l'organisme producteur peut ne porter que sur certaines fractions, ou secteurs, des documents produits; d'autre part, ce classement peut être effectué selon des principes étrangers à la méthode archivistique et plus proches du classement des bibliothèques ou des centres de documentation (classement décimal, classement par matières, etc.) parfois même contraires au principe du respect des fonds (s'il y a mélange de documents de diverses provenances). Ajoutons que ces classements sont appliqués, par les organismes producteurs, avec plus ou moins de rigueur et de continuité, et que trop souvent l'adoption d'un nouveau système de classement par un organisme entraîne le démantèlement du classement précèdent, avec effet rétroactif portant parfois sur plusieurs années.

Dans ces conditions, il serait illusoire et dangereux de chercher à prendre systématiquement le classement donné par l'organisme producteur comme base du classement archivistique. Avant d'adopter cette solution, l'archiviste doit s'assurer: a) que le classement donné par l'organisme producteur a été effectivement réalisé, poursuivi et conservé, et n'est pas resté une simple intention ou velléité; b) que ce classement a été poursuivi sur une assez longue période; c) qu'il n'est pas incompatible avec le principe du respect des fonds; d) qu'il englobe bien tous les documents composant le fonds ou la division du fonds qu'il s'agit de traiter.

Si toutes ces conditions ne sont pas remplies, nous estimons qu'il faut renoncer àsuivre le classement donné par l'organisme producteur, et procéder comme si le fonds n'avait reçu aucun classement avant de parvenir entre les mains de l'archiviste .

En résumé, la question du « respect de la structure interne » des fonds appelle les réponses suivantes:

— lorsqu'un fonds comporte des divisions correspondant à des divisions fonctionnelles de l'organisme producteur, ces divisions doivent être autant que possible prises comme base du classement archivistique; mais on peut être obligé d'y renoncer si les divisions fonctionnelles de l'organisme producteur changent trop fréquemment de structure et d'attributions;

— lorsqu'un fonds, ou une division de fonds, possède un classement donné par l'organisme versant, ce classement peut être conservé comme base du classement archivistique à condition qu'il soit stable, portant sur une assez longue période., compatible avec le principe du respect des fonds, et correctement réalisé; dans le cas contraire, l'archiviste peut s'inspirer de ce classement pour son propre travail, mais non le suivre aveuglément;

— dans tous les autres cas, l'archiviste peut légitimement donner au fonds, pu à la division de fonds, le classement qu'il juge le meilleur, en se fondant évidemment, dans toute la mesure du possible, sur la structure interne de l'organisme producteur, mais sans être tenu de refléter dans son classement les détails et les variations de cette structure.  

d) Le classement des fonds par tranches chronologiques. A plusieurs reprises déjà au cours de cet article, nous avons fait allusion au classement des fonds par tranches chronologiques ou périodes.

Une telle méthode est‑elle légitime et compatible avec le respect de l'unité interne des fonds ? On pourrait sans doute en discuter sur le plan théorique, et il est certain qu'il vaut mieux éviter d'y recourir lorsque c'est possible, c'est‑à‑dire lorsqu'on a àtraiter un fonds clos provenant d'un organisme dont les structures internes et les attributions n'ont pas subi, au cours de son histoire, des changements trop profonds. Mais, pour les fonds ouverts (dont le traitement archivistique est, par la force des choses, fractionné), ainsi que pour les fonds clos dont la composition reflète les changements de structure et d'attributions subis par l'organisme producteur, le classement par tranches chronologiques est une nécessité pratique si évidente qu'il s'impose à tous les archivistes malgré les réticences des théoriciens.

Trois règles doivent cependant être observées si l'on veut éviter que cette méthode n'aboutisse à un véritable démembrement des fonds:

— D'une part, les tranches chronologiques choisies comme base du classement doivent être assez longues pour constituer un ensemble d'archives cohérent. (Une durée de dix ans est un minimum).

— D'autre part, ces tranches doivent correspondre à des périodes bien définies dans la vie de l'organisme producteur du fonds; leurs limites ne doivent donc pas être choisies arbitrairement.

— Enfin, pour que le traitement archivistique d'une tranche chronologique d'un fonds puisse être entrepris, il faut que tous les documents correspondant à cette tranche chronologique soient réunis, de façon que la totalité de la tranche soit traitée simultanément.

Une fois ces trois conditions réunies, on peut procéder au traitement de chaque tranche chronologique comme s'il s'agissait d'un fonds clos. Toute  fois, étant donné qu'il ne s'agit en réalité que d'un fragment de fonds, il faut autant que possible traiter chaque tranche avec le maximum de similitude et de parallélisme par rapport aux tranches précédentes, de façon à faciliter le travail de recherche ultérieur.

On voit, d'après ce qui précède, que le traitement par tranches chronologiques n'est nullement contradictoire avec le respect de la structure interne des fonds; ce respect s'applique, en effet, à l'intérieur de chaque tranche chronologique d'autant plus facilement que les tranches ont été définies de façon àcorrespondre précisément aux grands changements de structure interne et de compétence de l'organisme producteur.

Nous tenons à bien insister ici sur le fait que nous parlons ici du traitement archivistique des tranches chronologiques (voir la définition de ce terme de «traitement archivistique » ci‑dessus, p. 101, note 3). Ceci implique par conséquent que ce traitement ne soit entrepris qu'assez longtemps après la clôture de la tranche chronologique envisagée, pour avoir la certitude qu'aucun document correspondant àcette tranche n'est demeuré dans l'organisme d'origine. (A titre d'exemple, en France le traitement archivistique des documents est actuellement arrêté à la date du 10 juillet 1940, qui marque la fin de la IIIe Republique. Tous les documents postérieurs au 10 juillet 1940 ne reçoivent qu'un traitement provisoire). En règle générale, on peut admettre qu'une tranche chronologique peut recevoir un traitement archivistique lorsque tous les documents qui le composent ont atteint le délai de libre communicabilité au public, et qu'ils ne sont plus susceptibles de recevoir des additions ni de faire l'objet de tris et d'éliminations.  

e) Note sur la terminologie du classement et de la cotation des fonds. Il nous paraît utile de donner ici quelques précisions de vocabulaire sur les termes utilisés en archivistique pour les différentes notions liées au classement et à cotation des fonds, car ces termes ont souvent une valeur différente dans les différents pays et peuvent par conséquent conduire à des contresens assez graves s'ils sont mal compris par les traducteurs.

En français, le mot cassement (comme, en espagnol, le mot clasificación) s'applique à toute opération de mise en ordre (ordenación) d'éléments quelconques selon un schéma, ou plan, ou cadre, préétabli. Dans le domaine des archives, il s'applique donc à plusieurs niveaux successifs:

— classement des fonds à l'intérieur d'un dépôt d'archives;
— classement des articles (dossiers, liasses, volumes, etc.) à l'intérieur d'un fonds;
— classement des documents individuels (feuillets ou groupes de feuillets) àl'intérieur d'un article.

A l'intérieur des fonds, les divisions sont souvent appelés en anglais series (parfois aussi subgroups, ce qui est beaucoup plus clair). Ce terme anglais  de series est générateur de confusion/dans les traductions, car en archivistique française le mot série a un tout autre sens: il désigne les grandes divisions alphabétiques dans lesquelles sont placés les fonds à l'intérieur d'un dépôt d'archives (par exemple, la série U des archives départementales françaises reçoit tous les fonds provenant des tribunaux et institutions judiciaires, la série T reçoit tous les fonds provenant des organismes d'enseignement et d'éducation, etc.). Les divisions primaires des séries sont appelées sous‑séries, chaque sous‑série correspondant généralement à un fonds, bien que, dans certains cas, lorsqu'une série se compose d'un seul fonds, les sous‑séries correspondent à des divisions de ce fonds, comme les «series » ou « subgroups » anglais.

En règle générale, tout travail de classement d'archives aboutit à une identification des articles classés. Cette identification (parfois appelée à tort « numérotation », en anglais numbering) porte en français le nom de cotation; la cote se composant généralement d'un ensemble de lettres et de chiffres selon un certain ordre.

Une fois que les articles ont reçu leur cotation définitive, l'archiviste procède à la rédaction de l'instrument de recherche (en anglais, funding aid ou research aid) correspondant au fonds ou à la division du fonds traitée. Selon qu'ils sont plus ou moins détaillés les instruments de recherche d'archives sont, en français, appelés guide, état sommaire, répertoire ou répertoire numérique, inventaire sommaire, inventaire analytique. Chacun de ces termes est difficilement traduisible dans d'autres langues: ainsi, un inventory en anglais n'a rien à voir avec un inventaire en français (l'équivalent anglais d'inventaire analytique serait, approximativement, calendar); ailleurs, catalogue ou catálogo s'emploie comme équivalent du terme français répertoire, alors qu'en français catalogue est en principe réservé aux documents ne formant pas des fonds, mais des collections hétérogènes. L'ensemble des opérations de rédaction des instruments de recherche s'appelle en anglais description, terme commode qui n'a pas d'équivalent exact en français.

On voit, par ces quelques exemples, à quel point la nécessité de disposer de définitions très précises des termes archivistiques dans les différentes langues est primordiale si l'on veut éviter les malentendus et les erreurs d'interprétation, parfois lourdes de conséquence. Une bonne partie des discussions et divergences internationales sur le respect des fonds n'a pas d'autre source que ces malentendus.

<<TOC5>> IV. — L'instrument de recherche archivistique comme moyen de remédier aux difficultés du « respect des fonds »

De tout ce qui a été dit jusqu'à présent, il ressort à l'évidence que la plupart‑ des difficultés que soulève l'application du principe du respect des fonds découlent de la contradiction qui existe entre, d'une part, la nature du fonds qui est un produit organique de l'activité de l'organisme qui l'a créé, et, d'autre part, les besoins de la recherche qui est, elle, méthodique et systématique.

En réalité, une solution globale à ces difficultés existe, bien qu'elle ne soit que trop rarement mise en évidence par les théoriciens du respect des fonds. Elle consiste à reconstituer, grâce aux instruments de recherche, la continuité des « suites » de documents qui sont rompues dans le classement des fonds, par suite des variations de structure et de compétence des organismes.

Cette reconstitution de la continuité rompue peut se faire de plusieurs façons selon les cas:

— Si l'on désire simplement rendre claire pour les chercheurs la succession des organismes qui ont exercé, au cours des années, une attribution donnée, on rédige un tableau précisant le nom de l'organisme qui a exercé cette attribution pendant chaque période, avec l'indication des cotes des documents correspondants dans le fonds de cet organisme. Il s'agit, en quelque sorte, d'un « guide » qui dirige le chercheur vers le fonds qui l'intéresse.

— Si l'on veut, au contraire, rendre accessible d'un seul coup aux chercheurs la totalité des documents correspondant à une attribution donnée, on en rédige un répertoire ou un inventaire « inter‑fonds », ce qui équivaut à peu près à reconstituer, mais dans l'instrument de recherche seulement, les « records series » proposées par Peter J. Scott (cf. ci‑dessus, p. 97), tout en respectant parfaitement l'intégrité des fonds.

— On peut encore se borner, dans l'instrument de recherche d'un fonds ou d'une tranche chronologique de fonds, à signaler par des notes en bas de page les fonds où se trouvent les documents précédant ou suivant dans le temps ceux que décrit l'instrument de recherche.

— Enfin, des index alphabétiques ou des tableaux méthodiques permettent, sans toucher au classement des documents eux‑mêmes, de regrouper pour les chercheurs tous les documents éparpillés entre plusieurs fonds ou plusieurs divisions d'un fonds, relatifs à un même sujet, à un même personnage, à un même lieu, etc.

De même, l'instrument de recherche peut fort bien regrouper plusieurs fonds apparentés les uns aux autres (par exemple un « fonds principal » et ses « fonds subordonnés » : ci‑dessus, p. 96, ou encore les fonds de plusieurs petits organismes de compétence voisine ou similaire, etc.). C'est ainsi, notamment, qu'on peut faire clairement apparaitre, sans toucher àl'intégrité des fonds, le parallelismus membrorum (sirnilitude de dossiers «parallèles » existant dans plusieurs organismes de compétence voisine) .

De toute façon, l'analyse des attributions des organismes producteurs de fonds d'archives et de leurs variations constitue une part essentielle et fondamentale du travail archivistique. Aucun traitement de fonds ne peut être valablement conçu sans cette analyse préalable. Comme le remarque fort justement le Dr. J. Papritz, « sous le titre des séries [= suites chronologiques de documents], il faut préciser l'histoire des compétences; c'est une tâche de l'archiviste que l'on oublie trop souvent ».

Un instrument de recherche d'archives ne peut pas, en effet, se borner à «décrire » sèchement les documents qui composent un fonds. Une introduction sur l'organisme d'ou provient le fonds, sur son histoire, sur ses attributions et leurs variations, sur l'histoire du fonds lui‑même, de sa formation et de son classement, doit obligatoirement précéder tout inventaire ou répertoire de fonds. Si cette étude est correctement réalisée, toutes les difficultés liées à l'application du respect des fonds sont pratiquement résolues. C'est en ce sens qu'il faut désormais, à notre avis, pousser les recherches et les travaux des archivistes.

Michel DUCHEIN,  
conservateur en chef
à la Direction des Archives de France.

<<TOC4>> Sur la question des principes de classement  

par Hermann Hardenberg, La Haye

Vous avez été, cher Monsieur Papritz, l'un des premiers archivistes étrangers à montrer de l'intérêt pour les nouvelles "registratures" néerlandaises, qui ont abandonné le cadre classique de classement des séries, chronologique ou numérique, pour un système de dossiers‑matière calqué sur une pratique allemande déjà ancienne. C'est pourquoi vous serez peut‑être intéressé de savoir que depuis nous avons essayé de dégager les principes de classement suivant lesquels on peut ordonner les dossiers d'archives, tout en essayant parallèlement d'établir une terminologie théorique. Votre vieux maître H. O. Meisner a affirmé à ce sujet qu'il n'y avait fondamentalement que deux principes de classement, le principe de provenance et le principe de pertinence, dont toutes les autres formes de classement seraient des variantes; mes collègues Van der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen et moi‑même sommes arrivés  dans la Nederlandse Archiefterminologie à un résultat différent: c'est justement pourquoi il pourrait être utile de faire connaître notre façon de voir à nos collègues allemands. Puisque vous êtes particulièrement familiarisé avec les problèmes de ce genre en tant que professeur à l' Ecole d'archivistique de Marbourg, je me permettrais de faire porter ma contribution en votre honneur sur ce thème.

Le terme principe de provenance a toujours eu aux Pays‑Bas une signification restreinte. S. Muller Fz. l'a défini pour la première fois en 1908 de la façon suivante: "Het herkomstbeginsel is de methode van archiefregeling, volgens welke elk stuk wordt gebracht tot het archief en tot de afdeling van het archief, waartoe het, toen het archief nog een levend organisme was, laatstelijk heeft behoord" ("Le principe de  provenance est la méthode de classement archivistique suivant  laquelle  chaque pièce est réunie au fonds d'archives et à la subdivision de ce fonds auquel elle appartenait en dernier ressort, lorsque les archives étaient encore vivantes"). Dans la conception néerlandaise, le "herkomalbeginsel" ( principe de provenance) se rapporte donc uniquement à l'origine d'un document isolé. Aussi n'a‑t'il rien àvoir avec le maintien dans sa totalité de l'ordre interne primitif d'un ensemble d'archives. En outre, il est bien vrai qu'on ne peut l'appliquer qu'à des fonds qui possèdent déjà un ordre interne. Muller n'a que partiellement résolu la question de savoir où chaque document devait trouver sa place dans ce classement parce qu'il se contentait de mentionner à quelle subdivision ce document appartenait à l'origine. Nous avons préféré être plus précis; dans la Nederlandse Archiefterminologie on trouve ceci: "Het herkomstbeginsel is het beginsel, dat ieder archiefstuk behoort te worden teruggebracht tot het archief, waaruit het afkomstig is en in dat archief op zijn oorepronkelijke plaats" ("Le principe de provenance est le principe selon lequel il convient de réintégrer chaque pièce d'archives dans le fonds dont elle provient et de l'y remettre à sa place originelle"). L'emplacement où se trouvait originellement le document dans la "registrature" est donc décisif pour le travail de l'archiviste qui doit classer des documents isolés de leur ancien contexte, ou déplacés, suivant le principe de provenance.

A côté de l' "herkomstbeginsel" (principe de provenance) auquel il n'est fait qu'incidemment allusion dans le Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (Manuel pour le classement et la description des archives) de Muller‑Feith‑Fruin, dans le commentaire du § 18 relatif à la division des fonds d'archives ( respect des fonds ), le Handleiding a introduit dans le § 21 une notion que nous avons définie comme le "bestemmingsbeginsel"  (principe de destination). Le paragraphe en question prescrit de décider de la place que doit prendre un document dans le fonds non pas d'après son objet mais suivant sa destination. Cette méthode s'applique au cas où l'on entreprend un classement là où il n'y en avait pas auparavant. On suppose simplement établi à quelle instance la pièce était destinée ou de quelle instance elle pouvait relever d'après sa nature. Nous avons formulé celà ainsi: "Het bestemmingsbeginsel is het beginsel, dat ieder archiefstuk behoort te worden gebracht tot het archief. waarvoor het naar zijn aard is  bestemd" ("Le principe de destination est le principe selon lequel chaque pièce d'archives doit être replacée dans le fonds auquel sa nature la destine") Alors que la destination présente un caractère actif, il faut considérer la provenance comme une propriété dérivée ou passive. Le principe de destination est donc quelque chose d'essentiellement différent du principe de provenance. On peut même l'appliquer à l'organisation des nouvelles "registratures". Quand par exemple plusieurs autorités ont une administration commune, ce qui est souvent le cas aujourd'hui dans les communes les plus petites, il arrive que l'on abandonne le principe de destination, qu'on mélange les archives de deux ou trois communes, et qu'on les mette dans une seule série, suivant un plan de classement fondé sur le système décimal. On pourrait dire aussi que le principe de destination impose la même démarche pour la pièce  isolée que le respect des fonds pour l'ensemble des archives d'un organisme producteur d'archives.

Vous, Monsieur Papritz, vous avez déjà reconnu à juste titre que le respect de l'ordre interne primitif ne découle pas du principe de provenance. Ce respect suppose somme toute que l'on puisse travailler avec le principe de provenance. C'est pourquoi le chapitre sur les  principes de classement du Nederlandse Archiefterminologie  commence par le principe du respect de la structure archivistique. "Het  structuurbeginsel is het beginsel, dat een archief een geheel is, waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet door een aan het archief vreemde systematiek mag worden verstoord" ("Le principe du respect de la structure archivistique est le principe selon lequel les archives sont un tout dont la structure propre, déterminée historiquement, ne doit pas être bouleversée par un système de classement étranger au fonds") . Dans cette formule, nous avons essayé d'inculquer le respect de ce qu'on avait coutume autrefois de désigner dans un langage imagé, par trop biologique, par la "croissance organique d'un fonds" ou par "le fonds, organisme vivant". Comme cette image fut mal comprise et qu'on l'a interprétée comme un encouragement à appliquer inconditionnellement le principe du respect de la structure administrative, nous l'avons sciemment laissé tomber. Que la structure d'un fonds d'archives soit conditionnée par son histoire, on ne peut le contester. Mais le respect de cette structure conduit à exiger son rétablissement quand elle a été détruite et ‑ comme il a été dit ci‑dessuus ‑ àréintégrer la pièce isolée à son emplacement  d'origine ( herkomstbeginsel ou principe de provenance).

Nous avons appelé l'exigence du rétablissement du classement  interne primitif principe du rétablissement de l'ordre primitif. "Het restauratiebeginsel is het beginsel, dat bij de herordening van een archief in de eerste plaats een orde behoort te worden hersteld, die voorheen in dat archief aanwezig was, waarna verbeteringen in overeenstemming met de leidende gedachte, welke aan die orde ten grondslag ligt, mogen worden aangebracht" ("Le principe de rétablissement de l'ordre primitif est le principe selon lequel, lors du reclassement d'un fonds, on doit d'abord rétablir l'ordre qui existait auparavant dans le fonds; après quoi, on peut y apporter des améliorations en accord avec l'idée maîtresse qui a présidé à ce classement"). C'est le principe dont la base se trouve dans le § 17 du Handleiding de Muller‑Feith‑Fruin, mais là, comme j'ai tenté de  l'expliquer dans le Nederlands Archievenblad de 1958/59, il était partiellement confondu avec le principe du respect de la structure administrative. Il s'agit du même principe que celui qualifié de "Regulierendes Registraturprinzip" ou "principe directeur de la registrature" dans les Grundzüge einer deutschen Archivterminologie (Principes de terminologie archivistique allemande). La modification  de  l'ordre issu de la période préalable à l'archivage est également  permise  par le Handleiding dans son § 18. Mais dans le § 17 où le Handleiding parle de "de oorspronkalijke orde" (l'ordre originel), il ne tient aucun compte du fait que l'ordre interne peut déjà avoir été modifié pendant la période préalable àl'archivage, ce dont j'ai fait l'expérience lorsque j'ai classé les archives du département de la Meuse‑Inférieure (1794‑1814).

La définition donnée au principe du respect de la structure administrative dans la terminologie archivistique allemande englobe deux concepts que nous préférerions séparer dans la terminologie hollandaise. Il n'arrive pas toujours en effet que l'articulation de la "registrature", avant ou après archivage, corresponde à la fois aux attributions de l'organisme producteur d'archives et à son organigramme. Il existe en Hollande des ministères où l'articulation de la nouvelle "registrature" a été basée exclusivement sur les compétences, sans tenir  spécifiques. A partir de là, nous avons distingué le "functioneel beginsel" et l' "organisatiebeginsel" ; seul ce dernier terme devrait être traduit par "principe du respect de la structure  administrative". "Het functioneel beginsel is het beginsel, dat zowel bij de vorming als bij de herordening van een archief de afdelingen behoren te worden bepaald door de taakonderdelen van het bestuut, dat of de persoon, die het archief vormt of heeft gevormd" ("Le principe du respect des compétences administratives est le principe selon lequel, aussi bien lors de la constitution que lors du reclassement du fonds, les subdivisions doivent être déterminées par les différentes tâches propres au service ou à la personne qui produisent ou ont produit ces archives").

Par "taakonderdeel" (tâche), on entend l'accomplissement d'une tâche donnée ou la désignation d'un objet précis de l'administration. L'application de ce principe dans une série qui possède déjà un ordre interne primitif est contraire au principe de provenance quand, dans ce classement primitif, rien n'a son origine dans le "functioneel beginsel" (principe du respect des compétences administratives). Affirmer qu'il s'agit là d'une forme de classement implicite au principe de provenance n'est donc pas valable. On pourrait plutôt penser à une parenté avec le principe de pertinence, bien que ces deux principes soient fondamentalement différents puisque l'articulation dans l'un des cas résulte des fonctions des autorités déterminées objectivement, tandis qu'elle repose dans l'autre cas sur une répartition purement théorique d'après des critères subjectifs.

Le principe du respect de la structure administrative se conçoit en ces termes dans la version hollandaise: "het organisatiebeginsel is het beginsel, dat zowel bij de vorming als bij de herordening van een archief de afdelingen behoren te worden ontleend, hetzig aan de organisatie van het bestuur, dat het archief vormt of heeft gavormd, hetzij aan de organisatie van de administratie van dat bestuur" ("Le principe du respect de la structure administrative est le principe selon lequel, aussi bien lors de la constitution que lors du reclassement du fonds, les subdivisions doivent être établies en fonction, soit de l'organisation du service qui produit ou a produit les archives, soit en fonction de l'organigramme administratif de ce service"). Il ressort de  cette définition que l’"organisatiebeginsel" peut reposer aussi  bien sur la répartition des compétences que sur la répartition du  travail par   bureaux. Dans les deux cas apparaît un système de subdivisions. Lors  du reclassement d'un fonds, l' "organisatiebeginsel" (principe du  respect de  la structure administrative) péchera contre le principe du respect de la structure archivistique et les principes qui en dérivent (principe de provenance, principe du respect de l'ordre primitif), sauf si la structure historique du fonds coïncide avec la structure de l'administration. Le § 16 du Handleiding en conclut même que l'organisation primitive du fonds, i.e. sa structure historique, est en gros semblable à la structure administrative, ce qui ne correspond pas toujours à la réalité.

En outre le Handleiding s'est élevé nettement contre le principe de pertinence, parce que le Handleiding rejette (§ 21) le classement thématique. Toutefois, comme cette forme de classement trouve une application dans les nouvelles "registratures", nous avons également reconnu le principe de pertinence comme principe de classement. "Het pertinentiebeginsel is het beginsel, dat zowel bij de vorming als bij de herordening van archieven de bestanddelen, ongeacht hun bestemming en hun herkomst, behoren te worden geordend volgens de ondewerpen, waarop zij betrekking hebben" ("Le principe de pertinence est le principe selon lequel, aussi bien lors de la constitution que lors du reclassement du fonds, les documents doivent être classés selon les sujets auxquels ils se rapportent, nonobstant leur destination et leur provenance"). Il va de soi que ce principe doit vivre sur le pied de guerre avec divers autres  principes de classement et que, tout comme le "functioneel beginsel" (principe du respect des compétences administratives), il est impropre à servir de base à la répartition d'archives qui ne résultent pas de la réalisation de tâches particulières ou de tâches qui ne peuvent être comprises sous un seul thème.

En partant de toutes ces considérations ci‑dessus, nous en sommes arrivés graduellement à sept principes de classement différents, parmi lesquels le principe de provenance et le principe de pertinence jouent, comme on l'a vu, un rôle assez secondaire. Ceci se comprend aisément dans le contexte néerlandais, car l'enseignement archivistique y est depuis longtemps axé sur le principe du respect de la structure archivistique et sur le principe de rétablissement de l'ordre primitif.

En ce qui concerne les archives contemporaines, l'affaire se présente un peu autrement. Dans les nouvelles registratures des différents ministères, pour lesquels un cadre de classement suivant un système décimal a été prescrit par voie législative depuis 1950, il existe une tendance à réconcilier le principe de pertinence et le principe du respect de la structure administrative, dans la mesure où chaque service gère ses propres archives courantes, qui sont cependant partout organisées suivant le même cadre de classement normalisé. Ceci démontre donc que la réalité ne se limite pas à un seul principe mais se réserve la possibilité de combiner plusieurs principes de classement, ce en quoi elle attribue à la technique du classement la valeur d'une matière vivante, en perpétuelle mutation. C'est bien en effet quand on ne schématise pas trop sévèrement la grisaille de la théorie qu'on peut le mieux sentir l'éclat de l'arbre d'or de la vie.

<<TOC4>> Max Lehmann et la génese du principe de provenance  

par
Ernst POSNER 

Le problème du classement des archives, sous ses aspects théoriques et historiques, est d'un intérêt primordial pour les archivistes de beaucoup de pays, et les grandes lignes d'une évolution qui a abouti au fameux 'principe de provenance' ont été étudiées de façon convaincante t. Mais les tendances de la pensée historique qui ont aidé à donner forme à la théorie archivistique, les conditions dans lesquelles l'intuition théorique s'est transformée en action, les hommes qui ont contribué à libérer la profession archivistique de l'influence des idées étrangères à son domaine, ont beaucoup moins attiré l'attention.

Le présent article a pour ambition de mieux faire connaître les débuts du principe de provenance 2 aux Archives d'Etat privées (Geheimes Staatsarchiv) de Berlin. Paul Bailleu, qui participa activement à l'application de ce nouveau principe aux archives de Berlin, a raconté en 1902 comment il était né des besoins propres de ce grand dépôt 3; mais son article ne révèle guère l'opposition à laquelle se heurtèrent les avocats du nouveau système, et il ne rend pas justice à l'homme dont le nom est à jamais lié à l'une des étapes essentielles de l'histoire de notre profession.

Que Max Lehmann ait été l'auteur du Règlement du 1er juillet 1881 prescrivant au Geheimes Staatsarchiv "le respect de l'ordre originel et des désignations  originelles" est un fait généralement reconnu. Encore faut‑il savoir qui était Max Lehmann et quelle était son oeuvre.

La genèse du principe de provenance ne peut être retracée uniquement d'après les archives. Tout ce que celles‑ci nous apprennent est que le Règlement de 1881 fut rédigé par Max Lehmann et adopté par une conférence d'officiels du Geheimes Staatsarchiv présidée par son directeur, Heinrich von Sybel, mais elles ne nous renseignent pas sur les conflits de personnalités et d'idées qui ont précédé et accompagné cette adoption, comme celle de toute décision administrative de quelque importance. Force est donc de recourir à d'autres sources d'information, telles que mémoires, autobiographies et traditions orales, pour combler le vide de la documentation officielle.

Varga, dans son article de 1939 sur le principe de provenance, appelle le Règlement de 1881 le "Règlement de Sybel". Ceci est exact dans la mesure où Sybel, directeur des Archives d'Etat de Prusse, lui a donné sa sanction officielle et en a prescrit l'application; exact aussi dans la mesure où le passage du 'respect des fonds' à la française au 'principe de provenance', ou plutôt Registraturprinzip, à la prussienne, a été un des traits marquants de la direction de Sybel, qui, de 1875 à 1895, a su élever les Archives de Prusse au rang d'une des grandes institutions culturelles de son pays. C'est Sybel, homme non moins renommé pour ses écrits historiques que pour son talent d'organisateur et d'administrateur, qui a commencé la volumineuse série des Publikationen aus den preussischen Staatsarchiven et des Kaiserurkunden in Abbildangen. Ce magnifique programme de publications n'a pas seulement fourni à ses collaborateurs des occasions uniques de travaux érudits, mais il a aussi contribué àattirer vers la carrière des archives les meilleurs jeunes historiens. Quel autre service d'archives dans le monde pouvait, à l'époque, se vanter de posséder des archivistes aussi éminents que Max Lehmann, Paul Bailleu, Reinhold Koser, Friedrich Meinecke, tous de renommée nationale sinon internationale ?

C'est à Meinecke que nous devons quelque information 'interne' sur les débuts du principe de provenance, car le premier volume de ses Mémoires comprend un chapitre charmant sur le Geheimes Staatsarchiv dans les années 1870 et 1880. Situé au coeur du vieux Berlin où les margraves de Brandebourg avaient résidé avant la construction du château sur la Sprée, ses voûtes abritaient les archives du Conseil privé de Brandebourg‑Prusse, auxquelles avaient été ajoutées en 1874 celles du Generaldirektorium, ministère de l'Intérieur et des Finances au XVIIIe siècle, et de plusieurs ministères du XIXe siècle. Les locaux étaient plus remarquables par leur atmosphère que par leur commodité; les archives étaient placées sur des rayonnages  de bois élevés jusqu'aux hauts plafonds, et au premier étage, au milieu des dossiers de sa bureaucratie, s'élevait l'énorme statue équestre de Frédéric le Grand. L'organisation du Geheimes Staatsarchiv était aussi vieillotte que le bâtiment. Le directeur des Archives d'Etat de Prusse dirigeait en principe ce dépôt, mais la gestion effective en était assurée par un petit groupe de six 'archivistes privés d'Etat assistés de quelques 'secrétaires d'archives'. A part la conférence de direction mensuelle, présidée par Sybel, le Geheimes Staatsarchiv était pratiquement autonome et très imbu de sa dignité et de son indépendance. C'est peu après sa nomination en 1875 que Sybel nomma Max Lehmann à un poste vacant d''archiviste privé d'Etat. Né à Berlin en 1845, Lehmann avait reçu une excellente éducation au fameux Joachimstalsches Gymnasium, puis aux universités de Berlin, Koenigsberg et Bonn. A Bonn, Sybel fut un de ses principaux professeurs, et bien que Lehmann eût quitté Bonn après un seul semestre (le plus heureux de sa vie, disait‑il), Sybel le chargea en 1867 d'aller dépouiller les archives du State Paper Office à Londres pour son grand ouvrage sur la Révolution française. Cette mission donna à Lehmann l'occasion de se familiariser avec la recherche dans les archives et ‑ ce qui était peut‑être encore plus important ‑ avec la vie d'une grande capitale européenne. A son retour, Berlin lui parut "une ville de province de taille moyenne avec beaucoup de soldats".

Déçu dans son désir d'entrer dans la carrière universitaire, Lehmann fut heureux d'accepter le poste que lui offrait Sybel au Geheimes Staatsarchiv. C'était pour lui, comme il le dit plus tard, "pas tout à fait la profession académique, mais une préparation pas du tout négligeable à son exercice". On imagine aisément que cette nomination ne fut pas acceptée avec enthousiasme par les anciens 'archivistes privés d'Etat'. Sans même parler du manque d'expérience archivistique de Lehmann, le fait que celui‑ci eût assuré la publication de la Historische Zeitschrift de Sybel et qu'il eût été pressenti pour inaugurer les Publikationen par un ouvrage sur les relations de la Prusse et de l'Eglise catholique ne pouvait guère plaire à ses collègues. Cela signifiait que le nouvel archiviste ne consacrerait certainement pas tout son temps au travail quotidien du Geheimes Staatsarchiv.

Si la nomination de Lehmann était, comme nous le pensons, accueillie avec des sentiments mitigés par ses collègues, sa personnalité n'avait rien pour les réconcilier avec elle. Il était le plus combatif des archivistes et historiens allemands, toujours prêt à s'engager dans des controverses académiques, à les pousser jusqu'au bout et à y prendre plaisir 4. La tradition orale du Geheimes Staatsarchiv le décrit comme authoritaire, excitable et difficile à supporter pour ses collègues. "Il y avait en lui quelque chose du lion", dit Meinecke dans sa notice nécrologique en 1930, "une extrême sévérité intellectuelle combinée avec la plus ardente passion et un enthousiasme éthique qui parfois l'élevait dans les hauteurs et parfois aussi l'égarait." 

Un homme d'un caractère aussi volcanique ne pouvait guère s'intégrer àune institution aussi calme et vénérable que le Geheimes Staatsarchiv, qui remontait au début du XVIIe siècle. Il était voué à susciter une hostilité ouverte s'il décidait de s'y faire l'avocat d'un changement radical des méthodes de travail ; or, c'est précisément ce qu'il fit dès qu'il eut acquis un peu d'expérience du métier d'archiviste. Les documents du Geheimes Staatsarchiv avaient reçu leur cadre de classement, en groupes ou séries appelés Reposituren, avant la réorganisation de l'Etat prussien pendant les années de la 'Réforme' (1807‑1815). Bien que les cadres du gouvernement central eussent été alors complètement transformés, les archivistes continuaient à classer les documents des nouveaux ministères dans le cadre des anciens groupes, essentiellement conçus par matières. Ainsi (pour donner un exemple) : la correspondance du ministère des Affaires étrangères avec l'ambassade de Bruxelles était confondue avec les anciennes archives du Conseil privé relatives au Brabant, auxquelles on ajoutait, pour faire bonne mesure, les archives de l'ambassade de Bruxelles elles‑mêmes. Le résultat évident de cette méthode était que les papiers des nouvelles administrations étaient complètement dissous dans un système conçu pour les documents d'une période révolue.

Quand Paul Bailleu expliqua l'application du principe de provenance aux archives berlinoises lors du Congrès des archivistes allemands en 1902, il prit soin de détailler les méfaits de ce qu'il appelait "l'absence d'un système satisfaisant de classement". Il expliqua en particulier que, pour trouver un document, il fallait d'abord se référer au bordereau de versement de l'administration d'origine, y relever l'indication du sigle ou symbole affecté à cette administration, et ensuite retrouver la cote du document dans le cadre de classement des archives. C'est la lourdeur de cette procédure qui donna aux jeunes archivistes l'idée de mettre au point un système de classement plus simple. Il fallait, pensèrent‑ils, remplacer l'impossible classement par matières par un classement par provenance en respectant l'ordre d'enregistrement 3. Etant donné que, grâce à l'excellent système utilisé par les bureaux d'enregistrement des administrations allemandes, les documents avaient, dès l'origine, un classement clairement exprimé par des cotes ou symboles, il ne s'agissait plus que de maintenir ce classement ou de le restaurer après le versement aux archives s'il avait été détruit dans l'intervalle.

L'expérience archivistique prouva, semble‑t‑il, les avantages de ce nouveau système. Il correspondait aussi à la conception 'historiciste' de la génération qui était venue aux Archives par l'enseignement des Ranke, des Droysen, des Sybel et autres grands hommes de l'école historique allemande. Le principe de provenance n'était pas seulement un 'truc' d'archiviste : c'était l'application du principe de 'croissance historique' aux sources de la recherche nées de l'évolution historique.

Cependant, du fait que le classement par matières avait régné sur les archives pendant bien des décennies et que l'application du principe de provenance entraînait un reclassement de la plus grande partie des fonds du Geheimes Staatsarchiv, il n'est pas surprenant que ce nouveau système se soit heurté à une vive opposition de la part des archivistes traditionalistes de cette institution. Leur porte‑parole  fut le "tout‑puissant" Paul Hassel, "qui était venu au pouvoir comme favori de Max Duncker, le prédécesseur de Sybel". Pendant la guerre franco‑prussienne de 1870, Hassel, docteur en philosophie de l'université de Berlin, avait été reporter du Preussischer Staatsanzeiger auprès de la IIIe Armée; on peut penser que le Prince héritier Frédéric‑Guillaume, qui commandait cette armée, le recommanda à Duncker et l'aida à faire carrière aux Archives. Malheureusement pour lui, son attitude autoritaire indisposa les plus vieux 'archivistes privés d'Etat soucieux de défendre la dignité de leur fonction. Ils s'allièrent donc à la jeune génération pour convaincre Sybel de la nécessité d'un nouveau système de classement. Nous ne connaissons pas, bien entendu, tous les détails du conflit qui aboutit à la promulgation du Règlement de 1881, mais il est certain que celui‑ci marqua une nette victoire du front anti‑Hassel. Hassel démissionna du Geheimes Staatsarchiv et, en juillet 1882, fut nommé directeur des Archives centrales d'Etat à Dresde : une fois encore, l'influence du Prince héritier, futur empereur Frédéric III, avait dû jouer en sa faveur.

La voie était libre désormais. Comme le dit Meinecke "l'idée de classer les documents selon leur provenance insuffla une soudaine et incroyable énergie dans les archives tout entières, car les bureaux d'enregistrement de toutes les administrations devenaient dès lors des organismes vivants, chacun avec son propre principe de vie, et les différentes personnalités reprenaient toute leur valeur avec leurs traditions et leurs tendances individuelles". Quand Meinecke entra au Geheimes Staatsarchiv le 15 avril 1887, le grand travail de reclassement des archives selon le nouveau système était loin d'être terminé, et il put encore être le témoin de "l'enthousiasme qui avait inspiré ses pionniers".

Comme on vient de le voir, Lehmann n'était pas le seul parmi les jeunes archivistes à demander le changement des méthodes de classement. Mais quel fut exactement son rôle dans l'élaboration du nouveau principe ? Bailleu, dans son exposé de 1902 devant le congrès des archivistes allemands, fit allusion à la génération d'archivistes qui étaient entrés au Geheimes Staatsarchiv sous la direction de Sybel ou peu après et qui croyaient à la nécessité de réorganiser toutes les archives sur la base du principe de provenance 7, mais il ne mit pas en lumière l'importance de Lehmann dans cette évolution. Ce silence peut s'expliquer par les mauvaises relations qu'entretenait alors Lehmann avec ses anciens collègues et amis des Archives berlinoises. Dans sa biographie de Scharnhorst, il avait mis en pièces l'interprétation historique traditionnelle de la guerre de libération après l'occupation napoléonienne, et sa thèse de la responsabilité de Frédéric II dans le déclenchement de la guerre de Sept Ans l'avait définitivement brouillé avec les historiens prusses officiels. Son nom était devenu impopulaire. Lehmann lui‑même, dans son autobiographie, affirme que le principe de provenance était son oeuvre personnelle, sans mentionner ses collaborateurs : "Je jugeai possible d'améliorer le classement des archives en le fondant sur le principe de provenance, qui, je crois, est aujourd'hui universellement accepté ; ce fut important pour les archives et non dépourvu d'in  térêt pour l'Etat". Si Bailleu jugeait bon de ne pas citer le nom de son ancien collègue, coupable d'avoir rompu avec le credo officiel des historiens prussiens, Lehmann de son côté négligeait de rappeler que, dans son combat pour les nouvelles idées, il avait eu l'appui courageux des plus jeunes archivistes du Geheimes Staatsarchiv.

En effet, bien qu'il eût dirigé la lutte, Lehmann n'avait pas été seul àla mener. Meinecke entré aux Archives quand Lehmann y était encore, et qui avait dû y recueillir beaucoup d'échos des événements qui avaient secoué la maison six ou sept ans plus tôt, reconnaît le rôle dirigeant de Lehmann mais aussi l'appui de ses collègues. "Lui d'abord, mais aussi Bailleu et Hegert", écrit Meinecke "insistèrent sur la nécessité de classer les documents selon leur provenance historique, c'est‑à‑dire en respectant l'ordre naturel qu'ils avaient reçu dans les bureaux d'enregistrement de leurs administrations d'origine". Si les insuffisances des anciennes méthodes de classement semblaient évidentes aux archivistes de la jeune génération, et si ceux‑ci discutaient fréquemment entre eux de ce que devait être le meilleur système àsubstituer à l'ancien, c'est indubitablement Lehmann, avec son caractère énergique et dynamique, qui fit triompher ces nouvelles idées : victoire dans laquelle son étroite association avec Sybel et sa réputation comme une des 'valeurs montantes' du monde archivistique, sinon académique, durent jouer un rôle de premier plan.

Il semble ironique que l'un des changements les plus importants et les plus durables de la science archivistique ait été mené à bien par un homme pour qui la profession d'archiviste ne représentait qu'un pis‑aller. Dans son discours de réception à l'Académie des Sciences de Prusse, où il avait été élu après la publication de son livre sur Scharnhorst, il mit l'accent sur l'importance des archives pour la recherche. "Toute recherche en histoire moderne doit commencer par les archives, et c'est pourquoi l'archiviste qui aborde son travail avec un sens élevé de sa responsabilité a l'avantage sur l'historien qui ne visite les archives qu'occasionnellement." Mais "l'histoire n'est pas seulement un résumé des documents", car "une accumulation de pierres de construction, même symétrique, n'est pas un édifice". Nulle part dans le discours il n'est question du principe de provenance ni du rôle de Lehmann dans son élaboration.

L'élection à l'Académie des Sciences, la biographie de Scharnhorst, l'activité au Geheimes Staatsarchiv avaient fermement placé Lehmann au premier rang de sa profession. Quand les gens parlaient de lui, ils clignaient des yeux comme pour dire "le future directeur des Archives". Mais ceci n'influença pas sa décision lorsque "enfin, enfin" en 1888 l'offre d'une chaire à l'université de Marbourg lui ouvrit "les jours bénis de la liberté".

Dés lors, Lehmann se consacra exclusivement à l'enseignement et àl'histoire. Après la biographie de Scharnhorst, il publia Frédéric le Grand et les origines de la guerre de Sept Ans (1894), qui provoqua de violentes protestations de la part des historiens prussiens et fut à l'origine d'une controverse comme on en avait rarement vu en Europe, puis une biographie du baron de Stein, qui, à son tour, entraîna Lehmann dans une querelle avec Ernst von Meier lorsque celui‑ci attaqua sa thèse de l'influence de la Révolution française sur la réforme prussienne. Lehmann continua à combattre pour ce qu'il considérait être la bonne cause contre la majorité des historiens allemands, affirmant toujours que "la politique et l'histoire n'ont pas d'ennemi plus dangereux que le chauvinisme" , que dans l'histoire de la civilisation occidentale il existe des tendances et des relations qui transcendent les frontières nationales, et qu'en dernière analyse "toute histoire est universelle". L'homme qui, dans sa jeunesse, avait été considéré comme un "chevauléger conservateur", devint finalement un chaud partisan de la République de Weimar, tout en restant fidèle à lui‑même et à son caractère.

Dans le cours d'une vie aussi riche en conflits et en succès, l'élaboration du principe de provenance pour le classement des archives ne représente certes qu'un épisode mineur. Mais même si la dynamique personnalité de Lehmann ne put finalement trouver son accomplissement dans la minutie du travail d'archiviste, les archivistes peuvent à juste titre être fiers d'avoir compté un tel homme parmi eux, et ils doivent se souvenir avec respect et gratitude de la dette que leur profession a envers lui.

<<TOC4>> Les techniques nouvelles dans les archives

Rapport par James B. RHOADS

III  CONCLUSIONS

En essayant d'évaluer l'information résumée ci‑dessus, il est nécessaire au départ de se rendre compte de quelques difficultés. Celles‑ci proviennent fondamentalement du langage et de la terminologie. En étudiant les réponses au questionnaire, il apparaît vite qu'il n'y a pas de signification facilement compréhensible et largement acceptée du terme "techniques", appliqué à l'administration des archives. Presques toutes les opérations et activités peuvent être rangées sous ce terme et l'ont été fréquemment dans certaines réponses. D'autres réponses étaient basées sur une définition plus restrictive, qui excluait tout exposé de principes, politiques et procédures d'activités courantes. Cette divergence d'opinion fondamentale explique grandement le déséquilibre dans le champ d'application et l'accentuation dont témoignent les résumés pour des pays individuels.

Une autre difficulté provenait de l'utilisation du terme "nouvelles". Le questionnaire était limité au présent et au "passé récent", mais il ne disait pas si les techniques demandées devaient être celles qui étaient nouvelles pour la profession archivistique en général, dans un pays déterminé ou dans une institution particulière de ce pays. Les interprétations changeantes données à ce terme expliquent que certains pays n'ont pas répondu sous certaines rubriques et les réponses essentiellement négatives données par d'autres pays. Ces réponses ont été reprises, puisqu'elles peuvent aider à étudier le processus par lequel des techniques déterminées sont développées, acceptées et diffusées dans d'autres pays dans différentes parties du monde.

Une difficulté encore est liée à la terminologie archivistique elle‑même. S'il n'y a pas d'équivalents précis en anglais pour beaucoup de concepts et termes archivistiques dans d'autres langues, l'utilisation d'un questionnaire en anglais employant une terminologie archivistique américaine pose les mêmes problèmes de compréhension. Les termes "disposal" et "arrangement" paraissent avoir été particulièrement difficiles ; l'inclusion des termes "retirement" et "classification" comme concepts apparentés auraient pu supprimer quelque peu la contusion. Malgré ces difficultés, toutes les réponses révélaient cependant un intérêt général pour les problèmes fondamentaux et un examen attentif des questions posées. Le. manque ou la brièveté d'une réponse dans une rubrique particulière ne peuvent en aucun cas être assimilés à du désintéressement ou manque de coopération. Toutes les administrations d'archives emploient forcément des techniques dans la conduite de leurs opérations ; quelques‑unes ont  simplement préféré de considérer leurs techniques comme non suffisamment nouvelles pour justifier une explication.

Dans les limites des restrictions citées et sans faire des comparaisons qui pourraient être bien compliquées, il est encore possible de formuler une série de conclusions prudentes pour chaque rubrique, basées sur les preuves disponsibles et de tirer des réponses, dans leur ensemble, quelques conclusions générales.

Une étude des réponses sous le titre Organisation et Administration révèle un intérêt répandu pour l'effet de la technologie informatique sur les systèmes d'archives courantes traditionnels, et un intérêt presque égal pour l'utilisation possible de cette technologie dans la gestion d'institutions et de programmes d'archives. L'intérêt pour les archives informatiques ressort aussi clairement des réponses sous Triage et Elimination, Plan et Gestion de Dépôts, et Préservation. L'intérêt pour l'utilisation directe de cette technologie apparaît clairement dans les réponses relatives à la création d'instruments de recherche. La conclusion évidente en est qu'il y a encore besoin d'étudier les produits et les implications de la technologie informatique. Comme un premier pas, il semble que, jusqu'à un point faisable et compatible avec leur juridiction, les autorités archivistiques devraient affirmer le caractère archivistique fondamental et les intérêts et valeurs archivistiques de la documentation lisible par machine et les programmes annexés. La tendance à la création, en dehors de l'autorité archivistique, d'institutions particulières intitulées "archives de données" est en effet regrettable, puisque toutes les traditionnelles administrations d'archives historiques et administratives, sont des "archives de données" au point de vue du contenu informatif de leurs fonds. Il est essentiel que la profession archivistique accepte pleinement sa responsabilité quant à ce dernier développement dans l'évolution des formes documentaires. Les tâches auxquelles nous faisons face dans ce domaine sont formidables, mais pas plus formidables que celles qu'affrontaient lés archivistes de l'ère des tablettes d'argile qui découvraient, dans le bureau voisin, un tas de rouleaux de papyrus portant des symboles dans une langue inconnue. Et dans le processus d'acquisition de la connaissance et ‑de développement des techniques requises pour évaluer ces toutes nouvelles formes d'archives et y donner accès, les archivistes apprendront aussi suffisamment concernant la technologie qui les a produites pour les évaluer et utiliser, si nécessaire, comme un instrument de gestion dans le planning et le contrôle de leurs propres programmes et opérations.

Deux techniques supplémentaires rapportées sous le titre général de Organisation et Administration sont également suggestives : l'utilisation de conseils consultatifs et la décentralisation géographique sélective de fonds d'archives. A un moment où on met de plus en plus l'accent sur l'expansion des services d'archives vers la recherche et le grand public et compte tenu de l'accroissement rapide de la population et de la décentralisation des fonctions et activités gouvernementales dans beaucoup de pays, ces deux techniques méritent un examen attentif de la part de tous nos collègues. Comme point négatif, les réponses sous ce titre général  n'ont fait découvrir, à quelques notables exceptions près, que peu d'intérêt ou d'esprit d'innovation dans l'utilisation de techniques de gestion modernes dans l'administration générale d'institutions d'archives. Comme ces institutions développent forcément leurs fonds d'archives, personnels et services, leurs directions requièrent inévitablement toute l'attention d'un nombre croissant d'employés. Les implications de cette évolution pour la profession archivistique, et les problèmes qu'elle entraîne pour la formation requise des archivistes professionnels dans le domaine des sciences de gestion, pourraient mériter plus d'attention qu'ils n'en ont reçue à ce jour de la part du Conseil international des Archives.

Le nombre et la diversité des réponses sous les rubriques Gestion des archives vivantes, et Triage et Elimination, montrent jusqu'à quel point les autorités archivistiques acceptent de plus en plus de responsabilités professionnelles dans le domaine des archives contemporaines afin d'assurer la suffisance des archives de demain et d'améliorer leur qualité. Cette participation dans la révision de la création et des techniques de conservation des archives courantes, en vue non seulement de l'amélioration des opérations courantes mais avec un souci de l'économie et de l'efficacité qui résultent du triage et de l'élimination des documents aussitôt qu'ils ne sont plus nécessaires pour la conduite des affaires courantes, ne peut que renforcer la position des services d'archives dans leurs structures gouvernementales respectives. Les nombreux cas rapportés où une formation de gestion d'archives courantes est donnée aux fonctionnaires responsables des documents dans l'administration comme au personnel des archives, représente une plus grande extension des services d'archives traditionnels.

Dans ce domaine qui se développe rapidement, plusieurs matières connexes semblent mériter d'être étudiées de façon approfondie. Une de ces matières comporte les problèmes liés au triage, àl'élimination, et au service de consultation, relatifs aux archives classées selon la méthode de classification décimale. L'utilisation de la classification décimale semble fréquente dans l'évolution des méthodes de classement allant de simples formules d'enregistrement jusqu'aux systèmes complexes utilisés maintenant par les nations plus développées. Les fonds d'archives de certains pays comprennent une large variété de documents classés selon le système décimal ; leurs institutions d'archives ont acquis une inestimable expérience dans le domaine de leur triage et de leur utilisation. Il peut être utile aux archivistes de ces institutions de partager leur expérience avec leurs collègues de nations commençant maintenant à faire usage du classement décimal.

Une seconde réfléxion concerne les techniques employées dans les opérations de triage et d'élimination d'archives. Tout en reconnaissant la large divergence qui existe de pays à pays dans l'objet, la nature, et les formes des documents d'archives, il apparaît que les techniques appliquées à la préparation de listes de conservation et d'élimination pour les archives d'administrations particulières ou de listes générales pour les archives communes àplusieurs administrations, trahissent des ressemblances fondamentales d'un pays à l'autre. Le Conseil International des Archives pourrait poursuivre les recherches dans ce domaine et notamment, pour aider des pays en développement à adapter ces techniques à leurs propres besoins,  s'il est justifié, autoriser la préparation et la publication d'un manuel sur ce sujet.

Un troisième point connexe concerne le rôle des centres de préarchivage. Leur évolution comme lien essentiel entre les administrations en activité et les institutions d'archives mérite des études complémentaires. Nous ne savons toujours pas assez sur les conditions fondamentales qui devraient fixer leur localisation et leurs fonctions dans des pays dont les systèmes de conservation d'archives courantes sont arrivés à différents niveaux de développement, et sur toute la série de problèmes relatifs à leur gestion efficace. Ces matières demandent davantage de recherches. Particulièrement suggestive, aussi bien pour les pays développés que ceux en développement, est l'expérience faite par différents Etats américains qui ont construit des bâtiments d'archives dotés de magasins prévus pour d' importants accroissements à venir, ce qui est justifié par l'utilisation de l'espace inoccupé comme centre de préarchivage jusqu'au moment où on aura besoin de cet espace pour les fonds d'archives.

En se référant spécifiquement au Triage et à l'Elimination, les réponses au questionnaire soulignent qu'il convient d'accorder une attention accrue au problème posé par les archives informatiques , diverses utilisations et aux limites des techniques d'échantillonnage. Il en ressort par ailleurs, qu'il est indispensable de repenser les attitudes et les politiques traditionnelles en matière d'archives audio‑visuelles. Afin de mieux remplir leur mission fondamentale de service public, des institutions d'archives, en nombre de plus en plus important, ont cru nécessaire d'abandonner leur rôle passif d'"administrations réceptives" aux seules archives non courantes de leur institution de tutelle et sont devenues, moyennant l'autorisation appropriée, des administrations rassemblant non seulement des archives d'institutions et organisations privées mais aussi ce que nous appelons des papiers personnels et des manuscrits. Pour compléter ces ressources de la recherche, elles ont prêté une attention particulière aux matériaux audiovisuels produits et accumulés tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des institutions dont elles font partie. Comme profession nous avons ‑prêté trop peu d'attention à ce développement et ses implications pour l'administration traditionnelle des archives.

Ces dernières années, le Conseil international des Archives a fait beaucoup d'efforts constructifs pour encourager l'étude et la publication d'informations relatives à la construction et à l'équipement de dépôts d'archives. Comme les grandes installations d'archives signalées par la France, le Royaume‑Uni et les Etats‑Unis traversent les diverses phases de leur planning et construction, nous espérons que les autorités archivistiques concernées autoriseront la préparation, en vue de diffusion dans le CIA, de rapports périodiques qui seront profitables à leurs collègues d'autres pays. Les nouvelles techniques assurant la sécurité sont particulièrement intéressantes. Les rapports sur les nouvelles techniques dans le domaine de la Préservation et de la Restauration fournissent, comme on pouvait l'espérer, quantité de précieuses informations sur les nouvelles méthodes et les nouveaux matériaux utilisés pour la préservation des archives. Nous devons cette information à nos collègues de certains pays. Il parait que la lamination manuelle est solidement établie, mais  l'utilisation de techniques plus développées est principalement retardée par le coût de l'équipement requis. Sous ce rapport, le développement en Israël d'un laminateur relativement bon marché devrait être étudié davantage. Il paraît aussi que la microphotographie n'est utilisée comme une technique pour assurer la préservation de fonds précieux que dans relativement peu de pays. Peut‑être ce domaine devrait‑il être étudié spécialement. L'emploi de la photographie dans le processus de restauration comme dans la consultation n'a peut‑être pas reçu, de la part des archivistes, l'attention qu'il mérite.

En ce qui concerne les fonctions connexes du Classement et de la production d'Instrument de recherche, les réponses s'avèrent être très éclairantes. Généralement, les institutions d'archives sont engagées dans la préparation de ce qui peut être considéré comme l'instrument de recherche le plus important, c'est‑à‑dire un guide mis à jour de leurs fonds d'archives, et dans cette opération plusieurs envisagent ou expérimentent déjà le traitement automatique de l'information et les techniques informatiques. Comme elles cherchent àcontrôler mieux de l'intérieur leurs fonds d'archives afin de faciliter encore leur utilisation pour la recherche, ces institutions mettent aussi en compétition les systèmes de contrôle et les méthodologies qu'elles ont mises au point durant les périodes antérieures de leur propre croissance institutionnelle et professionnelle. D'où l'intérêt accru pour les sous‑séries au détriment du fonds d'archives (record group) comme unité de contrôle de base pour le classement et l'inventaire de documents écrits. Un développement similaire intervient dans le classement et la description d'archives cartographiques et audiovisuelles : l'importance de l'article individuel s'accroit, celle de la série diminue. Une troisième tendance qui ressort de l'analyse des réponses est celle de l'utilisation de la mémoire, et des possibilités d'impression des ordinateurs, en fournissant aux utilisateurs un accès plus direct au contenu substantiel des archives par la création d'index faits à l'aide de machines.

La théorie archivistique comme la pratique devraient bénéficier des expériences et projets en cours dans ces domaines. Les institutions concernées devraient être encouragées à aider leur personnel à enregistrer et à faire connaître à la profession les méthodes et les procédures employées et les problèmes qui ont dû être résolus pour affiner le contrôle administratif et intellectuel des fonds et des entités d'archives particulières. Peut‑être un prochain numéro d'Archivum ou une publication distincte pourrait être consacré à une série d'études concernant les plus récents progrès dans la théorie et la pratique du classement et dans la préparation d'instruments de recherche utilisant l'informatique. Des expériences récentes aux Etats‑Unis suggèrent la possibilité de créer en coopération un programme pour ordinateur à employer dans la préparation de certains types d'instruments de recherche dans des dépôts qui sont parvenus à un certain niveau de normalisation dans leur méthodologie et leur terminologie. La raison d'être de tout ce qui précède dans ce rapport devient clair en étudiant les réponses concernant les nouvelles techniques en matière de communication des documents. La tendance continue vers une plus grande libéralisation de l'accès aux archives, tant par la réduction des périodes fermées que par la publication sur microfilm d'archives de haute valeur scientifique, est le résultat des efforts déployés par le CIA  dans ce domaine. Il est essentiel, dans notre monde de plus en plus interdépendant, que cette accentuation d'une plus grande libéralisation de l'accès soit poursuivie et développée. Tout aussi encourageant est la preuve de l'utilisation de plus en plus répandue d'une variété de techniques de photocopie pour améliorer et développer la communication. Une étude comparative des processus concernés et leurs avantages et limites quant àleurs applications aux archives mérite plus d'étude. D'installations et de techniques nouvelles susceptibles d'améliorer les services de consultation, tant dans les bâtiments d'archives récemment construits que dans ceux qui sont actuellement projetés ou en construction, méritent également toute attention. Beaucoup est à apprendre dans les résumés mêmes consacrés à ces techniques. L'utilisation accrue des données statistiques produites par le fonctionnement des services de renseignement des lecteurs est d'une importance toute particulière pour parvenir à une gestion plus efficace des institutions d'archives, au moyen, notamment, de l'analyse et de la révision des opérations archivistiques en vue d'améliorer le service des utilisateurs. Ceci est un autre développement qui mériterait davantage d'attention de la part du CIA.

Considérées sous ce angle, les activités engagées dans les Publications de textes et les Expositions représentent une extension des services de communication. Comme pour la plupart des activités archivistiques, l'obstacle majeur de la multiplication des efforts dans le secteur des publications de textes est le problème financier. A moins d'une révolution dans le goût du public, qui pourrait soudainement transformer les savantes publications de textes imprimées en livres à succès, le développement le plus prometteur paraît à ce jour la publication sur microfilm, avec ultérieurement peut‑être des éditions sélectives imprimées à partir du microfilm. Des recherches en cours sur les moyens de réduire les coûts de l'impression sont également prometteurs, comme celles concernant l'impression en offset de textes dactylographiés ou composés par ordinateur. D'après les réponses, il y a un réel besoin de poursuivre l'étude d'expositions archivistiques en tenant compte particulièrement de leur rôle important dans les relations publiques des établissements d'archives et de leur potentiel éducatif.

Comme les établissements d'archives étendent de plus en plus les services qu'ils rendent à la recherche scientifique, ils peuvent s'attendre à être confrontés avec les problèmes de la technique qu'on a fini par appeler Histoire orale. Comme la plupart des enregistrements sur bande magnétique créés par des projets d'histoire orale sont effacés ou détruits, les produits archivistiques ordinaires de pareils projets sont des dactylographies publiées qui constituent un type de source spécialisé pour les futurs chercheurs. Les coûts relativement élevés de la création de ce type de source sont ordinairement justifiés par l'insuffisance ou la manque total de la documentation traditionnelle concernant des particuliers, des événements ou des sujets d'intérêt majeur pour les historiens ou autres chercheurs du passé récent. Comme professionnels nous pouvons nous demander si l'archiviste, au cas où il préfère se limiter au choix et à la préservation d'archives officielles, n'a pas fait pencher la balance de la recherche en faveur de l'histoire officielle. Comme gardien des sources documentaires les plus fondamentales pour la recherche scientifique, doit‑il ou devrait‑il avoir l'obligation de rechercher, acquérir et  conserver pour l'avenir, par tous les moyens possibles, une documentation du présent plus équilibrée et plus complète que celle qu'il a héritée du passé ? Ce sont des questions qui peuvent bien mériter sérieuse considération lorsque nous observons le rôle actuel de l'archiviste dans différents pays.

Le sujet de la Formation a été réservé délibérément à la section finale de ce rapport. Son importance a été soulignée dans presque toutes les réponses et les résumés indiquent un niveau d'activité dont nous, en tant que membres de la profession, pouvons être très satisfaits. Toutefois, beaucoup reste encore à faire. Les débuts prometteurs du CIA dans le secteur de la création et du soutien d'écoles de formation localisées stratégiquement, fonctionnant grâce à des archivistes expérimentés au bénéfice de professionnels débutant dans les pays en développement, devraient continuer à être soutenus par toutes les nations. Il y a un grand besoin de développer le programme de missions d'experts techniques et de procurer aux pays en développement l'équipement technique essentiel. Un inventaire international de nos ressources disponibles, tant humains que techniques, convenablement informatisé et périodiquement mis à jour, pourrait être d'une grande utilité pour déterminer de façon plus précise les problèmes auxquels nous faisons face et nos priorités dans leur solution. Pour ce qui est des cours de formation, toutes les nations pourraient bénéficier d'un programme d'échangés, entre les pays développés, notamment au moyen de missions et de bourses accordées à des enseignants. Comme beaucoup de ces professionnels participent à l'élaboration et à la modification de la méthodologie et des techniques archivistiques dans les grandes institutions d'archives, des réunions et conférences périodiques qui les rassembleraient seraient également d'un grand intérêt. Augmenter la connaissance et la compétence des enseignants est la voie la plus sûre de raffermir toute notre profession.

Pour conclure : la nature et la portée du thème choisi pour ce rapport et la remarquable coopération manifestée par nos collègues en répondant au questionnaire mis en circulation pour recueillir des données, ont contribué à produire un éventail extraordinaire d'informations utiles. Autant que possible ces informations ont été reprises dans les résumés. Vu dans son ensemble, il reflète beaucoup d'activité et une maturité croissante dans notre profession. Alors qu'ils réaffirment leur obligation de transmettre intact leur héritage archivistique aux générations futures, les archivistes actuels, en accordant un intérêt accru à leur première source d'approvisionnement (les archives courantes dans les administrations en fonction) et aux besoins du groupe le plus nombreux et le plus exigeant des lecteurs (les chercheurs scientifiques) étudient et appliquent une large variété de techniques pour améliorer et développer les services traditionnels. Notre succès futur comme professionnels sera déterminé largement par notre capacité d'adapter ces techniques et d'autres similaires à nos besoins particuliers.

<<TOC3>> III — Problèmes juridiques de base 

<<TOC4>> La législation archivistique

En moins de trois années, entre 1971 [en fait, 1972] et 1973, Archivum—rattrapant une partie du retard de ses publications—a édité en quatre volumes, officiellement datés de 1967, 1969, 1970 et 1971, un véritable corpus de la législation archivistique à l'échelle mondiale, près de mille pages. Quand on sait ce que représente d'efforts et de persévérance la réalisation d'une œuvre de cette nature, on ne peut qu'exprimer son admiration pour le travail mené à bonne fin grâce à l'initiative de nos confrères Michel Duchein et Ariane Ducrot.

Il y aura bientôt un quart de siècle qu'on s'efforçait, au moment où naissait le Conseil international des Archives, de définir pour lui et pour la revue qui devait être son organe un programme de travail et de publication. La délégation italienne, animée par le comm. Emilio Re, avait alors suggéré qu'on entreprît un « répertoire do législation comparée »; cela avait alors paru une utopie, et moi‑même, considérant les difficultés d'une telle réalisation, j'avais proposé que la revue du C.I.A. publiât une chronique régulière « sur les nouveaux textes, sur les nouveaux règlements dans les divers pays a, ainsi que des « notes objectives sur l'application pratique de ces textes ». Même sous cette forme cela a paru longtemps presque impossible. Et voici que s'accomplit une des dernières tâches que le Conseil international des Archives avait envisagées, avec la revue Archivum, les guides des Sources de l'histoire des Nations, les notices sur les grands dépôts d'archives du monde (Archivum, vol. XV), I'Annnaire international des Archives (dont une nouvelle édition, impatiemment attendue, forme les vol. XXII et XXIII d'Archivum, sous presse). Les volumes publiés vont désormais constituer un inappréciable instrument de travail entre les mains des archivistes du monde entier et surtout de ceux qui ont des responsabilités de direction nationale dans leurs pays respectifs.

Une vaste enquête a permis de réunir les textes fondamentaux (lois, décrets, règlements, arrêtés, circulaires même), concernant l'organisation générale des Archives publiques des divers États, ainsi que les règles normalisant les activités archivistiques (publicité et consultabilité des documents, versements, contrôle des archives en formation, éliminations, classements). Y sont représentés 31 États d'Europe, 30 d'Afrique, 20 d'Asie, 20 d'Amérique et 3 d'Océanie, soit au total 104 États. En fait, la participation de certains d'entre eux se limite à une mention négative, soit qu'ils ne possèdent pas d'archives véritablement organisées, soit qu'ils ne disposent pas d'une législation de  caractère général. Tels sont les petits pays européens, le Lichtenstein, Monaco et Saint‑Marin (auxquels on peut joindre le Vatican qui n'a pas jugé bon de donner connaissance de ses règlements...); tels aussi une dizaine de pays d'Afrique et d'Asie (Botswana, Malawi, Ouganda, Afghanistan, Arabie Saoudite, Ceylan, Népal, Pakistan, Syrie, Taïwan). D'autres États se sont, d'autre part, contentés de signaler des règlements anciens, qu'on peut tenir pour périmés, dans l'attente de dispositions nouvelles (Dahomey, Mali, Maroc, Sénégal, Tunisie). La documentation porte donc réellement sur 80 États. Il y a quelques absents, et avant tout la République populaire de Chine, dont on sait qu'elle a fait dans le domaine des Archives un effort colossal, mais qui n'a pas encore noué avec le C.I.A. les liaisons qu'on pourrait souhaiter, et aussi les deux Corées, le Nord‑Vietnam et l'Albanie. Si l'on est en droit de le regretter, on ne saurait en faire grief aux responsables de la revue, car mon expérience personnelle m'a démontré qu'en dépit de notre vif désir de voir les pays se joindre à notre univers archivistique, leur position obéit trop souvent à des impératifs qui nous échappent.

En revanche, la richesse de la matière déjà réunie me rendant insatiable, j'aurais aimé que fût retenu un choix un peu plus large des questions réglementaires et qu'on ne laissât point de côté, entre autres, l'organisation interne des services et surtout les règlements concernant l'admission des lecteurs, la communication des documents, les prêts, etc. Car en ces matières, ce n'est certainement pas l'affirmation des principes généraux sur la publicité des archives qui saurait nous satisfaire.

Un problème délicat était posé par les États de structure fédérale, car il va de soi que la loi sur les archives de la Fédération ne s'applique pas à celles des États fédérés. Puisqu'il était impossible de songer à reproduire in extenso les lois et règlements de chacun de ceux‑ci, un choix a été opéré, dont on peut parfois regretter qu'il ait été aussi limitatif. Ainsi pour la République fédérale d'Allemagne, seul le Land de Bavière a trouvé grâce et est représenté par une série de textes de nature diverse. J'aurais personnellement souhaité qu'au moins la Hesse et la Basse‑Saxe, sinon le Bade‑Wurtemberg, y eussent également trouvé place, car la législation archivistique allemande est une des plus riches et des plus intéressantes et les archives des Länder présentent souvent bien plus d'intérêt pour les archivistes des autres pays que celles d'autres États qui n'offrent, à vrai dire, qu'un rôle de figuration. Pour la Confédération helvétique, les cantons de Bâle‑Campagne, de Lucerne et de Schwytz sont présents dans le recueil, surtout parce que leur législation est récente; mais on aurait au moins dû republier ici les textes des cantons de Bâle‑Ville et de Vaud, même si Archivum les avait antérieurement signalés. Pour la Yougoslavie, à côté des archives fédérales, nous trouvons les lois des Républiques de Croatie et de Slovénie: on peut déplorer l'absence de la Serbie. Pour l'U.R.S.S., seule la législation du Fonds unique des Archives de l'Union a été reproduite, car elle pose les principes fondamentaux, mais je pense que n'aurait pas été inutile la mention des règles pratiques qui gouvernent de façon concrète le traitement des archives dans les dépôts des Républiques. Le choix a été excellent pour les États‑Unis, car il est très représentatif des types d'organisation qui se rencontrent dans 47 des États: Illinois (archives de caractère principalement administratif où le Secrétaire d'État est officiellement l'archiviste), Maryland (où une Commission fonctionnant dans le cadre du Département des Services généraux gère à la fois les archives historiques et administratives), Wisconsin (où la Société historique de l'État a la responsabilité de la garde des archives historiques à l'exclusion des archives courantes), enfin Caroline du Nord (où le Département des Archives et de l'Histoire fonctionne comme service d'archives autonome).

Afin d'orienter le lecteur et de permettre la compréhension des documents publiés, une notice liminaire consacrée à chaque État résume très brièvement l'histoire et l'organisation des Archives; si l'idée était bonne, la réalisation a été fort variable et certains « raccourcis » finissent par donner une idée pas très exacte de ce qu'on entendait exposer: il conviendrait de ne pas faire trop fond sur ces présentations archivistiques et de ne  pas retenir les données et les dates comme au‑dessus de toute critique. Ce pourrait d'ailleurs être là l'occasion pour Archivum de procéder à une nouvelle enquête internationale sur l'histoire et l'organisation des archives des divers pays.

Une des difficultés auxquelles se sont heurtés les rédacteurs a été de donner les textes dans l'une des langues do travail du C.I.A., ce qui signifie quo beaucoup ont du être traduits soit en français, soit en anglais. Je sais trop personnellement le casse‑tête que peut présenter la traduction de notions quelquefois malaisées à saisir pour faire à cet égard la moindre critique, car l'ensemble est tout‑à‑fait satisfaisant. Et même si on voulait signaler, par exemple, une vétille comme d'avoir appelé pour la Bulgarie, la Pologne et la Roumanie « Fonds national des Archives » ce qui est dit pour la Tchécoslovaquie « Fonds unique des Archives »—expression qui répond à la terminologie traditionnelle des archives soviétiques (pour lesquelles on trouve ici « State Archival Fund »)—il suffirait de dire qu'il existe pour les pays européens d'une part—à la fin du vol. XIX—, et pour les extra‑européens d'autre part—à la fin du vol. XXI—, un « Index des matières » qui permet de regrouper de façon extrêmement commode toutes les notions voisines avec les renvois nécessaires. Ces index sont établis successivement dans les cinq langues de travail du Conseil (allemand, anglais, espagnol, français et italien); on n'a pas cherché à les rendre exhaustifs ni à raffiner sur les nuances de vocabulaire, mais à en faire des instruments de recherche non seulement commodes, mais indispensables pour le maniement rationnel du volume: la simplicité de leur usage, avec de très nombreuses « cross references », répond exactement aux besoins. Prenons un exemple et empruntons‑le à l'index de langue française. Sous la rubrique « Vente de documents », l'index indique des références se rapportant à l'Allemagne démocratique, au Danemark à l'Espagne, à la France, à la Grande‑Bretagne, à la Grèce, à la Hongrie, à l'Italie, au Luxembourg, au Portugal, à la Roumanie, à la Suisse, à la Yougoslavie; mais le mot renvoie aussi à « Exportation d'archives », à «Inaliénabilité des archives publiques » et à « Protection des archives ». Inversement, des rubriques «Achat d'archives » et « Préemption » renvoient à « Ventes de documents ». Il devient ainsi très aisé de constituer rapidement un dossier, au moins sommaire, sur la position adoptée par les diverses législations sur un problème particulier.

La lecture des volumes nous confirme que très nombreux sont les États qui au cours des vingt dernières années se sont donné une législation archivistique nouvelle. Pour les seuls pays européens, citons la République démocratique d'Allemagne (1965), la Belgique (1955), la Grande‑Bretagne (1958), la Grèce (1969), la Hongrie (1950 et 1969), l'Islande (1964), l'Italie (1963), le Luxembourg (1960), la Norvège (1961 et 1968), les Pays‑Bas (1962 et 1968), la Pologne (1957), le Portugal (1965), la Roumanie (1957), la Suède (1961 et 1968), les Archives fédérales helvétiques (1966) et divers cantons suisses, la Tchécoslovaquie (1954), l'U.R.S.S. (1958), la Yougoslavie et ses républiques fédérées (1964‑1967). D'autres avaient déjà modernisé leur législation dans les années qui ont suivi la seconde guerre mondiale: Bulgarie (1951), Espagne (1947), Finlande(1952).

On peut noter que tous les pays anglo‑saxons de par le monde disposent d'un « Public Record Act » qui fixe les cadres généraux dans lesquels s'exercent les activités en matière d'archives publiques; tous les pays socialistes jouissent également d'une loi organique sur les archives. Ailleurs, il n'est pas tellement fréquent qu'on ait songé à codifier tout l'ensemble de la réglementation ou bien on ne l'a fait qu'à une date fort récente et, dans la plupart des cas, il y a, àcôté du texte de base (souvent ancien et en partie périmé) un foisonnement de textes particuliers qui en précisent la portée et dont il était pratiquement impossible pour Archivum d'assurer la publication intégrale: on a donc dû faire choix de quelques textes significatifs. C'est notamment le cas de l'Allemagne fédérale, de l'Autriche, du Danemark, de la France.

De tous les pays, le nôtre est sans doute celui qui, sur le plan réglementaire, présente  la plus grande complexité, sinon le caractère le plus aberrant. Archivum nous rappelle l'existence de trois lois. De la seule « loi fondamentale » des Archives, celle du 7 messidor an II, deux articles seulement sont jugés « encore d'application courante aujourd'hui »; encore faudrait‑il mentionner que le premier qui établissait les archives « auprès de la représentation nationale » est complètement hors de saison depuis le Premier Empire et que le deuxième, relatif à la libre communication des documents sans déplacement et sans frais, ne concernait en fait que les seuls papiers qui étaient effectivement déposés à cette date (1794) aux Archives de l'Assemblée et que la « liberté » de communication a fait l'objet d'aménagements divers, tandis que le déplacement a été autorisé ! Une deuxième loi, en 1928, autorisait le dépôt des actes conservés dans les études de notaires lorsqu'ils atteignaient 125 ans, mais à Paris au moins, des dépôts « illégaux » de documents plus récents se font continuellement. Enfin la loi du 21 décembre 1970 a ordonné le « dépôt »obligatoire de certains documents des communes de moins de 2000 habitants qui ont acquis une certaine ancienneté, mais cela a rendu en partie périmé le règlement de ces mêmes archives (arrêté du 31 décembre 1926); encore doit‑on noter que pour les communes de plus de 2.000 habitants est prévu un dépôt des documents seulement après délibération du Conseil municipal: depuis combien de temps les archivistes départementaux n'ont‑ils pas assuré la sauvegarde des archives communales de façon plus pragmatique et avec un moindre respect des formes ?

Chacun sait, au surplus, que le recueil des textes figurant dans le Code des Archives constitue un gros volume de documents de toute nature, dont certains sont d'ailleurs périmés au moins partiellement et en tout cas pas toujours d'accord les uns avec les autres. Depuis bien des années déjà, les règlements sont en cours de révision en vue d'une refonte. Mais leur base juridique elle‑même est parfois fragile: ainsi c'est par une simple circulaire de la Direction qu'en 1949 a été créée pour les lecteurs, en contrepartie de la communication des documents (légalement libre), l'obligation de déposer un exemplaire de leurs publications, y compris un exemplaire des mémoires universitaires et des thèses. N'est‑il pas extraordinaire qu'un pays aussi légaliste que la France, toujours prête à enfermer la réalité dans un cadre juridique, ait adopté dans le domaine des Archives une position aussi pragmatique, alors que les pays anglo‑saxons disposent d'un « Public Record Act ». Sans doute, en dépit du cadre nécessairement contraignant constitué par une Direction des Archives qui depuis toujours fait des efforts méritoires pour régler, coordonner, homogénéiser l'ensemble des activités de toutes les catégories de dépôts, cela a‑t‑il permis aux archivistes français de faire preuve, grâce à leurs initiatives personnelles, d'un dynamisme et d'une efficacité exceptionnels. Mais il faut rappeler qu'il y a plus d'un quart de siècle avait été tentée une «codification générale des Archives » qui, pour s'être heurtée à certains obstacles, a dû être abandonnée. Elle aurait permis de mieux déterminer la place des Archives dans l'administration française et de repenser dans son ensemble la politique de la Direction. Puissent ces volumes si précieux d'Archivum, non seulement faciliter la rédaction de lois archivistiques dans les pays qui n'en disposent pas encore, mais aussi amener à réfléchir dans les autres—et spécialement en France—sur l'ensemble des problèmes posés et, en les dominant, aboutir à la mise sur pied d'une loi des Archives de France et à une réglementation générale des Archives françaises.

Robert‑Henri BAUTIER.

<<TOC4>> Conférence générale . Vingtième session, Paris 1978

20 C/102
24 août 1978
Original anglais

Point 12 de l'ordre du jour provisoire

RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNERAL SUR L'ÉTUDE DES PROBLEMES RELATIFS AUX TRANSFERTS VERS LES PAYS D'ORIGINE DES DOCUMENTS PROVENANT D'ARCHIVES CONSTITUEES SUR LE TERRITOIRE D'AUTRES PAYS

RESUMÉ

Conformément à la Résolution 5.1 adoptée par la Conférence générale à sa dix‑neuvième session et au Programme et budget pour 1977‑1978 (par. 5048) approuvés par la Conférence générale à cette même session, une étude détaillée des transferts vers les pays d'origine des documents provenant d'archives constituées sur le territoire d'autres pays a été entreprise.

Le Directeur général soumet à la Conférence générale le présent rapport qu'il a rédigé à la lumière de cette étude, sur les problèmes relatifs aux transferts vers les pays d'origine des documents provenant d'archives constituées sur le territoire d'autres pays, Ce rapport récapitule les conclusions et recommandations de l'étude et de la série de consultations entreprises avec des spécialistes au sujet des problèmes relatifs aux transferts de ces documents.

Le présent rapport contient un plan d'action ainsi qu'un énoncé de principes et de directives destiné à faciliter les négociations et la conclusion d'accords entre deux ou plusieurs Etats membres pour les questions relatives aux transferts d'archives.

Décision requise: paragraphe 37.

I. INTRODUCTION

1. A sa dix‑huitième session, la Conférence générale a adapté la résolution 18 C/4. 212 par la  quelle elle invite notamment "les Etats membres de l'Unesco à examiner favorablement la possibilité de transférer, dans le cadre d'accords bilatéraux, des documents provenant d'archives constituées sur le territoire d'autres pays ou se rapportant à leur histoire". Par la même résolution, la Conférence générale a recommandé que "le Directeur général, en consultation avec les organisations non gouvernementales compétentes, envisage la possibilité d'une étude détaillée de ces transferts et en informe la Conférence générale à sa dix‑neuvième session".

2. En application de cette résolution, le Secrétariat a organisé au Siège de l'Unesco, du 16 au 18 mars 1976, une consultation avec un groupe d'experts afin de permettre un premier échange de données d'expérience et de s'informer des vues de spécialistes sur cette question. Le groupe d'experts a défini les principaux aspects du problème et a recommandé au Directeur général qu'il soit procédé à une enquête préliminaire sur ces aspects, en tant que préalable à une étude détaillée.

3. Le Secrétariat a ensuite demandé au Conseil international des archives d'entreprendre cette  enquête préliminaire, et le Directeur général a présenté à la dix‑neuvième session de la Conférence générale un rapport sur l'état d'avancement de ces activités (document 19 C/94). Comme cette enquête préliminaire allait sans doute conduire à envisager favorablement la nécessité d'une étude détaillée de la question, l'attention de la Conférence générale a été appelée sur le paragraphe 5048 du document 19 C/5, où est exprimée l'intention du Directeur général de donner suite à l'action entreprise en prévoyant l'exécution d'une étude détaillée sur le transfert, vers leur pays d'origine, des documents provenant d'archives constituées sur le territoire d'autres pays, étude dont les conclusions seront éventuellement communiquées à la Conférence générale à sa vingtième session.

4. Cette proposition ayant été agréée (Programme et budget approuvés, par. 5048 du document 19 C/5), le Secrétariat a invité la Conférence internationale de la Table ronde des archives à effectuer cette étude détaillée. Le Secrétariat a ensuite approuvé la publication de la version provisoire de l'étude en tant que document de travail de la dix‑septième Conférence de la Table ronde des archives, organisée à Cagliari du 5 au 8 octobre 1977. Pour faire en sorte que les vues des pays en développement sur ce problème soient adéquatement exposées, le Secrétariat, grâce à une subvention versée au Conseil international des archives, a apporté une aide financière aux archivistes d'un certain nombre d'Etats membres pour leur permettre de participer à la Table ronde de Cagliari.

5. Au terme de l'action entreprise pour donner suite à cette question, le Secrétariat a organisé au Siège de l'Unesco, du 29 au 31 mars 1978, une deuxième consultation avec un groupe d'experts afin d'examiner les conclusions et recommandations de l'étude détaillée à la lumière des débats et des conclusions de la Table ronde de Cagliari et de conseiller le Directeur général sur la nature du rapport qu'il pourrait désirer soumettre à la Conférence générale à sa vingtième session.

6. Le présent rapport récapitule les conclusions et recommandations de ces enquêtes préliminaires et de ces études détaillées ainsi que celles d'une série de consultations avec des experts sur les problèmes relatifs aux transferts d'archives. Il replace ces problèmes dans le contexte plus large de la restitution d'autres types de biens culturels, propose un énoncé de principes et de directives destiné à faciliter les négociations et la conclusion d'accords entre les Etats membres en cas de contentieux archivistique, notamment après une décolonisation, et recommande un programme d'action nationale et internationale pour contribuer à la solution de ces problèmes,

II. LES ARCHIVES ET LES BIENS CULTURELS

7. Il est universellement reconnu que les archives constituent une part essentielle du patrimoine de toute communauté nationale. Comme elles sont indispensables au développement d'une  conscience et d'une identité nationales, elles font partie intégrante des biens culturels des Etats.

8. Il est pleinement reconnu que la définition générale des biens culturels s'étend aux archives. La "Convention concernant les mesures à prendre pour interdire et empêcher l'importation, l'exportation et le transfert de propriété illicites des biens culturels", adoptée par la Conférence générale à sa sixième session, précise que les archives constituent l'une des grandes catégories de biens culturels (Article premier (j.)). En outre, les archives figurent parmi les types de biens culturels visés par les propositions que le Directeur général, en application de la résolution 19 C/4. 128, présente à la Conférence générale à propos de la constitution, par la Conférence générale à sa session actuelle, d'un Comité intergouvernemental ayant pour fonction de rechercher les voies et les moyens de faciliter les négociations bilatérales pour la restitution ou le retour des biens culturels aux Etats qui les ont perdus par suite de l'occupation coloniale ou étrangère.

9. On doit cependant reconnaître, en même temps, que les archives ont un statut officiel et juridique différent de celui de la plupart des types de biens culturels. Les archives créées à l'origine pour l'accomplissement d'opérations administratives, constituent également la preuve de ces opérations. A la fois en tant que preuves et en tant qu'éléments d'information, elles sont indispensables à la continuité de toutes les tâches administratives qui sont du ressort de l'Etat. Non seulement elles témoignent des événements vécus par un peuple, mais elles conservent aussi la trace et assurent la sauvegarde des droits et des intérêts de l'Etat et des particuliers. Elles constituent ainsi des titres juridiques et des preuves irremplaçables, essentiels pour garantir la continuité de l'exercice des fonctions qui incombent aux pouvoirs publics.

10. La Commission du droit international de l'Assemblée générale des Nations Unies définit comme suit ce statut particulier des archives: ". . . si l'on peut concevoir un Etat sans marine de guerre par exemple, on ne saurait en revanche l'imaginer sans monnaie, sans trésor, sans fonds et sans archives. " ... qui constituent. . . "les biens d'Etat les plus essentiels et les plus communément répandus, au point que l'on peut affirmer qu'ils tiennent à l'existence même de l'Etat".

11. La Commission du droit international note en outre que "Jalousement conservées, les archives de l'Etat constituent le moyen indispensable d'administration d'une collectivité. Elles expriment et permettent à la fois la gestion de l'Etat, tout comme elles enferment les replis de l'histoire de l'humanité; de ce fait, elles sont utiles aussi bien au chercheur qu'à l'administrateur. Secrètes ou publiques, elles représentent un patrimoine et un bien public dont l'Etat assure généralement l'inaliénabilité et l'imprescriptibilité. "

12. Il est donc indispensable, lorsque l'on traite des problèmes liés à l'accès aux biens culturels et à leur restitution, de tenir pleinement compte, selon qu'il convient, du caractère juridique et officiel des archives, ainsi que de leur statut spécial en tant que bien domanial, qui tient à la souveraineté fondamentale de l'Etat lui‑même.

13. Dans les débats sur les contentieux archivistiques, on fait quelquefois une distinction entre les archives publiques et les archives privées. C'est là une distinction juridique qui non seulement diffère notablement d'un Etat à l'autre, mais aussi qui évolue d'une époque à l'autre dans un même Etat. En outre, certains Etats ont accordé ou accordent actuellement le statut d'archives officielles à des archives autrefois considérées comme privées, par exemple, les registres d'état civil tenus par l'Eglise et utilisés pour établir des droits afférents à la citoyenneté ou les conditions d'ouverture à certaines prestations de l'Etat. Il doit donc être entendu que les principes et directives proposés dans le présent rapport s'appliquent à toutes les catégories d'archives qui sont du ressort de l'Etat. Les concepts relatifs à la protection générale des biens culturels, susceptibles d'être complétés par une législation nationale spécifique dans des cas particuliers, sont applicables à toutes les autres catégories d'archives.

III. PRINCIPAUX ASPECTS DU PROBLEME

14. Des modifications de frontières et des changements de souveraineté ont privé certains pays d'au moins une partie de leur patrimoine archivistique ou de la possibilité d'y avoir facilement  accès. Il importe donc à toutes les nations, et à l'humanité en général, que le problème de l'accès aux archives et de leur restitution soit examiné d'urgence,

15. Il ressort des études et rapports susmentionnés que les problèmes relatifs aux archives se posent habituellement dans l'une des circonstances suivantes:

(a) changement de souveraineté sur un territoire donné, sans création d'un nouvel Etat;

(b) transferts opérés pendant des guerres, ou à la suite d'occupations militaires;

(c) création d'Etats nouveaux par l'éclatement d'entités politiques antérieures;

(d) effets de la colonisation et de la décolonisation, ce qui nécessite l'examen des catégories suivantes d'archives:

(i) archives créées et conservées dans les pays métropolitains;
(ii) archives créées dans les colonies et transférées dans d'autres colonies;
(iii) archives d'une administration coloniale créées dans l'ancienne colonie et emportées dans la métropole au moment de l'indépendance;
(iv) archives d'une administration coloniale régionale se rapportant à plusieurs Etats devenus indépendants;
(v) archives créées dans les colonies pendant l'administration métropolitaine et héritées par un Etat successeur devenu indépendant.

16. L'analyse de plus de 200 traités, conventions, actes, accords et autres instruments juridiques relatifs à la cession et au transfert d'archives fait apparaître une grande diversité dans les politiques et les procédures habituellement suivies pour l'accès aux dossiers courants et aux archives ainsi que pour leur transfert en cas de cession de territoire entre Etats, pour la restitution d'archives évacuées ou emportées au cours d'une guerre ou d'une occupation militaire, et pour la reconstitution du patrimoine archivistique d'Etats autrefois souverains ou autonomes. Cependant, on n'a mis au point aucune politique ni aucune procédure concernant la dévolution d'archives aux nouveaux Etats créés grâce à la décolonisation.

17. En ce qui concerne la création de nouveaux Etats, on s'accorde à reconnaître le principe qui veut que ces Etats aient un droit sur certaines archives, mais il n'existe pas de doctrines ni de critères généralement admis qui régissent ces transferts. Il n'existe pas non plus de politiques ni de procédures homogènes concernant leurs modalités d'exécution dans les très rares cas où des accords multilatéraux et bilatéraux ont été conclus et mis en oeuvre. De plus, une fraction importante de la documentation actuelle relative à l'histoire des pays soumis pendant de longues périodes à une administration étrangère a été créée, et se trouve donc automatiquement localisée, hors du territoire national de ces nouveaux Etats. Aux problèmes posés par la propriété des archives doivent donc s'ajouter des problèmes connexes d'accès. Les parties engagées dans des contentieux archivistiques ont affirmé des principes et retenu des critères très variés, qui ont été à leur tour diversement interprétés, et très souvent subordonnés à des considérations politiques, économiques ou autres. C'est cette absence de principes et de directives généralement admis et destinés à faciliter la formulation d'accords multilatéraux et bilatéraux, qui rend indispensable un examen international de ces problèmes.

IV. ENONCE DE PRINCIPES ET DE DIRECTIVES

But

18. Eu égard aux réflexions qui précèdent, l'énoncé ci‑après de principes et de directives a pour objet de fournir à tous les Etats membres un moyen de référence destiné à faciliter des négociations débouchant sur la conclusion d'accords spéciaux, bilatéraux ou, s'il y a lieu, multilatéraux, en vue de liquider des contentieux archivistiques.

Négociations et accords bilatéraux et multilatéraux

19. Comme le caractère patrimonial des archives en tant que biens d'Etat procède de la souveraineté même de l'Etat, les problèmes liés à la propriété et au transfert d'archives d'Etat sont essentiellement de nature juridique. Il convient donc de les résoudre, essentiellement par la voie de négociations et d'accords bilatéraux ou multilatéraux entre les Etats intéressés. Ces accords doivent préciser toutes les responsabilités pratiques et financières liées à leur mise en oeuvre.

Principes, politiques et procédures du droit international

20. Au cours de négociations bilatérales ou multilatérales, on devra recourir, dans toute la mesure du possible, aux principes pertinents du droit international ainsi qu'aux politiques et procédures élaborées à ce titre, notamment à celles relatives à la succession d'Etats dans les matières autres que les traités.

Législations et réglementations nationales

21. Comme les biens d'Etat et notamment leur aliénation, sont soumis dans la plupart des pays à une législation et à des procédures spécifiques, on devra en tenir dûment compte afin de faciliter la formulation d'accords de transferts. Il importe particulièrement d'accorder toute l'attention voulue à la définition et au statut des archives tels qu'ils ont été prévus par la législation et la réglementation des Etats intéressés au moment où les archives ont été déplacées ou transférées.

Souveraineté rétroactive

22. Conformément à la résolution 1514 (XV) de 1960 et à la résolution 2625 (XXV) de 1970 des Nations Unies, il importe au plus haut point d'étendre rétroactivement le statut juridique des nouveaux Etats à la période antérieure à leur indépendance. Dans les cas de décolonisation ou de création de nouveaux Etats, les négociations s'en trouveront notablement facilitées du fait qu'il n'existe, en l'occurrence, aucun précédent clairement établi au droit international.

Provenance (respect de l'intégrité des fonds d'archives)

23. Dans tous les transferts d'archives envisagés, il importe aussi au plus haut point de respecter au maximum le principe archivistique de la provenance ou du respect de l'intégrité des fonds d'archives. Conformément àce principe, toutes les archives constituées par une autorité administrative doivent être conservées en tant qu'entité unique, indivise et organique, confiée à la garde de cette autorité ou de son successeur légalement désigné. Le respect de ce principe est indispensable à la préservation de l'intégrité et de la valeur des archives en tant que titres, en tant que preuves et en tant que témoignages, à la fois juridiques et historiques.

Pertinence fonctionnelle

24. La seule exception notable au principe de provenance découle de l'application aux archives du concept de pertinence fonctionnelle. La transmission de pouvoirs, de responsabilités et de compétences à un nouvel Etat doit nécessairement s'accompagner de la transmission des titres, preuves et informations qui permettent de les exercer. En ce qui concerne les archives, il faut transférer celles qui sont fonctionnellement pertinentes, de façon que toutes les parties intéressées puissent assurer la continuité administrative. Ce principe permet aussi de déterminer l'appartenance de fonds d'archives constitués par des administrations chargées d'expédier exclusivement les affaires d'une entité politique non souveraine donnée, que ces administrations aient fonctionné ou non à l'intérieur du territoire de cette entité, ou qu'elles aient été établies ou non sur ce territoire. Les fonds d'archives constitués dans de tels cas font partie du patrimoine du successeur de l'entité politique en question, et non du patrimoine de l'Etat ou de l'administration qui exerçait sa souveraineté au moment de la création du fonds et où, éventuellement, le fonds avait été effectivement créé.

Patrimoine commun

25. Au cas où un fonds d'archives ou un ensemble d'archives résulte de l'activité d'une administration dont la succession est partagée entre l'Etat prédécesseur et deux ou plusieurs Etats successeurs ‑ c'est‑à‑dire lorsqu'il fait partie du patrimoine national de deux ou plusieurs  intact dans l'un des pays concernés, où il est considéré comme partie intégrante du patrimoine archivistique national avec toutes les responsabilités en matière de sécurité et de traitement que cela implique pour l'Etat qui agit en propriétaire et en gardien de ce patrimoine. Il faut accorder à l'Etat qui partage ce patrimoine commun des droits égaux à ceux de l'Etat qui en assure la garde.

Le droit à la continuité historique

26. Dans l'application des principes et directives précités, il doit être entendu que toute collectivité nationale a le droit d'assumer son identité telle qu'elle s'est formée au cours de son histoire. La solidarité humaine exige que les communautés nationales s'entraident dans cet effort de recherche de la vérité et de la continuité historiques. L'accès aux archives est indispensable à cette recherche et à l'émergence d'une identité nationale.

Coopération et compréhension internationales

27, On s'accorde à reconnaître que l'application des principes juridiques et archivistiques précédents n'aboutira pas nécessairement à une heureuse solution des problèmes relatifs aux transferts d'archives, si elle ne s'accompagne pas d'un esprit de coopération internationale et de la reconnaissance, par les Etats membres intéressés, de certaines obligations et de certains principes moraux. De même, au cours des négociations et de l'élaboration d'accords entre nations, on accordera une attention particulière à la manière dont ils peuvent contribuer, sur le plan international, à instaurer le nouvel ordre économique qui peut être directement favorisé par un accès plus libéral aux informations contenues dans les archives et, sur un plan général, par la promotion culturelle des pays en développement. Il est superflu de souligner le rôle des archives dans cette promotion.

V. PLAN D'ACTION

28. Il incombe aux Etats membres de liquider leurs contentieux archivistiques grâce à des négociations et à des accords bilatéraux ou multilatéraux, en tenant compte des principes et des directives précisés ci‑dessus. De plus, l'Unesco devrait exécuter un programme d'action susceptible d'encourager et de faciliter la négociation et la mise en oeuvre d'accords dans ce domaine entre les Etats membres. Ce programme, examiné à la Réunion consultative sur les contentieux archivistiques qui s'est tenue à Paris en avril 1978, a reçu l'appui unanime des participants.

29. Ce programme, qui sera entrepris en coopération avec le Conseil international d'archives et d'autres organisations non gouvernementales compétentes, est brièvement résumé ci‑après:

Recensement des sources

30. L'Unesco continuerait à accorder son assistance aux projets en cours, relatifs à l'établissement et à la publication de guides des sources de l'histoire des nations d'Afrique, d'Asie et d'Amérique latine. On s'attacherait particulièrement dans ces projets à identifier et à inventorier aussi bien les archives déplacées que les documents intéressant l'histoire d'une nation qui sont légitimement localisés dans des archives étrangères. Ce recensement doit être considéré comme indispensable si l'on veut faire progresser la solution des problèmes qui se posent dans ce domaine,

Bases de données relatives aux sources: étude de faisabilité

31. L'Unesco entreprendrait une étude de faisabilité sur les possibilités et les problèmes concernant l'automatisation des systèmes et des techniques de stockage et de récupération des informations relatives aux sources de l'histoire nationale localisées dans des archives étrangères.

Modèles d'accords

32. Afin de faciliter la négociation de nouveaux accords, l'Unesco fournirait un concours financier àl'établissement et à la publication de modèles de conventions et d'accords bilatéraux et multilatéraux portant sur les transferts d'archives, la constitution de patrimoines communs, et et les règlements régissant l'accès à ces documents

Projet pilote

33. Afin d'étudier les procédures et techniques applicables à des cas concrets de transfert d'archives ou de constitution d'un patrimoine commun, l'Unesco prendrait des dispositions, sur la demande de gouvernements déjà associés à des arrangements bilatéraux ou multilatéraux, pour élaborer un projet pilote permettant de faire part de leur expérience à d'autres Etats membres intéressés. Ce projet porterait notamment sur les points suivants: étude de l'accord officiel, enquêtes et analyses concernant les procédures et les techniques adoptées pour identifier, vérifier et copier les documents, aide financière éventuelle pour les activités précitées ainsi que pour des bourses de recherche et d'étude s'y rapportant.

Création d'un Fonds de microfilmage: étude de faisabilité

34. En raison du nombre de propositions formulées en vue de créer un Fonds de microfilmage, financé et géré au niveau international, dont la raison d'être serait de faciliter la solution des problèmes liés aux transferts d'archives et à l'accès aux sources de l'histoire nationale localisées dans des archives étrangères, on entreprendrait une étude de faisabilité pour définir les dimensions du problème, déterminer tous les facteurs de coût pertinents, et examiner les problèmes que poseraient, sur le plan de l'administration, de la procédure et de la technique, la création et le fonctionnement d'un tel Fonds.

Mise en place d'une infrastructure

35. L'Unesco continuerait à accorder son aide, essentiellement par la voie des programmes existants, en vue de créer dans les Etats membres les conditions requises pour que les archives restituées soient dûment abritées, conservées et gérées. Cette assistance consisterait notamment à fournir à ces Etats le matériel nécessaire et à former le personnel dont ils ont besoin pour la délivrance des copies de documents demandées par d'autres Etats membres, à dispenser à ce personnel une préparation linguistique appropriée et à le familiariser avec les procédures administratives ainsi qu'avec les systèmes et les pratiques d'archivage des pays étrangers, de manière à rendre les archives restituées pleinement accessibles à tous les usagers.

Incidences budgétaires

36. La mise en route en 1979‑1980 du plan d'action esquissé ci‑dessus nécessiterait, au titre du Programme ordinaire, des ressources additionnelles estimées à environ 50. 000 dollars. Le Directeur général s'efforcera de dégager le montant nécessaire par des ajustements internes dans les limites des crédits demandés dans le document 20 C/5.

Projet de résolution

37. La Conférence générale voudra peut‑être adopter la résolution ci‑après:

PROJET DE RESOLUTION

La Conférence générale,

Rappelant la résolution 212 adoptée par la Conférence générale à sa dix‑huitième session,

Ayant examiné le Rapport du Directeur général sur l'Etude des problèmes relatifs aux transferts, vers les pays d'origine, des documents provenant d'archives constituées sur le territoire d'autres pays (20 C/ 102),

Prend note de l'Enoncé de principes et de directives qui figure dans les paragraphes 19 à 27 du document 20 C/102, en tant que moyen de référence destiné à faciliter des négociations débouchant sur la conclusion d'accords bilatéraux et/ou multilatéraux, en vue de régler des contentieux archivistiques;

Invite les Etats membres à prendre en considération cet Enoncé de principes et de directives dans les affaires relatives à ces contentieux archivistiques;

Prend note du plan d'action exposé dans les paragraphes 30 à 35 du document 20 C/102;

Invite le Directeur général à s'efforcer de trouver les fonds nécessaires à la mise en oeuvre

<<TOC4>> La place des archives dans l'administration  

par Margaret C. NORTON

La plupart des gens, sans doute, quand ils pensent aux archives, ont devant les yeux l'image d'un vieux moine penché sur un manuscrit enluminé dans le scriptorium d'un monastère. Evidemment on sait que les archives d'aujourd'hui ne sont pas des manuscrits enluminés et que peu de documents sont suffisamment photogéniques pour pouvoir être exposés sans un accompagnement explicatif, mais bien peu de fonctionnaires se rendent compte à quel point la notion d'archives s'est transformée depuis la fin du XIXe siècle. Ici, en Illinois, les textes législatifs et règlementaires n'ont été changés que tout récemment, et cette situation a considérablement gêné, jusqu'à ces dernières années, le travail des fonctionnaires de l'Etat.

Au début de l'Etat d'Illinois, il y avait peu de fonctionnaires et peu de dossiers. L'expression populaire 'mettez ça sous votre chapeau' vient de l'habitude qu'avaient Lincoln et beaucoup de ses contemporains de mettre leurs papiers dans la doublure de leurs hauts‑de‑forme, tout comme aujourd'hui, on les met dans des porte‑documents. On raconte l'amusante histoire d'un secrétaire de l'Assemblée législative qui transportait l'original d'un projet de loi dans son chapeau pour le soumettre àla signature du gouverneur et qu'un coup de vent malencontreux priva de ce précieux papier. Il fallut que l'Assemblée annulle officiellement le document et en fasse établir un nouvel original.

Autrefois, le papier et le parchemin étaient rares et chers. Seuls les actes importants étaient mis par écrit : c'était d'abord les documents officiels exprimant un droit légal ‑ tels que contrats, actes de propriété, etc. ‑ ; ensuite les documents établis par le gouvernement pour protéger les droits de l'Etat ou des citoyens, ou pour conserver la mémoire d'un acte important, par exemple les actes d'état civil, les testaments, les registres de nominations de personnels civils ou militaires, les procès verbaux de commissions officielles, etc.

L'invention du papier bon marché, de la machine à écrire, de la photocopie, plus récemment du microfilm et de la carte perforée, ont révolutionné la production documentaire. Les premiers papiers à pâte mécanique sont apparus en Illinois avant 1840, le premier document dactylographié que nous conservons date de 1876.

Parallèlement à cette évolution technologique, l'organisation administrative est devenue de plus en plus complexe. L'augmentation rapide du nombre de fonctions à assumer et des effectifs de fonctionnaires ont rendu de plus en plus difficile le contrôle des procédures dans les bureaux. De même que, dans les usines, on a inventé le travail à la chaîne pour 'parcelliser' les tâches de façon à diminuer la surveillance de chacun, de même dans les administrations on a multiplié les copies et les formulaires pour diviser et spécialiser le travail des employés.

Comme nous l'avons dit, cette période de rapide expansion dans la production des archives a commencé dans le dernier quart du XIXe siècle. Les statistiques des Archives nationales des Etats‑Unis montrent que la masse des archives fédérales de 1917 à 1930 égale celle des deux périodes précédemment citées. La deuxième guerre mondiale a fait croître ces chiffres dans des proportions astronomiques.

Jusqu'à une date récente, la production des archives était une question d'efficacité administrative. Tout jeune fonctionnaire tenait à montrer ses qualités d'initiative en inventant de nouveaux formulaires et un nouveau système de classement des dossiers. Il n'était question que d'améliorer le travail administratif, mais sans se préoccuper de l'utilisation future des dossiers. Personne ne songeait à sépare les documents éphémères des documents à conserver durablement: tout était classé ensemble.

Il arriva ce qui devait arriver: chaque administration se trouva encombrée de plus de papiers qu'elle ne pouvait en conserver. Seul le fonctionnaire qui avait créé les dossiers était capable de trier le grain de la paille, mais il n'avait ni le temps ni l'envie de le faire. De plus en plus, les chefs de service s'irritaient de l'incapacité des secrétaires à leur fournir les anciens dossiers qu'ils désiraient consulter.

Les 'services d'archives', considérés au départ dans la plupart des Etats comme un luxe pour la conservation des 'documents historiques', furent alors submergés de dossiers où les fonctionnaires n'arrivaient plus à trouver ce qu'ils cherchaient mais que, par une sorte d'opération magique, les archivistes étaient censés mettre en ordre rapidement et à bon marché. Mais ce système ne tarda pas àmenacer ruine. Beaucoup de chefs de service fermaient les yeux et oubliaient l'article 401 du chapitre 38 du Code pénal, qui prévoit une peine de un à sept ans de prison pour toute personne qui "vole, détourne, détruit, altère, falsifie ou détériore tout document...".

Cet article du Code pénal nous vient du Code de 1845, rédigé trente ans avant l'invention de la machine à écrire. A cette époque, "un document est un document" (pour paraphraser Gertrude Stein). Si on interprétait à la lettre une telle disposition, tout employé qui détruirait un papier traînant par terre dans son bureau serait coupable d'un délit. L'absurdité d'une loi qui ne fait aucune distinction entre une demande de fourniture de crayon pour un bureau et la Constitution de l'Etat la voue à l'inefficacité. En fait, je ne connais aucun exemple d'un fonctionnaire de l'Etat qui ait été condamné pour destruction de documents en application de cet article du Code, sauf lorsque cette destruction était destinée à faire disparaître une preuve dans une procédure criminelle. Mais il n'en reste pas moins que bien des fonctionnaires se sont trouvés gênés et embarassés de ne pouvoir retrouver des documents perdus ou détruits par négligence.

Des définitions plus précises des mots 'document' et 'non‑document' ont été tentées lors de la révision de la Commission des Archives de l'Etat en 1951.

Les responsables de l'Etat sont maintenant conscients du lien qui existe entre l'efficacité de leur système d'archives et celle de leur organisation administrative. Une nouvelle profession, celle de 'gestionnaire de documents' (records managers), est en train de naître. Comme il s'agit d'une tâche très neuve, il n'y a pas encore beaucoup de spécialistes. En 1950, le Congrès des Etats‑Unis a voté une loi obligeant chaque ministère fédéral à employer au moins un 'gestionnaire de documents' à plein temps, dont le travail consiste à coordonner tous les systèmes de classement du ministère et à mettre les dossiers en état de servir aux besoins de l'administration. Ainsi, au lieu de trier les archives après qu'elles se sont accumulées, comme c'était le cas autrefois, la technique de 'gestion des documents' permet de préciser, dès leur création, quels documents sont destinés à être conservés de façon permanente et combien de temps chaque catégorie de documents doit être conservée pour les besoins de l'administration. En outre, cette technique garantit qu'il n'y ait pas de lacunes dans les séries de documents àarchiver.

En Illinois, nous travaillons en ce moment à établir un système d'archives planifié, service par service, avec des tableaux de tri qui permettront aux administrations de détruire leurs dossiers aussitôt qu'ils auront cessé de présenter une utilité administrative, ou de les transférer aux Archives de l'Etat, ou encore de leur substituer des copies microfilmées. Dés avant 1951, plusieurs administrations de l'Etat avaient des règles de conservation pour certains de leurs dossiers, mais il est difficile de définir les catégories de dossiers qui auraient pu présenter un intérêt autre que purement administratif.

La Commission Schaeffer sur l'administration de l'Etat d'Illinois a recommandé que la Commission des Archives de l'Etat soit étoffée par l'addition de représentants des ministères de la Justice et des Finances, et qu'elle reçoive compétence pour examiner et approuver toutes les propositions tendant à éliminer des documents. La 6e Assemblée générale, qui se réunit en 1951, révisa en conséquence la loi sur les Archives de l'Etat de 1943 ; les membres ex officio furent supprimés, l'archiviste de la Bibliothèque de l'Etat d'Illinois fut nommé président, l'historien de l'Etat vice‑président, tandis que le bibliothécaire de l'Etat restait membre et que deux nouveaux membres étaient ajoutés, à savoir l'avocat‑général et le directeur des Finances. Un article 7 fut ajouté, ainsi rédigé : "Sans égard à toute autorisation contraire, aucun document ne sera détruit par aucun service de l'Etat sans l'approbation de la Commission des Archives de l'Etat". L'interprétation légale des pouvoirs de la Commission sera faite par l'avocat‑général de l'Etat.

Les principales fonctions du Département des Archives de la Bibliothèque de l'Etat d'Illinois (ou, pour abréger, des Archives de l'Etat) sont : 1°) la conservation des archives permanentes de l'Etat dans deux types de dépôts, 'archivistiques' et 'administratifs' ; 2°) le conseil des services de l'Etat et des administrations locales pour la gestion de leurs dossiers ; 3°) le microfilmage des documents.

En principe, les documents qui sont conservés aux Archives de l'Etat proprement dites doivent être consultés aux Archives mêmes, sous la survaillance d'un membre du personnel des Archives. Les documents conservés dans les dépôts administratifs sont gérés directement par l'administration àlaquelle ils appartiennent ; seuls les représentants de cette administration y ont accès.

La gestion des documents considérés comme 'archives permanentes' et des microfilms de sécurité, dans les dépôts d'archives de l'Etat et des comtés (documents placés par la loi sous la responsabilité des Archives de l'Etat), implique à la fois leur conservation physique et leur traitement archivistique. Conservation physique : c'est‑à‑dire conditionnement dans des meubles adéquats, protection contre la poussière et la pollution atmosphérique, réparation si nécessaire ; traitement archivistique : c'est‑à‑dire classement, rédaction d'inventaires, de guides, d'index et autres instruments de recherche pour faciliter l'accès aux documents. Une bonne connaissance de l'histoire et des structures de l'administration est nécessaire pour apprécier la valeur et l'intérêt des documents ; cette familiarité avec le passé de l'administration de l'Etat fait partie des compétences des Archives de l'Etat et leur permet de renseigner les chercheurs, alors que les fonctionnaires de chaque service ne connaissent en général que les procédures actuelles.

Le rôle de conseil joué par les Archives de l'Etat prend la forme d'avis donnés aux diverses administrations pour la gestion de leurs dossiers, et d'une participation active aux travaux de la Commission des Documents de l'Etat. Les avis donnés portent sur les procédures de tri et d'élimination, sur l'élaboration de plans de classement, sur les programmes et les équipements de microfilmage. A proprement parler, la création des documents est la responsabilité des administrations et non des Archives, mais, tant que les administrations n'auront pas mis en place leurs propres programmes de gestion documentaire, les Archives de l'Etat sont les mieux placés pour les conseiller dans ce domaine. Le même genre de conseil peut être fourni aux comtés et aux autorités locales, par l'intermédiaire du 'visiteur' (archiviste‑conseil itinérant) des Archives de l'Etat. En particulier, nous assurons gratuitement la conservation des microfilms de sécurité des archives des comtés ; ces microfilms sont placés dans des dépôts fermés et ne sont accessibles aux chercheurs que sur autorisation des autorités du comté concerné.

L'atelier photographique des Archives de l'Etat est équipé pour faire de la photographie statistique (noir‑et‑blanc et couleur), de la photocopie, du microfilm et du cinéma. Il effectue des travaux pour le Secrétariat d'Etat et pour la Bibliothèque de l'Etat : photographies pour les communiqués de presse, pour l'illustration des publications de l'Etat, pour des expositions : c'est ainsi que la plupart des photographies figurant dans le Livre bleu de l'Illinois, publié par le Secrétariat d'Etat ont été faites par notre atelier.

La photocopie est utilisée pour les besoins de l'ensemble des départements de la Bibliothèque de l'Etat et pour le Secrétariat d'Etat Nous faisons aussi des agrandissements sur papier des microfilms.

Quant à la section 'Microfilm' de l'atelier, elle est équipée d'une caméra statique et d'une caméra portable, avec tout le matériel nécessaire pour le développement et l'agrandissement des microfilms. Elle effectue, à la demande, des microfilms de documents d'archives et de livres de la Bibliothèque de l'Etat, mais elle n'est pas équipée pour de grands programmes de microfilmage. La production de microfilms de sécurité incombe aux diverses administrations, selon leurs propres besoins et sous leur propre responsabilité.

Actuellement, il existe encore une certaine confusion, dans l'esprit de certains responsables de la gestion des documents, sur le choix des documents destinés à être versés aux Archives de l'Etat; aussi n'est‑il pas inutile de donner ici quelques précisions sur nos recommandations à cet égard.

Tout d'abord, les Archives de l'Etat ne sont pas un dépotoir. Le coût de leur construction, avec protection contre le feu, air conditionné et équipement moderne, a limité la taille du bâtiment. C'est ce que nous appelons le 'coffre‑fort' des archives: pour éviter qu'il soit encombré de documents sans intérêt, une sélection préalable est nécessaire de façon à n'y accueillir que des documents originaux de valeur permanente.

Quels types de documents sont donc à retenir ? La décision du choix définitif pour le transfert aux Archives de l'Etat incombe aux services qui ont produit les documents, car ce sont eux qui sont le mieux placés pour juger de leur valeur légale. En gros, on peut considérer comme méritant d'être versés aux Archives les catégories suivantes de documents:

1) Trésors historiques: par exemple, pour l'Illinois, la première Constitution de l'Etat (1818), les premiers documents notariaux de Cahokia (1737‑1768), le Registre de l'Exécutif territorial (1809), les procès‑verbaux de la première Assemblée générale territoriale (1812‑1818), le premier recensement (1818), les souvenirs de Lincoln comme membre de l'Assemblée générale, les lois territoriales à partir de 1812 concernant l'enseignement, les chartes municipales, les chemins de fer, l'économie. Il faut bien insister sur le fait que l'intégrité des dossiers est un principe de base de l'archivistique : il ne faut donc verser aux Archives que des dossiers entiers, et non des documents arbitrairement sortis de leur dossier d'origine.

2) Documents de grande valeur: par exemple la Constitution de l'Illinois de 1870 et les archives de la Convention qui l'a rédigée; les titres de propriété de l'Etat; les traités' inter‑Etats; les procès‑verbaux de sociétés; les microfilms de sécurité. Certains de ces documents exigent, pour des raisons évidentes, une protection particulière, et certains font l'objet de restrictions de communication, qu'il appartient au service de préciser au moment du versement.

3) Documents encore utiles, mais pour des besoins autres que ceux de leur administration d'origine: par exemple, les dossiers militaires des soldats de la Guerre de Sécession, fréquemment consultés par des personnes qui écrivent l'histoire de leur famille. Il n'y a plus de raison pour que ces documents, qui ont perdu tout intérêt du point de vue militaire, soient conservés par l'Armée; au contraire, les Archives de l'Etat, en les conservant et en les communiquant aux chercheurs, peuvent souvent les compléter par des documents parallèles, évitant ainsi aux chercheurs des démarches auprès de plusieurs administrations.

Les archives des canaux de l'Illinois et du Michigan comprennent, entre autres choses, les dossiers des ventes des terrains sur lesquels ces canaux ont été creusés. Ces dossiers sont souvent utilisés par des notaires et des avoués pour des problèmes de propriété foncière, et complètent ceux du Secrétariat d'Etat Ils ont servi, notamment, à établir les droits de l'Etat pour la construction de la nouvelle autoroute qui doit remplacer le vieux canal de Chicago.

Les archives des recensements, qui à l'origine servaient à calculer le pourcentage de la représentation de la population à l'Assemblée générale et au Congrès, ne sont plus aujourd'hui utilisées qu'à des fins généalogiques. Combien nous regrettons que ceux qui les ont rédigées n'aient pas pensé ày inclure quelques  précisions complémentaires qui nous seraient si utiles pour retracer les filiations !

Quand l'architecte de l'Etat restaura la vieille Vandalia State House, voici quelques années, il se fonda essentiellement sur les anciens inventaires, contrats et comptes rendus de l'Assemblée générale. On peut aussi citer les anciens procès‑verbaux d'élections parmi les documents qui sont utilisés aujourd'hui surtout pour des études historiques ‑ et pour des paris au moment des élections !

4) Un quatrième type de documents à verser aux Archives est ceux qui n'ont plus d'utilité administrative, mais qui ont une valeur potentielle pour la recherche. Un bon exemple en est fourni par la série des statistiques agricoles produites par l'Etat d'Illinois et le Ministère fédéral de l'Agriculture ; elles montrent, pour chaque exploitation agricole, les variétés de production végétale et animale, les prix de vente des produits et leur quantité, le statut juridique de l'exploitation, etc. On peut penser que dans cinquante ans les historiens de l'économie seront vivement intéressés par toute cette documentation qui leur permettra d'étudier la révolution agricole de l'Illinois, le passage de la monoculture céréalière à la polyculture, les effets de la mécanisation agricole et les facteurs sociaux de l'agriculture.

5) Lorsque le microfilm a été substitué aux documents originaux pour l'usage des bureaux, il est parfois souhaitable ou nécessaire de conserver les originaux, et les Archives de l'Etat sont alors le lieu tout désigné pour cette conservation. Deux exemples me viennent à l'esprit.

Les dossiers des emprunts de la Première Guerre mondiale ont été gravement endommagés par un incendie en 1934 ; ces documents ont été microfilmés par l'administration et les originaux ont été versés aux Archives.

Le Ministère de l'Education conserve les dossiers de demande d'habilitation professionnelle des professeurs dans son propre dépôt d'archives administratives. Comme ces dossiers sont fréquemment utilisés, le ministère les fait microfilmer et versera ensuite les originaux aux Archives de l'Etat

6) On peut enfin verser aux Archives les documents ayant cessé de servir couramment mais qui gardent leur valeur de référence, par exemple les minutes et procès‑verbaux des organismes administratifs supprimés tels que l'ancien Conseil de l'Administration, l'ancien Service des Mines ou l'ancien Service des Assurances.

Mentionnons en passant que, au cours des deux dernières années (1949‑1950), 76 pour cent des communications des documents aux Archives de l'Etat ont été faites pour des fins administratives, 16 pour cent pour des recherches généalogiques, 6 pour cent pour des recherches historiques et 2 pour cent pour des demandes de renseignements divers. Parmi ces dernières, nous incluons des recherches pour des réclamations de pensions d'anciens militaires ou pour des identifications de tombes dans des cimetières, qu'on pourrait aussi considérer comme recherches administratives. La faible proportion de recherches historiques vient de ce qu'en Illinois c'est la Bibliothèque historique de l'Etat qui assure le plus grand nombre des tâches généralement dévolues aux Archives.

Quelles sortes de documents peut‑on, dès lors, conserver dans les dépôts d'archives administratives ? Ce sont les documents qui ont encore une utilité administrative semi‑courante, et sur lesquels l'administration d'origine conserve son autorité directe. Ces dépôts ne sont accessibles qu'aux fonctionnaires des services concernés ; les documents n'en sont sortis que par ces fonctionnaires et pour leur  usage exclusif. Ce n'est qu'après leur transfert aux 'archives permanentes' qu'ils entrent dans la catégorie des documents d'archives proprement dits, sous l'autorité et la responsabilité de l'archiviste de l'Etat

<<TOC3>> IV — Formation professionnelle du personnel des archives

<<TOC4>> Une norme internationale pour la formation des archivistes et gestionnaires de dossiers

Michael Cook,
Lecturer in Archival Studies, Université de Liverpool

Des principes directeurs pour l'élaboration de programmes d'enseignement en vue de la formation des archivistes et gestionnaires de dossiers vont paraître prochainement dans le cadre du Programme en matière de gestion des documents et des archives (RAMP) de l'Unesco. En les formulant, on ne cherche pas à imposer une uniformisation, mais àdonner des orientations sur les problèmes tant généraux que spécifiques sous‑jacents àla formation professionnelle (niveaux supérieur, intermédiaire et semi‑professionnel) dans tous les pays. L'objectif fondamental est de servir le public en fournissant l'un des éléments d'un service d'information efficace, un service qui a des fonctions utiles pour les activités culturelles comme pour la recherche et l'administration. Cette entreprise peut aider à résoudre les différences profondes qui existent entre les traditions de formation et d'administration dans les différentes régions et la nécessité d'harmoniser la formation des archivistes avec celle des bibliothécaires et des documentalistes. Parmis les autres problèmes traités figurent les suivants: infrastructure nécessaire à un plan de formation, considérations relatives au contexte dans lequel devraient être créées les écoles de formation, niveaux d'admission et d'enseignement, et structure de la carrière. Le programme d'enseignement fait également l'objet d'une analyse.

Une publication intitulée « Programme d'enseignement modèle dans le domaine de la gestion des documents et des archives modernes: une étude du RAMP, accompagnée de principes directeurs » va paraître dans le cadre du Programme en matière de gestion des documents et des archives (RAMP) du Programme général d'information de l'Unesco. Ces principes directeurs feront partie d'une série de principes directeurs sur divers aspects de la pratique de la gestion d'archives et de documents et feront pendant à un travail similaire qui se poursuit dans le cadre du programme de l'UNISIST. Le présent article est un commentaire sur quelques‑uns des problèmes rencontrés lorsqu'on a tenté d'établir une norme pour la formation et l'instruction d'archivistes et de gestionnaires des dossiers, qui soit applicable à l'échelon international. Son but principal est de donner quelques indications qui seraient particulièrement utiles pour la formation des archivistes dans le monde en développement. On espère également que ces principes directeurs pourront stimuler une évolution de la formation de nature à apporter dans l'orientation de la profession ces changements qui sont vivement souhaités par la communauté internationale des archivistes.

<<TOC5>> Problèmes généraux

Deux problèmes généraux ont été rencontrés lorsqu'on a examiné la possibilité d'une norme acceptée à l'échelon international. D'une part, il y a le problème des  disparités culturelles, linguistiques et administratives entre les principales régions du monde; de l'autre, il y a la question de l'harmonisation de la formation des archivistes avec celle des autres professionnels de l'information, principalement les bibliothécaires et les documentalistes. Dans les rapports établis pour la réunion d'experts sur l'harmonisation qui s'est tenue à Paris en novembre 1979, l'un et l'autre problème étaient mis en relief et des lignes directrices étaient énoncées. Celles‑ci ont été reprises dans les Principes directeurs du RAMP. Dans ces rapports, on soulignait qu'il était important de surmonter la difficulté de trouver des normes communes d'un programme de formation qui soient applicables en présence de traditions éducatives différentes et qui conviennent à des systèmes administratifs différents. L'archivistique prend toujours des racines profondes dans la spécificité historique de la société qu'elle dessert. Dans les rapports susmentionnés, on a constaté par ailleurs qu'il existait dans de nombreuses parties du monde un besoin urgent de développement rapide des moyens de formation. Les chiffres présentés, confirmés par des études antérieures, montraient que même les plus petits pays ont une demande non négligeable en ce qui concerne la formation en matière d'archives, ainsi que le développement de services de gestion d'archives et de documents, dans les administrations centrale, provinciale ou municipale et dans le secteur privé. Tous les plans de formation aux professions de l'information ont pour but commun le développement de services directement utiles au développement national et au public, si bien que dans ce contexte général on a pensé qu'une tentative sérieuse visant à trouver les valeurs et les normes sous‑jacentes intéresserait à la fois les instituts de formation professionnelle du monde développé et les programmes de formation nouvellement créés ailleurs.

Il est particulièrement nécessaire de construire une infrastructure de formation à la gestion des dossiers, discipline qui est aussi utile dans les pays développés que dans les pays en développement. La gestion des dossiers est en fait enseignée dans la plupart des écoles d'archivistes partout dans le monde, mais les principes directeurs pourraient aider àrétablir l'équilibre entre les disciplines culturelles et les cours de gestion dans les programmes de formation. Ils devraient aussi aider à stimuler le développement de sujets plus techniques et surtout à encourager la création d'un plus grand nombre de centres de formation, et à suggérer de quelle manière de nouveaux cours de formation pourraient avoir lieu. Il y a quelques années, la tendance était à la création de grandes écoles régionales appelées à desservir des zones étendues et variées. Ces écoles se sont révélées relativement difficiles à financer et à gérer (bien que deux d'entre elles au moins aient été de belles réussites), et ont soulevé des problèmes aigus de synthèse culturelle et historique à l'intérieur de la zone desservie. Aujourd'hui, la tendance est d'encourager chaque pays à créer sa propre école de gestion d'archives et de documents pour satisfaire ses propres besoins et réaliser son potentiel propre. Dans ces conditions, des normes internationales et une orientation commune s'imposent tout particulièrement.

Comme toutes les autres activités tertiaires, les services de gestion d'archives et de documents ont besoin d'une infrastructure implantée dans la société. Tout d'abord, ils présupposent l'existence d'un gouvernement ayant des objectifs modernes de développement et un programme de planification avancée. Les archivistes et gestionnaires des dossiers sont utiles à la société et à l'administration, il devrait donc y en avoir un nombre suffisant (tout comme des autres professionnels de l'information), et l'on devrait leur réserver une place appropriée dans le plan de développement du personnel. De même, il est difficile d'espérer recruter et former des candidats s'il n'y a pas un nombre suffisant d'étudiants  sortant du système d'instruction publique différents niveaux, en particulier après l'équivalent de la licence (à 21 ans ou plus) et à la fin des études secondaires (à 16 ou 18 ans). Le pays devrait avoir au moins un réseau embryonnaire d'institutions culturelles et de recherche, car les archivistes occupent une place dans la recherche et le développement culturel aussi bien que dans l'administration. La communication et les contacts internationaux devraient être possibles, ainsi que l'accès à une langue internationale. Aucune profession de l'information ne peut prospérer sans cela. On devrait également pouvoir disposer, au moins dans une certaine mesure, de la technologie appropriée.

La question de la structure de la carrière est importante. L'expérience de certains pays montre qu'un statut professionnel au rabais, dans quelque profession de l'information que ce soit, a pour conséquence un niveau plus bas et donc des résultats médiocres pour la collectivité. Il est particulièrement important, dans les pays moins développés, que l'investissement dans des services comme la gestion d'archives et de documents (ou dans les bibliothèques et les centres de documentation) apporte un avantage direct sous la forme d'une gestion efficace de l'information utile au gouvernement et à la planification, ainsi qu'au développement de programmes culturels et de recherche. Le recrutement de candidats de bonne qualité et leur efficacité à l'issue de la formation sont liés aux perspectives de carrière qui leur sont offertes et aux conditions générales dans lesquelles ils vont travailler.

L'archivistique et la gestion de dossiers sont deux aspects d'une même structure professionnelle, dans laquelle on peut distinguer trois niveaux de carrière. Au niveau le plus bas, il y a les semi‑professionnels recrutés à la sortie de l'école secondaire et chargés de tâches qui sont essentiellement du domaine professionnel (par exemple, le classement et la description des archives ou le contrôle des opérations de gestion de dossiers) mais dont ils s'acquittent comme s'il s'agissait d'opérations de traitement, sous la surveillance de supérieurs hiérarchiques qui sont des professionnels. Ensuite, il y a le niveau professionnel, ouvert à ceux qui ont un diplôme universitaire du premier cycle. A ce niveau, le travail comporte la conception et la surveillance des opérations de traitement; les professionnels doivent également participer, en tant qu'agents actifs et avisés, aux activités d'information, d'administration et de recherche de leur pays. Enfin, il existe un niveau plus élevé, où le personnel, qui est déjà expérimenté, s'intéresse davantage à la gestion, à la planification et aux relations extérieures qu'à l'exécution des tâches professionnelles à l'intérieur du service. Il n'est pas toujours facile d'établir une distinction nette et concrète entre ces trois niveaux à travers les frontières internationales. Ainsi, la proportion de personnel professionnel par rapport au personnel semi‑professionnel varie considérablement d'un pays à l'autre. Faut‑il en déduire que les séparations entre les niveaux doivent être tracées différemment selon les endroits ? On pense que tous les pays ont, ou devraient avoir, à tous les niveaux, des travailleurs ayant reçu une formation adéquate, encore qu'ils puissent être répartis de manière différente selon les circonstances.

D'autres problèmes se posent lorsqu'il s'agit de décider dans quel contexte créer une école de formation. En Europe, l'opinion selon laquelle une formation distincte dans un établissement d'enseignement quelconque serait préférable à une formation sur le tas ou àun apprentissage à l intérieur d'un grand service n'a jamais fait l'unanimité. Il s'agit là, dans une certaine mesure, d'un problème pratique, puisque la création d'une école de formation suppose qu'il y a un minimum d'étudiants désireux de s'inscrire et un nombre suffisant de professeurs qualifiés, et que les autorités de tutelle sont prêtes à en assurer le financement.

Chacun de ces trois points soulève difficultés. Les écoles d'archivistes sont, par rapport àcelles de bibliothécaires, forcément petites (bien que pas nécessairement aussi petites qu'on le pense parfois: si les besoins de l'administration et du secteur privé étaient entièrement satisfaits, c'est par centaines et non par dizaines que se compterait, dans la plupart des pays, le corps des archivistes et gestionnaires des dossiers. Bien qu'elles aient relativement peu d'étudiants, les écoles de formation doivent assurer l'enseignement d'une gamme relativement étendue de matières, et donc utiliser les talents de plusieurs professeurs. Comme si ce problème n'était pas suffissant, il est en plus souvent difficile de trouver le moindre professeur qualifié dans beaucoup des matières enseignées, surtout les matières àcaractère professionnel. Les pays moins développés peuvent y regarder à deux fois avant de soustraire à leurs tâches des praticiens efficaces et expérimentés (même s'ils en ont en poste) pour les détacher dans des écoles de formation comme professeurs, même si à long terme cela peut être un bon investissement de ressources limitées. Dans la pratique, beaucoup de professeurs de matières à caractère professionnel seront des praticiens locaux enseignant à temps partiel. Il y a une place limitée pour des experts à l'étranger qui seraient détachés pour de brèves périodes lorsque les programmes d'échange le permettent.

A cause de ces problèmes dans les pays plus développés, les écoles d'archivistes sont habituellement intégrées dans des institutions plus importantes: elles sont rattachées à un grand service national d'archives, comme dans la République fédérale d'Allemagne ou en Inde, ou à une école de bibliothéconomie et de science de l'information, comme en Espagne, ou encore à une université. Cette dernière pratique est la plus courante et elle présente de nombreux avantages. Non seulement l'école d'archivistes peut utiliser les installations de l'université —faire venir des professeurs de matières connexes, utiliser les salles de conférences, le matériel d'enseignement et les bibliothèques—mais elle peut offrir à ses étudiants des activités sportives culturelles et récréatives en tirant parti des équipements de l'université.

L'infrastructure physique d'une école d'archivistes dépend de l'approche adoptée dans ses enseignements. Les salles de séminaire et de réunion tendent à déterminer les caractéristiques des groupes qui les utilisent, et pas seulement en en limitant le nombre. L'enseignement devrait se caractériser par un mélange équilibré de pratique et de théorique, dans un style ouvert. Cela implique une volonté, en particulier chez les professionnels, de s'habituer à compter sur eux‑mêmes, une acceptation volontaire des responsabilités et la capacité à identifier et à résoudre les problèmes. Cette approche revêt une importance particulière lorsqu'on est appelé à prendre tôt ses responsabilités et dans les pays où il faut former rapidement une classe de gestionnaires autochtone. Le style de l'enseignement, comme son cadre, joue donc un rôle important. Il existe également des exigences d'ordre technique: l'accès à une bibliothèque spécialisée, où il y a des matériels autres que les livres, et, ce qui est plus controversé, l'accès à un atelier de restauration d'archives. Un tel atelier nécessiterait un personnel d'entretien composé de techniciens et l'idéal serait qu'il y ait un théoricien pour mener à bien son programme de recherches; mais il est aussi possible d'adopter une approche plus modeste de la restauration en utilisant les matériels disponibles localement et une technologie simple. Quelle que soit la solution retenue, l'importance grandissante de la restauration comme l'une des nécessités techniques de la société amène à penser qu'une école de formation devrait, chaque fois que cela est possible, avoir un laboratoire ou un atelier.

S'il est important que les associations professionnelles soient associées à l'aménagement des programmes de formation et à l'élaboration des normes, il est également important que l'école formation, ou l'université à laquelle elle est rattachée, soit responsable de la sélection des étudiants admis à suivre les cours. L'acceptation de candidats insuffisamment qualifiés, sous prétexte de contraintes administratives immédiates, peut créer des problèmes pour l'avenir.

La question des effectifs est bien sûr importante. Des enquêtes de planification de l'emploi donneront des projections pour un pays donné, mais il y a toujours une tendance à sous‑estimer la demande potentielle latente. L'expérience de pays moins développés montre que le recrutement initial d'environ 20 semi‑professionnels et 5 professionnels peut être une bonne base de départ, mais les conditions diffèrent tellement d'un pays à l'autre que cette proportion pourrait même être inversée dans certains pays. La nature même du sujet milite en faveur d'effectifs réduits. Le nombre d'étudiants dépend également de la nature de la politique de recrutement. Lorsque les étudiants ne sont acceptés qu'après avoir été recrutés dans un service public; il y a là une contrainte extérieure (et il est probable que la formation pour le secteur privé sera relativement négligée). Des conditions de marché complètement libres imposent aussi des contraintes d'un autre genre. Un compromis est possible lorsque les étudiants ne sont recrutés que parmi ceux qui sont parrainés par des employeurs réels ou potentiels, ou principalement parmi eux. Il faudrait une collaboration étroite entre les organismes employeurs, l'université, les associations professionnelles et l'institution chargée de la planification de la main‑d'œuvre. Lors de la sélection pour l'admission des étudiants, la qualité la plus importante que devraient rechercher les sélectionneurs est une motivation fondée sur une information adéquate.

L'accès principal au travail de gestion d'archives et de documents se fait au niveau professionnel. L'opinion à peu près générale est que les élèves archivistes doivent avoir un diplôme qui est l'équivalent du premier grade décerné aux étudiants d'université vers l'âge de vingt et un ans. Après quoi ils doivent suivre un enseignement professionnel spécifique. En d'autres termes, cela signifie que les archivistes et gestionnaires de dossiers doivent avoir fait quatre années d'études, dont trois d'études générales dans une université et une d'enseignement professionnel, à la fin de l'enseignement secondaires. La formation professionnelle de base devrait donc être considérée comme un programme de maîtrise, comme c'est déjà le cas dans plusieurs pays. Il est recommandé que cette formation dure une année complète et comporte un travail individuel, projet ou mémoire, faisant l'objet d'un examen. Le programme devrait être orienté vers la gestion et avoir pour but de former des gens capables d'aborder leur travail avec un esprit d'autosuffisance et d'initiative. On peut, si c'est possible, recruter quelques candidats ayant un diplôme de sciences exactes et naturelles, mais en général, l'école devrait être ouverte à ceux qui ont un diplôme universitaire du premier cycle dans une discipline orientée vers la recherche documentaire rétrospective ou l'usage de documents primaires.

L'accès au grade supérieur d'archiviste/gestionnaire de documents se fait principalement par sélection sur la base de l'expérience. De nos jours, cependant, il est probable qu'une spécialisation technique pèse considérablement sur le choix des candidats à des postes élevés, de sorte qu'il faut voir là une bonne raison de prévoir une formation supérieure sur des sujets spécialisés. Ces spécialités pourraient inclure le développement de systèmes automatisés, de programmes éducatifs ou de publications. Un enseignement en science de la gestion serait nécessaire, et l'accent devrait être mis sur le travail individuel qui associe étroitement l'étudiant à la recherche. Les qualifications ainsi obtenues devraient être assimilées au grade de docteur. Les archivistes se tournant vers l'enseignement de matières à caractère professionnel devront recevoir une  formation approfondie en pédagogie ainsi que dans les spécialités appropriées. La place qu'occupent les semi‑professionnels varie considérablement d'un pays à l'autre. Il est probable qu'il faut toujours un corps de semi‑professionnels pour que les tâches de base soient remplies, mais leur nombre relatif et l'ampleur des responsabilités pouvant leur être confiées dépendent de facteurs extérieurs, notamment la relative difficulté à recruter des candidats ayant un diplôme universitaire, les perspectives de carrière, voire ce que la société attend. Il y a certaines tâches professionnelles, telles que le préarchivage (le choix des documents qu'il convient de conserver ou de détruire), qui ne devraient jamais être laissées à des non‑diplômés. Mais les contraintes qui peuvent amener de petites organisations à n'employer que des semi‑professionnels pour gérer leurs archives internes ou leur service documentaire sont parfois considérables. Dans tous les cas, l'exigence principale en matière de formation des semi‑professionnels est que les programmes soient très pratiques.

En dépit de cette exigence, il n'est pas facile de concevoir de façon satisfaisante des travaux pratiques surveillés (à quelque niveau que ce soit). Ainsi, dans la gestion de documents, les méthodes pratiques impliquent la manipulation de documents encore actifs dans un système. D'habitude, il n'est pas acceptable pour un organisme de laisser à des étudiants de l'extérieur le libre accès à de tels documents. Pour surmonter cette difficulté, on pourrait organiser des travaux pratiques à l'intérieur de l'organisme qui emploie déjà l'étudiant mais, dans ce cas, il reste toujours le problème du personnel enseignant, qui doit être autorisé à exercer une surveillance étroite et documentée et àdéfinir des tâches pratiques impliquant une critique ou une modification des méthodes existantes.

Un autre problème est celui de l'aménagement d'une carrière pour les semi‑professionnels. Si l'on veut recruter des étudiants bien motivés et d'un bon niveau, il faut qu'ils puissent espérer s'élever dans leur profession. Mais s'ils sont recrutés à la fin de leurs études secondaires, ils devront franchir l'obstacle du diplôme universitaire avant de pouvoir être admissibles aux cours de niveau professionnel Il y a des cas individuels dans lesquels cet obstacle est contourné grâce à l'expérience et à la réussite professionnelle Généralement, cependant, il faut souligner que l'avancement dans la profession n'est possible que par l'obtention d'un diplôme universitaire suivie d'une formation complémentaire.

Il est peu vraisemblable qu'une « dilution » d'une profession pour laquelle un diplôme universitaire est exigé avec des personnes qui n'ont pas ce diplôme conduise à un relèvement du niveau.

De toute façon, le personnel à tous les niveaux devrait être conscient de la nécessité d'une formation permanente, et le système de formation devrait être conçu dans cette optique.

<<TOC5>> Le programme d'enseignement

Jusqu'à présent, seules les considérations générales et les considérations de contexte ont été évoquées. En ce qui concerne les cours eux‑mêmes, les principes directeurs classent d'abord les matières du programme, puis établissent un plan pour les découper en modules qui seraient adaptés aux circonstances particulières de chaque type de cours.

Il faut insister sur le fait que l'intention des principes directeurs n'est pas de promouvoir un système de formation absolument uniforme partout. Chaque école de formation devrait concevoir ses cours selon les circonstances nationales ou régionales, les besoins des services de gestion d'archives et de documents  desservis, les étudiants eux‑mêmes, et les moyens d'enseignement disponibles. Exception faite d'un court enseignement général de base, les cours sont divisés en trois grands groupes: les sujets propres à la profession, les sujets communs à l'archivistique et aux autres professions de l'information, les sujets communs à l'archivistique et aux autres disciplines. Il y a également quelques spécialités qui peuvent être considérées comme optionnelles. .

Le but principal d'un cours de base est de consolider et de parfaire l'élément d'enseignement général. Normalement, cet élément a été acquis par l'étudiant à l'école, mais un cours spécialement conçu serait peut‑être nécessaire pour le compléter ou y ajouter d'autres connaissances de base. Il faudrait peut‑être au moins une orientation pour que l'étudiant ait une idée du rapport entre sa discipline et les autres domaines de la science de l'information et de la place qu'elle occupe dans le développement national.

1. La partie qui a trait spécifiquement à la profession d'archiviste comprend les matières suivantes: a) gestion des documents; b) archivistique; c) sciences auxiliaires de l'histoire; d) histoire administrative. Il est probable que la relation entre ces matières varie beaucoup suivant la tradition du pays, ainsi qu'il est indiqué ci‑après:  

a) La gestion des documents sous sa forme mise au point en Amérique du Nord comprend une formation à la gestion de l'information: gestion de formulaires, de rapports, systèmes de courrier et de fichiers, y compris des innovations techniques comme le traitement de texte et les microformats et la gestion du matériel de bureau comme les machines de reprographie et leurs fournitures. Une conception plus européenne de la gestion des documents insiste sur les méthodes utilisées pour retirer les documents semi‑actifs des systèmes actifs, et leur gestion et leur récupération dans les centres de documents. Les deux approches ont cependant le même but: améliorer la gestion de l'information et des moyens d'enregistrement dans l'administration (tant publique que privée) et avoir ainsi un impact profond et durable sur les normes de planification et de recherche de leur pays. Si les principes directeurs établissent de bonnes normes, les enseignants seront poussés à choisir les éléments qui leur conviennent le mieux et encouragés à expérimenter des innovations qui peuvent se révéler utiles.  

b) L'archivistique, du moins dans son exposé théorique, s'approche beaucoup plus d'un modèle accepté à l'échelon international, bien que la terminologie fasse encore l'objet d'une certaine controverse. Il s'agit de l'acquisition, de la conservation et de la communication des archives, de leur gestion administrative et intellectuelle. Dans ce dernier cas, la pratique en matière d'archives s'est de plus en plus assimilée aux techniques de recherche documentaire des sciences de l'information, si bien que cet aspect est traité dans les matières communes avec les sciences de l'information.  

c) Les sciences auxiliaires de l'histoire étaient autrefois prédominantes dans les systèmes de formation à l'archivistique de nombreux pays, mais cèdent maintenant graduellement le pas à l'étude des systèmes techniques d'information. L'interprétation technique des documents en tant que témoignages sera toujours nécessaire, et ce sera toujours une des fonctions de l'archiviste de fournir cette interprétation. Jusqu'à quel point cela fera intervenir une connaissance de la paléographie, de la diplomatique, de la sigillographie ou de l'étude des langues anciennes, cela varie bien sûr d'un pays à un autre, mais bien peu de pays n'auront besoin de rien de tout cela. De grandes régions du tiers monde ont un patrimoine d'archives anciennes qui nécessitent ces connaissances: par exemple, les Caraïbes ou les anciens royaumes de l'Asie du Sud  ou du Sud‑Est. Certains pays d'Afrique peuvent estimer que leurs archives précoloniales sont entièrement non documentaires, mais là aussi il est nécessaire que les archivistes contribuent positivement à la conservation et au déchiffrement des objets porteurs d'information (même s'ils ne sont pas forcément directement sous forme écrite) ou à la collecte et à la conservation des sources orales. De même, dans certains contextes, les supports visuels ou sonores exigent une gestion spécialisée.  

d) L'histoire administrative est le quatrième élément. C'est une matière dans laquelle la contribution de l'archiviste est essentielle. La difficulté est que c'est une matière qui, dans l'ensemble, devrait être étudiée et enseignée par les archivistes eux‑mêmes, qui sont quotidiennement en contact avec les éléments qui la constituent. Comment constituer une histoire administrative (appelée aussi constitutionnelle ou institutionnelle) comme matière qu'on peut enseigner dans la formation des élèves‑archivistes lorsque, bien souvent, elle ne peut être constituée sans le travail préalable de ces élèves eux‑mêmes ? Il n'y a pas de solution à court terme, en particulier du fait que, dans ce cas, la solution à court terme habituelle consistant à inviter un étranger pour une période d'enseignement ne serait vraisemblablement pas utile.

2. La liste des matières à inclure dans le tronc commun prévu pour l'archivistique et les autres professions de l'information (bibliothéconomie et documentation) a été établie à la réunion sur l'harmonisation des programmes de formation; elle est impressionnante:  

a) Techniques de la reprographie: impression, photographie, microphotographie, xérographie.  

b) Techniques de présentation et d'exposition, programmes d'éducation du public.  

c) Conservation et restauration, au moins en ce qui concerne la gestion des systèmes de restauration et l'entretien des conditions d'environnement nécessaires au stockage des documents (la restauration elle‑même est, bien sûr, une matière technique et des spécialistes en cette matière doivent être formés)  

d) Stockage, recherche et diffusion de l'information: groupe de matières dont on aurait pu penser naguère qu'il est la composante essentielle de la gestion des archives. Il évolue maintenant rapidement, sur une base théorique et technologique complexe, en tant que partie de la gestion de l'information, qui comprend le catalogage, le classement, l'indexation et la diffusion sélective de l'information; dans l'ensemble, une matière en elle‑même très dense.  

e) Bibliographie et sources d'information, services de références et de bibliographie, et recherche bibliographique.  

f) Études de l'utilisateur: ce sujet est très développé en bibliothéconomie où certaines des techniques des sciences sociales peuvent être utilisées pour entreprendre des études des populations d'utilisateurs. Il n'est pas certain que des archivistes aient besoin de posséder ces techniques jusqu'à un tel point, mais il leur est certainement nécessaire d'être capables d'évaluer la demande de l'utilisateur et d'organiser leur travail pour y répondre. Il est bon qu'ils soient capables d'organiser des enquêtes du même genre que leurs collègues des autres professions de l'information.  

g) Législation et réglementation: il y a maintenant matière à une étude comparative internationale sur ce sujet qui, considéré comme sujet de tronc commun, devrait porter sur des questions telles que le dépôt légal, les droits de reproduction, la liberté d'information et la protection des données ainsi que sur des questions moins délicates telles que la définition et le contrôle légaux des archives et des systèmes de gestion des documents.  

h) Sécurité: matière importante qui évolue sur le plan technique.  

i) Conception des bâtiments et contrôle de l'environnement à l'intérieur des bâtiments.  

j.) Analyse des systèmes, y compris l'automatisation. Cette matière nouvelle aura moins d'utilité immédiate dans certaines parties du monde, mais on peut prédire sans risquer de se tromper qu'une certaine ouverture aux systèmes automatisés est partout désirable, et il est certain que le fait de pouvoir analyser ses propres systèmes et de savoir présenter les résultats de cette analyse est une partie importante d'une formation professionnelle.

3. Le tronc commun prévu pour l'archivistique et les autres disciplines comprend trois éléments: sciences de la gestion, langues et méthodologie de la recherche. 

a) Tous les archivistes et gestionnaires de documents ont besoin d'une certaine maîtrise de l'art de la gestion. Ainsi, la gestion par objectifs, la gestion des bases de données, la conception des systèmes documentaires, quelques méthodes statistiques, la gestion de budgets et l'analyse du rapport coût avantages seraient nécessaires à quasiment tous les archivistes professionnels. A des niveaux plus élevés, une connaissance plus approfondie de certains aspects de la gestion serait nécessaire, par exemple, la gestion du personnel. 

b) On a déjà mentionné la nécessité, pour certains archivistes, de connaître une langue ancienne. Cette connaissance devrait être complétée par la maitrise d'une langue internationale pour les besoins de communication.  

c) La méthodologie de la recherche est un sujet important mais difficile. Il est important parce que l'archiviste doit être considéré essentiellement comme participant et contribuant à l'activité de recherche de son pays. Les gestionnaires des dossiers devraient aussi être considérés dans cette optique, et ils doivent certainement évaluer les documents à conserver à la lumière de la connaissance qu'ils ont des besoins de la recherche. D'un autre côté, on n'admet pas partout qu'il soit possible d'organiser une formation à la méthodologie de la recherche, sauf dans certaines branches spécialisées. Il se peut que, comme pour l'histoire administrative, les archivistes eux‑mêmes devraient le plus contribuer à une étude organisée et structurée de la méthodologie de la recherche; mais, dans ce cas, il est important qu'ils le fassent de concert avec ceux qui se livrent activement à la recherche, y compris les historiens et les autres spécialistes des sciences sociales.

4. En règle générale, il est recommandé qu'il n'y ait qu'une seule sorte de cours de formation pour tous les archivistes et gestionnaires des documents dans le cadre du pays ou de la région. Ce cours devrait, comme on l'a souligné, contenir certains éléments enseignés et conçus en commun avec les autres professionnels de l'information (lorsque cela est institutionnellement possible), mais il ne devrait pas y avoir un grand nombre de cours facultatifs ou optionnels qui s'éliminent les uns les autres. Chaque archiviste peut bien sûr choisir de s'attacher à un aspect particulier pendant sa carrière, mais il n'y a pas le même éventail de spécialités que dans le cas des bibliothécaires. Sans doute le principal choix est‑il entre la spécialisation dans les archives anciennes avec l'orientation de culture et de recherche que cela suppose et la gestion des systèmes d'archives courantes. Néanmoins, les deux types d'archivistes tendent à travailler dans le cadre d'un service assez restreint, avec de nombreux buts communs. En conséquence, on a pensé qu'il n'y avait pas lieu de prévoir de nombreux cours optionnels dans la formation professionnelle de base.

Cependant, on a mentionné trois possibilités qui permettraient des cours optionnels si nécessaire, comme, par exemple, pour une formation supérieure de spécialiste pour les archivistes expérimentés:  

a) L'utilisation de documents primaires dans l'éducation: c'est une question  qui exige de nos jours la connaissance des autres moyens de communication et une connaissance approfondie la théorie et de la pratique de l'éducation. 

b) La gestion de la conservation, qui suppose, au niveau le plus élevé, certaines connaissances scientifiques ainsi que la compétence nécessaire à la gestion d'une unité technique et de son personnel.  

c) La gestion d'une unité de publications, qui a des aspects aussi bien technologiques que professionnels, et qui implique aussi l'évaluation de la demande de l'utilisateur.

Presque tous ces sujets exigent réellement une expérience pratique et, dans certains cas, les activités pratiques seraient assez difficiles à organiser et à superviser. Des activités pratiques supervisées de près sont particulièrement nécessaires quand le cours est destiné àdes semi‑professionnels. Dans le cas des professionnels, la formation de base devrait inclure un projet individuel, comprenant le traitement raisonné (y compris la description) d'une série d'archives, ou l'étude d'un problème de gestion de documents dans un contexte donné. Rédigé sous forme de mémoire, le résultat de cette étude pourrait être évalué, et l'on pourrait arriver à une sorte de norme largement reconnue, comparable à celle adoptée pour d'autres cours conduisant à un diplôme universitaire.

Dans les Principes directeurs il est suggéré que ces éléments de cours soient organisés en ensembles de modules et adaptés ainsi aux divers niveaux auxquels les étudiants sont acceptés. Dans les cours destinés aux professionnels (après l'équivalent de la licence) aussi bien que dans ceux destinés aux semi‑professionnels, les étudiants devraient recevoir une formation portant sur tout l'éventail des sujets (pour autant qu'ils correspondent à la situation du pays), ces sujets étant traités de façon différente dans les deux niveaux. Le cours destiné aux semi‑professionnels devrait avoir un caractère très pratique, avec beaucoup d'illustrations concrètes et de démonstrations sur place. Les professionnels devraient aborder le sujet avec un esprit de recherche et s'informer le plus possible de façon autonome. Il est important de veiller à ce que le cours soit autant que possible orienté vers la formation de professionnels bien motivés, capables d'utiliser à la fois leur sens de la gestion et leurs connaissances techniques pour résoudre les problèmes rencontrés dans leur travail en y apportant des solutions applicables dans la pratique et assurer avec un succès visible la bonne marche de services ayant une utilité sociale.

Notes

1. Voir en particulier Principes directrurs pour l'élaboration de programmes d'enseignement dans le domaine de l'information, par W. L. Saunders, Paris, Unesco, 1978 (PGI/78/WS/27).

2. Elles sont résumées dans « Formation professionnelle des archivistes: problèmes de modernisation et d'harmonisation », de Michael Cook, Revue de l'Unesco pour la science de l'information, la bibliothéconomie et l'archivistique, vol. II, n° 3, juillet‑septembre 1980, p. 156‑166.

3. J. H. d'Olier et B. Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives, Paris, Unesco, 1974.

4. P. Havard‑Williams et E. G. Franz, Planning information manpower, Conférence intergouvernementale sur la planification des infrastructures nationales en matière de documentation, de bibliothèques et d'archives, Paris, 23‑27 septembre 1974, p. 45.

5. Cet aspect est étudié par la Société des archivistes américains, en complément de leurs Guidelines for graduate archiva/ education programs (Society of American Archivists, Education directory), dans « Proposed program standard fort archival education—the Practicum », SAA newsletter, juillet 1979, p. 19‑21.

6. Le travail du professeur M. Bax et de M. Neil Bax, au Centre régional de formation d'archivistes de l'Université du Ghana, est une exception frappante à ces remarques.

7. Unesco, Programme général d'information, Réunion d'experts sur l'harmonisation des programmes de formation en matière d'archives, Paris, 26‑30 novembre 1979, Rapport final (PGI/ET/HARM/7, 14 janvier 1980).

<<TOC3>> V — Gestion des documents et de archives

<<TOC4>> Conceptions modernes en matière d'administration des archives  

par Frank B. Evans, 
professeur adjoint d'histoire, 
The American University, Washington

L'auteur examine et compare les concepts classiques et modernes en matière d'administration des archives dans les pays anglo‑américains et signale les changements fondamentaux qui transforment la profession d'archiviste.

Il y a près d'une décennie, sir Hilary Jenkinson déplorait, dans le dernier travail littéraire qu'il ait achevé, « cette forme d'hérésie » qui soutient que l'archiviste « moderne » doit a redéfinir les archives d'une manière plus conforme à ses besoins », et qui va jusqu'à proposer que a chaque pays puisse modifier cette définition en fonction des besoins qui lui sont propres ». Sir Hilary a fait cette déclaration à l'occasion de son discours présidentiel devant la British Society of Archives, discours dans lequel cet éminent représentant de ce qu'on peut appeler l'école a classique » de l'administration des archives, n'a laissé subsister aucun doute quant à son « conservatisme impénitent ». Pour prévenir les « maux » qui, selon lui, résulteraient d'une politique libérale de cette nature, il pressait les archivistes du monde entier de « s'en tenir fermement à un petit nombre d'éléments essentiels et immuables—origines et principes fondamentaux—et de leur laisser le soin de déterminer, en définitive, ce que l'archiviste peut et ne peut pas faire ». Ces origines et principes fondamentaux, sir Hilary les réaffirmait avec force de la manière suivante «Accroissement naturel (par opposition à collection artificielle), Base administrative, Conservation des documents essentiellement pour les besoins des bureaux... Garde; et... Aplicabilité de cette définition aux documents de toute nature et de toutes les époques. »Quant à la terminologie précise de la définition des archives" modifiez‑la si et comme vous le voulez, pourvu que ces cinq éléments subsistent " .

Sir Hilary aborda ensuite les problèmes posés par la a nature des archives modernes—leur masse énorme et désormais inévitable »: le « double emploi ou la multiplication engendrée par les facilités offertes aux personnes paresseuses ou indifférentes par les moyens techniques modernes; puis la qualité douteuse de la plupart des documents utilisés; enfin, la nécessité d'une forme quelconque d'élimination en dernier ressort, avec la sélection qu'elle implique ». Il rejeta la plupart de ces caractéristiques des archives modernes n'y voyant qu'une source de souci supplémentaire pour l'archiviste du point de vue des locaux, du personnel ou de la conservation, ou encore des « questions de pratique, à résoudre au fur et à mesure qu'elles se présentent et variant selon les circonstances ». Mais en ce qui concerne l'élimination et la sélection, il demeura intransigeant. Faisant allusion aux deux « révisions » des archives ministérielles, préconisées par la Commission Grigg, il souligna qu'« aucune opération de destruction n'incombe à l'archiviste ».

Citant, en l'approuvant, la phrase de sir Thomas Hardy, il déclara que « le rôle des conservateurs d'archives est et demeure, de les conserver ».

La seule concession majeure à laquelle consentait cet archiviste, le plus influent de sa génération, concernait les archives privées modernes, ces a vestiges documentaires des activités qui n'ont aucune racine dans le passé, et qui sont exclusivement le produit de notre temps ». Pour les archives de ces a entreprises ou institutions scientifiques, industrielles ou même commerciales, de création récente », il proposait des dépôts «spéciaux » et des archivistes a spécialisés ». Ce nouveau type d'archiviste devait, selon lui, avant d'embrasser cette carrière, recevoir l'éducation d'un scientifique plutôt que d'un humaniste de manière à acquérir la connaissance technique des activités faisant l'objet des documents en question. Sir Hilary admettait que cet archiviste spécialisé n'aurait pas besoin de connaître « la paléographie, ni beaucoup d'histoire, ni le latin et le français médiéval »; il devrait, en revanche, se mettre en relation avec ses collègues d'autres pays « et acquérir au moins des notions et une certaine connaissance de la nature, des exigences et des conditions d'exercice de leur profession ». Achevant d'établir « un parallèle entre la vie de l'archiviste classique et celle de l'archiviste spécialisé » sir Hilary saluait comme « un fait d'importance immédiate et réelle, la venue de l'archiviste spécialisé » déclarant: « Nous voulons qu'il vienne et qu'il coopère avec nous, et il pourrait être sage de formuler dès maintenant les conditions qui rendront cette coopération possible et fructueuse ».

L' « hérésie » qui incitait Jenkinson à réaffirmer avec tant de vigueur ses conceptions traditionnelles de l'administration des archives—« à enfourcher son dada » comme il disait—était l'audience grandissante rencontrée par l'ouvrage du Dr Theodore R. Schellenberg paru plusieurs années auparavant. Schellenberg, dont la mort‑ prématurée, il y a quelques mois, a privé la communauté des archivistes d'un autre éminent théoricien, avait rédigé un manuel à l'usage de l'archiviste moderne qui, non seulement redéfinissait les archives et recommandait aux spécialistes d'autres pays de le faire en fonction de leurs besoins particuliers, mais encore prétendait confier à l'archiviste l'ultime responsabilité dans l'élimination des documents modernes et, partant, dans la sélection de ceux qu'il convenait de conserver.

Mais il y avait une question tout aussi importante que les conceptions de cette école moderne dont s'offusquait Jenkinson, question qu'il préférait ignorer: celle du « records management », que Schellenberg avait placée au cœur même des trois parties composant son manuel. Considérée dans son ensemble, la thèse de Schellenberg visait surtout à démontrer qu'un programme bien conçu de a records management » ayant pour objet la rentabilité et l'efficacité dans la création, l'entretien et l'élimination des documents, est une condition préalable essentielle à la bonne administration des archives modernes. Les trois problèmes soulevés par Jenkinson—définition et portée du terme « archives » éducation et formation de l'archiviste et rôle de l'archiviste dans la constitution de ses collections, auxquels il faut ajouter le problème des relations entre l'archiviste et le « records manager »—sont ceux qui offrent les contrastes les plus marqués entre l'école traditionnelle et l'école moderne en matière d'administration des archives. L'analyse de l'évolution de ces problèmes nous donne en outre un aperçu des changements fondamentaux qui, de nos jours, transforment la profession d'archiviste.

Malgré leur insistance inhabituelle—du moins pour un Anglais et un Américain—sur le respect d'une doctrine uniforme, on peut dire que Jenkinson et Schellenberg ont donné dans leurs écrits un large reflet de leur expérience per  sonnelle en matière d'archives et, par conséquent, de l'expérience des gouvernements qu'ils ont servis avec tant de compétence. Jenkinson, doté d'un riche patrimoine documentaire médiéval, possédant les connaissances nécessaires en matière de langage et de sciences auxiliaires de l'histoire, et héritier d'une tradition légaliste de neutralité officielle et de conservation ininterrompue, faisait le moins de concessions possible aux exigences des archives modernes. Cependant, son « Manuel » et d'autres écrits, s'ils ne répondent plus en tout point aux besoins actuels, demeureront inscrits au programme de formation des archivistes du monde entier, désireux d'apprécier pleinement leur patrimoine et les idéaux de leur profession . Schellenberg, quant à lui, ne pratiqua pas longtemps les archives juridiques médiévales et les systèmes d'enregistrement central. Sorti des universités américaines avec des diplômes d'études supérieures d'histoire, il entra au service des nouvelles Archives nationales en temps opportun pour contribuer àl'exceptionnelle expérience de cette institution et pour en bénéficier. La première grande tâche assignée aux Archives nationales‑ fut de situer et d'identifier les quelque sept millions de pieds cubes d'archives fédérales qui s'étaient accumulés au cours des cent cinquante années précédentes, à Washington et dans tout le pays. La nécessité de définir des principes et des procédures pour l'évaluation et le classement non seulement de cette masse de documents, mais de ceux qui viendraient chaque année s'y ajouter au cours des deux prochaines décennies—et dont le volume était souvent supérieur à un million de pieds cubes—a été pour beaucoup dans la formation des conceptions de Schellenberg sur la nature des archives modernes, la nécessité inéluctable d'une a élimination » et d'une a sélection », et le rôle important que le « records management » devrait jouer pour faciliter cette tâche. En outre, la nécessité d'établir un contrôle à la fois matériel et intellectuel sur les documents modernes qui n'étaient pas « enregistrés » et ne pouvaient aisément être classifiés selon les modèles traditionnels, aboutit directement à la mise au point de méthodes de a classement » global et d'inventaire global, méthodes dont Schellenberg définit les fondements théoriques. On voit donc que, comme celles de Jenkinson, les conceptions de Schellenberg sur la nature des archives modernes et les attributions qui devraient être celles de l'archiviste étaient fortement enracinées dans l'expérience; et ses écrits, s'ils tiennent souvent peu compte des réalités et des besoins des petits dépôts privés, ont néanmoins exercé, et à juste titre, une influence de portée internationale.

Le manuel de Schellenberg a été Publié peu de temps après son retour d'Australie où, bénéficiaire d'une bourse Fulbright, il avait donné pendant une année des cours sur la politique et la pratique américaines en matière d'archives. Les précieux comptes rendus que nous a donnés Ian Maclean, ancien administrateur principal de l'Australian Commonwealth National Library, illustrent bien la façon dont les conceptions modernes de Schellenberg pouvaient se concilier avec les besoins d'un pays héritier d'une tradition britannique de l'administration et de la tenue des archives, ainsi que la connaissance approfondie qu'il possédait des enseignements de Jenkinson.

Tout en se déclarant d'accord avec Jenkinson pour penser que « documents » (« records ») et a archives » sont en réalité une seule et même chose, Maclean, relatant son expérience, ajoutait: « Toutefois, il est devenu d'usage courant en Australie, aussi bien sur le plan officiel que dans le public, d'appliquer le terme « records » (documents) aux documents conservés dans les bureaux à des fins de référence dans les affaires courantes, et le terme « archives » aux  documents confiés à un dépôt spécial d'archives. » Telle est, pour l'essentiel, la conception qui a cours aux États‑Unis d'Amérique puisque, désigner par le terme d'archives des documents non encore examinés par l'archiviste et susceptibles d'être éliminés équivaudrait à associer l'archiviste à la destruction d'archives. Maclean concluait en outre qu'à la lumière de dix‑sept années d'expérience des archives du gouvernement du Commonwealth, « les principes, sinon toutes les méthodes, définis dans le manuel de Jenkinson demeurent valables, semble‑t‑il, pour le classement et l'inventaire des Archives du Commonwealth ».

Ayant reconnu ce qu'il devait à Jenkinson—tout archiviste devrait lire l'analyse détaillée de Maclean dont nous ne donnons ici, nécessairement, qu'un résumé succinct—Maclean, abordant la question de l'élimination et de la sélection, écrit:

Je suis moins d'accord sur la enseignements contenus dans ce chapitre particulier du « Manuel ». J'estime que l'archiviste doit jouer un rôle de premier plan dans la sélection et l'élimination parce que, s'il ne le fait pas, il est probable que personne ne le fera à sa place. Si ce rôle peut consister simplement à obtenir l'accord de telle ou telle administration sur une « politique » d'élimination, ce sera tant mieux; mais si l'élimination ne peut s'effectuer sur une base satisfaisante, selon un « plan d'élimination » ou un autre système, alors je crois que l'archiviste doit être prêt à franchir le pas. Je ne pense pas non plus que s'il «élimine » plutôt qu'il ne « sélectionne », la qualité de ses archives s'en trouvera réellement altérée; car, après tout, ce qui confère aux archives cette qualité, ce sont les circonstances dans lesquelles elles ont été créées et constituées et non leur mode de sélection (comme sir Hilary l'a lui‑même fait observer...).

Ayant ainsi jeté un pont entre les écoles moderne et classique, Maclean expliquait, dans un article publié antérieurement par une revue américaine d'archives, les raisons et l'importance de cette transition:

Depuis quelques années, la profession d'archiviste ne consiste plus seulement ni même principalement à conserver les documents du passé à l'intention de la génération présente: elle consiste aussi à conserver les documents du présent à l'intention des utilisateurs de l'avenir. Il devait nécessairement en résulter de très importants changements dans l'attitude et les technique des archivistes. Certains ont refusé de reconnaître l'existence d'une crise ou, tout au moins, ont considéré la documents du XXe siècle comme une forme d'archives inférieure dont le soin devait incomber à une race inférieure. D'autres, notamment en Amérique, ont fait de vaillants efforts pour adapter leurs méthodes en fonction des problèmes, sans, pour autant, modifier sensiblement leurs conceptions fondamentales. La uns et la autres—ces derniers plus légitimement—éprouvèrent de la surprise et du ressentiment lorsque le « records manager », mettant à profit la situation et le travail expérimental déjà accompli, et agissant dans un esprit sensiblement différent, établit des programma de grande envergure dont le succès était mesuré selon les critères matériels plutôt que culturels. Le rapport de la Commission Hoover marqua, en 1949, le début d'une ère nouvelle du « records management », dans d'autres pays aussi bien qu'aux États‑Unis; et nombre d'archiviste se replièrent sur une position défensive où ils se concevaient comme des historiens au service d'historiens ne faisant que de rares incursions dans le domaine du « records management », lorsqu'il s'agissait de la évaluer aux fins de constituer des archives.

Pour faire face à ce nouveau défi, un programme associant le « records management » àl'archivistique traditionnelle fut mis sur pied en Australie, programme comportant la création d'une organisation unique des archives vivantes et des  archives et la nomination, dans chaque ministère, d'un a administrateur d'archives spécialisé ». L'idée que Maclean se faisait de l'éducation et de la formation qui convenaient à un archiviste, et des rapports entre l'archiviste et le « records manager »ressort du fait qu'il englobait dans le terme archiviste « toute personne qui, parce qu'elle possède une connaissance générale de la théorie et des méthodes de la tenue des archives, et une connaissance particulière des institutions en usage aux époques dont elle a às'occuper, est qualifiée pour prendre des décisions ou émettre un avis susceptibles d'avoir une grande incidence sur la qualité et la sécurité des documents de l'organisme ou des organismes dont elle a la responsabilité directe ou indirecte ». Voilà, dans l'ensemble, une remarquable synthèse des éléments pertinents des conceptions classiques et modernes de l'administration des archives, modifiées pour répondre à des besoins particuliers.

A l'ancien et éminent archiviste du dominion du Canada, W. Kaye Lamb, nous sommes redevables d'un exposé tout aussi convaincant du lien essentiel entre l'archivistique traditionnelle et le « records management ». Pleinement au courant de l'expérience de ses collègues des États‑Unis d'Amérique, Lamb, dans une série d'articles intitulés, entre autres, « The fine art of destruction », « Keeping the past up to date », et « The changing role of the archivist » s. confirma, en se fondant sur l'expérience du gouvernement du Canada, le fait que si « de par leur volume même, les documents modernes sont voués à la destruction », les « fonctionnaires des administrations qui les ont créés peuvent être de très piètres juges de leur valeur à long terme ». Lamb estimait « à la fois inévitable et souhaitable » que l'archiviste soit étroitement associé au problème de l'élimination; mais tout en soulignant l'importance du « records management » et les responsabilités du «records manager », il insistait sur le fait que « la décision finale en matière d'élimination doit appartenir à l'archiviste ». En ce qui concerne l'éducation et la formation qui devraient être celles de l'archiviste moderne, il s'est exprimé de façon tout aussi catégorique:

A mon sens, il y a deux conditions essentielles: la première est la solide formation historique à laquelle j'ai déjà fait allusion. La connaissance de l'histoire de la période considérée donne de la perspective aux points de vue et au jugement personnels. L'expérience de la recherche historique permet d'apprécier la façon dont les manuscrits et documents sont utilisés. L'archiviste doit pouvoir se rendre compte de la valeur que les sources sont susceptibles de présenter pour l'érudit ou le chercheur, et c'est par l'expérience personnelle de la recherche que cette faculté d'appréciation sera le mieux développée.

La seconde condition essentielle est l'expérience pratique. Il y a, dans le travail d'un archiviste, de nombreuses tâches qui ne peuvent être apprises efficacement que par la pratique. Le triage des documents, leur catalogage, leur communication, sont des opérations dont on ne peut acquérir la maîtrise par une étude théorique, et qu'on ne peut pas apprendre en procédant à de simples essais: ces tâches ne peuvent être accomplies avec compétence et jugement que par un archiviste possédant une expérience pratique étendue 8.

Dans cette brève analyse de l'évolution de l'administration des archives, vue par certains de ses représentants les plus éminents, il convient également de  mentionner le rôle initiateur du professeur Ernst Posner. Humaniste et observateur perspicace de l'évolution américaine en matière d'archives, il a non seulement interprété et enseigné l'histoire et l'administration des archives de toutes les époques et de tous les pays à une génération entière d'Américaine, mais aussi, par ses ouvrages, sa correspondance et ses conférences, accompli la tâche tout aussi utile de faire connaitre l'expérience américaine des archives à ses collègues d'Europe . Il a transformé sa synthèse de la tradition classique et des réalités modernes en une série de cours d'université et de réunions d'études qui ont constitué, pendant longtemps, le programme le plus efficace pour l'éducation et la formation des archivistes aux Etats‑Unis Issu de l'une des plus remarquables écoles classiques d'administration des archives, il n'en a pas moins contribué à créer et enseigner les premiers cours organisés en matière de « records management e. Son ouvrage American State archives n'a pas seulement contribué directement àranimer ce secteur souvent négligé de l'activité des archivistes aux Etats‑Unis d'Amérique il vaut également par la façon dont l'auteur formule des normes englobant tous les aspects des activités modernes en matière d'archives, y compris le lien critique à établir entre l'archivistique traditionnelle et le « records management ». Ces normes qui sont le produit d'une connaissance et d'une compréhension sans égales des archives, de leur nature, de leur administration et de leur utilisation, présentes et passées, sont applicables aux archives publiques ou privées, quel que soit le lieu où elles sont déposées. Aucun résumé ne saurait dispenser l'archiviste et l'administrateur d'archives de les étudier attentivement.

Les considérations qui précèdent ont dû faire apparaître clairement l'ampleur et la nature des changements fondamentaux qui se produisent dans l'administration des archives. S'il y a beaucoup d'innovations, on a aussi retenu beaucoup de principes anciens qui ont démontré leur valeur. La synthèse qui en résulte est nécessairement pragmatique et souple dans son application. La théorie qui ne correspond plus à la réalité a nécessairement été modifiée et les définitions ainsi que les méthodes ont été adaptées en conséquence. Dans un État et une société de plus en plus axés sur la notion de service, le conservateur moderne d'archives publiques a souvent et nécessairement justifié et renforcé son programme en rassemblant des archives privées, des papiers personnels et des collections, fragments et débris artificiels provenant d'une accumulation naturelle de documents, que l'on peut seulement désigner par le terme de papiers historiques. L'archiviste moderne augmente ainsi la valeur que ses collections représentent du point de vue de la référence et de la recherche. A ces acquisitions nouvelles, il applique, comme il se doit, les techniques de la conservation des archives; mais en même temps, il préserve l'intégrité de ses archives officielles du point de vue de leur provenance et de leur ordre initial. En exarninant l' « évolution du rôle de l'archiviste », W. Kaye Lamb, prenant acte de cette évolution, écrit: « Le changement fondamental c'est assurément que l'archiviste a cessé d'être essentiellement un conservateur — un gardien — pour devenir un rassembleur de papiers publics et privés Son rôle a cessé d'être, dans une large mesure, passif, pour devenir actif et dynamique ».

L'archiviste moderne, appelé à évaluer les documents et à sélectionner ceux qui présentent une valeur durable, doit s'intéresser autrement que de façon éphémère au «records management ». Il faut qu'il se rende compte que tout ce que les « records managers » font ou négligent de faire aura une incidence  directe ou indirecte sur les archives de l'avenir. En fait, les « records managers » joueront de plus en plus un rôle déterminant dans la qualité de nos archives, le mot qualité désignant ici le caractère complet ou adéquat de la documentation, son intégrité (y compris l'absence de matériaux inutiles), son accessibilité ou son utilité à des fins de référence et de recherche. On peut dire que les « records managers » détermineront la nature du travail que les archivistes accompliront avec les archives modernes, car du succès de leurs efforts dépendront la facilité ou la difficulté avec laquelle les documents pourront être évalués en vue de leur élimination et sélectionnés en vue de leur conservation; la facilité ou la difficulté avec laquelle ils pourront être matériellement préservés; la facilité ou la difficulté avec laquelle ils pourront être classés et inventoriés; la facilité ou la difficulté avec laquelle ils pourront être rendus accessibles et utilisables. L'intérêt que l'archiviste moderne doit porter au a records management » est donc non seulement légitime mais essentiel. Or, comme cette gestion a de plus en plus recours aux méthodes mettant en œuvre les systèmes et les ordinateurs, l'archiviste moderne doit se tenir au courant de ces méthodes et techniques nouvelles s'il veut jouer son rôle fondamental au service de l'institution à laquelle il appartient.

Pour conclure, on peut dire que l'archiviste moderne ne se trouve pas réellement placé devant un choix entre des conceptions classiques et modernes concurrentes. Pour que les dépôts d'archives continuent à répondre aux intérêts et aux besoins de la société moderne, il faut qu'ils adaptent leurs politiques et leurs pratiques à ces intérêts et à ces besoins. De nombreux indices montrent que cette adaptation est en cours, et l'un des plus encourageants est le fait que, sur l'initiative des grandes institutions d'archives nationales, le problème vital de l'éducation et de la formation des archivistes fait actuellement l'objet d'une révision et d'une modernisation.

<<TOC4>> Les archives vivantes de l'administration

VI Congresso Internacional de Archivos
VIe Congrès International des Archives
VIth International Congress on Archives

Rapport par 
M. Antonio MATILLA
Inspecteur général des archives

Madrid, 3‑7 Septembre 1968

Le questionnaire, envoyé aux principaux organismes et personnalités des archives du monde, fut conçu dans le but d'arriver à connaître par les réponses, les aspects fondamentaux de l'organisation des archives administratives des quatre Continents, afin d'obtenir un bénéfice réciproque des solutions optimum obtenues dans chaque pays.

Il a été reçu des réponses de presque tous les pays européens: Allemagne (République Démocratique Allemande), Allemagne (République Fédérale Allemande), Autriche, Bulgarie, Tchécoslovaquie, Danemark, Espagne, Finlande, France, Hongrie, Angleterre, Irlande, Italie, Luxembourg, Norvège, Pays Bas, Pologne, Suède et Yougoslavie. Parmi les pays du Moyen Orient ont répondu Israël et la Turquie. L'Amérique est représentée par l'Argentine, Barbados, le Canada, le Salvador, les Etats Unis d'Amérique, la Jamaïque, Mexico et Puerto Rico. Du Continent africain, il a été répondu du Congo Kinshasa, Niger, Sénégal, Tanzanie et Zambia. Il n'a été reçu aucune information des pays d'Océanie. L'Asie est représentée uniquement par Ceylan. Nous avons été particulièrement étonnés de n'avoir pas de réponse d'URSS ni de l'Inde, Belgique, Suisse et Portugal.

Nous remercions très vivement les autorités et collègues qui rédigèrent et remirent les réponses au Questionnaire pour leurs précieux apports, apports grâce auxquels il nous a été possible de faire ce rapport que nous avons l'honneur de soumettre au débat de ce VI Congrès International des Archives.

On peut affirmer que chaque nation a une structure administrative particulière parfaitement différenciée des autres. D'autre part, toutes les archives doivent former le reflet de l'organisme ou institution dont elles sont issues. Ces premisses étant conjugées, on comprend la diversité des archives, et on pense que 'l'on ne pourra pas admettre "a priori" comme bonnes solutions pour un pays, des solutions consacrées excellentes dans un autre.

Or, à la vue du panorama depuis un certain niveau, les petits détails ne sont pas appréciés et les grandes lignes ressortent. Nous trouvons alors de grandes ressemblances entre des structures qui du premier coup parais, sent différentes. C'est ce qui arrive, par exemple, avec les schémas des  archives des pays à l'Administration centralisée, car la plupart peut être réduit à un patron. Il faut dire autant si le régime est un régime fédéré ou d autonomie régionale ou provinciale.

Nous trouvons un plus grand lien de parenté dans l'organisation inter ne des archives, car les systèmes et les mèthodes sont applicables à tous. Il suffit de choisir les plus appropriés dans chaque cas.

Voyons maintenant ce qu'ont donné les réponses reçues, ce pour quoi nous suivrons l’ordre établi dans le questionnaire:

1. Clases des Archives et autorités superieures.

2. Personnel.

3. Organisation interne des Archives.

3.1. Rentrée des documents.
3.2. Systèmes de classification et mise en ordre.
3.3. Elimination et transferts.

4. Installations et services.

4.1. Immeubles.
4.2. Rayonnage.
4.3. Unités des Archives.
4.4. Services Auxiliaires.
4.5.7. Installations de protection.

5. Accessibilité des Archives administratives.

5.1. Limitation de l'accessibilité.
5.2.6. Service de consultation, prêts, rapports, certificats.
5.7. Instruments de travail.

<<TOC5>> I. Classes des archives et autorités supérieures

Dans le questionnaire nous établissons une gradation des archives administratives, conformément aux niveaux structuraux les plus fréquents dans l'Administration Centrale de l'Etat: Ministère, Direction Générale, Section, Bureau. Peu importe que ces niveaux reçoivent de différentes ap  pelletions dans quelques pays, par exemple: Secrétariats de l'Etat, Administrations, Tables, Office. Ce qui nous intéresse, dans notre  optique, est que dans tous il se produit et se reçoit des documents qui  sont retenus pour un temps plus ou moins long.

Si ces documents retenus sont maintenus en ordre, et que cet ordre permet leur rapide localisation et consultation, si nécessaire, nous pouvons les considérer comme des archives, quel que soit leur volume (bien entendu, si l'on dit qu'une hirondelle ne fait le printemps, un document, ou très peu de documents, ne font pas des archives). Parfois, le principe de hiérarchisation ou autres raisons fait que les documents soient transférés de leurs archives d'origine à d'autres archives de niveau supérieur.

Le Public Record Office d'Angleterre peut se considérer comme des Archives générales pour la totalité de l'Administration Centrale, ainsi que le Rigsarkivet du Danemark, le Service Nationale des Archives et Registres des États Unis, le Centre Public des Archives du Canada, les archives établies par la République Fédérale Allemande avec la dénomination de "Archives Intermédiaires", les Archives Centrales du Sénégal, le Département des Archives de Barbados, les uniques Archives de Ceylan, et plusieurs autres, spécialement pour les nouveaux pays. L'Espagne commence maintenant la construction des Archives Générales de l'Administration, qui recueilleront des Ministères toute la documentation prescrite. Les autres pays répondent qu'ils transfèrent cette sorte de documents aux Archives Nationales Historiques.

Il arrive très souvent que toute dépendance administrative dispose de deux archives: les unes "courantes" formées par les documents en cours, et les autres de "dépot" dans lesquelles on emmagasinne les papiers des dernèires affaires.

Les archives des niveaux inférieurs manquent en général de vie indépendante: c'est une fonction de plus, complémentaire du service ou de l'activité du bureau ou section auxquelles elles appartiennent. D'où le fait qu'elles soient presque tojours à la charge du personnel administratif ou inférieur, sans formation scientifique en matière d'Archives. Mais ce n'est pas tout, car selon les réponses reçues. les archives centrales des Ministères n'ont pas toutes des archivistes scientifiques; ceux qui correspondent aux archives des Directions Générales étant encore moindres. A Mexico le personnel qui s'occupe des archives administratives est désigné par le chef de chaque bureau.

Dans l'Administration régionale, provinciale ou locale, qu'elle soit autonome ou déléguée, la structure des archives est assez parallèle àcelle que l'on vient d'exposer, avec la différence que les archives à la charge d'archivistes scientifiques sont beaucoup plus rares. En France, les archi  vistes de l'École de Chartres dirigent les archives départementales et quelques archives de grandes municipalités, et en Espagne, des archivistes facultatifs dirigent les archives des cours d'appel, Délégations des finances, Conseils provinciaux (Diputaciones provinciales), et Municipalités des grandes capitales.

Quant aux archives de l'Administration non estatale, il existe partout celles des institutions politiques, culturelles, religieuses, sociales, économiques (partis politiques, universités, diocèses, syndicats, chambres, entreprises commerciales ou industrielles, etc.). Mais elles ne sont que dans de rares cas confiées à un personnel scientifique. Il y a par exemple la France, les Pays Bas, l'Espagne, le Canada et la République Fédérale Allemande.

Bien qu'il y ait dans tous les pays un organisme ou une autorité avec une juridiction en matière d'archives, appelé Service, Administration, Direction Générale, Archives Générales, ou Archives Nationales, il est certain que leur pleine compétence se circonscrit généralement aux archives historiques, car il n'exerce sur les archives administratives, dans le meilleur des cas, qu'un devoir de conseiller téchnique et le droit d'inspection, pour éviter des détériorations, pertes ou destructions de ces documents qui doivent se conserver en raison de leur intérêt. Cette inspection ou surveillance s'étend parfois à établir des normes ou intervenir directement dans les éliminations de papiers. Il n'est pas inutile de méditer ce que quelques collègues ont répondu sur cette question tellement transcendante:

La BULGARIE.—La Direction des Archives élabore les normes et les listes types pour la qualification des documents. En accord avec les Ministères et autres administrations, organismes et entreprises, elle approuve les listes concrètes des différentes sortes de documents et celles des délais de conservation. Elle a le droit d'inspection sur les installations, éliminations et conservation des documents.

La TCHÉCOSLOVAQUIE.—Chaque Ministère donne des règles pour les éliminations, à partir de ce qui fut établi par le Ministère de l'Intérieur àce sujet en 1956. Mais les propositions d'élimination doivent être approuvées par les Archives Centrales de l'État. La dite disposition de 1956 rend indirectement possible l'inspection des installations et la conservation des documents de la part des Archives Centrales et également de l'Administration des Archives.

Le DANEMARK.— On ne permet pas les éliminations dans les archives de l'Administration sans l'autorisation du Directeur général des Archives, bien qu'il existe une autorisation permanente pour certains fonds documen  taires, qui permet aux bureaux de mettre en pratique des systèmes généraux d'élimination.

ÉTATS UNIS D'AMÉRIQUE.— Le Service National des Archives et Registres (NARS) est la seule autorité à ce sujet, bien qu'il soit limité aux archives du Gouvernement Fédéral.

La FINLANDE.— Les Archives Nationales ont le droit d'effectuer des inspections dans les archives administratives de l'État, et dictent des instructions pour la sélection et la bonne conservation des documents et autorisent les éliminations.

La FRANCE.— L'Autorité de la Direction des Archives de France s'étend à toutes les archives publiques, nationales, départementales, comunales, hospitalières. Il est fait exception de celles du Ministère des Affaires Etrangères et des Ministères Militaires. Il lui appartient de donner les normes sur la sélection des documents et autoriser les éliminations.

L'ITALIE.— L'élimination est soumise au critère de l'Administration des Archives, dont la compétence s'étend à l'examen des documents qui doivent être éliminés et à l'organisation et fonctionnement des archives courantes et de dépôt. L'inspection des archives des organismes et dépendances de l'État appartient aux "Commissions d'Inspection", alors que la surveillance des archives des institutions publiques et privées est assurée par la Supérintendance des Archives.

PAYS BAS.— Le Service des Archives de l'État est chargé de l'inspection de leurs archives administratives. Dans chacune des onze provinces, un Inspecteur Provincial est compétent pour le archives municipales et des écluses. Il appartient à ce service d'informer et d'accorder les autorisations qui sont demandées pour éliminer les documents. S'il s'agit des archives municipales assurées par un archiviste, on demande également à ce dernier son opinion. De manière générale, la Loi concède à tous les archivistes scientifiques (de 1'Ecole) le droit d'inspection sur toutes les archives de l'Administration.

RÉPUBLIQUE ARGENTINE.— Les Archives Générales de la Nation, qui ont un caractère historique, possèdent des attributions pour inspecter les archives administrations en vue de la bonne conservation et, selon le cas, des transferts qui se font de la documentation de plus de 30 ans.

RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE ALLEMANDE.— La Direction Générale des Archives de l'Administration de l'État a le droit d'inspection sur les  archives administratives en ce qui concerne la réception, la conservation, l'évaluation, la prescription, la recherche, et l'utilisation des actes. Elle autorise les listes des éliminations qui doivent être en accord aux "Fondements d'évaluation pour la conservation ou élimination des documents de l'époque socialiste". Postdam, 1965, 63 p.

YOUGOSLAVIE.— Il appartient au Conseil des Archives de dicter ce qui correspond au registre et supression de toute sorte de matériel.

<<TOC5>> 2. Personnel

La plus grande ou plus petite importance, le volume et service de toutes les archives conditionne la classe et le nombre de leur personnel. Des archives de bureau ou de section sont bien différentes, à ce sujet, à des archives de Direction générale ou centrale d'un Ministère.

En rédigeant le questionnaire dans cette idée, nous pensions que l'Espagne serait peut être une des rares nations où la plupart des archives ad ministratives, sauf les archives centrales des Ministères et peu d'autres, sont dans les mains de personnes sans études supérieures et sans formation d'archivistes; simplement empiriques ou routinières qui ignorent totale, ment le travail des archivistes.

Mais nous observons maintenant, avec désolation, que le mal est endémique, sauf, seulement, dans une demie douzaine de pays.

Les maux qu'une telle situation entraîne sont de deux sortes: 1) Classification déficiente et ordre défectueux des papiers, ce qui transforme les archives, en particulier celles de dépot en un chaos inutile pour l'Administration; 2) Mépris absolu pour toute autre valeur du document qui ne soit la raison de son existence. Corollaire: Sous le pretexte de manque d'espace, ou de que personne ne trouve plus rien, une destruction massive et permanente des documents des organismes et institutions qui, ayant été fondementaux pour la vie nationale, ne laissent aucune trace véritable de leur action, et moins encore, du témoignage des faits, leurs causes et conséquences, conduite des personnes, ni empreinte des autres valeur du processus historiques des peuples.

Comment résoudre ces maux? On peut noter deux solutions, en pratique déjà dans quelques pays, avec une efficacité évidente.

1.e Que toutes les archives administratives, selon le rang et l'importance de leur fonction, soient à la charge d'archivistes scientifiques, ou archivistes téchniques, ou archivistes diplomés de cours élémentaires d'archivologie. En faisant une telle supposition, la déontologie professionnelle et  une juridiction d'inspection et conseillère de la part des hauts organismes directeurs en matière d'archives garantiraient la perfection du système; encore plus, si on obtenait que les archivistes scientifiques soient écoutés lors des réunions et commissions de rationalisation du travail administratif et d'organisation et méthodes.

2.e Qu'au moins les archives administratives des deux plus hauts ni veaux (Ministères et Directions générales, ou comparables), soient à la charge d'archivistes scientifiques, laissant celles des autres niveaux entre les mains d'un personnel administratif des sections, et bureaux; mais toujours sous la surveillance des archivistes scientifiques. La thèse de Nicaragua paraît quelque peut simpliste quand dans sa réponse elle dit que le mot "archivero" est un substantif mort, car la pratique et le développement professionnel l'a transformé en "archivista" un peut plus administratif, fonctionnel en ce qui concerne la documentation.

<<TOC5>> 3. Organisation interne des archives

3.1. Entrée des documents

Notre question 3.1. concernait le procédé utilisé par les bureaux quand on remet les documents à leurs propres archives courantes ou de dépot. Il ne fallait pas supposer que nous parlions de transferts d'archives administratives à d'autres historiques. Cependant, une bonne partie des réponses expliquent seulement comment sont réglementés ces transferts.

Par contre, des pays comme la Pologne, la Bulgarie, la République Démocratique Allemande, la République Fédérale Allemande, Israël, le Sénégal, l'Argentine et Puerto Rico, répondent correctement et dans un sens positif; elles ont réglementé l'entrée des documents dans les archives courantes. Exemples.

Puerto Rico dit que l'art. 4 de la Loi 5 de 1955 détermine:

Les chefs des dépendances formeront des inventaires de la documentation une fois tous les ans. La classification en: 

1) Documents sur droits et obligations de l'État et fonds à programmes publics. 
2) Documents de nature fiscale, ou sur comptes et opérations fiscales. 
3) Documents qui constituent une évidence de titre sur la propriété publique ou particulière. 
4) Documents qui sont considérés nécessaires pour constater des faits passés importants ou d'intérêt comme référence pour faire le projet de futures opé,  rations et tracer des normes et programmes. 
5) Documents qui peuvent être détruits ou transférés à d'autres archives."

La Pologne a établi des normes sur la permanence des papiers dans les bureaux, remises des papiers par les bureaux aux archives courantes, mode de procéder avec les affaires dans les archives courantes, transferts depuis les archives courantes aux archives de l'État, et élimination des affaires qui devront être détruites. Par des voies semblables procédant la Bulgarie et la République Démocratique Allemande.

De la manière avec laquelle les documents passent depuis les bureaux aux archives courantes et de ces dernières à leurs parallèles de dépôt—en ordre et avec inventaire, ou en désordre et sans référence de ce qu'elles sont—dépend dans une grande mesure l'utilité des archives et la propre subsistance de leurs fonds.

Il y a une coïncidence presque générale, quant à la manière et l'époque auxquelles les bureaux doivent envoyer les documents à leurs archives de dépôt, à d'autres archives administratives de niveau supérieur ou aux archives historiques qu'il convient. Sauf quelque exception, les papiers sont envoyés immédiatement après la conclusion des démarches de l'affaire auxquels ils correspondent, ou un, deux ou trois ans plus tard. Dans ces derniers cas, on tient compte de la date du document qui ferme les formalités pour le calcul des délais de rétention.

Les bureaux font généralement les envois tout au long de l'année. Dans quelques pays comme la Pologne on les effectue à date fixe, au début de l'année, et dans d'autres pays, comme la Hongrie à la fin.

Il est également normal que les bureaux fassent les remises de documents par l'intermédiaire de listes génériques ou actes suscints. Ces types de guides ne sont pas suffisants pour les archives qui les reçoivent, et il faut rédiger des inventaires qui individualisent au plus grand degré la documentation. Quelques collègues croient que celle ci est la meilleure solution, parce que les "bureaux—disent ils—feraient difficilement un inventaire avec le jugement archivistique nécessaire".

Pour notre part, nous pensons qu'on épargnerait beaucoup de travail aux archivistes si les bureaux remettaient les documents avec un inventaire bien fait, conforme aux normes archivistiques fournies par les archivistes.

3.2. Systèmes de classification et mise en ordre

Aucun pays, ni même ceux à l'organisation la plus réglementée, a établi un système de classification de fonds commun à toutes les archives administratives. Chaque ministère ou organisme est généralement libre d'adopter le système qu'il préfère pour ses archives.

Cependant, le plus fréquent est de respecter l'organisation de provenance; c'est à dire que les divisions et sous‑divisions du fond correspondent aux différentes sections et sous sections de l'organisme qui est l'origine de la documentation. Si on observe jusqu'au dernier échelon le principe de respect de l'origine, il en résulte le système organique pur. Mai si on change la dis, position des sous‑division ou groupes de troisième degré et suivants, en leur donnant une autre classification, le système se transforme en semi‑organique (Luxembourg). Ces altérations sont fréquentes dans les archives, pour des convenances supposéés du service (Tchécoslovaquie).

Quelques‑uns préférent une classification des affaires et matières  concrètes, soumises à une corolativité simplement numérique,  alphabétique ou chronologique, ou bien à une classification de base  décimale, raisonnée "sui géneris" dans chaque cas (Norvège, Israël, 
Canada).

La Finlande, se tenant à l'aspect formel, classe le matériel des archives en un nombre déterminée de principales séries: journaux, listes, minutes, cartes, mémorandums, etc., ou elle fait une série conjointe de correspondant, ce, comptes, cartes, plans et documents. A l'intérieur de chaque série elle classe par origine et par affaire.

La Pologne suit ce même critère, quoique peut être plus méthodique, ment. Elle classe par matières, avec une base décimale. Les quatres premiers numéros o. 1, 2 et 3 sont consacrés à la documentation typique: decrets, personnel, objets matériels, finances et comptabilité. Du 4 au 9, elle les applique aux classes qui seront nécessaires pour que chaque institution précise ait la sienne. Puis. à son tour. se développe une classification individuelle pour chaque institution.

Le système le plus utilisé en Hollande et connu sous le nom de "Systematsch dossierstesel" est très digne d'attention. Les différents documents des archives, ordonnés chronologiquement, sont classés, non d'après leur matière, mais selon l'affaire pour lequel ils ont été utilisés. L'ensemble des affaires ainsi obtenues est classé selon un système de rubriques ou titres basé sur une distribution décimale des matières, allant du général au particulier. On classe parfois par le système d'origine ou organique mais en appliquant à l'intérieur du fond correspondant à chaque section le système "dossierstesel".

On ne peut certainement pas parler d'un système de classification, si on ne fait que donner à chaque unité docummentaire un numéro corrélatif et on forme avec le tout le fond des archives ou sections factices, sans établir de distinction entre des groupes différents pour des raisons de matière, temps, lieu ni personne. Un tel procédé simpliste transforme ces archives en des tas de papiers inutiles quand on perd ou on oublie le numéro de référence.

En ce qui concerne les systèmes utilisés pour la mise en ordre des affaires ou des documents à l'intérieur des unités archivonomiques (dossiers, legs, caisses, registres) la plupart des réponses s'accordent pour affirmer que dans chaque cas on doit appliquer l'ordre qui conviendra le mieux. En général, on respecte l'ordre que la documentation amène de son bureau d'origine. Il est fréquent que cet ordre soit de "numerus currens" avec le seul but de localisation à l'intérieur d'une série ou groupe, au moyen du tremplin des procédés référentiels (abrégés, indices, registres).

Cette hétérogénéité de critères amène à la conclusion qu'il serait très difficile d'obtenir des normes recommandables d'application générale, car les bureaux classent chaque série documentaire selon sa propre convenance. Cependant, des pays comme la Hollande, la République Fédérale Allemande, la Norvège, la Tchécoslovaquie, la Pologne, la Yougoslavie, la Bulgarie, la République Démocratique Allemande, le Canada et autres, ont dicté des instructions, normes et codes sur la classification de leurs archives et l'ordre des unités documentaires.

3.3. Eliminations et transferts

Les pays qui ont réglementé l'élimination de documents de l'Administration sont déjà nombreux. Mais l'autorité, sa zone de compétence, critère de sélection, niveau et moment, diffèrent d'un pays à l'autre, et même à l'intérieur de chacun d'eux pour les régimes fédéraux, c'est pourquoi il serait onéreux et peu utile d'essayer un syncrétisme à partir d'une si grande diversité.

La Hollande a établi des listes de documents que les bureaux doivent détruire au bout d'un certain délai. Ce qui n'est pas compris dans les listes ne peut s'éliminer qu'après autorisation extraordinaire du Service des Archives de l'Etat, quand il n'est plus utile ni à l'Administration ni à l'Histoire.

L'Italie a crée par Loi des "Commissions d'inspection" qui, parmi d'autres fonctions, exercent celles de "Commissions de triage" et opèrent dans tous les organismes et bureaux de l'Administration. Il faut faire remarquer que les dites commissions forment toujours partie d'archives de l'Etat.

En Angleterre on revoit périodiquement les archives des bureaux des Registres, et conformément aux listes de destruction établies en accord àl'Acte des Archives Publiques de 1958, section 3, on détermine ce que l'on doit éliminer et ce que l'on doit transférer aux Archives centrales.

Dans l'Administration Française, l'archiviste rédige un inventaire de ce qu'il considère à éliminer; il lé soumet au chef du bureau ou organisme d'où provient la documentation; ce dernier donne son accord pour la des,  truction documents prescrits et, enfin, le Directeur des Archives de France autorise ou non la destruction. Aucune dépendance de l'Administration française peut éliminer sans autorisation des documents. Pour les archives départementales, il existe des listes qui déterminent le période de conservation de chaque type de documents.

Le problème des éliminations des documents en Espagne est toujours sans solution, et l'exception favorable des Archives du Ministère des Finances et le fait que les archives centrales de chaque Ministère soit à la charge du personnel du Corps des archivistes ne diminue pas la gravité. Il est certain, que sauf pour de rares cas, la documentation des bureaux et archives vivantes de la plupart de l'Administration est éliminée sans se soumettre àdes régles ni critères raisonnables et, très fréquemment, au caprice des fonctionnaires qui sont en possession des papiers. Nous espérons que la si désirée Loi des Archives sera vite une réalité et tranchera une fois pour toutes ce problèmes et ces maux. 

La valoration et décision de conserver ou détruire les affaires de l'Administration de la République Fédérale Allemande n'appartient qu'à l'archiviste scientifique. Chaque service à des délais de prescription fixès pour son champ d'action. Ces délais onte une validité nationale pour ce qui concerne les documents financiers de caisse et les dossiers officiels des questions soumises a délai par la Loi de Commerce

Conformément au Decret royal du 22 juillet 1902, l'élimination des archives des Bureau centraux et régionaux ne peut se faire au Danemark qu'après approbation du Directeur des Archives; selon le caractère des séries documentaires, Il a été fixé un délai de validité de 5, 10 ou 30 ans. Si quelques unes manquent de délai fixe. il est déterminé quand il le faut par les autorités compétentes, dûment autorisées par le Directeur Général des Archives.

Le Riksarkivar de Norvège a le droit d'inspecter toutes les archives de l'Administration et le devoir de coordonner et surveiller les plans et opérations concernant la sélection et élimination des documents. Les règles générales de 1961 ordonnent que les département effectuent une première révision de leurs archives avant que ces derniers passent les 5 ans d'ancienneté. La responsabilité de la sélection et élimination à ce niveau retombe sur la propre Administration. Lorsque les Archives atteignent les 25 ans on doit effectuer une seconde révision et ce qui est retenu après cette révision doit être tranféré aux Archives Nationales ou Provinciales sauf ce dont l'Administration a encore besoin.

Les réglements généraux des Archives de Suède contiennent des normes pour l'élimination des documents "avec des conditions d'élimination de rare ou d aucune importance" (!!)

La Finlande a établi des délais de prescription pour quelques séries. Mais en général on ne permet de détruire aucune documentation antérieure à 1919. Les Archives Nationales et le Ministère intéressé décident ensemble dans ce cas. Les critères sont établis en formulant, entre autres, les questions suivantes:

1. Le bureau a t‑il encore besoin des documents?
2. Sont‑ils nécessaires pour contrôler les activités du bureau?
3. L'élimination causera‑t‑elle quelque préjudice au public?
4. Doit‑on conserver les documents pour recherche scientifique?

La Pologne a également établi des plans de prescription basés sur les buts de contrôle et sur les nécessités des institutions et des particuliers. De toute façon, la décision appartient aux Archives de l'État, qui agissent sur une proposition ou demande présentée par la Direction de l'institution ou organisme possésseur des documents.

En Tchécoslovaquie, le Ministère du Commerce Extérieur et celui de l'Armée ont publié des règles sur l'élimination des documents. Le Ministère de l'Intérieur impose à ses services l'obligation de publier des règles d'élimination. La responsabilité de l'élimination correspond àl'institution qui élimine. L'archiviste n'intervient que pour choisir les documents de valeur historique.

Les archivistes interviennent de façon très semblable en Yougoslavie. Mais bien que le Conseil des Archives établit les normes générales d'élimination, et une d'elles est que les archives compétentes ont droit àprendre part dans la sélection et élimination des documents de toute institution, il n'entre pas comme obligation dans la mission de l'archiviste d'éviter des destructions de documentation de valeur permanente. Ceci concerne la propre institution d'où proviennent les papiers.

La Bulgarie possède des listes de délais de prescription faites par les Chefs des Bureaux. après l'accord de la Direction des Archives. Les documents prescrits sont soumis au raport de la Commission des éliminations du Bureau. Cette Commission, conseillée par un archiviste de carrière, dé termine les documents qui doivent passer aux archives de l'État, et ceux qui manquent de toute valeur. Une fois que les listes sont formées, elles sont soumises aux Commissions de Contrôle dépendant de la Direction des Archives qui les approuvent ou les rejettent.

La République Démocratique Allemande suit un procédé très semblable à celui de la Bulgarie.

Israël a réglementé la destruction du matériel des archives de cette manière: Les propositions d'élimination annuelles que font les institutions doivent être soumises à l'approbation de l'Archiviste de l'État, après avoir été examinées par un Comité présidé par le Directeur Général des Archives  et avec des représentants des Ministères des Finances et de la Justice, le Controleur de l'État et le personnel des ministères intéressés.

Au Canada seul l'Archiviste du Domaine a le droit d'approuver les éliminations. Il y a des instructions qui donnent le nombre d'années pendant lesquelles on doit retenir chaque série. La sélection est considérée comme une fonction de l'archiviste de carrière.

En Argentine les Ministères eux mêmes, les secrétariats d'État, etc.. donnent dans leurs réglements les normes d'élimination. Parfois les critères sont arbitraires et provoquent des pertes de documents de valeur historique. Cependant il y a une plus grande rigueur pour ce qu'il faut remettre aux Archives Générales de la Nation: sauf exceptions, toute la documentation de plus de 30 ans.

La Loi 5 de 1955 de Puerto Rico établit un programme de conservation et disposition des documents publics. Dans son art. 4, paragraphe c, elle détermine que les chefs des dépendances réaliseront un inventaire de tous les documents de moins de 50 ans d'ancienneté et les classeront en: 1) Documents de législation de l'État, de donations de fonds à des programmes publics du pays, et contrats officiels qui seront conservés sans limite de temps, bien qu'ils pourront être éliminés avec autorisation expresse de ici, si leur inutilité devient évidente. 2) Documents fiscaux ou nécessaires pour l'examen o vérification de comptes. La période de conservation sera fixée conformément aux règles que le Secrétariat des Finances préparera à cet effet. 3) Documents qui constituent évidence de titre sur propriété publique ou particulière. ou que toute justification légal fera nécessaire pour leur conservation. Selon ce qui conviendra. on déterminera un délai de val;dité, qui pourra être également indéfini. 4) Documents qui pour leur utilité administrative d'usage quotidien dans les dépendances ou pour l'information qu'ils contiennent seront nécessaires pour témoigner des faits passés importants, ou être utilisés comme références pour d'autres tâches, opérations ou programmes. Le délai de conservation sera fixé par le chef de la dépendance, avec l'approbation du chef de l'organisme auquel ils appartiennent. 5) Autres documents, qui selon un procédé d'estimation pareil n° 4 seront détruits ou envoyés aux Archives Générales de l'État. A toutes ces fins, les chefs des dépendances prépareront des listes annuelles de chaque groupe.

Dans la plupart des réponses on ne dit pas clairement ce qui est fait de la documentation dont la valeur administrative est surannée, mais que l'on conserve par intérêt historique. Quelques uns affirment qu'ils sont conserves dans tes archives d'origine, quelques autres disent qu'ils passent à d'autres archives supérieures, également administratives, et nombreux sont ceux qui indiquent que cette documentation sélectionnée est transférée aux archives  historiques, générales ou provinciales, périodiquement: tous les ans, cinq ans, dix ans, ou plus.

<<TOC5>> 4. Installations et services

4.1. Immeubles

Dans presque tous les pays les archives courantes de l'Administration occupent des locaux intégrés dans l'ensemble des dépendances de l'organisme ou bureau qu'elles servent. Quelques archives de dépôt sont dans des locaux spéciaux, à l'intérieur ou extérieur de l'immeuble de leur organisme. Seules les archives générales de l'Administration, quand elles existent (par ex. République Fédérale Allemande. Norvège, Argentine, Canada, et nations jeunes comme le Congo‑Kinshasa et la Zambie), sont généralement installées dans des immeubles indépendants.

4.2. Rayonnages

Les rayonnages métalliques se sont généralisés tellement, que rares sont les archives qui ont encore des rayonnages de bois; si l'on en juge par les réponses, on observe une préférence pour les rayonnages fermés et les classeurs type armoire, ou à tiroirs ou rotatifs, pour la période dynamique de la documentation, métalliques ouverts pour les archives peu consultées, et pour des raisons de manque d'espace, bien que son emploi ait augmenté ces demies temps.

4.3. Unités archivistiques

Quant à la forme de différenciation des unités archivistiques, les plus fréquentes, sont les couvertures de carton, les boites de carton (quelques unes métalliques ou métalisées) les cartons à dossiers, et reliures en fascicules  ou volumes.

En Hollande et dans d'autres pays, pendant l'état dynamique de la documentation, on conserve cette dernière dans des chemises placées dans des classeurs, de type armoire ou à tiroirs. En passant à l'état semi‑statique, la documentation est classée en chemises qui se gardent dans des boîtes de carton. Les documents libres sont généralement conservés dans des classeurs spéciaux.

4.4. Services

L'immense majorité des archives de l'Administration, courantes et de dépôt, manquent absolument de laboratoires, ateliers de reproduction, restaurations et reliure. Elles n'ont pas non plus des chambres pour desinsectation ni installation d'air conditionné. Cependant, quelques unes jouis sent d'une bonne température si l'on considére qu'elles se trouvent dans l'enceinte de bureaux climatisés, et nombreuses sont celles qui utilisent les services centralisés de reprographie ou relieure du Ministère ou organisme correspondant.

4.5.7. Installations de  protection

Les archives générales, régionales et provinciales de l'Administration avec immeuble indépendant, disposent généralement de tous ces services auxiliaires, ainsi que de systèmes de détection des fumées ou température et appareils d'extinction d'incendies.

Par contre, les petites archives ont, tout au plus, des extincteurs  d'anhydride carbonique, ou de poudre sèche. Il y a des archives qui  doivent se contenter du vieux procédé des seaux de sable, alors que pour  le directeur d'autres archives, il semble lui suffir que les archives se  trouvent situées dans le même immeuble que le Parc des Pompiers. A  part ce dernier cas, seules deux réponses parlent d'utilisation de tuyaux  d'arrosage.

Quand aux chambres de sécurité ou renfort des dépôts pour une meilleure protection des documents, il y a des exemples en Hollande, Angleterre, République Fédérale Allemande, Suède, Tchécoslovaquie, Bulgarie, et Espagne. La Jamaique dit que "l'immeuble a été soumis à des essais d'innondations, feu, houragans, tremblements de terre et entrée inter, dite. Cependant, ne nous faisons pas d'illusions démesurées. La proportion de ces installations de sécurité par rapport à la totalité de capacité des archives se limite à un 3 ou 4 pour cent.

En ce qui concerne les prévisions pour le sauvetage de la documentation en cas de risques catastrophiques, spécialement en cas de guerre, la Hollande préfère détruire les papiers confidentiels et a ordonné le microfilmage total et systématique des fonds les plus importants. L'Angleterre place sur les caisses, dossiers et livres une marque spéciale de préférence de sauvetage. La France, le Luxembourg et le Danemark sauveraient d'abord les documents très précieux, les documents rares et les documents confidentiels. La Finlande a le plan d'urgence suivant: 1) Documents complets  des dernières années. 2) Documents qui doivent constamment être conservés. 3) Documents qui ne doivent pas être conservés d'une manière permanente. La Tchécoslovaquie classe également les documents en trois catégories selon leur importance. Dans d'autres pays, ou bien chaque en semble d'archives a ses propres normes, ou bien n'ont rien prévu là dessus.

<<TOC5>> 5. Accessibilité aux archives administratives

5.1. Limitation de l'accessibilité

Lors du Congrès International Extraordinaire des Archives de Washington on a étudié l'accessibilité aux archives historiques. Pour savoir jusqu'à quel point elles sont accessibles au chercheur ou au public en général, dans notre questionnaire on a inclu la question correspondante. D'où le résultat des réponses que voici.

Sauf la Bulgarie, la Hongrie et la Norvège qui ont répondu négative, ment, tous les autres pays donnent un "oui" à l'accessibilité, mais avec des limitations ou des formalités très sévères qui, en général, transforment en exceptionnelle et privilégiée la consultation. D'abord, on exige générale, ment l'autorisation des ministres ou hauts chefs des organismes de l'Administration à laquelle les archives appartiennent. Ensuite, des documents considérés comme confidentiels ne sont jamais accessibles au chercheur; troisièmement, la plus grande ou plus petite ancienneté du document marque la limite de la possibilité d'être consulté, p. ex.: Autriche et Italie, 50 ans; Canada. Angleterre et Tanzanie: 30 ans; Finlande, 25 ans, ou 40, ou 50, selon le fond documentaire; Zambie, 20 ans; Sénégal et France ont comme maximum l'année 1920. La Turquie l'année 1918; l'Irlande l'an née 1916 et la Rép. Fédérale Allemande, le 8 Mai 1945. En Espagne il n'y a pas de date limite indiquée, mais dès que les documents administratifs passent aux archives historiques, leur consultation est complétement libre, pour les nationaux comme pour les étrangers. Les Etats Unis d'Amérique ont minutiusement réglementé l'accessibilité à la documentation des Archives Nationales et des Bureaux Fédéraux de la branche exécutive, en vertu de l'Acte de Liberté d'Information (Loi Publique 89,487,80 Stat, 250).

Il n'est pas possible, pour des raisons d'espace, de donner dans ce rapport le détail des réponses sur les limitations et formalités de l'accessibilité Dans l'ensemble, on tire la conclusion que chaque pays impose les conditions et limites qu'il estime convenables. Bien que l'on remarque dans certains  pays une certaine tendance à donner de plus grandes facilités, il apparaît encore lointain le jour où les archives de l'Administration seront accessibles au chercheur sans des limitations.

5.2.6. Service de consultations, prêts, renseignements, certificats

D'autre part, comme la principale mission des archives administratives est de prêter un service à l'Administration elle‑même, voyons de quelle forme elles le font.

Le fonctionnaire qui a besoin de voir des documents déjà archivés, si il veut vérifier des données, va directement aux archives mêmes pour effectuer la consultation. Mais si c'est pour une étude plus étendue, le bureau demande en prêt le document original. Après il le rend ou non; il y a de tout. Parfois, le document revient aux archives comme nouvelle entrée ou incorporé à une autre affaire.

Dans la plupart des pays les documents se prêtent uniquement à l'autorité qui les a envoyés aux archives, ou à des fonctionnaires dûment autorisés. Quand le fonctionnaire a besoin d'un rapport, copie ou extrait d'un document, il le fait généralement lui même, dans son bureau ou dans ses archives. Rares sont les fois où le fait l'archiviste.

L'expérience a démontré que par ce système classique d'utilisation des archives administratives on perd beaucoup de documents. Pour éviter ces pertes, et profitant des procédés modernes de reproduction, de nombreux pays Yougoslavie, Turquie, Israël, le Congo Kinshasa) au lieu de prêter le document remettent une reproduction: photographique, photostatique, xérographique, etc. On obtient ainsi l'intégrité des archives, bien que ceci implique, naturellement, une dépense d'une certaine importance.

5.7. Instruments de travail

Il y a unanimité à estimer insuffisantes les listes ou inventaires de remise préparés par les bureaux, pour un service efficace des archives administratives. En plus ou moins grand nombre et variété, on rédige d'autres instruments de travail: registres, inventaires analytiques, in dex, guides, catalogues par sujets, etc... Ces instruments sont toujours élaborés à la main" dans presque tous les pays. Seule l'Irlande du Nord dit se servir de dictaphones. La Norvège mentionne des machines spéciales à écrire qui facilitent la formation de listes et index. Le Sénégal  utilise des polycopiés ou imprimés; l'Argentine, Puerto Rico, la Jamaïque et le Niger affirment qu'ils emploient des moyens mécaniques: en général des machines à écrire et des duplicateurs. La mécanisation est comme on le voit, assez défectueuse. surtout si on la compare avec celle des entreprises privées de quelque importance.

<<TOC5>> Appendice

Le questionnaire avait un dernier point, celui des "Conclusions". Par respect à l'intégrité des intéressantes idées, suggérences et solutions que présentent la majorité des pays (quelques uns très en extension) dans leurs réponses à ce point, il a paru convenable d'offrir à Messieurs les congressistes le texte intégral de telles "Conclusions", par voie d'appendice du présent rapport.

ALLEMAGNE (République Démocratique)

Personnel qualifié pour la rédaction et l'enregistrement des actes. Continuer à imposer et à conserver les plans des actes ou documents de l'administration, Développement du système d'évaluation sur base d'une administration améliorée et orientée selon des principes d'ordination uniformes tendant à une meilleure sélection de la valeur du matériel archivé. Augmentation de la valeur informative des existences des archives de l'administration. Stimulants procédant des instructions méthodiques pour le Service d'Archives de la République Démocratique Allemande, spécialement dans le champ de la réception, évaluation et cassation, ordination et catalogue. Elimination de la discrimination des archives de la République Démocratique Allemande de la part du Travel‑Board dans la participation aux réunions du Conseil International des Archives. Publication des résultats de Congrès et Conférences Internationales sur les problèmes des archives de l'administration. Organisation d'un contre‑échange d'expériences sur la théorie et la pratique du travail dans les archives de l'administration. Il existe un spécial intérêt dans les investigations ou études de la position des archives de l'administration dans le système informatif des organes, institutions et entreprises de l'État.

ALLEMAGNE (République Fédérale)

Pour l'espace des Archives Fédérales on tend à la conséquente réalisation de l'idée de l'Archive Centrale pour toute l'administration fédérale.

L'expansion et l'affermissement de la liberté de décision des archivistes scientifiques dans la valoration des actes et autres documents pour l'élection du matériel archivé digne d'être transmis (à la postériorité) semble être ici la condition la plus importante.

Pour égaler plus internationallement les méthodes d'archive et fomenter davantage la collaboration en ce qui respecte les archives dans tout le monde, ils paraissent les moyens adéquats: l'échange de moyens ou trouvailles à travers toutes les frontières et l'échange d'archivistes instruits avec beaucoup d'années d'expérience professionelle.

Marburg. Dr. Joh. Papritz.— En vue de la complexité des relations, la réponse exigerait un espace plus grand. Pour pouvoir faire de telles propositions utiles pour d'autres pays. on a besoin d'abord d'une aclaration des problèmes compris dans la question 3.2. Sans cette explication des types de structure aucun interchange international d'expériences est possible.

ARGENTINE 

a) Elaborer un Règlement modèle de l'organisation et fonctionnement des Archives Générales Administratives Nationales, et le proposer à tous les Ministères. De même, le proposer aux Gouvernements provinciaux, avec les modifications dûes. Elaborer, de même, un règlement modèle pour les Archives municipales.

Tout ceci dans un double but: a) de réunir les meilleures expériences et les synthétiser dans le règlement et b) de traiter d'unifier les critères, quelquefois divergeants, qui actuellement régissent dans les archives administratives.  

b) Une fois constituée la Commission Nationale d'Archives, prévue par l'article ro de la Loi n.° 15. 930 de l'année 1961, elle devra étendre ses attributions aux archives administratives à l'aide d'assesseurs et d'une surveillance.  

c) Etudier attentivement, de préfèrence à l'intérieur d'un comité spécial de la Commission Nationale d'Archives, la question de la sélection documentale et élaborer un projet de conservation et d'élimination 

d) Effectuer des cours ou petits cours de préparation de personnel de direction et technique des archives administratives, exigeant une formation professionnelle et technique.  

e) Elaborer le statut d'archivistes administratifs et historiques, avec la reconnaissance officielle de la profession d'archiviste.

Pour les pays en cours développement, concentrer les études d'archives dans un centre informatif et d'assesseurs. Effectuer des visites aux archives afin de connaître leur état actuel et proposer les mesures pour leur organisation fonctionnelle.

AUTRICHE

Il n'est pas nécessaire une unification des méthodes et procédés entre les nombreuses archives de la plus diverse origine, puisque avec ceci on ne peut pas économiser dans le cas concret des recherches ultérieures.

BULGARIE

On doit procéder à des études en commun avec les administrations intéressées et les instituts scientifiques, en vue de l'élaboration des règles et systèmes d'ordination valables pour tout le monde. On doit aussi élaborer un règlement type pour le travail dans les Secrétariats et les archives des différentes administrations, organisations et entreprises.

Il est désirable que le Conseil International d'Archives étudie et généralise les expériences acquises par les différents pays membres, avec des références aux travaux dans les archives administratives, examinés sous tous les aspects, et plus spécialement:  les systèmes de chancellerie  les droits et les obligations de contrôle des organismes hiérarchiquement supérieurs, en relation au travail dans les Secrétariats et les archives des administrations subordinnées.

CANADA

Il devrait exister des archives centralisés pour ces documents administratifs inactifs, et un contrôle centralisé en ce qui concerne la création et l'élimination d'archives.

CEYLAN

L'élaboration d'une loi d'Archives le plus tôt possible; la création, dans l'organisation administrative du pays, de personnel spécialisé dans l'archive de documents, et de personnel de liaison dans les archives; étendre cette idée aux affaires privées et à d'autres organisations de caractère privé les incitant à suivre un programme systèmatique d'élaboration et transférence, basñes sur un procedé bien étudié. Popularisation des Archives par des campagnes de presse et des exhibitions et invitant à faire plus de travaux d investigation.

Legislation et meilleure information.

Conférence régulières en différents endroits du monde; un programme de publications bien planifié dans lequel puissent participer les archivistes du monde entier.

CONGO‑KINSHASA

Les suggestions qui pourraient améliorer nos archives, seraient, en ce qui nous concerne, de conduire une campagne de persuation afin de convaincre les autres services de l'État qu'il ne s'agit pas du tout d'un contrôle sur les activités de leurs services, mais d'une investigation dans le cadre du service, ce qui constitue un fondement de notre histoire.

C'est à dire, éliminer ainsi toute pensée qui tende à nous attribuer des intentions qui ne sont pas les nôtres. La tâche nous facilitera de bien conduire nos enquêtes, tant qualitativement comme quantitativement. Ainsi, aucune masse de papiers n'échappera à notre contrôle.

Au Congo Kinshasa, la règlementation relative à l'organisation  administrative exige à tous les organismes officiels de laisser en dépôt  légal tout document officiel qu'ils produisent. Ces dispositions affectent 
également les auteurs privés, y compris les musiciens. De cette façon,  notre bibliothèque s'enrichit suffisamment.

Ce problème n'est pas moins important: il serait souhaitable que l'Unesco prenne l'initiative de concéder des bourses de voyage aux archivistes de tous les pays pendant une période échelonnée. afin de permettre à ceux‑ci de passer une saison longue dans les archives d'un autre pays, et y travailler régulièrement.

J'estime que par ce système, l'intéressé s'inspirerait des méthodes adoptés là bas, et en tirerait bon profit.

De cette façon, également, la collaboration désirée entre archivistes et archives du monde, se réaliserait.

TCHÉCOSLQVAQUIE

Se mettre d'accord sur les délais minimes pour le dépôt de documents dans les archives administratives, surtout en ce qui concerne les documents de caractère personnel et les documents judiciaires.

ÉTATS UNIS

Le "Record Management" (Organisation de documents) est une  approximation systèmatique au contrôle des matériaux documentaires  depuis leur création jusqu'à leur crémation. Il ne s'agit pas des  téchniques et facilités pour la manipulation de données, mais des  données déjà obtenues et des moyens et méthodes pour leur obtention et  efficiente exploitation. Il se divise en trois parties: conservation, maintien  et disposition. La première proportionne les instruments et techniques  pour organiser ces fonctions  administratives qui créent correspondance, formulaires, rapports et instructions. La seconde proportionne des instruments et techniques pour contrôler d'une façon effective la compilation, analyse, classification, arrangement et récupération de données pour l'information administrative active. Il comprend le maintien de fichiers, la manipulation de correspondance, automatisation de données et application de systèmes de microfilm. La troisième proportionne des instruments et techniques pour réaliser systèmatiquement et en bon ordre:

1. Le triage de la documentation inactive et de la semiactive peu utilisée.

2. La délimitation de l'équipe de fichiers et de l'espace nécessaire pour situer la documentation active et l'abandon de l'équipe et éspace qui ne soit pas requis dans ce but.

3. Protection des documents vitaux pour la continuité des opérations en cas de désastre ou emergence.

4. Conservation de la documentation d'importance du point de vue légal ou historique.

FINLANDE

Education des archivistes et un manuel de direction d'archives.

FRANCE

Il serait souhaitable un lien plus étroit entre le direction des Archives de France et les Ministères. Il est actuellement en étude un projet de décrêt en ce sens. Il prévoit que: 1) chaque administration nomme un fonctionnaire responsable de ses archives courantes. 2) La fermeture des archives courantes sera effectuée par accord de la Direction des Archives de France. 3) Le ramassage de documents dans les dépôts de la Direction des Archives de France se fera régulièrement. 4) On créera des dépôts "inter médiaires" dans toutes les grandes administrations. sous le contrôle de la Direction des archives de France.

Il sera nécessaire aussi de fixer des règles uniformes pour le traitement de toutes les archives administratives. Le S. C. O. M. (Service Central d'organisation et méthodes), travaille actuellement à cette règlementation.

HONGRIE

On doit publier la nouvelle loi sur les archives pour protéger les documents.

La Direction Générale d'Archives doit être autorisée à contrôler l'établissement des archives administratives et leurs fonctions.

On doit établir des normes générales référentes aux méthodes d'archive.

On ne laisse les documents que 5‑15 ans dans les archives de l'administration (qui existent dans les Ministères, dans les comtés, dans les bureaux et les fabriques, dans les associations). Il est nécessaire que les documents retournent aux véritables archives plus tard, en même temps que les documents sont consultables par les chercheurs.

ANGLETERRE

Nouvel édifice. Plus de personnel.
Règles unifiées pour l'accès et un système central d'archives.
Plus de disponibilité dans le sens économique et meilleur entraînement.
Plus de coopération entre archivistes, et entre les PRO et les archivistes locaux.
Puisque les documents et l'histoire de différents pays varient tellement, je ne crois pas qu'il soit désirable beaucoup de normalisation.

Qu'on fixe une date obligatoire pour le dépôt de documents dans toutes les institutions officielles. Par exemple un délai de 20 ans.
Plus de personnel: plus d'argent; et plus de contrôle national des archives privées.

Tous les archivistes d'un pays devraient faire partie d'un système national, avoir le même entraînement et être contrôles et échangés par les archives du Gouvernement National. Il devrait exister un échange de personnel entre les différentes Archives de l'État par périodes de 1‑3 ans.

N'importe quelle amélioration en Angleterre dépendrait d'une simplification du complexe cadre légal dans lequel nous sommes placès actuellement, et aussi de l'institution de personnel scientifiquement entrainé pour le travail dans toutes les sections des archives.

Ceci seulement sera atteint avec un critère unifié au sujet du véritable but des archives. En Angleterre on ne donne pas encore beaucoup d'importance à la valeur purement historique de celles ci.

ISRAËL

Un de nos plus grands problèmes en ce qui concerne le programme de maniement des archives est l'améliorement de la qualité des registres. Leur qualité, leur recherche, ainsi que leur valeur d'information, dépend, en grande mesure, de l'expérience et de l'habileté aussi bien professionnelle qu'éducative du personnel qui travaille dans les différents départements  d'enregistrement et fichiers, ainsi que de la coopération du cadre exécutif dans l'administration des Ministères et des entités publiques. En notre opinion ceci est un des problèmes essentiels auxquels on donne moins d'importance dans systèmes modernes actuels d'archives. Le bon fonctionnement de l'administration actuelle, aussi bien que l'état futur des fichiers dans les archives historiques, dépend en grande partie de la solution de ce problème.

ITALIE

Etant considérée l'actuelle organisation des archives courantes et de dépôt des bureaux administratifs règlementée par des normes qui datent de l'an 1900, on voit la nécessité évidente d'une révision des dites normes pour satisfaire la nécessité d'uniformer le service d'archives dans tous les organes administratifs de l'État. Cette révision devra tenir compte non seulement de l'importance administrative et juridique de la documentation qui se produit journellement, mais aussi de la fonction culturelle que là dite documentation devra remplir dans le futur.

Les problèmes qui se posent sont de genre divers, mais dans leur base ils ont tous le même problème: la classification, laquelle nous paraît fonde, mentale, parcequ'elle est la base de l'organisation et de la formation ordonnée des archives, ainsi que du bon fonctionnement des services. Un bon cadre de classification, formulé de manière qu'il réflète la compètence et attribution du bureau de façon à ce qu'il constitue un document culturel capable de satisfaire l'investigation historique future, mettant en valeur l'activité développée pour l'obtention des fins que la loi se propose, (activité documentée plus tard‑par la série des archives développée organiquement) représente la principale nécessité éprouvée dans le secteur des archives modernes (courantes et de dépôt).

C'est un problème, donc, que de préciser les critères et d'individualiser le système de classification qui mette n'importe quelles archives modernes dans un même plan d'organisation et obtienne que la naissance et formation de ces archives se produise de façon à permettre après aux archives d'État de satisfaire avec promptitude les exigeances de l'investigation historique. Dans ce sens, étendant cette question au terrain international, il ne paraît pas hors de lieu de proposer à l'intérieur du Conseil International d'Archives la constitution d'un comité pour l'étude de ce problème.

JAMAÏQUE

Centre d'archives et extension du programme de maniement des archives.

Il y a beaucoup d'actions que l'on pourrait suggérer. Néanmoins il y en t une qui je crois est urgemment nécessaire et qui ne présenterait pas de réelles difficultés à obtenir, et c'est l'introduction d'une carte de chercheur reconnue internationallement, pour simplifier l'accès des chercheurs accrédités aux archives de tous les pays.

MEXIQUE

Une loi est à l'étude pour ordonner dûment cette organisation et il existe l'idée que ce soit les Archives Générales de la Nation qui dirigent tout le fonctionnement des archives administratives desquelles sortiraient les documents importants pour leur garde.

NIGERIE

Une nouvelle ordonnance qui confère une autorité plus ample et effective; plus grand entraînement du personnel; plus grands édifices et équipement; la création d'une division pour le maniement des archives, l'établissement d'autres corporations et archives privées.

Un Comité Conseiller des Archives actif et connaisseur, composé par des fonctionnaires gouvernementaux et des dirigeants éminents de la Communauté qui aideraient à persuader le Gouvernement pour qu'il prête l'attention nécessaire a ses archives.

Que pour des raisons de confraternité les camarades des nations plus avancées offrent à nos archives les possibilités d'étudier leurs techniques et méthodes.

Que l'on effectue plus fréquemment des réunions des Conseils Inter, nationaux des Archives ou au moins des réunions régionales.

Que l'on réalise un voyage d'études pour visiter les Institutions d'Archives des pays en développement, passant un rapport au Gouvernement du pays correspondant au sujet des mesures que l'on devrait prendre.

Une plus grande aide financière pour le soutient de nouveaux édifices d'archives, installations et équipement modernes aux pays en développement.

NORVÈGE

Une éducation et un entraînement améliorés des archivistes de l'administration, et la possibilité d'une augmentation des traitements.

Augmentation du nombre de personnel des Archives Nationales et spécialement des Archives Provinciales pour intensifier a) l'inspection des Archives de l'Administration b) l'instruction sur les routines d'archives, et c) la sélection et élimination de documents d'une valeur non durable.

Assez de capacité des bibliothèques des Archives Nationales et Provinciales qui permette à l'administration le transfert de ses archives en temps voulu.

Un système commun de classification pour l'administration totale de l'État, avec certaines parties du plan de classification (les classes réservées pour organisation et administration, Economie, personnel) obligatoires pour toutes les institutions, pendant que le reste du plan (en notre système décimal, les classes 3‑9) pourrait se modifier selon les besoins de chaque branche de 1'administration.

Règles réfèrentes à la sélection et à l'élimination de documents en relation avec les plans de classification, qui fassent possible une élimination continue et responsable des archives de l'administration, réduisant ainsi les risques d'élimination de documents qui devraient être gardés.

Le droit du Riksarkivar à inspectionner les archives de l'administration de l'état et des municipalités. Appuyer son droit à donner des instructions référentes à la classification et disposition des documents. Ceci, néanmoins, dans la supposition que le personnel est suffisant pour faire valoir ses droits.

Plus d'information à travers des publications référentes aux systèmes d'archives.

PAYS BAS

Une élimination plus régulière dans chacun des trois états par lesquels passent les documents des archives.

Classements et dépôts plus rapides et réguliers.

Que le gouvernement favorise la construction de nouveaux dépôts d'archives publiques et l'ampliation des dépôts publics existants, pour que leur capacité soit suffisante lorsque les dépôts seront plus nombreux.

Que les fonctionnaires chargés de la garde des archives courantes d'une administration fassent un inventaire sommaire de leurs divers fonds

Que l'on améliore la situation matérielle des archives demi statiques; que les dépôts intermédiaires soient mieux protégés contre l'humidité et le feu.

Que la situation matérielle des archives demi statiques et des dépôts intermédiaires puissent être contrôlés régulièrement grâce à une augmentation du personnel des inspections.

Que les fonctionnaires nouveaux des administrations soient dûment instruits sur l'existence et richesse de leurs archives, pour que, devant traiter  une affaire, ou plus simplement, écrire une lettre, ils essaient d'obtenir des renseignements et de chercher des exemples. On ferait bien, peut‑être, les adjoindre pour quelque temps au fonctionnaire chargé de la conservation.

Que la formation du personnel destiné à s'occuper des archives courantes soit combinée avec celle du personnel scientifique des dépôts d'archives publiques, pour que chacun de ces deux groupes de fonctionnaires comprenne mieux la nature du travail de l'autre et que le personnel des archives courantes prépare de quelque manière la confection des inventaires scientifiques.

La formation spéciale donnée à ceux qui se chargeront de la garde des archives courantes, mais, d'une façon qui reste à étudier, cette formation devra être combinée avec celle de l'École d'Archivistes.

L'unification n'est pas une panacée. Les fonds des archives continueront àêtre formés toujours de façon diverse et il y aura toujours divers systèmes de classification: surtout, n'oublions pas d'approfondir nos connaissances de ces réalités.

L'intensification des échanges de points de vue et d'information, orale, ment ou par écrit. Les archivistes qui prendront part dans cet échange, surtout s'ils se croient obligés à recourrir à une langue étrangère, devront faire le possible pour exprimer les nuances de leurs pensées, et pour que les mots techniques dont ils doivent se servir forment un ensemble logique et fermé, correspondant à la terminologie donnée par le Elsavier's Lexicon of Archive Terminology.

POLOGNE

Les archives courantes doivent être organisées selon la règle suivante: elles forment dans le cadre de l'institution l'unité indépendante des autres services et sections, subordonnées directement au chef de l'institution.

L'instruction professionnelle du personnel pour les archives courantes.

Obliger à toutes les archives courantes à garder leur documentation dans les mêmes classeurs et à les marquer et enregistrer selon le même système.

Toutes les archives courantes, sans considérer la spécification de l'institution dans laquelle elles se trouvent et à laquelles elles sont subordonnées, doivent être supervisées par l'institution supérieure des archives de l'État. Elles devront ordonner leur documentation selon la même règle de classification. 

SÉNÉGAL

Dans un pays jeune comme le Sénégal—quoiqu'il puisse s'enorgueillir de conserver des archives avec des fonds continus depuis 1816‑1820 ce qui  est beaucoup pour le Continent africain — les problèmes d'organisation sont trop nombreux pour laisser le temps nécessaire pour réfléchir.

Les pays d'ancienne civilisation écrite ont une plus vieille et solide expérience archiviste; c'est inévitable. Il est même désirable que, dans ce domaine archiviste, son assistance, sa collaboration, s'exerce aussi largement que chez les autres.

Ce sont les pays jeunes, les pays de civilisation écrite relativement récente, ceux qui surtout ont des besoins en matière d'archives d'un personnel assez nombreux et bien formé; parceque dans de tels pays, les élites intellectuelles sont relativement rares, et, plus encore, sollicitées pour d'autres motifs, en apparence du moins, plus exaltants. A Dakar fonctionne une École de Bibliothécaires archivistes et documentalistes; l'enseignement de la Science des Archives commencera réellement en 1969. On peut attendre beaucoup pour sauvegarder et mettre en valeur les Archives de toute la partie occidentale et d'expression française du Continent; mais aussi une assistance sera nécessaire.

Après ces visions générales on comprendra peut être qu'un archiviste qui travaille dans un pays africain n'a pas une grande contribution à apporter. Je me limite à signaler que dans ces pays l'Administration c'est le tout tout en matière d'archives, principal producteur et gardien en même temps. Cette administration est aussi moins routinière que dans les vieux pays. Celle‑ci pourrait être la raison pour laquelle l'expérience de ces pays nouveaux dans les relations établies entre archives et administration. puisse servir aux pays qui ont une base plus ample et des sources plus nombreuses, mais ou, comme en tout, l'administration dilate son champ d'action.

SUÈDE

Les archives suèdoises sont organisées pour être deux entités, une Institution au service de l'investigation et l'autorité qui contrôle et dirige les archives des différentes administrations de tout le pays. Nous pensons que les deux rôles ont la même fin: promouvoir la connaissance et la scolarité. Ce qui aujourd'hui sont des archives de routine pour les autorités administratives peuvent être demain riche une source d'information historique sur notre époque. Nous croyons que celles‑ci sont et doivent être les idées de base du travail d'archives. Si ces idées sont observées et les archives arrivent a avoir une suffisante influence et autorité pour en prendre la défense et les maintenir, cela sera la meilleure manière d'améliorer les archives dans ce pays et dans d’autres.

TURQUIE

Pour réformer les archives de nouvelles lois sont indispensables, la formation d'un personnel qualifié, des édifices et installations, et que des équipements modernes soient préparés. Nous sommes en train de faire de grands efforts pour l'assurer. Les efforts déployés sont arrivés à une phase satisfaisante.

Une administration centrale des archives, l'établissement d'un équilibre dans le cas d'intervention des hommes de l'administration et de science dans les affaires administratives, une propagande impressionnante, entrer en contact et collaborer avec les archives d'autres pays.

Etablir dans tous les pays une administration centrale pour les archives; utiliser une terminologie internationale pour les archives; l'abolition des différentes doctrines d'archives entre les divers pays; l'échange de courte durée d'archivistes entre les pays; assurer la participation de tous les pays aux congrès et confèrences internationales des archives; la publication de la revue "Archivum" au moins une fois tous les trois mois, avec un plus riche contenu.

YOUGOSLAVIE

La mise en oeuvre des principes, par rapport aux archives et à leur personnel, dépend, en tout ce qui concerne les aspects moral et materiel, de leur propres efforts afin de permettre l'emploi du materiel.

La séparation des archives de l'administration de l'État, et pareillement l'indépendance des archivistes des organes de la burocratie, en leur donnant l'appui nécessaire afin d'obtenir que les institutions aient un vrai caractère indépendant, culturel et scientifique.

Un vrai appui pour une action constructive du Conseil International  des Archives afin d'obtenir une libéralisation en ce qui concerne l'accès au matériel d'archives. Cette action pourrait s'étendre à l'obtention d'unifier et de serrer les liens pour une collaboration meilleure et plus grande en ce qui concerne la consultation entre tous les pays du monde.

ZAMBIA

Le premier besoin ce sont un personnel expert et des installations beaucoup plus grandes.

<<TOC4>> La gestion des documents comme fonction des archives

Rapport de Artel Ricks

Qu'est‑ce que la gestion des documents? Une telle question peut sembler être une manière plutôt prosaïque de présenter ce que l'auteur estime être un sujet dynamique qui suscite force controverse et émotion. Il n'est pas non plus facile de répondre à la question étant donné que chaque gestionnaire de documents ou chaque archiviste est susceptible de définir cette fonction d'une manière très différente, ce qui est l'indice que la gestion des documents est une notion dont le sens ne s'est pas encore tout à fait dégagé.

Un historien considère la gestion des documents comme une fonction des, archives destinée à éliminer le superflu de la masse des collections de documents pour ramener celle‑ci à un noyau qui servira au mieux les besoins des chercheurs. Plus précisement, il définit cette fonction comme étant:

"... le procédé consistant à réduire d'une manière sélective à des proportions raisonnables la masse des documents inhérents à la civilisation moderne de manière à conserver en permanence des documents ayant un intérêt culturel pour l'avenir sans nuire à l'intégrité intrinsèque de la masse de données pour les besoins de la recherche."

A l'opposé, se trouve ceux qui considèrent la gestion des documents comme étant l'application de la gestion scientifique aux matériaux écrits pour des besoins d'efficacité et d'économie alors que les avantages qui pourraient éventuellement en découler pour les chercheurs ne seraient simplement qu'un heureux sous‑produit de cette application. Quelque part entre ces deux extrêmes se trouve le large point de vue soutenu par le Service des Archives Nationales et des Documents (NARS) du Gouvernement des Etats‑Unis et dont la définition peut‑être trouvée dans la législation dont le Congrès est actuellement saisi. Cette législation précise que la gestion des documents est:

"la planification, le contrôle, l'orientation, l'organisation, la formation, la promotion et autres activités de gestion liées à la création de documents, à leur entretien et leur utilisation ainsi qu'à leur destination y compris la gestion de la correspondance, des formulaires, directives, rapports, documents lisibles par machine et microformats, la recherche documentaire, les dossiers, le courrier, les documents d'importance vitale, l'équipement et les fournitures concernant la gestion des documents, les copieurs de bureau, le traitement des mots et les techniques d'information automatique des données, la conservation des documents, l'élimination des documents et les dépôts de préarchivage ou autres installations de stockage."

En vertu de ce concept, la gestion des documents s'étend à l'ensemble du cycle évolutif des documents, depuis leur création Jusqu'à leur destruction finale ou à leur versement aux fonds d'archives en vue de leur conservation permanente. La gestion des documents vise à assurer une documentation satisfaisante, écarter ce qui est inutile, simplifier les systèmes de création et d'utilisation des documents administratifs, améliorer les méthodes d'organisation et de recherche des documents, prévoir les soins d'entretien appropriés et l'archivage dans des centres de documentation, et veiller à l'élimination convenable des documents dont l'utilité n'est plus requise dans la conduite des affaires courantes.

Aspects spécifiques de l'expérience des Etats‑Unis

S'il faut s'attendre à trouver des points communs dans l'application de la gestion des documents par divers gouvernements, il ne faudrait pas en déduire que nous croyons que l'expérience acquise par un pays puisse facilement être adoptée par un autre pays. Aussi, désirons‑nous dès le début, identifier quelques‑uns des facteurs qui ont contribué à entraîner et façonner la gestion des documents aux Etats‑Unis et qui peuvent différer des facteurs qui influencent la gestion des documents dans de nombreux autres pays. La spécificité relative de ces influences doit être prise en ligne de compte pour retracer l'évolution de la gestion des documents dans ce pays et évaluer ultérieurement l'incidence révolutionnaire de ces influences sur les archives.

Il s'agit dans le premier cas du patrimoine multiculturel de ce pays. De nombreux pays ont traversé une période de leur histoire sous un régime colonial, tout comme les Etats‑Unis, mais avec cette différence importante que les colons étaient ici des émigrants en provenance de plusieurs "patries". Par exemple, les colons hollandais se sont établis à New‑York, les Suédois dans le Delaware et les Espagnols en Floride, en Californie et dans les états du Sud‑Ouest. On peut encore trouver des vestiges des colonies russes en Alaska et en Californie. Les Français avaient créé des établissements qui allaient des Grands Lacs jusqu'en Louisiane. En fait, les lois de l'Etat de Louisiane sont fortement influencées par le Code Napoléon. Cependant, notre patrimoine culturel prédominant nous vient de Grande‑Bretagne, dont les colonies ont constitué nos treize états originels il y a quelque 200 ans. Ces cultures ont laissé leur empreinte sur nos méthodes de création et d'entretien des documents.

Le simple volume des documents existant aux Etats‑Unis est le deuxième facteur qui influence notre expérience en matière de gestion des documents. Plus que tout autre chose, la quantité même de la documentation semble avoir incité le Congrès à promulguer en 1950 les textes législatifs qui régissent la gestion des documents. Même aujourd'hui, ce volume reste probablement la force impulsive la plus décisive du changement intervenu dans la gestion des documents au sein du Gouvernement fédéral. Chaque année, la nouvelle documentation produite est suffisante pour remplir un  classeur qui s'étendrait sur plus de 2.135 km. Or, ce volume de documents est indépendant de ce que nous estimons être une quantité encore plus importante de matériaux documentaires créés par les états, les comtés et les gouvernements municipaux. Il convient cependant de noter que les archives et les documents de ces administrations sont gérés d'une manière absolument indépendante du Gouvernement fédéral.

La vaste quantité de documents créés par le Gouvernement fédéral a Joué un rôle dans la mise au point de nouvelles techniques de classement destinées à remplacer le "système d'enregistrement des documents" avec ses livres d'entrée et de sortie de correspondance et ses registres contenant des extraits de documents. Dès 1888, un comité du Congrès avait recommandé d'éliminer le système d'enregistrement Jugé trop lent et encombrant, bien que son exactitude n'ait Jamais été mise en doute. Aujourd'hui, les documents entrant et sortant sont, dans leur immense majorité, conservés ensemble dans des chemises et rangés dans des classeurs par sujet, nom et numéro. La plupart de ces dossiers sont considérés comme "auto‑indexables", ce qui signifie qu'il n'est généralement pas nécessaire de se référer a un registre ou a un index pour trouver les documents désirés.

Le progrès technologique et économique des Etats‑Unis est un troisième facteur qui influence la gestion des documents. Ce progrès est évident dans le degré auquel les documents du Gouvernement fédéral sont automatisés, phénomène qui exige des compétences et une intensité différentes en matière de gestion des documents. Un autre facteur réside dans le niveau de vie élevé et une disponibilité en main d'oeuvre relativement limitée qui a augmenté le coût de cette dernière et, par voie de conséquence, a exigé que l'on accorde davantage d'attention à la recherche de moyens visant! à réduire les effectifs nécessaires pour manipuler la documentation.

Au début du siècle, Frédérick Taylor et ses notions de "gestion scientifique" déclenchèrent une révolution dans les méthodes de fabrication aux Etats‑Unis et donnèrent naissance à une génération d' "experts en organisation du travail". Ses idées furent bientôt adaptés à l'organisation du bureau par "des analystes de gestion" et des "gestionnaires de documents". On reconnaît que Frédérick Taylor eut dans d'autres pays des homologues contemporains, comme Henri Fayol en France et George Mayo en Australie, et que ce grand intérêt porté à l'efficacité n'est certes pas limité aux Etats‑Unis. Il semble cependant que cet intérêt ait connu une plus grande intensité dans ce pays que dans de nombreux autres, si bien que l'auteur considère, par conséquent, cette préoccupation pour l'efficacité comme le quatrième facteur ayant affecté la gestion des documents dans ce pays.

De nombreux pays ont certes fait preuve d'une plus grande préoccupation à l'égard de la conservation de leurs riches patrimoines d'archives que les Etats‑Unis, du moins Jusqu'à ces dernières années, ce que reflète  peut‑être la lenteur avec laquelle ils se sont orientés vers la conservation de leurs documents historiques au sein d'un fonds d'archives centralisé. La création des Archives des Etats‑Unis ne remonte qu'à 1934, soit près d'un siècle après la création d'une institution centrale d'archives en Angleterre et près de 150 ans après la constitution en France des premières archives nationales qui aient été créées par un Etat moderne.

Le retard avec lequel les Etats‑Unis sont apparus sur la scène leur a peut‑être procuré certains avantages, en ce sens qu'ils ont bénéficié de la masse d'expériences acquises par d'autres pays. En tant que Jeune nation, les Etats‑Unis ont fait preuve d'idées novatrices, ce qui leur a permis d'apporter une contribution qui se révélera, croyons‑nous, importante à la théorie et à 18 pratique des archives. La gestion des documents et sa relation avec les archives doit certes être comprise parmi les plus notables de ces contributions. Aussi, nous pouvons conclure que l'apparition tardive de l'administration des archives est l'un des facteurs uniques qui ont influencé l'évolution de la gestion des documents aux Etats‑Unis.

Evolution d'un  concept

Notre concept actuel de la gestion des documents a évolué au cours de l'existence de notre pays, bien qu'il ait acquis son nom il y a seulement un quart de siècle et, ce qu'il est devenu peut probablement être mieux compris si nous examinons tout d'abord comment il a évolué pour répondre aux besoins à mesure que ceux‑ci ont été identifiés.

Perspective historique

Les antécédents de la gestion des documents remontent aux toutes premières années dé notre République. Nombre des lois qui ont été promulguées par le Premier Congrès exprimaient une préoccupation à1' égard de la documentation des activités et des opérations du gouvernement et de la conservation de cette documentation. Au cours des années, à mesure de la création d'un volume sans cesse croissant de documents, le pays devint conscient de la nécessité d'éliminer les documents qui ne servaient plus à aucune fin utile, mais l'acceptation de cette idée connut une lente gestation. Une commission nommée en 1877 par le Président rejeta fermement l'idée d'une élimination en déclarant que "chaque document méritant à un moment quelconque d'être enregistré et déposé dans les fichiers publics pourrait être utile une époque ultérieure, que ce soit sur le plan historique, biographique ou pécuniaire, aux citoyens de la nation". Cependant, la pression de l'accumulation croissante des documents devait se révéler finalement insupportable et, au cours des années 1880, le Congrès commença à autoriser l'élimination de certains documents inutiles.

Le souci d'une documentation adéquate, d'une conservation et d'une élimination sélective des documents conduisit à un autre aspect de la gestion des documents du gouvernement, à savoir l'efficacité en matière de leur création et de leur utilisation. En 1887, le Sénat créa un comité chargé de "rechercher et d'examiner les méthodes d'activité et de travail des services administratifs du gouvernement, le temps et l'attention consacrés à leurs opérations et, d'une manière générale, de s'enquérir des causes des retards dans la conduite des affaires publiques desdits services et d'en faire rapport au Sénat". Il s'agissait là du premier d'une série de comités et de commissions chargés d'examiner l'efficacité de la gestion des documents par le gouvernement.

Un tournant capital dans l'évolution de la gestion des documents au sein du Gouvernement fédéral survint en 1934 avec la nomination du premier Archiviste des Etats‑Unis. Par la suite, les Archives Nationales constituèrent le cadre institutionnel nécessaire pour rassembler les divers éléments de la gestion des documents et pour élaborer un programme exhaustif et viable.

Lorsque les Archives Nationales furent créées, d'aucuns estimaient qu'il suffisait de créer une institution d'archives où les documents présentant un intérêt permanent pourraient être déposés. Cette attitude passive fut bientôt abandonnée lorsque les documents de nombreux organismes commencèrent à affluer. Le caractère utilitaire de certains des documents fut gravement compromis en raison de l'organisation insuffisante des fichiers et de la déficience des méthodes d'entretien des organismes. Le personnel des archives Jugea nécessaire de se rendre auprès des organismes fédéraux pour leur fournir des instructions afin que les documents qui devaient être versés aux archives soient en bon ordre et en bon état et dépourvus de toutes pièces temporaires et inutiles. Selon les indications d'un cadre des Archives Nationales de l’époque, les archivistes "entrèrent dans le domaine de l'administration des documents parce que la gestion économique des documents à tous les stades est étroitement liée aux activités spécialisées de l'archiviste et parce le résultat d'une bonne ou mauvaise gestion des documents affecte la tâche que les archivistes sont appelés ultérieurement à accomplir àl'aide de ces documents".

Si une notion globale d'une portée étendue n'avait pas encore été élaborée par les Archives Nationales, bien que cette notion ait commencé à se faire Jour ailleurs, on reconnut au moins la nécessité d'accorder une attention à la gestion des documents depuis leur création Jusqu'à leur élimination finale. Ce concept du cycle évolutif n'était pas encore pleinement cristallisé mais il y avait déjà eu une certaine incidence sur la fonction des archives.

A cette époque, l'expression "gestion des documents" avait été forgée et était appliquée à des programmes permanents comportant un contrôle administratif de la manière dont les documents étaient traités par un  organisme. L'application en fut inconsistante et l'expression avait partout une signification différente. Au sein de l'administration de la Vallée du Tennessee et du Ministère de l'Agriculture, cette application portait sur le courrier et les dossiers courants. Au Ministère de L'Armée, elle intéressait essentiellement le classement et l'utilisation des centres d'archivage pour l'emmagasinage des documents dont on n'avait plus besoin dans les bureaux. Le Ministère de la Marine avait élaboré les programmes de gestion des documents les plus exhaustifs, assortis d'un droit de regard sur la création des documents, de directives pour la mise au point de formulaires, rapports et correspondance pratiques, de la normalisation du matériel et des fournitures de classement et prévoyant la création de systèmes efficaces concernant le courrier et le classement.

En plus, le programme de la Marine incorporait un autre concept qui est devenu un pilier important de la gestion des documents, à savoir la spécialisation. A mesure que la documentation administrative devient plus complexe, elle exige que l'on fasse appel à des personnes dotées de connaissances spécialisées, notamment pour concevoir des formulaires ou créer des systèmes de rapports adéquats étant donné qu'une seule personne ne saurait avoir toutes les connaissances requises pour aider les responsables dans toutes les phases de la gestion des documents administratifs. Depuis les premières années de croissance de la gestion des documents, le nombre de spécialisations identifiables a augmenté à mesure que la nature des documents s'est modifiée, élargie, et est devenue plus complexe.

La gestion des documents fut formalisée au sein du Gouvernement fédéral par la loi de 1950 sur les documents fédéraux. Cette loi faisait obligation à tout organisme de disposer d'un programme permanent et actif afin de gérer ses documents dans un souci de plus grande efficacité et d'économie et précisait que les programmes devaient comprendre un contrôle de gestion sur le cycle complet de vie des documents. Les Archives Nationales qui furent fort à propos rebaptisées Service des Archives Nationales et des Documents se virent confier le soin de veiller à la supervision et à l'application de cette loi dans l'ensemble du Gouvernement.

La loi sur les documents fédéraux fut interprétée par certains comme appuyant la notion de spécialisation telle qu'elle figure dans le programme de la Marine, mais cette notion ne fut pas clairement énoncée. Cette incertitude s'évanouit avec la publication d'un rapport en 1955 par la Deuxième Commission Hoover qui avait réexaminé les progrès accomplis en vertu de la loi. Par la suite, la notion devient l'un des piliers du programme des documents fédéraux. Depuis lors, ces piliers ont été renforcés mais leurs caractéristiques fondamentales n'ont guère changé.

La gestion des documents  aujourd'hui

Les quatre principaux piliers de la gestion des documents au sein du Gouvernement fédéral sont aujourd'hui les suivants:

1. La gestion des documents souligne la nécessité d'apporter une attention constante au cycle évolutif complet des documents, à partir de leur création Jusqu'à leur élimination finale ou leur versement aux archives. La non‑application, du concept du cycle évolutif a conduit à des solutions symptomatiques ou hétéroclites à l'égard des problèmes soulevés par l'organisation des documents.

2. La gestion des documents a mis l'accent sur une méthode d'approche faisant appel à l'exécution d'un programme permanent pour améliorer le travail de documentation du gouvernement grâce à la diffusion de directives, de règlements appropriés et grâce à un effort de formation et de promotion. Cette façon d'envisager le problème se distingue de la méthode axée sur les projets et de celle qui consiste à parer au plus pressé de nombreux autres programmes de gestion.

3. La gestion des documents met l'accent sur le contrôle constant des processus relatifs à la préparation et au traitement des documents administratifs en vue notamment d'empêcher la création de formulaires, rapports ou autres instruments inutiles ou inefficaces.

4. La gestion des documents insiste sur l'intérêt de la spécialisation de tout aspect important concernant les documents ayant une application large ou universelle sux diverses fonctions administratives. Les titres décrivant ces éléments spéciaux peuvent varier en fonction de différents programmes de gestion des documents, de même que le nombre d'éléments Jugés nécessaires. La liste suivante reproduit la propre terminologie de l'auteur pour désigner les éléments de spécialisation d'un programme actuellement appliqués à divers degrés au sein du Gouvernement fédéral:

Gestion d'un Dépôt de Préarchivage 
Ordonnancement du contrôle des documents 
Gestion des dossiers 
Gestion des documents d'importance vitale 
Gestion des documents lisibles par machine 
Gestion des systèmes de recherche documentaire 
Gestion de la documentation 
Gestion de la correspondance 
Gestion du courrier 
Gestion des formulaires 
Gestion des rapports 
Gestion des directives 
Gestion des microformats 
Gestion des procédures générales applicables aux documents administratifs 
Gestion de l'information automatique des données 
Gestion du traitement des mots 
Gestion du matériel de bureau 
Enquêtes d'évaluation

La définition de ces expressions figurent à l'Annexe A. Il convient de noter que: 

a) un chevauchement se produit souvent entre les éléments,  

b) la gestion des documents doit être reconnue comme appartenant à un domaine dynamique au sein duquel une rapide évolution de la technologie de la documentation et de l'utilisation des données engendre de nouveaux éléments spécialisés et déplace l'importance à d'autres éléments,  

c) tous les éléments se rapportent aux systèmes et aux procédures concernés ainsi qu'aux documents eux‑mêmes.

Cette description de la gestion des documents telle qu'elle se conçoit aujourd'hui serait incomplète s'il n'était pas fait mention des types de documents sur lesquels porte la gestion. En bref, tous les éléments d'information enregistrés sont compris quel que soit le support utilisé (papier, microfilm, bande vidéo, bande pour ordinateur ou tout autre support qui serait éventuellement mis au point), l'utilité de la formation (formulation d'une politique ou opérations courantes); le mode d'enregistrement (manuscrit, texte dactylographié ou mécanisme automatisé); ou le type de fonction visée (Juridique, financière, opérationnelle, sécurité, administrative ou autre).

Incidence  révolutionnaire

Si la gestion des documents est le fruit d'un processus évolutif, son incidence sur la fonction des archives a été révolutionnaire. Ce changement a rehaussé la profession d'archiviste et amélioré le service offert à l'historien ou à tout autre chercheur.

La fonction des archives ayant influencé l'évolution de la gestion des documents, cette dernière technique a dû, par un effet de réciprocité, apporter sa contribution aux archives. La gestion des documents a fourni à l'archiviste une plus grande assurance que la politique générale et les activités du Gouvernement sont suffisamment documentés, que les documents et relatifs seront plus fréquemment classés ensemble, que les fichiers seront disposés d'une manière plus logique et ordonnée, qu'un nombre moindre de documents inutiles et à caractère transitoire viendra se mêler à la documentation présentant un intérêt permanent et que la destruction de documents ayant une valeur durable aura moins de chance de se produire. Ce sont là quelques‑uns des avantages les plus évidents bien que l'on puisse faire état de nombreuses autres implications subtiles. Il ne faudrait pas déduire de ce qui précède que 13 gestion des documents s'est révélée être une panacée pour la profession d'archiviste. Tel n'a pas été le cas, mais ce concept s'en est probablement plus rapproché que toute autre idée qui ait été conçue depuis que les notions et la méthodologie relatives aux archives ont été formulées pour la première fois.

La structure de l'organisation du Service des Archives Nationales et des Documents des Etats‑Unis fait probablement ressortir de la manière la plus immédiate l'incidence de la gestion des documents sur la fonction des archives. Cette structure a été fondamentalement modifiée depuis que la loi fédérale de 1950 sur les documents a chargé l'Archiviste des Etats‑Unis de superviser le programme de gestion des documents du Gouvernement fédéral et de "mettre au point, développer et coordonner les normes, les procédures‑et les techniques" de nature à favoriser la manutention efficace et économique des documents du Gouvernement. Pour accomplir cette fonction, deux importants bureaux, dirigés chacun par un archiviste‑adjoint, ont été créés. Il s'agit de l'Office of Records Management (Bureau de la Gestion des Documents) et de l'Office of Federal Records Centers (Bureau des Dépôts Fédéraux de Préarchivage). Ces deux services exercent une interaction étroite avec l'Office des Archives Nationales et les fonctionnaires chargés des dossiers au sein des divers organismes du Gouvernement.

L'Office of Records Management concentre ses activités dans les domaines de la création de l'information enregistrée et de l'entretien et de l’utilisation courante de ladite information. Doté d'un effectif d'environ 140 personnes, ce bureau apporte son concours aux organismes dans l'accomplissement de leurs responsabilités en matière de gestion des dossiers, diffuse des réglementations, publie des manuels de directives, assure la formation du personnel, et évalue le respect des règlements par les divers organismes, fournit des services consultatifs, effectue des études que les organes du Gouvernement ne peuvent effectuer eux‑mêmes, et se livre à diverses activités connexes.

Depuis sa création, l'Office a effectue plus de 1,000 études sur les procédés utilisés par les divers organismes en matière d'organisation et de gestion de leurs communications, écritures et documentation, dans le cadre d'un effort visant à rechercher des moyens plus faciles, plus rapides et plus perfectionnés d'effectuer le travail. On peut attribuer un certain mérite a ce bureau pour l'accroissement sensible de la productivité des employés du Gouvernement fédéral au cours des dernières années et pour avoir économisé des centaines de millions de dollars au Gouvernement.

L'attention‑que la gestion des documents a porté à l'amélioration des méthodes de classement, y compris les systèmes d'arrangement et de recouvrement des documents, revêt peut‑être un plus grand intérêt pour la profession d'archiviste. La mise sur microfilm est un autre domaine qui a bénéficié d'une importante orientation, ce qui a eu un effet à la fois sur les besoins courants et les nécessités de l'archivage.

Les autres influences de la technique de la gestion des documents sur la profession d'archiviste sont peut‑être moins évidentes. Par exemple, les professionnels de la gestion des documents sont tenus d'être àl'aguet de documents ayant un intérêt pour les archives ou de tous systèmes et  procédures qui pourraient avoir une incidence sur les archives. Par exemple, il était tout naturel que les gestionnaires des documents soient les premiers à donner l'alarme lorsqu'on découvrit que de grandes quantités de données enregistrées sur rubans magnétiques, comprenant des éléments d'information démographique, sociologique et scientifique, seraient sans utilité aux futurs chercheurs àcause de la médiocre documentation des programmes et des opérations nécessaires pour un bon emploi des bandes magnétiques.

Certains des éléments de la gestion des documents auxquels l'Office of Records Management a accordé une attention première sont indiqués ci‑après: fichiers, documentation (certains aspects de la responsabilité concernant ce dernier élément sont partagés avec l'Office des Archives Nationales), correspondance, courrier, formulaires, rapports, directives, microformats, procédures générales relatives aux documents administratifs, information automatique des données, traitement des mots, matériel de bureau, études d'évaluation, et gestion des systèmes de recherche documentaire.

L'Office of Federal Records Centers a relevé pendant plusieurs années de l'Office of Records Management et ses activités sont toujours considérées comme faisant partie de la fonction de gestion des documents. Ce bureau est le plus important parmi ceux qui composent le NARS et compte environ 1.300 employés, soit près de 60 pour cent de tout le personnel du service des archives.

L'Office en question dirige quinze dépôts de préarchivage à travers les Etats‑Unis chargés de l'emmagasinage et de l'entretien économique de 12 millions de pieds cubiques de documents appartenant à la presque totalité des organismes fédéraux. Et bien que ces documents soient trop inactifs pour Justifier leur conservation au sein des divers bureaux, ils n'en donnent pas moins lieu à environ 13 millions de références chaque année. Parmi la documentation figurent les dossiers de millions d'anciens combattants et d'ex‑membres des forces armées, les formules de déclaration d'impôts, les dossiers médicaux des vieillards et des infirmes, les registres de la sécurité sociale des citoyens âgés, et les états de situation des grandes sociétés industrielles de notre pays. Ces centres comptent divers documents scientifiques sur le climat du pays, sur les marées, le débit des fleuves et l'exploration spatiale. Le type économique de construction des bâtiments et des rayonnages utilisés par les dépôts permet une économie en deniers publics supérieure à 100 millions de dollars par an. Chaque année, ce réseau de dépôts accueille plus d'un million de pieds cubiques de nouveaux documents et détruit systématiquement un volume à peu près égal de documents périmés qui n'ont plus aucune valeur administrative, Juridique ou autre. Les archivistes professionnels affectés à ces dépôts, recherchent soigneusement le faible pourcentage de documents qui présentent un intérêt permanent. Tous les membres du personnel de ces dépôts sont également tenus de veiller à la présence de documents susceptibles de faire l'objet d'un archivage.

L'Office évalue également les programmes de conservation et d'élimination des documents par les divers organismes du Gouvernement, supervise le programme de protection des documents d'importance vitale du Gouvernement, examine le fonctionnement des centres de documentation relevant de certains organismes, fournit des services de microfilms rémunérés pour le compte des organes du Gouvernement, et ce moyennant des économies considérables; l'Office prête également son concours aux divers organismes en matière d'agencement et de nomenclature des documents. L'Office of Federal Records Centers assume, entre autres, les responsabilités spéciales suivantes: gestion des dépôts de préarchivage, gestion des dossiers et des documents d'importance vitale, ordonnancement du contrôle des documents.

L'Office of the National Archives complète le cycle évolutif par l'intérêt essentiel qu'il porte à la documentation revêtant une valeur durable. Il gère environ 1.200.000 pieds cubiques de documents sur papier, de microfilms, de bandes d'enregistrements sonores, de films cinématographiques, de photographies, de bandes pour ordinateur et de documents cartographiques. Il lui appartient en définitive de déterminer quels sont les documents de valeur permanente. Il partage un élément de la gestion des documents avec l'Office of Records Management, à savoir la gestion de la documentation, bien que cet aspect n'ait reçu que peu d' attention.

Si les attributions du NARS s'étendent à l'ensemble du Gouvernement pour guider et assister les organismes fédéraux en matière de gestion des documents, c'est à l'organisme intéressé lui‑même qu'incombe la responsabilité de la mise en oeuvre d'un programme actif et permanent de gestion économique et efficace des documents qui lui sont propres. Chaque organe du Gouvernement est tenu de désigner un fonctionnaire chargé des documents et assume la responsabilité de suivre les directives d'orientation du NARS et de se conformer aux lois, réglementations et politiques applicables en la matière. La mesure dans laquelle les divers organes répondent à ces exigences diffère dans une large mesure et il faut admettre que tous les organismes sont loin d'appliquer, a des degrés divers le programme exhaustif préconisé par le NARS.

Outre la preuve administrative de l'incidence de la gestion des documents sur la fonction des archives, il y a lieu de mentionner quelques autres indices importants:  

a) La gestion des documents a permis à l'ensemble du gouvernement de prendre davantage conscience de l'importance des documents, quel que soit le support sur lequel ils sont enregistrés, et de la nécessité de veiller à leur entretien et à leur bonne conservation.  

b) Le Service des archives a incontestablement bénéficié d'un prestige considérable et d'un appui budgétaire accru étant donné qu'il est considéré comme une institution qui économise énormément plus d'argent qu'elle n'en dépense en raison de ses activités de gestion des documents.  

c) La fonction de gestion des documents assumée par les dépôts de préarchivage s'est révélée être une structure d'accueil commode pour le dépôt des archives régionales et permet de répondre aux besoins du public en matière de recherche. La mise des services d'archives à 18 disposition de la population ne peut que renforcer la compréhension et l'appui national en faveur des archives.

Situation de la gestion des documents au sein  des gouvernements des Etats

Les Etats‑Unis sont une fédération au sein de laquelle un groupe d'Etats se sont groupés et ont renoncé à leur souveraineté générale en faveur d'un gouvernement central, tout en conservant certains pouvoirs non attribués par la Constitution. Ces pouvoirs non attribués sont essentiellement ceux qui ne sont pas expressément ou implicitement conférés au Gouvernement fédéral par la Constitution. Il s'ensuit que la manière dont les organes et les programmes des Etats sont administrés ne rélèvent généralement pas du domaine du Gouvernement fédéral. Cette formule, appliquée à la gestion des documents, signifie que le Gouvernement fédéral ne peut prescrire les programmes mis en oeuvre par les Etats dans le‑domaine des archives ou de la gestion des documents ni exercer un droit de regard sur ces activités. Il existe, bien entendu, un échange d'idées de part et d'autre qui a manifestement influencé à la fois les programmes des Etats et les programmes fédéraux.

Dans le cadre de l'établissement de la présente étude, l'auteur et son assistant de recherche ont examiné la situation des programmes de gestion des documents au sein des cinquante Etats de l'Union. C'est ainsi qu'un questionnaire envoyé aux Etats a donné lieu à 33 réponses. La liste des Etats ayant répondu au questionnaire figure à l'Annexe B. Chaque Etat fut invité à indiquer pour chaque élément de la gestion des documents énumérés sur la liste s'il disposait ou non d'un "programme centralisé actif portant sur les méthodes de gestion suivantes: examens, contrôles et définition de normes, procédures et documents d' orientation", et si le programme centralisé était géré par le bureau de l'archiviste ou par un autre service. Certains résultats statistiques sont reproduits dans le Tableau I.

Les statistiques révèlent des faits intéressants à savoir que 29 des 33 Etats ayant répondu au questionnaire maintiennent une partie de leurs dossiers inactifs dans des dépôts de préarchivage mais que 14 dépôts seulement sont gérés par l'archiviste de l'Etat. De même, 29 Etats appliquent des programmes d'ordonnancement du contrôle des documents, dont 15 placés sous la direction de l'archiviste. Seuls 18 Etats sur 33 ont signalé une activité en matière de gestion des dossiers alors que 7 seulement d'entre eu% considéraient que cette activité incombait aux services d'archives.

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ELEMENTS DE LA GESTION DES	LOCALISATION AU SEIN		TOTAL
DOCUMENTS	DES ORGANISATIONS
	————————————————	——————
	ARCHIVES	AUTRES	SERVICES
	——————	————————	——————
	Nbre	%	Nbre	%	Nbre	%
————————————————————————————————————————————
Gestion d'un dépôt dé préarchivage	14	43	15	45	29	88
Ordonnancement du contrôle des documents	15	45	14	43	29	88
Gestion des dossiers	7	21	11	33	18	54
Gestion des documents d'importance	11	33	9	27	20	61 
vitale
Gestion des documents lisibles par	3	9	12	36	15	45 
machine
Gestion des systèmes de recherche	5	15	11	33	16	48
documentaire
Gestion de la documentation	6	18	7	21	13	39
Gestion de la correspondance	5	15	6	18	11	33
Gestion du courrier	1	3	13	39	14	42
Gestion des formulaires	4	12	12	36	16	48
Gestion des rapports	2	6	8	24	10	30
Gestion des directives	1	3	9	27	10	30
Gestion des microformats	10	30	14	43	24	73
Gestion des procédures générales	3	9	12	36	15	45 
applicables aux documents administratifs
Gestion d'information automatique des	0	0	12	36	12	36 
données
Gestion du traitement des mots	1	3	8	24	9	27
Gestion du matériel de bureau	3	9	10	30	13	39
Enquêtes d'évaluation	6	18	10	30	16	48
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Tableau I. — Eléments du programme mis en oeuvre par les archives ou autre service central des 33 Etats ayant répondu au questionnaire. (Les pourcentages ont été obtenus en divisant le nombre de programmes indiqués pour chaque élément par 33, c'est‑à‑dire le nombre de tous les Etats qui ont fourni une déclaration, et en arrondissant le quotient).
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L'analyse de toutes les données soumises en réponse au questionnaire a permis d'aboutir aux autres conclusions suivantes:

1. En moyenne, 49 pour cent des éléments font partie de programmes centralisés actifs des gouvernements des Etats ayant répondu au questionnaire, mais cette activité n'incombe pas nécessairement au bureau de l’archiviste.

2. Tout les Etats, à l'exception de quatre d'entre eux, indiquent qu'ils utilisent certains éléments spécialisés rélevant de la gestion des documents mais que cette utilisation n'est pas nécessairement le fait  des services d'archives. Ainsi, la participation des Etats a la gestion des documents semble être davantage une question de degré que de l'adoption ou non du concept.

3. Quinze des Etats signalent la mise en oeuvre d'un programme de gestion des documents assez exhaustif comprenant au moins les deux‑tiers des éléments spécialisés existant dans le modèle fédéral.

4. Les deux‑tiers des Etats disposent de certains éléments spécialisés en matière de gestion des documents au sein des archives de l'État, mais seules les données de dix Etats permettent de déduire que le bureau de l'archiviste exerce une fonction prééminente en matière de gestion des documents.

5. Un tiers des Etats n'a pas déclaré l'existence d'éléments spécialisés en matière de gestion des documents au sein de leurs services d'archives. La raison de cette lacune est sans aucun doute attribuable au fait que certains de ces Etats ne disposent que d'une fonction d'archives identifiable limitée, si tant est qu'il en existe. Une autre raison, qui ressort de l'analyse des documenta soumis, est que les législatures de certains des Etats considèrent la gestion des documents essentiellement comme un instrument d'efficacité et ne conçoivent pas que cette fonction ait un rapport quelconque avec les archives. En outre, la répartition des éléments spécialisés entre les services de l'archiviste de l'État et les autres services donne àpenser que les éléments qui secondent le plus la fonction des archives, tels que la gestion des dépôts de préarchivage, l'ordonnancement du contrôle des documents, la gestion des documents d'importance vitale, etc., relèvent caractéristiquement des services d'archives alors que les éléments gui sont plus directement liés à l'efficacité de l'organisation de bureau se trouvent plus communément au sein des services chargés de veiller à l'efficacité des opérations.

Nous pouvons également conclure que, par rapport au modèle du Gouvernement fédéral, l'application des méthodes de gestion des documents par la plupart des gouvernements des Etats est généralement fort limitée.

Bien que l'on soit loin d'avoir épuisé le sujet des conséquences implicites de l'expérience des Etats de l'Union, la communauté internationale des archivistes sera sans aucun doute beaucoup plus intéressée par l'expérience acquise dans ce domaine par d'autres pays. En conséquence, nous examinerons ce dernier aspect d'une manière plus détaillée.

Situation de la gestion des documents dans le monde entier

Les services d'archives de 105 pays ont reçu à peu près le me me questionnaire que celui envoyé au‑ Etats de ce pays dans le but de déterminer la situation de la gestion des documents au sein de leurs gouvernements nationaux respectifs. Ce questionnaire est reproduit àl'Annexe C. A l'instar du questionnaire envoyé aux Etats de l'Union américaine, ce document sollicitait des données qui permettent de déterminer ceux des 18 éléments spécialisés  relevant de la gestion des documents qui étaient utilisés dans le cadre d'un programme actif centralisé comprenant l'application de méthodes de gestion suivantes: examens, contrôles, normes, procédures et directives. Aucune norme de performance nationale n'a été appliquée. L'agencement du questionnaire en fonction des éléments spécialisés figurant dans le programme de gestion des documents du gouvernement des Etats‑Unis ne prétendait pas insinuer que ce pays dispose d'un programme idéal de gestion des documents par rapport auquel les autres programmes devraient être jugés, pas plus qu'il n'offre de réponses valables aux besoins existants ailleurs dans ce domaine. Il est évident que les variables économiques, politiques, traditionnelles et culturelles sont trop nombreuses pour qu'il en soit autrement.

Les renseignements fournis par le questionnaire ont été résumés sans que l'on se soit permis d'évaluer leur validité globale bien que certaines limitations semblent évidentes. Par exemple, le questionnaire était rédigé en anglais et, outre les emplois variables des expressions en langue anglaise, il est raisonnable de supposer que la traduction de ces expressions dans d'autres langues qui emploient des termes pour lesquelles il n'existe pas d'équivalent exact a dû soulever des problèmes. La limitation la plus grave réside peut‑être dans le fait que seuls 39 pays ont répondu au questionnaire. La question de savoir si de nombreux pays n'ont pas fourni de réponses parce qu'ils ont peu ou point de programmes centralisés de gestion des documents est matière à conjecture.

D'autre part, les renseignements que nous avons recueillis n'étaient pas limités au seul questionnaire. Plusieurs pays ont Joint à leur réponse une documentation supplémentaire qui nous a aidé à comprendre leurs programmes. L'auteur disposait de minces renseignements tirés des écrits disponibles au sujet de la gestion des documents dans d'autres pays, mais quelques articles ont néanmoins fourni des renseignements généraux qui se sont révélés utiles pour les besoins de la présente analyse. La plus importante parmi ces autres sources de référence était la documentation inédite recueillie à l'occasion du Séminaire international sur la gestion des documents publics, séminaire à l'intention des pays en développement organisé sous les auspices du NARS et tenu à Washington en 1974.

La liste des pays ayant répondu au questionnaire figure à l'Annexe D. Les questionnaires ont été expédiés à l'archiviste de chaque pays ou au service le plus étroitement associé aux fonctions d'archives, conformément à une liste fournie par le Conseil international des archivistes. Le Tableau II fait état des réponses recueillies sur tous les questionnaires.

Le questionnaire et la documentation de référence présentée à l'appui ont permis de tirer plusieurs observations et conclusions concernant la situation de la gestion des documents publics des pays qui ont répondu au questionnaire. Une généralisation prudente de ces constatations peut donner un certain aperçu de la situation mondiale dans ce domaine et de son orientation. Les conclusions et observations que l'auteur a Jugé les plus utiles sont indiquées ci‑après:

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	LOCALISATION AU SEIN
ELEMENTS DE LA GESTION DES	DES ORGANISATIONS		TOTAL
DOCUMENTS	———————————————
	ARCHIVES 	AUTRES 
			SERVICES
	———————	———————	———————
	Nbre	%	Nbre	%	Nbre	%
————————————————————————————————————————————
Gestion d'un dépôt de préarchivage	21	54	3	8	24	62
Ordonnancement du contrôle des documents	24	 61	5	13 	29	74
Gestion des dossiers ‑	14	 36	15	38 	29	74
Gestion des documents d'importance	13	 33	8	21 	21	54 
vitale
Gestion des documents lisibles par	9	 23	10	26 	19	49 
machine
Gestion des systèmes de recherche	7	 18	10	26 	17	44 
documentaire
Gestion de la documentation	9	 23	9	23 	18	46
Gestion de la correspondance	5	 13	19	49 	24	62
Gestion du courrier	5	 13	18	46 	23	59
Gestion des formulaires	5	 13	19	49 	24	62
Gestion des rapports	3	 8	15	38 	18	46
Gestion des directives	2	 5	15	38 	17	43
Gestion des microformats	13	33	10	26 	23	59
Gestion des procédures générales	3	 8	14	36 	17	44 
applicables aux documents administratifs
Gestion d'information automatique des	2	 5	14	36 	16	41 
données
Gestion du traitement des mots	2	 5	10	26 	12	31
Gestion du matériel de bureau	3	 8	18	46 	21	54
Enquîtes d'évaluation	6	 15	9	23 	15	38
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Tableau II. Eléments du programme mis en oeuvre par les archives ou autre service central des 39 pays ayant répondu au questionnaire. (Les pourcentages ont été obtenus en divisant le nombre de programmes indiqués pour chaque élément par 39, c'est‑à‑dire le nombre de tous les pays qui ont fourni une déclaration, et en arrondissant le quotient).
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1. En moyenne, 52% des éléments sont utilisés dans le cadre de programmes actifs centralisés au sein des gouvernements nationaux des pays ayant répondu au questionnaire mais non pas nécessairement au sein des services de l'archiviste.

2. Quinze pour cent des pays ont fait état de peu ou point d'activités dans le cadre d'un programme centralisé de gestion des documents.

3. Environ la moitié des pays ont signalé qu'au moins les deux tiers des 18 éléments indiqués étaient utilisés par leurs gouvernements nationaux mais non pas nécessairement par les services de leur archiviste.

4. Les éléments relatifs à la gestion des documents sont répartis entre le bureau de l'archiviste et d'autres services, dans une proportion d'environ 37 et 63%, les "autres services" étant identifiés sous les divers noms suivants: Ministères de l'Economie, de la Justice, des Finances et des Communications et Départements des Travaux Publics, du Trésor, de l'Organisation et des Opérations. Les éléments qui, du point de vue statistique, sont groupés dans leur immense majorité au sein de ces autres services comprennent les aspects suivants: correspondance, courrier, formulaires, rapports, directives, procédures générales applicables aux documents administratifs, information automatique des données, et autres aspects de la gestion du matériel.

5. Environ 21 des 24 pays ayant signalé l'existence de programmes de dépôts de préarchivage et 24 sur 29 pratiquant l'ordonnancement du contrôle des documents indiquent que ces éléments sont placés sous l’égide des services de l'archiviste.

6. Les observations ci‑dessus, permettent de conclure que les éléments qui contribuent le plus aux fonctions des archives se trouvent habituellement au sein du bureau des archives, alors que ceux qui sont plus directement liés à l'efficacité des méthodes de travail administratif se trouvent plus communément dans d'autres bureaux ayant une‑responsabilité ou un intérêt particulier à l'égard de l'efficacité des opérations administratives.

7. Les omissions étant aussi souvent significatives que les indications d'activités, il convient de noter les éléments qui sont le plus fréquemment utilisés par les pays ayant soumis une réponse. Il s'agit notamment des éléments suivants: documents lisibles par machine, systèmes de recherche documentaire, information automatique des données, traitement des mots, procédures générales applicables aux documents administratifs, directives et gestion des rapports. Les quatre premiers de ces éléments se comprennent facilement, étant donné qu'ils représentent des éléments en rapport étroit avec l'automatisation des méthodes de bureau, domaine technologique qui ne trouve pas encore une application générale au sein des gouvernements nationaux de nombreux pays ayant répondu au questionnaire.

La croissance économique en tant nue  facteur

La situation économique générale d'un pays pouvant avoir certaines conséquences implicites sur la nature de ses besoins en matière de gestion des documents, les données disponibles ont été également analysées en fonction des pays "évolués" et des pays "en voie de développement". Il a été tenu compte, pour établir ces catégories, de facteurs tels que le revenu par habitant et le degré d'industrialisation d'un pays.

Le Tableau III compare l'application des divers éléments d'un programme géré par les services d'archives et d'autres services centraux au sein des pays évolués et en voie de développement ainsi qu'entre ces divers pays. Cette comparaison nous a permis de constater que:

1. Les éléments les plus utilisés par les pays évolués le sont très généralement dans les pays en voie de développement.

2. Les éléments qui ont une incidence la plus directe sur les archives, tels que la gestion des dépôts de préarchivage et l'ordonnancement du contrôle des documents, sont généralement gérés par les services d'archives quelle que soit la situation économique du pays.

3. Les éléments dont l'objet essentiel est l'efficacité sont davantage susceptibles d'être utilisés par certains bureaux que par des services d'archives quelle que soit la situation économique du pays. Il s'agit des éléments suivants: correspondance, courrier, formulaires, rapports, directives, procédures générales applicables aux documents administratifs, information automatique des données, traitement des mots, et gestion du matériel du bureau.

4. Les services d'archives des pays évolués sont davantage susceptibles que leurs homologues dans les pays en voie de développement d'être chargés des éléments ayant trait à l'efficacité. En fait, les pays en voie de développement ont signalé que les directives, l'information automatique des données, le traitement des mots et la gestion du matériel de bureau n'étaient en aucun cas placés sous les auspices des archives, bien que ces éléments soient assez bien représentés au sein d'autres organismes.

5. Les dossiers, les documents d'importance vitale, les documents lisibles par machine, la recherche documentaire, la documentation et la gestion des microformats étaient assez également répartis entre les services d'archives et d'autres bureaux, tant dans les pays évolués que dans les pays en voie de développement.

Il ne fait aucun doute qu'une partie de la croissance enregistrée dans le domaine de la gestion des documents dans les pays en voie de développement est liée à leur accession en qualité de membre à part entière dans le monde moderne, assortie d'une appréciation concomitante de l'avantage culturel offert par les archives et de la nécessité économique de la gestion des documents. Ces pays ont été encouragés dans cette transition par les Nations Unies et d'autres institutions. A titre d'exemple, le Conseil international des archives, en association avec l'UNESCO, a créé un Fonds spécial destiné à aider tous les pays en voie de développement à se doter de systèmes nationaux d'archives efficaces et modernes. Ce Fonds est destiné à encourager la mise en oeuvre de programmes globaux de gestion des documents en association avec les services d'archives dont le rôle est indiqué ci‑après en des termes bien choisis:

" Dans tous les pays, les systèmes nationaux d'archives et les institutions qui les composent ont une double vocation fondamentale. En premier lieu, il leur appartient d'élaborer et de faire adopter par les différents départements ministériels, les normes applicables à la production, à l'organisation, à la conservation, à l'utilisation et à l'élimination de leurs documents courants dans l'intérêt même de l'efficacité administrative (responsabilité en matière de gestion des documents). La seconde tâche fondamentale des services nationaux d'archives consiste à identifier, à l'intérieur des grandes masses documentaires créées par le fonctionnement des institutions gouvernementales, les documents qui ont une valeur permanente pour l'Etat, pour la recherche et pour la sauvegarde des droits des citoyens ..."

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	PAYS EVOLUES		PAYS EN VOIE DE
ELEMENTS DE LA GESTION DES					DEVELOPPEMENT
DOCUMENTS	———————————	————————————
	ARCHIVES 	AUTRES 	ARCHIVES	AUTRES
			SERVICES			SERVICES
	—————	—————	——————	——————
	Nbre 	% 	Nbre 	% 	Nbre 	% 	Nbre 	%
——————————————————————————————————————————————
Gestion d'un dépôt de préarchivage	11	85	2	15	10	91	1	9
Ordonnancement du contrôle des documents	13	81	3	19	11	85	2 	15
Gestion des dossiers	7	42	8	53	7	50	7	50
Gestion des documents d'importance	6	55	5	45	7	70	3	30
Gestion des documents lisibles par	6	50	6	50	3	43	4 	57
Gestion des systèmes de recherche	4	36	7	64	3	50	3 	50 
documentaire
Gestion de la documentation	5	45	6 	55	4	57	3 	43
Gestion de la correspondance	4	27	11 	73	1	11	8	89
Gestion du courrier	4	29	10 	71	1	11	8	89
Gestion des formulaires	3	21	11	79	2	20	8	80
Gestion des rapports	2	18	9 	82	1 	14	6	86
Gestion des directives	2	22	7	78	0 	0 	8	100
Gestion des microformats	7	54	6	46	6	60	4	40
Gestion des procédures générales	2	20	8	80	1	14	6	86 
applicables aux documents administratifs				
Gestion de l'information automatique	2	18	9	82	0 	0	5	100
des données					
Gestion du traitement des mots	2	22	7 	78	0 	0 	3	100
Gestion du matériel de bureau	3	25	9	75	0	0	9	100
Enquêtes d'évaluation	2	 20	8	80	4	80	1	20
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TABLEAU III. Comparaisons entre pays "évolués" et "en voie de développement" et entre archives et autres services en ce qui concerne la présence de chaque élément du programme. (Les pourcentages sont destinés à des fins de comparaison au sein de chaque catégorie de pays évolués et en voie de développement. Ils ont été calculés à partir des éléments du programme signalés et effectivement appliqués plutôt qu'en fonction du nombre de pays composant l'échantillon. Ces pourcentages ont donc une signification absolument différente par rapport à ceux indiqués dans les tableaux I et II).
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" Il ressort de cette double vocation que les institutions d'archives de l'Etat sont à la fois au service de l'administration publique et de la recherche scientifique: d'une part, elles fonctionnent comme des rouages indispensables de l'appareil gouvernemental; d'autre part, elles constituent une source essentielle de la recherche, que celle‑ci ait un caractère universitaire ou qu'elle soit liée àl'action des pouvoirs publics. La mission des archives, importante en soi, revêt une signification particulière dans les pays en voie de développement". (6)

Résumé des conclusions les plus  importantes

Nous présentons ci‑après, en guise de résumé, quelques‑unes des généralisations utiles tirées de nos conclusions les plus importantes:

1. La gestion des documents est une fonction provenant de besoins aussi universels que ceux d'une documentation adéquate, la prévention de l'inutile, l'élimination systématique, le traitement efficace, l’emmagasinage économique et l'identification et la conservation des documents ayant une valeur permanente.

2. La gestion des documents a été adoptée dans le monde entier et semble avoir fait d'importants progrès dans de nombreux gouvernements des Etats aux Etats‑Unis, et dans de nombreux pays, y compris les pays en voie de développement.

3. Le programme élargi du Gouvernement fédéral des Etats‑Unis qui met l'accent sur a) le cycle évolutif complet; b) une attention continue dans le cadre d'un programme; c) le contrôle et d) la spécialisation des connaissances, n'a été copié par aucun autre gouvernement bien que des indices donnent à penser que d'autres pays pourraient s'engager sur cette voie. Les variables sont trop nombreuses pour penser qu'il s'agira là d'une transition rapide ou même qu'un tel programme répondra d'une manière satisfaisante aux besoins de certains pays.

4. Les éléments de la gestion des documents qui affectent le plus directement les fonctions des archives, tels que les dépôts de préarchivage et l'ordonnancement des documents, sont davantage susceptibles d'être utilisés par les services d'archives alors que ceux qui ont moins de répercussions sont généralement gérés ailleurs, si tant est qu'ils le soient.

5. La gestion des documents s'est revélée très précieuse pour la fonction des archives aux Etats‑Unis et vraisemblablement ailleurs.

6. La forte congruence des profils statistiques relatifs à la gestion des documents entre les Etats, les pays évolués et en voie de développement, donne à penser que la plupart des gouvernements répondent à des besoins similaires en matière de gestion des documents et sont peut‑être en proie à des limitations analogues en ce qui concerne les fonds, la main d'oeuvre et les connaissances nécessaires.

7. Les tendances vers a) la croissance du champ d'action des programmes de gestion des documents, b) la centralisation des programmes de gestion des documents, c) un professionalisme accru et d) la mécanisation, semblent intuitivement apparentes aux Etats‑Unis. Toutefois, une telle observation dans le domaine international doit attendre le résultat d'une étude plus approfondie pour être autre chose qu'une simple conjecture.

La crainte exprimée par certains archivistes et historiens, dans les premières années de la mise en oeuvre de la gestion des documents aux Etats‑Unis, que cette association entre les archives et 16 gestion des documents puisse conduire à la prééminence de l'efficacité sur l'érudition et à l'adultération de la fonction des archives s'est avérée infondée. Nul doute qu'une telle tendance a été découragée ne serait‑ce que par le fait que la fonction de gestion des documents est placée sous la tutelle de l'archiviste.

La gestion des documents est certes une idée dont la réalisation s'impose à l'heure actuelle, étant donné qu'elle découle de besoins positifs et que si le milieu des archives lui était hostile, elle trouverait incontestablement son essor ailleurs. Toutefois, M. Wayne C. Grover, ancien Archiviste des Etats‑Unis, met les archivistes en garde en les prévenant que "la gestion des documents dissociée du milieu des archives qui est le sien, pourrait être assurément menaçante".

Sur une note plus positive, M. James B. Rhoads, l'Archiviste actuel des Etats‑Unis déclare ce qui suit:

"... Je suis confiant que la liaison qui existe entre l'archiviste et le gestionnaire des documents, se poursuivra, car il s'agit là d'une relation naturelle qui repose sur l'interdépendance et un avantage mutuel. Tout en développant nos connaissances dans les diverses branches du travail documentaire, nous ne devons pas oublier que chacun d'entre nous fait partie d'une profession plus large dont l'objectif est l'ordre rationnel, la simplification et l'économie en matière d' entretien de la documentation de notre civilisation".

REFERENCES

1. O. Lawrence Burnette, Beneath the Footnote, (Stevens Point, Wisconsin: Worzalla Publishing Co., 1969) p. 26.

2. Congrès des Etats‑Unis, Sénat, Records Management Act, S. Res. 998, 94th Cong., Ist sess., 1975.

3. "Selected Readings on Records Management," ed. Seymour Joseph Pomrenze (inédit, copyright 1966), p. 5.

4. Phillip Brooks, "Archivists and Their Colleagues: Common Denominators, The American Archivist, XIV (Janvier 1951), p. 34‑35.

5. Records Management by Administrator of General Services, 82 Stat. 1295, 44 U,S.C., Sec. 2909‑2910 (1968).

6. Conseil International des Archives, UNESCO, "Le Fonds International pour le Développement des Archives", sans date.

7. Julian P. Boyd, Président et H.G. Jones, Secrétaire, "Procès‑Verbal de la Première Réunion du Comité conjoint de 1'AHA‑OAH‑SAA sur la Situation des Archives Nationales", (rapport inédit, 15 Avril 1967) p. 2.

8. M. James B. Rhoads, "Records Management and the Archivist", "Records Management Journal, XIII, No. 1 (Printemps 1975), p. 8.

La plupart des éléments d'information qui ont servi à la rédaction du présent article ont été tirés d'une vaste gamme de sources originelles signalées dans la thèse de l'auteur intitulée: "Records Management in the Federal Government; An Analysis of the Adequacy of Law and Executive Policy" (inédit, Ecole d'Administration publique et d'Administration des Affaires, Université George Washington, mai 1974).

Le numéro de décembre 1974 d'Information and Records Management, Vol. 8, No. 11, dans lequel l'auteur a largement puisé, a constitué une deuxième source pour la rédaction de la présente étude. Les auteurs des articles dont on a extrait des renseignements étaient M. James B. Rhoads, Archiviste des Etats‑Unis et certains de ses collaborateurs MM Walter W. Stender, Harold J. Koeing et Benjamin F. Oliver.

<<TOC3>> VI — Évaluations et éliminations

<<TOC4>> Pour une politique des éliminations — Réflexions sur la pratique des archives de la Seine 

par Pierre BOISARD

Dans l'une des pages qu'il a écrites sur les archives pour l'ouvrage collectif publié sous la direction de M. Charles Samaran, L'Histoire et ses méthodes, M. Robert‑Henri Bautier dit du conservateur d'archives qu'il « est devenu en quelque sorte le spécialiste de l'élimination: il est l'homme qui sait détruire » . Qui osera demander où et quand il a acquis cette science ? Peut‑être est‑il de ces gens de qualité, dont parlait Molière, qui savent tout sans avoir rien appris. L'École des Chartes a bien doté l'archiviste‑paléographe d'un esprit critique, précieux en cela comme en d'autres domaines, mais peut‑on s'improviser « destructeur d'archives » ?

Si l'on parcourt les notes prises par six promotions d'élèves de l'École des Chartes au cours d'archivistique, on s'apercevra que ce sont les aspects positifs du métier d'archiviste qui ont fait, à bon droit, la matière de l'enseignement reçu: on a appris, entre autres choses, à classer et à inventorier un fonds, mais les éliminations ne font l'objet d'aucune leçon; par goût et pour les nécessités de sa thèse, objet de ses préoccupations du moment, le jeune chartiste s'intéresse plus aux archives anciennes et à l'inventaire des richesses conservées qu'aux problèmes posés par les archives modernes. Le stage ne devait‑il pas du moins, après sa sortie de l'École des Chartes, l'initier à la pratique du métier d'archiviste ? Si l'on se reporte pourtant àl'exemplaire ronéotypé du Calendrier des conférences du stage national d'archives,  on y verra qu'une seule séance est consacrée aux triages et éliminations. Et pourtant, écrit M. Bautier, « le problème des éliminations est le problème‑clef de l'archivistique moderne ». C'est en forgeant, bien sur, qu'on devient forgeron; et le conservateur d'archives français ne dispose‑t‑il pas de l'outil précieux des règlements qui lui donnent la liste des documents à éliminer ?

Tout le monde sait que cette liste « date » un peu, malgré les mises au point apportées, au jour le jour, pour faire face aux circonstances, par les circulaires de la Direction des Archives de France, et, comme le remarque sans illusion la nouvelle édition du Règlement général des Archives départementales « aucune nomenclature ne pourra jamais être complète et définitive ».

D'ailleurs nous avons autant besoin de définir l'esprit avec lequel doit être abordé l'un des devoirs fondamentaux de notre métier que d'une liste d'éliminables, qu'il faudra toujours mettre à jour. Cet article voudrait apporter quelques réflexions sur la pratique des éliminations dans les archives modernes: s'appuyant sur quelques années d'expérience aux Archives de la Seine,—expérience qui, précisons‑le, n'a rien d'exemplaire—, il posera plus d'interrogations que d'affirmations et par avance la discussion est admise, souhaitée même. Il s'agit en effet d'ouvrir un dialogue, ou plutôt de le reprendre, car les éliminations dans les archives modernes ont fait l'objet d'un certain nombre d'articles qui ont voulu apporter leur contribution à l'étude d'un des problèmes les plus préoccupants pour les archivistes de notre temps.

<<TOC5>> I. — Approche bibliographique.

La question ne se pose pas seulement en France, et il est nécessaire de se reporter à la bibliographie analytique internationale qui a été donnée sur le sujet dans Archivum, vol. II, année 1952, pp. 117‑118; vol. III, année 1953, p. 121; vol. IV, année 1954, pp. 232‑233; vol. VI, année 1956, pp. 228‑231, n°8 613 à 659; vol. VIII, année 1958, pp. 168‑169, n° 411 à428; enfin fascicule bibliographique n° 1, pp. 45‑49, n° 418 à 549.

Les lecteurs trop pressés pour aborder des articles en langues étrangères pourront relire avec profit les pages consacrées à la question par les règlements des Archives départementales, communales ou hospitalières; ils y trouveront rappelés un certain nombre de principes de bon sens, qu'il est toujours utile d'avoir à l'esprit avant d'entreprendre une élimination. Quelques autres lectures s'imposent à un archiviste de langue française: L. Genicot, Le problème des Archives modernes, dans Archives, Bibliothèques et Musées de Belgique, 1947, t. XVIII, n° 2, pp. 65 à 74; Renée Doehaerd, A propos des Archives contemporaines, ibidem, pp. 75 à 79; Léonce Celier, La responsabilité de l'archiviste dans l'élimination des papiers inutiles (conférence faite à la Société de l'École des Chartes le 22 décembre 1949, et publiée deux fois dans la Gazette des Archives, n° 7, janvier 1950, pp. 9 à 14 et n° 9, janvier 1951 pp. 16 à 21 : c'est d'après cette seconde édition que cette conférence sera citée); Actes du premier congrès international des Archives (Paris, 23‑26 août 1950): rapport de M. Pierre Caillet sur Le contrôle des archives en formation, suivi d'une discussion, dans Archivum, vol. I, 1951, pp. 55 à 73; Robert‑Henri Bautier, Triages et éliminations des documents d'archives, dans A.B.C.D., Archives, Bibliothèques, Collections, Documentation, n° 9, mai‑juin 1953, pp. 247 à 251; Actes du IIIe congrès international des Archives (Florence, 25‑29 septembre 1956): rapport de J. H. Collingridge sur The selection of archives for permanent preservation, suivi d'une discussion rapportée en français, dans Archivum, vol. VI, année 1956, pp. 25 à 42; Jacques Levron, Le triage des archives, rapport au IIIe congrès international des Archives, publié dans la Gazette des Archives, n° 20, juillet 1956, pp. 15 à 23; Charles Braibant et Robert‑Henri Bautier, Une Table Ronde utile à l'histoire. Deuxième conférence, Namur, 1955: les Archives en formation, Paris, 1958, pp. 28 à 52 Ingvar Andersson, Le problème du triage dans les archives de l'Administration suédoise, dans Mélanges Charles Braibant, Bruxelles, 1959, pp. 1 à 7. On pourra glaner aussi des notations suggestives dans les pages que M. Yves Pérotin 3 a publiées sur les problèmes des archives modernes: L'Administration et les «trois âges » des archives (Extrait de la revenue Seine et Paris, n° 20, octobre 1961); Le « Records Management » et l'administration américaine des Archives, Paris, 1962; Le « Records Management » et l'administration anglaise des Archives, dans la Gazette des Archives, n° 44, Ier trimestre 1964, pp. 5 à 17; et Le grenier de l'histoire et les récoltes excédentaires, ibidem, n° 50, 3e trimestre 1965, pp. 131 à 143. Enfin deux de mes confrères et amis, MM. Jean Favier et Robert Favreau, ont consacré aux Archives, l'un un petit livre de vulgarisation (Paris, 1959 collection « Que sais‑je ? »), l'autre une plaquette (Paris, 1965), dans lesquels on trouvera un certain nombre de paragraphes qui prêteront à de fructueuses réflexions sur le sujet qui nous intéresse aujour‑aujourd'hui.

Bien que la bibliographie—qui vient d'être donnée—se soit strictement limitée, ou quasi, aux articles de langue française, il serait injuste et inconvenant de passer sous silence tout ce que les lignes qui vont suivre doivent aux œuvres de M. T. R. Schellenberg, The Appraisal of modern public records (Bulletins of the National Archives, n° 8, octobre 1956), et Modern Archives (2e édit., Chicago, 1957). Bien plus, comme on pourra aisément s'en rendre compte, la pratique des éliminations aux Archives de la Seine s'est constam  ment inspirée, depuis quelques années, de ces deux ouvrages fondamentaux. De toute cette littérature se dégage un certain nombre de conclusions qui ne prêtent guère à discussion et sur lequel les auteurs—que nous venons de citer—sont àpeu près tous tombés d'accord.

1) Il est absolument nécessaire de détruire une grande partie des archives modernes, car il est impossible, étant donné leur masse, de les conserver matériellement dans leur intégralité, et de les conserver de manière qu'elles soient utilisables.

2) Il faut à tout prix éviter les éliminations arbitraires; mais l'arbitraire n'est pas le monopole de l'administration ou des administrateurs, il peut être aussi le fait des archivistes « flairant les dossiers comme les melons et déclarant doctement, le plus souvent sans savoir pourquoi: Ceci est intéressant. Cela ne l'est pas ». On pourrait appuyer plus à loisir sur le caractère arbitraire de nos pratiques archivistiques; cet article voudrait être un appel à la conscience de nos confrères; je suis sûr de n'avoir pas besoin d'insister pour être entendu.

3) Cette tâche des éliminations qui nécessite un choix—et choisir, c'est toujours sacrifier quelque chose —, crée chez les archivistes un certain « malaise ».

4) Une doctrine des éliminations doit être élaborée au plus vite, et, comme tout ce qui se fait de notre temps, cette élaboration ne peut être qu'une œuvre collective.

5) Toutefois « il est très difficile de rédiger un guide de triage dispensant de l'obligation de réfléchir et de pondérer ». L'archiviste, comme tous les autres fonctionnaires, ou plutôt comme tous les autres hommes dans l'exercice de leur métier, ne pourra pas fuir ses responsabilités. Qu'il revendique au contraire ce droit de vie et de mort sur les papiers qui lui a été donné par la loi et par la coutume et qu'il exerce « cette responsabilité encombrante... avec résolution et avec joie », sachant bien qu'il ne pourra jamais contenter tout le monde, et les hommes du présent,—administrateurs ou historiens—, et ceux de l'avenir.

Il ne parait pas nécessaire de s'appesantir plus longtemps sur ces principes qui semblent avoir fait l'unanimité ou qui tombent sur le sens, mieux vaut ouvrir la discussion sur quelques points de doctrine qui prêteront peut‑être à contestation. Contrairement à toute logique et malgré ce que pourrait laisser croire le titre donné àcet article, je ne commencerai point par exposer la  pratique des éliminations aux Archives de la Seine pour en tirer ensuite quelques conclusions; mais, en discutant quelques principes, je l'expliquerai, pas  pas, en prenant des exemples, et, ayant pour ainsi dire « vidé mon sac », j'en brosserai un tableau à grands traits in fine; cette pratique est d'ailleurs le fruit d'une expérience qui s'est faite peu à peu et qui, se continuant, est capable de lui faire subir des modifications.

<<TOC5>> II. — Qui doit procéder aux éliminations ?

Même s'ils répugnent à l'exercice de cette responsabilité, les archivistes de presque toutes les nations ont revendiqué pour eux‑mêmes la charge redoutable de procéder aux éliminations. Voilà pourquoi on s'est souvent scandalisé du fait que nos confrères anglais aient cru, disait‑on, pouvoir proposer « de laisser aux administrations le choix des documents à conserver  seront réputés utiles ceux qu'elles jugeront tels, seront détruits ceux dont elles se désintéressent ». Il n'est pas sûr qu'on ait bien compris les intentions et la pratique des Anglais en ce domaine. Personne ne prétend, en Angleterre, comme ailleurs, que les administrateurs soient qualifiés pour apprécier la valeur historique des papiers qu'ils secrètent; on pense même « qu'ils sont incapables de juger de leur valeur historique », Mais on affirme avec la même force que « les administrateurs ne sauraient détruire des documents de valeur historique en se fondant sur le seul critère de la valeur administrative » ou, en d'autres termes, que la valeur historique des papiers dépend de leur valeur administrative. Nous reviendrons plus loin sur ce problème; constatons simplement que cette première élimination pratiquée en Angleterre doit toujours avoir lieu avant que les dossiers aient atteint cinq ans d'âge, et qu'elle n'est au fond qu'une mise en ordre par les administrateurs de leurs dossiers. Comme l'a remarqué M. Ingvar Andersson, les administrations répugnent à « prendre d'elles‑mêmes et àmettre en œuvre des initiatives  dans le domaine des éliminations. Les administrateurs, par souci de se garder une couverture ou un parapluie, ou par attachement à leur « enfant », sont souvent plus conservateurs que les archivistes; il faut parfois les forcer à pilonner, et les dossiers,—qu'ils sont prêts à abandonner à la destruction ou aux Archives—sont ceux de leurs prédécesseurs, mutés ou partis à la retraite, ou ceux dont ils ont depuis longtemps abandonné le maniement. Mais il incombe à ceux qui ont produit les dossiers de supprimer les documents préparatoires, les notes informes, les brouillons, les références inutiles les doubles en dix ou douze exemplaires, en un mot ce que nous appelons en France « les papiers de corbeille », qui devraient en principe avoir disparu depuis longtemps mais qui gonflent indûment les masses de papiers que l'on soumet àl'inspection des archivistes avant de les envoyer au pilon, ordinairement quinze ou vingts ans après leur production, quand tous les administrateurs en exercice en refusent la paternité. Que d'archivistes français, visitant des réduits, des caves ou des greniers, en face d'entassements informes qu'ils ne savent comment aborder afin de porter sur eux un jugement de valeur, ont souhaité, plus ou moins explicitement cette collaboration des administrateurs, qu'ont réussi à obtenir « avant qu'il ne soif trop tard » nos confrères anglais, à qui sont soumis, pour une ultime révision, vingt‑cinq ans après leur ouverture, des dossiers substantiels mais « dégraissés » et ramenés àdes proportions raisonnables !

Car tous les pays ont fini par admettre qu'en principe aucune destruction d'archives ne pouvait être faite sans l'avis ou l'autorisation des services d'archives. Pour que ce visa puisse signifier quelque chose, il serait souhaitable qu'aucun dossier ne fût envoyé au pilon sans être passé par les mains d'une personne compétente,—et l'on serait tenté de dire: d'un archiviste. Mais, devant la masse des papiers modernes dont il faudrait débarrasser chaque année l'administration, qui oserait maintenir une telle exigence ? L'archiviste peut‑il déléguer à un personnel compétent la responsabilité dont il est chargé, et les Archives se présenteront‑elles comme un corps de spécialistes aux responsabilités partagées, mais hiérarchisées ? «Il est nécessaire, disait André Lesort , d'avoir à côté des archivistes des employés des commis formés et dirigés par eux, qui peuvent les aider à procéder à des triages... J'ai vu des employés de formation tout à fait primaire et qui, dirigés par l'archiviste, faisaient tout de même des triages excellents ». A l'appui de son affirmation, André Lesort donnait en 1950 l'exemple suivant: « Aux Archives de la Seine... nous avons eu par exemple, d'un seul coup, 24 camions de non‑lieux de la police correctionnelle de Paris, pour la période s'étendant de 1871 à 1884. Il est évident que des masses comme celles‑là ne sauraient être emmagasinées définitivement. Il est évident d'autre part qu'il serait désolant, pour les recherches historiques, de jeter au pilon ces sortes de papier sans avoir procédé à un triage préliminaire ». Quelle que soit la vénération que je voue à la mémoire d'André Lesort qui, à la tête des Archives de la Seine, s'employa à assumer ses responsabilités dans le domaine des éliminations, j'avoue voir assez mal la leçon que l'on peut tirer de l'exemple qui appuie son intervention pourtant si pertinente; car, si l'archiviste n'a pas trié lui‑même ses vingt‑quatre camions de non‑lieux, comment a‑t‑il pu trouver et rétribuer quelqu'un d'assez cultivé pour procéder à des éliminations sans  ignorer que sous le nom d'Isidore Ducasse peut se cacher celui de Lautréamont, sous celui de Kostrowitsky celui d'Apollinaire, ou que le douanier Rousseau fut jugé dans un procès qui porte le nom du principal accusé Sauvaget ?

Il bien évident qu'il faut se faire aider; on ne pourra le faire cependant que si l'on peut donner au personnel que l'on chargera des éliminations des critères précis et simples qui puissent le guider quasi infailliblement dans le travail délicat à lui confié. Après le départ à la retraite d'André Lesort, les Archives de la Seine reçurent, en 1943 et 1948, en deux fois, plus de 300 tonnes de dossiers d'affaires jugées entre 1870 et 1917 au Tribunal correctionnel de la Seine et à la Cour d'appel de Paris. Ces « versements » ayant été effectués en quelques jours, ces dossiers furent déversés en vrac dans une usine électrique désaffectée pour y attendre la mort ou le centenaire, âge avant lequel ils ne peuvent être communiqués. Il était absolument impossible de rechercher, et évidemment de retrouver, dans cette masse énorme et informe le dossier d'une affaire quelconque; la tentation était grande de tout vouer au pilon. Il ne pouvait être question de dépouiller, pour y relever les affaires « intéressantes » dont les dossiers méritaient d'être retenus, les registres de jugements ou d'arrêts correspondant à cette période et qui sont évidemment conservés avec soin aux Archives; à supposer qu'il en ait eu le loisir, le conservateur d'archives le plus cultivé aurait certainement laissé passer des affaires qui avaient passionné ou marqué leur époque. Fallait‑il donc jeter le manche après la cognée ? M. Pérotin, alors directeur des services d'Archives de la Seine, mit sur pied un système d'élimination où l'archiviste n'eut à intervenir que dans l'élaboration et la surveillance du système. Des employés relevèrent systématiquement toutes les affaires signalées dans les journaux du temps et particulièrement ceux spécialisés dans la pratique judiciaire et, à partir de ce dépouillement, constituèrent un fichier d'affaires « intéressantes », classées chronologiquement à la date de la décision (jugement ou arrêt). Tous les dossiers portant cette date sur leur chemise, le personnel de service put alors, sous la direction d'un magasinier, procéder à un triage quasi mécanique était conservé tout dossier qui se trouvait au fichier; les autres, avant d'être voués au pilon, étaient soumis à l'examen d'un employé un peu plus « cultivé » qui retenait, sans les ouvrir, tous ceux qui portaient un nom célèbre (pour lui bien sûr !) ou qui concernaient un certain nombre d'affaires dont nous lui avions dressé la liste et qui touchaient à la presse, aux mœurs, aux entraves à la liberté du travail, à l'exercice illégal de la médecine, etc. Nous avons d'ailleurs constaté que, bien que ce dernier employé eut au fond retenu peu de choses, il avait cependant conservé des dossiers de peu d'intérêt, qu'il faudrait peut‑être faire retrier par un archiviste, mais celui‑ci se trouvera devant une masse déjà énormément dégonflée et par conséquent plus abordable. Il nous a été donné de vérifier les qualités de la méthode puisque tous les dossiers qui nous ont été réclamés depuis comme « intéressants » à un titre ou à un autre ont été ou fichés ou retrouvés. Et c'est ainsi que nous sommes venus à bout de nos 300 tonnes de dossiers, sans qu'un conservateur d'archives intervînt autrement que pour la mise en route du travail, la surveillance de son bon fonctionnement et quelques sondages de vérification sur la valeur de la méthode.

Nous conservions, dans le dépôt du quai Henri IV, un lot important de carnets de retraite des employés de la Préfecture de la Seine. Une étude rapide nous permit de voir que les nombreuses pages intérieures de ces carnets, qui avaient perdu toute valeur administrative, ne contenaient aucun renseignement intéressant et utilisable, mais que, en revanche, la première page de la couverture de ces carnets qui donnait le nom et l'emploi de l'intéressé sa date et son lieu de naissance, la date de son entrée dans l'administration les noms de ses parents, de sa femme ou de ses enfants, pourrait être conservée pour constituer un excellent fichier des employés de la Préfecture dont quelques‑uns étaient entrés en fonction avant 1871 et dont le dossier avait par conséquent disparu lors de l'incendie de la Commune. Ce fichier a été réalisé par un de nos garçons de service.

Les dossiers de contribuables, conservés par les inspecteurs des Contributions directes, s'ouvrent sur un « dossier de renseignements permanents » qui fournit un certain nombre de données sur la constitution, qui varie peu au cours des ans, des revenus de l'assujetti à l'impôt. Au moment du tri, il est facile, même pour un employé modeste, de séparer des documents fournis chaque année ce « dossier de renseignements permanents ». De toute façon il reviendra toujours au conservateur d'archives de décider en dernier ressort s'il vouera telle ou telle catégorie de documents à la destruction; il lui arrivera, comme il nous est arrivé aux Archives de la Seine, de trouver un sous‑archiviste particulièrement averti, à qui il pourra faire confiance pour instruire l'affaire; mais, répétons‑le, il devra toujours assumer lui‑même la décision de mise au pilon, même si, grâce à des consignes précises et simples, il peut en abandonner l'exécution à un personnel moins qualifié; son. devoir sera toujours de se débarrasser des tâches qu'il peut faire exécuter par d'autres, afin de se réserver pour les moments privilégiés où son intervention est indispensable. C'est pourquoi il devra tout particulièrement veiller à ne pas se laisser absorber par des triages trop minutieux.

<<TOC5>> III. — Les éliminations doivent‑elles se faire pièce à pièce ou par masse ?

Nous abordons là une des questions les plus controversées dans le monde des archivistes, et qui donnent lieu à des positions parfois un peu abruptes. Intervenant sur le rapport présenté, le 27 septembre 1956, par M. J. H. Collingridge au deuxième Congrès international des Archives à Florence, sur le  choix des archives à conserver indéfiniment, Sir David L. Evans, alors Deputy Keeper of the Records à Londres, remarquait que « le cœur du problème » est de savoir si le dossier (file) doit être regardé comme une unité en matière d'élimination, ou s'il faut descendre jusqu'à la pièce (individual paper) ». La question mérite réflexion et ne peut être tranchée, je crois, d'une façon définitive. Il est parfois nécessaire de procéder au pièce à pièce, mais un conservateur d'archives ne devra le pratiquer lui‑même que rarement et ne l'ordonner à son personnel que dans des circonstances exceptionnelles.

J'ai commencé ma carrière d'archiviste en classant sur place les archives de lointaines communes de la banlieue parisienne; j'ai à ce moment‑là pratiqué le pièce à pièce Mais, chargé plus tard de l'inspection des Archives communales du département de la Seine, j'ai pu constater les inconvénients de la méthode, en face des masses énormes d'archives qui s'entassent dans les greniers des mairies des communes suburbaines de Paris, vraies villes surpeuplé, « suréquipées » et parfois «suradministrées » et par conséquent submergées par les papiers administratifs. Procéder alors au pièce à pièce, pour le classement ou les éliminations, aurait paru peu rentable aux municipalités à qui nous demandions de faire un effort pour leurs archives.

On pouvait lire dans l'édition de 1921 du Règlement des Archives départementales des notations fort intelligentes : « Le triage procède de deux points de vue différents. Il tend soit à faire, parmi les dossiers ou les registres de même nature, un choix de ceux qu'il convient de conserver en raison de leur intérêt propre ou comme spécimens, soit plus exceptionnellement à élaguer, dans l'intérieur même des dossiers, les pièces nettement insignifiantes qui en grossissent actuellement le volume. Le choix des pièces insignifiantes est des plus délicats, et on ne devra l'entreprendre qu'autant que le profit à en tirer au point de vue de la place à gagner vaudra le temps et la peine que nécessitera l'opération » . Que de sagesse en ces lignes ! N'entreprenons pas un travail que nous ne pourrons pas terminer ou qui nous empéchera de nous donner aux nombreuse autres tâches, toutes aussi pressantes les unes que les autres, qui sollicitent un archiviste. Devant la masse envahissante dés papiers, il n'est pas sur qu'il soit raisonnable dans tous les cas d'ouvrir les dossiers pour les dégonfler (même de moitié) en supprimant les doubles ou les pièces de transmission; le temps que nous y passerions ou que notre personnel y passerait serait parfois trop chèrement payé. Avant d'entreprendre un tri pièce à pièce, il est donc nécessaire dé procéder à une étude de la rentabilité de l'entreprise; bien souvent l'on constatera que les papiers n'en valent pas la peine ou que la place gagnée ne compense pas le temps perdu et si, après étude attentive, on se résigne à pratiquer le triage pièce à pièce, il faut allègrement en accepter les consequences de temps et de personnel ainsi sacrifiés aux dépens de travaux parfois aussi importants. On peut conclure en disant que l'unité de  base des éliminations est le dossier, en admettant qu'il soit parfois nécessaire de mettre en ordre, pièce à pièce, ce dossier.

Mais, dira‑t‑on, il est parfois impossible, non seulement de jauger l'intérêt d'un tas d'archives soumis à notre examen, mais encore, ce qui est plus important, de les identifier parfaitement et de reconnaitre leur spécificité sans faire du pièce à pièce. Je pense pour ma part,—jusqu'à ce qu'on m'ait convaincu du contraire—, qu'il est dommage qu'un archiviste se laisse ainsi, si j'ose dire, surprendre par les papiers. Tout entassement d'archives a son histoire qu'il est toujours possible de reconstituer sommairement en interrogeant les occupants des lieux où l'on le découvre; si le chef de bureau qui vous a alerté l'ignore, on trouvera toujours un vieil employé ou un concierge qui se souviendra plus ou moins vaguement de l'origine de ces vieux papiers; un annuaire administratif, un manuel de droit et un Bottin de l'époque des documents en question vous en apprendront davantage; et vous pourrez compléter les renseignements ainsi obtenus par. un coup de téléphone ou une visite aux fonctionnaires qui ont pris la relève, ou simplement la place, de l'administration productrice des papiers ou qui, ayant appartenu autrefois à cette administration, aujourd'hui disparue, ont été affectés à d'autres activités. Cette courte enquête, menée auprès des administrateurs ou dans les bibliothèques, vous conduira aussi sûrement que le pièce à pièce à une identification suffisante qui, quoique sommaire et toujours perfectible, servira plus le prestige de l'archiviste que le dévouement à son métier qui le poussait à se présenter en chiffonnier. Ce qu'on attend d'un conservateur d'archives, c'est, bien sûr, qu'il ne craigne pas sa peine et ne répugne pas aux humbles besognes quand elles sont nécessaires, mais surtout qu'il fasse travailler son intelligence et qu'il fasse preuve des connaissances et de la méthode qu'il a acquises au cours d'études, longues et coûteuses pour la société et qui font le « prestige » de l'archiviste‑paléographe issu de l'École des Chartes. Au fond, une élimination exige avant tout d'un archiviste le temps de la réflexion.

<<TOC5>> IV — Des principes qui doivent présider aux éliminations.

1. N'éliminer aucun document qui présente ou peut acquérir un intérêt historique.

Dans l'effort de réflexion que l'archiviste devra faire avant toute élimination, il ne se trouvera pas totalement démuni; la lecture des articles que j'ai cités plus haut le préparera d'une façon tout à fait efficace, et il fera bien de méditer les excellents conseils donnés par le Règlement des Archives départementales: Sont à conserver indéfiniment en principe: a) tous les dossiers et registres antérieurement à l'an VIII, b) toutes les pièces qui peuvent servir à établir un droit au profit d'une administration, d'une association ou d'un particulier; c) tous les documents qui présentent ou peuvent acquérir un intérêt  historique ». Le présent article ne visant que les archives modernes, nous laisserons de côté « les dossiers et registres antérieurs à l'an VIII » pour ne nous intéresser qu'aux deux derniers critères retenus par le Règlement; nous n'enverrons donc au pilon aucun document sans avoir scrupuleusement pesé son intérêt administratif et son intérêt historique.

Dans The Appraisal of modern public records , M. Schellenberg attribue aux archivés modernes une « valeur primaire » et une « valeur secondaire » Les papiers gardent leur valeur primaire tant qu'ils servent aux fins pour lesquelles ils ont été produits: par exemple les archives fiscales, lorsqu'elles servent encore aux services fiscaux, même pour asseoir des impôts d'une espèce différente. Les déclarations du montant des revenus, déposées chaque année par les contribuables dans les services des Contributions directes, comportent dans certains cas en annexe une déclaration sur le chiffre d'affaires qui sert, en premier lieu, à l'inspecteur des Contributions directes pour fixer le montant de l'impôt et vérifier la véracité ou la vraisemblance des déclarations similaires déposées les années précédentes ou futures; mais en second lieu le double de cette déclaration annuelle sur le chiffre d'affaires est envoyé à l'inspecteur des Contributions indirectes pour qu'il le compare avec les déclarations qu'il a reçues lui‑même mensuellement ou trimestriellement, et pour qu'il s'en serve éventuellement pour une meilleure assiette de l'impôt dont il est responsable. Quand les papiers administratifs sont soumis à l'examen de l'archiviste pour qu'il décide de leur sort, ils ont ordinairement perdu leur valeur primaire, ce qui ne veut pas dire leur valeur administrative.

Avec le temps les archives modernes acquièrent en effet une valeur secondaire, c'est‑à‑dire qu'elles servent à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été produites. Ces fins peuvent être encore administratives: ainsi, au cours de ces dernières années, les patentes, archives fiscales, ont servi à l'établissement de dossiers de retraites pour les artisans, les commerçants, les professions libérales. Elles prennent aussi une valeur historique qui peut intéresser encore l'Administration, soucieuse de connaître par exemple l'évolution du commerce de détail ou les migrations de certaines professions dans certains quartiers, etc. Mais ce sont surtout les historiens qui donnent réellement ou virtuellement, aux papiers administratifs leur valeur historique, et c'est pour cette raison que ces papiers sont l'objet des soins attentifs des archivistes. Car, répétons‑le si c'est nécessaire, c'est pour l'histoire que l'archiviste s'intéresse aux documents des administrations, et s'il se réjouit de rendre des services, autres qu'historiques, à ces administrations, sa vocation première n'en est pas moins le service de l'histoire, passée, présente et future. C'est même ce qui distingue radicalement les services qu'il peut rendre de ceux fournis par des fonctionnaires aussi zélés et aussi ordonnés que lui, et  parfois plus versés dans les techniques de la documentation et même du classement.

Je ne puis souscrire entièrement, pour ma part, à l'opinion de Georges Bourgin pour qui « les Archives, avant tout, doivent servir à l'exercice du pouvoir (de l'État), permettre à l'État de défendre ses droits, de revendiquer tout ce qu'il a àrevendiquer, de s'assurer comment les lois qu'il met sur pied sont observées et de préparer les statistiques avec lesquelles une administration saine doit aujourd'hui fonctionner... La fonction historique des archives, continuait‑il, est pour moi secondaire; elle est presque superfétatoire... j'estime que la fonction essentielle est une fonction d'État qui se révèle dans le même mot d'archives ». Georges Bourgin ne faisait là que développer une affirmation du Ministre de l'Instruction publique en 1905: « La première raison d être des papiers d'archives, c'est de servir à la défense des droits de l'État, des départements ou des communes, et d'aider à la bonne gestion des affaires publiques ». L'archiviste sait bien que sans cette raison d'État les archives n'existeraient pas, et que c'est là ce qui leur donne, comme le remarque M. Bautier, leur valeur irremplaçable. « Les archives sont conservées... parce qu'elles représentent la « documentation » d'une institution: elles constituent les « titres » des biens, les « preuves » des droits ou des prétentions, contiennent les « précédents »des affaires traitées, permettent à leur détenteur de se défendre ou d'attaquer... Le document d'archives n'est donc pas conçu à l'origine comme devant avoir une portée historique, mais il acquerra cette valeur historique dans la suite des temps, et c'est précisément ce qui en fait le prix aux yeux des historiens modernes ».

Pourrait‑on aller plus loin et dire que la valeur historique des papiers dépend de leur valeur administrative? Il est tentant de le faire, mais ce serait probablement aventureux; il faut affirmer, en revanche, que la compréhension de la valeur administrative des documents est absolument indispensable pour en apprécier l'intérêt historique. Au cours des visites que je suis appelé à faire dans les bureaux, soit pour le contrôle des archives en formation, soit pour procéder à des éliminations ou à des versements, je commence toujours par me faire expliquer les fonctions et le fonctionnement actuels des services, sachant bien que de cette intelligence découlera l'idée que je me ferai de l'intérêt historique des documents utilisés ou produits. Comme on l'a remarqué, les papiers ne sont qu'un sous‑produit de l'administration:  l'administration en effet rend des services, accomplit les fonctions pour lesquelles elle a été créée et, pour cela et à cause de cela, secrète des archives. Ne nous hâtons pas cependant de tirer de cette constatation des conclusions trop rapides.

Dans une analyse judicieuse, M. Robert Favreau écrit: « Les archives de direction, qui se situent à l'étage de la conception d'une politique, des lancements de programme, seront les archives maîtresses. Elles expliquent les raisons d'une action, elles permettent de suivre les grandes lignes de son déroulement, les contrôles et les synthèses qu'elles impliquent. Plus on s'élève dans la hiérarchie administrative, plus les archives sont en général importantes, et moins elles sont volumineuses, et, dans un régime centralisé, les documents les plus importants se trouveront àl'échelon des administrations centrales, et non dans les administrations régionales, départementales ou communales. Ces « archives de direction » entraînent la formation d' « archives d'exécution », dont on mesurera l'importance matérielle si l'on sait que les tâches d'exécution sont celles de 95 % des agents des administrations publiques. Ces tâches d'exécution se font toujours à plusieurs niveaux, le niveau inférieur produisant les archives les plus volumineuses et de l'intérêt durable le plus limité » .

Je ne pense pas que M. Favreau ait voulu dire que manquaient d'intérêt les registres de l'octroi, les feuilles de ménages des recensements, les dossiers de déclaration pour l'impôt sur le revenu, etc., parce que ce sont des documents d'exécution. Ces archives d'exécution sont au contraire beaucoup plus intéressantes, me semble‑t‑il, que les « papiers de direction » concernant le même sujet, qui ont souvent donné lieu à des publications imprimées diffusées un peu partout et se trouvant dans toutes les bibliothèques. De même si les papiers des administrations centrales, quelle que soit la nature du régime, donnent des vues plus globales, plus synthétiques, il n'est pas sûr qu'il soit plus intéressant d'écrire l'histoire d'après les seuls documents des archives centrales; les archives régionales, départementales ou communales n'engrangent. pas pour la seule histoire locale mais aussi pour l'histoire générale; et qui a lu le beau livre de M. Pierre Goubert sur Beauvais et le Beauvaisis de 1600 à 1730 sait quel enrichissement l'histoire locale peut apporter à l'Histoire tout court.

Les archivistes utilisent‑ils toujours au mieux la faculté de conserver les archives dans des endroits différents et quelque peu hiérarchisés ? S'il paraît aberrant de garder sur le plan départemental les dossiers individuels d'aide aux chômeurs, un historien sera peut‑être heureux de les trouver, dans chaque commune, sur les rayons des Archives municipales; de même, doit‑on conserver tous les permis de construire délivrés par une direction départementale, ou doit‑on plutôt s'assurer que chaque commune garde bien tous ceux qui ont été délivrés dans les limites de son territoire ? En revanche, que de rapports, envoyés à une administration centrale et conservés normalement en double dans les services producteurs, pourraient être utilement détruits si l'on était sûr de la conservation des archives centrales ! Les Archives départementales emmagasinent des documents venus des directions extérieures des ministères, sans rien savoir de la conservation des archives de ces ministères; une coordination des études des a missionnaires » des Archives nationales et des archivistes départementaux serait hautement souhaitable et profitable.

Pour pousser plus avant l'analyse des « papiers de direction », il faudrait encore distinguer entre ceux qui concernent la « gestion » proprement dite, que le directeur a trouvés en prenant son poste et qu'il laissera enrichis à son successeur, et les papiers « de politique » qui résultent de la façon toute personnelle qu'a ce directeur de concevoir ou d'organiser ses fonctions. Il considère souvent ces papiers,—et ne nous en scandalisons pas—, comme sa propriété personnelle, un peu comme la forme de son intelligence et sa manière de travailler ou son réseau de relations familiales ou sociales. Ces archives sont « habituellement les plus mal constituées, parce que créées au hasard et souvent en plusieurs exemplaires sur le même thème, rarement traitées avec méthode, fréquemment amputées des pièces jugées confidentielles ». Tout est précieux en ce fatras, car si « le préteur a pris soin de petites choses ," c'est ou bien que ce qui nous paraît petit avait alors une importance que nous ignorons et que l'historien devra découvrir, ou bien que le « préteur »cachait bien son jeu et qu'il avait usurpé une fonction qu'il n'était pas digne d'exercer; il sera alors facile et intéressant pour l'historien d'en faire la preuve si l'archiviste réussit à mettre la main sur ces papiers et à les conserver. Car il faut souvent beaucoup de doigté à l'archiviste pour obtenir le versement ou empêcher la destruction occulte de ces « archives personnelles » lors d une mise à la retraite ou d'une mutation; nous venons de voir que le producteur s'y révélait dans le plus intime de son être et de son action, et l'archiviste se sent mal armé pour s'assurer la propriété de ces documents. Ce n'est pas d'aujourd'hui que les archivistes se lamentent d'un œil, dirait Rabelais, de ce que les papiers des grands serviteurs de l'État sont conservés encore dans leur famille, et qu'ils se réjouissent de l'autre de ce que leurs héritiers, considérant ces papiers comme un patrimoine précieux, les aient sauvés de la destruction. Le malheur veut qu'à ces documents « personnels » soient parfois mêlés, tout à fait indûment, les papiers de gestion que le titulaire du poste a emportés avec lui. Quoi qu'il en soit, toutes ces « archives de direction », documents de politique générale ou dossiers de gestion, doivent être conservées très soigneusement, et ce n'est que rarement que l'archiviste devra y pratiquer des éliminations, d'autant plus qu'elles ne représentent pas une masse considérable.

Constater que la valeur historique des documents, valeur essentiellement secondaire, découle parfois de leur valeur primaire, ne doit pas empêcher de se poser des problèmes et de trouver, en se montrant inventif, un intérêt historique àdes papiers totalement dépourvus, ou quasi, d'intérêt administratif. Ainsi le Règlement des Archives départementales autorise à détruire, après soixante ans, tous les états de traitements et de retenues pour la retraite du personnel enseignant; passé ce délai, ces documents ont en effet perdu toute valeur primaire et administrative. Mais en l'absence d'annuaires et de tableaux d'ancienneté, nous avons pensé, aux Archives de la Seine, que ces états de traitements donnaient, par année, une liste du personnel enseignant et des postes auxquels il était affecté; leur masse excluait toute idée dé conservation intégrale, mais nous nous sommes décidés àgarder tous les états de traitements du mois de janvier de chaque année, à partir desquels pourront être poursuivies soit des recherches statistiques soit des recherches d'identification.

Cet exemple montre bien comment tout papier, ayant perdu sa valeur primaire ou administrative, peut acquérir, comme le remarquait M. Levron dans l'article que nous avons cité plus haut, une valeur historique. La masse toujours croissante des papiers administratifs oblige l'archiviste à détruire beaucoup, mais il ne le fait que la mort dans l'âme, sachant bien qu'à la limite tout serait intéressant à garder, et ce n'est pas sans malaise qu'il lira l'article que notre confrère M. Michel Nortier, conservateur à la Bibliothèque nationale, a consacré aux Archives dispersées de la Chambre des comptes et dans lequel il montre l'intérêt de ces « milliers de pièces justificatives qui n'avaient plus d'objet, dès lors que les comptes auxquels ils se rapportaient avaient été vérifiés et soigneusement classés » et qui, en conséquence, ont été dispersés, aliénés, sinon détruits avec l'approbation des « archivistes » du temps. Pour apaiser l'inquiétude née de cette lecture, il sera toujours possible de remarquer,—sans parler dès maintenant du problème des documents récapitulés—, que les archives modernes ne doivent pas être abordées comme des archivés anciennes et surtout médiévales, et que l'imprimerie et sa diffusion dans le domaine de l'information et de l'administration ont modifié radicalement les critères applicables aux éliminations des documents d'archives. Le problème n'en reste pas moins entier. Tout en sachant que tout est intéressant pour l'histoire ou peut le devenir, l'archiviste, que l'intérêt bien compris de l'histoire oblige à pratiquer des éliminations, doit avoir perpetuellement à l'esprit l'intérêt historique.

Mais « l'intérêt historique est une notion qui se modifie et évolue », comme l'a remarqué Mlle Renée Doehaerd. « Parti de l'accident et de l'événement  avec l'histoire politique, il a fini par se porter sur le permanent avec l'histoire sociale et économique... l'histoire n'est jamais qu'une variation sur le présent... Notion qui change dans le temps, l'intérêt historique est par contre une subjectivité commune à tous les hommes d'une même époque... Sous l'égide de l'intérêt historique notre choix ne sera jamais que celui d'une époque » .

Cette vision lucide ne doit pas nous résigner à pratiquer des éliminations arbitraires, au nom de l'intérêt historique tel que nous le concevons maintenant; il est indispensable d'essayer de corriger le plus possible ou d'améliorer à chaque instant ces sélections subjectives par des méthodes ou des procédés, imparfaits et criticables sans doute, mais qui auront le mérite d'avoir été exposés clairement et assumés.

M. Robert‑Henri Bautier a dit naguère tout le mal qu'il pensait de l'échantillonnage. Si le procédé présente en effet bien des inconvénients, ce sont surtout les principes, et en particulier celui des « modèles », qui ont présidé jusqu'à maintenant à l'échantillonnage qui prêtent le flanc à la critique.

Nous en avons expérimenté les méfaits aux Archives de la Seine: André Lesort, devant la masse des déclarations pour l'impôt sur le revenu déposées chaque année dans le département de la Seine—plus de 300 mètres linéaires— passa un accord avec les Contributions directes pour ne retenir que: 1) les dossiers d'impôts sur le revenu de « divers quartiers de Paris... qui, étant donné le caractère de leur population ou des commerces qui s'y exercent, doivent avoir fourni des déclarations particulièrement représentatives de l'état de vie des diverses catégories sociales, du volume des affaires, de la consistance des fortunes, bref de l'activité économique de la capitale »; 2) des dossiers d'une commune de banlieue aussi représentative que possible de chacun des divers types, communes industrielles, communes résidentielles, communes mixtes, agglomérations anciennes, localités de développement rapide et récent (lôtissements), communes rurales; 3) les dossiers individuels d'un certain nombre de grands établissements commerciaux ou industriels, de commerces particuliers à la ville de Paris et à la région parisienne, de nota  bilités très diversement choisies dans les professions libérales, le monde politique, les milieux artistiques.

La liste arrêtée à la suite de cet accord ne donnait satisfaction ni au vœu émis par la Commission des Archives des Finances en sa séance du 24 août 1940, qui, reconnaissant que a les dossiers d'impôt sur le revenu présentent un grand intérêt au point de vue économique, historique et anecdotique, « souhaitait que soient versés aux Archives tous les dossiers d'un ou plusieurs contrôles types », ni à la Direction des Archives de France qui trouvait que dans l'établissement de cette liste on avait été trop sensible au côté anecdotique et en particulier à l'importance des affaires ou à l'éclat des personnalités. M. Charles Samaran, alors directeur des Archives de France, remarquait d'ailleurs le II juin 1941 que « le versement d'un contrôle serait de nature à encombrer les Archives sans apporter un supplément notable d'information », et que le choix de ce contrôle‑type retombait dans l'inconvénient du système de l'échantillonnage topographique.

En effet, étant donné l'évolution qui fait, en peu de temps, d'un hôtel un immeuble de rapport ou vendu par appartements, d'un quartier « résidentiel »un quartier commerçant ou réciproquement, d'une commune rurale une ville industrielle, les critères de sélection arrêtés par André Lesort et qui obéissaient à la théorie des modèles, n'offrirent bientôt plus satisfaction ni aux Archives, ni aux services des Contributions directes qui nous demandèrent de revoir la question.

La seule solution satisfaisante, répétons‑le, eût été de tout garder, mais. étant donné la masse, elle était impensable. Une enquête fut donc entreprise en collaboration par les services des Archives de la Seine et des Contributions directes. On ne s'arrêta guère à la pensée de ne conserver, chaque année, que les dossiers s'appliquant à des revenus élevés, faciles àreconnaître en raison de leur épaisseur plus grande et dont le taux aurait été déterminé chaque année ou tous les deux ans en fonction de l'évolution de la monnaie, car, eu égard au rôle économique de Paris et à la concentration dans le département de la Seine des personnes qui déclarent les plus gros revenus, ce système de sélection aurait encombré nos dépôts sans apporter àl'historien futur les documents qui lui auraient permis de procéder à l'étude rigoureuse des structures économiques et sociales de toutes les couches de la population.

En septembre 1964, on décida donc, d'un commun accord et avec l'approbation de la Direction des Archives de France, de ne conserver que toutes les déclarations de revenus faites au cours d'une année de recensement, afin d'obtenir ainsi une « photographie fiscale » du département, correspondant au>; connaissances démographiques amassées lors des dénombrements. Nous avons même eu la joie de voir notre mode de sélection des dossiers d'impôts sur le revenu retenu comme l'un des trois possibles par M. le directeur général des Archives de France dans sa circulaire AD 65‑13, du 14 avril 1965 et reconnu comme particulièrement souhaitable par a deux cents spécialistes  d'histoire sociale réunis en Colloque national à l'École normale supérieure de Saint‑Cloud, les 15 et 16 mai 1965 » .

Les inconvénients du système ne nous ont point échappé: il ne tient pas compte de l'évolution de la conjoncture, l'année du recensement pouvant être une année d'expansion ou au contraire de récession par rapport aux années qui précèdent ou la suivent. Au mépris du « temps long », cher aux historiens modernes, il obéit aux lois traditionnelles de l'échantillonnage chronologique et du «temps bref »; la courbe de l'évolution des fortunes ou plutôt des revenus qu'il permettra d'établir, ne réunira que des points espacés, et la « photographie fiscale »qu'on pourra en tirer sera, comme les portraits d'une personne ou les photographies de famille, un état à une époque donnée et bien déterminée. Mais il sera toujours possible, justement, de déterminer très précisément, dans tous les sens du mot, cette époque par la lecture de la presse ou des archives imprimées, qui corrigeront la vision que les documents conservés pourront donner à l'historien futur. L'accroissement considérable de la documentation imprimée modifie en effet les conceptions de l'enquête historique (actuellement on pourrait concevoir qu'un historien décrive une époque à partir des seules sources imprimées), mais l'un des principaux devoirs de l'archiviste est de fournir à qui voudra écrire l'histoire les moyens de critiquer les publications dont il pourra disposer et de voir si les contestations auxquelles ces publications ont donné lieu de part et d'autre sont justifiées. L'échantillonnage chronologique, qui faisait frémir M. Bautier à propos d'archives médiévales et nationales,—les archivistes français du XIXe siècle n'ayant conservé qu'un Journal du Trésor royal par règne —, est beaucoup moins scandaleux à propos d'archives modernes et d'exécution qu'un échantillonnage obéissant à des critères « sociologiques », toujours sujets à révision. Il n'est pas inutile non plus de faire remarquer qu'en introduisant, chaque année de recensement, plus de 300 mètres linéaires de déclarations fiscales, nous faisons entrer dans les Archives de «véritables fonds organiquement constitués », tels que les souhaite M. Bautier.

Remarquons également que lorsque l'on parle de l'accroissement considérable et de la prolifération des papiers administratifs, on pense surtout à l'augmentation de cette catégorie de documents que l'on appelle « archives d'exécution », qui résulte autant du développement des tâches administratives que de la démultiplication, de la délégation et du partage des fonctions de l'administration. « Les tâches d'exécution, constatait M. Favreau dans une phrase déjà citée, sont celles de 95 % des agents des administrations publiques », et je ne suis pas loin de croire que les « archives d'exécution » constituent près de 95 % de la masse des papiers administratifs Il n'est donc ni scandaleux ni regrettable de procéder à l'échantillonnage dans cette masse énorme, même si à cette pratique on est en droit de préférer le choix de spécimens.

La conservation des spécimens n'obéit ni aux mêmes règles ni aux mêmes fins que l'échantillonnage. Selon les distinctions exposées de façon si pertinente par M. Schellenberg, les archives sont conservées pour deux raisons: pour leur valeur d'information et pour leur valeur de témoignage. Les dossiers de remboursement des dommages de guerre, par exemple, peuvent être intégrés dans les archives pour fournir des informations générales sur l'histoire de la guerre ou individuelles sur telle ou telle victime, plus ou moins célèbre, de cette guerre, ou bien encore pour témoigner de l'organisation et du fonctionnement des services chargés de l'indemnisation des dommages de guerre. Pour cette valeur de témoignage, il suffira de garder un petit nombre de spécimens, alors que pour l'information il faudra peut‑être procéder à un échantillonnage, si tant est que les dossiers de remboursement de dommages de guerre puissent fournir des renseignements inédits. En tout cas ces renseignements ne peuvent intéresser, me semble‑t‑il, que l'histoire locale et non l'histoire générale de la guerre, bien connue d'autre part. Nous retrouvons là ce qui a été dit plus haut de la nécessité de bien définir et par conséquent de hiérarchiser et, peut‑être, de multiplier, pour obtenir une information plus étendue, les lieux de conservation de ce que l'on appelle les « archives d'exécution". Si, pour prendre un autre exemple, les dossiers d'associations syndicales de propriétaires pour l'aménagement de lotissements défectueux, intéressants pour l'histoire locale, sont tous à conserver, à des fins d'information, dans les Archives communales, on peut n'en garder qu'un petit nombre aux; Archives départementales pour témoigner de l'aide apportée par l'administration aux petits propriétaires et de la politique de l'habitation et du logement à cette époque. Les archives à valeur d'information se trouveront donc dans les dépôts locaux ou régionaux lorsque ces derniers accueillent des documents d'exécution, tandis que l'on conservera surtout des spécimens dans les Archives nationales ou centrales, ou dans les Archives régionales, lorsque la région aura fait l'objet d'une politique particulière.

Prenons garde cependant à ne pas rétrécir la portée du témoignage du spécimen, qui confirme ou contredit, d'un point de vue institutionnel, les règlements généraux connus par ailleurs et dont on ignore comment ils étaient appliqués. Pensons àconserver des spécimens qui rendent compte non seulement des fonctions du service, mais encore de ses activités, et de toutes ses activités; les fonctions répondent aux raisons pour lesquelles le service a été créé et les activités sont les responsabilités dont il a pu être chargé occasionnellement Par exemple, il n'est pas indifférent pour l'histoire de savoir que des services dont la fonction était d'enseigner ont exercé parfois des activités sociales ou que, pour des raisons particulières à une époque ou à une situation donnée, des services d'agriculture ont été, pendant un certain temps, chargés d'enseignement.

Enfin le spécimen joue un rôle encore plus précieux pour l'histoire. Comme le dit excellemment M. Bautier, « c'est un article‑témoin conservé en souvenir d'une série éliminée et dont la présence pourrait permettre à un historien de se rendre compte de ce qui a été supprimé...». Car il importe àl'historien futur que l'archiviste rende compte des éliminations qu'il a été amené à effectuer, surtout dans cette masse des archives d'exécution, dont on ne peut s'encombrer, et en cela nous rejoignons les préoccupations de Mlle Doehaerd, de M. Genicot et de M. Bautier. Il faut dresser un véritable procès‑verbal de la qualité et de la quantité des destructions préconisées; n'en doutons pas, c'est là une responsabilité pénible; l'archiviste sait bien qu'en agissant ainsi, dans un souci d'honnêteté, il affronte les foudres des historiens futurs: tous ceux qui ont écrit l'histoire se sont toujours indignés, en une sorte de paradoxe inconscient, de l'absence ou de la‑ perte de documents qui auraient justifié, prétendent‑ils, leurs hypothèses ou leurs savants et ingénieux développements. « Quels que soient sa culture », écrit M. Jean Favier, « son sens historique et sa connaissance de la recherche historique, l'archiviste ne peut envisager toutes les extensions futures et possibles d'une science en perpétuelle évolution. L'histoire économique, la sociologie, la démographie tireraient parti des documents jadis éliminés comme sans intérêt pour l'histoire des faits politiques. Effectuées avec discernement et scrupule, les éliminations et destructions de documents n'en demeurent pas moins des mesures arbitraires et irréparables ". Que savons‑nous de l'histoire future, pour laquelle les archivistes travaillent, sinon qu'elle sera essentiellement différente de celle que l'on pratique maintenant ? Sinon il n'y aurait plus d'esprits créateurs et l'histoire ne se renouvellerait pas, car, selon le mot de Wagner, cité par André Malraux dans Les Voix du silence, « l'homme qui n'a pas été, dès son berceau, doté de l'esprit de mécontentement de tout ce qui existe, n'arrivera jamais à la découverte du nouveau ».

Le règlement des Archives départementales, en interdisant de détruire « tous les documents qui présentent ou peuvent acquérir un intérêt historique », laisse donc l'archiviste sans secours et sans recours devant les actes irréparables qu'il est amené à commettre en éliminant, pour le plus grand bien de l'histoire, des papiers qu'il est impossible de conserver dans leur intégralité. Poursuivons cependant la lecture et l'étude de ce règlement, en espérant y trouver l'aide attendue.

2. « Peuvent être supprimés, en principe, les documents dont les données essentielles se retrouvent dans un autre document récapitulatif, surtout si ce document récapitulatif a été imprimé. »

La transformation radicale qu'a fait subir à l'enquête historique l'invention de l'imprimerie, surtout dans la pratique administrative, a été déjà évoquée et nous y reviendrons encore. Arrêtons‑nous un instant à l'étude des problèmes posés par les documents récapitulés et les documents récapitulatifs et reprenons la lecture de l'article déjà cité de M. Michel Nortier sur‑Les archives dispersées de la Chambre des comptes.

« On ne peut nier qu'en règle générale la pièce justificative n'apporte plus que l'article correspondant du compte; ce dernier est en général un résumé, ne donne que l'essentiel, la pièce justificative fournit tous les détails utiles ». On ne peut en effet échapper à ce dilemme: ou bien les documents récapitulatifs reproduisent intégralement, en les regroupant, les documents récapitulés, et il n'y a alors aucun problème: il faut garder la documentation qui prendra le moins de place; ou bien les documents récapitulés fournissent des informations que l'on ne trouve pas dans les documents récapitulatifs et qui sont toujours susceptibles, comme on l'a vu, d'intéresser l'histoire.

Les documents récapitulatifs, même lorsqu'ils résultent d'un travail minutieux, sont loin d'avoir recueilli toute la « substantifique moëlle » des documents de base à partir desquels ils ont été constitués et qui ont été traités à partir des préoccupations du moment. On connait toute la littérature issue du recensement de 1954, mais un esprit, même peu inventif, n'aura pas de peine à imaginer, à la lecture de quelques feuilles de ménage, toutes les autres études qu'on aurait pu en tirer et que l'avenir en tirera. C'est pourquoi nous avons décidé aux Archives de la Seine de garder toutes les feuilles de ménage recueillies dans le département lors du recensement de 1954, bien qu'elles occupent 800 mètres linéaires de rayonnage.

Ne serait‑il pas plus simple alors de conserver les cartes perforées qui ont servi àl'établissement des résultats et qui occupent un volume bien moindre ? La carte perforée ne constitue pas une source d'information, elle n'est qu'un instrument permettant d'utiliser très rapidement certaines informations recueillies; c'est là tout son mérite et son insuffisance. Établie à partir des questions que se pose l'administration à un moment donné, elle ne répond qu'à ces questions, laissant de côté un certain nombre de données que l'histoire sera peut‑être heureuse de connaître. L'archiviste s'attirera sans aucun doute la reconnaissance des historiens futurs en conservant les cartes perforées qui leur permettront des enquêtes plus rapides, mais il leur apportera davantage en leur fournissant cette véritable mine d'informations que constitue la documentation de base.

Est‑il besoin d'ajouter que, sans être à proprement parler « pipées », ces  cartes peuvent être perforées à partir de préoccupations de propagande ? A la suite des résultats d'une enquête de l'Institut national de la Statistique et des Études économiques publiés dans Études et conjonctures le 5 mai 1962, un hebdomadaire syndical publiait un article intitulé Ce que ne dit pas l'I.N.S.E.E., où non seulement étaient recensés et expliqués certains oublis, mais encore où étaient contestés à la fois la méthode et les résultats. Sans prendre aucunement parti dans le débat, nous savons bien que la statistique, comme la langue d'Esope, est la meilleure et la pire des choses. L'archiviste, par souci de la vérité historique, devra donc donner la possibilité de refaire et de vérifier ces statistiques; il devra fournir aux historiens le moyen de critiquer les nombreuses publications dont ils disposent et la vision qu'elles présentent de l'époque qu'ils étudient. N'allons‑nous pas, là encore, nous encombrer d'archives d'exécution ? Certainement,; et c'est là où il est encore utile de recourir à la « hiérarchisation » des dépôts d'archives: les Archives départementales conservant la documentation de base qui a servi à l'établissement de publications nationales, et les Archives communales gardant bien précieusement les documents, comme les demandes d'aide aux chômeurs par exemple ou d'assistance médicale gratuite, qui ont donné lieu à des statistiques départementales. Voilà encore un domaine où une définition de la politique générale de conservation des archives serait souhaitable.

Des révisions radicales ont déjà été admises: on est parfois tenté, devant la masse des papiers que les services administratifs proposent au>; archivistes, soit pour les éliminer, soit pour les conserver, de ne garder que les registres d'ordre qui fourniraient, sous une forme condensée, le volume des affaires traitées par ces services. Outre le fait que la pratique de l'enregistrement du courrier disparaît de plus en plus de l'administration, il paraît peu souhaitable de se restreindre à ces documents rédigés la plupart du temps (actuellement du moins) par un personnel subalterne et qui ne donnent souvent que des indications sommaires. C'est l'opinion qu'exprimait le docteur Virgilio Giordano, directeur des Archives d'État de Caltanissetta (Sicile), dans son intervention sur le rapport présenté le 27 septembre 1956 au Congrès international des Archives de Florence par M. J. H. Collingridge, sur « The selection of Archives for permanent preservation b. Peut‑on éliminer les registres d'enregistrement du courrier (protocolli di corrispondenza), demandait‑il ? Les théoriciens de l'archivistique exigent leur conservation définitive; de fait, dans le passé, ces registres étaient tenus de manière telle qu'ils pouvaient permettre d'identifier un acte (date, auteur et destinataire, objet). Aujourd'hui il ne s'agit plus que d'instruments de distribution du courrier. entre les services, tenus de façon plus que sommaire, avec de simples sigles; ils n'ont pour seul but que de témoigner de la date certaine d'une lettre et de son attribution à un service donné, pour instruction. Toute recherche ultérieure est impossible et l'élimination pourrait être recommandée ".

C'est que les méthodes de l'administration ont bien changé: « le système de la Registratur », constate M. Bautier, « s'impose en effet dans toute l'Europe centrale et orientale. Ce système est caractérisé par la tenue de dossiers d'affaires, chacun d'eux étant formé de l'ensemble des pièces reçues et des minutes de lettres expédiées à l'occasion d'une même affaire, rangées dans l'ordre chronologique et généralement cousues successivement dans un même cahier. Il rendait possible l'établissement d'un plan préalable de classement général pour les archives d'un service et facilitait la manipulation et l'utilisation des dossiers dans les bureaux et dans les archives. Ailleurs au contraire, en France notamment, on restera fidèle à l'enregistrement chronologique et à la conservation séparée des décisions, délibérations, correspondances, etc., aussi bien dans les Secrétariats d'État que dans les Conseils et les Cours. C'est ainsi que les pays d'Europe centrale ont pris une avance considérable dans le domaine de la rationalisation administrative; dans les pays latins, au contraire, les classements d'archives demeureront jusqu'à nos jours très difficiles et la tâche de l'archiviste beaucoup plus délicate ». L'analyse de M. Bautier s'applique sans conteste au passé, mais sans adopter la rigueur de la Registratur des pays d'Europe centrale, l'administration française abandonne de plus en plus la pratique du « chrono » où les lettres les plus insignifiantes, comme les plus importantes,—quand elles s'y trouvent—, sont rangées par ordre de départ ou d'arrivée. Les services classent de plus en plus leurs papiers par dossiers d'affaires et ce n'est pas sans surprise que l'on constate parfois que ce sont les archivistes qui tentent de maintenir dans l'administration cette pratique désuète du « chrono ». La tenue en est de plus en plus confiée, là encore, à un personnel subalterne, tandis que les services d'Organisation et Méthode, d'où les archivistes ne devraient jamais être absents, élaborent de savants et ingénieux cadres de classement. La conservation de «chronos », outre qu'elle encombre les archives de bordereaux d'envoi, de formules de politesse, d'accusés de réception, de documents envoyés ou reçus « pour information » et n'est donc, par conséquent, pas plus économique, bien souvent, que la conservation des dossiers, ne se présente‑t‑elle pas, à notre époque, comme une fuite devant nos responsabilités d'archiviste ?

Ni la conservation des « chronos », ni celle des registres d'ordre, ni celle des cartes perforées, ni celle des statistiques, ni celle des documents récapitulatifs, qui s'imposent parfois, ne constituent la panacée qui permettra à l'archiviste de massives et faciles éliminations. N'existe‑t‑il donc pas de documents privilégiés dont la conservation dispense de s'encombrer de la masse de ce, archives d'exécution ? Le règlement des Archives départementales nous offre une troisième règle, qui sera peut‑être la clef de nos problèmes.

3. « Peuvent être supprimés en principe... les papiers qui ne présentent qu'un intérêt temporaire, lorsque le temps pendant lequel ils pouvaient être utiles est écoulé. »

Il ne s'agit pas là des « papiers de corbeille », c'est‑à‑dire des notes informes, des références quasi « chiffrées », des ébauches sans suite, des brouillons que les administrateurs, d'après le règlement des Archives, devraient éliminer d'eux‑mêmes et que les archivistes souhaiteraient ne pas trouver dans les dossiers indûment gonflés. Le règlement vise plutôt, par ce conseil, les documents préparatoires, tels que les notes. appuyant telle ou telle proposition budgétaire, les fiches budgétaires elles‑mêmes, en double ou triple exemplaire, ou les documents préparés pour l'impression. Il faut se débarrasser d'une certaine optique littéraire. Le manuscrit, avec le bon à tirer, d'un budget départemental par exemple n'est pas plus intéressant que l'exemplaire imprimé distribué, avec la caution du préfet, à des centaines de personnes: les corrections n'y révèlent aucune amélioration de pensée ou d'expression, ce ne sont que des précisions ou des suppressions d'erreur et les différences qu'on pourra relever entre le manuscrit et l'imprimé devront toujours être corrigées publiquement.

Au demeurant, ces documents n'encombrent guère les Archives et ne se trouvent pas dans les tas que l'on propose à l'archiviste. Il n'en est pas de même des « doubles », et l'archiviste serait parfois tenté de condamner le principe même de la duplication. Qu'un administrateur, sachant qu'il aura besoin de plusieurs exemplaires d'une décision ou d'une lettre, utilise pour cela, par prévoyance, tous les moyens de multiplication que la technique moderne met à sa disposition, ne doit pas nous surprendre; habituons‑le à considérer ces « doubles » qu'il n'utilisera d'ailleurs pas tous, comme des instruments de travail au même titre que ses crayons et ses gommes ou, mieux, au même titre que les formulaires imprimés dont il dispose; en conséquence il devra les ranger dans des « magasins » ou dans des « dossiers de travail », tout à fait différents des « dossiers de principe » qu'il constituera de pièces uniques concernant l'affaire traitée et qu'il devra un jour verser aux Archives.

Un autre effort de formation est nécessaire: il faut habituer les administrateurs àne pas considérer comme documents à verser aux Archives les « dossiers de documentation » constitués uniquement d'archives imprimées ou d'extraits de journaux ou de revues qui se trouvent dans toutes les bibliothèques. Il ne s'agit évidemment pas d'éliminer les coupures de presse ou les imprimés quand on les trouve mélangés dans les dossiers à des pièces uniques résultant des fonctions ou des activités propres du service qui a constitué les dossiers. En revanche les lois, décrets ou arrêtés, découpés dans le Journal officiel par exemple et classés méthodiquement, peuvent rendre  les plus grands services aux administrateurs mais ne sont en aucun cas à verser aux Archives.

N'encombrons pas non plus les Archives de ce qu'on pourrait appeler « les doubles par extrait ». Ainsi les services de l'Urbanisme de la Préfecture de la Seine délivrent, à la demande du propriétaire, du locataire ou du candidat àl'achat d'un appartement ou d'un immeeuble, un « certificat d'urbanisme » qui relève toutes les charges présentes ou à venir de l'immeuble ou de l'appartement en question. Ce certificat d'urbanisme est rédigé, par extraits, à l'aide des dossiers de principes généraux, des décisions d'alignement, des plans d'urbanisme, etc., qui constituent les archives propres du service. Un double de cette expédition, classé topographiquement, est conservé par le service, non seulement pour éviter de refaire toutes les recherches si, quelque temps plus tard, une autre personne demande un certificat d'urbanisme concernant le même immeuble ou le même appartement, mais encore afin que l'administration puisse fournir la preuve de la qualité et de la quantité des renseignements qu'elle a donnés à un correspondant, qui, sans être de mauvaise foi, peut avoir mal compris le document qu'il a reçu. Il semble que l'on puisse éliminer sans inquiétude ces « certificats d'urbanisme » comme nous le faisons des doubles d'expéditions de jugernents ou des extraits de casier judiciaire quand nous recueillons les documents des greffes des tribunaux.

Ces « doubles par extraits » ne constituent pas plus, à proprement parler, les archives des services que les « chronos » de documents reçus « pour information » et que les administrateurs conservent parfois très soigneusement, bien qu'ils ne leur aient donné aucune suite. Ce sont ces pratiques que voulait sans doute stigmatiser Albert Camus par cette réflexion d'un des personnages de L'État de siège: « Monsieur l'Alcade, faites établir ce certificat en treize exemplaires. —Treize ?—Oui, un pour l'intéressé et douze pour le bon fonctionnement ». Que cette boutade ne nous égare point. Qu'un service, qui vient d'accorder un permis de construire de cinq cents logements par exemple, fasse rédiger, comme c'est le cas dans le département de la Seine, vingt‑huit exemplaires de cette décision pour en prévenir les Services techniques de voirie, les Ponts‑et‑Chaussées, l'Enseignement, les P. et T., la S.N.C.F., etc., cela ne doit pas nous surprendre. La plupart du temps les administrations touchées sont concernées par cette autorisation et devront, à partir de ce permis, ouvrir des dossiers de travaux rendus ainsi nécessaires.

Mais il est vrai que certains administrateurs, et même, disons‑le, certains archivistes, s'encombrent de collections de documents dont on leur a fait « le service » et qu'ils gardent bien soigneusement dans un esprit de conservation mal compris. Que les archivistes prêtent attention au fait que bien souvent les administrations se considèreront comme quittes vis‑à‑vis des

Archives et procèderont à des destructions occultes, parce qu'elles auront fait de temps à autre à l'archiviste le « service » de quelques décisions jugées par elles plus importantes. Pour un service administratif, une collection d'actes ne constitue des archives que lorsqu'il s'agit de la collection des décisions prises par le service lui‑même. N'hésitons donc pas à détruire les collections de circulaires sans suite, «reçues pour information » et conservées dans les services, car, outre le fait que la collection ressort plus aux activités du bibliothécaire que de l'archiviste, l'unité de base pour le traitement des archives modernes est, comme nous l'avons dit, dans la plupart des cas, le dossier et non la pièce.

Or il n'a été jusqu'ici question que des pièces en double, mais on trouve aussi dans les administrations des dossiers en double ou plutôt des dossiers parallèles. Prenons l'exemple du dossier concernant la reconstruction des Archives de la Seine; il est possible qu'il n'en existe qu'un à la Direction des Archives de France; en tout cas à la Préfecture de la Seine, on en trouvera un certain nombre, d'abord à la Direction des services d'Archives, ensuite au Cabinet du Préfet, à la Direction des Finances, à la Direction de l'Urbanisme, qui accordera le permis de construire, enfin à la Direction de l'Architecture, qui sera chargée des travaux. Remarquons tout de suite que ces dossiers, qui renferment un grand nombre de pièces communes, ne sont pas tout à fait identiques, car, si chaque service a constitué un dossier, il lui a imprimé, eu égard à ses propres fonctions, une marque particulière qui sera, par exemple, ou technique ou financière. De même certaines administrations n'ont que des activités de contrôle, les dossiers qu'elles conservent n'ont aucun caractère original: les dossiers des Offices d'H.L.M. de certaines communes de banlieue se trouvent par exemple à la mairie de la commune, mais aussi à la Direction de l'Habitation et à la Direction des Affaires départementales et générales. On pourrait multiplier les exemples: on rencontre des dossiers d'inscription au tableau départemental d'agrément des ingénieurs et techniciens à la Direction de la Préfecture chargée des Affaires départementales et générales, mais aussi dans les Services des Ponts‑et‑Chaussées et de l'Enseignement et dans les Directions départementales de l'Agriculture, de la Construction et de la Santé. Arrêtons‑nous à un cas très simple: chaque unité administrative établit, pour des raisons de commodité tout à fait légitimes, ses propres dossiers de personnel, mais il est évident que le véritable dossier se trouve dans le service chargé du recrutement et de la carrière du personnel en question; les autres pourront être éliminés sans regret.

Avant d'aborder le problème délicat du traitement de ces dossiers parallèles et pour en terminer l'analyse, remarquons que la multiplication de ces « dossiers d'exécution » résulte de la démultiplication des tâches administratives. Il en découle qu'ils n'ont, n'hésitons pas à le dire, qu'un intérêt temporaire: les dossiers du personnel, dans l'unité administrative auquel il est affecté, ressent d'être utiles à partir de la mise à la retraité; il en est de même des  dossiers d'inscription au tableau d'agrément des ingénieurs et techniciens que l'on trouvera dans les services des Ponts‑et‑Chaussées par exemple une fois approuvés les comptes et les travaux des Offices d'H.L.M., la conservation des dossiers à la Direction des Affaires départementales et générales ne s'impose pas plus que celle du dossier de reconstruction des Archives à la Direction de l'Urbanisme, quand celle‑ci a accordé le permis de construire; on peut même dire que le dossier de cette reconstruction, constitué à la Direction des Finances, ne présente pas un intérêt primordial, lorsque les travaux ont été payés, car il est évident que des dossiers parallèles plus complets conserveront tout de même quelques traces de ce financement. Si l'intérêt transitoire de ces dossiers pour l'administration ne fait pas problème, en est‑il de même pour les Archives ?

Il paraît vraiment impossible de conserver ces diverses séries de dossiers parallèles. On pourrait penser à reconstituer un dossier complet « idéal » à partir des pièces conservées dans chaque dossier; mais cette reconstitution présenterait des difficultés pratiques quasi insurmontables; il est impossible d'autre part de fixer la date de cette reconstitution, les divers services ne pouvant, pour des raisons tout à fait légitimes, se dessaisir de leurs dossiers à la même époque. De plus, n'hésitons pas à dire, avec M. Bautier, que dans bien des cas ce serait « une hérésie archivistique. On doit s'abstenir formellement de mêler les dossiers des (divers) fonds, comme l'ont trop souvent fait des archivistes du temps passé, qui ont uni fonds de la Préfecture et de l'Inspection académique, fonds de la Préfecture et des Domaines, voire, comme je l'ai vu dans un département de l'Ouest, le fonds du bureau des Cultes de la Préfecture avec celui de l'Évêché ».

En revanche, il est possible (et c'est ce que nous avons fait aux Archives de la Seine), d'entreprendre une enquête pour déterminer le nombre et la qualité de ces dossiers parallèles et l'exemplaire qui devra être conservé comme étant celui qui réunit le plus d'informations et le plus de renseignements sur tous les aspects sous lesquels le problème, qui a donné naissance à un dossier, pouvait être envisagé. Là encore, il n'y aura pas de solution idéale; l'archiviste devra pratiquer un choix, prendre une décision qui ne s'imposera pas à tous mais à laquelle il aura réfléchi et dont il pourra rendre compte le cas échéant.

<<TOC5>> V. — La pratique des éliminations aux archives de la Seine.

Telle a été en effet notre préoccupation, pendant ces dernières années, aux Archives de la Seine: ne pas nous laisser prendre par les papiers, mais mener une politique générale que l'on puisse définir, exposer et justifier,  si besoin en était. Elle a été exprimée par M. Pérotin dans les diverses publications que j'ai citées plus haut; je ne ferai que la résumer en évoquant rapidement quelques réalisations auxquelles la confiance de M. Pérotin m'a appelé à participer.

D'abord, en essayant de prendre part aux travaux des services d'Organisation et Méthodes, nous avons tenté, au cours d'un certain nombre de causeries et de conférences, de donner une formation « archivistique » aux administrateurs, de les appeler à la réflexion sur l'usage qu'ils font de leurs papiers et sur l'aide que pourrait apporter à leur action une « politique des Archives », définie avec eux en tenant compte de leur avis et de leurs suggestions. Chaque fois que nous abordions ces problèmes nous avons rencontré un auditoire attentif, parfois passionné et toujours compréhensif. A notre époque d'éducation permanente, les administrateurs ne demandent qu'à perfectionner leurs méthodes, à comprendre les préoccupations et les responsabilités des fonctionnaires avec lesquels ils sont appelés à travailler, àconnaître ce qui se pratique en France, mais aussi à l'étranger, sachant bien que, pour une certaine période encore, une prospective pour l'amélioration des pratiques administratives se bornera à l'étude de ce qui se fait dans les pays arrivés à un stade de développement supérieur, sinon comparable au nôtre.

A la suite de ces causeries et conférences et des études entreprises à ce sujet, s'est imposée aux Archives de la Seine une politique de développement des dépôts intermédiaires dont la première réalisation s'ouvrit, dès juillet 1962, à la Direction de l'Habitation. L'initiative des dépôts intermédiaires ne revient pas malheureusement aux archivistes; il y a déjà longtemps que les administrations, devant le refus des archivistes ou leur incapacité à traiter leurs archives, se sont débarrassés de leurs papiers en les entreposant dans de vieilles casernes, dans des forts désaffectés, dans des garages ou des usines à l'abandon. Il est maintenant nécessaire que les conservateurs d'archives fassent le recensement et l'inventaire de tous ces dépôts plus ou moins occultes et ensuite leur donnent une organisation qui satisfasse à la fois les archives et les administrations. Il s'agit en fait d'entreposer économiquement, mais sainement, dans des locaux inutilisables pour des bureaux ou pour l'habitation (caves, greniers, soupentes, anciens magasins, etc.), des masses de papiers administratifs Il est anormal, par exemple, que des dépôts d'archives, de construction coûteuse, s'emplissent de documents qui devront être éliminés à terme mais qui doivent être conservés pour des raisons administratives; il est de même regrettable que les administrations étouffent sous la masse des papiers qu'elles utilisent peu souvent et qui embarrassent les bureaux  quand ils ne prennent pas la place des administrateurs. D'autre part certains documents, destinés à une conservation perpétuelle, ne sont pas encore communicables pour des raisons diverses; ils pourraient utilement a vieillir dans des dépôts intermédiaires en attendant leur classement définitif et leur inventaire. M. Pérotin s'est expliqué sur l'utilité et la pratique des dépôts intermédiaires; je ne puis que renvoyer à ce qu'il a écrit à ce sujet .

Le développement et l'amélioration de l'usage des dépôts intermédiaires s'inscrivaient dans une politique plus générale de recensement et de reconnaissance des papiers administratifs. M. Pérotin m'a chargé en 1962 de mener une enquête quantitative auprès des services administratifs, relevant, pour leurs papiers, de la Direction des services d'Archives de la Seine; nous avons laissé de côté, pour des raisons pratiques ou d'opportunité, un certain nombre de grandes administrations, comme la Préfecture de Police, l'Assistance publique, la Chambre de Commerce, la Caisse primaire de Sécurité sociale de la Région parisienne, etc., soit que leur statut, du point de vue des archives, ait été mal défini, soit que la conservation de leurs documents ait déjà fait l'objet d'études plus ou moins satisfaisantes, soit, avouons‑le, que nous ayons su devoir nous trouver en face de problèmes que nous ne pouvions alors résoudre. Deux questions furent posées aux administrations: 1) Quelle est la masse actuelle de vos papiers ? 2) De combien s'accroît‑elle chaque année ? Les réponses à la première question indiquaient un total de 600 kilomètres linéaires et les services interrogés accusaient un accroissement annuel de 75 kilomètres linéaires. La Caisse primaire de Sécurité sociale de la Région parisienne que, rappelons‑le, nous n'avions pas interrogée mais qui, ayant entendu parler de notre enquête, est venue d'elle‑même nous consulter, a avoué, pour elle seule, un accroissement de 400 kilomètres linéaires par an. Notre intention était de renouveler cette enquête chaque année: il nous aurait ainsi été possible, grâce aux variations, de déceler rapidement les services « en expansion », tant au point de vue administratif que du point de vue des archives. Cependant, pour diverses raisons, cette enquête n'a été reprise qu'en 1964 et nous devions constater, étant donné les marges d'erreur, que les chiffres ne différaient guère d'une année à l'autre: la masse des papiers administratifs ne s'élevait plus qu'à 500 kilomètres linéaires; en revanche les services accusaient un accroissement annuel de 90 kilomètres linéaires.

Ces chiffres auraient pu nous inciter au découragement, mais nous avons pris très vite conscience que nous nous trouvions là, la plupart du temps,  en face de papiers d'exécution, que la démultiplication des responsabilités administratives entraînait, comme nous l'avons dit plus haut, une véritable inflation de papiers, et qu'une évaluation raisonnée de la masse de ces documents nous conduirait à en éliminer, sans difficultés, près de go %. Une enquête qualitative s'imposait donc; on ne pouvait évidemment procéder par sondages, comme pour les enquêtes sociologiques, mais il fallait entreprendre systématiquement et soigneusement, en usant de la rigueur de la méthode chartiste, la visite, direction par direction, bureau par bureau, des administrations productrices de papiers, afin d'identifier « à la source » les documents sur lesquels la législation en vigueur donne aux conservateurs d'archives droits de vie et de mort. C'est ce que nous avons commencé à faire. A la suite de chaque visite un procès‑verbal est rédigé, qui décrit les tâches administratives du service étudié, et les séries de dossiers qui en découlent et que nous avons vues dans les bureaux et les locaux qui en dépendent. C'est évidemment une tâche de longue haleine qui pourrait donner, à certaines conditions, des résultats assez satisfaisants. Il serait d'abord souhaitable qu'une telle enquête fût menée en équipe; la confrontation et le dialogue sont toujours bénéfiques. Ensuite il conviendrait que les services départementaux d'archives, qui se sont livrés, chacun de leur côté, à une telle enquête, se communiquent leurs résultats et leurs réflexions. De plus, les conclusions qu'ils tireraient de leurs travaux et de leurs réflexions gagneraient à être confrontées aux enquêtes du même genre menées par les «missionnaires » dans les administrations centrales. Les services départementaux ne font en effet qu'appliquer une politique définie par les ministères dont ils relèvent, et les papiers que nous traitons ont reçu naissance de circulaires issues de l'administration centrale; d'autre part ce que j'ai appelé une « politique de conservation hiérarchisée », suivant les lieux de conservation, permettrait l'élimination de nombreux dossiers en double ou parallèles. Enfin cette enquête devrait être reprise périodiquement, suivant un plan portant sur plusieurs années, afin de lui apporter les corrections qu'impose l'évolution inévitable de l'administration.

Toutes ces tentatives de définir et de mener à bien une politique cohérente n'ont pas toujours rencontré les mêmes succès, quelques‑unes, comme nous venons de le voir, demandent même un certain temps pour aboutir. Or il fallait bien faire face aux situations urgentes et il n'était pas possible de demander aux administrateurs de conserver intacte la masse de leurs papiers, en attendant qu'ils aient reçu la bonne parole... archivistique et que soit terminée l'enquête qualitative que nous avons entreprise. En nous inspirant, répétons‑le encore une fois, des travaux de NI. Schellenberg, nous avons mis sur pied une méthode d'éliminations, qui nous permet de parer au plus pressé et d'attendre que soit définie et arrêtée une politique satisfaisante des archives modernes.

Lorsqu'un service administratif désire se débarrasser de papiers dont  il n'a plus besoin, il saisit le directeur des services d'archives par une note qui doit donner sommairement la masse, l'identification et la date des dossiers à recevoir ou àéliminer. Car, en règle générale, nous nous refusons, dans la mesure du possible, àtraiter des tas informes et non identifiables. De plus cette note est le point de départ d'investigations de routine: la lecture du Bottin administratif ou de l'annuaire départemental nous permettra de situer le service concerné dans la hiérarchie administrative, et de relever le nom de son chef; nous n'admettons pas en effet d'être reçu par une dactylo ou un commis d'ordre, qui se révèleraient incapables de nous révéler le fonctionnement du service et les papiers qui en résultent. Quelques recherches nous permettent de savoir quelle fut, dans le passé, la politique des Archives à l'égard de ce service: inspection, élimination ou accueil de versements; il serait dommage en effet d'interrompre des séries commencées. Enfin s'impose la lecture de la réglementation en vigueur, mais nous avons vu qu'elle ne nous apporte pas toujours l'aide souhaitée.

Tous ces travaux préliminaires, quelles que soient par ailleurs nos occupations, ne doivent pas demander plus de huit jours afin de nous présenter au chef de bureau dans un délai convenable. Nous demandons à celui‑ci de nous expliquer toutes ses charges et ses responsabilités et de nous énumérer toutes les catégories de dossiers qui en découlent, enfin, mais seulement, après ce préambule, il nous montrera tout particulièrement les dossiers dont il veut se débarrasser. Même si nous arrivons à nous faire assez rapidement une idée sur l'intérêt des papiers en question, nous nous sommes donné comme règle de ne jamais prendre une décision de versement ou d'élimination, sur place et sans prendre quelque délai, premièrement afin de nous imposer par cette discipline, le temps de la réflexion, deuxièmement afin d'éviter là pression des administrateurs sur notre choix.

Car, comme nous l'avons répété maintes et maintes fois, il y aura toujours un choix à faire, une décision à prendre. Pour éclairer notre choix, nous avons pris l'habitude, aux Archives de la Seine, de nous poser un certain nombre de questions, auxquelles nous nous imposons de répondre, même si nos réponses révèlent perplexité et embarras.

1) Les dossiers, qui nous sont présentés, sont‑ils les dossiers d'un directeur ou d'un fonctionnaire important ou ceux d'un subalterne ?

2) Ces dossiers sont‑ils des dossiers d'exécution ou des dossiers de direction ou de politique générale ? Nous avons vu qu'un directeur pouvait lui aussi conserver des dossiers d'exécution ou plutôt de gestion.

3) Ces dossiers sont‑ils uniques ou au contraire existent‑ils en double ? trouverons‑nous ailleurs des dossiers à peu près semblables ?

4) Garderons‑nous ces dossiers, a: en témoignage du fonctionnement du service (spécimens), ou bien, b: pour les informations qu'ils fournissent ?

Ces informations d'autre part sont‑elles d'ordre général ou bien concernent‑elles des particuliers ? Il parfaitement légitime d'accueillir des documents pour les informations d'ordre individuel qu'ils présentent, mais il faut le faire en toute connaissance de cause.

5) La forme des documents peut également influer sur la décision: pour des raisons diverses on peut préférer des cartes perforées à des feuilles de ménage, des microfilms à des pièces originales ou vice‑versa.

6) Les renseignements (informations ou témoignages) fournis par ces documents se présentent‑ils sous une forme dense ? Autrement dit, allons‑nous conserver un registre dont chaque page ne représentera qu'une ligne de renseignements intéressants ?

7) Les renseignements fournis sont‑ils importants ou non ?

Cette dernière question nous ramène aux appréciations subjectives, que nous aurions voulu éviter le plus possible mais qui sont inévitables, et, avouons‑le, nous arrivons rarement à répondre de façon satisfaisante à toutes les questions que nous nous posons. Mais celles‑ci nous ont aidés à réfléchir et préparer notre décision qui sera, comme nous l'avons dit, toujours arbitraire par la force des choses. C'est pourquoi nous avons jugé nécessaire d'assumer pleinement, dans le présent et devant l'avenir, cet acte irréparable que nous commettons en éliminant des papiers. Nous dressons un véritable procès‑verbal de nos réflexions en rédigeant un bordereau d'élimination qui rend compte de la qualité et de la quantité des documents éliminés et des raisons qui ont motivé notre décision.

Ce bordereau d'élimination est, je crois, le point d'aboutissement indispensable de toute action archivistique dans la masse des papiers modernes. C'est le seul moyen de mettre en pratique le fameux principe du « respect de l'intégrité des fonds ». En nous rappelant la définition d'un fonds donnée par le Lexicon of Archive terminology (n° 91), — « un ensemble de documents dont l'accroissement s'est effectué dans l'exercice des activités d'une personne physique ou morale » —, nous remarquerons qu'il est impossible à l'archiviste moderne, étant donné la prolifération des papiers administratifs, de fournir intacts aux historiens tous les fonds qu'ils seraient en droit de réclamer. Mais l'archiviste se doit, répétons‑le, de rendre compte de la composition du fonds qu'il a trouvé, des modifications qu'il a dû lui faire subir et en particulier des éliminations qu'il y a pratiquées. Celles‑ci seront donc recensées très précisément, en dressant une liste aussi exhaustive que possible, sans crainte d'entrer dans le détail, des différentes catégories de dossiers, ou même exceptionnellement d'actes, qui ont été mises au pilon. Il est indispensable de même d'en donner une évaluation chiffrée, peut‑être même de chaque catégorie Dans la mesure du possible il est aussi souhaitable de fournir des indications précises sur les documents voisins ou parallèles qui permettront de remédier à la disparition des dossiers pilonnés. La réunion de ces bordereaux d'élimination et des bordereaux de versement, accompagnés de la correspondance qui les a précédés, permettra à l'historien de reconstituer, au moins par la pensée, l'histoire et la composition du fonds qu'il aurait souhaité étudier dans son intégrité. Ainsi il n'ignorera rien des papiers qui se trouvaient naguère à côté des documents qu'il consulte; il est possible et même probable, comme nous l'avons déjà dit, qu'il nous reproche amèrement nos destructions, mais il nous rendra cette justice que nous ne les lui avons pas cachées, que nous les avons comptabilisées et que nous lui avons indiqué, dans la plupart des cas, les moyens d'y suppléer.

<<TOC5>> VI — En guise de conclusion

« Si c'était pour en arriver là, disait un refrain de notre enfance, c'était pas la peine de chanter cela ». Je suis un peu conscient de n'avoir rien dit d'original, d'avoir enfoncé pas mal de portes ouvertes et enfin d'avoir posé plus de questions que donné de réponses. Me pardonnera‑t‑on d'avoir rappelé quelques règles de bon sens et quelques exigences qui s'imposent ? Si cet article pouvait inciter quelques archivistes français à se pencher à nouveau sur la question des éliminations pour réfléchir sur leurs pratiques et faire quelques propositions, j'estimerais avoir atteint mon but. En 1956, Don José de La Pena, directeur de l'Archivo General de Indias (Séville), constatait qu'en somme, en dépit des règlements les plus divers, les archivistes ne sont en aucun pays pleinement satisfaits des méthodes suivies dans leur pays pour l'élimination des papiers... Il serait souhaitable, sur le plan international, de créer au sein de l'UNESCO une sous‑direction permanente pour l'étude des éliminations. Mais surtout sur le plan national, il est indispensable de constituer une «Commission pour la Conservation des Documents de l'Histoire » formée d'archivistes spécialement qualifiés, de représentants expérimentés des administrations, des délégués des instituts de normalisation et de planification du travail administratif et d'historiens de diverses disciplines (histoire économique, sociale, histoire du droit, de l'art, etc.) ayant la pratique des archives. Cette commission aurait pour tâche d'établir la liste des organismes dont les papiers sont susceptibles d'être considérés comme une source historique éventuelle, de s'informer sur les règles suivies par ces organismes dans la formation de leurs papiers, de les conseiller sur l'emploi des papiers, encre, etc., à utiliser en vue de la conservation des documents enfin d'établir la liste des types de papiers susceptibles d'être détruits ou né présentant pas de valeur historique » . Je n'ai point qualité pour reprendre à mon compte ces vœux et pourtant raisonnable. Qu'il me soit permis cependant de les rappeler ici. D'autre part, devant la difficulté de réunir pour un travail prolongé et fructueux et qui devrait, à mon avis, être permanent, des administrateurs, des conseillers en organisation du travail et des historiens de toutes les disciplines, ne serait‑il pas plus simple; comme le souhaitait déjà en 1953 M. Bautier, de mettre sur pied un Comité restreint de deux ou trois archivistes dirigés par un Inspecteur général des Archives (ou collégialement par tous les Inspecteurs généraux des Archives), qui étudierait successivement ces questions avec les représentants de chacune des grandes administrations » et, ajoutons‑le, avec les historiens de toutes les écoles ? Ce bureau d'études, qui, pour être efficace, devrait connaître des services nationaux comme des services régionaux ou départementaux, rendrait les plus grands services àtous les archivistes et pourrait travailler à la définition d'une politique générale des Archives modernes.

Pierre BOISARD,  
conservateur aux Archives 
de la Seine et de la ville de Paris.

<<TOC4>> L'évaluation des archives contemporaines  

par Åke KROMNOW

<<TOC5>> 1. Introduction

L'évaluation des archives modernes constitue l'un des problèmes les plus importants et délicats de la science archivistique. Cette question a fait l'objet de nombreuses discussions dans les manuels et les journaux spécialisés dans les questions d'archives et d'histoire. Néanmoins, le nombre d'articles ou d'ouvrages consacrés àl'évaluation des archives n'est pas proportionnel à l'importance du sujet. La cause de cette apparente négligence peut probablement être attribuée à une diversité de raisons. Les difficultés de trouver des normes objectives pour les besoins de l'évaluation, la tendance à aborder les problèmes d'un point de vue pratique plutôt que théorique et, naturellement, les limites imposées par le bagage intellectuel et scientifique des archivistes eux‑mêmes ont certes joué un rôle qui n'est pas négligeable.

La terminologie utilisée dans le domaine des archives est, comme on le sait, très variée. Les experts des différents pays éprouvent eux‑mêmes des difficultés àcomprendre les notions et les termes utilisés par leurs homologues. Les différences qui existent entre les pays en matière d'organisation conduisent souvent à des malentendus.

A cet égard, il convient de souligner que la possibilité de trouver des normes acceptables pour l'évaluation des archives contemporaines dépend de la tradition gouvernementale et dés habitudes administratives particulières à chaque pays. C'est pourquoi il est difficile de tirer des conclusions générales de l'expérience d'un pays quelconque.

Conformément aux recommandations formulées par les organisateurs du Congrès, le document original s'est inspiré des éléments ci‑après :  

a) les ouvrages traitant du sujet qui, par suite de difficultés de langage, se composent essentiellement de travaux rédigés par des auteurs anglais, français, allemands et scandinaves. Parmi les autres travaux, un ouvrage mérite une  mention spéciale. Il s'agit de : Liaison entre Archives de l'État et Archives administratives, par F.I. Dolgih (VIIe Congrès international des Archives), Moscou 1972 ;  

b) vingt‑six réponses au questionnaire intitulé "Demande de renseignements concernant la destruction, ses conditions et ses problèmes" que les Archives nationales suédoises ont envoyé aux archives nationales ou aux institutions correspondantes d'une soixantaine de pays en juin 1975. Les questions étaient formulées par les archivistes Claes Gränström et Jan Lindroth des Archives nationales suédoises. Les réponses ont été passées en revue et élaborées par Jan Lindroth et les résultats ont servi àl'établissement du présent document.

Les références faites à l'égard des conditions existant dans certains pays sont, à moins d'indications contraires, fondées sur les réponses au questionnaire.

<<TOC5>> 2. La raison de l'évaluation des archives. Le flot énorme de documents et ses conséquences économique

La place importante occupée par la question de 'l'évaluation des archives contemporaines' dans le programme du Congrès est la conséquence naturelle de la croissance énorme des documents d'archives intervenue au cours de ce siècle. La société moderne est plus que jamais tributaire de recherches et d'information. Une quantité telle d'information est requise, produite et consommée, notamment par les pays évolués, que le concept d' 'explosion de l'information' est devenu une réalité concrète non seulement pour le spécialiste de l'information et le bibliothécaire, mais également pour l'archiviste. L'accroissement de ce flot de documents est favorisé notamment par l'utilisation de techniques de reproduction modernes. C'est ainsi qu'un rapport peut exister en plusieurs dizaines d'exemplaires dans un organisme ou un établissement commercial. Dans certains cas, la production d'archives s'est développée à tel point qu'elle a presque revêtu des proportions industrielles. Ce problème de production massive pose, à bon droit, un dilemme capital à l'archiviste.

On a émis l'opinion selon laquelle la croissance des archives de papier pourrait être réduite grâce à l'utilisation de nouveaux supports d'information occupant moins de place : microfilms, rubans magnétiques, etc. C'est peut‑être le cas de certains organismes et services qui disposent d'importantes archives 3. Par ailleurs, cette tendance fait l'objet d'une obstruction simultanée du fait de l'extrême rapidité avec laquelle l'ordinateur fournit ces résultats. Les moyens d'information eux‑mêmes ont contribué à cette forte augmentation de la quantité d'information. Loin d'avoir réduit le besoin de procéder à l'évaluation des archives, les nouveaux supports d'information l'ont au contraire accru. Nous sommes encore loin d'une 'société sans papier'. L'ordinateur et les supports électroniques de l'information ont rendu l'évaluation encore plus compliquée. Aucun gouvernement ne peut ou ne désire consacrer les fonds nécessaires pour conserver toute cette masse d'information. A terme, le flot de papier doit être endigué et canalisé grâce à des programmes rationnels d'élimination et de destruction soigneusement planifiés.

Ce qui a été mentionné précédemment peut être maintenant illustré par quelques chiffres. La Suède et la Finlande estiment que le coût annuel de stockage correspondant à un mètre de rayon d'archives de type classique serait légèrement supérieur à 5 dollars. Etant donné que les Archives de l'Etat en Suède s'enrichissent d'environ 40.000 mètres de rayons par an, le Gouvernement devrait dépenser environ 200.000 dollars par an pour stocker la totalité des documents. Avec le temps, ces coûts pourraient être encore plus élevés.

Outre la rentabilité liée à l'élimination des documents, il y a lieu de noter l'avantage indiscutable que présentent la main‑d'oeuvre et les locaux ainsi rendus disponibles pour être utilisés à d'autres fins. Il convient de mettre spécialement l'accent sur les avantages indirects offerts par l'évaluation et la destruction en permettant la mise en place d'un meilleur système d'acquisition des archives ; l'information inutile et encombrante étant détruite. Les bandes magnétiques présentent l'intérêt de pouvoir être utilisées plusieurs fois. La Pologne a déjà signalé l'économie qui pouvait être réalisée grâce au recyclage des archives et documents éliminés.

Il n'est naturellement pas très agréable pour un archiviste, comme l'a exprimé Meyer H. Fishbein, "de peser sur la même balance les coûts et les avantages culturels". Il n'en reste pas moins que les archivistes comme les chercheurs doivent faire face aux réalités. En règle générale, chaque fonds d'archives doit avoir pour objectif de réduire le coût de la conservation de l'information à un niveau raisonnable, et ceci au moyen d'un système d'évaluation et de destruction sainement conçu et exécuté.

<<TOC5>> 3. L'organisation du tri et des éliminations

En ce qui concerne la priorité fixée par les services d'archives eux‑mêmes pour l'évaluation des documents, les réponses ne sont pas très explicites. La grande majorité des pays accordent en principe une place primordiale àl'évaluation et à la destruction des archives publiques dans le cadre général du fonctionnement du système d'archives.

Les autorités archivistiques sont souvent soumises à de fortes pressions gouvernementales leur réclamant d'intensifier les destructions de documents àcause du gain financier qu'elles peuvent apporter à l'Etat. Dans ce contexte, il est surprenant que de nombreux pays n'affectent qu'un pourcentage relativement faible du personnel des archives aux opérations de tri et d'élimination. Les pays qui ont  répondu au questionnaire possèdent généralement une réglementation générale ainsi que des règlements spécifiques qui peuvent être suivis par certains organismes et services. Les réponses indiquent également que les règlements ou nomenclatures qui déterminent ce qui doit être détruit ou conservé par un organisme ou groupe d'organismes constituent un instrument usuel utilisé pour régir les activités d'évaluation. Ces instruments sont appelés dans diverses langues : 'disposal lists', 'tableaux de tri' et 'Kassationpläne'.

La question de savoir s'il existe 'des statuts indiquant que certains types de documents devraient toujours être détruits' a suscité autant de oui que de non. Une catégorie particulière de documents a été indiquée, en dehors de ceux ayant un caractère courant, comme étant appelée à faire l'objet d'une destruction, à savoir certains types de registres de comptabilité (écritures comptables, etc.).

Cependant, la plupart des pays semblent avoir des règlements qui régissent les archives qui doivent être toujours conservées, notamment les dossiers personnels et les 'dossiers de politique générale'. Quelques pays, comme les Pays‑Bas et la Suède suivent le principe général de préserver tous les documents publics dont l'élimination n'est pas expressément prévue par la loi i. Les responsables des archives de ces pays estiment que c'est la seule manière qui permette d'éviter la destruction de documents officiels précieux avant le versement aux archives. Ce principe toutefois crée le risque de préserver trop longtemps des documents éliminables.

<<TOC5>> 4. Distruction en presence de documents de remplacement ('substitution')

Autrefois, la destruction était souvent limitée aux documents qui pouvaient être remplacés ou pour lesquels il existait, par ailleurs, des éléments de substitution. A cette époque, l'élimination des archives était considérée comme préjudiciable et l'on estimait que les documents de substitution devaient être aussi complets que possible. Les copies, duplicata et extraits pouvaient être détruits sans autre forme de procès. Bientôt, cependant, des jugements de valeur durent être formulés. Dans quelle mesure les documents de substitution doivent‑ils être aussi complets que possible ? Les rapports journaliers et hebdomadaires pourraient‑ils être éliminés si des rapports récapitulatifs mensuels existent ? Des reçus pourraient‑ils être détruits si l'on conserve des registres détaillés de comptabilité ? Cette méthode retient toujours l'intérêt ; pourtant, on s'expose toujours au risque de perdre des détails concrets et que l'évaluation subjective des documents de substitution soit trop liée au facteur temps. Si les documents à mettre au rebut et ceux qui peuvent les remplacer ne sont pas détenus par le même service que celui qui est à l'origine des archives, il importe donc que les services d'archives maintiennent leur droit de regard sur les documents en question afin d'éviter toute erreur qui se traduirait par la destruction des deux types de documents.

Il est parfois peu judicieux d'éliminer les archives, même s'il existe des documents de substitution. Il pourrait en être ainsi de copies, d'extraits, etc.,  placés dans des dossiers dont l'élimination pourrait donner lieu à une réduction importante de la valeur de l'information contenue dans le document. Il peut s'avérer, par ailleurs, pratique de conserver des copies de lettres expédiées, classées en partie par ordre chronologique et en partie par sujet. La tenue de dossiers en double, comme c'est souvent le cas, peut être motivée pour des raisons d'accessibilité et de sécurité.

La méthode de substitution est avantageuse, du fait que l'archiviste n'a guère besoin de juger la valeur d'un document du point de vue de la recherche. Par contre, le chercheur est obligé de travailler avec un document qui a été abrégé.

<<TOC5>> 5. L'évaluation des documents ayant un caractère unique. Généralités

Dès le début, la nécessité d'éliminer des documents a contraint l'archiviste à accomplir une tâche qu'il cherche à éviter, à savoir : la destruction d'archives qui sont irremplaçables. Dans ces circonstances, des jugements subjectifs s'avèrent décisifs. Au départ, il est peut‑être suffisant de limiter les évaluations à ce qu'il est convenu d'appeler les archives courantes, par exemple, les registres portant sur l'achat de matériaux ou l'entretien de machines et de matériel. Ces documents ont pour particularité de contenir des renseignements qui traduisent des variations individuelles d'un modèle bien connu (Nilsson). L'élimination de ces documents permet d'économiser beaucoup d'espace. La décision de procéder à cette opération est chose facile, car les documents d'usage courant n'ont qu'une faible durabilité.

Le grand problème qui se pose aux archives aujourd'hui réside dans le fait que des documents contenant une bonne partie de données particulièrement uniques doivent être éliminés. Aussi, une évaluation compétente de la valeur actuelle et future des documents d'archives en matière de recherche est‑elle requise.

L'ensemble de la structure de la science évolue à mesure qu'apparaissent de nouvelles sciences, méthodes et questions. A une époque antérieure, les documents que l'on considérait comme fongibles ou non durables, par suite de l'absence de demande ou de la croyance selon laquelle les éléments qui en constituaient la teneur étaient d'une utilisation par trop difficile, sont aujourd'hui activement recherchés par les historiens de l'économie quantitative et des sciences sociales. Les données globales revêtent aujourd'hui un intérêt spécial et peuvent être utilisées à l'aide de l'ordinateur. Comme c'est souvent le cas, notre jugement est influencé par l'époque à laquelle nous vivons.

Il apparaît impossible, même à l'archiviste, à l'historien, au fonctionnaire ou à l'homme politique le mieux informé et expérimenté, de prévoir quelle sorte de document sera nécessaire à l'avenir pour les besoins de la recherche i. La pratique qui a cours dans certains pays à choisir une ou plusieurs parties d'un document considérées comme 'précieuses du point de vue historique' afin de les conserver, est une méthode hasardeuse. Pourtant, ce mode de sélection est commun en ce qui concerne les archives traitant de 'personnes célèbres' ou de décisions juridiques ayant valeur de précédent.

Dans le présent exposé des problèmes de l'évaluation, deux idées principales peuvent être dégagées : une ferme conviction à l'égard du jugement de l'archiviste fondée sur l'expérience, et un désir de trouver des critères plus objectifs en matière d'évaluation et de destruction des documents . Parmi les Européens qui sont particulièrement critiques du crédit accordé par l'ancienne génération à l'intuition de l'archiviste pétri d'érudition ‑ ce qu'il était convenu d'appeler son 'Fingerspitzengefühl' ‑ se trouve le Professeur Hans Booms de Coblence. Il souhaite l'adoption d'une théorie objective de l'évaluation. Comme c'est souvent le cas, ces deux idées renferment une bonne part de vérité. Les connaissances et l'expérience qu'a l'archiviste de la nature des questions historiques sont inestimables pour l'évaluation. Pourtant ces connaissances ne sont pas suffisantes à long terme. Conscient qu'il est de ses propres limitations, il lui faut rechercher davantage de normes objectives pour l'évaluation des archives. Une certaine dose de subjectivité ne saurait cependant être omise.

Malheureusement, la limite du présent exposé ne permet pas de donner un compte rendu du débat, que l'on trouve notamment dans les écrits allemands, concernant les possibilités de parvenir à une idéologie de l'évaluation objective. Les représentants des pays socialistes prétendent que la question de l'évaluation ne peut être résolue que sur le plan de la dialectique et du matérialisme historique. La position de l'organisme qui est à l'origine des archives à l'égard du développement de la société, et de sa place dans la hiérarchie administrative, revêt une grande importance pour l'évaluation des archives. Le système a permis à la plupart des pays socialistes de créer des groupes particuliers d'institutions, dont les archives sont soumises ou non au transfert à la garde de l'Etat. Il semble que ce soit principalement les archives des grandes administrations centrales qui soient conservées.

Les écrits publiés en Allemagne ont examiné la possibilité de juger la valeur des archives en fonction de leur utilité ou de leur structure. Ail semble cependant que ces théories n'aient pas bénéficié de la faveur générale. Hans Booms a fait une autre tentative intéressante visant à se dissocier des points de vue spéculatifs et idéologiques. Ail recommande de conserver ‑ après une étude fondamentale ‑ les archives considérées comme ayant de la valeur, en fonction des normes et critères qui avaient cours àl'origine des documents. Or, cette méthode comporte une difficulté inhérente, en ce sens que certains phénomènes, tels que les effets des problèmes de l'environnement, ne sont constatés qu'à une date ultérieure ou après une très longue période de temps (Nilsson).

Plusieurs pays, la Belgique, le Canada, la Grande‑Bretagne, la Pologne, la Hongrie et les Etats‑Unis, entre autres, ont fourni des exemples du type de critères qu'ils utilisent pour l'évaluation des documents.

Le guide destiné aux préposés aux documents (A Guide for Departmental Record Officers) renferme treize "directives pour la sélection des documents appelés à faire l'objet d'une conservation permanente". Le Canada a attiré l'attention sur sa brochure intitulée Nomenclature et destination à donner aux documents  (Records Scheduling and Disposal), qui énumère les différentes normes d'évaluation en fonction de critères administratifs, juridiques, fiscaux et de l’"intérêt des données d'information", cette dernière catégorie comprenant des documents d'intérêt historique. Aux Etats‑Unis, la nomenclature générale des documents autorise l'élimination, après une période de temps spécifiée, des documents communs à plusieurs organismes fédéraux ou à l'ensemble de ceux‑ci, et prévoit des plans généraux d'élimination des documents dont la description est donnée. D'autre part, ces nomenclatures générales spécifient également certains types d'archives communs à plusieurs organismes fédéraux ou àl'ensemble de ceux‑ci qui devraient être conservés par les organismes qui en sont à l'origine et versés aux Archives nationales. Ces nomenclatures sont complétées par des plans de conservation des documents qui régissent la rétention sélective de certains documents ayant un intérêt permanent pour les organismes intéressés. Chacun de ces plans énonce les types de documents qui doivent être conservés. L'organisme est alors tenu d'identifier les dossiers spécifiques qui doivent être confiés aux Archives nationales. Ces dernières déclarent qu'elles ne procèdent plus à l'établissement de plans de conservation des documents mais que les plans déjà arrêtés continuent d'être appliqués. Les Archives nationales promulguent cependant une nomenclature générale concernant les documents permanents.

La Pologne a fait état des critères suivants : 

a) le caractère général et la position sociale de l'organisme à l'origine des documents; 
b) la permanence et l'indépendance des documents par rapport aux autres archives; 
c) le degré de répétition des documents au sein de l'administration; 
d) les "critères historiques régionaux" ; 
e) l'apparence extérieure des documents ; 
f) l'état de conservation. 

En ce qui concerne le point a) seuls 1 à 2 pour cent des quelques 10.000 organismes qui sont à l'origine de documents produisent des matériaux ayant un intérêt permanent. D'une manière générale, les archives d'organismes fondamentaux ne présentent un intérêt que lorsqu'elles proviennent de régions ayant des traditions historiques, une grande importance économique, etc. Les experts de l'Union Soviétique emploient des critères analogues pour l'évaluation des archives. Dans le rapport mentionné ci‑dessus que F.I. Dolgih a présenté au Congrès des archives, et auquel on peut se référer pour plus de détails, il cite les critères fondamentaux suivants, utilisés pour déterminer l'intérêt des archives en Union Soviétique : 

a) rôle et importance de l'institution concernée; 
b) place de l'institution au sein du système de l'Etat; 
c) importance des fonctions assumées par l'institution; 
d) rôle indépendant ou subordonné de ‑l'institution; 
e) importance d'un événement (phénomène, sujet) pour la préparation et la conduite d'une enquête à laquelle l'institution a pris part.

A cet égard, la République fédérale d'Allemagne a émis certains doutes fondamentaux à l'égard des règles énoncées d'une manière schématique. Il n'en reste pas moins qu'elle établit un catalogue de réglementations générales destiné à son personnel et aux administrations locales, etc. (désigné sous le nom de fach‑neutrale Aufgaben). La réponse du Danemark au questionnaire a indiqué que les documents tels que les fichiers personnels contenant des renseignements qui ont une importance juridique (naissance, décès, mariage, héritage, etc.) devraient être conservés.

Il semble relativement facile d'établir un système de critères en matière de sélection qui émane des fonctions politiques, administratives et judiciaires de l'Etat et de ses organes de communication avec les citoyens (dossiers personnels, dossiers juridiques, etc.). Par ailleurs, la destruction des éléments d'information détaillée contenus dans ces documents au sujet des conditions sociales, économiques, médicales et autres, documentation dont la recherche moderne a un très grand besoin, est plus difficile à accomplir. Il est raisonnable de se demander s'il est possible de mettre au point un système de critères relatifs à la sélection de documents destructibles, qui couvre l'ensemble des problèmes d'évaluation et qui puisse être  utilisé pour jeter les bases de solutions pratiques. Il est manifestement évident toutefois que l'application automatique d'un plan établi ne saurait fournir la solution appropriée à chaque cas pratique. En outre, de tels systèmes schématiques deviennent par trop généraux et absolus. Aussi est‑il souvent nécessaire de les compléter par des plans plus détaillés adaptés au caractère spécial de l'archive. L'utilisation d'une telle méthode schématique est généralement évitée en Suède. Par conséquent, l'auteur ne dispose pas de l'expérience requise pour traiter de la question. Nous avons, par contre, employé diverses autres techniques de sélection, tel que l'échantillonnage statistique et géographique.

Il n'est point nécessaire de signaler ici que, non seulement la teneur de l'information mais également son caractère et sa forme doivent être examinés (les sujets traités dans les documents sont‑ils de nature à faire l'objet d'une étude scientifique ?) i. Le document se prêterait‑il aux méthodes scientifiques ? Les éléments sont‑ils à ce point viables que l'on puisse en tirer des conclusions rigoureuses ? La documentation est‑elle à ce point complète pour que l'on puisse en tirer des conclusions générales ? Peut‑elle être comparée à des matériaux analogues d'autres périodes ? Provient‑elle d'une époque pour laquelle il existe des éléments d'information comparatifs ? Une autre question importante consiste à savoir si le document contient suffisamment d'informations pertinentes par rapport à son volume pour que sa conservation soit jugée raisonnable. Des centaines de mètres de documents en rayons ne sauraient être conservés si ces documents ne contiennent qu'une faible quantité de données intéressantes. On s'expose toutefois, dans ce domaine, au grave danger de formuler des jugements subjectifs.

<<TOC5>> 6. La conservation des échantillons d'années, documents, archives, etc.

Du point de vue technique, le mode d'évaluation le plus facile implique que tous les matériaux d'archives soient détruits immédiatement ou après une période de temps fixée. Il arrive souvent, cependant, que la conservation d'une partie du document soit souhaitable. Le document ainsi épargné peut être utilisé pour illustrer les travaux courants de bureau, les types d'activité, etc. Il se peut également que l'on utilise la teneur de l'information contenue dans les matériaux en vue d'un échantillonnage sélectif ou que l'on emploie ces éléments lorsqu'ils se rapportent à une certaine époque choisie, à une région, à un groupe, etc. La réponse fournie par la Belgique au questionnaire souligne (opinion sans aucun doute partagée par de nombreux autres pays) que le choix des échantillons en vue d'une conservation permanente est une condition préalable à l'élimination de la majeure partie des matériaux.

Il est inévitable que des problèmes hasardeux se posent lorsqu'il s'agit de décider au juste quels sont les échantillons qu'il y a lieu de conserver. A quelle fin les échantillons choisis seront‑ils destinés ? Quelle est la méthode d'échantillonnage qui répond au mieux à ce besoin ? Un certain nombre de méthodes différentes de sélection des échantillons sera brièvement présenté dans la présente section et dans les parties suivantes (7‑9). Il n'existe aucune méthode d'échantillonnage qui soit fixée et acceptée sur le plan international. La présente communication aurait pu traiter soit de l'objet de l'échantillonnage soit de ses aspects techniques mais pour les besoins de mon exposé, mon choix s'est porté sur les  aspects techniques. Il va sans dire que ni les classifications ni la terminologie utilisées dans le présent document prétendent être définitives.

Certaines années échantillon sont souvent exemptées de la destruction, par exemple chaque dixième année si les documents sont rangés par année. En ce qui concerne les séries d'archives ou de dossiers individuels, chaque dixième ou centième est conservé en tant qu'archive échantillon ou dossier échantillon.

Naturellement, on peut conserver des documents ayant d'autres caractéristiques physiques. En Yougoslavie, cinq échantillons sont généralement choisis aux fins de la conservation. En Union Soviétique, les documents échantillons sont souvent exemptés des matériaux qui sont normalement destructibles. Il est courant que des séries d'échantillon ou des archives échantillons soient détenues par un ou plusieurs services choisis parmi de nombreux autres ayant les mêmes fonctions (organismes régionaux et locaux), qui détruisent les documents correspondants.

Parfois, le seul mobile qui pousse à exempter une archive ou une série d'archives de la destruction réside dans le fait que leur conservation donne une idée des travaux administratifs courants de l'organisme à l'origine de la documentation (Etats‑Unis : échantillons des procédés d'exécution) ou qu'elle contribue à faire la lumière sur la structure interne de l'archive. Il est possible, dans des séries de correspondances ou dans des dossiers rangés par ordre alphabétique, de choisir des documents qui proviennent, par exemple, sous la lettre A, d'une certaine région ou circonscription (Etats‑Unis : échantillons de catégorie).

La sélection de chaque dixième année est une méthode primitive mais efficace. Il importe cependant que les fonctions de l'organisme intéressé ne soient pas fortement lises à des influences cycliques. Si cette méthode est utilisée lorsque se produisent des événements importants, tels qu'en temps de guerre, de crise, de changement de gouvernement, de réorganisation, etc., elle peut alors être fort préjudiciable. En ce qui concerne les documents de comptabilité, il ne suffit pas de conserver des registres relatifs aux seules années 1935 ou 1945, par exemple. Il est souvent raisonnable de faire des dérogations à la méthode décennale et de conserver toute la documentation pendant certaines périodes (par exemple, pendant les deux guerres mondiales), le choix des années échantillons peut naturellement, comme l'a signalé la Norvège, être conjugué avec d'autres méthodes (par exemple, la sélection régionale).

<<TOC5>> 7. La methode 'turnus'

Il s'agit d'un système de roulement souvent employé qui suit un plan préétabli ('turnus'), en vertu duquel des dossiers ou archives échantillons de différentes années sont gardés par des organismes remplissant les mêmes fonctions (autorités régionales et locales). C'est ainsi que les documents de 1950 sont conservés par l'organisme A, ceux de 1951 par l'organisme B. ceux de 1952 par l'organisme C, etc. Les organismes suivants peuvent éliminer la documentation correspondante. Le sys  tème peut être rendu plus élaboré par l'utilisation de méthodes statistiques. Ce système cependant a fait l'objet de critiques de la part de certains chercheurs parce qu'il ne permet pas pleinement de comparer les documents de différentes années et qu'il ne présente pas non plus un profil représentatif de l'ensemble du pays, lorsque les organismes en question se trouvent dans différentes régions. Les intervalles de temps ne devraient pas non plus être trop grands.

<<TOC5>> 8. Échantillonnage regional

Les archives et séries échantillons provenant de différentes régions d'un pays peuvent être conservées. Il y a cependant lieu de tenir compte des différences en matière de densité de population, du degré et de la structure de l'industrialisation, etc. Des archives complètes peuvent être conservées dans des régions spécialisées (régions échantillons) alors que la documentation correspondante peut être éliminée dans d'autres secteurs. La valeur inhérente de cette méthode réside dans le fait qu'elle permet au chercheur de procéder à une étude de cas totale qui peut préciser dans le détail l'interaction qui s'exerce entre la population et son environnement. Les ethnologues et les géographes spécialisés dans les questions culturelles, entre autres, peuvent de cette façon accéder aux 'données individuelles' très recherchées qui sont généralement éliminées. Certains représentants des sciences sociales ont par ailleurs critiqué cette méthode. Ils souhaitent effectuer une comparaison entre les différentes régions et sont peut‑être davantage satisfaits par la méthode de l'année échantillon qui permet d'effectuer des comparaisons à l'échelon national. Le choix d'une région échantillon doit s'effectuer après une étude minutieuse de la particularité de la région (urbaine, rurale, circonscriptions contractantes, divergences culturelles, fertilité, industrie, équilibre régional, etc.). On s'expose cependant au risque constant de voir changer, avec le temps, la nature particulière de la région retenue si bien que son intérêt peut être moins attrayant pour les besoins de la recherche. Si une telle évolution se produit, le choix de la région doit alors être réexaminé. Par ailleurs, si l'envergure de la région échantillon est trop faible, alors seule sa population permanente peut être étudiée. La solution la plus sage consiste àchoisir une région dont le peuplement, l'industrie, la culture sont différenciés.

La nature des matériaux d'archives revêt une grande importance dans le choix d'une région échantillon. Il faut tenir compte du volume et de la qualité des archives, des possibilités qu'elles offrent pour la recherche rétrospective, de la documentation cartographique qu'elles renferment ainsi que des éléments d'information disponibles dans les régions avoisinantes, de sorte que la mobilité, etc., puisse être étudiée. Le choix d'une région échantillon peut également être fonction du type de la documentation dont on dispose, si bien que la nécessité de conserver, par exemple, des dossiers à caractère social ainsi que les registres des hôpitaux peut dicter le choix d'une région échantillon.

Il va de soi que tous les documents d'archives ne sauraient être conservés dans la région échantillon. La question de savoir quels sont au juste les éléments qui doivent être conservés et ceux qui doivent être éliminés peut poser un problème difficile. En dépit de nombreux problèmes inhérents, la méthode d'échantillonnage régional mérite cependant d'être essayée lorsqu'elle est appliquée à des échantillons de grande série.

<<TOC5>> 9. Echantillons statistique aleatoires

La place nous manque pour examiner la définition de la notion d'évaluation statistique. Le type d'échantillonnage indiqué par le titre de la présente rubrique, parfois même appelé sondage probabiliste, relève clairement de l'évaluation statistique et constitue une forme théorique hautement perfectionnée de cette méthode. En principe, le facteur aléatoire implique que chaque unité d'archive (document, dossier, etc.) peut être incluse dans l'échantillon qui doit être conservé. Il est évident que l'information que renferme la documentation ne saurait pleinement se conformer à l'ensemble des matériaux. Et pourtant, elle n'est pas loin de s'en rapprocher. La valeur de l'échantillon, vue à la lumière des variables incluses (types d'information), peut se rapprocher fortement de l'intérêt que présente l'ensemble de la documentation. En outre, une des qualités remarquables de la méthode réside dans le fait que le degré d'incertitude inhérent à l'échantillonnage peut être évalué. De la sorte, l'échantillonnage peut être adapté aux différents niveaux de certitude et de précision souhaités par les chercheurs. Si les exigences de qualité sont relativement faibles, la souplesse de la méthode lui permet alors de s'adapter par la suite. La taille de l'échantillon est calculée à l'aide, par exemple, de tableaux fixes qui donnent la quantité des matériaux conservés, en pourcentage et en nombre absolu, par rapport à la documentation totale (quantité de documents, de dossiers, etc.). De plus, la stratification de la documentation préalablement à la sélection permet de mettre l'accent sur des aspects spéciaux et des variables qui risquent d'être insuffisamment mis en lumière.

L'évaluation à l'aide de l'échantillonnage statistique aléatoire est une méthode qui exige des matériaux d'archives de nature spéciale. La documentation doit être présente en grande quantité, posséder un degré élevé de complétude et contenir de nombreuses unités d'archives analogues, ordonnées de manière cohérente, discernable et continue. L'application pratique de la méthode exige une profonde connaissance de la question.

Il s'ensuit que la méthode ne peut être appliquée qu'à quelques types de matériaux d'archives et alors seulement après une enquête préliminaire détaillée. Certains milieux ont placé d'assez grands espoirs dans cette méthode. A en juger par l'expérience (y compris les réponses au questionnaire), la méthode a cependant eu peu d'applications pratiques. En théorie, elle paraît très convaincante et repose sur des bases très objectives. Le pourcentage de conservation, dans les cas favorables, est considéré comme très faible. Néanmoins, les fortes exigences auxquelles sont soumises la documentation et sa préparation, de même que la sensibilité de la méthode aux erreurs, en limitent l'emploi.

<<TOC5>> 10. Méthodes d'évaluation conjuguées. Destruction considerée du point de vue de l'ethique

Il ressort de ce qui précède qu'il est difficile de trouver des méthodes d'évaluation qui puissent satisfaire les diverses exigences de la recherche. Cependant, ces difficultés peuvent souvent être surmontées moyennant la combinaison de différentes méthodes. Il est parfois raisonnable d'exempter certains domaines de l'échantillonnage et de se contenter d'utiliser des années échantillons, etc. (par exemple, chaque dixième année) dans d'autres régions du pays.

Dans un certain nombre de pays, dont la Grande‑Bretagne, la République fédérale d'Allemagne, la Finlande et la Suède, un débat est en cours au sujet du bien‑fondé de la destruction de renseignements d'ordre privé de nature délicate afin d'assurer la protection de l'intégrité individuelle. Ce type de documentation peut contenir des éléments d'information au sujet de maladies, d'échecs, d'actes criminels, etc., concernant des particuliers. A cet égard, on craint que des registres automatisés de renseignements personnels puissent empiéter sur l'intégrité d'un individu. Dans une certaine mesure, la destruction fondée sur des principes d'ordre moral a lieu au Canada, en Pologne (casiers judiciaires à la fin de la période de prescription), en Suède et aux Etats‑Unis (dans le cas où l'intérêt de la recherche est sujet àcaution). Cependant, la plupart des pays essaient d'éviter une telle destruction en appliquant des lois plus ou moins rigoureuses sur la protection des secrets.

En raison de sa nature inhérente, la destruction fondée sur des raisons d'ordre moral ne fait pas partie de l'archivistique ; elle a plus souvent un caractère purement politique. Il importe au plus haut point cependant que les archivistes prennent conscience de ce qui se passe et veillent à ce qu'une destruction trop ambitieuse ne s'effectue pas aux dépens de la recherche objective.

<<TOC5>> 11. Évaluation et destruction des documents lisibles par machine

On n'a guère tenu compte dans la section précédente des documents lisibles par machine. Il semble que l'on soit unanimement d'avis que ces types de documents soient en principe soumis aux mêmes règlements que ceux qui régissent la documentation de type classique. Aux Etats‑Unis, les documents sont définis comme ayant tous un caractère de "matériaux documentaires, quelle que soit leur présentation matérielle ou leur caractéristique". En pratique, cependant, il semble inévitable que les documents lisibles par machine fassent l'objet d'un certain traitement spécial. En effet, l'information conservée sur une bande magnétique n'est pas entièrement comparable à celle qui figure sur des documents courants.

La question est à l'étude dans certains pays, tels que la Belgique, le Danemark et la France. Les Britanniques, qui estiment que les rubans magnétiques et les supports semblables sont régis par la même réglementation que celle qui s'applique à la documentation de type classique, suivent maintenant des méthodes décrites dans une brochure inédite intitulée Guide provisoire pour la sélection et la préparation des documents lisibles par machine en vue de leur transfert. Les nomenclatures concernant l'élimination publiées aux Etats‑Unis s'appliquent également aux rubans magnétiques. Le Gouvernement suédois a promulgué des ordonnances qui comprennent des règlements spéciaux relatifs à la destruction de l'information qui est emmagasinée par des techniques électromagnétiques.

On a souvent signalé que la recherche, et particulièrement la recherche menée dans le domaine des sciences sociales, a un grand besoin de 'données brutes' qui soient lisibles par machine. Même s'il existe des documents classiques de substitution ou des sorties d'imprimantes d'ordinateur, cette documentation doit être conservée. Les chercheurs disposent de cette façon d'éléments d'information qui peuvent être immédiatement traités.

Malheureusement, les matériaux destinés aux traitement automatique de l'information ne sont pas très durables. Les cartes perforées et les bandes en papier n'ont généralement aucune durabilité. Les mémoires à accès direct ne sont pas non plus utiles en tant que supports d'archives. A l'heure actuelle, seuls les rubans  magnétiques peuvent être conservés par les archives. La durée des rubans magnétiques dépend d'un certain nombre de facteurs ‑ qualité physique, manutention et soin. En mettant les choses au mieux, leur durée de vie ne dépasse normalement pas dix à vingt ans. Pourtant, certains centres d'informatique ne copient pas leurs matériaux après une période de temps relativement brève (six mois à deux ans). En raison de l'évolution technique (nouveaux types d'ordinateurs, etc.), les rubans doivent souvent être convertis. Si la nature du ru ban magnétique en fait un médiocre support d'archives, il n'en reste pas moins qu'il doit être conservé jusqu'à ce que d'autres méthodes de mise en mémoire de l'information aient été mises au point.

Si le processus de production des données sur microfilms peut être effectué à l'envers ‑ lorsque le procédé COM pourra être relu optiquement par l'ordinateur (la faible vitesse de l'enroulement de la bobine réceptive constitue actuellement un obstacle important) ‑ le microfilm, qui est le meilleur support d'archives, pourra alors remplacer les rubans magnétiques. La mise au point des techniques du laser peut se traduire non seulement par une plus grande intensité mais une meilleure durabilité. D'ailleurs, le ruban magnétique est déjà sur le point d'être partiellement remplacé par ce qu'il est convenu d'appeler la mémoire de grande capacité. Malgré cela, le ruban magnétique continuera pendant longtemps de constituer un problème pour les archives. Peut‑être serait‑il utile de décrire brièvement les instructions suédoises relatives à la destruction de ce genre de matériaux (la réglementation suédoise ne fait état que des matériaux susceptibles d'être éliminés ; le reste étant conservé).

L'information qui fait l'objet d'un traitement automatique et qui a trait au contrôle dynamique et tient compte des éléments suivants : personnel, entrepôt, acquisitions ou gestion des ressources, sera détruite si les deux conditions suivantes sont réunies :

1. l'information est disponible sous une forme classique auprès de l'organisme intéressé ;

2. le matériau traité a satisfait aux besoins qu'on attendait de lui et n'est plus nécessaire pour le fonctionnement ou la vérification des opérations de l'organisme.

L'information qui fait l'objet d'un traitement automatique et a été compilée à partir d'autres éléments d'information sera détruite si le matériau d'origine est intact. La destruction interviendra à l'expiration de la date limite fixée pour son adaptation.

L'information qui fait l'objet d'un traitement automatique et qui est présentée sous forme de programme, de description technique ou autre documentation comparable et qui est jugée nécessaire pour obtenir et comprendre d'autres éléments d'information doit être détruite si les deux conditions suivantes sont réunies:

1. l'information qui peut être obtenue ou comprise à partir de l'utilisation du programme, de la description technique ou d'une autre documentation est éliminée ;

2. le programme, la description technique ou la documentation ne sont pas nécessaires à d'autres fins que pour obtenir ou comprendre le document éliminé.

En plus de ce qui est dit ci‑dessus, les matériaux inexacts qui ont été traités seront détruits lorsque l'information aura été corrigée et lorsque celle‑ci n'est  plus nécessaire pour les besoins de la vérification ou la protection des droits individuels.

En plus de ces règlements généraux, les archives nationales suédoises publient des instructions qui peuvent être suivies par d'autres services.

<<TOC5>> 12. Resultats et controle

F.I. Dolgih a présenté une intéressante étude de l'effet de la destruction dans le rapport qu'il a présenté au Congrès de 1972. Les chiffres qu'il a avancés peuvent être complétés par ceux qui sont donnés dans les réponses au questionnaire. C'est ainsi que la Grande‑Bretagne conserve, selon les estimations, 1 à 2 pour cent de ses archives, la République démocratique allemande, l'URSS et les Etats‑Unis 1 à 4 pour cent, le Canada 5 à 10 pour cent, l'Autriche, la Pologne, l'Inde et les Pays‑Bas 10 à20 pour cent, la Finlande, la Suède, la Suisse et le Ghana 20 à 30 pour cent, la Bulgarie et l'Australie 30 à 40 pour cent, la Norvège 40 à 60 pour cent, la France et la Roumanie 50 à 70 pour cent et le Luxembourg 98 pour cent.

Une différence manifeste entre les chiffres donnés par certains pays (1972 et 1975) illustrent les difficultés que pose le calcul de ces données de manière analogue. Il est bien entendu intéressant d'étudier comment les différents pays estiment les effets de la destruction. A en juger par les chiffres, les effets sont souvent étonnamment vastes.

Si l'on retourne pour un instant aux documents lisibles par machine, il apparaîtrait que, dans ce domaine, l'effet de la destruction est partout très important. En Suède, on estime que seuls 5 pour cent environ de tous les rubans magnétiques sont conservés.

Les réponses au questionnaire démontrent clairement que les services d'archives dans un certain nombre de pays, par exemple en Belgique, en Finlande, en France, en République fédérale d'Allemagne, en Suède et aux Etats‑Unis, suivent une ligne de conduite aux termes de laquelle les opérations d'évaluation et de destruction effectuées par les organismes qui sont à l'origine des documents font l'objet d'un contrôle spécial. Par conséquent, les services des archives se voient confier le soin de procéder à des inspections. Toutefois, le manque de personnel est souvent cité pour expliquer la raison pour laquelle des inspections ne sont pas effectuées aussi systématiquement qu'elles devraient l'être.

<<TOC4>> L'art de la destruction  

par W. KAYE LAMB 

Jusqu'à une époque récente, les devoirs d'un archiviste étaient essentiellement ceux d'un gardien et d'un conservateur. Il prenait en charge les archives survivantes du passé et faisait de son mieux pour les préserver ; la question de savoir si elles valaient la peine d'être conservées ne se posait que rarement. Aujourd'hui, au contraire, la destruction des archives, ou l'autorisation de les détruire, fait partie des responsabilités reconnues de l'archiviste. Ceci représente un changement fondamental, dont les implications ne sont peut‑être pas encore totalement apparentes.

Ce changement a été provoqué, évidemment, par l'augmentation énorme de la masse des documents produits au cours des années récentes. Le problème a commencé à se poser de façon aiguë à l'époque de la première guerre mondiale ; en 1922, Sir Hilary Jenkinson, dans son ouvrage classique A Manual of Archive Administration, remarquait "la tendance croissante à sécréter des archives sur une échelle gigantesque et effrayante". Il devait vivre assez pour voir la masse des documents de la guerre de 1914‑1918 réduite à l'insignifiance par celle de la deuxième guerre mondiale et de la période suivante. A cet égard, les administrations de temps de paix n'ont rien à envier à celles du temps de guerre. Au Canada, par exemple, l'expansion de la variété et de l'ampleur des attributions gouvernementales a été spectaculaire. Je n'en citerai qu'un exemple : au temps de Sir John Macdonald et des 'pères fondateurs' du Dominion, les seuls documents gouvernementaux concernant l'ensemble de la population étaient les listes de recensements, rédigées tous les dix ans avec seulement quelques lignes pour chaque individu ; un recensement entier occupait peut‑être, à l'échelon national, trente ou quarante mètres de rayonnage. Aujourd'hui, avec l'impôt sur le revenu, les assurances sociales, les indemnités de chômage, le gouvernement crée et conserve des millions de dossiers individuels.

La masse des documents contemporains est telle que le coût de leur conservation, rien qu'en bâtiments et en rayonnages, serait prohibitif. Il faut donc se résoudre à y opérer des destructions ; mais la difficulté est de décider ce qui sera détruit et ce qui sera conservé. Aux deux extrémités du choix, il y a des documents pour lesquels aucune incertitude n'existe. De grandes quantités de papiers deviennent, de toute évidence, inutiles après un délai parfois très court ; il n'y a donc aucune raison de les conserver, même si on le pouvait. D'autres documents, au contraire, sont clairement dignes d'être conservés indéfiniment. Mais entre ces deux extrêmes, on trouve une masse de papiers dont l'intérêt et l'utilité peuvent être discutés, et c'est pour eux que la difficulté de la décision concernant leur conservation est la plus grande.

L'augmentation de la masse des archives modernes et la nécessité d'en détruire une grande partie ont donné naissance à la nouvelle profession du records management. Le rôle primordial du records manager est de diminuer le volume des documents. Pour cela, il procède de deux façons. D'abord il s'efforce, par une soigneuse planification et un contrôle régulier, de réduire le nombre des documents produits. Ensuite il veille à trier les documents de telle façon que ceux qui n'ont qu'une valeur temporaire soient mis à part et détruits aussitôt que possible ; ainsi, il ne restera àconserver définitivement qu'un minimum absolu de documents.

Les principaux outils pour le tri sont les tableaux de tri, dans lesquels chaque catégorie de documents reçoit une 'durée de conservation' ‑courte ou longue, selon le cas. On pense souvent que ces tableaux sont une découverte relativement récente, mais Jenkinson les avait préssentis en 1922 : Il est concevable", écrivait‑il alors, "qu'une administration élabore pour elle‑même un système de durées de conservation échelonnées pour certaines catégories de documents" ; et il préconisait de tenir un 'calendrier des destructions' permettant de détruire les documents à mesure qu'ils atteindraient l'âge prescrit. Jenkinson prévoyait aussi que, pour certains dossiers, il serait impossible de prendre une décision immédiate, et il proposait en conséquence de les 'reconsidérer' après un certain délai, ce que font aujourd'hui les records managers sous le nom de 'conservation provisoire'.

Cependant, Sir Hilary Jenkinson n'avait pas tout à fait prévu le records management. Il pensait que c'était aux administrations elles‑mêmes de détruire leurs propres documents, grâce à un système d'enregistrement central, présidé par un haut fonctionnaire compétent qui exercerait un contrôle rigoureux sur la production documentaire aussi bien que sur l'archivage et le tri, et à un réseau d'administrateurs qui veilleraient à ce que les dossiers conservés àtitre définitif soient limités à un sommaire des affaires traitées et des décisions prises les concernant.

La difficulté est qu'une situation idéale comme celle‑là n'existe jamais. Au Canada, les services centraux d'enregistrement sont parfois régis par des fonctionnaires de rang moyen qui font de leur mieux, mais certainement pas par des hauts fonctionnaires du type rêvé par Jenkinson ; de sorte qu'on ne peut pas toujours leur faire confiance pour le choix àeffectuer entre les documents de valeur éphémère et ceux qui présentent un intérêt durable et permanent. Lorsqu'ils sont confrontés à la nécessité de réduire le volume des archives, ils ont trop souvent tendance, comme les records managers, à proposer des destructions massives en oubliant les autres éléments d'appréciation qui doivent être pris en compte quand il s'agit de décider du sort à réserver aux dossiers.

Jenkinson n'aimait pas l'idée que l'archiviste ait à jouer un rôle actif dans la destruction des documents. Il espérait qu'il pourrait continuer àêtre essentiellement le 'gardien', compétent et attentionné, des archives que la chance et le  bon fonctionnement de l'administration placeraient sous sa responsabilité. Il avait surtout le souci d'éviter que l'archiviste n'ait à intervenir dans le choix des papiers à conserver ou à détruire, car il craignait que ses goûts personnels ne faussent alors son jugement. Pour la même raison, il se méfiait des historiens, avec leurs préjugés, leur intérêt trop exclusif pour une période ou un sujet donnés, alors que l'impartialité et le détachement lui paraissent essentiels.

Dans une certaine mesure, selon les personnalités des individus, ce danger peut en effet exister ; mais Jenkinson l'exagérait certainement, tandis qu'il faisait trop confiance à la sagacité des fonctionnaires des administrations. Sans doute ceux‑ci, à condition d'en prendre la peine, sont‑ils en mesure de décider si tel ou tel dossier de leur service est susceptible d'être utile pour les besoins futurs de celui‑ci, ou s'il constitue un élément valable de sa mémoire ; mais ce ne sont pas là, tant s'en faut, les seuls facteurs à prendre en considération pour la destruction ou la conservation des archives. Tous les archivistes savent que des documents peuvent présenter un intérêt pour une quantité de raisons qui n'ont que peu ou rien à voir avec les procédures qui leur ont donné naissance ; et qu'en conséquence, les fonctionnaires qui les ont créés sont souvent les moins bons juges de leur valeur à long terme.

On pourrait donner un nombre infini d'exemples de documents, aussi bien publics que privés, qui se sont ainsi révélés utiles dans des domaines dont leurs créateurs n'avaient aucune idée. Après la guerre d'indépendance des Etats‑Unis, quand les loyalistes fidèles à l'Angleterre ont émigré au Canada, ils ont présenté des demandes d'attribution de terrains, en indiquant notamment leurs noms et ceux des membres de leurs familles, ainsi qu'une description des biens qu'ils avaient perdus en raison de leur loyalisme ; aujourd'hui, ces demandes d'attribution ('pétitions') sont une mine de renseignements pour les généalogistes et pour les sociologues. Peu de documents peuvent sembler, à première vue, plus dépourvus d'intérêt que les vieux dossiers de rémissions de peines : et cependant ils constituent une source de premier ordre pour les historiens qui étudient la façon dont les gouverneurs généraux du Canada successifs ont exercé, ou n'ont pas exercé, leur prérogative dans ce domaine. Pour citer encore un exemple, plus moderne celui‑ci : au début de la deuxième guerre mondiale, toutes les personnes résidant au Canada ont dû fournir un certain nombre de renseignements les concernant, à des fins de sécurité nationale ; aujourd'hui ces dossiers servent couramment à établir l'âge des personnes qui demandent une pension de vieillesse, lorsque l'état civil fait défaut.

En ce qui concerne les archives privées, voici quelques cas d'utilisation imprévue de documents. Un petit carnet, vieux d'un siècle, contenant des détails sur les fourrures vendues pendant vingt ans dans les comptoirs de la Baie d'Hudson, a permis d'établir avec beaucoup de certitude un tableau des cycles naturels années d'abondance suivies d'années de disette ‑ caractéristiques de la vie animale sauvage ; ce tableau est très utile aux zoologistes qui par ailleurs regrettent amèrement la destruction inconsidérée d'une série de livres de bord par une compagnie maritime, car ces livres, en fournissant le détail des températures de l'eau des zones côtières àintervalles réguliers pendant un siècle et demi, auraient permis des études du plus haut intérêt pour la science et l'industrie de la pêche.

Les dépôts d'archives abondent en documents de cette sorte qui présentent toutes sortes d'intérêts inattendus. J'estime, pour ma part, que l'archiviste est, de loin, la personne la mieux placée pour en apprécier la valeur et même pour en reconnaître l'existence. Les vues à long terme font partie de son métier, et son expérience quotidienne en aidant les chercheurs lui donne des éléments pour juger de la valeur potentielle des documents dont la destruction est proposée.

Peut‑être un jour, quand toutes les masses d'archives anciennes auront été classées et quand la production et la destruction des documents administratifs auront été parfaitement organisées et contrôlées, le rôle de l'archiviste pourra‑t‑il être moins important qu'il ne l'est aujourd'hui ; mais, dans l'état actuel des choses, sa clairvoyance est indispensable. Trop souvent les documents sont détruits dans une atmosphère de‑ semi‑crise : soudain, dans une administration, l'espace se met à manquer pour ranger les dossiers ; on décide alors de faire des destructions pour libérer de l'espace, et plus rien d'autre ne compte que de gagner de la place à tout prix ‑ moins on en gardera, mieux cela vaudra. Plus tard seulement, quand on se retrouvera moins à l'étroit, on pourra consacrer du temps à réfléchir aux problèmes de la conservation. C'est alors qu'on prendra conscience de l'intérêt d'élaborer des règles pour le tri des documents, on dressera des tableaux de tri, et peu à peu on en viendra à prendre des mesures pour limiter la création des documents au strict nécessaire.

A ce moment‑là, peut‑être, l'archiviste pourra commencer à se reposer ; mais tant que le processus décrit plus haut sera en cours de déroulement, il sera sans doute la seule personne suffisamment détachée des considérations purement pratiques pour pouvoir considérer les choses du point de vue du long terme. Même quand il y aura des tableaux de tri et que les archives seront bien contrôlées, l'archiviste devra continuer à être sur ses gardes et veiller à ce qu'une chance soit laissée au 'second examen' ; ce sera aussi son rôle de s'assurer que les documents soient évalués non seulement en fonction de leur utilité première, mais aussi de leur intérêt éventuel pour d'autres buts que ceux de leur création.

L'expérience canadienne montre que deux conditions doivent être remplies pour que le système de destruction des documents fonctionne bien. La première est qu'il existe une procédure permettant à l'archiviste, ainsi qu'à tous les fonctionnaires concernés, d'examiner les documents et de donner leur avis quant à leur utilité potentielle. La seconde est qu'on dispose d'un espace de rangement suffisant, de préférence sous le contrôle de l'archiviste, pour entreposer temporairement les documents, si besoin est, en attente d'une décision définitive ; seule cette possibilité de rangement provisoire permet d'éviter les destructions hâtives et inconsidérées.

La procédure canadienne repose sur la Commission des Archives publiques, créée par Ordre du Conseil en septembre 1945. Le Secrétaire d'Etat en est président, mais le travail effectif est accompli par l'archiviste du Dominion, qui en est vice‑président. Une douzaine de ministères, particulièrement concernés par les problèmes d'archives (Finances, Travaux publics, Défense nationale, Affaires étrangères, etc.) sont représentés dans la Commission, par des membres permanents; les autres ministères ne sont représentés que si l'affaire traitée les intéresse directement. Le but de la Commission est de "veiller de façon permanente au bon état des archives publiques et de conseiller tous les ministères et administrations gouvernementales... sur l'organisation, la conservation et la destruction de leurs archives".

La procédure qui s'est établie depuis la création de la Commission prévoit quatre étapes dans l'examen des archives avant destruction. Première étape : examen par les services mêmes qui ont produit les dossiers, de façon à s'assurer que ceux‑ci ont perdu toute utilité pratique pour ces services. Deuxième étape : la Commission des Archives publiques est saisie, par le ministère intéressé, d'une demande d'autorisation de destruction, avec un bordereau décrivant la nature et le volume des documents proposés; souvent ce bordereau est accompagné d'une suggestion de délais de destruction pour d'autres documents analogues à l'avenir. Troisième étape : la Commission soumet la demande aux Archives publiques, qui l'examinent pour juger de la valeur à long terme des documents, aux fins de recherche historique ou  autre ; en cas de besoin, les documents eux‑mêmes sont examinés. Les Archives publiques examinent aussi les suggestions de délais de destruction, s'il y en a, afin qu'aucun document présentant une possibilité d'intérêt historique ne soit inclus dans la liste des documents à détruire automatiquement. Enfin, si les Archives publiques acceptent la proposition de destruction, un rapport en ce sens est adressé à la Commission ; si la Commission approuve le rapport, celui‑ci est transmis au Ministère des Finances ; celui‑ci soumet encore la liste des documents à un examen, en liaison avec l'Auditor General, pour s'assurer qu'aucune raison juridique ou fiscale ne s'oppose à la destruction ; alors seulement l'autorisation de destruction est donnée.

Cette procédure à quatre étapes (administrative, archivistique, juridique, fiscale) présente des garanties raisonnables contre la destruction inconsidérée de dossiers utiles ; en pratique, elle semble fonctionner de façon satisfaisante. Sans doute, ici ou là, dans les coulisses, certaines destructions irrégulières ont‑elles encore lieu, mais elles ne concernent probablement que peu de dossiers réellement importants.

En 1959, la Commission décida de procéder à une enquête générale sur l'état des archives publiques, et créa à cet effet une Commission d'enquête sur les archives administratives, dont le rapport fut présenté en février 1960. Entre autres choses, ce rapport recommandait une définition plus stricte des fonctions de la Commission des Archives publiques, et un renforcement de son autorité. La plupart de ces recommandations furent réalisées au début de 1961 par un nouvel Ordre du Conseil, qui autorisait la Commission à 'conseiller' les ministères et administrations en matière d'archives ‑ ce qui revient à dire que la Commission peut encourager et aider les ministères à élaborer des tableaux de tri et à améliorer leurs procédures de records management. En outre, le nouvel ordre du Conseil conférait à la Commission des pouvoirs accrus pour s'opposer à la destruction de documents : "aucun document ne sera détruit, à l'exception des copies en double, sans l'autorisation de la Commission des Archives publiques et du Ministère des Finances" (section 10).

Il vaut la peine de noter que les Archives publiques du Canada ont toujours joui d'un droit de veto virtuel dans la Commission. Elles ont toujours essayé de se montrer rapides et efficaces dans l'examen des propositions de destruction qui leur sont faites, et je pense que la Commission leur en sait gré en faisant confiance à leur compétence. En fait, la Commission n'a jamais donné l'autorisation de détruire des documents sans avoir auparavant l'avis favorable des Archives publiques. Détail significatif : l 'Ordre du Conseil de 1961 confie désormais la présidence de la Commission à l'Archiviste du Dominion, le représentant du Ministère des Finances en étant vice‑président.

Le problème de la place pour entreposer les documents en attente de décision définitive a été résolu par la construction du Public Archives Records Centre (dépôt de pré archivage des Archives publiques), qui pourra contenir, une fois terminé, plus de 300.000 pieds cubes de dossiers. Ce dépôt s'est révélé être d'une utilité inestimable pour les Archives et pour les nombreux ministères et administrations gouvernementales qui s'en sont servi. Des services qui manquaient totalement de place ont pu transférer immédiatement de grosses quantités de dossiers au Centre, ce qui leur a donné la possibilité de procéder à leur examen de façon plus reposée. Evidemment, certains ministères ont eu tendance à se désintéresser de leurs papiers  une fois qu'ils ont été transférés au Centre, mais il y a toujours moyen de s'assurer que les décisions de tri ne soient pas retardées au‑delà des délais raisonnables.

Nous sommes conscients que nous en sommes encore aux premiers stades d'un véritable programme archivistique, qui devra, à terme, assurer le versement et le tri des dossiers de tous les services gouvernementaux. La Commission d'enquête de 1959 a constaté que, dans la seule ville d'Ottawa (capitale fédérale), il y avait au moins 2.500.000 pieds cubes de dossiers dans les ministères, dont 1.000.000 qualifiés de 'morts' ou 'inactifs' ; et la Commission soupçonnait qu'une large proportion des dossiers qualifiés de 'vivants' ou 'actifs' auraient dû, en réalité, être considérés comme 'inactifs'. Un vaste programme de destruction devra être mené à bien avant qu'on puisse archiver à titre définitif les dossiers ayant réellement une valeur à long terme. Mais les principes qui inspireront ce programme sont maintenant au point, et le rythme de traitement des problèmes d'archives des administrations s'accroît régulièrement.

Dans tous ces processus, les archivistes sont profondément impliqués, ce que j'estime à la fois inévitable et désirable. Dans la masse énorme des dossiers administratifs gisent les archives de demain. Les administrations peuvent certes mettre à part certains documents qu'elles désirent conserver de façon définitive, mais seuls les archivistes et leurs conseillers peuvent juger de la valeur à long terme de beaucoup de documents. Pour cela, il leur faut de l'intelligence, du bon sens, des connaissances, et une infinie patience ; mais l'importance de cette tâche est essentielle, car c'est d'elle que dépend en partie la qualité des archives dans l'avenir.

<<TOC4>> Procédés modernes de disposition et d'évaluation des dossiers

Morris Rieger, 
président du Comité pour le développement des archives 
du Conseil international des archives, 
Bethesda, Md. (États‑Unis d'Amérique)

La disposition des dossiers des administrations publiques est inévitable dès qu'ils sont devenus inactifs.

La méthode de disposition planifiée en plusieurs étapes, mise au point depuis une génération, comprend en général les phases suivantes: a) préparation d'inventaires ou de recensements de tous les dossiers existants dans chaque administration publique; b) analyse de ces inventaires dans la perspective de la disposition; c) à partir de ces analyses, préparation des documents nécessaires à la disposition; d) évaluation des propositions spécifiques formulées dans ces documents, ca fonction de critères objectifs de la valeur des dossiers; e) application des mesures prévues par les documents de disposition.

La nécessité d'une disposition régulière et planifiée des dossiers se fait sentir de façon particulièrement aiguë dans le tiers monde.

Le présent document traite d'une étape essentielle dans la vie des dossiers, à savoir l'étape au cours de laquelle les dossiers constitués ou accumulés par une administration publique sont considérés par leurs responsables comme inactifs, sont retirés de la circulation, puis font l'objet d'une « disposition » avec la collaboration des archivistes concernés; autrement dit, au terme d'une série d'opérations aboutissant à l'évaluation des dossiers, ceux‑ci sont, soit transférés à un dépôt d'archives pour y être définitivement conservés, soit détruits. Cette étape de la disposition constitue également une transition dans la mesure où elle est le maillon intermédiaire entre les fonctions et activités de gestion courante des dossiers, qui se situent pour l'essentiel dans le cadre de l'administration d'origine, et celles d'administration des archives, qui relèvent principalement de la direction des archives.

La disposition des dossiers inactifs est inévitable. Le seul choix possible est entre une disposition improvisée et désordonnée, d'une part, et, d'autre part, une disposition étudiée et systématique, où les décisions sont prises en fonction de la valeur des dossiers

Malheureusement, les dispositions non planifiées sont très répandues. Au départ, en général, les dossiers inactifs sont relégués dans des endroits où ils n'encombrent pas—placards, couloirs, greniers, caves, etc.—afin de libérer de l'espace dans les bureaux pour les dossiers actifs récents. Puis, quand il ne reste plus de place disponible, même dans les caves et les greniers, et qu'il faut faire de la place dans les bureaux pour des dossiers et du personnel supplémentaires, la direction  décide souvent de détruire une portion plus ou moins importante des dossiers anciens, choisis habituellement de façon arbitraire. La tendance à ce genre de destruction irréfléchie a été considérablement aggravée par l'accélération générale du rythme de production des dossiers au cours des dernières décennies.

Non seulement ce type de destruction gratuite prive les archives de documents présentant une valeur permanente, mais elle dépouille également l'administration elle‑même de matériaux dont elle risque d'avoir besoin ultérieurement pour étudier l'évolution passée de son organisation, de sa politique, de ses programmes et de ses opérations et pour s'appuyer sur une documentation de base et des précédents avant de lancer des programmes nouveaux.

La seule façon de remédier à ce genre de disposition irrationnel est d'organiser un processus de disposition rationnel, dans lequel, pour décider du sort des dossiers inactifs, on se préoccupe à la fois des besoins futurs de l'administration et de ceux de la direction des archives. Les expériences des vingt‑cinq à trente‑cinq dernières années, qui ont débuté aux États‑Unis, ont abouti à la mise au point d'un procédé de disposition en plusieurs étapes, dont le but est de faire en sorte que toutes les parties en cause—l'administration et la direction des archives en particulier—sachent ce qu'elles font et obtiennent le résultat souhaité, à savoir éliminer plus ou moins vite tous les dossiers publics inactifs à l'exception du petit noyau de valeur qui mérite d'être conservé en permanence dans les archives, tout en maintenant les dossiers voués à la destruction, qui n'ont pas de raison d'aller aux archives, aussi longtemps que l'administration d'origine, d'autres administrations et le public pourront en avoir besoin.

Ce processus de disposition en plusieurs étapes comprend: a) la préparation d'inventaires ou de recensements de tous les dossiers existant dans chaque administration'; b) l'analyse de ces inventaires ou recensements dans la perspective d'une disposition; c) la préparation de documents de disposition de diverses sortes, destinés à proposer et à contrôler les modalités d'évacuation des dossiers de l'administration considérée (c'est‑à‑dire les mesures à prendre pour leur disposition); d) l'évaluation minutieuse des propositions formulées dans les documents de disposition—à savoir leur examen, puis leur approbation ou leur rejet, en fonction de critères de valeur objectifs'; c) l'application des mesures prévues dans les documents de disposition approuvés, conformément aux décisions d'évaluation retenues.

Le dépôt de préarchivage, organisme de création relativement récente, est étroitement lié au processus de disposition. Il donne à toutes les parties en cause le temps de mener leur tâche à bien de façon réfléchie en supprimant un facteur d'urgence qui ne devrait pas intervenir et qui tient au manque de place dans l'administration d'origine ou aux archives. Le dépôt de préarchivage a essentiellement pour rôle de fournir pour les dossiers inactifs des possibilités de stockage beaucoup moins coûteuses que dans les locaux de l'administration d'origine ou du dépôt d'archives. Ainsi, les dossiers inactifs peuvent y être conservés économiquement, le temps nécessaire pour que les mesures prévues dans les documents de disposition puissent être appliquées et que les dossiers puissent être soit détruits, soit transférés au dépôt d'archives.

<<TOC5>> Inventaires ou recensements

Pour la première étape du processus de disposition, l'administration d'origine doit rassembler des informations descriptives sur tous les dossiers dont elle a la garde, c'est‑à‑dire sur tous les dossiers qui peuvent faire ultérieurement l'objet d'une disposition.

Pour établir cette documentation indispensable aux mesures de disposition, il est d'usage que le fonctionnaire responsable des dossiers dans chaque administration dresse et tienne à jour un inventaire complet de tous les dossiers actifs conservés dans son administration à tous les échelons de l'organigramme (direction, département, division, service, section, etc.), ainsi que de tous les dossiers inactifs stockés dans des endroits accessibles ou inaccessibles.

Le plus souvent, l'unité retenue pour l'établissement des inventaires et pour les phases subséquentes du processus de disposition est la série. En termes d'archivage, la série peut être définie comme un ensemble de dossiers plus ou moins nombreux dont les documents ou groupes de documents qui les constituent sont étroitement liés en raison tantôt d'un mode de regroupement commun, tantôt d'un thème commun, tantôt d'une même présentation matérielle, tantôt encore de toute autre caractéristique ou de tout ensemble de caractéristiques communes qui en font un tout distinct. En général, les documents composant une série sont regroupés suivant un mode de classement donné qui peut être par exemple un système décimal, alphabétique, numérique ou alphanumérique, ou bien une variante plus ou moins compliquée de l'un d'eux.

Pour chacune des séries conservées par l'administration, l'inventaire doit fournir au minimum les informations suivantes: a) le nom de l'administration où la série se trouve en dépôt et de la subdivision de cette administration qui l'a constituée et qui la détient matériellement; b) une dénomination courte désignant la série; c) les types de documents dont la série est essentiellement composée (par exemple, correspondance, rapports, procès‑verbaux, etc.); d) le thème ou les thèmes principaux dont elle traite; c) les dates de la période au cours de laquelle la série a été constituée (la date de début seulement dans le cas d'une série en cours); f) les dimensions de la série en mètres ou centimètres linéaires (complétées par le taux estimé d'accumulation annuelle pour une série non terminée); g) une brève indication de son mode de classement; h) dans le cas d'une série en cours, la date probable à laquelle elle deviendra inactive et sera donc susceptible de disposition.

En règle générale, le fonctionnaire responsable des dossiers rassemble les informations ci‑dessus au moyen de questionnaires remplis séparément pour chaque série conservée dans son administration. Le plus souvent, ce travail est fait soit par ce fonctionnaire lui‑même (ou l'un de ses collaborateurs), soit par une personne travaillant dans le service où la série est déposée.

<<TOC5>> Analyse

Une fois l'inventaire ou le recensement terminé, vient l'étape de l'analyse menée par le fonctionnaire responsable des dossiers et ses collaborateurs afin de déterminer, du point de vue de l'administration, les mesures de disposition àproposer aux responsables des archives pour chacune des séries recensées dans l'inventaire. Les mesures de disposition possibles comprennent l'élimination immédiate (c'est‑à‑dire la destruction), l'élimination à l'issue d'un délai donné ou quand survient un événement donné, l'élimination après réalisation d'une copie sur microfilm qui sera conservée définitivement ou la conservation définitive des dossiers originaux dans un dépôt d'archives.

<<TOC5>> Documents de disposition

Les mesures de disposition sont proposées aux responsables des archives par les administrations d'origine et une série de documents sont établis pour en contrôler l'exécution (si celle‑ci est approuvée). Ces documents comprennent: la liste  d'élimination (disposal list), le tableau d'élimination simple (simple disposal schedule), le tableau global (comprehensive schedule), le tableau général (general schedule) et l'offre de transfert ou de cession à la direction des archives'. Ces documents sont successivement définis ci‑dessous:

La liste d'élimination est une formule utilisée pour demander l'élimination immédiate d'un ou plusieurs ensembles de dossiers, définis avec précision et comprenant généralement une ou plusieurs séries. Une fois approuvé par les responsables de l'évaluation à la direction des archives compétente, ce document suffit pour autoriser la destruction des dossiers dont il fait mention.

La liste d'élimination s'étant révélée inefficace—elle imposait en effet de soumettre périodiquement des listes identiques pour la destruction des dossiers récurrents—le tableau d'élimination (disposal schedule) a été mis au point. Ce document, une fois approuvé, autorise en permanence la destruction des dossiers qui se renouvellent et qui comprennent généralement une ou plusieurs séries, àl'expiration d'une période donnée ou après qu'est survenu un événement donné. A la différence de la liste, rarement utilisée désormais, le tableau constitue toujours un procédé viable; son principal inconvénient tient au fait qu'il ne couvre qu'une partie, généralement très limitée, de l'ensemble des dossiers constitués par une administration.

Pour remédier à cet inconvénient, deux variantes principales du tableau d'élimination simple utilisé initialement ont été élaborées: le tableau global (comprehensive schedule) et le tableau général (general schedule).

Le tableau global couvre soit la totalité des dossiers traitant des sujets relevant d'un ministère, département ou autre organisme relativement peu important, soit la totalité des dossiers d'une grande subdivision administrative d'un organisme important (direction, division, département, etc.). Il contient des propositions précises, série par série, sur le sort à donner aux dossiers relevant de l'administration ou de la subdivision considérée (c'est‑à‑dire les mesures de disposition), qu'il s'agisse soit d'une conservation définitive dans les archives, soit d'une élimination ultérieure. Autrement dit, le tableau global propose un programme d'ensemble pour la disposition des dossiers de l'administration considérée, bien que, en règle générale, il ne s'applique qu'aux dossiers traitant des sujets de fond, les dossiers strictement administratifs ou internes relevant des tableaux généraux dont nous allons parler.

Le tableau général des dossiers (general records schedule) est un document de disposition qui régit l'élimination de certaines catégories de dossiers récurrentes, communes à plusieurs ou à toutes les administrations—dossiers qui sont pour la plupart de nature administrative ou interne, comme les dossiers concernant le personnel, le budget, les commandes et les fournitures, les transports, etc. Les tableaux généraux s'appliquant à des dossiers existant dans la plupart des administrations, sinon dans toutes, ils sont rarement préparés séparément par chacune d'elles, mais par la direction centrale des archives, qui les établit pour le compte de l'ensemble des administrations. Les tableaux généraux sont un instrument de disposition extrêmement précieux, car ils s'appliquent à une masse considérable —sur le plan purement quantitatif—de dossiers accumulés par les administrations. L'utilisation d'un nombre relativement restreint de tableaux généraux correspondant chacun à une grande catégorie de dossiers administratifs ou internes, a considérablement simplifié le travail de disposition des dossiers dans les services publics des États‑Unis.

Il faut remarquer que les tableaux généraux et les tableaux globaux se ressemblent dans la mesure où ils servent à organiser à la fois la conservation aux archives et l'élimination. La principale différence est que les premiers ont un caractère « horizontal », concernant toutes les administrations par catégorie de  dossiers administratifs, alors que les seconds ont un caractère « vertical » et concernent les dossiers de fond de telle ou telle administration. En fait, ces deux catégories d'instruments sont complémentaires et offrent à elles deux la possibilité de contrôler complètement les programmes de disposition de dossiers des diverses administrations.

Un autre document de disposition important associé aux deux précédents est l'offre de transfert des dossiers au dépôt d'archives, souvent dénommée offre de cession (accession offer). Ces offres sont faites quand l'administration d'origine estime que les dossiers proposés présentent une valeur permanente pour les archives. En principe, elles devraient être limitées chacune à une ou plusieurs séries, déjà recensées dans un tableau global et classées comme « susceptibles de cession»—c'est‑à‑dire possédant une valeur permanente de l'avis de l'évaluateur des archives. Cependant, les offres de transfert de dossiers sont souvent faites avant que le tableau global de l'administration d'origine ait été établi; dans ce cas, il arrive que les dossiers soient refusés par les archives après «amen parce qu'ils ne sont pas considérés comme ayant une valeur permanente.

Il faut souligner que, parmi les documents de disposition dont nous avons parlé — liste d'élimination, tableau d'élimination simple, tableau global, tableau général et offre de cession—tous, à l'exception du tableau général, sont des propositions de traitement soumises par les administrations d'origine à l'approbation de la direction des archives. Le fait que le pouvoir de décision sur la suite à donner soit réservé aux archives est caractéristique de la législation moderne sur l'administration des dossiers publics; en effet, une des responsabilités fondamentales des dépôts publics d'archives est nécessairement de déterminer lesquels de ces dossiers présentent assez de valeur pour être conservés par eux en permanence. Cependant, il est inutile de demander leur approbation préalable pour la mise en application des tableaux généraux, car ceux‑ci, de par leur nature, doivent être élaborés par la direction des archives elle‑même.

<<TOC5>> Évaluation

Le processus par lequel la direction des archives examine les documents de disposition qui lui sont soumis par les administrations d'origine et décide, cas par cas, de les approuver ou de les refuser est appelé « processus d'évaluation » et les archivistes spécialisés qui en sont chargés sont appelés « évaluateurs ». La tâche fondamentale de l'évaluateur est de déterminer si les dossiers recensés dans les documents de disposition présentent assez de valeur pour être transférés et conservés en permanence au dépôt d'archives et, dans la négative, d'autoriser leur destruction après un délai plus ou moins long.

La détermination de la valeur des dossiers du point de vue de l'archivage est affaire de jugement et elle est donc nécessairement plus ou moins subjective. Mais il est possible de réduire au minimum la part de subjectivité en définissant les objectifs et les critères de l'évaluation—c'est‑à‑dire en établissant des normes de valeur en fonction desquelles l'évaluateur pourra juger. Il faut souligner que l'évaluateur n'a pas à tenir compte de la « valeur primaire », valeur que les dossiers présentaient pour la réalisation des tâches essentielles de l'administration d'origine, mais de la « valeur secondaire », valeur résiduelle que peuvent conserver les dossiers devenus inactifs. Les valeurs secondaires peuvent être groupées dans les grandes catégories ci‑après':

1. Les dossiers continuent à présenter une valeur administrative, juridique ou  financière pour l'administration d'origine ou pour d'autres administrations après avoir perdu leur valeur primaire pour les opérations courantes.

2. Les dossiers peuvent présenter une valeur pour la protection des droits civiques, juridiques et autres et du droit de propriété de certains citoyens ou de toute la population; il s'agit d'une valeur liée aux « droits individuels ».

3. Valeur de « témoignage » ou de « documentation fonctionnelle »—c'est‑à‑dire reflétant l'évolution historique de l'administration d'origine, des pouvoirs et des fonctions qui lui sont attribués par la loi ou par les règlements, de sa structure, de ses programmes, de sa politique, de ses méthodes, de ses décisions et de ses opérations les plus importantes. Les principaux dossiers présentant une telle valeur doivent être conservés à long terme pour attester que l'administration s'est acquittée des pouvoirs et des responsabilités qui lui avaient été officiellement assignés. De plus, les fonctionnaires qui seront chargés à l'avenir du même type d'attributions pourront étudier l'expérience accumulée dans ces dossiers, afin de tirer la leçon des succès comme des échecs de leurs prédécesseurs. Les grands dossiers appartenant à cette catégorie contribuent àla continuité et à la cohérence de l'action de leur administration d'origine au cours des années.

4. Valeur d'information—c'est‑à‑dire apportant une contribution importante à la recherche et aux études dans un domaine de connaissances‑quelconque. Dans ce cas, le processus d'évaluation doit dégager la valeur potentielle que présentent les dossiers pour les travaux des historiens, des spécialistes en sciences politiques, des économistes, des sociologues, des géographes, des statisticiens et même éventuellement des spécialistes de toutes les autres disciplines.

Il est relativement facile de prendre une décision, positive ou négative, quant à la valeur que les dossiers présentent pour les archives en ce qui concerne les catégories 1, 2 et 3 ci‑dessus, du fait du caractère concret et spécifique des questions auxquelles doit répondre l'évaluateur. En revanche, pour parvenir à une estimation judicieuse de la valeur d'information des dossiers, c'est‑à‑dire de la catégorie 4, les évaluateurs doivent posséder des connaissances sur les matières dont traitent les différents ensembles de dossiers soumis à leur examen. Il est évidemment impossible d'exiger d'eux une compétence universelle; chaque évaluateur doit donc se spécialiser dans un domaine assez vaste (comme, par exemple, affaires étrangères, problèmes militaires, industrie, commerce, agriculture, main‑d'œuvre, etc.) et avoir dans ce domaine des connaissances de base sur les méthodes de recherche, les besoins et les tendances, ainsi que sur les questions de fond—tout cela devant lui permettre d'évaluer un ensemble de dossiers en fonction de l'utilité qu'ils pourront présenter, dans un avenir prévisible, pour la recherche dans le domaine considéré. En outre, l'évaluateur doit tenir compte, pour se prononcer, de l'existence d'autres documents sur le sujet, publiés ou non, et se demander si la valeur d'information éventuelle des dossiers soumis àson examen ne fait pas double emploi avec d'autres sources disponibles. Et surtout il ne doit pas appuyer ses conclusions sur des intuitions ou des suppositions non fondées, mais sur une analyse rationnelle et rigoureuse de toutes les données se rapportant au cas étudié. Comme il est impossible à une direction des archives typique de posséder dans son personnel un éventail complet de spécialistes de tous les domaines de recherche, les évaluateurs devront inévitablement recourir, en particulier pour les cas limites, à des experts extérieurs, généralement universitaires.

Nous avons examiné les quatre principaux critères utilisés par les archivistes chargés de l'évaluation pour juger de la valeur des dossiers qui leur sont soumis. Les dossiers satisfaisant à un ou plusieurs de ces critères de valeur sont considérés comme recevables par la direction des archives; ceux qui ne satisfont à aucun d'eux sont considérés comme pouvant être éliminés. En règle générale, I'évaluateur présente ses conclusions sous la forme d'un rapport d'évaluation sur chaque  document de disposition—liste, tableau ou offre de cession—présenté par l'administration d'origine, rapport qui analyse point par point chacun des éléments du document visé. Le rapport d'évaluation est ensuite soumis aux supérieurs hiérarchiques de la direction des archives—le plus souvent au directeur lui‑même—avant d'être retourné à l'administration d'origine pour exécution.

Il est évident que l'évaluation n'est pas une tâche facile; il s'agit même probablement de la plus lourde des responsabilités professionnelles des archivistes. L'effort considérable qui leur est demandé est cependant pleinement justifié par l'importance de la phase d'évaluation dans le processus de disposition. Cette phase‑est essentielle dans la mesure où les décisions d'évaluation déterminent irrévocablement le contenu des archives qui seront conservées définitivement et donc la nature des sources dont pourront disposer dans l'avenir le gouvernement, la communauté des chercheurs et le grand public.

<<TOC5>> Exécution

En règle générale, ce sont les administrations d'origine qui appliquent les mesures prévues dans les documents de disposition, en tenant compte des décisions d'évaluation prises par la direction des archives. La seule exception importante est le cas où les dossiers concernés ont été placés dans un dépôt de préarchivage par l'administration d'origine; c'est alors le dépôt qui est chargé de l'exécution, mais àcharge pour lui de tenir pleinement au courant l'administration d'origine.

Dans les deux cas, l'exécution peut revêtir deux formes selon les termes du document de disposition approuvé: a) transfert au dépôt d'archives des originaux ou de microcopies de bonne qualité des dossiers dont la valeur a été considérée comme permanente, suivant un calendrier établi conjointement par les deux parties; b) élimination des dossiers dont le contenu n'a pas été considéré comme présentant une valeur suffisante pour justifier une conservation définitive; cette élimination est effectuée par l'organisme qui en a la garde—administration d'origine ou dépôt de préarchivage—qui doit se conformer strictement aux instructions approuvées par la direction des archives pour chaque élément figurant dans le document de disposition.

Les instructions pour l'élimination sont variables, mais elles prévoient en général, soit a) la destruction immédiate des originaux et/ou des microcopies des dossiers déjà rassemblés; soit 6) la destruction régulière des originaux et/ou des microcopies de dossiers qui continuent à s'accumuler, au terme d'un « délai de rétention » fixé; ce délai peut être un laps de temps donné à compter de la date de constitution des dossiers; il peut aussi être fonction d'un événement déterminé se produisant après leur constitution ou bien encore d'une combinaison de ces deux éléments. Pour procéder à l'élimination des dossiers, on peut les brûler ou les déchiqueter si leur contenu est confidentiel ou si leur diffusion est limitée pour d'autres raisons; sinon ils sont vendus au poids pour recyclage.

Pour pouvoir vérifier que les administrations appliquent effectivement les documents de disposition approuvés—la législation fédérale des États‑Unis leur en fait l'obligation—la direction des archives doit être régulièrement saisie de rapports sur les mesures d'exécution prises avec une référence précise aux documents pertinents.

Pour compléter cet exposé sur le processus de disposition proprement dit, nous devons maintenant examiner deux autres sujets: a) l'échantillonnage; b) les dépôts de préarchivage.

<<TOC5>> Échantillonnage

La nécessité de l'échantillonnage se fait sentir quand l'évaluation se trouve en présence d'une grande quantité de dossiers qui présentent à son avis une valeur permanente, mais sous un volume si important que le souci d'économiser espace et argent impose un compromis entre leur évaluation et les contraintes dues à une quantité excessive. Dans ce cas, on peut recourir à la technique de l'échantillonnage—c'est‑à‑dire transférer aux archives, non pas l'ensemble des dossiers en cause, mais seulement une partie.

L'échantillon est sélectionné suivant des modalités adaptées à chaque cas, généralement définies par l'évaluateur avec la collaboration de l'administration d'origine et conçues pour préserver à échelle réduite les valeurs essentielles des dossiers en question. L'échantillon peut être « représentatif » et refléter exactement l'ensemble des informations contenues dans les dossiers, ou bien «sélectif » et conçu pour retenir les éléments d'information qui, sur le lot, paraissent présenter une valeur permanente et pour éliminer tous les autres.

Dans les circonstances particulières qui viennent d'être mentionnées, la technique de l'échantillonnage est extrêmement précieuse pour réduire le volume des dossiers à valeur permanente remis aux archives.

<<TOC5>> Dépôts de préarchivage

Le dépôt de préarchivage ne fait pas partie intégrante du processus de disposition, mais il lui est étroitement lié et le facilite considérablement. L'idée de ces dépôts est apparue aux États‑Unis d'Amérique pendant la seconde guerre mondiale, quand des entrepôts fédéraux furent ouverts pour stocker à peu de frais les dossiers administratifs qui n'étaient consultés qu'occasionnellement. Au cours des années qui ont suivi la guerre et grâce à des mesures législatives, les entrepôts créés indépendamment par chaque administration ont été transformés en un réseau national de dépôts de préarchivage, centralisé sous le contrôle des Archives nationales des États‑Unis et étroitement associé à celles‑ci.

Les dépôts de préarchivage facilitent le processus de disposition de plusieurs manières: 

1. Les dépôts acceptent tous les dossiers proposés par les administrations d'origine sans que le statut juridique de ceux‑ci soit modifié. Les administrations d'origine restant propriétaires des dossiers, le travail administratif entraîné par leur transfert est réduit au minimum. Quand ces administrations le demandent, le personnel des dépôts recherche les dossiers transférés et les leur renvoient immédiatement. Ces trois facteurs—maintien du statut juridique initial, simplicité du transfert et rapidité de consultation—se combinent pour encourager les administrations à utiliser largement les possibilités de stockage à bon marché offertes par les dépôts pour leurs dossiers inactifs.

2. Les dépôts donnent suite à tous les documents de disposition applicables aux dossiers dont ils ont la garde. Les mesures prévues dans ces documents sont exécutées par les dépôts exactement comme elles l'auraient été par l'administration d'origine si celle‑ci avait conservé les dossiers. C'est ainsi que les dépôts éliminent régulièrement les dossiers qui, conformément aux décisions d'évaluation prises par la direction des archives, doivent être détruits. D'autre part,  ils servent de dépôts provisoires pour les dossiers dont la valeur a été jugée permanente lors de l'examen des tableaux globaux et autres documents. Autrement dit, ils abritent temporairement ces dossiers jusqu'au moment où le dépôt d'archives est prêt à les recevoir.

3. Les dépôts préparent eux‑mêmes des documents de disposition, en particulier tableaux d'élimination et offres de cession, pour les dossiers qui ne figuraient pas encore sur des documents de ce genre lors de leur arrivée au dépôt, puis ils les soumettent à l'approbation de la direction des archives après avoir obtenu l'accord des administrations intéressées. Pour sa part, la direction des archives procède régulièrement à l'inventaire des réserves des dépôts pour déterminer si elles ne contiennent pas des dossiers non classés qui mériteraient d'être transférés aux archives pour y être conservés définitivement. Après évaluation, ces dossiers sont versés aux archives.

Situé à mi‑chemin entre l'administration d'origine et la direction des archives, le dépôt de préarchivage a pour tâche essentielle de fournir des locaux de stockage temporaire beaucoup moins coûteux et beaucoup plus vastes que ceux dont disposent ces deux organismes. L'existence de ces locaux, où les conditions de dépôt sont en général très souples, atténue le risque, d'une part, que les administrations ne détruisent des dossiers présentant de la valeur pour la simple raison qu'elles ont besoin de place dans leurs propres locaux et, d'autre part, que, pour la même raison, elles ne fassent pression sur le dépôt d'archives pour y transférer des dossiers de valeur douteuse. En fait, l'espace disponible dans les dépôts de préarchivage permet au processus de disposition de se dérouler de façon rationnelle et soigneusement préparée, grâce à une collaboration étroite entre les administrations et les archives.

Il nous reste à exposer quelques conclusions sur le processus de disposition des dossiers en général:

1. Ce processus doit se faire de façon régulière, systématique et continue, soit en recourant à des procédés semblables à ceux que nous avons exposés dans le présent document, soit selon toute autre méthode rationnellement conçue. Cette disposition régulière, systématique et continue (c'est‑à‑dire ordonnée) est indispensable si l'institution d'archivage—et en particulier la direction des archives nationales—entend ne pas se limiter à conserver des archives  historiques, mais désire s'acquitter avec succès de la tâche qui lui a été confiée par le gouvernement dont elle dépend, le grand public et la communauté scientifique, à savoir assurer à long terme la conservation et l'utilisation, sous le contrôle d'un personnel hautement qualifié, du petit noyau qui présente une valeur permanente dans l'énorme masse de dossiers que les administrations publiques ne cessent de constituer, ainsi que l'élimination efficace du reste dépourvu de valeur.

2. Ces considérations s'appliquent tout particulièrement aux pays en développement, où, à quelques exceptions près, OR ne procède pas en général àla disposition régulière des dossiers constitués ou accumulés dans les ministères et devenus inactifs. Au contraire, la plupart de ces dossiers sont conservés par les ministères, souvent dans les conditions et avec les risques exposés dans les deuxième, troisième et quatrième paragraphes de cet article. De plus, cette situation s'est aggravée et continue de s'aggraver avec le temps, du fait de l'augmentation progressive du nombre et de l'importance des ministères dans la plupart des pays, augmentation directement proportionnelle à l'accroissement de la complexité des responsabilités gouvernementales. En conséquence, dans la majorité des pays du tiers monde, les administrations d'origine tout  comme les directions nationales des archives rencontrent de graves obstacles dans l'accomplissement de leurs tâches essentielles, du fait de l'absence ou de l'insuffisance des systèmes de disposition des dossiers.

3. Pour résoudre ce problème, les autorités compétentes des pays en développement, après avoir pris conscience de leur nécessité, doivent adopter des programmes de disposition conformes ou analogues à celui qui a été esquissé dans le présent article. Cette nécessité débouche sur une autre, qui lui est indissolublement liée, à savoir celle de former un personnel qualifié pour appliquer le programme de disposition des dossiers. Il s'agit en fait de deux catégories de personnel: les fonctionnaires responsables des dossiers dans les administrations d'origine et les archivistes spécialisés dans la disposition et l'évaluation à la direction des archives. Des possibilités de formation à ces types de tâches existent déjà dans les pays développés et, à un moindre degré, dans un certain nombre de centres régionaux de formation professionnelle et de centres nationaux à vocation régionale fonctionnant actuellement dans le tiers monde. De plus, les séminaires de gestion des dossiers organisés et patronnés par les organisations intergouvernementales et non gouvernementales concernées, comme l'Unesco et le Conseil international des archives, permettent d'espérer un accroissement des possibilités de formation ad hoc. Ce n'est que lorsque les gouvernements prendront mieux conscience de l'urgence qui s'attache à une disposition systématique des dossiers et lorsque les effectifs du personnel qualifié pour cette tâche auront été graduellement augmentés qu'il deviendra possible de résoudre concrètement la crise" dont souffre le tiers monde dans ce domaine.

<<TOC5>> Notes

1. Au cours de ces dernières années, l'auteur a donné une série de conférences—présentant de façon plus détaillée et plus approfondie les questions dont traite le présent document—devant des groupes représentatifs de leur région réunis dans la République‑Unie de Tanzanie et en Argentine, à savoir: a) le séminaire sur la gestion et la déposition des dossiers qui s'est tenu à Arusha (République‑Unie de Tanzanie) en octobre‑novembre 1976 sous les auspices de l'ECARBICA (Bureau du Conseil international des archives pour l'Afrique orientale et centrale), avec une contribution financière et une aide en matière d'organisation de la Fondation allemande pour le développement international; b) les étudiants et les membres du corps enseignant intéressés du Centro Interamericano de Formación de Archiveros (Centre régional de formation d'archivistes pour l'Amérique latine), financé par l'Organisation des Etats américains à l'Université de Cordoba (Argentine) en août‑septembre 1977 Le document lui‑même a été présenté à la Conférence générale de l'ECARBICA qui s'est tenue à Khartoum (Soudan) en avril 1978.

2. L'auteur, fonctionnaire du National Archives and Records Service des États‑Unis d'Amérique de 1941 à 1972 et secrétaire général adjoint du Conseil international des archives (CIA) de 1968 à 1976, est actuellement conseiller auprés du président du CIA et président du comité du CIA pour le développement des archives

3. Dans ce document, nous nous limiterons exclusivement aux dossiers publics.

4. Par l'administration d'origine.

5. Par l'administration d'origine et/ou le dépôt de préarchivage (dont nous parlons plus loin).

6. Par la direction des archives.

7. Tels sont les principaux documents de disposition utilisés par le gouvernement fedéral des États‑Unis d'Amérique. Il est évident que les documents ne seront pas exactement les mêmes dans d'autres pays mais dans tous les cas ils devront être conçus pour répondre convenablement à leur objectif essentiel, qui est de proposer et de contrôler l'application de mesures de disposition spécifique.

8. Pour une discussion plus approfondie, voir: Morris Rieger, « The appraisal of records for potential research values, Southeast Asian archives, vol. 9, juillet 1976, p 135‑138; T R Schellenberg, Modern archives: principles and techniques, p. 139‑ 160, Chicago, 1956; T R. Schellenberg, « The appraisal of modern publics records », U.S. National Archives and Records Service, Bulletin (Washington), n° 8, 1956.

9. Dont nous parlons plus loin.

10. Voir: Morris Rieger, « Archives in developing countries: the regional training center movement », American archivist, vol. 35, avril 1972, p 163‑171; Morris Rieger, « Archivarausbildung für die englisch  sprechenden Länder des tropischen Africa: Entwurf eines Curriculums für das geplante Regional‑Centrum in Accra », Der Archivar, vol. 26, mai 1973, p. 219‑224.

11. Le terme « gestion des dossiers »—qui a une signification plus large et recouvre, outre la disposition, la constitution, I'entretien, la recherche et l'utilisation des dossiers actifs—est souvent utilisé comme s'il était synonyme de «disposition des dossiers ».

12. Voir aussi: Planning of archival development in the third world / Planification du développement des archives dons le tiers monde. Proceedings of the [ICA] Gcneral Conference I Actes de la Conférence générale [du CIA], Dakar, 28‑‑31 January / 28‑31 janvier 1975. Verlag Dokwnentation, Possenbachentrasse 2b, D‑8000 Munich, FRG, 1976. 117 p. Archivum, special volume / numéro spécial, n° 1, edited by W. Lenz / préparé par W. Lenz.

<<TOC5>> Bibliographie

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<<TOC4>> Les principes du tri archivistique  

par T.R. SCHELLENBERG
Ancien Archiviste Adjoint des Etats‑Unis

Les archives qu'elles soient publiques ou privées, ont plusieurs sortes de  valeurs.

La première valeur des archives publiques est administrative. Elles servent au travail des services administratifs, juridiques et fiscaux ; elles sont les instruments essentiels au moyen desquels ces services exécutent leurs tâches ; elles contiennent les preuves des engagements financiers et juridiques dont l'administration a besoin pour protéger ses intérêts ; elles constituent le grand fonds d'expérience que les fonctionnaires responsables utilisent pour faire face aux problèmes qui se posent à eux. En bref, elles sont les fondations sur lesquelles repose la structure de l'État.

Leur seconde valeur concerne les citoyens, car elles conservent des titres qui permettent de prouver des droits à la propriété, à la citoyenneté, à des pensions de retraite, à des prestations médicales ou sociales, et une foule d'autres droits.

Mais les archives ont encore d'autres valeurs, que nous appellerons 'secondaires', lorsque leur valeur 'primaire' a atteint ses limites ‑ c'est‑à‑dire lors qu'elles ont cessé de servir aux besoins de l'administration et des citoyens en relation avec l'administration. Ce sont ces valeurs secondaires, ou valeurs de recherche, qui intéressent surtout les archivistes, car c'est précisément pour elles que sont créés les services d'archives, en opposition aux dépôts de papiers administratifs ou 'record centers'.

Examinons brièvement ces valeurs secondaires.

Lorsque leur période d'utilité courante est terminée, les documents publics peuvent encore présenter un intérêt pour l'administration qui les a produits, même s'ils ont été versés dans un dépôt d'archives, car ils contiennent des informations qui peuvent être nécessaires aux fonctionnaires désireux de se renseigner sur des problèmes de procédures et de politique sociale ou économique, afin d'assurer la continuité de l'action administrative. La conservation des documents de base concernant l'organisation et le fonctionnement de l'administration est donc une nécessité pratique, aussi bien pour les besoins présents que pour les besoins futurs des services publics. Ce n'est pas là seulement une marotte des historiens et des érudits ; Sir Hilary Jenkinson, le plus célèbre des archivistes anglais, remarquait, dans un rapport sur les archives de la Jamaïque, que "quand les documents cessent  d'être utilisés de façon courante, leur conservation devient une question d'intérêt national, car ils peuvent seuls guider de façon sûre la conduite future des affaires. Il ne s'agit donc pas d'un luxe, ni d'un simple voeu des érudits, mais d'une nécessité absolue".

Cependant la principale raison pour laquelle les archives publiques doivent être conservées dans une institution spécialisée est leur utilité pour la recherche savante. Elles sont la base indispensable de toute étude sur l'histoire politique, sociale et économique d'un pays. Elles servent àtoute sorte de catégories de recherches : histoire, économie, démographie, sociologie, technologie, science, biographie, généalogie, pour ne nommer que les plus importantes. Or, si l'on s'accorde généralement à reconnaître la valeur des anciennes archives pour la recherche, l'intérêt des documents modernes est souvent considéré comme négligeable par ceux mêmes qui les produisent. Cette façon de voir a duré longtemps, même parmi les collectionneurs de documents historiques. Voici presque un siècle, un bibliothécaire américain observait que les bibliothèques historiques "ne font aucun effort pour acquérir les documents de l'histoire d'aujourd'hui, ou ne le font que de façon sporadique. Elles se préoccupent uniquement de recueillir ce qui aurait dû être conservé dans le passé, et ainsi, en s'efforçant de remédier à la négligence de ceux qui auraient dû assurer la sauvegarde des annales de leur temps, elles commettent exactement la même erreur pour notre propre époque". Les documents administratifs d'aujourd'hui contiennent des masses d'informations qui seront utiles aux chercheurs de l'avenir et qui ne se trouveront pas ailleurs, sur les personnes, sur les institutions, sur les localités, sur les conditions sociales et économiques, et même sur des phénomènes physiques.

Les archives personnelles, ainsi que celles des entreprises privées et des différentes sortes d'organisations et associations, constituent un complément important des archives publiques. Si l'information qu'elles contiennent est peut‑être moins authentique et moins sûre, elles ont d'autres qualités; sur un sujet donné, elles peuvent fournir des renseignements plus précis, plus colorés, et surtout plus révélateurs que ce que l'on trouve dans les documents officiels. Les ouvrages historiques qui les utilisent sont fréquemment plus intéressants et plus agréables à ire que ceux qui sont fondés uniquement sur les archives publiques.

Le problème qui se pose aux archivistes est le suivant : comment apprécier la valeur des documents pour la recherche, comment opérer une sélection dans la masse des documents publics et privés ? L'archiviste a pour fonction essentielle de réduire cette masse à des proportions raisonnables, car tout ne peut pas être conservé. Une réduction de la quantité d'archives publiques, en particulier, est nécessaire aussi bien pour les besoins de l'administration que pour ceux de la recherche. "Même les avocats les plus convaincus de la conservation des documents historiques", pour citer une brochure publiée par le Public Record Office d'Angleterre, "en viennent àcraindre que les historiens de l'avenir, lorsqu'ils étudieront notre époque, ne soient noyés sous la surabondance des documents".

Malheureusement, la sélection des archives ne peut pas se faire selon des critères stricts et précis. Il n'existe pas d'instrument qui permettrait de mesurer automatiquement la valeur des documents. Tout ce qu'on peut faire est d'élaborer certains principes généraux applicables au tri des archives pour servir de guide à l'archiviste au milieu des périlleux écueils de cette délicate opération.

Même ces principes ne peuvent pas être suivis de façon absolument rigide. Les archivistes de différents pays doivent utiliser des critères différents et des procédures différentes pour trier les archives, car les problèmes ne sont pas les mêmes dans les pays où il existe un système officiel de 'registry' ('enregistre  ment', 'Registratur') et dans ceux qui utilisent le système américain de classement des dossiers. Dans chaque pays particulier, les critères de sélection sont différents selon qu'il s'agit d'archives nationales, régionales ou locales, car des documents peuvent être dépourvus d'intérêt au niveau national mais se révéler importants pour l'histoire régionale ou locale. Les critères sont aussi différents pour les archives publiques et les archives privées, ces dernières étant en général moins volumineuses et d'un intérêt plus concentré. Enfin, on ne trie pas selon les mêmes critères les documents des différentes périodes, car ce qui est intéressant pour le passé est parfois sans valeur pour le présent.

Comme premier principe général, je suggérerai qu'une limite chronologique soit fixée, avant laquelle toutes les archives, aussi bien publiques que privées, seraient conservées. Cette règle a été formulée en 1901 par H.O. Meissner, alors chef des Archives d'État privées de Prusse, sous la forme d'un dicton : "l'ancienneté est digne de respect dans les archives", ‑ on peut préciser : parce qu'elle va de pair avec la rareté. Dans la plupart des pays des dates‑limites pour le tri ont ainsi été définies : 1700 en Allemagne, 1750 en Angleterre, 1830 en France, 1861 en Italie. La date italienne correspond d'assez près, par une coïncidence historique, avec celle qui a été adoptée par les Archives nationales des Etats‑Unis, où presque tous les documents antérieurs à la Guerre de Sécession (qui commença en 1861) sont conservés intégralement. Pour les pays des Caraïbes, je pense que 1900 serait convenable comme date‑limite, car le climat n'y est pas favorable à la conservation du papier, et le souci de conserver les archives ne s'y est manifesté que récemment dans la plupart des pays.

Le second principe que je propose est que les archives privées soient conservées intactes lorsqu'elles sont confiées à une institution d'archives. Aux Etats‑Unis, beaucoup d'institutions ‑ bibliothèques, sociétés savantes, services d'archives ‑ s'efforcent de recueillir des archives privées ; on les compte par milliers. On y trouve des correspondances, des agendas, des mémoires, des livres de comptes, et toute sorte d'autres documents créés par des individus, des entreprises, des églises, des écoles, etc. Les bibliothèques d'universités, en particulier, ont commencé à mener une action programmée en ce sens voici quelques dizaines d'années. Robert B. Downs, célèbre bibliothécaire américain, a observé que les documents d'archives privées, "autrefois négligés sauf dans quelques cas exceptionnels, sont maintenant, dans certaines régions du pays, plus recherchés que les ouvrages imprimés". Il ne s'agit pas seulement de documents anciens ; ce sont souvent, au contraire, des documents très récents, car la recherche, aux Etats‑Unis, s'intéresse aux époques de plus en plus récentes, au point que tous les aspects de la société contemporaine sont devenus des sujets d'étude.

Deux critères doivent être pris en compte pour trier des archives privées, mais ils sont à appliquer avec discernement : le premier est celui du caractère 'unique' de l'information contenue dans les documents, le second celui de leur importance.

Par caractère 'unique', nous entendons que l'information ne se trouve pas ailleurs, ni dans des documents manuscrits, ni dans des ouvrages imprimés. Pour s'assurer de ce fait, l'archiviste doit connaître ce qui se trouve dans les livres, les journaux et autres publications, et dans d'autres fonds d'archives privées conservés ailleurs ; en bref, il doit être un véritable expert sur le sujet que concernent les documents à trier, et être familier avec toutes les sources d'information qui s'y rapportent.

Quant à la notion d"importance' des documents, elle se réfère tant à la personnalité de leur auteur qu'au sujet dont ils traitent. Il va de soi qu'il faut conserver tous les documents créés par les grands personnages de l'histoire d'un  pays, ou les concernant. Une bonne connaissance de l'histoire permet aussi d'identifier les personnages dont l'influence sur le cours de l'histoire, même si elle est moins essentielle, a été néanmoins notable. S'il s'agit d'archives d'institutions, par exemple d'une église ou d'une université, il faut conserver les documents concernant les personnes qui ont joué un rôle significatif dans le développement de ces institutions, même s'il n'est pas toujours facile de les connaître. Il faut aussi conserver les documents qui concernent des événements ou des phénomènes importants, ou des sites ou édifices spécifiques.

Ce double critère d"unicité' et d"importance', utile pour le travail d'évaluation, doit cependant, je l'ai déjà signalé, être appliqué avec prudence. Beaucoup de documents sont 'uniques' en ce sens qu'ils reflètent un point de vue personnel qui ne se trouve nulle part ailleurs ; c'est pourquoi les documents relatifs à des opinions, des réactions, des idées politiques ou autres, valent en général la peine d'être conservés. Cela a été bien souligné par Phyllis Mander Jones, ancienne directrice de la Bibliothèque Mitchell en Australie, qui notait que, plus que les archives publiques, "les archives privées mettent le chercheur en contact direct avec leur créateur, car elles reflètent en général les sentiments et les préjugés humains", et que de leur côté "les archives des entreprises privées offrent souvent un ensemble d'informations vivantes sous une forme concentrée".

Le critère d"importance', lui non plus, n'est pas absolu, car ce qui peut paraître important à un chercheur sera sans intérêt pour un autre. L'historien américain Justin H. Smith a observé que "bien des choses qui sont couramment qualifiées de fatras ou de paperasse sont précieuses pour certaines recherches, et que tels documents qui nous semblent aujourd'hui insignifiants peuvent revêtir demain une grande importance". Les archives de gens modestes, de fermiers, de boutiquiers, d'ouvriers, sont importantes pour les études d'histoire économique et sociale, d'autant plus qu'elles sont généralement rares, car elles sont rarement conservées par leurs créateurs.

Passons maintenant aux principes qui doivent régir le tri des archives publiques.

I. Le premier principe est que l'utilité des documents pour le travail courant des services qui les produisent ne peut être déterminée que par ces services eux‑mêmes. Il en résulte que les services doivent conserver par‑devers eux leurs dossiers aussi longtemps qu'ils en ont besoin pour des raisons administratives, juridiques ou fiscales, c'est‑à‑dire jusqu'à ce que leur intérêt pratique pour l'administration soit épuisé.

II. Second principe : les archives publiques doivent être évaluées en fonction des preuves qu'elles fournissent de l'organisation et du fonctionnement de l'organisme qui les produit. Autrement dit, seront àconserver les documents qui renseignent sur les débuts de l'organisme producteur, sur son organisation interne, l'impact de son action sur le public, son expérience dans l'accomplissement des tâches qui lui sont confiées, les procédures qu'il a adoptées, les moyens dont il a disposé pour faire face à ses responsabilités, ses réalisations enfin. Seule la conservation de ces documents permettra au public de pouvoir apprécier l'action du gouvernement et de l'administration, comme il se doit dans un pays démocratique.

Dans le gouvernement fédéral des Etats‑Unis, les documents qui doivent être ainsi conservés à titre de preuves ('valeur probatoire') appartiennent àtrois catégories. Aux Caraïbes et dans d'autres pays, les définitions pourront être  différentes, mais il me parait utile d'exposer un peu en détail le système américain, ne serait‑ce qu'à titre d'exemple.

1. Exemplaires‑types de documents  répétitifs

Il s'agit de conserver un jeu complet des documents de caractère répétitif relatifs aux sujets suivants :  

a) politique générale de l'organisme et règles de procédure, origine et développement de l'organisme, tels que : recommandations, justifications, avis, commentaires de fond. Notamment, un jeu complet des circulaires adressées par la direction centrale de l'organisme à ses différentes branches et services sur la politique et les procédures doit être conservé par les archives ;  

b) organigrammes, annuaires, notes de service relatives à l'organisation interne, tous documents indispensables pour connaître la structure de l'organisme et les responsabilités des fonctionnaires qui y travaillent ;  

c) rapports et statistiques sur le fonctionnement et les réalisations de l'organisme, qu'il s'agisse de rapports annuels détaillés ou de rapports périodiques plus succincts. S'il existe des documents de caractère narratif sur l'histoire de l'organisme, ils doivent aussi être conservés avec soin, car ils sont souvent plus intéressants que les rapports annuels officiels ;  

d) publications et documents d'information pour le public : communiqués de presse, conférences de presse, discours officiels, brochures d'information, etc.

2. Documents concernant la politique générale de  l'organisme

Tout service d'archives doit s'efforcer de conserver les documents qui renseignent sur l'action des organismes publics à leur plus haut niveau, ce que j'appellerai, faute d'un terme plus précis, les archives de politique générale. J'entends par là les documents qui sont relatifs à la politique de l'organisme telle qu'elle se décide au sommet, à ses programmes d'ensemble, aux problèmes de gestion, aux relations avec d'autres administrations ou avec des organismes ou entreprises non publics, aux activités de recherche, au contrôle interne de l'organisme lui‑même rapports d'inspection, etc. ‑, aux prévisions à court, moyen et long terme, à l'élaboration des stratégies et procédures de l'avenir. Ces documents, indispensables pour la connaissance des politiques administratives plus que des réalisations proprement dites, incluent les catégories suivantes :  

a) documents faisant autorité pour la définition des fonctions, tels que lois, arrêtés, décisions juridictionnelles, opinions de juristes, interprétations de textes officiels, règlements, etc. ;  

b) ordres du jour, minutes et procès‑verbaux des réunions de chefs de service et des réunions du conseil de direction, y compris les documents qui y sont soumis ;  

c) même chose pour les réunions entre administrations ou avec des organismes extérieurs à l'administration ;  

d) documents budgétaires, y compris les rapports et pièces justificatives.

3. Documents sur les fonctions  spécifiques

Il faut tenter de conserver, pour chaque administration, les documents qui montrent comment son programme d'action est mené à bien. Pour cela, l'archiviste doit sélectionner soigneusement ce qui renseigne sur l'action menée par les services dans leur domaine spécifique.

Nous sommes ici sur un terrain difficile, car presque tout document est le produit d'une action et renseigne sur elle. Il faut donc déterminer d'abord quelles actions valent la peine d'être documentées, ensuite quelle quantité et quel genre de documentation méritent d'être conservés sur elles. Les critères qui peuvent nous guider dans ce domaine sont les suivants :  

a) Il faut analyser le caractère des fonctions et des activités, selon qu'elles sont 'd'intérêt général' (substantive) ou 'd'intérêt interne àl'administration' (facilitative). Les activités d'intérêt général sont celles qui se réfèrent à la mission spécifique de l'administration, autrement dit aux fonctions et attributions qui lui sont propres ; les documents qui s'y rapportent doivent être conservés à titre permanent. En revanche, les activités d'intérêt interne, qui ne conservent que le fonctionnement propre de l'administration et qui n'ont qu'une incidence marginale sur son action extérieure, produisent des documents qui ne valent que rarement la peine d'être conservés : en effet, les feuilles de paie, bons de transport, bordereaux de matériel, etc., qui constituent l'essentiel de ces documents de gestion interne, sont pratiquement les mêmes partout et ne fournissent guère d'informations sur l'action de l'administration proprement dite.  

b) Il faut ensuite analyser l'ensemble de la documentation sur chaque fonction ou activité spécifique. Chaque action est généralement suivie àdifférents niveaux de l'administration, depuis le sommet où se prennent les décisions jusqu'à la base où se fait l'exécution. C'est à la base qu'on voit l'effet concret de l'action administrative, en relation avec des personnes ou des objets déterminés. On ne doit donc pas sélectionner les documents au hasard, mais s'efforcer de conserver ceux qui renseignent sur l'ensemble d'une action donnée.

A cette fin, il est nécessaire d'analyser les dossiers à chaque niveau, de façon à déterminer quels sont ceux qui contiennent l'information la plus substantielle et la plus globale ; quand on peut disposer d'un rapport récapitulatif généralement au sommet de la hiérarchie ‑, celui‑ci donne en général une information d'ensemble sur le sujet concerné.  

c) Il est souhaitable de conserver les documents qui montrent comment une fonction donnée est exécutée de façon habituelle. L'accent est mis ici sur le caractère 'banal' ou 'normal' de la procédure. Quelques dossiers de règlement de conflits du travail, par exemple, peuvent suffire pour renseigner sur l'ensemble de ces conflits. De même, les dossiers d'un bureau au bas de la hiérarchie administrative sont révélateurs de la moyenne des bureaux de même niveau. C'est ainsi que, pendant la seconde guerre mondiale, quelques bureaux de l'Office du Ravitaillement (price and rationing boards) ont été désignés comme 'bureaux à archives' (record boards), dont les papiers ont été conservés à titre d'exemple par les Archives nationales.  

d) Il est enfin nécessaire de conserver les documents qui illustrent certains aspects inhabituels ou exceptionnellement significatifs du fonctionnement et de l'activité d'une administration. Le règlement de tri du Public Record Office d'Angleterre prévoit la conservation des "documents relatifs aux événements importants, nationaux ou internationaux, ou aux faits qui ont donné lieu à des controverses ou à des débats au plan national". Ajoutons‑y les documents concernant les  actions administratives qui ont eu une importance particulière pour l'administration elle‑même ou dont le retentissement public a été notable, et celles qui se situent en‑dehors de la norme habituelle, même s'il ne s'agit que de problèmes de gestion interne.

III. Le troisième principe est que les archives publiques doivent être évaluées en fonction de l'information qu'elles contiennent sur les personnes, les objets et les événements. Par 'personnes' nous entendons personnes physiques ou personnes morales ; par 'objets', les lieux, édifices, objets physiques ou naturels, etc. ; par 'événements', tout ce qui arrive aux personnes ou aux choses : problèmes, activités, programmes, épisodes, etc. Il s'agit ici de sélectionner les documents selon leur valeur d'information, non sur l'administration elle‑même, mais sur l'objet de son action. La plupart des grandes séries des Archives nationales des Etats‑Unis, par exemple, sont conservées surtout pour la documentation qu'elles fournissent sur d'autres sujets que le fonctionnement de l'administration : ainsi les listes de recensements, les registres matricules militaires, les dossiers de pensions, les listes de passagers de navires, les titres de propriété foncière.

La valeur des documents pour la recherche est très difficile à apprécier. Une brochure des Archives nationales des Etats‑Unis, intitulée Le tri des archives publiques modernes (The appraisal of modern public records) donne quelques indications à ce sujet. En règle générale, les éléments à prendre en compte pour le choix sont : 1°) le caractère unique des documents, 2°) la facilité de leur utilisation, 3°) l'importance de l'information qu'elles contiennent. Ces critères sont examinés ci‑dessous, appliqués respectivement aux documents concernant les personnes, les objets et les événements.

1. Documents concernant les personnes. Pour le tri des archives concernant les personnes, je recommande les actions suivantes :  

a) Conserver tous lés documents relatifs aux personnes importantes (physiques ou morales), si on peut les identifier et les isoler facilement ; mais ne pas conserver des séries entières de documents individuels sous le prétexte qu'ils peuvent, peut‑être risquer de concerner des personnes importantes.  

b) Conserver les documents qui contiennent une information concentrée, soit sur un ensemble de personnes, soit sur une personne en particulier. Par exemple, les listes nominatives de recensements donnent des renseignements utiles pour un grand nombre d'études ; les enquêtes sur l'emploi ou sur les origines ethniques d'un groupe de population sont aussi des mines d'information sur des ensembles de personnes.  

c) Conserver des spécimens, ou échantillons statistiques, des dossiers individuels sur des groupes de personnes, par exemple par catégories professionnelles, par religion, etc., et des dossiers sur des entreprises, les organisations syndicales, etc., s'ils sont utiles pour les recherches d'histoire économique et sociale, et s'ils constituent la seule source d'information disponible sur ces catégories.  

d) Parmi les documents relatifs aux droits individuels, conserver seulement dans les archives ceux qui concernent les droits fondamentaux, par exemple la citoyenneté. Les autres, par exemple ceux qui concernent les pensions de retraite et la sécurité sociale, doivent rester dans le service qui les a produits, aussi longtemps que ce service en a besoin, mais n'ont pas à être versés aux archives. On ne  conserve pas non plus les innombrables documents relatifs à des droits limités dans le temps, par exemple les contrats, au‑delà de leur durée légale.

2. Documents concernant les objets. Pour le tri des documents concernant les objets, je recommande de conserver les documents relatifs aux terrains, en raison de leur intérêt potentiel pour l'exploitation minière, les études géologiques et topographiques, la propriété foncière, etc.

3. Documents concernant les événements. Pour le tri des documents concernant les événements, je propose les lignes d'action suivantes :  

a) Conserver les documents relatifs aux événements importants, phénomènes notables, épisodes caractéristiques, etc.  

b) Conserver les documents qui, dans leur ensemble, sont utiles pour l'étude des conditions sociales, politiques, économiques et autres, à condition qu'ils soient la seule source d'information sur ces sujets. Si ces documents sont trop nombreux pour être facilement exploitables par les chercheurs, on en conservera un échantillon statistique, ou des spécimens adéquats.

Le Public Record Office d'Angleterre a défini des règles énumérant les différentes catégories de phénomènes pour lesquels il faut conserver les archives :

‑ tendances et évolution dans le domaine économique, social, politique et autres, surtout si les documents contiennent des éléments statistiques non publiés par ailleurs ou des séries de données chiffrées couvrant une longue période ou une vaste zone ;

‑ aspects les plus importants de la recherche et du développement scientifique et technique ;

- événements locaux sur lesquels la documentation a peu de chances de se trouver au niveau national ;

‑ résumés ou documents récapitulatifs d'événements couvrant une vaste zone.

De nos jours, la plupart des événements importants sont traités dans les média ou dans des publications qui fournissent un grand nombre d'informations. Il est donc souvent moins nécessaire de recourir aux documents d'archives, dont la passe et la complexité constituent de plus en plus un obstacle à la recherche.

En conclusion, je dirai que le tri des archives est d'abord une affaire de travail d'analyse ardu. La sélection des documents à conserver ne se fait pas par intuition ou par des suppositions arbitraires quant à leur valeur ; elle doit être au contraire fondée sur une analyse approfondie du fonctionnement et des attributions de l'organisme qui les a produits, et sur une parfaite connaissance de la documentation existant ailleurs sur le même sujet. L'analyse est l'essence même du tri archivistique. Un tri n'est valable que dans la mesure où l'archiviste a étudié dans quelles conditions les documents ont été créés et pris connaissance des autres sources, publiées ou manuscrites, qui sont disponibles pour compléter ou suppléer les archives à trier.

<<TOC3>> VII — Classement et description

<<TOC4>> L'Indexation‑matières à vocabulaire contrôle dans les archives 

par Lionel BELL

<<TOC5>> Nature de l'indexation‑matières des archives

L'information contenue dans les archives peut être appréhendée de plusieurs manières et la recherche par sujets, au moyen d'un index‑matières, n'a pas été, ordinairement, assurée autant que dans les bibliothèques. Les raisons de ce fait et les distinctions entre les documents des bibliothèques et ceux des archives doivent être examinées, avant qu'on puisse tenter de considérer une approche plus systématique des sujets des archives. Cet examen est particulièrement nécessaire parce que de telles approches systématiques ont été menées dans le champ des bibliothèques et il serait mal avisé de négliger la possibilité d'emprunts techniques aux bibliothèques à l'usage des archives. Mais, d'un autre côté, quand des méthodes de bibliothèque ont été mises au point pour régler des problèmes spécifiques aux bibliothèques, il serait imprudent de succomber à la tentation d'utiliser ces méthodes pour la simple raison que ces techniques très fouillées ont été expérimentées et reconnues valables.

C'est une tradition archivistique que les archives, à la différence des livres et des articles, participent à l'objet historique plutôt qu'elle ne le concernent ; et quoique l'on doive parfois restreindre la portée du principe général, il y a une différence suffisante pour que l'on différencie les procédés d'indexation. Par exemple, même le plus détaillé des articles ne pourrait que traiter du recrutement et de l'organisation d'une armée contractuelle en 1337, alors que les archives sont les contrats passés par des parties particulières pour des fins particulières, à des jours particuliers, et les comptes portant les paiements faits en conséquence, etc. Par suite, la possibilité d'appréhender les archives au moyen d'index nominatifs a été à la fois évidente et évidemment utile, si bien que l'on a ordinairement élaboré de tels index, tandis qu'une appréhension thématique et détaillée a souvent paru difficile ou inadéquate. Lorsque des mots‑matières apparaissent dans des index d'archives, ils sont souvent subordonnés à un nom, comme dans : "Suisse, taxe sur les pommes de terre" ; cependant le mot‑matière peut, à l'occasion, apparaître pour lui‑même à un autre endroit du même index et, dans ce cas, le nom peut lui être subordonné, c'est‑à‑dire qu'il peut y avoir une entrée supplémentaire : "Taxe sur les pommes de terre en Suisse". La fréquence de cette combinaison d'entrées commençant par un mot‑matière ou par un nom joue sur la structure des index‑matières ou, plus proprement, sur les index d'archives généraux. En règle générale, ces structures ont un caractère alphabétique bien marqué, et ce n'est que rarement que  l'on essaie de classer les entrées dans un ordre dépendant des relations que les concepts peuvent présenter entre eux.

Le classement des archives en fonction de leur provenance administrative aide bien à rétrécir le champ des recherches documentaires. Lorsque l'on fait une recherche, presque tous les Départements administratifs peuvent être écartés pour des raisons de chronologie ou de compétences, d'une façon qui n'a pas d'égale dans le domaine des bibliothèques ; dans leur cas, on peut parvenir, par un seul catalogue méthodique, à tous les articles ; dans le cas des archives en revanche, une fois déterminés les Départements ou les fonds qui peuvent être utiles, on emploie les différents moyens de référence, qui n'ont donc pas besoin de présenter un caractère très général. Toutes les entrées, dans de tels instruments de recherche, sont d'une nature spécifique, alors que dans les catalogues des bibliothèques, les concepts généraux régissent non seulement la structure de la classification mais encore fournissent des articulations pouvant regrouper des références à des ouvrages généraux, y compris les plus généraux de tous, les encyclopédies. Il n'y a pas d'archives générales en ce sens.

Choisir les Départements administratifs ou les fonds d'archives susceptibles d'être utiles, ce n'est naturellement pas une petite affaire et cela dépend souvent beaucoup du guide général du service d'archives et particulièrement de l'index‑matières de ce guide. Parce qu'il est le premier instrument de recherche pour de nombreuses questions et parce que son index renvoie à des notices descriptives de Départements et de fonds et non à des documents, il peut avoir plus de points communs avec les techniques employées dans les bibliothèques qu'avec les index d'archives qui font l'objet de cet article.

Des éléments plus généraux peuvent se présenter, surtout si une bonne partie des fonds concernés sont des dépôts, dépourvus d'une origine administrative qui circonscrive leur champ. Pour cette raison, si l'on essaie, par exemple, de systématiser l'indexation de plusieurs guides ou de descriptions au sein du guide, on peut bien employer des méthodes de bibliothèque jusqu'à un point qui n'est pas souhaitable pour les index d'archives. La même chose est vraie des index‑matières partant sur tous les articles d'un service d'archives qui existent, sur fiches par exemple, en dehors d'un guide imprimé. En outre, les index établis pour des archives déposées ou pour des archives historiques privées ainsi que les index dressés pour les descriptions au sein d'un guide peuvent être d'un abord plus général et plus structuré que les index d'archives très spécifiques.

Les observations qui suivent à propos des index d'archives doivent donc s'entendre indépendamment de ce qui concerne les index que l'on a distingués ci‑dessus.

<<TOC5>> Classification et cohèrence

La classification, qui consiste à regrouper des sujets connexes sous un seul titre, a été, naturellement, employée régulièrement dans les index d'archives, pour des raisons largement méthodologiques et avec une méthode alphabétique. Non seulement l'ordre alphabétique a été le fondement du classement à l'intérieur d'une rubrique, mais encore les titres des rubriques ont été eux‑mêmes classés alphabétiquement pour former l'index dans son ensemble. Je ne connais pas de cas où l'on ait essayé de regrouper des rubriques connexes d'une façon complètement logique quoiqu'on trouve un aspect de ce type de classification dans la rubrique "Actions" (procès) de l'index‑matières des Curia Regis Rolls. Dans l'ensemble, l'index général, combinant  les matières et les noms, comme on en trouve un exemple dans le Main Index (Index principal) du Foreign Office, a été plus répandu que l'index‑matières distinct, tel celui des Curia Regis Rolls, et si l'on considère la nature des recherches menées dans les archives, qui dépendent aussi du caractère particulier des documents, cela est certainement convenable. Quand on fait une recherche particulière combinant des éléments nominatifs et des éléments abstraits, il est plus commode d'avoir un seul index dans lequel on peut pointer l'une ou l'autre entrée recherchée, et il est généralement préférable que les entrées soient présentées comme des articles particuliers plutôt que réunies en groupes. Il y a, naturellement, de nombreux cas où l'auteur d'un index peut raisonnablement penser que quelqu'un qui s'intéresse à un sujet A peut également s'intéresser à un sujet B. si bien que, dans cette mesure, il est commode de les présenter ensemble sous une rubrique plus générale. Je suis certain qu'il y a eu bien plus de cas dans lesquels le regroupement a été méthodologique dans son principe et tout à fait indépendant du souci d'aider le lecteur, à tel point qu'une tendance s'est développée qui condamnait toute entrée particulière. On a fait des index dont toutes les entrées ont été réparties entre des rubriques abstraites (qui régissent ainsi la position des entrées dans l'index), même quand ces rubriques ne comptaient qu'une seule entrée, de sorte qu'il n'y avait pas de regroupement analogique. Tel est l'arrière‑plan méthodologique.

L'une des grandes difficultés que rencontrent les auteurs d'index‑matières, notamment par rapport aux auteurs d'index nominatifs, c'est la cohérence : ils ont constamment à se demander : "cette matière a‑t‑elle déjà été indexée ?", ou, en d'autres termes, "ai‑je indexé, à tel ou tel niveau, ce type de document ?" et encore : "cette matière doit entrer dans l'index, mais quel vocabulaire ai‑je employé ?". Pour parvenir à cette cohérence, on a alors un besoin constant de se reporter à des index antérieurs d'ensembles d'archives ou à des étapes précédentes de l'index en cours, et ce type de contrôle est facilité si l'auteur de l'index sait qu'une matière particulière, quand elle apparaît, entre dans un groupe particulier, quel que soit le vocabulaire utilisé pour la décrire. Car un groupe de ce genre est plus bref à examiner qu'un index tout entier et c'est, de toute façon, un groupe de précédents plutôt que des entrées isolées que l'auteur de l'index doit considérer de temps en temps pour maintenir la cohérence. Les utilisateurs de l'index, d'autre part, peuvent très souvent rechercher directement l'entrée particulière dont ils ont besoin, surtout dans le cas d'un index offrant de nombreuses entrées spécifiques introduites par des noms. En ce qui concerne les entrées‑matière directes, il est souvent inutile d'imposer une étape intermédiaire consistant à décider quel groupe (ou quels groupes) de matières on doit considérer, même quand cette décision est simplement une affaire de renvois. Cela ne signifie pas, comme on l'a déjà remarqué, qu'il n'y a pas d'exemples où un chercheur s'intéressant à A puisse tellement s'intéresser à B qu'il soit juste, de son point de vue, de regrouper ces termes. Cela ne signifie pas non plus qu'il n'y ait pas de chercheurs qui aient besoin d'une sorte de classification pour restreindre leurs recherches plus générales. Mais cela signifie que, dans l'ensemble, les index‑matières d'archives doivent comporter des entrées spécifiques particulières et, notamment, que tout regroupement d'entrées devrait être effectué dans l'intérêt du chercheur et non pour un quelconque avantage mécanique et momentané dont l'auteur de l'index puisse profiter.

La nature du document impose la spécificité dans l'analyse ; le maintien de cette spécificité dans la composition de l'index est avantageux pour le lecteur. Il est donc improbable qu'une classification préfabriquée puisse servir à indexer des archives, comme on l'a fait pour les besoins des bibliothèques. Diverses séries d'archives diffèrent très sensiblement de contenu, et il est plus avantageux de développer autant que nécessaire la classification pour indexer une série. Comme on l'a montré, ce besoin, en termes quantitatifs, peut n'être point considérable quoique, dans chaque cas, il faille une espèce de contrôle de la cohérence, mais ce  besoin est celui d'un produit sur mesures. La situation peut bien être différente pour l'indexation systématique des guides de Services d'Archives ou des informations analogues, et il serait souhaitable, si possible, que tous les guides soient indexés de la même manière ou que des index conjoints soient préparés pour ces guides.

On a donc besoin d'index spécifiques, en ce sens que les entrées, dans l'ensemble, ne sont pas disposées par groupes‑matières ; d'index généraux en ce sens que matières et noms apparaissent dans un seul ordre, et non séparément, et d'index dotés néanmoins d'une sorte de contrôle de la cohérence. La question est de savoir si l'on peut établir de tels index de façon systématique, et en particulier avec l'aide de machines. La question connexe du remplacement des index par des machines, je ne propose pas de la considérer dans l'idée que les lecteurs d'archives préféreraient avoir des index conventionnels qui peuvent être portés, envoyés et consultés n'importe où, et que les techniques si avancées des systèmes d'interrogation seraient mal adaptées aux recherches dans les archives. Puisque l'élaboration d'un index‑matières implique une succession de décisions, dont chacune devrait être un précèdent, nous devrions examiner si ces décisions peuvent être enregistrées de façon que ce précédent s'effectue ensuite automatiquement, chose qui épargnerait à l'auteur de l'index le laborieux contrôle des précédents ou la prise de décisions là où des décisions ont, déjà, été prises. Cela doit naturellement permettre de modifier les décisions de l'auteur de l'index ou l'économie du système.

Quand les index sont stockés sous une forme qui peut être lue automatiquement, ils peuvent être mêlés pour constituer des index communs ou pour en produire des listes sélectives, pourvu qu'ils aient été établis de façon concordante ou qu'il y ait un système pour abolir les incohérences. Si un système de ce genre peut permettre d'éviter des tâches de copiste dans la construction d'un index, les possibilités de fusions ou d'extraits sélectifs peuvent être considérées comme un bénéfice.

Cela m'amène à la question de la cohérence, dont on a dit que c'était la qualité essentielle d'un index satisfaisant. Si un index doit donner satisfaction, il doit être cohérent, entre autres, dans le choix des choses et des idées à indexer et aussi, pour dé nombreux documents, dans le choix des noms. Des documents semblables devraient être indexés de façon semblable, en ce qui concerne le détail, le niveau et l'appréhension. Je ne vois aucune possibilité de mécaniser de tels choix. Les termes servant à indexer un texte peuvent ne pas apparaître dans ce même texte, ce qui aurait permis de les extraire grâce à un crible mécanique, et, même pour les noms, il ne paraît pas y avoir de règles sures permettant de les extraire du texte pour les intégrer dans un index. Combien est‑il encore moins possible, alors, de plier à des règles le choix des mots‑matière, puisqu'il dépend de la connaissance du sujet et de l'évaluation de l'intérêt du texte, bref, de la compréhension du texte ? On peut être assuré que les entrées correctes d'index dans ce domaine ne peuvent être préparées que par l'intervention de personnes qui doivent conserver la responsabilité de leurs choix, même si, comme on le verra, elles peuvent s'aider de moyens mécaniques.

Le point suivant est de vérifier que le vocabulaire employé est cohérent avec celui qu'on a employé auparavant, que la même notion est exprimée dans les mêmes termes, et que toute forme de classification ou de regroupement utilisée précédemment est toujours utilisée. Dans la plupart des index d'archives, les entrées n'ont que leur terme (ou groupe de mots) initial qui soit traité comme une matière, et toutes les modifications, subséquentes, de ce terme initial sont simplement classée de manière alphabétique ; ainsi, on peut trouver : "Exportations, d'armes par l'Allemagne", et "Exportations, promotions (des), par la politique gouvernementale", sans qu'on essaie d'établir des relations logiques entre le terme initial et le développement variable, ni de classer ces variables selon des schémas standardisés  ou des ordres logiques. Il s'ensuit que toutes les décisions précédentes concernent ces termes qui consistent eux‑mêmes en un ou deux mots, et que toutes ces décisions peuvent être conservées indépendamment de l'index. Ces décisions n'influent pas nécessairement sur sa composition, quoiqu'elles le puissent, et on peut s'y référer par des mots correspondants. Cela peut se faire mécaniquement.

On a suggéré, dans le cas d'entrées consistant en termes et en relations définies, qu'on pourrait‑élaborer une classification qui puisse se développer automatiquement à partir des relations i. Cela n'est pas possible ici, puisqu'il n'y a pas de relations dans les entrées ; mais on pourrait, jusqu'à un certain point, former une classification qui se développe naturellement grâce à l'enregistrement de toutes les décisions prises pour le vocabulaire et le classement. Il en va ainsi dans la mesure où une classification est faite de décisions concernant le vocabulaire et le classement de l'index lui‑même, c'est‑à‑dire au niveau inférieur ; mais les niveaux supérieurs, nécessaires pour garantir une cohérence complète, doivent être une création délibérée.

L'ensemble de la classification qui consiste en ces deux éléments peut être conservé indépendamment de l'index, les entrées proposées peuvent lui être confrontées et il peut lui‑même être imprimé totalement ou partiellement selon le besoin. On peut ainsi avoir la direction générale qui est nécessaire à la construction cohérente d'index successifs sans qu'on touche au classement interne de ces index dans leur forme publiée, sauf quand on a pris une décision concernant le classement interne en considérant l'avantage de l'utilisateur.

La classification, en ce sens, consistera dans les décisions prises à propos des regroupements et des synonymes au sein de l'index, et aussi dans le classement, selon un plan logique, des termes qu'on peut accepter comme mots‑souche pour l'index. Ces mots‑souche ou termes initiaux apparaîtront alphabêtiquement dans l'index et régiront de ce fait son agencement, mais ils seront arrangés conceptuellement dans la partie supérieure de la classification. Toute la classification sera formée de termes liés par l'une de ces trois sortes de relations. Dans l'index, il y aura une relation subordonnée dans laquelle A, pour les besoins dudit index, sera un sous‑titre de B. si bien que toutes les entrées relatives à A se trouveront à : B. A. Entre les mots‑souche et la partie supérieure (ou externe) de la classification et aussi dans cette dernière, il y aura une relation qui sera largement, mais pas entièrement, de subordination ; ainsi, il arrivera souvent que A soit un exemple ou un élément de B. mais A pourrait aussi être un aspect de B ou avoir une parenté avec B.

Le divorce des éléments subordonnés, variables, et de référence, de l'entrée indexée d'avec les termes qui entrent dans la classification a un heureux effet sur cette dernière et sur l'index.

La classification externe est beaucoup moins encombrante que celle qui informe et s'exprime en un index complet, et, parce qu'elle est compacte, elle n'a plus besoin d'être strictement hiérarchisée. Dans un classement tout à fait hiérarchisé, tout concept a sa place sous un seul autre concept avec lequel il a une relation de subordination, tandis que, si l'on a assez d'espace, on peut inclure les multiples relations des concepts. Ainsi, nous pouvons relier le mot "réarmement" à la fois à "industrie" et à "armes", et dans ces deux relations il sera associé à deux groupes différents de mots‑souche apparentés. L'expression d'un tel réseau multidimensionnel implique beaucoup de répétitions et n'est possible que si les termes à relier ne consistent qu'en un mot ou deux ; il ne pourrait être réalisé même dans un petit index parce que la nécessaire répétition des entrées ‑ chacune comportant mot souche, terme subordonné, variable et référence ‑ serait impraticable.

Le réseau multidimensionnel donne une image bien plus fidèle de la situation conceptuelle que l'architecture hiérarchisée dont la rigidité doit être brisée par l'emploi de renvois indiquant des relations non indiquées par la classification si l'on s'en sert.

Cette idée de la classification séparée de l'index a ses antécédents. Dans l'Inventaire des archives de la ville de Strasbourg, série VII, il y a une table des groupes de mots‑souche tirés de l'index, sous des rubriques telles que "histoire militaire" et "vie intellectuelle". Cela a pour but d'économiser l'espace des renvois et des entrées répétées. Un procédé quelque peu semblable a été utilisé pour l'index‑matières du Calendar of liberate rolls, vol. VI, afin de renvoyer aux groupes rassemblant des entrées, tels que "arms, armour" et "trades and occupations" ; les termes apparaissant ici sont intermédiaires entre les deux niveaux de termes employés pour l'index de Strasbourg. Dans ces deux cas, les tables initiales dépendaient de ce qui entrait dans l'index, à la différence du type de classification élaboré dans les bibliothèques, classification qui est alors préparée à l'avance et destinée à satisfaire tous les besoins, et qui, ensuite, régit le classement des livres ou le catalogue, plutôt qu'elle n'en découle.

Il est, bien sûr, beaucoup plus aisé de développer à partir d'un index ou d'une série d'index juste la classification nécessaire que d'établir in vacuo une classification générale applicable au classement d'articles encore virtuels.

Cela nous amène à un autre caractère indispensable du système, à savoir qu'il doit être possible de corriger et d'étendre la classification selon les besoins. Cela doit se faire de façon cohérente après un examen de la classification existante, et sans détruire l'utilité des index existants. En particulier, on ne doit pas affecter les possibilités de fusion ou d'extraction des index. Dans la mesure où l'index n'est pas façonné par la classification, ces possibilités sont préservées et, pour autant que l'index soit arrangé selon la classification, des problèmes de rénovation peuvent toucher la forme sous laquelle est conservé l'index à lecture automatique. Hormis la possibilité de fusion, l'intérêt des index antérieurs subsiste simplement du fait de leur existence indépendante sous forme imprimée, sans préjudice de ce qu'on peut faire aux versions à lecture automatique.

Le fait que la classification existe en dehors de tout index réel permet ainsi de la modifier sans dommage ; cette existence distincte a aussi son effet sur le style de l'indexation. Le rédacteur de l'index peut viser àidentifier les aspects importants du document et à les exprimer dans le vocabulaire qui est immédiatement approprié" tout en sachant que la combinaison de ces aspects dans des points de vue plus généraux et la comparaison de son vocabulaire avec celui qui a été employé précédemment seront effectuées séparément et, dans une certaine mesure, automatiquement. Cela devrait l'encourager à rédiger des entrées d'index spécifiques plutôt que générales, dans lesquelles son analyse suive de près la teneur du document. Une telle spécificité, on l'a déjà montré, est un caractère souhaitable des index d'archives.

Chaque fois qu'on imprime un index réalisé, il faudrait imprimer aussi et publier en introduction à cet index la partie externe de la classification qui  concerne les termes utilisés comme mots‑souche dans ledit index. Les rubriques de cette partie de la classification devraient apparaître ‑ ou être l'objet de renvois ‑ selon l'ordre strictement alphabétique, de sorte que celui‑ci serve d'index à la classification comme aux archives. Avec les classifications de bibliothèque, un index alphabétique s'impose ordinairement et on peut avoir, ici, très simplement le même caractère.

La classification externe, ayant désormais joué son rôle en contrôlant le vocabulaire et, dans une faible mesure, la forme de l'index, peut offrir une aide plus directe au lecteur de l'index. Dans nombre de cas, le lecteur peut aller directement aux termes qui l'intéressent, et c'est pourquoi la spécificité est pertinente, mais certains utilisateurs peuvent se demander par où entrer dans l'index, ou ne pas réussir à y entrer avec les termes qu'ils ont à l'esprit. La classification distincte offrira aux utilisateurs une vision commode de l'index. Même ceux qui ont réussi à entrer dans l'index et ont trouvé leur référence peuvent apprécier d'être guidés vers des idées associées dans la classification, et dans cette démarche ils peuvent s'assurer qu'ils ont bien tout vu, qu'ils ont regardé à tous les termes de l'index qui pourraient les intéresser. Cela se fait, d'une façon qui n'a rien de systématique, par l'emploi des "voir aussi" dans les index classiques d'archives ; de tels renvois ne seront plus utiles.

<<TOC5>> Informatique et édition

Pour construire un index on pourrait utiliser un ordinateur de la manière suivante : on lui présenterait des entrées d'index consistant en mot‑souche, variable et référence, et il commencerait par examiner les mots‑souche pour écarter les mots reconnus comme noms, soit de personnes, de lieux, de véhicules, de personnes morales ou de documents. Il devrait être entendu que la notation de ces noms spécifiques et des termes‑matière doit faire partie des données intégrées dans la mémoire informatique. On devrait pouvoir noter les termes‑matière apparaissant en entrées après un nom, comme dans : "Allemagne, exportation d'armements par". Les termes‑matière ainsi mis en valeur seraient alors confrontés à la classification mémorisée afin de savoir s'ils y ont une place. Cette confrontation serait exécutée de manière àn'être point affectée par l'usage du pluriel ou du singulier, des majuscules ou des minuscules. Cette épreuve peut avoir six résultats.

On peut accepter le terme comme mot‑souche ; dans ce cas, l'entrée peut être mise de côté pour apparaître dans l'index sous sa forme de donnée mémorisée.

Le terme peut avoir été catalogué comme le synonyme d'un mot‑souche convenable : ce dernier est alors substitué au terme original, on fait un renvoi du terme original au mot‑souche qui est mis de côté avec l'entrée revue, comme auparavant.

Troisièmement, le terme peut avoir été catalogué comme le sous‑titre d'un mot souche convenable : celui‑ci est alors ajouté à l'entrée devant le terme original ; on fait un renvoi de ce terme original au mot‑souche ; ce dernier et l'entrée revue sont mis à part, comme précédemment.

La quatrième possibilité, c'est que le mot‑souche suggéré ne se trouve dans la classification qu'à un niveau supérieur et, alors, l'entrée doit sortir comme rejetée, avec l'indication de cette information.

Cinquièmement, le terme peut présenter deux sens ; il est noté comme homonyme ; il est, à nouveau, rejeté, avec indication de cette information.

La dernière possibilité, c'est, bien sûr, qu'on ne trouve pas le terme et l'entrée est ainsi éditée comme un rejet non‑sortable.

Il appartient désormais à l'éditeur de l'index de considérer ces rejets et de modifier ces derniers ou le système, de manière à les rendre acceptables. On peut le faire, soit en augmentant le nombre des mots‑souche convenables ‑ procédé qui est réglé par le besoin d'insérer de nouveaux mots‑souche dans la classification ‑, soit en marquant les termes proposés pour servir d'entrées comme synonymes ou soustitres de mots‑souche existants, soit en réécrivant les entrées avec des mots‑souche convenables. On discutera de cette édition avec plus de détails par la suite, mais on doit remarquer dès maintenant qu'il est inéluctable qu'une intervention humaine de cette espèce se produise au cours de ce processus pour indexer les archives de façon correcte. Cela s'applique à la fois aux matières et aux noms, et peut devenir un sérieux obstacle à l'utilisation économique de la machine pour aider à la création de l'index.

On peut confronter à nouveau l'entrée informatique revue à la classification revue, en ayant soin de vérifier les données précédemment acceptées pour le cas où une modification inopinée de la classification les aurait rendues inacceptables. Toutes les entrées devraient alors entrer dans les trois premières catégories et, àce point du processus, on devrait s'assurer que le segment approprié de la classification est prêt pour l'édition.

<<TOC5>> L'application aux papiers ministeriels. Le niveau d'indexation

Avant, toutefois, de pouvoir procéder ainsi, on doit créer manuellement le premier index d'une série quelconque ainsi que sa classification. C'est ce qu'on a fait pour les papiers ministériels de 1938, et un index pour ceux de 1937 a été assorti et édité dans le système. Cet exercice a mis en relief quelques points qui méritent discussion. On a déjà fait remarquer que dans des entrées commençant par un nom suivi d'un terme‑matière, on devrait pouvoir marquer la matière de façon qu'elle puisse être traitée dans le système‑matières. Alors, le plus simple serait ordinairement que le nom et le terme‑matière apparaissent aux lieux appropriés dans la classification éditée pour l'index, quoique naturellement le nom ne serait pas intégré de manière permanente dans le système. L'autre possibilité serait de créer automatiquement un renvoi de la matière au nom, et certains rédacteurs d'index peuvent préférer ce procédé. On peut trouver une solution, cependant, sans utiliser l'une ou l'autre de ces méthodes, en faisant une entrée d'index supplémentaire lorsqu'on indexe le document pour la première fois : alors tout ce qui suit le nom dans la première entrée serait traité comme une simple variable, dépourvue de rôle dans la création de l'index si ce n'est pour déterminer la position alphabétique de l'entrée.

C'est la méthode adoptée, presque exclusivement, dans l'index des papiers de Cabinet, et il serait souhaitable que chaque type d'index soit doté d'une règle générale déterminant la méthode que doit suivre le rédacteur de l'index.

Pour illustrer ces trois méthodes, prenons l'entrée "Allemagne, exportation d'armements par".

Dans la première méthode, le rédacteur indiquerait, par un soulignement peut‑être, que le mot "exportation" est à traiter en matière et, dans la classification, "Allemagne" et "exportation" apparaîtraient tous deux comme des aspects de "commerce", mettons.

Dans la second méthode, on emploierait le même marquage, mais "exportation" seulement apparaîtrait comme un aspect de "commerce" et le système créerait un renvoi "Exportation, VOIR : Allemagne". 

Dans la troisième méthode, le rédacteur de l'index ne marquerait pas en matières la première entrée mais écrirait une autre entrée : "exportation d'armements par l'Allemagne", comme avec l'une de ces méthodes hormis la permutation complète il écrirait une autre entrée commençant par "armements".

Cette pratique des entrées répétées, je propose de l'appeler "entrées croisées" (cross entry). Dans les index de noms, dépourvus de classification externe qui guide dans l'index, renvois et entrées croisées sont les seules solutions pour un couple de noms liés, et je considérerais les renvois comme une méthode probablement plus pertinente, dans ce cas, que dans celui des index‑matières. Dans l'exemple ci‑dessus, le lecteur se reportera à "exportation" parce que c'est ce qui l'intéresse ; il ne sera guère ravi de mener sa recherche en cherchant à une demi‑douzaine de noms différents. Dans tout système donnant des renvois, toutefois, le rédacteur de l'index peut contourner la difficulté en s'abstenant de noter la dernière partie de l'entrée, de façon qu'elle soit traitée en simple variable. Il peut ensuite introduire lui‑même l'entrée croisée qui lui convient.

Comme on l'a vu plus haut, le système envisage en tous cas des entrées croisées entre les matières. Il serait difficile de créer automatiquement des renvois fondés sur les relations internes dans des groupes tels que "exportation d'armements", même si les renvois devaient atteindre un plus haut degré d'élégance que "armements, VOIR : exportation d'armements". Il en va de même de la création automatique d'entrées croisées, comme dans l'indexation permutée (quoique les entrées croisées épargnent les difficultés de renvoi, dues au choix de l'élément auquel tous les autres doivent renvoyer) dans laquelle les résultats seront presque certainement inconsistants quand un grand nombre d'entrées sont classées alphabétiquement dans un seul index. La difficulté fondamentale dans cette sorte de permutation est que le processus ne peut pas s'appliquer directement à la teneur des documents mais seulement à des analyses condensées de ces textes. Quand il existe déjà de telles analyses, comme dans un répertoire de dossiers, l'indexation permutée fondée sur une notation simple peut avoir un heureux résultat, qui n'est pas toutefois d'une qualité comparable avec ce qui résulterait du travail d'indexeurs humains. En l'absence de ces analyses condensées, il est inutile d'employer des personnes qui fassent tous leurs efforts pour établir des analyses particulières couvrant tous les aspects d'un document, et de permuter ensuite les analyses automatiquement. On peut employer à meilleur escient ces personnes à rédiger en langage naturel tous les aspects qu'elles jugent dignes d'être notés. La permutation des analyses concernant des noms, domaine dans lequel l'étendue des relations internes et du vocabulaire est limitée, est une autre affaire. Permuter "Oxford, maire de, Voir : Smith" à partir de "Smith, John, maire d'Oxford" peut effectivement être un procédé judicieux.

Le rédacteur d'un index devrait donc écrire une entrée pour chaque aspect du document qui, à son avis, doit être mis en valeur. Dans certains cas, le traitement des mots suivant un nom comme simples variables, négligeables du point du vue des matières, convient très bien à leur nature, comme dans "Allemagne, situation en". Cependant, il peut y avoir des cas pour lesquels il est difficile de rédiger une entrée‑matière pour couvrir un aspect qui mérite néanmoins d'être traité et d'être accessible dans la classification. Alors, le terme approprié dans la classification pourrait être doté d'une annotation permanente, sous la forme "Affaires étrangères (VOIR AUSSI : les pays et régions cités)".

Quoique le renvoi de matières à des noms (exportation, VOIR : Allemagne) ne puisse être élaboré par le système décrit, on devrait prendre des dispositions pour permettre au rédacteur de l'index de les préparer manuellement et de les intégrer s'il le désire. La matière concernée devrait convenir à la classification comme tout autre matière. "Lois" et "projets de loi" en sont des exemples dans l'index des papiers ministériels. Les termes‑matière qui ont leurs places particulières dans la classification devraient autant que possible être des substantifs ou des groupes de mots plutôt que des adjectifs car ceux‑ci n'apparaîtront que maladroitement dans la classification éditée ; mais ils peuvent être aussi de simples pléonasmes pour le substantif qu'ils accompagnent. Bien souvent, toutefois, cela ne sera pas possible et l'on devra admettre le caractère de répétition qu'on trouve en ayant à la fois "agriculture" et "agricole" dans le système ; peut‑être est‑ce plus facile à éviter dans le cas des pays, "Allemagne" remplaçant "allemand" le plus souvent. 

Il faut un certain degré de souplesse dans la distinction des termes‑matière. Un groupe de mots peut, par exemple, se diviser de telle sorte que la première partie s'associe à un terme de la classification et l'ensemble du groupe à un autre. "Aide financière" en est un exemple dans les papiers ministériels. On peut faire un renvoi synonyme ou subordonné à la version modifiée d'un terme‑matière, comme dans l'exemple de "maladies du travail", où seul le second mot est traité comme un terme‑matière et placé dans la classification. Quand un renvoi subordonné est ainsi introduit, il apparaît comme un sous‑titre de l'entrée après les mots variables, comme dans "Travail, maladies, silicose". L'emploi de virgules pour délimiter le terme‑matière dans des groupes divisibles manque malheureusement de naturel mais il faut bien exprimer la division de quelque façon.

On doit faire attention aux synonymes. "Indemnités ouvrières" n'a pas le même sens que "accident du travail", et décider de les traiter ensemble au sein des papiers ministériels, c'est risquer que les rédacteurs à venir puissent avoir à revoir toutes les références s'ils décident de les distinguer selon leur objet. Mais si, vraiment, on ne peut pas les distinguer lorsque la décision est prise pour la première fois pour les documents en question, on ne peut éluder le problème que par le dédoublement des références, et cela en vaut sans doute la peine. Les termes homonymes, qui ont plusieurs significations, doivent être marqués de façon à réclamer une décision humaine à chaque fois qu'ils se présentent. La distinction nécessaire devrait s'exprimer par le renvoi de tels termes à d'autres mots de l'index, et de tels renvois peuvent être synonymes ou subordonnés. Avant de pouvoir informatiser un index composé manuellement, on doit nécessairement l'examiner avec soin pour repérer les homonymes éventuels, faute de quoi le système pourrait accepter un terme et le classer dans un sens tout à fait impropre à l'entrée qu'il requiert et l'erreur serait alors difficile àdétecter.

Dans le contexte d'une suite d'index, il peut être souhaitable de traiter un nom, comme "Comité de défense de l'Empire" comme un terme‑matière aussi. Ce sera le cas s'il est étroitement associé à une idée ou à un champ d'idées. Si tel est le  cas, on doit veiller à pouvoir extraire aisément de tels noms de la classification si l'on doit l'employer pour d'autres séries documentaires, mais si l'usage de cette facilité se limite strictement à des cas d'association étroite, on ne risque pas grand'chose à ne pas faire l'extraction. Ce traitement offre une autre solution que celle qui attache des "voir aussi" aux termes de la classification et est très différent de la possibilité d'utiliser un nom comme référence à un terme‑matière le suivant immédiatement dans une entrée, comme dans "Allemagne, exportation d'armements par". Dans ce dernier cas, le nom ne fait pas partie de la classification mais est seulement édité avec elle en une seule occasion. Les noms qui peuvent correctement être traités aussi comme des matières sont presque toujours ceux d'organisations et de documents.

<<TOC5>> Les papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe

Quand toutes les entrées ont été écrites et triées, la construction de la partie externe de la classification peut commencer. On aura déjà atteint un certain degré de classification au niveau de l'index en repérant les synonymes et en choissant des rubriques subordonnées, quoiqu'il reste encore beaucoup à faire. Pour chaque terme‑matière on devrait avoir sur le schéma directeur les rubriques plus larges auxquelles il est associé, et pour chacune de ces rubriques, on devrait faire une fiche pour introduire les termes d'index associés. Ces rubriques formeront la base de la classification externe proprement dite, et il est préférable de les disposer de façon à pouvoir les voir toutes d'un coup.

Une fois que l'on a traité ainsi tous les termes de l'index, on effectue la procédure inverse en examinant tour à tour tous les termes de la classification. A chacun correspondra un groupe de termes d'index associés et cet examen déterminera si certains sont synonymes ou doivent être subordonnés l'un à l'autre. Toute modification devrait, bien sûr, être faite aussi dans l'index et on devrait parcourir l'ensemble de l'index en pensant successivement à toutes les rubriques larges. En particulier, quand on a créé des rubriques larges en examinant l'index, des relations bien fondées entre l'index et la classification peuvent apparaître, qui n'apparaissent que grâce à cette méthode.

Finalement, une procédure semblable, menée bien plus rapidement, permettra de construire les niveaux supérieurs de la classification, dans laquelle certaines rubriques commandent d'autres rubriques, qui font figure d'aspects. Tout au long de ces procédures, on doit garder à l'esprit qu'un terme peut être associé à, ou servir d'aspect à un nombre quelconque de rubriques.

En outre, on aura parfois avantage à laisser apparaître un terme à la fois dans l'index et au premier niveau de la classification externe, comme dans le cas de "loi" dans les papiers ministériels. On aboutirait à une confusion inutile, cependant, si on l'associe, au niveau de l'index, à d'autres termes du niveau supérieur. L'acceptation de ce procédé est naturellement bien distincte du rejet des termes d'index proposés, précédemment utilisés dans la classification seulement, et il ne devrait pas y avoir de difficulté pour établir cette distinction dans le système.

A chaque étape, la classification peut s'étendre à volonté. A chaque fois que sont associés à une seule rubrique plus de termes qu'il n'est commode, ils doivent être regroupés et cela provoquera des modifications de niveau et parfois la disparition ou l'addition de termes. Etant donné qu'aucun terme ne peut s'ajouter au système sans être introduit dans la classification, on ne peut faire de telles  additions qu'après un examen minutieux des autres termes, ce qui devrait révéler sa valeur relative et garantir la cohérence de l'analyse. Le rédacteur ne traite ainsi que des cas dans lesquels une décision n'a pas encore été prise pour le classement des sujets, quoiqu'il doive aussi pouvoir examiner les résultats de la révision et bousculer les classements dans le contexte de l'index traité. C'est une facilité dont on doit naturellement user avec modération.

L'extension détaillée de la classification demande que le rédacteur ait la dernière épreuve de la classification entière, interne et externe, et y porter ses modifications au fur et à mesure afin de garantir la cohérence. L'un des problèmes particuliers de cette phase est celui de l'accès‑matière au corps du texte en cours d'indexation. De nombreux rédacteurs peuvent penser que, sans un accès de cette sorte via la partie existante de l'index, ils ne peuvent faire de comparaisons entre des parties de documents qui peuvent devoir être indexés dans un même vocabulaire. C'est une facilité qu'offrent les index manuels, et on peut en jouir dans un contexte mécanique si l'on fait passer les entrées, qui ont été admises, par le système de façon que le rédacteur ait à sa disposition non seulement les entrées de l'index (grâce à leur classement alphabétique) mais aussi la partie pertinente de la classification. Pour autant que ces entrées doivent subir le traitement une fois encore après la phase d'édition, cette méthode entraînera des dépenses supplémentaires, et la question de savoir si elles sont justifiées doit être jugée selon les cas. Un raffinement supplémentaire ‑ et une dépense supplémentaire aussi ‑peut offrir une concordance dans laquelle après chaque entrée et le nombre de référence approprié sont éditées toutes les autres entrées portant ce numéro de référence. Cette concordance, si l'on peut dire faute d'un meilleur mot, que n'offrent pas les systèmes manuels, combine les avantages de l'ordre de référence avec ceux de l'ordre de l'index et permettrait de comparer le traitement de chaque document avec celui de tous les documents semblables. C'est le seul moyen dont dispose un rédacteur, en dehors de la mémoire, pour vérifier la cohérence des choix.

Il y a ainsi trois niveaux d'édition : les rejets seuls ; les rejets avec les entrées acceptées de l'index ; et les rejets avec les entrées acceptées de l'index et, en plus, la concordance dans l'ordre des références. Ces deux dernières versions autorisent des variétés supplémentaires : les rejets, correctement signalés, peuvent être introduits dans l'ordre alphabétique afin de donner au rédacteur un accès plus facile encore aux documents.

La concordance de l'édition comprendra toujours, naturellement, les rejets, qu'ils apparaissent ou non dans l'ordre alphabétique. Ce degré de choix indique bien l'aide que peuvent apporter des procédés mécaniques, mais il souligne aussi la nécessité de faire intervenir le rédacteur entre les phases mécaniques, si l'on veut parvenir à des qualités convenables dans ce domaine. On pourrait enfin envisager de tout effectuer sur le même plan.

L'utilisation manuelle de ce système, pour les papiers ministériels, s'est avérée raisonnablement prometteuse. La classification fut élaborée sur les papiers de 1938 et on lui a confronté l'index préparé séparément pour 1937 ; malheureusement on avait dû rédiger l'index de 1937 avant que l'on n'eût pu former le style d'indexation à partir des papiers de 1938 : l'index de 1937 fut, en effet, achevé avant que l'on n'eût examiné plus qu'une partie des papiers de 1938. Laissant de côté les différences qui en résulteraient dans le style (telles que l'usage d'entrées croisées et le choix de noms de lieu plutôt que d'adjectifs de lieu), la moitié environ des termes‑matière soumis à cette confrontation se trouvèrent exclus de la classification. Bien sûr, la classification se fondait sur un très petit ensemble, rassemblant 297 fonds seulement, si bien que ce résultat n'est pas décevant. L'édition des rejets dans le système fut, dans l'ensemble, très facile car elle consista,  en bonne part, à ajouter des synonymes et pourtant la classification externe demanda aussi à être développée et réagencée. Cette expérience montre clairement qu'il faut avoir quelques règles de cohérence simples pour toute série d'index, même si on devrait épargner aux rédacteurs futurs le besoin de se référer constamment aux précédents de leurs prédécesseurs.

<<TOC5>> Appendice : Papiers ministeriels de 1938

CLASSIFICATION

Les références entre crochets ou en majuscules renvoient à d'autres termes de la classification ; les autres références renvoient aux termes de l'index.

Forces armées	Armée, Armée territoriale, Aviation  aéronavale,
	Forces armées, Marine, Matricule nationale, Mobilisation,
[Guerre]	Recrutement, Royal Air Force, Service
	national, Troupes, Volontaires.

Art		Antiquités, Cinéma, Théâtre.

[Distractions]

Commerce	Cautions, Contrôle des échanges commerciaux,
	Crédits, Douane, ENTREPRISES COMMERCIALES, Eta
[Affaires étrangères,	blissement public, Exportation, Importation, Impositions,
Economie]	Investissements, Location‑vente,
	Nationalisation, Office de commerce, Propriété
	industrielle, RELATIONS INDUSTRIELLES, Tarif,
	Tarif préférentiel, SERVICES PUBLICS, Taxes.

Entreprises commerciales	Affaires, Agricoles, Agriculture, Antiquités,
	Armement, Autobus, Aviation civile, Charbonnages,
[Commerce]	Chemins de fer, Coton, Diffusion commerciale,
	Laiteries, Marine marchande, Presse, Publicité,
	Transports routiers.

Communications	Cinéma, COMBUSTIBLES, Communication par câble,
	INFORMATION, Radio, Radiodiffusion, TRANSPORT.

Tribunaux	Chancellerie, Cour du Banc du Roi, Tribunal.

[Droit]

Criminalité	Fraudes, Lois pénales, Situation d'urgence,
Droit	Terrorisme.

Décoration	Antiquités.
Social

Economie	Alimentation, COMBUSTIBLES, COMMERCE, Contrôle
	réglementaire, économie, FINANCES, MAIN‑D'OEUVRE,
	PROPRIETE, Recensement, Statistiques, TECHNO
	LOGIE, Zones spéciales.

Instruction	Ecoles, Enseignants, Enseignement  professionnel,
Social	Instruction.

Affaires extérieures	AFFAIRES ETRANGERES.

Finances	Assurances, Cautions, Chômage, Compensation,
Economie	Crédits, Dépenses, Financier, FISCALITE, Immobilisations
	publiques, Impôts locaux, Investissements,
	Loyers, Paiements, Pensions, Revenus,
	Sociétés de travaux publics, Taxes.

<<TOC4>> Les méthodes modernes de classement d'archives aux États‑Unis  

par 
Frank B. EVANS
Archives  nationales

Il y a plus d'un demi‑siècle, au Congrès international des archivistes et bibliothécaires qui se tint à Bruxelles en 1910, un congressiste américain demanda une "méthode de classement" pour les archives nationales. Déplorant l'absence de "classement logique", il recommandait la création d'un "système scientifique" qui, "quoique modifié pour satisfaire aux conditions locales", conserverait, "en étant appliqué partout", une "similitude générale et une uniformité". L'histoire et la situation actuelle des tentatives faites aux Etats‑Unis pour développer un tel système sont l'objet de ce rapport.

<<TOC5>> Les éléments du contexte

Pour comprendre les phases de la gestion archivistique aux Etats‑Unis, il faut se reporter constamment à plusieurs considérations fondamentales. La première est l'absence de toute tradition profonde d'archivage méthodique dans les organismes privés ou dans les organismes publics de tous niveaux aux Etats‑Unis. Les archives n'étaient habituellement considérées que comme les moyens servant une fin immédiate, la conduite d'affaires en cours, et après avoir servi ainsi elles étaient simplement emmagasinées dans le premier espace disponible, sans que l'on tînt compte de leur ordre primitif ou de leurs relations avec d'autres archives du même bureau. A cela on doit ajouter l'absence d'un système d'enregistrement complètement développé, un  type d'organisation publique qui a toujours été souple, l'échec du gouvernement national à créer un service d'archives particulier pour ses propres archives jusqu'en 1934. Ces circonstances ont posé à l'archiviste américain des problèmes tout à fait différents de ceux qui se posent à son collègue européen et, pour une bonne part, les politiques et pratiques archivistiques américaines sont le résultat nécessaire des pratiques américaines d'archivage.

Une seconde considération majeure est l'autonomie et la multiplicité, dans notre système fédéral de gouvernement, des dépôts d'archives. Cette autonomie a encouragé une remarquable diversité de techniques archivistiques, et, même en ce qui concerne les services d'archives gouvernementaux, il est difficile de faire des généralisations valables. Les archivistes américains ont toujours été très individualistes dans leurs méthodes ; et, peut‑être plus qu'en aucun autre pays, l'unité du métier d'archiviste aux Etats‑Unis naît plutôt d'une finalité commune que de politiques et de pratiques communes.

A ces considérations on doit ajouter la puissante influence qu'ont exercée sur la gestion des archives les bibliothécaires et les conservateurs d'archives privées. Ces deux professions sont, aux Etats‑Unis, plus anciennes que celle d'archiviste. Dans les dernières années l'influence des bibliothèques a diminué sur le plan national mais les principes et les techniques de classement et de catalogage qui ont cours dans les bibliothèques continuent d'influencer la gestion des archives dans les services d'archives de nombreux Etats comme dans les dépôts semi‑publics ou privés. Signalons également l'influence des techniques élaborées par les conservateurs d'archives privées pour le traitement de ce qu'on appelle généralement 'collections' de 'manuscrits historiques' ‑ ou, plus proprement, ensembles de papiers privés.

Toute tentative de description et de distinction de la grande variété des pratiques des archivistes, bibliothécaires et conservateurs d'archives privées aux Etats‑Unis dans la gestion des archives publiques et privées exigerait plusieurs volumes. Le but qu'on se propose ici est seulement de souligner l'existence de cette large diversité de pratiques, d'indiquer les circonstances qui les ont vu naître et aussi de mettre en relief l'importance d'une dernière considération l'instabilité de la terminologie archivistique aux Etats‑Unis. La plupart des archivistes américains aujourd'hui s'occupent non de la classification des archives mais plutôt de l"arrangement' des archives. Notre préférence pour ce dernier terme et son sens spécifique peut se comprendre mieux grâce à un rapide tableau de l'évolution du concept de la classification d'archives aux Etats‑Unis.

Pour récapituler, c'est seulement dans un contexte marqué par le défaut d'une forte tradition d'archivage méthodique, l'absence d'un système d'enregistrement bien développé, la souplesse de l'organisation administrative, l'établissement relativement tardif d'un service d'archives nationales, l'autonomie institutionnelle et la diversité des procédures encouragée par un système de gouvernement fédéral, les fortes influences exercées par les professions voisines de bibliothécaire et de conservateur d'archives privées et le manque d'une terminologie stable, que l'on peut essayer de comprendre une question d'archives aux Etats‑Unis. Mais, sans se soucier de termes particuliers, nous partageons avec tous les archivistes ce problème fondamental : avoir la maîtrise des documents dont nous avons la garde. Si dans notre approche de ce problème beaucoup d'aspects semblent être neufs, beaucoup d'autres aussi sont traditionnels et peuvent être reconnus comme adaptés de principes et de pratiques européens.

<<TOC5>> Premier mouvement pour une méthode uniforme de classification

L'histoire de l'archivistique aux Etats‑Unis reste encore à écrire, mais l'on peut trouver de nombreuses informations sur le développement primitif de la théorie et de la pratique archivistiques dans les rapports publiés et dans les articles. Cette histoire commence réellement avec les activités de la Commission des Archives publiques, créée en 1899 par l'Association historique américaine "pour faire des enquêtes et des rapports, du point de vue de la recherche historique, sur le caractère, le contenu et les fonctions... des dépôts publics d'archives manuscrites". Afin d'éviter que cet effort ne fît double emploi avec ceux d'une Commission des archives historiques privées précédemment établie, la Commission des archives publiques convint de borner ses activités aux "documents de nature publique ou gouvernementale, tels que ceux qui sont ordinairement classés dans la catégorie des archives, papiers publics ou papiers d'État".

L'un des objectifs déclarés de la Commission était "l'unification et l'amélioration... des méthodes de... classement et de conservation des documents officiels", mais lors de la première session les membres décidèrent de ne pas proposer de "plan spécifique et détaillé pour la conservation des archives publiques" aux Etats. "Du moment que les conditions présentent peu de points de ressemblance entre deux Etats", concluait la Commission, "il n'est guère possible de formuler un plan qui s'applique à un grand nombre d'entre eux, tant que la proverbiale répugnance des Etats américains à tirer profit des exemples rendra hasardeux de supposer q'un plan approuvé dans un Etat sera pour cette raison reçu favorablement dans un autre."

Ainsi la Commission employa l'essentiel de ses efforts, pendant la plus grande partie de la décennie qui suivit, à examiner et à compiler les listes de documents d'archives conservés par l'État ou les pouvoirs locaux.

La plupart des membres de la Commission des Archives publiques, y compris les membres adjoints recrutés dans chaque Etat, étaient des historiens professionnels, enseignant ou écrivant l'histoire. Il était donc normal que le premier plan connu établi spécialement pour le classement des archives publiques aux Etats‑Unis fût un projet général présenté en 1906 par un professeur d'histoire au Département d'Histoire, des Commémorations et des Arts de son Etat. Plusieurs années auparavant, alors membre adjoint de la Commission, l'auteur du plan avait préparé un rapport sur les archives publiques de l'État.

Le plan de classement comptait quatre parties : un classement 'primaire' distinguant les archives locales de celles de l'Etat, un classement 'formel' distinguant les imprimés des manuscrits, un classement 'historique' fondé sur les dates capitales de l'histoire de l'Etat et un classement 'administratif' qui combinait des éléments de chacune de ces parties. Dans le classement 'administratif', on distinguerait d'abord parmi les archives publiques les archives locales et celles de l'Etat. Les archives de l'Etat seraient alors distinguées selon les bureaux d'origine et les archives locales selon le comté, la ville ou la cité. Les documents provenant de chacune de ces subdivisions seraient classés selon leur forme matérielle ou selon leur objet et les articles individuels qui les composent seraient disposés dans l'ordre chronologique .

Ce plan fut adopté comme base du classement des archives publiques de l'État où il avait vu le jour, mais il ne fut ni adopté par la Commission des Archives publiques ni publié avant plusieurs années et il eut peu d'influence immédiate sur les pratiques des autres Etats. Il faut signaler un autre élément qui pouvait être plus important pour le développement de l'administration des archives aux Etats‑Unis, c'est‑à‑dire les activités que menait alors un autre groupe d'historiens de métier associés au nouvel Institut Carnegie de Washington.

Peu après la création de la Commission des Archives publiques, l'Institut Carnegie de Washington établit un Bureau de la recherche historique qui entreprit la préparation d'une série de guides des documents relatifs à l'histoire américaine conservés dans les principaux dépôts d'archives et bibliothèques d'Europe. Grâce àce programme de nombreux scientifiques américains acquirent une connaissance directe des principes et des techniques archivistiques européens et, à cause des relations étroites liant le Bureau de la recherche historique, l'Association historique américaine et la Commission des Archives publiques, ces scientifiques purent persuader la Commission des Archives publiques de reconsidérer sa décision initiale qui refusait de rechercher l'uniformité dans les pratiques archivistiques américaines.

Lors de la première Conférence des archivistes américains, patronnée en 1909 par la Commission, Waldo G. Leland recommanda la préparation d'un manuel d'archivistique pour les archivistes américains. En ce qui concerne le classement, il proposa que "en général les principes énoncés par les Hollandais et acceptés par la plupart des nations européennes fussent adoptés : le 'herkomstbeginsel', le 'respect des fonds' ou le 'principe de la provenance"'. Les archives, expliquait‑il, "devraient être classées selon leur origine ; elles devraient refléter les processus qui les ont produites". S'en prenant sans ambages aux pratiques courantes, il avertissait que "rien ne serait plus désastreux que l'application à un ensemble d'archives des méthodes modernes de classement qu'on pratique dans les bibliothèques".

La Commission des Archives publiques accepta cette recommandation et fit préparer un manuel dont elle confia la responsabilité à un sous‑comité. L'année suivante, plusieurs membres de la Commission et d'autres scientifiques intéressés par la question participèrent, en 1910, au Congrès international des Archivistes à Bruxelles, ce qui renforçait ainsi l'influence virtuelle de l'expérience européenne sur la teneur du manuel projeté .

Une opposition se fit jour toutefois non seulement chez les bibliothécaires, qui étaient attachés au classement par matières, mais aussi chez les conservateurs d'archives privées qui soulignaient que, les problèmes européens et américains étant différents, une étude des "plans et conclusions" des Européens n'offrirait pas de conclusions "satisfaisantes" pour l'archivistique américaine. Ce désaccord fondamental entrava le progrès pendant près de deux ans, mais à la Conférence des archivistes de 1912, les opinions des historiens prévalurent enfin. Toutes les archives, déclara le docteur Leland à cette Conférence, "sont produites de la même manière, ont le même besoin de conservation et de gestion et trouvent le même destin si l'on les néglige". Il était donc évident, insista‑t‑il, "que les principes archivistiques élaborés dans la pratique européenne" étaient "applicables aux archives américaines".

Le rapport du sous‑comité, relatif au manuel projeté, qui fut présenté àcette Conférence, préconisa que vingt chapitres fussent rédigés par divers spécialistes, y compris un chapitre traitant de la "classification : systématisation et cotation". Discutant des plans pour ce chapitre particulier, le président du sous‑comité déclara que les archivistes ne pourraient "presque rien apprendre des plans de classement employés dans les bibliothèques pour les livres" et mit en avant le principe de provenance comme la seule base valable pour la classification des archives. La controverse initiale avait été gagnée par les scientifiques à qui l'expérience européenne était familière, mais il convient de remarquer que peu d'entre eux étaient chefs de services d'archives.

L'année suivante, à la Conférence des archivistes de 1913, les plans prévus pour le manuel d'archivistique furent revus afin de produire un livre d'initiation, moins général, de dix chapitres mais conservant encore un chapitre distinct consacré à la classification. On discuta à la Conférence des brouillons de deux chapitres préparés sur d'autres sujets. A la Conférence de 1914 fut lu un texte relatif aux "principes de classification des archives". Après avoir exposé les données de l'expérience européenne et cité les recommandations du Congrès de Bruxelles de 1910, l'auteur de la communication concluait que "le principe du 'respect des fonds'... est le principe fondamental de la classification des archives aujourd'hui". Le plan de classement de 1906, dont on avait débattu auparavant, se présenta alors comme "une illustration très simple et concrète" du principe de provenance adapté aux  archives d'un Etat, mais ni la Conférence ni la Commission des Archives publiques ne prirent de position formelle à propos de ce plan de classement.

La Première Guerre mondiale provoqua l'échec de ce premier effort pour créer un système uniforme de gestion des archives aux Etats‑Unis. Le conflit détourna l'attention de la Commission des Archives publiques vers le problème des archives de la guerre et la Commission elle‑même fut suspendue pendant l'immédiat après‑guerre.

Quand elle se rétablit sous une forme restreinte en 1921, la plupart des scientifiques qui avaient soutenu ses activités, s'étaient déjà engagés dans d'autres projets, particulièrement dans ceux de la création d'un bâtiment des Archives nationales et de l'institution d'un service des Archives nationales distinct. Plusieurs fois, l'on essaya de relancer le projet du livre d'initiation archivistique mais celui‑ci ne fut jamais achevé et le chapitre sur la classification jamais écrit.

<<TOC5>> La classification a l'essai

Hormis la promotion de politiques et de pratiques uniformes, les efforts de la Commission des Archives publiques en faveur des archives aux Etats‑Unis eurent un succès remarquable. Un des résultats directs de ses activités fut l'adoption d'une législation archivistique de base par de nombreux Etats et, finalement, l'établissement de services d'archives dans près de trente Etats. Cependant, les méthodes adoptées par ces nouveaux services pour l'organisation et la maîtrise de leurs fonds furent souvent l'effet des circonstances plutôt que d'un choix. Dans les Etats où la gestion des archives fut donnée aux bibliothèques de l'État, on adopta d'habitude la classification par matières, tandis que la gestion par des Sociétés historiques des Etats eut souvent pour résultat une organisation archivistique calquée sur celle des archives historiques privées. Le classement des archives par matières selon les principes de bibliothèques ne demande pas d'explication ; en revanche il peut être nécessaire de discuter du traitement des archives sur le mode propre aux archives historiques privées.

Les pratiques les plus largement adaptées de ce type furent celles de la Division des Archives privées de la Bibliothèque du Congrès qui, en 1903, avait été autorisée à trier et à conserver des archives du Gouvernement fédéral. Ces pratiques, comme l'expliquait un manuel publié pour la première fois en 1913, se fondaient sur les principes suivants :

1. ...les papiers officiels versés au bureau des archives par le gouvernement doivent être des papiers désormais dépourvus de valeur administrative et officiellement morts, c'est‑à‑dire des papiers dont l'usage courant montre qu'ils ne sont plus consultés pour des fins administratives.

2. ...les papiers officiels gérés par l'archiviste lui parviennent ordinairement avec un classement et des répertoires nés des besoins de l'administration et en aucune manière propres à satisfaire aux besoins de la recherche historique.

3. L'expérience, et l'on entend par là non l'expérience du chercheur ou du lecteur d'archives privées, mais celle de l'archiviste, le véritable conservateur des documents, qui est appelé des douzaines de fois par jour àrepérer et à produire des pièces et qui seul appréhende complètement les difficultés de cette tâche, a démontré que le classement strictement chronologique par années, mois et jours est le seul qui donne parfaitement satisfaction.

La Division des Archives privées reconseillait donc que, "en classant une grande quantité de papiers officiels" :  la méthode logique d'un classement chronologique, dans les diverses rubriques des services dont ces papiers proviennent, est la meilleure... La précision de cette classification dépendra, naturellement, de la taille de l'ensemble ; ordinairement, on n'a besoin de considérer que les principales divisions des trois pouvoirs (exécutif, législatif et judiciaire).

Elle recommandait en outre que, si le volume des documents n'était pas trop important ‑ "seulement une centaine d'ensembles d'archives privées, ou environ, éviter une classification plus complexe que l'ensemble des archives lui‑même et classer les papiers dans l'ordre chronologique, en établissant, si besoin est, la classification administrative sur un fichier.

Il se peut que quelques scientifiques aient compris le caractère et la valeur organiques des archives, mais, pour beaucoup d'archivistes américains, les archives publiques désormais inutiles pour les besoins courants de l'administration n'étaient que des archives privées historiques d'origine officielle. La Bibliothèque du Congrès, dépositaire officiel des archives du Gouvernement national, donna l'exemple, et la logique apparente, la simplicité évidente de sa politique et de ses pratiques valurent à ces dernières d'être largement adoptées par d'autres services d'archives. Ainsi, le directeur du service d'archives d'un Etat déclara, quoiqu'il eût participé au Congrès de Bruxelles en 1910 :

"le but à atteindre dans le classement de toutes les archives de gouvernement est de les classer de telle manière que les documents feront le récit, de façon historique, du progrès et du développement de l'État et de sa population depuis les origines".

Ce but, insistait‑il, ne pouvait être atteint "que par une méthode chronologique de classement". Et dans l'État qui avait adopté le plan de classement de 1906, ce plan fut transformé vers 1928 en une "combinaison de systèmes chronologiques et thématiques, complétée d'un classement alphabétique".

La théorie et la pratique archivistiques aux Etats‑Unis ne firent ainsi aucun progrès sensible durant les deux décennies qui suivirent le début de la Première Guerre mondiale. Le succès du mouvement pour la constitution distincte d'Archives nationales, qui culmina avec l'adoption du 'National Archives Act' en 1934, ranima toutefois l'intérêt et l'activité dans le domaine des archives. L'établissement des Archives nationales fut suivi d'une autre série d'études, portant cette fois sur les archives du Gouvernement fédéral à, et hors de Washington. Cet 'inventaire' d'archives périmées, mené là où elles se trouvaient, fut d'une importance majeure dans le développement des techniques de description des documents et, parce qu'il s'effonçait d'identifier et de décrire les archives en fonction de leurs services d'origine, il eut aussi de l'importance en réorientant l'attention vers l'appréhension organique de la gestion des archives. Une étude des Archives Historiques, plus large encore, embrassant les archives historiques privées de tout le pays, eut des conséquences semblables, mais l'influence du classement par matières garda de sa force. Dans les inventaires qui résultèrent de cette étude, les services où se trouvaient des 'archives historiques', étaient classés dans un ordre 'logique', et les archives de chaque service étaient rassemblées dans des rudriques‑matières générales, avec ‑ à l'occasion ‑ des renvois entre des rubriques‑matières semblables relevant de bureaux différents. Ces inventaires étaient, dans l'opinion du directeur national de l'étude, "un simple début en matière de classification thématique".

L'essentiel de l'activité en ce qui concerne la classification se déroula aux Archives nationales, toutes récentes, qui créèrent, en 1935, une Division de la Classification, intégrée à leur organisation interne. Cette Division avait la charge de :

"mener des recherches fondamentales au sujet des méthodes de classification dans des institutions de caractère et de taille comparables, d'analyser et d'interpréter les études qui lui paraîtront susceptibles d'affecter le mode de classification définitif qu'adopteraient les Archives nationales, de déterminer la durée chronologique de tous les départements gouvernementaux, services indépendants et sous‑divisions, et celle de leur fonds d'archives, de faire une étude et une analyse complètes des divers plans de classement actuellement utilisés dans les différents services du Gouvernement fédéral, d'organiser ces plans de classement de manière à permettre leur emploi temporaire à des fins de classification générale, de développer un plan de classement logique et global fondé sur les études antérieures, et d'élaborer un système de numérotation permettant d'identifier positivement chaque fonds dans les divers ensembles transférés aux Archives nationales" .

Après une année consacrée à la 'considération générale' des problèmes de classification et à l'étude des systèmes existants, la Division conclut que "puisque les plans mis au point dans un service d'archives ne peuvent pas, àcause de la nature même des choses, s'appliquer à un autre service en raison des différences de fonctions et de méthodes qui se manifestent dans le traitement et la conservation des documents, la tâche des personnes travaillant au classement des archives consiste à continuer de former des plans de classement auxquels les archives peuvent s'adapter". La Division restait néanmoins attachée à l'idéal d'un plan de classement simple et universel pour les Archives nationales, un plan qui "offrirait une articulation logique des papiers qu'il contient" et qui ferait "voir leurs corrélations et le développement organique des services gouvernementaux qui les ont produits".

Eu égard à ces développements, les Archives nationales décidèrent qu'aucun "catalogage détaillé" de leurs "collections" ne serait possible pendant des années. L'organisation du Gouvernement avait simplement été trop souple et trop complexe ; le volume des archives à analyser en fonction de relations organiques était trop important ; il y avait trop d'ensembles d'archives décentralisés, entraînant une grande diversité de systèmes de classification ou d'archivage ; et les documents qui avaient été versés aux Archives nationales étaient trop souvent déstructurés. La Division du Catalogage des Archives nationales se bornerait pendant ce temps à cataloguer les archives au fur et à mesure de leur entrée.

Le premier essai pratique du programme de classification des Archives nationales eut lieu en 1936‑37. A cette époque, on avait décidé que le plan de classement "pour l'ensemble des archives de chaque service" consisterait en "un bref historique du service et de ses archives", en une liste des "ensembles documentaires établie conformément à l'organisation ainsi qu'on l'a déterminée", et en "un symbole de classification attribué à chacun de ces ensembles". Conformément à ce plan, la Division de la classification dressa un "plan de classement pour chacune des  quarante et quelques divisions du Bureau de Washington de l'United States Food Administration, ce qui entraîna l'étude et le classement de 2.850 ensembles documentaires différents". A chaque ensemble fut attribué un symbole de classification comportant ces trois éléments :

1. un nom ou une séquence de lettres désignant le service  concerné,

2. un chiffre indiquant la division fondamentale du service et, si nécessaire, une lettre désignant la section ou sous‑section,

3. une combinaison alphanumérique, la lettre désignant le fonds d'archives ou la subdivision du service et le chiffre l'ensemble documentaire au sein de ce fonds.

De l'avis d'un observateur instruit des méthodes européennes, ce système de classification était "tout à fait différent du système français employant rationnellement le même nom". Il était également différent de tout autre système précédemment développé aux Etats‑Unis. Dans son essence, il se fondait sur l'application exclusive et rigide de l'appréhension organique de la gestion des archives, au moyen d'un organigramme du service employé pour identifier chaque ensemble d'archives grâce à des symboles complexes. Il convient de noter d'ailleurs que rien dans ce système n'enfreignait le principe de la provenance.

L'établissement des Archives nationales contribua aussi à ranimer la Conférence annuelle des Archivistes, et, en 1936, la Conférence fut élargie et transformée en Association, indépendante, des Archivistes américains (Society of American Archivists). Dans les travaux et les communications lus aux réunions annuelles de la nouvelle Société, le débat sur la classification, longtemps interrompu, reprit entre archivistes, bibliothécaires et conservateurs d'archives privées. D'un bord on trouvait ceux qui considéraient les archives, particulièrement celles d'origine privée, comme des archives historiques privées et qui préconisaient "l'adoption de principes chronologiques et alphabétiques, combinés avec une classification thématique ou géographique", comme la solution la plus "pratique" ; de l'autre, on trouvait les archivistes des Archives nationales qui recommandaient que l'on ne classât pas les archives "par matières, mais par... services et subdivisions de ces services".

Entre les deux partis il y avait encore nombre d'opinions et de pratiques. Tous s'accordaient à reconnaître que la classification d'archives différait de celle des bibliothèques, mais en dehors de ce point il n'y avait guère d'accord.

Le débat sur la classification mit une nouvelle fois en évidence le besoin d'une certaine uniformité dans la terminologie archivistique. Dans les communications publiées, on employait fréquemment, entres autres, les termes suivants reçus comme synonymes : 'congeries', 'groups', 'sets', 'serials', et 'series', ou encore 'archives', 'historical manuscripts', 'records', 'papers', 'files', et 'documents' ; ces articles utilisaient le terme 'classification' pour désigner les systèmes de classement des archives et le cycle d'évolution des documents, ne faisaient souvent aucune distinction entre 'classification' et 'arrangement' et parlaient même de 'classified arrangement'. La Société des Archivistes américains constitua un comité chargé de la terminologie mais celui‑ci ne put faire l'unanimité ni sur le vocabulaire néologique qu'il proposait ni sur l'usage commun des termes existants. Ce consensus n'existe toujours pas aux Etats‑Unis.

Les débats révélèrent aussi des désaccords fondamentaux à propos de la classification dans les Archives nationales. Dans une discussion serrée portant sur les problèmes de classification, un archiviste conclut que l'objet réel du programme des Archives nationales n'était pas d'appliquer un plan intellectuel à un ensemble d'archives mais plutôt d'attribuer "des noms et des emplacements" aux archives conformément à des "déterminations objectives". Il proposa donc de redéfinir ainsi la classification :

"C'est la détermination objective selon les méthodes appropriées de la recherche juridique et historique (si nécessaire) du service producteur et du service ‑ ou des services ‑ détenteur d'un fonds d'archives, la détermination par le même biais  des catégories fonctionnelles représentées dans l'ensemble d'archives et leurs limites objectives (chronologiques, géographiques ou autres)."

D'autres scientifiques des Archives nationales abordèrent le problème du classement d'après ses données européennes. On fit plusieurs études sur les politiques et les pratiques suivies en Europe orientale ou occidentale, et l'une de ces études traitant des "pratiques archivistiques européennes de classement d'archives" fut publiée par les Archives nationales sous forme de circulaire d'information pour le personnel.

Largement fondée sur une analyse des manuels et des articles parus dans les revues professionnelles, cette étude envisageait la théorie et la pratique archivistique en France, en Prusse, aux Pays‑Bas, au Danemark, en Suède et en Angleterre ; elle concluait que, "sans l'ombre d'un doute", le "principe plutôt élémentaire du respect des fonds" était "un principe archivistique primordial", mais elle discutait ensuite l'examen critique (qui avait reçu une large publicité) de Carl Gustaf Weibull, concernant certaines des "superstructures théoriques" construites sur ce principe, et les réponses adressées à Weibull par R. Fruin et Georg Winter. L'auteur de l'étude concluait alors que, eu égard aux conditions archivistiques américaines :

"le principe développé par les archivistes prussiens et élaboré par les Hollandais, à savoir que l'ordre originel produit par les bureaux doit être conservé, paraît n'avoir, dans l'ensemble, qu'un intérêt académique : tandis que la plupart des archives produites par les gouvernements européens sont organisées dans les bureaux avant leur versement dans les services d'archives, la plupart des archives du gouvernement fédéral des Etats‑Unis se trouvent dans un état de désorganisation... Ainsi manque donc généralement la condition fondamentale qui permette d'appliquer les principes des archivistes allemands et hollandais relatifs à la conservation de l'ordre originel créé par les bureaux".

Après avoir contesté à la fois le besoin et l'opportunité de reconstituer l'ordre originel même dans des fonds particuliers et avoir fait remarquer que "si des archives sont actuellement organisées en unités archivistiques, c'est généralement selon une modification apportée au système décimal de classement thématique de Dewey, qui ne reflète pas clairement l'organisation administrative ou le développement du service qui les a produites", l'auteur concluait pour finir :

"Il n'y a pas de principes archivistiques dont on puisse abuser jusqu'à en faire des fétiches capables d'empêcher des classements rationnels des archives, qui promeuvent les intérêts de la recherche scientifique et administrative. Et puisque l'on ne peut appliquer indistinctement les principes archivistiques européens sans en faire des fétiches, il peut donc être nécessaire qu'on les modifie en fonction des règles de classement résultant de la connaissance des conditions archivistiques américaines... Puisque les conditions archivistiques européennes ont imposé de nombreuses exceptions dans l'application des principes, il est certain qu'aucune adoption rigide de principes abstraits, aux Etats‑Unis où la situation des archives est infiniment plus complexe et désorganisée qu'en Europe, ne serait justifiée sans que l'on ait considéré les conditions archivistiques réelles."

De toutes les propositions faites pour satisfaire aux conditions archivistiques  américaines, celle dé la classification 'fonctionnelle', opposée àl'organique, s'avère la plus importante. Tout en concédant que l'histoire administrative du service, traduite par une classification organique de ses archives, "pouvait bien être très intéressante", un partisan de l'appréhension fonctionnelle souligna que cet intérêt porté exclusivement àl'organisation faisait perdre de vue "le but fondamental de la classification, qu'il s'agisse de livres ou d'archives, qui consiste à mettre les documents à la disposition des chercheurs" i. "Ce type de classement repose nécessairement sur la simple supposition que le chercheur en sait autant sur l'histoire administrative que l'archiviste effectuant le classement. Naturellement, le fait même que cette histoire soit ordinairement si obscure qu'il faille des mois de recherches précises pour la comprendre indique bien l'erreur d'une telle hypothèse."

L'autre solution qu'il proposait, c'était la classification des archives "selon les divers aspects fonctionnels qu'elles présentent séparément" ; il reconnaissait cependant qu'en pratique "l'appréhension administrative serait des plus commodes pour désigner les fonds". La classification deviendrait alors simplement "un processus consistant à déterminer les fonctions remplies par un service donné, les différentes formes d'archives constituées par ce service, et à classer rationnellement les documents en des ensembles déterminés par le schéma qu'on aura ainsi établi". On recommandait cette appréhension à caractère fonctionnel en la présentant comme bien mieux appropriée au traitement des grandes quantités d'archives complexes et désorganisées que produit le gouvernement national, comme un système permettant de gagner du temps puisqu'il dispensait de recherches très détaillées, et comme un moyen de simplifier l'emploi des symboles qui était devenu de plus en plus compliqué. Faisant écho au refrain des critiques qui visaient le système de classification des Archives nationales, l'auteur de la proposition déclarait que "l'on doit élaborer de nouvelles techniques pour résoudre des problèmes inconnus des théoriciens européens".

<<TOC5>> De la classification au classement

On avait fait l'essai d'une classification organique, rigide, fondée sur des recherches détaillées en histoire administrative : elle s'était avérée difficile à mettre  en œuvre. Dans l'abandon de cette expérience de classification, les considérations théoriques furent néanmoins moins décisives que les besoins administratifs. Dans l'organisation primitive des Archives nationales, la responsabilité de la préparation des différents instruments de recherche était partagée entre cinq sections distinctes : les Divisions des accroissements, de la recherche, de la classification, du catalogage et le Bureau du directeur des publications, et encore entre les services conservant les archives. Après cinq années d'efforts, la Division de la classification avait produit des plans de classification archivistique pour moins d'une demi‑douzaine de services, qui étaient pour la plupart des services temporaires de la Première guerre mondiale, et le travail des autres sections n'était pas plus avancé.

En outre, ces sections avaient acquis une large autonomie dans leurs activités. Il fallait non seulement coordonner et superviser leurs travaux dans le domaine des instruments de recherche mais encore utiliser "le savoir fondé sur l'expérience de la Division de la consultation et des autres services pour essayer d'exploiter les archives".

Au début de 1940, un comité d'archivistes se constitua "pour étudier les divers types d'instruments de recherche afin de faciliter la consultation des documents conservés par l'Archiviste". Ce comité d'étude "reçut des rapports des archivistes et tint avec eux de nombreuses réunions, examina les instruments de recherche existants et tint compte des résultats européens" ; il présenta, au début de 1941, ses recommandations à l'Archiviste : elles "fondaient un nouveau programme systématique de préparation des instruments de recherche", et elles furent adressées par l'Archiviste, sous forme d'instructions, aux archivistes des Archives nationales. L'une des Instructions portait simplement que "la préparation des... plans de classification est abandonnée".

En dehors de considérations détaillées sur la manière d'appliquer le nouveau programme, les instructions précisaient qu'on ferait le catalogage non plus en fonction des accroissements mais des fonds. Le terme de 'record group' (fonds) fut ainsi défini : "unité archivistique majeure formée de façon quelque peu arbitraire en tenant bien compte du principe de provenance et de l'avantage qu'il y a de faire des unités de taille et de caractère convenables pour le classement, l'inventorisation et la publication d'instruments de recherche". La totalité des archives conservées par l'Archiviste devait être répartie entre des ensembles définis. Ces derniers seraient analysés, par leurs Divisions respectives, sous la forme d'inven  taires 'préliminaires' et, pour finir, d'inventaires 'définitifs' ; et d'autres types d'instruments de recherche seraient à élaborer "en fonction des besoins".

Ce nouveau programme de classement et d'inventorisation ‑ deux termes qui furent souvent joints, depuis lors, dans l'usage américain ‑ était préconisé pour des raisons pratiques : ses avantages administratifs étaient évidents dans le cas de grands organismes ; il se fondait "non sur la seule théorie mais essentiellement sur une expérience considérable et sur la base des opinions, soigneusement examinées, de nombreuses personnes" ; il satisfaisait "le besoin pressant de disposer immédiatement d'instruments de recherche utilisables" tout en procurant "la préparation finale, dans la mesure des circonstances, d'instruments de recherche ayant un caractère bien plus définitif" ; il était souple et portait "une attention suffisante... aux divers aspects qui caractérisent les fonds ou leurs parties". Quoique ce programme eût été expressément "conçu pour les besoins particuliers des Archives nationales", on le considérait comme "très suggestif, au moins, pour d'autres institutions archivistiques".

Les Archives nationales avaient à peine lancé ce nouveau programme que les Etats‑Unis entraient dans le deuxième Conflit mondial. Les conditions du temps de guerre pesèrent lourdement sur le personnel et sur le programme ; et les années de l'immédiat après‑guerre furent, nécessairement, consacrées aux problèmes posés par la terrible accumulation d'archives qui s'était développée durant la Seconde Guerre mondiale et ses lendemains. Un nouveau Service des Archives nationales, accru, en résulta ; il fut placé sous l'Administrations des Services généraux et il fallut attendre 1950 pour qu'on se remette à entreprendre complètement le programme de classement et d'inventorisation.

A partir de 1950, une série de Staff Information Circulars (dites ensuite 'Staff Information Papers') fut destinée à l'usage interne. Ces documents mettaient, nécessairement, l'accent sur l'application pratique des principes et d'inventorisation aux archives du gouvernement national. A quelques exceptions près toutefois, les principes énoncés étaient de véritables décisions administratives, que l'on a depuis lors modifiées ou remaniées pour les adapter aux circonstances et aux besoins. Les pratiques et les techniques de classement que développèrent alors les Archives nationales reçurent ensuite un fondement théorique et pratique dans le livre de Théodore R. Schellenberg intitulé Modern Archives : Principles and Techniques, mais à certains égards le Dr. Schellenberg a déclassé son manuel par ses travaux postérieurs, et il convient de le compléter par d'autres ouvrages publiés  par des fonctionnaires des Archives nationales t. L'essence du concept de classement, c'est sa souplesse et tout porte à croire que le besoin et l'expérience provoqueront de nouvelles modifications, étant donné qu'il s'applique à des archives produites à d'autres échelons administratifs ainsi qu'aux archives privées.

"Le principe fondamental de classement" est toujours le respect des fonds, en ce sens que "tout document sera rapporté à son origine et sera conservé comme un élément d'un groupe ayant la même origine". Pratiquement, il "exige que les archives de différents services et bureaux producteurs soient conservées de façon distincte et qu'elles ne soient jamais confondues". Ce principe fonde le concept de 'record group' mais l'application de ce concept implique aussi que l'on tienne compte du volume et de la complexité des archives concernées. Ces dernières, en effet, déterminent ordinairement le niveau d'organisation dans le service où se trouvent les archives, et c'est cette souplesse qui permet d'adapter le concept de fonds aux documents de tout producteur d'archives.

A l'intérieur du fonds, on applique un second principe : le respect pour l'ordre primitif. Etant donné qu'aux Etats‑Unis, les archives ne reçoivent pas, habituellement, un ordre déterminé par un bureau d'enregistrement durant leur période d'emploi courant, le principe du respect de l'ordre primitif ne peut s'appliquer directement qu'aux dossiers qui composent une série. Il est plus facile d'identifier nos séries que de les définir, mais elles se composent essentiellement de "dossiers semblables classés selon un plan cohérent, dans lequel chaque dossier a sa propre place". A quelques rares exceptions près, on respecte l'ordre primitif des dossiers au sein des séries s'il y en a un, et l'on rectifie les déclassements évidents s'il y en a eu par rapport à cet ordre.

Le concept de classement est toutefois plus large que l'application relativement simple de ces deux principes fondamentaux. Le sens courant du terme est défini au mieux dans un article récent d'Oliver W. Holmes, qui lui fait comprendre "cinq opérations différentes, à cinq niveaux différents". Ces opérations sont les suivantes :  

1. Le classement au niveau du service d'archives : c'est distinguer tous les documents conservés par le Service entre quelques grandes catégories, fondées sur le plus grand dénominateur commun possible, et disposer matériellement des documents de chacune de ces grandes catégories afin de tirer le meilleur profit des magasins.

2. Le classement au niveau du fonds ou du sous‑fonds : c'est distinguer les documents d'un secteur ou d'une division administrative (comme ils ont pu être constitués au premier niveau) en fonds et les placer physiquement, selon un ordre logique, dans les magasins dévolus audit secteur ou à ladite division administrative. A ce niveau, on doit reconnaître les sous‑fonds naturels et les placer avec les fonds constitués.

3. Le classement au niveau des séries : c'est diviser le fonds entre des séries naturelles et les disposer matériellement, chacune par rapport àd'autres, dans un ordre logique.

4. Le classement au niveau du dossier, c'est diviser le fonds entre ses dossiers constitutifs et les placer physiquement, chacun relativement aux autres, selon un plan logique, qui est, d'habitude, préétabli par le service administratif, de sorte que l'archiviste n'a qu'à le vérifier et l'adopter.

5. Le classement au niveau du document, c'est vérifier et classer dans chaque dossier les pièces, pièces jointes, annexes et papiers isolés qui constituent le dossier, et c'est placer chaque document relativement aux autres selon un ordre ordinaire et cohérent.

Ces opérations touchent les documents eux‑mêmes, sans tenir compte de leur conditionnement, mais elles "établissent l'ordre dans lequel les documents doivent être encartonnés et celui dans lequel les cartons doivent être étiquetés et emmagasinés". C'est seulement une fois que ces opérations ont été accomplies, conclut le Dr. Holmes, que l'on peut dire que les archives d'un Service d'Archives sont contrôlées. "Ce contrôle peut n'être jamais complet (parfois on ne peut jamais effectuer complètement le classement au niveau du dossier ou de la pièce) mais on doit le porter à un point acceptable pour pouvoir inventorier les archives, car les instruments de recherche doivent renvoyer à des unités documentaires bien précises, appartenant a un classement bien constitué".

Cet exposé de la méthode de classement implique qu'un service général d'Archives conserve les archives inorganisées de nombreux producteurs d'archives, ce qui est la situation habituelle aux Etats‑Unis. Le classement et la maîtrise qui en résulte s'effectuent alors en allant du niveau du service d'Archives à celui de l'article. Les services qui conservent à la fois des archives publiques et des archives privées doivent, évidemment, distinguer de prime abord chacune de ces catégories archivistiques et les conserver séparément. Tout le programme de classement demande la plus grande souplesse. Au niveau du service d'Archives, par exemple, le classement qui distingue les fonds d'archives peut se faire de façon chronologique ou hiérarchique (en fonction des grandes organisations gouvernementales) ou d'après les niveaux gouvernementaux (centraux ou local, par exemple) ou d'après quelque combinaison de ces critères.

Souvent, "la taille et la disposition des magasins, la forme matérielle des archives elles‑mêmes (qui exige fréquemment des magasins spéciaux dans le cas de documents spéciaux, tels les films, les photographies et les cartes), l'intérêt des archives pour la recherche, le degré de sécurité qu'on leur donne, la quantité et la  qualité des personnels nécessaires pour les traiter" ont une incidence sur la division que l'on établit, en fait, entre les documents .

Dans le classement effectué au niveau du fonds, les Archives nationales ont l'habitude de réunir les archives des bureaux secondaires sous les bureaux principaux, jusqu'au niveau du service. Afin d'éviter l'apparition d'une impraticable quantité de fonds, les archives des postes consulaires ou diplomatiques, par exemple, ou celles de services, plus restreints et souvent provisoires, chargés de fonctions semblables (les commissions de contentieux, par exemple) sont regroupées en 'fonds collectifs'.

A partir des archives qu'elles conservaient en 1943, les Archives nationales constituèrent, au départ, 206 fonds d'archives et, par suite d'études et d'accroissements ultérieurs, elles en comptent actuellement quelque 350. La souplesse et l'intérêt administratif du concept de fonds se démontrent par leur heureuse application à des ensembles documentaires tels que les images animées et les archives privées. Le Dr Holmes concluait qu'un fonds d'archives peut être diversement défini par des institutions différentes, "tant qu'on applique uniformément la définition. Un tel concept s'impose dans tous les Services d'archives où l'on conserve des archives produites par des services et des organismes différents. Une fois établis, les fonds d'archives sont d'habitude les unités fondamentales pour la gestion administrative : c'est‑à‑dire pour le classement, la rédaction d'instruments de recherche, la recherche, les comptages et les rapports statistiques".

Dans le cadre de ce concept de fonds, un ensemble quelconque d'archives ne peut appartenir qu'à un seul fonds d'archives. Tout accroissement s'ajoute à son propre fonds préexistant ou, s'il n'appartient à aucun fonds déjà existant, forme un nouveau fonds.

Hormis les archives d'une forme matérielle spéciale on conserve ensemble, dans le même magasin, tous les documents appartenant au même fonds. La notion de sous‑fonds sert à distinguer et à maîtriser les archives des bureaux subalternes, qui ont été réunies pour former le fonds.

Le classement au niveau des séries, au sens où l'on élabore un ordre de séries logiques, les rapportant les unes aux autres, représente la part la plus difficile de ce programme. Dans la pratique archivistique américaine, le service‑producteur ne constitue que rarement un plan pour ordonner des séries au sein d'un fonds. C'est alors que l'archiviste doit connaître l'histoire administrative du service et de ses archives.

Il doit tout d'abord déterminer les séries qui existent dans un fonds ou un sous‑fonds donné et il doit ensuite leur donner un classement matériel "significatif". Notre système archivistique nous empêche d'avoir "un plan de classement parfait" pour les séries. Autant que possible, on applique les règles hollandaises concernant les séries "vertébrales" et les séries de correspondance. Les index et les divers instruments de recherche créés par le service sont rapprochés des séries  qu'ils concernent, et les séries d'archives courantes sont ordinairement placées avant les séries d'archives de gestion interne.

En ce qui concerne le classement des archives courantes, "les fonctions et la suite des opérations qu'impliquent les fonctions" sont souvent le facteur‑clef, mais, à l'intérieur des grands fonds, on peut grouper des séries "selon des phases chronologiques, par grandes coupures dans le système de classement ou selon des critères fonctionnels". Le classement final des séries ne doit pas "être seulement logique mais il doit encore révéler l'histoire et les activités du service".

La souplesse du concept de classement tel qu'on l'applique aux séries ‑souplesse qu'imposent les pratiques archivistiques américaines ‑ permet ainsi à l'archiviste d'employer, de façon distincte ou combinée, une 'classification' ‑ comme l'on dit souvent aux Etats‑Unis ‑ de type chronologique, administrative ou fonctionnelle. Les conditions de conservation propres aux Etats‑Unis amènent à classer de façon constructive plutôt que simplement conservatoire. C'est cette sorte de classement constructif qui caractérise le métier de l'archiviste américain ; et en cela il contribue à ouvrir les archives à la recherche tout en préservant leur intégrité.

Nous avons déjà discuté du classement fait au niveau du dossier mais on doit noter que le reclassement matériel destiné "à servir plus efficacement... aux demandes de recherche remontant dans le temps" convient lorsqu'il ne viole pas fondamentalement l'intégrité du fonds ou lorsque "les archives se trouvent tellement désorganisées que leur structure originelle ne peut pas être rétablie intégralement ni surement sans que l'on y passe trop de temps". L'ultime phase de classement, qui est celle du document au sein du dossier, ne se fait d'habitude que quand il est question de mettre à plat des pièces pliées ou de procéder à un microfilmage.

Tel est le concept qu'on se fait couramment aux Etats‑Unis du classement pour satisfaire les besoins particuliers des archives du gouvernement national. Le terme 'arrangement' (classement) remonte à la première Commission des Archives publiques mais, de nos jours, ce concept est assez souple pour s'appliquer aux archives de n'importe quel service producteur, qu'il soit public ou privé. On l'enseigne d'ailleurs dans les cours traitant de la gestion des archives modernes et dans les Instituts d'été, inaugurés par Ernst Posner, qui étaient une entreprise conjointe des Archives nationales, de l'Université américaine, de la Bibliothèque du Congrès et des Archives du Maryland Hall. Ces Instituts, dont les directeurs précédents ont compté le Dr Posner et le Dr Schellenberg et dont les conférenciers invités furent le Dr Holmes et d'autres fonctionnaires des Archives nationales qui contribuèrent àdévelopper ce concept, ont eu pour public les archivistes en fonction dans tous les secteurs d'activité archivistique, les archivistes chargés d'archives privées et les bibliothécaires. Ces Instituts, les publications des Archives nationales et la revue trimestrielle de la Société des Archivistes américains, l'American Archivist, offrent le moyen le plus récent et, de loin, le meilleur de parvenir au degré et à  l'espèce d'uniformité, dans les politiques et les pratiques archivistiques, qui conviennent à un pays dépourvu d'un système archivistique centralisé.

Quel est l'avenir de la 'classification' archivistique aux Etats‑Unis ? Lançant leur programme de classement et de rédaction d'instruments de recherche, les Archives nationales indiquaient que les instruments de recherche "préliminaires" seraient finalement remplacés par des instruments "définitifs" qui comporteraient "l'attribution de symboles simples" aux séries d'archives. On n'a pas encore élaboré de tels instruments de recherche définitifs mais on peut penser que le débat sur la 'classification' reprendra quand on parviendra à cette étape du programme. Alors, peut‑être, un autre rapport viendra‑t‑il compléter celui‑ci et dira comment les conditions archivistiques américaines auront dû évoluer dans leurs politiques et leurs pratiques, à l'intérieur des grands principes qui fondent notre métier commun.

<<TOC5>> Une explication

Quoique ce rapport inclue des observations et des études sur les pratiques archivistiques qui ont cours aux Etats‑Unis, il se fonde sur la conviction qu'il est moins important de savoir combien de Services d'Archives pratiquent chaque type de classification ou de classement et où ils se trouvent, que de comprendre les raisons qui rendent compte de l'actuelle diversité et de la nature des efforts visant àdévelopper une pratique uniforme. C'est seulement en tenant compte de ce contexte et des précisions données au début de ce rapport qu'on peut comprendre un exposé général des pratiques courantes. Et, en somme, ce n'est pas cette diversité mais l'influence croissante du principe de classement qui est significative. C'est dans ce concept que l'on doit chercher les "méthodes modernes de classement aux Etats‑Unis".

A la lumière de sa propre expérience, le Dr Schellenberg a pu écrire qu' "un archiviste américain, en voyage à l'étranger, aurait avantage à procéder avec prudence et humilité car les archivistes américains ont une façon de travailler qui n'est pas nécessairement meilleure que celle des autres pays : elle est tout simplement différente".

<<TOC4>> Les instruments de recherches dans les archives

Etienne TAILLEMITE:

L'une des tâches fondamentales des archivistes est, sans aucun doute, la rédaction l'instruments de recherche aptes à rendre les fonds qu'ils conservent aisément accessibles pour toutes les catégories de chercheurs qui peuvent être appelés à les utiliser. Sans inventaires et sans inventaires publiés, j'insiste sur ce point, des archives même parfaitement classées, demeurent peu ou pas tu tout connues, donc sans grande utilité. Notre rôle n'est pas de tenir la lumière sous le boisseau. Mais il existe différents types d'instruments de recherche, plus ou moins exhaustifs, et le premier point à régler est de choisir le modèle d'inventaire qui convient au fonds ou à la série considérés. Ce choix doit être effectué en fonction de plusieurs critères: la masse des documents à traiter, l'intérêt historique qu'ils présentent, la nature exacte de ces documents, s'agit‑il d'une véritable série au sens archivistique du terrne, c'est‑à‑dire de papiers homogènes produits par l'activité d'un bureau ou d'une institution (exemple: I'intendance du Canada) ou au contraire d'une sorte de collection de pièces de provenances diverses réunies arbitrairement ou par hasard.

Le volume des pièces à inventorier pèsera d'un poids certain sur le choix de l'archiviste qui ne peut bien évidemment envisager de traiter de la même manière une petite série comprenant quelque dizaines d'articles (cartons, registres ou liasses) et un énorme ensemble comptant des milliers d'unités.

Inutile d'insister sur le critère de l'intérêt historique, il sera, bien entendu, déterminant, mais l'ancienneté n'est pas le seul élément à faire entrer en ligne de compte à cet égard. Ne jamais oublier que certains documents fort anciens peuvent ne présenter que peu d'intérêt alors que des dossiers étroitement contemporains se révèlent passionnants.

La nature exacte de la masse des pièces à traiter doit être très sérieusement considérée. Une série organiquement constituée, ne contenant que des documents bien classés, provenant de la même institution ne peut pas nécessiter le même type d'inventaire qu'une collection factice de pièces de toutes provenances et par conséquent de contenu et de nature hétérogènes

Voyons maintenant quels sont les différents modèles d'instruments de recherche entre lesquels il conviendra de choisir. En allant du général au particulier, et du moins détaillé au plus exhaustif, nous trouvons: le guide de sources ou de recherches, le répertoire numérique simple, le répertoire numérique détaillé, l'inventaire sommaire, enfin l'inventaire analytique.

I. Les Guides

Il est plusieurs manières de concevoir un guide. Il peut être géographique et couvrir toute une région, comme par exemple le Cuide des Sources de l'Histoire de l'Afrique ou Sud du Sahara publié en 1972 sous les auspices du Conseil International des Archives, ou encore le Guide des Sources de l'Histoire du Canada Français que préparent conjointement archivistes canadiens et français.

Méthodique au contraire, le Guide viendra en aide au chercheur qui s'intéresse àun type de sujet: par exemple le Cuide des Sources de l'Histoire Littéraire aux Archives Nationales publié en 1961 par Mme Danielle Gallet.

On peut aussi envisager de couvrir par un guide tout un dépôt. C'est le cas de nombreux instruments de ce genre rédigés au cours des dernières années par les directeurs de Service d'archives de certains départements français: Guide des Archives de la Haute‑Vienne, de la Charente‑Maritime, de la Loire‑Atlantique etc... Cette formule de Guide par dépôts a été rendue réglementaire par le Directeur Général des Archives de France en avril 1969 et, peu à peu, tous les départements en seront dotés.

Lorsque certaines séries, fonds ou groupes de fonds se révèlent particulièrement complexes, ils peuvent justifier la rédaction d'un guide particulier C'est le cas de certains fonds des Archives Nationales françaises qui ont souvent subi au cours des âges des vicissitudes diverses et dont l'exploration n'est pas toujours aisée On peut citer deux exemples particulièrement réussis: le Fonds du Conseil d'État du Roi aux Archives Nationales publié en 1955 par Michel Antoine et le Cuide des recherches dans les fonds judiciaires de l'Ancien Régime du à divers auteurs, paru en 1958, dans lequel sont étudiés les énormes masses de documents judiciaires qui sont parvenues jusqu'à nous: Parlement de Paris, Châtelet, Amirauté de France, etc. . .

La formule du Guide présente naturellement des avantages mais aussi des inconvénients. A son crédit, il faut inscrire une certaine rapidité d'exécution. Le Guide, si l'on peut dire, pare au plus pressé et se trouve donc particulièrement indiqué par les gros fonds qui ne peuvent être dotés d'inventaires détaillés 11 est de plus éminemment pratique et contient tous les renseignements usuels dont le chercheur a besoin pour aborder son travail, mais il est bien évident qu'il ne saurait suffire à tout. Le meilleur des guides ne remplacera jamais un inventaire même sommaire, puisque, par sa nature, il est incapable de donner les mêmes informations Le Guide procède le plus souvent par la méthode globale, il ne peut descendre à l'étude du fonds ou de la série article par article et doit se contenter d'une description sommaire des masses documentaires conservées. Il rend néanmoins d'éminents services au chercheur en ce qu'il lui permet de déterminer si le dépôt ou les fonds converts par le Guide peuvent ou non contenir des documents concernant l'objet de ses étudcs, et si, par conséquent, il est nécessaire d'aller plus avant dans les investigations.

II. Le Répertoire numérique simple

Après le Guide, c'est l'instrument de recherche dont la rédaction est la plus rapide et la plus facile. Il convient donc pariculièrement lui aussi, aux fonds d un volume considérable qu'il rend plus accessibles à lu recherche

Le répertoire numérique simple se borde à indiquer la cote de l'article (registre, liasse ou carton), un intitulé aussi court que possible du contenu et les dates extrêmes des documents. Par exemple:

G771 — Lettres adressées au Contrôleur Général des Finances par l'Intendant d'Alençon. 1678‑1684.

C8 A81 — Lettres adressées au Secrétaire d'État de la Marine par le Gouverneur Général et l'Intendant de la Martinique 1782.

Lorsqu'on s'attaque à une série pour laquelle il n'existe aucun instrument de recherche c'est évidemment par le répertoire numérique simple qu'il faut commencer. Il constitue un premier défrichage qui permet de connaître, au moins sommairement, le contenu des documents, la période chronologique concernée, éventuellement les lacunes que comporte le fonds

Les limites de ce type d'instrument de recherche sont évidentes. Il ne donne que des indications très sommaires et s'il peut suffire pour des séries volumineuses, de faible densité en données historiques et de composition très homogène, comme c'est le cas par exemple, pour certaines séries d'archives contemporaines, il ne peut en revanche être satisfaisant dans le cas des fonds anciens et riches pour lesquels il importe d'aller plus loin dans l'analyse.

III. Le Répertoire numérique détaillé et l'inventaire sommaire

Le caractère vraiment très laconique du répertoire numérique simple a amené les archivistes français dès les premières années du XXe siècle à imaginer une autre formule qui connut et continue à connaître un vif succès, c'est ce que l'on a appelé le répertoire numérique détaillé. Plus souple que le précédent, il permet de moduler les analyses en fonction de l'importance historique des pièces et de donner de plus amples détails sur les articles qui semblent le mériter s'ils contiennent des éléments notables ou de nature hétérogène par rapport à l'ensemble du fonds. Il sera particulièrement précieux pour le chercheur s'il s'accompagne des index très dévelop  pés de noms de personnes, de lieux et de matières établies au fur et à mesure des dépouillements. On peut citer à cet égard en exemple le Répertoire du fonds du Conseil Souverain d'Alsace conservé aux Archives Départementales du Haut‑Rhin, public en 1963 par Mlle Lucie Roux.

Ce type d'instrument de recherche parait convenir tout spécialement pour les archives modernes et contemporaines car il permet de traiter les séries dossier par dossier et non pièce par pièce. On l'a également utilisé en France pour les minutiers notariaux dans lesquels ii permet de retenir les actes les plus significatifs et les plus riches de substance historique, pour les archives judiciaires aussi et pour les mêmes raisons. Le modèle du genre est certainement le répertoire numérique détaillé de la série U de la Marne (Affaires judiciaires) publie en 1966 par M. René Gandilhon.

Il ne faut pas se dissimuler toutefois que ce genre de répertoire présente l'inconvénient d'une certaine subjectivité. Tout choix implique une part d'arbitraire de la part de l'archiviste et celui‑ci aura quelque peine à ne pas préférer soit les documents qui l'intéressent personnellement, soit encore ceux qui correspondent aux types de recherches à la mode au moment de la rédaction du répertoire.

C'est précisément pour ces raisons que l'on avait été amené à renoncer à l'inventaire sommaire par échantillonnage, adopté au milieu du XIXe siècle et qui demeura réglementaire jusqu'en 1909 Ce système, qui consistait, comme son nom l'indique, àn'analyser que les documents jugés les plus "intéressants", se révéla à l'usage dangereux en ce qu'il induisait fréquemment le chercheur en erreur et lui faisait croire àl'inexistence d'un document sous prétexte qu'il ne figurait pas dans l'inventaire C'est le cas notamment de l'inventaire en 8 volumes des sous‑séries B1, B2 et B3 du fonds Marine déposé aux Archives Nationales qui, en raison de son caractère sélectif, ne rend que très mal compte de l'extrême richesse de ces sous‑séries et ne doit donc être consulté qu'avec précaution

En dépit de ses inconvénients, on pourra retenir cette formule pour les gros fonds qui, soit par leur teneur trop faible en éléments d'intérêt historique, ne sont pas justiciables d'un inventaire analytique.

IV L'inventaire analytique

A la différence des précédents, cet instrument de recherche doit être aussi exhaustif que possible et comporter une analyse de tous les documents sans aucune exception. Cette analyse sera plus ou moins développée suivant l'importance historique des pièces. C'est évidemment l'outil idéal pour le chercheur, car il procure à celui‑ci comme une photographie de la série considérée et lui permet de savoir avec précision ce qu'il y trouvera.

Il va de soi que ce genre d'inventaire, dont l'inconvénient majeur est d'être fort long à établir puisque son rédacteur doit lire et analyser toutes les pièces, ne se justifie que pour les séries d'une très grande densité historique ou encore pour certaines séries de mélanges dont la composition héterogène voire hétéroclite nécessite un inventaire pièce à pièce puisqu'on n'y dispose d'aucun fil conducteur.

Tous ces instruments de recherche, quelque soit le type auquel ils appartiennent, doivent polir être vraiment utiles, comporter une introduction et dés index

L'introduction sera rédigée dans un esprit résolument pratique et devra contenir tous les renseignements de nature à aider le chercheur dans son travail: historique du fonds OU de la série expliquant, dans la mesure du possible, les vicissitudes subies, donc les lacunes éventuelles, nature et organisation des institutions productrices clés documents, mode de classement, etc. . . Il ne faut jamais avoir peur de donner trop de détails et toujours, au contraire, s'efforcer de se mettre à la place du néophyte qui vient aux archives pour la première fois et se sent quelque peu désorienté.

L'introduction pourra être avantageusement enrichie par des indications concernant les sources complémentaires de la série analysée conservées dans d'autres dépôts d'archives ou dans les bibliothèques, voire dans des collections privées, et aussi par une bibliographie indiquant les principaux travaux élaborés àpartir de la série étudiée. Cette précaution évitera aux chercheurs de s'engager sur des terrains déjà explorés.

Les index sont aussi le complément indispensable de tout instrument de recherche bien conçu. Rien n'est moins maniable qu'un inventaire dépourvu d'index, surtout s'il comporte plusieurs volumes.

Les index doivent être absolument exhaustifs et relever tous les noms de personnes, de lieux et éventuellement de navires. En ce qui concerne les noms de personnes, on distinguera autant que possible les membres d'une même famille ou les homonymes et l'on donnera quelques éléments d'identification lorsqu'il s'agira de personnages ayant exercé des fonctions officielles. Pour les officiers, par exemple, on indiquera le dernier grade obtenu. Les noms de lieux feront, eux aussi, l'objet d'une identification aussi précise que possible; on pourra avantageusement ‑les regrouper de façon méthodique par régions. Pour les navires, on s'efforcera de distinguer navires de guerre et navires marchands.

Pour les matières, la question est toujours assez délicate car un choix est indispensable. On retiendra tous ceux qui paraissent présenter un intérêt réel et ici également des tableaux méthodiques seront fort utiles.

La doctrine officielle en France est de dresser un seul index dans lequel se retrouvent dans de personnes de lieux et de matières distingués par une typographie différente: les noms de personnes étant imprimés en petites capitales les noms de lieux en italique et les matières en caractères romains. L'essentiel est que l'index soit aussi clair que possible. Lorsqu'il y a lieu de prévoir une quatrième catégorie, noms de navires par exemple on peut procéder différemment et prévoir un double index, l'un contenant les noms de personnes et de lieux l'autre les matières et les navires. C'est la solution que nous avons adoptée pour l'index de l'inventaire en 8 volumes des sous‑séries B1, B2 et B3 des Archives de la Marine, public en 1969.

Le problème des index nous amène à dire un mot d'un type d'inventaire particulier dont il convient de parler ici car il a été expérimenté depuis quelques années dans certains départements et il fait l'objet en ce moment même de nouveaux essais dans certaines séries des Archives nationales. Cette méthode consiste à présenter tout l'inventaire sous forme d'index les analyses en général sommaires étant accrochées aux noms de personnes et non plus présentées suivant l'ordre des documents contenus dans chaque article. On trouvera un excellent exemple de ce système dans le Manuel d'archivistique, p. 286 sous la forme d'un inventaire des lettres patentes du duc Henri II de Lorraine

Trois expériences du même genre sont en cours à la Section Ancienne des Archives Nationales. Elles portent sur la chancellerie du roi Charles V sur les arrêts civils du Parlement de Paris au XVe siècle et enfin sur la Correspondance reçue des Gouverneurs Généraux et Intendants de Saint Domingue aux XVIIe et XVIIIe siècle Au lieu d'analyser systématiquement toutes les pièces suivant la méthode traditionnelle, les archivistes relèvent sur fiches tous les noms de personnes et de lieux les principaux mots‑matière.

Le résultat produit est évidemment très différent de l'inventaire classique et l'on se trouve rapidement à la tête de fichiers énormes. Ainsi par exemple le dépouillement suivant cette méthode des deux premiers registres de la correspondance de Saint‑Domingue, a produit plus de 3000 fiches! Comme la série entière comprend environ 180 articles on imagine la masse documentaire qui sera ainsi constituée.

Cette méthode présente l'avantage de donner un dépouillement encore plus exhaustif que l'inventaire analytique traditionnel qui ne fait pas toujours apparaître tous les noms de personnes ou de lieux mais en revanche on doit constater qu'elle n'est absolument pas plus rapide que le procédé analytique peut‑être même demande‑t‑elle encore un peu plus de temps. Pour cette raison elle ne peut donc s'appliquer qu'à des séries anciennes très précieuses et très riches comme celles qui seraient justiciables d'un inventaire analytique complet. Pour les séries de papiers contemporains il faudrait alléger considérablement et ne retenir que les noms les plus importants en traitant le fonds par dossiers et non plus par pièces

Telles sont, rapidement résumées, les caraactéristiques des différents instruments de recherche utilisés dans les Archives françaises. Nous n'aurons pas l'outrecuidance de penser qu'ils doivent servir de modèles. L'archivistique est une technique qui demande beaucoup de souplesse et d'adaptation aux multiples cas d'espèces que I'on peut rencontrer et l’on peut dire d'elle ce que Napoléon disait de la guerre, à savoir que c’est "un art simple et tout d'exécution". Il est certain toutefois que l'expérience acquise depuis cent ans par les archivistes français, les nombreux essais auxquels ils se sont livrés et auxquels, comme nous l'avons vu, ils continuent à procéder, peuvent servir de base de réflexion et éviter peut‑être de perdre du temps et de l'argent en adoptant des méthodes dont les résultats ne furent jugés satisfaisants ni par les auteurs ni par Ies utilisateurs.

<<TOC3>> VIII — Acces et services d’orientation

CONFÉRENCE INTERNATIONALE DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES
INTERNATIONAL CONFERENCE OF THE ROUND TABLE ON ARCHIVES

20ème (20th) CITRA. ‑ OSLO 3‑7 SEPT. 1981

<<TOC4>> L'information et l'orientation de l’utilisateur: rapport préliminaire
élaboré sur la base des réponses au questionnaire  

par
Eckhart G. FRANZ
Secrétaire de la Conférence 
texte français établi par Michel DUCHEIN

<<TOC5>> Remarques préliminaires

Depuis fondation même du Conseil international des Archives, en 1948, un de ses buts statutaires a toujours été de « faciliter une utilisation plus fréquente des archives et l'étude efficace et impartiale des documents qu'elles conservent, en en faisant mieux connaître le contenu et en s'efforçant de rendre l'accès aux archives plus aisé », pour citer l'article 2 des statuts actuels du CIA.

Le fait que cet article occupe le cinquième rang dans l'ordre numérique des «objectifs généraux » n'indique certes pas un ordre des priorités. La libéralisation de l'accès aux archives a été un des soucis primordiaux du Congrès international extraordinaire tenu à Washington en 1966, dont les recommandations ont été reprises par le Congrès de Madrid en 1968. Un des aspects de la « révolution archivistique de notre temps », proclamée par le 9e Congrès international en 1976, était La révolution dans l'accès et l'utilisation des archives.

Ce mot de « révolution » n'est certainement pas trop fort pour désigner les changements qui ont affecté la communication des archives et les autres aspects du travail des services d'archives en relation avec le public depuis vingt ans dans tous les pays du monde. L'augmentation du nombre des présences de lecteurs au Public Record Office de Londres, passé de 40.000 en 1963 à 98.315 en 1980 (soit 393 présences par jour), est représentatif d'une tendance générale, bien que ces chiffres, en valeur absolue, soient plus élevés que partout ailleurs. Plusieurs services d'archives comptent plus de 100 chercheurs par jour, un assez grand nombre en comptent de 40 à 60, et des taux d'accroissement de 10 à 20 % par an sont signalés par divers pays. Aux Archives nationales du Gabon, le nombre des utilisateurs a doublé de 1978 à 1980 (308/547); aux Archives des Bahamas, il est passé de 196 à 755 en quatre ans. La même augmentation caractérise le nombre des demandes de renseignements par écrit, passé de 6.000 en 1968 à 21.433 en 1980 au Public Record Office de Londres, et de 189 à 290 en quatre ans aux Archives d'État de Namur (Belgique).

Les discussions sur la libéralisation de l'accès aux archives ont été, jusqu'à présent, surtout centrées sur les aspects juridiques et techniques du problème. Mais le succès des recommandations du CIA en faveur de la règle des trente ans et la disparition de certaines difficultés légales ne sont peut‑être pas le facteur le plus important pour expliquer « l'expansion de la clientèle des archives depuis la deuxième guerre mondiale », pour reprendre le titre du rapport d'Ivan Borsa au Congrès international de Washington en 1976. L'augmentation du nombre des dépôts d'archives, le gonflement de leur contenu, l'apparition de nouveaux  types d'archives, la multiplication et l'amélioration des instruments de recherche, l'extension de la curiosité scientifique à de nouveaux domaines, la prise de conscience accélérée des possibilités offertes par les archives pour l'administration, le monde savant et le grand public, la réduction générale des horaires de travail avec ses conséquences sur l'accroissement du temps de loisir, enfin ‑‑ last not least — la vogue presque surprenante du goût pour l'histoire, toutes ces causes ont contribué ensemble àremplir les salles de lecture des archives et à multiplier les demandes de recherche par correspondance.

Pour faire face à ces demandes accrues, qu'ils ont au moins en partie suscitées eux‑mêmes par leurs propres efforts publicitaires, les archivistes, dans la plupart des cas, n'ont aucune chance d'obtenir une augmentation proportionnelle de leur personnel et de leurs ressources matérielles. Bien au contraire, dans beaucoup de pays, la situation financière difficile entraîne des restrictions de crédits et d'effectifs dans de telles proportions que dans certains cas il a fallu réduire les heures d'ouverture des archives au publie et limiter les services offerts. C'est en partie ce problème de l'accroissement des demandes du public, au moment où les moyens matériels pour y faire face stagnent ou régressent, qui est à l'origine de nouveaux efforts pour faciliter la recherche archivistique grâce à une information et à une orientation plus efficaces des demandeurs. Le thème des débats de cette 20e Conférence internationale de la Table ronde des Archives représente donc un élément essentiel dans l'effort continu pour la libéralisation de l'accès aux archives, àsavoir le droit à l'information, hautement affirmé dans de nombreux pays.

Pour préparer ce document de travail, le Bureau de la CITRA a rédigé un questionnaire qui a été envoyé à tous les membres de catégorie A et à plusieurs membres de catégorie C du CIA (annexe A). Les réponses ont été demandées par institution, bien que dans certains cas, elles donnent des chiffres globaux pour l'ensemble des archives d'un même État. En général, les réponses reçues ont été excellentes. Avec 114 réponses, représentant 51 pays différents, les données rassemblées semblent refléter assez largement les différents types d'institutions archivistiques du monde, c'est‑à‑dire les archives nationales, régionales, locales et spécialisées. Le rapporteur tient à remercier ici tous ses collègues de tous les pays qui n'ont pas ménagé leurs efforts pour lui envoyer des réponses détaillées et précises. L'annexe B donne la liste des institutions qui ont participé à cette enquête, même si tous leurs noms ne se retrouvent pas forcément dans le rapport lui‑même.

<<TOC5>> A. — Information générale

1. Annuaires internationaux, nationaux et régionaux.

Une première information sur l'existence des services d'archives est fournie par leur inclusion dans les annuaires généraux d'organismes de recherche  tels que le World of Learning ou d'autres publications du même même dans le cadre national, par exemple l'Informator Nauki Polskij (Annuaire scientifique de Pologne) ou les deux volumes français de 1971 intitulés 600 unités de documentation intéressant les sciences sociales et humaines.

En leur qualité d'organismes administratifs, les archives sont aussi recensées dans les annuaires périodiques des services administratifs. Les archivistes doivent insister pour figurer dans toutes les publications de cette nature, jusqu'aux niveaux régionaux et locaux, même si la mention doit être limitée au nom du service, à son adresse, à son numéro de téléphone et au nom de son directeur. En raison de leurs fréquentes publications (souvent annuelles ou bi‑annuelles), ces annuaires administratifs sont souvent plus à jour que les annuaires proprement archivistiques, dont la périodicité est plus aléatoire.

Bien que certaines données aient pu changer depuis sa date limite de janvier 1975, l'Annuaire international des archives qui forme le volume XXII‑XXIII d'Archivum est toujours le document de base le plus important pour la connaissance de plus de 2.500 services d'archives dans 132 pays. Avec ses références bibliographiques et ses notes sur les principaux fonds conservés, il se révèle souvent plus complet que les annuaires nationaux eux‑mêmes. Son seul inconvénient semble être sa diffusion assez limitée: un tirage à 1.200 exemplaires n'était certainement pas suffisant pour atteindre tous les utilisateurs potentiels dans les archives, les bibliothèques, les centres de documentation, les administrations et les instituts de recherche du monde entier. La même remarque est d'ailleurs malheureusement valable pour beaucoup de publications utiles du CIA, de l'UNESCO et d'autres organisations internationales. Sur neuf directions nationales d'archives d'Afrique noire qui ont répondu à notre questionnaire, une seule fait référence à l'Annuaire des services de documentation, de bioliothèques et d'archives en Afrique, publié par l'UNESCO en 1977, qui les recense toutes. De même, un seul service d'archives d'Asie sur six mentionne le Directory of cultural Organisations and Institutions in Asia, publié voici quatre ans par le Centre culturel d'Asie pour l'UNESCO à Tokyo. La même chose est vraie pour le petit Directorio panamericano de archivos (Ottawa 1980, 35 p.) et même pour l'Annuaire des archives des Antilles (Directory of Caribbean Archives) de 1979, publié en offset sur la base d'un questionnaire, qui est certainement disponible dans toute cette région du monde. Il y a du vrai dans la critique émise par les Archives générales de Porto Rico: « Nous avons rempli beaucoup de questionnaires pour des annuaires d'archives, de bibliothèques et de dépôts d'archives privées. Dans certains cas, nous avons commandé des exemplaires de ces annuaires et nous ne les avons pas reçus. Dans d'autre cas, nous n'avons même pas su si les annuaires avaient été publiés ».

Les guides ou annuaires nationaux d'archives diffèrent grandement quant àl'ampleur des renseignements qu'ils fournissent. Certains d'entre eux sont limités aux archives d'État ou aux archives publiques, mais la tendance générale est d'y inclure toutes les institutions archivistiques, publiques ou non, v compris les départements de manuscrits des bibliothèques, les instituts universitaires  et les centres de documentation qui possèdent des archives. La présentation est tantôt par catégories d'archives (archives d'État, archives municipales, archives d'entreprises, archives ecclésiastiques, archives de familles, archives de partis politiques, etc.) tantôt par lieux de conservation (regroupes par provinces ou régions ou simplement en ordre alphabétique). L'annuaire périodique Records Repositories in Great Britain, publié par la Historical Manuscripts Commission en collaboration avec la British Records Association (6e édition 1979) comprend une brève introduction générale, suivie de notices donnant, pour chaque dépôt ou service, son titre, son adresse, son numéro de téléphone, le nom de son directeur, ses heures d'ouverture, et des indications abrégées sur ses équipements techniques et ses guides publiés. L'autre extrême est représenté par le guide Minerva, en deux volumes, des archives des pays de langue allemande, qui recense, en 1.418 pages de format dictionnaire, plus de 8.000 institutions archivistiques avec des informations détaillées sur leur histoire, leur organisation et leurs fonctions actuelles et les fonds qu'ils renferment. Un annuaire de ce type, publié par une maison d'édition privée et vendu assez cher, est hors de portée du chercheur privé; c'est, en revanche, un ouvrage de référence pour les archives, les bibliothèques et les instituts de recherche qui peuvent l'acheter.

Si l'on vise à une solution en quelque sorte intermédiaire, la taille d'un annuaire national dépendra, évidemment, de l'importance du pays et du nombre de services d'archives à y inclure. En adoptant une formule raisonnable, entre une demi‑page et cinq pages par service recensé selon son importance, on aura des volumes commodes pour des pays tels que la Finlande, la Suisse (annuaire périodique des archives, bibliothèques et centres de documentation) ou la Yougoslavie, tandis que les volumes seront assez gros pour l'URSS (Gosudartsvennye Arhivy SSSR. Krakii Spravosnik, 1956, 507 p.) ou les États‑Unis (Directory of Archives and Manuscript Repositories in the US, 1978, 905 p.). Étant donné que, dans les grands pays, beaucoup de chercheurs s'intéressent surtout à une région ou même à une ville, il semble qu'il y ait une tendance récente à établir des annuaires ou des guides au niveau régional ou local. Nous en citerons comme exemples les annuaires d'archives des villes‑états allemandes de Hambourg et Berlin (Verzeichnis Hamburger Archive, 1978; Berliner Archive, 2e éd. 1980, recensant 84 dépôts), ou la publication canadienne Alberta's Archives élaborée à l'occasion de la Semaine internationale des Archives en 1979.

Comme en Alberta, la Semaine internationale des Archives a donné naissance à plusieurs brochures illustrées, qui combinent des informations sur les archives en général et un annuaire des archives nationales ou locales: Archives in India (44 p.) Archives: luxe ou nécessité (Suisse, 36 p.), Staatsarchive der DDR (36 p.), la brochure allemande sur les archives du Land de Rhénanie‑Westphalie sont quelques exemples de ces publications, reçues avec les réponses à notre questionnaire. Une remarquable initiative dans ce domaine est la série des Itinerari archivistici italiani, qui comprend vingt brochures sur les Archives centrales d'État à Rome et sur les dix‑huit régions de l'Italie, plus une introduction générale sur l'administration des archives en Italie. Une brochure belge de 1980 (en français  et en présente les archives d'État centrales et provinciales en 16 pages. Du point de vue du langage, les efforts de certaines administrations d'archives pour fournir des guides, des annuaires ou des prospectus dans des langues autres que la langue nationale méritent une attention particulière. La Roumanie a publié dès 1969 une brochure introductive en français Les Archives de l'État de Roumanie. Un guide en anglais des Archives de Finlande (Public Archives in Finland, 50 p.) a été publié en 1980. Il existe une brochure Archives in Yugoslavia (16 p., tiré à part de Yugoslav Survey, 1976) et un prospectus sur les archives des Pays‑Bas édité en anglais, français, allemand et espagnol. Dans le Guide to the Archives of Hungary en anglais (1976, 228 p.), l'histoire et le contenu de quelque 70 institutions archivistiques de Hongrie sont décrits en notices de 1 à 15 pages chacune. Il faut mentionner ici la série des Guides to ... Libraries and Archives concernant plusieurs pays européens (France 1973, Allemagne et Pologne 1975, Italie 1979), publiés par l'American Council for European Studies, ouvrages utiles pour les étudiants anglo‑saxons malgré quelques défauts. La qualité d'un guide allemand pour les archives, bibliothèques et centres de documentation de Paris intéressant l'histoire du XIXe et du XXe siècles (éd. P. Hartmann, Munich 1976) a été prouvée par sa traduction ultérieure en français. Plus complets encore sont les volumes de Patricia Grimsted sur les Archives and Manuscript Repositories in the USSR (vol. 1‑2, 1972‑1980), qui—comme le volume sur Paris et le guide des Archives nationales de France antérieures à 1800, œuvre de W. Paravicini, 1980—ont été élaborés avec l'aide des administrations nationales d'archives concernées.

2. Brochures et dépliants sur les services d'archives individuels.

Alors que pratiquement toutes les sortes d'annuaires sont destinées aux chercheurs, il n'en est pas de même pour la grande variété de brochures, dépliants et prospectus que publient beaucoup de services d'archives. Les buts de ce genre de publications sont parfois évidents. Ainsi, Sadan er Rigsarkivet, brochure attrayante et instructive de 15 pages publiée en 1974 par les Archives nationales danoises, est destinée à faire connaître aux fonctionnaires des archives nouvellement recrutés, l'histoire, l'organisation et les conditions de travail du service. Une brochure illustrée de 1980, The National Archives and your records, est distribuée pour faire connaître le rôle des Archives du Zimbabwe en matière de conservation, avec seulement des allusions marginales aux autres fonctions des archives. Les prospectus publiés par des organismes privés tels que les Archives économiques de Westphalie à Dortmund ou les Archives littéraires allemandes à Marbach ont, au moins partiellement, pour but de susciter des donations d'argent ou d'archives.

La majorité des brochures les plus récentes, dont certaines ont eu pour origine la Semaine internationale des archives ainsi l'Introduction to the National Archives and Records Centre de Singapour, ou Quand les Archives racontent l'histoire de Luxembourg, visent plusieurs catégories de destinataires: les services  et organisations producteurs d'archives, pour les inciter à une meilleure coopération grâce à une présentation attrayante des fonctions des archives, les membres des assemblées nationales, régionales ou locales votant les budgets, les possesseurs d'archives privées, le grand public, qui paie les impôts et qui aime savoir à quoi servent les archives, et, bien sûr, les visiteurs d'expositions d'archives et les utilisateurs potentiels des archives. La preuve que le but essentiel de ces brochures n'est pas l'information des chercheurs, c'est que certaines d'entre elles n'indiquent même pas les heures d'ouverture des salles de lecture.

D'après les réponses reçues à notre questionnaire, il semble que la plupart des dépôts d'archives disposent d'une brochure ou d'un prospectus d'information imprimé ou au moins ronéotypé. Il y a des brochures de 12 à 60 pages, parfois des tirés‑à‑part d'articles parus dans des revues. Certaines de ces publications sont illustrées de photos en noir et blanc ou même en couleurs, montrant le bâtiment des archives, ses diverses fonctions, les différentes sortes de documents et des pièces d'intérêt particulier. Un bon exemple est la brochure récente de I? pages Services and Facilities of the National Archives of Nigeria. Dans certains cas l'illustration tend à devenir plus importante que le texte, tandis que dans d'autres l'importance du texte se rapproche d'un guide sommaire des fonds. Cette diversité est surtout accentuée en ce qui concerne les dépliants du genre touristique ou commercial: pour certains d'entre eux, l'aspect attrayant et même accrocheur cadre mal avec le texte assez conventionel; mais parfois le texte aussi est simplifié pour s'adapter à l'intention publicitaire; le dépliant des Archives départementales du Jura (France), avec son slogan « Un Service public gratuit, ouvert à tous », réussit àcréer cette impression, même s'il inclut un tableau sommaire des fonds conservés. L'intéressante brochure des Archives d'état de Zurich (Suisse) provoque par son titre: Unser Staatsarchiv, Schatzhaus oder Rumpelkammer (Nos archives d'État, coffre aux trésors ou dépotoir ?). Le prospectus des Archives municipales de Stockholm inclut des dessins du genre bande dessinée, et celui des Archives des Pays‑Bas peut se déplier pour former une véritable affiche, offrant « entrée libre »dans les dépôts « où les siècles sont enliassés ».

A côté de la publicité, qui (entre autres choses) tente d'attirer et de diriger l'utilisateur potentiel, il existe d'autres moyens d'informer les visiteurs qui arrivent dans les salles de lecture des archives. Simples feuillets ronéotypés ou imprimés en offset, dépliants comme les Instructions for Readers du Public Record Office d'Angleterre, ou brochures plus détaillées comme l'édition 1980 du Guide du lecteur des Archives nationales de France, cela dépend des ressources du dépôt et du nombre de lecteurs qu'il reçoit. Le guide français avec ses 56 pages imprimées, tend à donner une information complète sur les conditions de travail et sur les moyens de recherche aux Archives nationales, y compris une liste des fonds et une description des différentes sortes d'instruments de recherche  ailleurs, on se limite à la description des formalités requises pour obtenir communication des documents, des moyens de reprographie, etc. Le Researcher's Guide to the national Archives de Washington (16 pages) fait partie d'une série de brochures intitulées General Information Leaflets couvrant tous les aspects du  travail des archives, incluant des guides spécialisés pour des recherches telles que la généalogie, les archives militaires ou les cartes et plans. Il en est de même aux Archives publiques du Canada et au Scottish Record Office d'Édimbourg.

Ici encore, il faut signaler avec éloge certains pays qui fournissent des dépliants ou des brochures en langue étrangère. Il existe des versions en langue anglaise des brochures générales d'information des Archives nationales du Japon (1972) et des Archives nationales d'Indonésie, ainsi que pour les Archives municipales de Belgrade et, en allemand, de Budapest. La brochure des Archives municipales de Stockholm inclut un sommaire en anglais, alors que celle du Riksarkivet La recherche dans les Archives nationales de Suède (1980, 14 p. offset) est disponible en allemand, anglais et français. Pour les chercheurs généalogistes, des brochures en anglais intitulées How to trace your ancestors in Sweden et in Norway sont diffusées par les Ministères des Affaires étrangères de ces deux pays. Aux Pays‑Bas, des publications du même type sont réalisées par le Bureau central de généalogie.

3. Publications périodiques et media comme instruments d'information archivistique.

Il existe plusieurs genres de périodiques publiés par les directions d'archives ou par les services d'archives individuels Beaucoup de directions nationales ou régionales d'archives publient des revues proprement archivistiques et des revues d'érudition incluant des articles d'archivistique. Du point de vue de l'information sur les archives, les bulletins trimestriels ou quadrimestriels sont plus utiles que les revues annuelles, plus érudites, bien que celles‑ci contiennent parfois des rapports ou comptes rendus (intégraux ou abrégés), des listes de versements reçus, des notes sur les accroissements les plus importants, des renseignements sur les instruments de recherche et des aperçus sur les recherches en cours. On trouve souvent de telles données dans les revues d'histoire régionale et locale, publiées par certains services d'archives régionaux ou municipaux ou avec leur concours.

Pour juger de leur utilité comme moyens de publicité sur les archives, il faudrait savoir à combien d'exemplaires ils sont publiés et combien d'entre eux sont distribués gratuitement aux administrations publiques et aux organismes de recherche, comme, par exemple, les bulletins des Directions des Archives d'État d'URSS, de Pologne et de Bulgarie, le nouveau Bilten Arhiv Yugoslavie, le beau Boletin del Archivo general de la Nacion du Mexique, le Berita d'Indonésie ou le Mensario do Arquivo nacional du Brésil. Ce dernier (désigné en abrégé par le sigle MAN), publié en offset, se rapproche d'un genre de bulletins moins élaborés, comme en publient certaines archives pour l'information des administrations, des organismes de recherche, des associations historiques et de chercheurs intéressés: ainsi les bulletins semestriels des Archives de Bavière, de Hesse et de Rhénanie‑Palatinat en Allemagne fédérale, les Archives News du Suffolk Record Office en Angleterre, ou la Feuille semestrielle d'information des Archives du Bas‑Rhin  en France. Les Archives nationales du Nigeria annoncent la création création d'un bulletin pour 1981. Le but de ces bulletins est clairement défini par les trois séries pubiées par les Archives nationales de Suède RA‑Nytt: Myndinghets service (service pour l'administration), Forskarservice (service pour les chercheurs), et De enskilda arkiven (les archives privées). Pour être complets, nous devons mentionner aussi un autre type de bulletins désignés sous l'appellation de « bulletins intérieurs .., tels que les Arkivposten de Norvège, le Petty Bag du Public Record Office d'Angleterre, les S. R. O. Notes d'Édimbourg, la semi‑annuelle Note d'information du service informatique des Archives nationales de France, les Krigsarkivet interna meddelanden de Stockholm, qui sont destinés essentiellement à l'information interne des services, même si une partie de leur contenu peut intéresser également les gens de l'extérieur.

La prise de conscience que la publication périodique d'informations bien présentées sur le travail des archives est plus efficace que celle d'une seule brochure ou d'un prospectus a conduit beaucoup d'institutions d'archives à utiliser leurs rapports annuels comme moyen de publicité. Même des rapports très formalistes et austères, tels que le Report of the Keeper of Public Records rédigé pour le Parlement britannique, avec son lourd accompagnement d'annexes et de statistiques, fournissent d'abondantes informations aux chercheurs intéressés. Certaines archives publient leurs rapports dans leurs propres revues, ainsi le National Archives and Records Service des États‑Unis dans le numéro de printemps de sa revue Prologue. Dans d'autres cas, les rapports des archives sont publiés avec l'ensemble des rapports des services de l'administration à laquelle elles sont rattachées, ou ( dans le cas des archives locales) avec l'ensemble des rapports des services locaux. Cependant, plus d'un tiers des archives qui ont répondu à notre questionnaire publient leurs rapports séparément, sous une forme ou sous une autre, et les diffusent bien au‑delà des obligations légales, dans le cadre régional, national et même international. Par la simple addition d'une couverture attrayante et de quelques illustrations, un rapport de caractère essentiellement administratif peut être transformé en brochure agréable. On peut citer à cet égard les rapports des Archives nationales du Japon, de Singapour, du Zimbabwe, des Archives des Nouvelles‑Galles du Sud à Sydney, de plusieurs archives de comtés britanniques. Les rapports des Archives publiques du Canada ou des Archives d'État des Pays‑Bas, richement illustrés, sont presque des livres; il est vrai que ceux du Canada et des Archives d'État de Belgique sont bilingues, et que celui des Archives nationales du Sri Lanka est trilingue, ce qui contribue à en gonfler le volume. Sri Lanka est un des exemples des nombreux pays où le rapport annuel constitue le seul moyen régulier d'information sur les archives disponibles en dehors et même à l'intérieur du pays.

L'information sur les archives donnée par la presse et la radio‑télévision semble, dans la plupart des pays, limitée à des occasions spéciales telles que l'inauguration d'expositions ou de bâtiments neufs, des anniversaires historiques ou des acquisitions spectaculaires comme celle des archives Bonaparte par les Archives nationales de France. « Occasionnellement », « irrégulièrement », «sporadiquement »  ont été les réponses les plus fréquentes. Un genre spécifique d'information du public est le commentaire assez sensationnel, par la presse londonienne, au début de chaque année, des documents ouverts à la recherche par l'application de la règle de trente ans, très strictement observée en Angleterre. Les Archives publiques du Canada diffusent périodiquement des bulletins de presse sur leurs nouvelles acquisitions. La presse rend compte régulièrement des « visites guidées » organisées par les Archives d'État de Zurich, dont le programme est annoncé au début de chaque année: excellente formule qui combine le souci de la publicité, au meilleur sens du terme, avec la formation de base du public.

<<TOC5>> B. — Préparation de la recherche dans les archives

1. Guides et inventaires généraux.

Les annuaires, brochures et dépliants d'information peuvent donner une première idée sur le contenu des fonds d'un dépôt ou sur leur répartition, mais les plus importants instruments d'orientation pour le chercheur—qu'il s'agisse de préparer une recherche sur place, de définir le sujet d'une étude ou de formuler avec précision une demande de renseignements par correspondance —sont évidemment les guides descriptifs et les inventaires généraux (ou états généraux, selon la terminologie française habituelle) des fonds. Ce genre d'instruments de recherche existe depuis très longtemps; on peut en citer des exemples impressionnants dès le XIXe siècle, et quelques‑uns des inventaires très approfondis des Archives d'État de Vienne, élaborés dans les années 1930, sont encore valables aujourd'hui. Dans d'autres cas, on continue à utiliser d'anciens instruments de recherche, bien qu'ils soient périmés, parce que leur nécessaire renouvellement n'est pas encore fait.

Un nouvel effort pour la publication de guides ou d'états généraux des fonds a commencé dans les années 1950; dans certains cas, il a eu pour cause initiale le besoin de faire le point des destructions et des pertes des années de guerre et d'après‑guerre. Les bons exemples ont été suivis, et plusieurs archivistes se sont rendu compte que le manque d'instruments de recherche détaillés pour telle ou telle partie de leurs fonds n'était pas une raison pour ne pas publier un guide général de leur dépôt. L'existence de répertoires OU d'index parfaits pour tous les documents est un idéal à peu près impossible à atteindre en raison de l'accroissement incessant des fonds; elle n'est nullement nécessaire pour rédiger un guide utile. Les Archives fédérales allemandes de Coblence, qui ne sont devenues opérationnelles qu'en 1952, ont publié la première édition de leur guide en 1961, une deuxième édition augmentée en 1968 et une troisième à l'occasion de leur 25e anniversaire en 1977, avec un total de 970 pages contre 211 pages pour la première édition.

Le degré de détail de l'information donné dans les différents guides et états généraux des fonds varie beaucoup d'un cas à l'autre. Cela va de la simple  liste d'intitulés des fonds, dont l'utilité pour les chercheurs est mince, jusqu'a l'analyse détaillée sous‑série par sous‑série, parfois article par article, formule concevable pour les dépôts d'importance limitée mais qui, pour les grands dépôts, aboutirait àdes publications interminables en plusieurs volumes. Bien qu'il n'y ait pas eu d'effort vers une standardisation internationale dans ce domaine (ce qui aurait été utile), nous pouvons aujourd'hui définir à peu près ce qu'on pourrait appeler le guide d'archivcs « normal », c'est‑à‑dire comprenant environ 1 ou 2 pages pour chaque fonds, un peu plus pour les fonds très importants ou un peu moins pour les moins importants, alors que les fonds provenant d'institutions analogues peuvent être présentes globalement. Pour chaque fonds on donne une histoire tic l'institution d'origine et de ses archives, un aperçu du classement interne et du contenu, la période concernée, le nombre d'articles ou de mètres linéaires, la liste des instruments de recherche existants avec une brève bibliographie, et si possible l'indication des pertes éventuelles et des fonds complémentaires conservés dans d'autres fonds ou d'autres dépôts.

Ce genre de formule donne des guides en un volume de taille maniable pour la plupart des dépôts d'importance moyenne, mais il peut aboutir à plusieurs gros volumes pour les grandes institutions, avec l'inconvénient qu'il s'agit alors de publications trop coûteuses pour que les chercheurs individuels puissent en faire l'acquisition. Une solution consiste alors à diviser le guide général en guides par sections vendus séparément, comme aux Archives générales de Bade‑Wurtemberg à Stuttgart. Ou encore, on peut publier, à côté du gros guide détaillé, une version abrégée plus accessible, parfois publiée avant le guide détaillé comme une sorte d' « avant‑guide ». Certains dépôts se contentent de publier le guide abrégé, le guide détaillé demeurant en unique exemplaire dans la salle de lecture, ou diffusé seulement auprès de quelques grandes bibliothèques ou instituts de recherche.

Les premiers essais pour systématiser la publication de guides ou d'états généraux des fonds pour l'ensemble des dépôts d'archives d'un pays remontent à la première « vague » des années 1950. Les guides de cinq dépôts d'archives de Thuringe, élaborés selon un plan identique assez bien conçu, ont été les premiers d'une série concernant toute la République démocratique allemande, dont environ 15 volumes ont paru en un peu plus de dix ans. Au cours des années récentes, la demande accrue du publie a redonné une nouvelle impulsion aux guides d'archives. Comme réalisations exceptionnelles nous pouvons citer le très complet Guide des Archives nationales des États‑Unis de 1974 (884 pages) et le monumental L'État général des fonds des Archives nationales de France, paru en 4 volumes de 1976 à1980 avec un total de 2.620 pages. Pour les Archives départementales françaises il existe 37 guides parus depuis 1954, et 17 autres sont en cours d'impression ou prêts pour l'impression. La série des guides des Archives d'État de Bulgarie, commencée dans les années 1960, couvre déjà 25 dépôts centraux et régionaux sur 30. D'autres exemples peuvent être cités pour l'URSS, la Pologne, la Tchécoslovaquie, l'Allemagne fédérale, l'Autriche, l'Espagne, le Danemark et les Archives locales anglaises.

Une attention particulière doit être prétée au projet en cours aux Pays‑Bas,  où le guide en deux volumes de 1973 De Rijksarchiven in Nederland (couvrant la totalité des archives d'État centrales et provinciales) est peu à peu remplacé par une série de guides cumulatifs pour les douze provinces, où seront décrites toutes les openbare archieven, y compris celles des villes et des coopératives hydrauliques de la côte. Les volumes 1 à 6, pour les provinces de Drenthe, Gueldre, Zélande, Nord‑Brabant, Groningue et Overijssel, ont été publié en deux ans; ceux de Nord‑Hollande et Amsterdam, avec 300‑400 pages chacun, sont sous presse; il en restera 4 àpublier, prévus pour 1981‑1983 ainsi qu'un guide nouveau pour les Archives centrales (Algemeen Rijksarchief). Nous verrons si l'étude du CIA, en cours, aboutira à recommander la formule développée comme celle des Pays‑Bas ou une formule plus abrégée. La formule des Pays‑Bas pourrait servir de modèle aux efforts coordonnés du CIA pour les guides régionaux des archives du Tiers Monde, où les guides à jour sont rares. Il semble que le projet de guide des archives d'Asie, subventionné par l'UNESCO, aille dans cette direction. Le projet en cours de guide des archives des institutions internationales doit aussi être mentionné à ce propos.  z. La publication des instruments de recherche traditionnels.

Il n'y a pas de divergences fondamentales quant à l'utilité des guides d'archives imprimés, même s'il existe quelques différences d'opinion quant à leur conception. En revanche, pour la publication des instruments de recherche traditionnels tels qu'inventaires, répertoires, catalogues et index de fonds ou de séries, la situation est beaucoup plus complexe. Historiquement, la publication systématique d'instruments de recherche d'archives a toujours été limitée à un petit nombre de pays d'Europe occidentale. Le Publie Record Office d'Angleterre, les Archives de France et de Belgique, ont commencé à publier des inventaires de façon plus ou moins régulière depuis le milieu du XIXe siècle. Un compte approximatif des publications officielles du Public Record Office (inventaires, catalogues, répertoires) depuis 1858 avoisine 1.000 volumes, à quoi s'ajoutent 200 volumes offset publiés en souscription par la List and Index Society. En Belgique, les Archives générales du Royaume ont publié, à elles seules, 156 volumes depuis 1837. En Belgique comme en France, l'impression typographique et l'impression offset se pratiquent concurremment.

Dans la plupart des autres pays, l'impression des instruments de recherche d'archives a été, jusqu'à la seconde guerre mondiale, limitée à quelques cas particuliers, tels que les inventaires analytiques de chartes médiévales ou de fonds d'un intérêt historique exceptionnel. Le changement de politique a été facilité par l'apparition de la technique d'impression offset, moins coûteuse. Les différentes séries d'Inventories, Preliminary Inventories et Special Lists publiés par les Archives nationales des Etats‑Unis, les deux dernières ayant commencé en 1941‑1942, comptent déjà plus de 300 volumes, en y incluant les inventaires d'archives ennemies saisies pendant la guerre. Le Riksarkivet du Danemark a 15 volumes imprimés en typographie et 40 en offset.. Les Archives d'État de

Marbourg—les premières en Allemagne à avoir entrepris une politique de publication systématique ‑‑ ‑ ont publié 110 volumes depuis 1957. La grande majorité des réponses reçues à notre question « Y‑a‑t‑il une politique de publication pour les inventaires et répertoires ? » est affirmative, bien que dans certains cas la publication n'ait effectivement commencé que depuis quelques années. Les Archives des Pays‑Bas, dont la série d'impression en offset date de 1975 ont déjà public 30 volumes pour les Archives centrales et 25‑30 pour chacun des dépôts provinciaux, ce qui est un rythme assez impressionnant. Dans d'autres pays, on cite 3, 5 ou 7 volumes, qui couvrent « une partie minime des fonds ». D'autres encore avouent avec regret que leur politique de publication » reste à mettre en œuvre » ou « n'a pas encore démarré. »

On est certainement fondé à se demander si réellement tous les inventaires de tous les fonds de tous les dépôts d'archives du monde méritent d'être imprimés à 200 ou 500 exemplaires, chiffre habituel de ce genre de publications. Pour certains dépôts, dont l'intérêt est essentiellement régional ou local, il semble suffisant de limiter les publications à un guide général bien conçu et aux inventaires des fonds reconnus comme possédant un intérêt extra‑régional: affaires internationales, archives d'entreprises ou de personnes ayant joué un rôle important, cartes et photographies. Dans beaucoup de cas, les premiers volumes à être publiés sont des inventaires d'archives privées; à Singapour, la publication a commencé par le catalogue des photographies et par le répertoire des nombreux microfilms d'archives d'entreprises. A ce point de vue, la publication d'instruments de recherche imprimés est essentielle pour les archives de la littérature et de l'art et pour les archives économiques et techniques; ainsi, il existe une abondante série d'inventaires et de catalogues publiés par les Archives centrales de la littérature et de l'art à Moscou, et le Wirtschaftsarchiv (Archives d'entreprises) de Dortmund, avec ses 14 volumes d'inventaires publiés en dix ans, semble être très en avance sur les Archives d'État voisines.

A défaut de publication proprement dite, on peut recourir au procédé de la ronéo ou de la photocopie pour multiplier les exemplaires des instruments de recherche. Il existe depuis plus de vingt ans une politique d'échanges réguliers d'inventaires non publiés entre les trois dépôts d'archives d'État de Hesse. Jusqu'à présent, il semble qu'on n'ait pas fait grand usage de la possibilité de diffuser les instruments de recherche d'archives sous forme de microfilms ou microfiches, bien qu'un grand nombre de dépôts aient fait microfilmer leurs instruments de recherche manuscrits ou dactylographiés, comme mesure de sécurité. Étant donné que la plupart des services d'archives disposent maintenant d'appareils pour la lecture des microformes, on pourrait publier les répertoires et les index en microfiches L'idée d'une diffusion mondiale des inventaires sur microfiches est sûrement attirante. Une des premières réalisations concerne les séries des Finding‑Aids on Microfiches, qui sont publiées par la maison Inter‑Documentation à Zug en complément des guides de P. Grimsted sur les archives en U.R.S.S.

3. Information par sujets.

L'utilité des index‑matières et des instruments de recherche par thèmes pour compléter les habituels inventaires et répertoires par fonds est reconnue depuis longtemps. L'importance de l'information par sujets s'accroit avec l'afflux des chercheurs non historiens, qui ont des domaines d'intérêt assez limités et ne souhaitent pas pénétrer dans les complexités de l'histoire territoriale et institutionnelle qui forment la base du classement par structures en vertu du principe du respect des fonds. La concentration des intérêts des chercheurs sur certains sujets ou sur certains types de documents impose une forme de recherche à laquelle il peut être difficile de faire face avec les inventaires et répertoires traditionnels; elle justifie donc l'élaboration et éventuellement la publication d'instruments de recherche spécifiques ou de directives conçues pour faciliter le travail du personnel chargé de renseigner et d'orienter ces chercheurs.

Parmi les guides par sujets les plus utiles, il faut certainement compter les guides par pays ou régions. Les guides Carnegie des sources de l'histoire des États‑Unis dans les archives européennes remontent au début de notre siècle. Point n'est besoin ici de présenter le Guide des sources de l'histoire des Nations, un des meilleurs fruits de la coopération CIA‑UNESCO. Materials in the National Archives relating to the Russian Empire and the Soviet Union, to the Mexican States, to the Middle East, to Rumania, sont les titres de quelques‑uns des Reference Information Papers publiés par les Archives nationales des États‑Unis. Balcania, a guide to the Polish Archives relative to the History of the Balkan (1979) sera suivi par d'autres volumes similaires dans d'autres pays. Les Archives nationales d'Australie ont publié un guide des Archival Resources... relating to the Indian Ocean (1979). Des guides du même type sont publiés par des maisons d'édition intéressées: ainsi l'ouvrage de Lewanski Eastern. Europe and Russia/ Soviet Union, a Handbook of West European Archival and Library Resources (1980, 317 p.).

Très proches de ces guides par pays ou par régions sont les inventaires concernant des groupes spécifiques de population: ainsi l'inventaire des sources concernant l'histoire des juifs dans les archives européennes, appuyé par les archives et les instituts de recherche d'Israël, ou la nouvelle série de guides thématiques sur les Indiens d'Amérique, Hispanic People of the Southwest et Black History in the U.S., annoncés par les Archives nationales des États‑Unis. Les Archives publiques du Canada ont récemment publié Sources for the Study of Canadian Jewry et Records relating to Indian Affairs. D'une ambition plus vaste sont les Records of Interest to Social Scientists, 3 volumes (jusqu'à présent) de la série des Handbooks (Manuels) du Public Record Office d'Angleterre.

Certains guides sur l'histoire de la technologie et de l'industrialisation ont été des réussites intéressantes. La proportion de documents inattendus est parfois encore plus grande dans les guides sur l'histoire de l'architecture, de la littérature et de l'art, comme ceux publiés par les Archives nationales de France. L'exemple d'une entreprise commune est le Guide des sources de l'architecture et  de l'urbanisme Les Capitales de l'Europe, publié par le C.I.A. en 1980 (rédacteur en chef Mme A. Sagvari des Archives de la ville de Budapest). Les Archives du Danemark et du Luxembourg ont recensé les sources sur l'histoire de l'enseignement. L'enseignement et la région de Casamance ont été les sujets des deux premiers guides publiés par les Archives du Sénégal. Il y a aussi, bien entendu, des guides de sources sur des périodes historiques importantes, la seconde guerre mondiale (Archives d'Australie, Publie Record Office d'Angleterre), l'oppression et la résistance sous la domination nazie (Archives d'État de Bavière), la révolution russe de 1917 et son impact sur les autres pays (Archives centrales slovaques de Bratislava), la guerre civile américaine (Civil War Maps, National Archives des États‑Unis).

Les cartes, les affiches, les sceaux font parfois l'objet de guides spéciaux, qui dépassent le cadre d'un seul dépôt. D'ailleurs, beaucoup de guides par sujets s'étendent à plusieurs dépôts (ou même à l'ensemble des dépôts d'un pays ou d'une région). Ceci est vrai notamment pour les guides d'archives d'entreprises et d'archives privées. Des inventaires nationaux d'archives privées ont été entrepris en URSS (3 volumes, 1963‑1980), en Allemagne fédérale (2e édition 1981), aux États‑Unis, en Suisse, ailleurs encore. Un Guide des archives d'entreprises conservées dans les Archives publiques belges a été publié en 1975, et un guide analogue pour les Pays‑Bas a connu sa 2e édition en 1979.

Pour tous ces instruments de recherche thématiques, il existe plusieurs formules. Certains sont de véritables inventaires détaillés, qui, sur un sujet donné indiquent non seulement les fonds mais les dossiers et les documents individuels, parfois même de simples mentions dans des livres de comptes ou des registres notariaux. Les guides de recherche proprement dits expliquent surtout les méthodes et les procédures à suivre pour mener à bien une recherche sur un sujet donné, en se bornant à énumérer les fonds intéressants et à signaler globalement la nature des renseignements qu'on peut y trouver, la liste des instruments de recherche disponibles et la façon de les utiliser. Les inventaires détaillés par sujets peuvent atteindre plusieurs volumes, tandis que les simples guides de recherche ont en général entre 50 et 150 pages, parfois même moins. Certains dépôts d'archives anglais et américains ont des mini‑guides par sujets, sous forme de brochures, gui sont parfois des versions abrégées de guides plus détaillés.

Il existe une gamme particulièrement large d'instruments de travail dans deux domaines de la recherche en archives, que nous avons laissés de côté jusqu'à présent: la généalogie et l'histoire locale, qui, au moins en Europe occidentale et en Amérique du Nord, représentent les plus hauts pourcentages de chercheurs dans les statistiques des services d'archives. Les guides des recherches généalogiques aux Archives nationales de Paris et de Washington ont été parmi les premiers du genre. Les Archives de France annoncent la prochaine publication d'un nouveau Guide des recherches d'histoire des familles et d'un Guide des recherches d'histoire communale. Aux Etats‑Unis, en Angleterre et en Australie, il existe d'innombrables guides sur l'histoire généalogique, dans les archives et au‑dehors, au niveau national, régional et local: citons comme exemples le Source Material  for Genealogical Research des Archives d'Australie (1977) le Genealogist's Guide to the West Sussex Record Office (Chichester 1979) la publication sur les documents intéressant l'histoire des personnes aux Archives militaires de Hanovre (1979) et les guides des documents sur l'immigration et la déportation dans les Archives des Nouvelles Galles du Sud.

Un nombre encore plus grand‑de guides et d'introductions à la recherche généalogique sont publiés par les sociétés généalogiques et par les éditeurs spécialisés; ces guides sont parfois utiles du point de vue des archives surtout s'ils sont rédigés par des archivistes professionnels comme O. Iredale dont le petit livre Discovering your family tree est en vente dans tous les kiosques à journaux de Londres

La situation est assez semblable pour l'histoire locale. Ici aussi il existe des guides comme Local History in West Sussex (2e édition 1975), Writing local history des Archives provinciales d'Alberta (1980), Vom Archivdokument zur Gemeindegeschichte des Archives d'État de Zurich (1979). Un manuel bavarois sur l'histoire locale (Bayerische Heimatkunde: ein Wegweiser, 1974) a été patronné par les Archives d'État, et le livre de F. G. Emmison Archives and local History (Ire éd. 1966) est le fruit de l'expérience professionnelle de l'auteur dans les archives de comtés britanniques.

4. Effets sur les utilisateurs.

Il est certes difficile de savoir si la publication des différents types de littérature d'information sur les archives et la recherché archivistique, des guides et des instruments de recherche de toutes sortes, est réellement « payante » en ce qui concerne l'intérêt des « clients » des archives et leur orientation. Les données chiffrées sur le nombre des lecteurs dans les salles de lecture des archives ou sur celui des demandes de renseignements par correspondance ne font pas de distinction entre les chercheurs qui ont préparé soigneusement leur travail à l'avance soit sur place soit à l'extérieur, grâce aux guides et inventaires publiés et ceux qui viennent attirés par une action publicitaire réussie ou même par la simple curiosité, parce qu'ils ont lu ou entendu quelque chose sur les archives.

Sous ces réserves, il est néanmoins intéressant de constater que les institutions d'archives qui signalent plus de 20 % d' « utilisateurs ayant préparé leur recherche à l'avance » sont en général celles qui ont les plus vastes et les plus anciens programmes de publications: 50 % pour les Archives d'État des Pays‑Bas 40 % pour les Archives nationales des États‑Unis et le West Sussex Record Office 25 à30 % pour les Archives de Belgique, de Tchécoslovaquie et de Hongrie 20 % pour les Archives économiques de Dortmund qui n'ont commencé leur série de publications que voici dix ans. Les pourcentages très élevés de 60, 70 et même go % que signalent les Archives d'Indonésie des Bermudes et de Surinam n'ont qu'une signification restreinte, étant donné la faible fréquentation de ces dépôts (entre 1 et 3 chercheurs et demandes de renseignements par jour); cet argument est moins valable cependant, pour les Archives nationales de l'Inde et de  la Corée, qui indiquent 80‑90 % avec une fréquentation quotidienne d'environ 40. 

D'un autre côté, nous trouvons beaucoup de services d'archives où, malgré un bon effort de publicité, malgré l'existence de guides et d'au moins quelques inventaire publiés, seulement 3 à 10 % des chercheurs et des demandes de renseignements se réfèrent à une information préalable. Dans certains cas, lorsqu'il s'agit de publications récentes, on peut penser qu'elles ne sont pas encore connues; mais le fait que, dans la plupart des archives départementales françaises, où la tradition de publication des instruments de recherche est ancienne, le pourcentage des chercheurs qui s'y réfèrent est inférieur à 10 %, est décidément alarmant. « La grande majorité des usagers ignore superbement l'usage des instruments de recherches »: telle est la conclusion assez désabusée d'un directeur des services d'archives d'un département français.

<<TOC4>> La recherche en sciences sociales et le problème de la confidentialité

par
Jake KNOPPERS
Archives publiques du Canada

Depuis plusieurs années une certaine inquiétude s'est fait jour au sujet de l'utilisation croissante de l'ordinateur pour le traitement de l'information concernant les personnes et de la création de banques de données qui en est la conséquence. La crainte principale est qu'il devienne impossible de contrôler l'exactitude de l'information et l'usage qui en est fait. La violation de la vie privée (réelle ou supposée) qui risque de résulter de la collecte et de la diffusion des micro‑données informatiques sur les individus soulève des problèmes à la fois moraux et juridiques. Comment peut‑on, en pratique, concilier le droit au secret de la vie privée, la liberté d'accès à l'information et le droit à la connaissance ? Cette question risque de continuer à poser pendant longtemps un redoutable défi aux responsables des banques de données et aux citoyens.

Certains chercheurs sont particulièrement concernés par ce problème et peuvent être pris comme base d'une étude de cas : ce sont les chercheurs en sciences sociales. Dans la poursuite de leurs travaux, ils sont en effet fréquemment confrontés à un dilemme : d'un côté ils cherchent à accéder aux micro‑données sur les individus réunies par les instituts centraux de statistique ou par d'autres organismes gouvernementaux ; d'un autre côté ils ont le souci de garder confidentiels leurs propres dossiers. Tel est le thème de l'étude intitulée 'Projet sur la vie ‑privée' de l'Université de Western Ontario.

Pour donner un début de réponse aux questions de plus en plus fréquemment posées à ce sujet, le Parlement fédéral canadien a voté en juillet 1977 la Loi sur les droits individuels, dont la quatrième partie instaure une procédure qui permet aux Canadiens d'avoir accès aux informations les concernant qui sont détenues par les ministères et administrations fédéraux, et de contrôler dans une certaine mesure l'exactitude de ces informations et l'usage qui en est fait.

Malgré le souci croissant et l'inquiétude réelle des chercheurs en sciences sociales touchant le respect de la vie privée, la confidentialité des données et la sécurité des organisateurs, on ne sait pas grand' chose de leurs réactions ‑ en tant qu'individus ‑ lorsqu'ils sont confrontés à une demande d'information sur eux‑mêmes. Comment réagissent‑ils quand l'occasion leur est donnée de dire quelles informations doivent rester confidentielles dans un questionnaire destiné à alimenter une banque de données ?

Leur réaction a été peut‑être révélée lors de la préparation, en 1976, d'une liste de spécialistes en sciences sociales (SocScan) par la Fédération canadienne des sciences sociales. Cette liste est conçue comme un outil de référence flexible et évolutif à l'usage des chercheurs en sciences sociales et de ceux qui désirent utiliser leurs travaux. En d'autres termes, le SocScan doit pouvoir fournir à un demandeur les noms de ceux qui ont fait des recherches ou qui sont spécialisés dans un domaine particulier, ou qui ont publié quelque chose sur un sujet donné. Le SocScan donne ainsi un accès direct à un groupe de spécialistes et permet de relever les sources utilisables pour un thème de recherche déterminé.

La collecte des données pour le SocScan fut commencée par l'envoi de questionnaires à tous les organismes connus travaillant au Canada dans les domaines de l'éducation, de l'administration et de l'entreprise privée, sur le sujet des sciences sociales. A ce stade, aucun contrôle ne fut effectué pour mesurer le pourcentage des organismes touchés par le questionnaire ni celui des réponses reçues (la mise à jour du SocScan prévue pour 1979‑1980 inclura ces pourcentages). Dans ses grandes lignes, le questionnaire ressemblait à un curriculum vitae. Il présentait les caractéristiques suivantes :

1. Il garantissait aux chercheurs en sciences sociales que les informations fournies par eux ne seraient accessibles à des tiers que conformément aux règles établies par la Fédération canadienne des sciences sociales en accord avec les sociétés savantes.

2. Il les autorisait à restreindre la communication de certaines informations dans un domaine ou sur un sujet donnés.

3. Leur autorisation serait requise avant communication de toute information, complète ou partielle, les concernant.

Par exemple, si un demandeur désire connaître les noms de toutes les personnes effectuant des recherches sur 'les systèmes fédéraux de gouvernement', 'l'énergie solaire', ou 'l'économie rurale', l'ordinateur localise les dossiers concernant ces sujets et fournit un listing en conséquence. Si, au lieu de l'information demandée, l'ordinateur répond par la lettre. cela signifie que l'information a été enregistrée comme ne devant pas être donnée sans l'autorisation du chercheur ; le demandeur peut, dès lors, entrer en contact avec le chercheur lui‑même, soit directement, soit (si le chercheur a souhaité que son adresse reste confidentielle) par l'intermédiaire dé SocScan.

En 1977 et au début de 1978, 5212 dossiers utiles ont été entrés dans la banque de données du SocScan. Sur ce nombre, 4264 (soit 81,8 pour cent) étaient en anglais et 984 (soit 18,9 pour cènt) en français. Parmi les chercheurs ayant répondu en anglais, 1099 (soit 25 pour cent) ont demandé que la communication d'informations les concernant soit restreinte, alors que 496 (soit 52,3 pour cent) des répondeurs en français ont exprimé le même souhait. Au total, 30,6 pour cent des chercheurs ayant répondu à l'enquête ont souhaité voir garder confidentielles certaines informations fournies par eux.

Certains chercheurs n'ont pas répondu à toutes les questions. Nous ne devons pas en conclure pour autant que les questions auxquelles ils n'ont pas répondu ne se soient pas appliquées à eux ou qu'ils n'aient pas eu les éléments de réponse ; cela peut signifier, au contraire, qu'ils ont voulu délibérément taire certaines informations pour les garder confidentielles Il serait trop coûteux pour le SocScan, à l'heure actuelle, d'en faire une analyse détaillée par ordinateur ; mais il est possible d'en donner une statistique rudimentaire. Celle‑ci donne d'ailleurs une image étonnamment claire des réponses concernant la confidentialité.

Comme nous l'avons dit, le questionnaire était établi sous la forme d'un curriculum vitae, avec les éléments d'information suivants :

1. Données personnelles : adresse, âge, sexe, statut professionnel, nationalité, appartenance à un organisme, etc.

2. Expérience : diplômes, connaissances linguistiques, domaines d'expérience.

3. Recherche : titre du projet de recherche, organisme patronant la recherche, sources de financement, etc.

4. Publications.

Les demandes de restriction de communication des informations fournies en réponse à ce questionnaire sont résumées dans le tableau à la page suivante.

Au total, 1595 chercheurs (39,6 pour cent) ont demandé qu'une partie de leur réponse soit placée en accès restreint. Les cinq points sur lesquels les demandes de restriction d'accès ont été les plus fréquentes sont les suivants :

Date de naissance	718 (13,8 pour cent) 
Description du projet de recherche	227 * 
Relation avec la politique gouvernementale	206 * 
Titre du projet de recherche	194 * 
Nationalité	190 *

(* Certains n'ont pas répondu à cette question.)

Ainsi, mise à part leur date de naissance, la plupart des chercheurs en sciences sociales semblent disposés à accepter que leur curriculum vitae soit communiqué à des utilisateurs de bonne foi, aux conditions fixées par la Fédération et par les sociétés savantes.

DEMANDES DE RESTRICTION DE COMMUNICATION

——————————————————————————————————————————
	ANGLOPHONES	FRANCOPHONES	TOTAL
——————————————————————————————————————————
I. Données  personnelles

Nom	24 (63%)	14 (37%)	38
Adresse	16 (18%)	63 (82%)	89
Sexe	43 (62%)	26 (38%)	69$
Date de naissance	455 (63%)	263 (37%)	718
Nationalité	168 (92%)	14 ( 8%)	182
Statut professionnel	26 (27%)	72 (75%)	96
Appartenance à une association 
professionnelle ou société savante	91 (78%)	25 (22%)	116
Appartenance à d'autres 
organismes ou comités	95 (80%)	18 (20%)	113

II. Expérience

Diplômes	58 (78%)	15 (11%)	73
Connaissances linguistiques	56 (68%)	26 (32%)	82
Domaines d'expérience	55 (68%)	22 (29%)	77
Spécialisations	23 (62%)	14 (38%)	37

III. Recherche

Titre du projet de recherche	143 (74%)	51 (26%)	194
Description du projet de recherche	160 (70%)	67 (30%)	227
Relation avec la politique 
gouvernementale	50 (24%)	156 (76%)	206
Organisme de patronage	36 (24%)	114 (76%)	150
Durée du projet	38 (42%)	52 (58%)	90
Informatisation des résultats	9 (14%)	57 (86%)	66

IV. Publications	36 (73%)	13 (27%)	49
——————————————————————————————————————————
* 172 réponses n'ont pas fourni cette information.

Le tableau ci‑dessus montre clairement qu'il y a une différence d'attitude marquée entre les chercheurs anglophones et francophones quant àla communication de certaines informations. Ceci pourrait donner lieu à une étude en soi, et elle sera entreprise lorsque le SocScan sera mis à jour en 1978‑1979.

Il est toutefois possible dès maintenant de formuler quelques remarques. La première est que les cinq points d'information sur lesquels les chercheurs anglophones ont le plus souvent demandé des restrictions de communication sont :

‑ la date de  naissance du chercheur	455
‑ la nationalité  du chercheur	176
‑ la description du  projet de recherche	160
‑ le titre du  projet	143
‑ les diplômes du  chercheur	58

Le fait que la nationalité figure en second rang nous amène à penser qu'une forte proportion des chercheurs anglophones en sciences sociales travaillant au Canada ne sont pas citoyens de ce pays. Ceci expliquerait aussi pourquoi les diplômes des chercheurs apparaissent sur cette liste. Quant à savoir pourquoi les titres des projets de recherche et leur description doivent être gardés confidentiels, cela est difficile à expliquer ; peut‑être s'agit‑il de recherches portant réellement sur des sujets confidentiels, ou peut‑être aussi certains chercheurs en sciences sociales ont‑ils une conception trop étroite de la nature de leurs travaux' qui les porte à croire que l'importance de ceux‑ci justifie des restrictions de communication.

De l'autre côté, les cinq points sur lesquels les chercheurs francophones ont le plus fréquemment demandé des restrictions de communication sont :

‑ la date de naissance du chercheur	263
‑ la relation des recherches avec la
politique gouvernementale	156
‑  l'organisme patronant la recherche	156
‑ la  durée du projet de recherche	72
‑ le  statut professionnel du chercheur	69

Ainsi, les chercheurs francophones semblent être plus préoccupés de la divulgation des informations lorsque leurs sujets de recherches sont en relation avec la politique gouvernementale ou peuvent influer sur elle. Il est également intéressant de noter leurs réticences quant à la divulgation des noms des organismes qui patronnent leurs recherches. Quant aux raisons de leur désir de confidentialité en ce qui concerne leur statut professionnel et la durée de leurs projets de recherche, on ne peut faire que des conjectures.

Enfin, malgré la faible quantité des informations disponibles, deux autres observations peuvent être formulées :

1. Presque quatre fois plus de francophones que d'anglophones ont demandé àce que leur adresse personnelle soit placée en accès restreint.

2. Trois fois plus de francophones que d'anglophones ont demandé à ce qu'il ne soit pas divulgué qu'ils possèdent des données informatisées.

Bien qu'un tiers des chercheurs en sciences sociales qui ont participé à cette première phase du SocScan aient demandé qu'une partie des informations fournies par eux ne soit pas communiquée sans leur autorisation, une analyse plus fine montre en fait que plus de 10 pour cent d'entre eux n'ont demandé cette restriction d'accès que pour une seule question sur 70. Ainsi, parmi tous ceux qui protestent hautement contre les restrictions de consultation des banques de données au nom du respect de la vie privée, ce sont les chercheurs en sciences sociales qui ont montré qu'ils étaient prêts eux‑mêmes à participer à un programme de cette nature. La raison en est probablement la nature même du SocScan et la façon dont il en est contrôlé. Ce n'est, en effet, ni une banque de données gouvernementale ni un organisme commercial ou privé. Le SocScan est géré et contrôlé par les chercheurs en sciences sociales eux‑mêmes. A l'heure actuelle, plus de 6.000 chercheurs ont participé à ce projet, et on compte que ce nombre s'élèvera à 10.000 avant 1980.

Il est vraisemblable que d'autres associations éprouveront dans l'avenir le besoin d'un accès rapide et efficace à l'information concernant elles‑mêmes et leurs membres et qu'elles demanderont à ceux‑ci, en conséquence, d'accepter de collaborer à des banques de données analogues au SocScan. Grâce aux nouvelles technologies il est possible de prendre en compte les désirs individuels quant à la confidentialité des informations recueillies. Le succès de telles banques de données dépendra de la fiabilité des personnes qui les contrôleront et de la mesure dans laquelle leurs gestionnaires respecteront les conditions d'accès fixées par les donneurs d'information. Une banque de données informatisée peut être considérée comme un dépôt d'archives vivant. Pour en maintenir l'intégrité, les gestionnaires des banques de données feraient bien de ne pas se reposer sur des 'systèmes de sécurité' impersonnels, mais d'imiter les archivistes en respectant les voeux des donneurs d'information de façon à s'assurer de leur confiance.

<<TOC4>> Droit à l'information et respect de la vie privée : le dilemme des libertés civiles  

par Alan REITMAN

L'objet de cet article est de mettre en lumière quelques‑uns des conflits qui peuvent s'élever entre le droit à l'information et le droit au respect de la vie privée, qui sont garantis l'un et l'autre par la Constitution des Etats‑Unis. Ces conflits posent des problèmes éthiques aux archivistes, qui doivent tenir compte des deux éléments. J'espère que mes commentaires aideront les archivistes à étudier ces problèmes sinon à les résoudre.

Du point de vue des libertés civiles, l'accent mis sur l'aspect éthique concerne non seulement les jugements personnels sur l'opportunité et les limites de la restriction d'accès aux archives pour protéger la vie privée, mais aussi les droits constitutionnels des individus. En fait, droits constitutionnels et problèmes éthiques sont intimement mêlés. Les droits reconnus par la loi constituent la garantie de la dignité des individus, et imposent des règles pour les relations entre l'État et les citoyens.

Les problèmes d'accès aux documents ne concernent pas seulement les pouvoirs publics ; ils s'appliquent aussi aux relations entre les individus et certaines institutions privées, notamment la presse. Cependant, les principales difficultés naissent surtout des relations avec l'État, et c'est sur elles que nous centrerons notre étude.

Dès qu'on s'attaque au problème, on constate que le conflit n'est pas seulement un conflit de droits, mais aussi de besoins. La liberté d'information est l'essence de toute démocratie. Si les citoyens ne sont pas bien informés, le système démocratique ne peut plus fonctionner librement, quel que soit l'enjeu social, politique ou économique. Dés que les moyens d'information sont limités ou bloqués, la participation des citoyens aux affaires publiques, par le jeu des élections ou des relations avec les élus, est affaiblie. La liberté de croyance et d'opinion, garantie par le Premier Amendement à la Constitution des Etats‑Unis, ne peut être effective si les citoyens ne peuvent se renseigner sur l'action du gouvernement, soit par la presse, soit directement par l'accès aux documents. Ce droit d'accès est enraciné dans notre tradition historique depuis très longtemps ; on peut même dire qu'il est une composante essentielle de notre système politique, et que la liberté d'accès est une porte ouverte, que seule désirent fermer ceux qui veulent limiter l'information.

Le droit à la protection de la vie privée n'est pas moins important, et il est également garanti par la loi. Comme l'Attorney General Edward Levi l'a récemment fait remarquer, le Premier et le Quatrième Amendements à la Constitution concernent la vie privée : le Premier Amendement garantit le secret des croyances et des opinions des citoyens au nom de la liberté d'expression, et le Quatrième Amendement assure "le droit des individus à la protection de leurs personnes, de leurs maisons, de leurs papiers et de leurs effets, contre toute fouille ou saisie injustifiée". Selon les mots d'Edward Levi, "une indiscrétion injustifiée constitue une violation irréparable de la liberté d'expression et de la spontanéité de la pensée et du comportement humain, et met en péril aussi bien la personne elle‑même que ses biens". 

La liste des domaines où s'exerce le droit au respect de la vie privée peut être aisément allongée. Ainsi, la publication des noms des membres d'une association privée peut détruire cette association si celle‑ci a des activités controversées. Que serait‑il advenu de la NAACP dans les années 1950 et 1960, à l'époque où le mouvement pour les droits civiques était en butte à une hostilité ouverte, si la Cour Suprême n'avait pas refusé aux Etats du Sud l'accès aux listes de membres de cette association ? Comment la presse pourrait‑elle jouer son rôle d'information, si elle devait révéler publiquement les noms de ses informateurs confidentiels ? Qu'il s'agisse des délibérations des jurys, des conférences de juges, de la lutte contre la criminalité, de la politique étrangère, de la défense nationale, il est aisé de voir quelle importance revêt la protection du secret.

De nos jours, le public s'inquiète des vastes pouvoirs de l'État et du danger qu'ils représentent pour la vie et la liberté des citoyens. Depuis l'affaire du Watergate, le conflit entre le droit à l'information et le respect de la vie privée apparaît comme un phénomène nouveau, mais ce serait une erreur de nous limiter à la situation actuelle. Depuis bien des années, nous nous sommes préoccupés des dangers, pour les citoyens, des questions posées à l'occasion des recensements de la population, concernant par exemple la race ou l'origine ethnique des individus. Beaucoup d'organismes législatifs ou administratifs ont été à juste titre critiqués pour leur façon de travailler dans le secret, à portes closes, sans que les citoyens en soient informés ; mais une publicité totale de leurs délibérations violerait clairement bien des sujets privés, par exemple les négociations syndicales ou la vie familiale des employés. Ces exemples, qu'on pourrait multiplier, montrent qu'il n'existe pas de panacée et que chaque conflit doit être étudié attentivement par lui‑même.

Voyons d'abord ce que disent les tribunaux et les assemblées législatives au sujet de ces conflits.

Etant donné la gravité du problème, il est surprenant que le Congrès ait attendu 1966 pour voter la Loi sur la Liberté d'information (Freedom of Information Act). Cette loi, due aux efforts de la presse, d'associations comme l'ACLU et de quelques députés et sénateurs, a eu pour but d'assurer l'application du Premier Amendement : le droit d'exprimer ses idées ayant pour corollaire le droit de recevoir l'information. La loi sur la Liberté d'information stipule que les documents du gouvernement et des administrations fédérales seront accessibles au public et  détermine les procédures d'accès. Nous ne pouvons ici donner le détail des catégories de documents auxquels la loi garantit l'accès, mais il est intéressant de citer celles que la loi exclut du libre accès, car c'est sur ce point que se livre la bataille entre le droit à l'information et le respect de la vie privée.

La loi énumère neuf catégories d'informations auxquelles l'accès est interdit ou restreint ('exception') :

1. Les documents "définis par un ordre présidentiel comme secrets dans l'intérêt de la défense nationale ou de la politique étrangère", et "classifiés en conséquence par cet ordre présidentiel". (Ceci se réfère à la classification selon les catégories 'Confidentiel', 'Secret' ou 'Très secret', utilisée par les ordres présidentiels pour désigner ces documents.)

2. Les informations concernant "les règles et pratiques internes" qui ne concernent pas le public. Cette exception a été parfois utilisée par les tribunaux pour empêcher la divulgation d'informations qui pourraient gêner l'administration dans l'accomplissement de ses tâches, telles que, par exemple, des négociations pour l'acquisition de terrains ou l'inspection des établissements industriels en vue de vérifier leur conformité avec les lois fédérales.

3. Les informations dont la loi prévoit expressément la non‑divulgation : par exemple lorsque la loi spécifie que telle ou telle information n'est recueillie par une administration que contre engagement qu'elle ne sera pas divulguée.

4. Les informations commerciales, industrielles ou financières protégées par la loi, par exemple les statistiques de ventes fournies à une administration par une entreprise sous condition de secret.

5. Les communications entre administrations ou à l'intérieur d'une administration, telles que les mémoranda montrant les opinions personnelles des fonctionnaires responsables au sujet d'une décision à prendre ; mais cette exception ne s'applique pas à la divulgation des documents d'information qui circulent au sein de l'administration.

6. Les dossiers personnels et médicaux, et de façon générale tous dossiers dont la divulgation constituerait une "violation injustifiée" de la vie privée.

7. Les documents rédigés ou reçus en vue de la poursuite des crimes et infractions, mais seulement si leur divulgation : a) gênerait la poursuite ‑policière ou judiciaire, b) empêcherait une personne d'être jugée avec impartialité, c) violerait de façon injustifiée la vie privée d'un ou plusieurs individus, d) révélerait l'identité d'une source d'information confidentielle, e) révélerait des techniques d'investigation, f) mettrait en danger la vie ou la sécurité des fonctionnaires chargés de faire respecter la loi.

8. Les rapports concernant le fonctionnement des institutions financières, par exemple la Bourse de New York.

9. Les informations géologiques et géophysiques concernant les mines et les recherches pétrolières, y compris les explorations menées par des compagnies privées.

Bien que la loi sur la Liberté d'information remonte maintenant àplusieurs années, peu de cas litigieux ont été jusqu'à présent soumis à la Cour Suprême ; cependant, les décisions de cette haute juridiction jettent quelque lumière sur les implications constitutionnelles de la loi. En 1973, dans la procédure engagée par Mink contre le service de la Protection de l'environnement, la Cour a statué que l'accès du public à certains documents administratifs ne pouvait être autorisé que si certaines informations touchant la sécurité nationale pouvaient rester confidentielles.

Plus récemment, la Cour a donné une interprétation de la 5e exception, àpropos de contentieux incluant la Sears, Roebuck Company et la Grumman Aircraft Corporation. Elle a décidé que les dossiers d'une administration pouvaient être tenus secrets en raison de la nature de la documentation qu'ils contiennent, d'informations reçues de sources confidentielles.

La Cour Suprême examine actuellement une plainte déposée par l'ACLU concernant l'interprétation des 2e et 6e exceptions. Il s'agit d'une demande de la New York Law Review (revue juridique) tendant à consulter les dossiers de l'U.S. Air Force Academy relatifs à son système disciplinaire, dans le cadre d'une étude sur le code des honneurs de l'Académie. La Cour devra décider si, aux termes de l'exception n° 6, la divulgation de ces dossiers constituerait une "violation injustifiée" de la vie privée, étant bien précisé qu'ils pourraient être communiqués en occultant toutes les données d'identification nominative ; et si, lorsque la connaissance des documents présente un intérêt public important, la règle de non‑communication des dossiers internes du personnel d'une administration doit s'appliquer.

D'autres décisions jurisprudentielles récentes intéressent archivistes et historiens : il s'agit de la communication des dossiers relatifs à des événements historiques récents, par exemple les affaires Alger Hiss et Rosenberg et les procès d'espionnage dans les années 1950.

Les décisions de la Cour Suprême que j'ai mentionnées concernent des demandes d'accès à l'information administrative en relation avec le Premier Amendement à la Constitution. Mais la Cour a également tranché dans des cas où le respect de la vie privée apparaissait primordial : ainsi l'affaire Griswold, en 1965, où le droit au secret de l'emploi de méthodes contraceptives a été affirmé, ou l'affaire Katz, en 1967, où l'installation d'un système d'écoute téléphonique a été reconnue illégale sauf si l'administration peut faire la preuve d'une "cause raisonnable" pour une telle installation. Toutes ces décisions contribuent à préciser la frontière entre le droit d'accès et le droit à la vie privée.

Mais l'évolution de la société crée à son tour de nouveaux problèmes. L'expansion des systèmes automatisés de collecte, de mémorisation et de dissémination de l'information entraîne une inquiétude croissante quant aux possibilités de violation de la vie privée. L'ère de l'ordinateur nous fait prendre conscience de la facilité avec laquelle les données concernant chacun de nous peuvent être divulguées. La collecte de données individuelles sur les citoyens, rendue nécessaire par les nécessités de l'administration moderne, présente des risques quant aux possibilités de mauvais usage de ces données. Aussi une nouvelle législation concernant la protection de la vie privée, le Privacy Act, a‑t‑elle été votée en 1974.

La loi de 1974 sur la Vie privée est en réalité une sorte de 'code des normes' auquel doivent se conformer tous les systèmes d'information, notamment ceux qui sont automatisés. Aucun système contenant des données individuelles ne doit être tenu secret. Toute personne a le droit d'avoir connaissance des données la concernant et de l'usage qui en est fait. Aucune information individuelle ne peut être utilisée, sans l'accord de la personne concernée, à d'autres fins que celles pour lesquelles elle a été collectée. Toute personne peut exiger la rectification de données la concernant contenue dans des documents publics. Toute administration collectant des données individuelles est responsable de l'usage qui en est fait. Il ne s'agit donc  pas ici à proprement parler du conflit entre les besoins contradictoires de l'accès à l'information et du respect de la vie privée, mais des effets pervers que la collecte de l'information peut avoir sur la vie privée.

Là encore, une étude des décisions juridictionnelles projette de la lumière sur ces problèmes. Quatre points principaux ressortent de l'expérience de l'ACLU dans ce domaine :

1. Le gouvernement tend à étendre abusivement la classification des documents comme 'secrets' ou 'très secrets' sous prétexte que leur divulgation risquerait d'affecter gravement le bien public. L'appellation de 'sécurité nationale' a été employée abondamment, au cours des récentes décennies, pour couvrir des erreurs ou des fautes de l'administration. Le gouvernement a même été, dans l'affaire des papiers du Pentagone, jusqu'à prétendre imposer un visa préalable à la publication de certaines informations.

2. Le gouvernement tend à garder secrets des documents sous prétexte qu'ils sont utiles à la recherche de crimes ou d'infractions, au détriment du droit qu'a tout accusé de connaître l'information nécessaire à sa défense.

3. Particulièrement délicate est la question du 'privilège de l'exécutif', si abondamment discutée à propos de l'affaire du Watergate, c'est‑à‑dire de la confidentialité des documents internes de l'administration. Il est évident qu'un décideur de haut niveau doit avoir recours à des conseillers de confiance, qui lui donnent leurs avis en toute liberté et franchise. De tels avis ne pourraient plus être donnés librement s'ils devaient être portés à la connaissance du Congrès ou des média. En revanche, le Congrès, représentant la souveraineté populaire, doit pouvoir savoir comment les lois sont observées, et toute personne estant en justice doit pouvoir accéder aux documents qui l'aideront à prouver sa bonne foi. On pourrait résoudre ce dilemme en distinguant nettement, d'une part le respect du secret pour tout ce qui relève des recommandations ou des avis donnés en matière de politique gouvernementale, et d'autre part la liberté d'information pour tout ce qui relève du domaine des faits.

4. Une dernière difficulté naît de l'extension abusive des exceptions prévues par la loi sur la Liberté d'information quand il s'agit de protéger la 'vie privée' de tiers. Cet argument est de plus en plus souvent invoqué par le gouvernement dans des affaires délicates. Ainsi, des demandes d'historiens pour consulter les dossiers des procès Hiss et Rosenberg ont été rejetées, sous prétexte de protéger les personnes nommées dans ces dossiers. Peut‑être s'agit‑il d'un souci réel de respect de la vie privée ; peut‑être aussi, comme on l'a suggéré, n'est‑ce qu'une ruse employée par le gouvernement pour éviter d'avoir à communiquer des documents embarrassants auxquels la notion de 'défense nationale' ne peut plus raisonnablement s'appliquer vu leur date. Mais la position du gouvernement est particulièrement faible quand les personnes intéressées, telles qu'Alger Hiss, demandent elles‑mêmes l'ouverture des documents aux fins de la recherche historique.

Tels sont les termes du dilemme des libertés civiles. Existe‑t‑il une réponse unique, applicable à tous les cas ? A moins de privilégier exclusivement un des aspects de la question par rapport à l'autre (comme le font certains avocats ou certains journalistes pour qui le droit àl'information prime tous les autres), force est de reconnaître que chaque cas doit être apprécié dans son propre contexte. Du moins faut‑il tenir compte de certains principes, qui peuvent aider à choisir le chemin à suivre.

1. L'accès à l'information est vital, aussi ne peut‑on tolérer aucune forme de restriction qui ne serait pas directement et évidemment fondée sur les besoins de la sécurité nationale ou des droits des citoyens. Par exemple, on peut garder secrètes des informations sur l'armement ou la stratégie militaire : mais les tentatives du gouvernement pour soustraire au public des informations auxquelles il aurait normalement droit montrent que le principe de l'accessibilité doit être réaffirmé comme règle générale.

2. Dans le même esprit, nous devons garder l'oeil ouvert sur les critères invoqués par le gouvernement pour garder certains documents secrets. Le mot magique de 'sécurité nationale' est trop souvent utilisé abusivement à cette fin.

3. On ne peut tolérer la divulgation d'informations qui concernent directement la vie privée des personnes, par exemple les informations médicales concernant les patients traités dans les hôpitaux, ou les dossiers personnels des fonctionnaires, ou les éléments d'accusation d'un prévenu avant son jugement. En pareil cas, le respect de la vie privée passe avant le droit à l'information. En conformité avec la loi de 1974 sur la Vie privée, nous devons veiller à ce que les administrations ne rendent publique aucune donnée individuelle nominative sans l'accord des intéressés ; ceci s'applique en particulier au cas des personnes emprisonnées ou internées dans des hôpitaux psychiatriques, et dont l'accord peut être difficile ou impossible àobtenir.

4. L'effacement ou l'occultation des noms propres et des autres éléments d'identification individuelle semble un moyen raisonnable de concilier les deux principes, si l'on conserve par ailleurs toutes les autres données factuelles. Cependant, cette méthode ne donne pas toujours satisfaction àtout le monde : par exemple, les journalistes peuvent estimer que les noms propres sont indispensables pour leur information, et, à l'inverse, certaines personnes peuvent craindre que l'effacement ou l'occultation des noms propres ne soient pas suffisants pour garantir leur vie privée. Une célèbre affaire jugée par les tribunaux de New York a montré que, s'agissant du dossier d'un malade mental tenu par son psychiatre, la suppression des données personnelles d'identification n'empêchait pas de savoir de qui il s'agissait, en raison de certaines précisions contenues dans le cas lui‑même.

5. Les documents qui concernent des sujets politiques ou sociaux tombent évidemment dans le champ d'application du Premier Amendement à la Constitution. Il en va différemment des demandes de communication de documents présentées à des fins commerciales, par exemple lorsqu'une firme de promotion de la culture de la vigne à domicile demande à connaître la liste des personnes qui paient des taxes sur l'achat de vin, ou encore lorsque des vendeurs d'automobiles désirent se faire communiquer les noms des titulaires de cartes grises. En pareil cas, le respect de la vie privée passe avant le droit de la presse à diffuser les noms des agriculteurs qui reçoivent une aide de l'État pour la culture des cacahuètes.

6. Le degré d'implication d'une personne dans un événement ou une procédure est un élément à prendre en compte pour juger de son droit à la protection de sa vie privée. Ainsi, les témoins principaux dans les affaires Hiss et Rosenberg n'ont pas les mêmes droits à cette protection que les personnes ayant figuré épisodiquement. L'élément temps joue également : est‑il nécessaire de divulguer le rôle d'une personne dans un événement remontant àtrente ans, lorsque le but de cette divulgation est de l'impliquer dans une affaire actuelle ?

7. Lorsqu'une personne accepte de parler ou d'être interviewée sur une affaire à laquelle elle a participée ‑ par exemple Alger Hiss ‑, elle renonce implicitement au secret de sa vie privée.

8. Le principal critère, du point de vue éthique, est celui de l'intérêt légitime des personnes. Il faut toujours se demander si la divulgation d'une information (par exemple des données brutes contenues dans un dossier du FBI) risque de causer un dommage irréparable à une personne, soit en portant atteinte à sa réputation, soit en l'empêchant d'être jugée de façon impartiale.

Je ne sais pas si cette exploration des implications juridiques et constitutionnelles du droit à l'information et du droit au respect de la vie privée correspond aux préoccupations propres des archivistes. Ayant moi‑même la responsabilité des archives de l'ACLU à l'Université de Princeton, je sais que le militant des droits civiques et l'archiviste ont des préoccupations parallèles. Je crois que ni l'un ni l'autre ne possèdent la réponse parfaite, mais l'un et l'autre cherchent dans la même direction. Puisse cette étude y contribuer.

<<TOC4>> L'Utilisation scientifique des archives  

par Michael Roper

L'expansion des études historiques.

Depuis le premier Congrès international des Archives à Paris  en 1950, il s'est produit une expansion mondiale ‑on pourrait même dire une explosionde l'enseignement supérieur, dont une caractéristiques a été la croissance des études historiques et des disciplines apparentées. C'est ainsi que, dans le Royaume‑Uni, le nombre des personnes se consacrant à l'histoire de façon scientifique, soit comme professeurs d'université soit comme étudiants de haut niveau, a plus que doublé entre 1961 et 1976. Dans un contexte plus large, àen juger par les rubriques de Historical Abstracts, le nombre des monographies historiques et des articles de revues‑ pendant la même période a triplé (voir tableau 1).

Bien que cette expansion semble plafonner maintenant en Europe occidentale et en Amérique du Nord, ou du moins progresser à un moindre rythme, il est probable que le sommet n'est pas encore atteint ailleurs et que l'expérience acquise par les archivistes qui ont eu à faire face aux conséquences de ce mouvement peut être utile à ceux qui n'ont pas eu encore affronter la même situation.

En même temps que le nombre des personnes adonnées aux études historiques s'est accru, les objets de leurs recherches se sont diversifiés. Les trois secteurs traditionnels de l'histoire (histoire politique ou constitutionnelle, histoire du droit et histoire ecclésiastique) ont vu se joindre à eux l'histoire militaire (qui a cessé d'être le domaine réservé des généraux et des amiraux en retraite), l'histoire internationale et l'histoire économique, dont l'histoire sociale s'est détachée plus récemment comme secteur particulier. Le nombre des chercheurs dans les trois secteurs traditionnels n'a peut‑être pas diminué en chiffres absolus, mas il a certainement perdu et continue à perdre son importance en proportion de l'ensemble de la recherche historique.

Parallèlement à ce déplacement de l'intérêt vers les secteurs nouveaux de l'histoire, on constate une croissance disproportionée des études d'histoire du 20e siècle, qui sont devenues presque un secteur a elles seules sous le nom d"'histoire contemporaine".

En outre, tous les secteurs de la recherche historique, mais surtout l'histoire économique et sociale, ont développé une multitude de sous‑disciplines, telles que l'histoire des entreprises, l'histoire du travail, l'histoire de l'agriculture, l'histoire des transports, chacune d'elles avec ses centres d'intérêt propres, sa méthodologie propre et ses propres revues spécialisées.

De leur côte, de nombreux spécialistes d'autres disciplines scientifiques se sont consacrés aux aspects historiques de ces disciplines et sont devenus des historiens de la géographie, de l'ensignement, de la science, de la technologie, de la médecine, des idées, des arts, etc. D'autres utilisent les sources historiques pour donner de nouvelles dimensions àl'étude de leurs disciplines particulières ainsi, des archéologues travaillant sur les périodes médiévales et post‑médiévales se servent de documents historiques pour identifier des sites d'intérêt potentiel pour interpréter leurs découvertes et pour restaurer les objets découverts] ; des linguistes utilisent les documents d'archives, depuis longtemps connus pour les études de  toponymie et d'anthroponymie, pour mieux comprendre le développement des langues et des dialectes.

Dans un autre domaine se situent les "études historiques appliquées" des sociologues et des politologues, qu'on a définies comme "des explorations du passé entreprises dans l'intention explicite de faire progresser les recherches scientifiques de sociologie", et dans lesquelles les données historiques sont utilisées pour tester des hypothèses d'application générale.

Nouvelles méthodes et nouveaux domaines de l'histoire

L'intérêt des non‑historiens pour l'étude des données historiques a entrainé une considérable fertilisation de l'histoire par les autres disciplines, et vice versa. Les historiens ont adopté et adapté les techniques des autres disciplines, notamment de l'économie et de la sociologie, pour créer de nouvelles méthodes de recherche  historique. Ces nouvelles techniques et nouvelles méthodes ne ont réservées àaucun secteur particulier ni à aucune époque particulière de l'histoire. Elles ne sont pas non plus obligatoirement très neuves, dans la mesure du moins où elles impliquent la collecte de grandes quantités de données, dont chacune peut être insignifiante prise isolément, recueillies dans une vaste gamme de sources et portant sur de longues périodes de temps, pour dresser de larges tableaux de la société à tous ses niveaux. Les membres de l'"école des Annales"‑, ainsi appelée d'après le nom de la revue Annales, Economies, Sociétés, Civilisations dans laquelle les disciples français de Lucien Febvre et Marc Bloch ont publié leurs oeuvres, faisaient déjà cela avant 1939; et l'epitome de cette école, la grande histoire internationale de la région méditerranéenne au XVIe siècle du professeur Braudel, qui synthétise les données climatologiques, géographiques, économiques et sociales pour créer de nouvelles perspectives et de nouvelles compréhensions, a été publiée dès 1947.

Néanmoins, c'est plus récemment que cette méthodologie s'est généralisée et qu'elle a donné naissance à des spécialisations telles que la démographie historique, dans laquelle les données individuelles concernant les membres des populations humaines ‑(actes de naissances ou baptêmes, mariages, décès ou sépultures) sont utilisées pour fournir d'une parte une information de nature générale sur la fécondité, l'espérance de vie, l'âge du mariage, les taux de naissance illégitimes, etc.‑8, et d'autre part des études sur les "élites", dans lesquelles on cherche à expliquer les institutions économiques, sociales et politiques par une analyse des données biographiques de leurs membres‑méthode souvent appelée "namérienne" d'après le nom de Sir Louis Namier, autre pionnier d'avant‑guerre, et qui a servi à l'étude d'institutions aussi diverses que la Chambre des Communes de Grande‑Bretagne au 18e siècle et l'administration coloniale français. Mais il n'est peut‑être pas injuste de dire que la véritable impulsion donnée au développement de la "nouvelle histoire" est venue de l'adaptation des méthodes statistiques de plus en plus sophistiquées des économistes et des sociologues pour quantifier et analyser, généralement avec l'aide de  l'ordinateur, de vastes masses de données économiques, sociales et politiques du passé (d'où le nom d'"histoire quantitative" souvent donnée à cette méthodologie).

D'autres méthodes nouvelles adoptées par les historiens comprennent les techniques psychanalytiques, utilisées pour écrire des psychanalyses historiques d'individus ou de groupes, et les techniques d'interview des sciences sociales, lesquelles, aidées par le développement des magnétophones portatifs, ont conduit au développement de l’”histoire orale". Ces nouvelles méthodes et techniques ne sont pas encore universellement acceptées, et même dans les nouvelles écoles historiques il y a des désaccords sur la méthodologie et sur les interprétations. Ce n'est pas le rôle de l'archiviste de prendre parti dans ces querelles d'historiens, mais s'il veut répondre impartialment et effectivement aux demandes des historiens il doit être au courant des nouvelles tendances des études historiques.

L'expansion des études historiques et les archives

L'accroissement du nombre des chercheurs et l'élargissement du champ de leurs recherches en histoire et dans les disciplines apparentées ont été de pair avec un recours accru aux sources archivistiques.

Bien que la première raison pour fonder et maintenir les dépôts d'archives publics ou privés ait toujours été de conserver les documents pour des raisons administratives et juridiques, l'utilisation des archives pour la recherche historique a souvent précédé la création des institutions archivistiques modernes. Ainsi les Mauristes en France, les Bollandistes en Belgique, Sir William Dugdale et son cercle en Angleterre, ont fait des recherches dans les archives dès le 17e siècle, bien avant qu'aucun de ces trois pays ait possédé des archives nationales. Cependant, ce n'est guère avant le 19e siècle,  sous l'influence de Ranke, que l'utilisation des archives, de préférence aux annales et aux autres sources littéraires, et la  critique systématique de la nature et de la valeur des sources sont devenues les bases de la méthodologie historique moderne et ont amené les historiens en contact régulier avec les archives Au 20e siècle, et surtout depuis une dizaine d'années environ, le  nombre des historiens qui ont utilisé les archives a des fins 396  scientifique a plusieurs fois doublé (voir tableau 2 et 3); il dépasse maintenant de beaucoup, en règle générale, le nombre de ceux qui les utilisent à des fins juridiques, administratives, économiques ou dans d'autres buts pratiques, bien que dans certains dépôts ils soient concurrencés par les généalogistes et les historiens "amateurs". Les changements de pourcentage entre chercheurs scientifiques, chercheurs utilitaires et grand public dans les archives font l'ojet rapports pour ce congrès;  ils concernent toutefois le présent rapport dans la mesure où ces trois sortes d'utilisation des archives peuvent entrer en concurrence pour la répartition descrédits. Il faut éviter que l'enthousiasme pour la systématisation du records management ("gestion des documents" en français‑canadien) et pour l'ouverture des archives au grand public n'aboutisse a sacrifier les aspects plus érudits de l'archivistique.

L'utilisation scientifique des archives ne s'est pas seulement développée au cours des années récentes; elle s'est aussi étendue à une plus vaste variété de documents.

En effet, si les chercheurs en histoire politique, juridique et ecclésiastique continuent à utiliser les archives en nombre croissant, ils constituent une fraction déclinante parmi les chercheurs; les spécialistes de l'histoire économique et sociale les dépassent maintenant en nombre (voir tableau 4).

En même temps, une proportion croissante d'historiens de toutes disciplines étendent leur intérêt de l'époque médiévale et des débuts de l'époque moderne au 19e et, surtout, au 20e siècle (voir tableau 5).
Cette évolution a de nombreuses conséquences sur la nature et l'ampleur des services que l'archiviste est appelé à fournir.

Certaines de ces conséquences sont quantitatives et matérielles,  par exemple en ce qui concerne l'accroissement du nombre des demandes de communication de documents; d'autres sont qualitatives et intellectuelles, par exemple en ce qui touche l'établissement des programmes de publications et des règles de tri pour répondre aux intérêts des chercheurs, ou encore pour la formation professionnelle des archivistes et l'attribution des crédits de fonctionnement aux services d'archives.

Les conséquences matérielles Tout accroissement de l'utilisation des archives entraîne une contrainte plus forte en ce qui concerne les salles de lecture et le système de communication des documents. Même si la recherche historique n'est pas lu seule cause d'un tel accroissement, l'expérience du Public Record Office de Grande‑Bretagne donne à penser qu'elle joue un rôle prépondérant, puisque les historiens ont tendance à venir plus fréquemment aux archives et àconsulter davantage de documents à chaque visite que les chercheurs non scientifiques. Au Public Record Office, le nombre de séances de travail de toutes les classes de chercheurs réunis a augmenté de plus de 2 fois et demi entre 1962 et 1972 (voir tableau 2), entraînant un encombrement des salles de lecture et des queues de lecteurs, auxquels on a du remédier d'abord en transformant des salles de magasins en salles de lecture additionnelles, ensuite en louant un local voisin, enfin en construisant un nouveau bâtiment a Kew. 

Pendant la même période, le nombre des documents donnés en consultation aux salles de lecture a presque triplé. Un facteur essentiel dans cet accroissement est la demande disproportionnée portant sur les documents du 19e et du 20e siècle et notamment sur ceux intéressant l'histoire sociale et économique. Le 19e et le 20e siècle ont vu se produire une expansion et une diversification de l'administration qui ont coincidé avec un changement dans la conservation des archives, à savoir l’introduction du système moderne des dossiers par sujet, multipliant ainsi le nombre de sources potentielles tout en diminuant le volume de chaque source individuelle et en facilitant son dépouillement dans des limites de temps raisonnables. De là vient que l'historien Je l'époque contemporaine peut consulter en une journée une douzaine de dossiers ou davantage provenant de plusieurs fonds, alors qu'un collègue travaillant sur le moyen âge ou les débuts de l époque moderne prendra plusieurs jours, ou même plusieurs semaines, pour dépouiller un seul rouleau ou registre. 

L'utilisation fréquente do certaines catégories de documents très demandés, surtout s'ils sont écrits sur un papier moderne de médiocre qualité, leur fait courir des dangers de détérioration en raison de manipulations répétées et peut exiger des mesures de protection  spéciales. Lorsque c'est possible, il faut identifier ces catégories  de documents dès leur arrivée aux archives et les traiter préventivement avant de les mettre à la disposition des chercheurs, mais en raison deleur nombre et de leur nature les méthodes traditionnelles de restauration manuelle sont trop coûteuses et trop tentes pour leur être appliquées. On recourt donc le plus souvent a la technique de la lamination, qui est souvent le meilleur moyen, mais la reprographie offre aussi une alternative qui peut se révéler aussi rapide, aussi commode et moins coûteuse, en fournissant des copies qui prennent la place des originaux pour la consultation. Les Archives nationales des Etats‑Unis et le Public Record Office du Royaume‑Uni ont adopté le microfilm pour la communication des listes de recensements du 19e siècle et d'autres documents particulièrement précieux, fragiles ou fréquemment demandés. Le Public Record Office a d'autre part adopté, pour les documents du Conseil des Ministres du 20e siècle, le système de tirages sur papier effectués d'après les microfilms et reliés. Pour choisir entre ces deux procédés, plusieurs facteurs entrent en ligne de compte: coût comparé, en temps et en matériaux, du tirage‑papier et de l'investissement en appareils de lecture de microfilms; durabilité comparée des tirages‑papier et du microfilm; necessité de réserver un espace convenable pour les lecteurs de microfilm dans les salles de lecture, avec les contraintes que cela comporte pour l'aménagement de ces salles. 

Quoi qu'il en soit, un soit, un avantage important de la substitution des reproductions photographiques aux originaux pour la communication des documents est qu'en cas de détérioration ou de vol le dommage est aisément réparable. On peut même en venir à système de "libre‑service", ce qui permet d'alléger le travail du personnel des archives et les mesures de surveillance et de sécurité, que nécessitent les documents originaux. 

Le développement des techniques modernes de reprographie a d'autre conséquences plus vastes pour les historiens‑utilisateurs des archives. Traditionnellement, les chercheurs travaillant loin des  archives avaient recours aux publications de transcriptions ou d'analyses des séries les plus importantes. Ces publications conservent certes leur utilité, mais à mesure que la recherche historique s'éloigne des documents des administrations centrales pour recourir aux archives locales plus disparates fournissant les données requises par l'histoire économique et sociale, a mesure aussi que les archives centrales elles‑mêmes deviennent plus volumineuses, les publications traditionnelles de documents perdent leur intérêt pour la plupart des historiens. Leur place est prise dé plus en plus par les procédés de reproduction, qui vont de l'électrocopie de documents individuels au microfilm et à la microfiche portant sur des groupes entiers d'archives. Des publications de séries d'archives sous forme de microfilm sont même disponibles commercialement, soit par les soins des institutions archivistiques elles‑mêmes (comme aux Archives nationales des Etats‑Unis), soit par des éditeurs privés travaillant sous licence des archives (comme au Public Record Office do Grande‑Bretagne). Dans les pays où les distances d'une ville à l'autre sont grandes, tels que le Canada, les Etats‑Unis et l'URSS, des microfilms des principales séries de documents des archives nationales peuvent être consultés dans les dépôts d'archives des différentes parties du pays, ou être obtenus en communication par un système de prêt inter‑archives. 

Mais le principal avantage de la reprographie ‑ photocopie ou microfilm ‑, c'est qu'elle peut répondre aux besoins specifiques de la recherche, "à la demande". Chaque université, chaque institution de recherche, et même chaque chercheur individuel, peut faire exécuter à ses frais la reproduction des documents qui l'intéressent et de ceux‑là seulement. Beaucoup d'utilisateurs préfèrent cette formule à celle de l'achat de microfilms dont une partie seulement correspond à leur recherche.

Cependant, s'il est évident que le microfilmage de séries entières d'archives pour consultation à l'extérieure peut contribuer à réduire le nombre des demandes de communication sur place, et donc à alléger  le travail du personnel de manutention, il peut arriver un moment où le travail requis par la manipulation, l'identification et la reproduction des documents demandés en photocopie ou en microfilm "Individuels" dépasse le travail requis par la communication directe. Cela doit être pris en considération dans la pratique des coûts des archives. En outre, les opérations matérielles de photocopie, notamment lorsqu'il s'agit de volumes reliés et de documents fragiles, peuvent, si elles sont fréquemment répétées, entraîner des dangers pour la conservation des documents, au point que beaucoup de services d'archives en arrivent maintenant à imposer des restrictions à la photocopie de certaines catégories de documents.

Le developpement des procédés de photocopie instantanée a révolutionné aussi les méthodes de travail des chercheurs en ce qui concerne les documents eux‑mêmes. Ils n'ont plus besoin désormais de transcrire laborieusement les documents ou de prendre des notes d'analyse détaillées; il leur suffit de noter leurs références et d'en faire exécuter des reproductions. Ils peuvent ainsi mieux utiliser leur temps, soit en passant moins de temps aux archives, ce qui allège d'autant le travail du personnel du service, soit en accélérant au contraire leur rythme de consultation, ce qui, à I'inverse, augmente la charge du service des archives.

Les conséquences intellectuelles. 

Etant donné que, pour beaucoup d'historiens travaillant sur les archives récentes, le microfilm et la photocopie ont largement remplacé les publications traditionnelles de transcriptions et d'analyses, le rôle des publications archivistiques doit être repensé, de façon à s'intégrer davantage aux services de renseignements des archives et àfournir aux utilisateurs potentiels l'information qui facilitera leurs recherches lorsqu'ils viendront aux archives ou leur permettra de commander les microfilms ou photocopies dont ils ont besoin sans avoir à se déranger. 

L'accroissement et la diversification de l'utilisation des archives imposent des charges additionnelles aux services de renseignements des archives. La simple augmentation du nombre des chercheurs  empêche l'archiviste de consacrer le même temps à chacun d'entre eux,  et cela au moment même ou la complexité et le volume croissants des archives rendent la tache du non‑initié de plus en plus difficile. Il n'est pas souhaitable qu'un chercheur, surtout nouveau venu, soit laissé à lui‑même, mais il est généralement plus économique d'employer la compétence des trop rares archivistes pour rédiger des instruments de recherche écrits que pour renseigner chaque chercheur individuellement.

Ces instruments de recherche sont de quatre types : ceux qui orientent le chercheur vers le ou les dépôts d'archives qui l'intéressent ; ceux qui l'aident à comprendre le classement des archives et le renseignent sur les séries, sous‑séries, fonds,  collections, etc., qui les composent; ceux qui lui fournissent des informations sur les documents eux‑mêmes; enfin ceux qui. l'aident à comprendre les documents.

La répartition des archives entre les différents types et niveaux d'institutions archivistiques varie de pays à pays. Dans les pays ou il existente un systeme centralisé d'archives nationalles, cette répartition est en général assez simple, mais dans d'autres pays il peut être difficile pour le chercheur de localiser les documents qui l'intéressent parmi le réseau complexe des archives centrales et. locales, des dépôts de manuscrits des bibliothèques nationales,  locales ou universitaires, des archives d'instituts et organismes de toute sorte et même d'archives privées. C'est pourquoi le premier instrument de recherche nécessaire est un répertoire ou annuaire général des dépôts d'archives existant dans le pays, incluant toutes les; institutions où peuvent se trouver des archives. Ce répertoire peut prendre la forme d'une publication unique à l'échelon national,  comme au Canada, aux Etats‑Unis ou en URSS‑‑9, ou d'une collection de guides et d'inventaires individuels centralisés à l'échelon national, comme les "National Registers of Archives" à Londres et à Edimbourg, qui non seulement regroupent des guides et inventaires publies par les différents dépôts du pays mais dirigent ou assurent eux‑mêmes de telles publications. Dans divers pays on envisage l'établissement d'un semblable répertoire central des archives,  souvent même dans le contexte d'un plus vaste réseau d'information  couvrant également les bibliothèques et les centres de documentation,  soit sous le nom de NATIS (National Information System) soit sous  une autre dénomination.

A coté des répertoires d'archives par pays existent des guides multi‑nationaux ou multi‑institutionnels des sources de l'histoire de régions géographiques données, tels que les Guides des sources de l'histoire des nations patronnés par le Conseil international des Archives, ou de sujets donnés, tels que, par exemple, la navigation ou les assurances. Ces guides conçus par sujets fournissent souvent une première aide appréciable aux chercheurs en les orientant vers les sources qui les intéressent, mais ils ne peuvent pas toujours Être suffisamment détaillés pour lui permettre d'accéder directement aux documents individuels sans avoir recours aux instruments de recherche plus détaillés. 

Beaucoup de nouveaux utilisateurs des archives, surtout les non‑historiens, trouvent le principe du classement des archives selon leur provenance assez difficile à comprendre, surtout depuis que l'administration est devenue de plus‑en plus complexe et s'est étendue à de nouveaux champs d'activité. Des services sont divisés, fondus ensemble, supprimés à des intervalles de plus en plus rapprochés, entraînant une dislocation des fonds d'archives telle que, par exemple, 27% des fonds des Archives d'Australie ont été crées par plus d'une administration. 

Etant donné que les historiens de l'administration ne progressent que lentement dans l'étude détaillée de l'administration du 20e siècle, c'est aux archivistes qu'il incombe d'expliquer aux utilisateurs l'arrière‑plan administratif des archives et ses conséquences sur leur classement. Celà est fait d'abord par les guides généraux des archives, mais le volume croissant des versements rend difficile la tenue a jour de tels guides, et c'est pour tenter de surmonter cette difficulté que certains services d'archives ont mis sur ordinateur le contenu des guides, soit pour publication comme aux Archives nationales des Etats‑Unis, soit pour mise à la disposition des chercheurs dans la salle de lecture comme au Public Record Office de Grande‑Bretagne (système PROSPEC). Parallèlement aux guides généraux il existe des "manuels" ou guides spécialisés. Ils peuvent porter soit sur les archives d'une institution donnée, ou de plusieurs institutions apparentées, avec plus de détails sur l'histoire administrative de ces institutions que  ne le permet un guide général, leurs attributions, leurs méthodes de travail, leurs système d'enregistrement et de classement des archives. Ils peuvent également porter sur un sujet d'étude donné travers tous les fonds d'un dépôt au de plusieurs dépôts. On trouve des exemples de ces deux types de guides spécialisés dans la série des Handbooks du Public Record Office de Grande‑Bretagne des exemples du second type ont été publiés aussi en France et aux Etats‑Unis. Après avoir identifié, grâce aux guides généraux et spécialisés, les fonds ou séries susceptibles d'intéresser son sujet de recherche, le chercheur doit ensuite identifier les documents eux‑mêmes à l'intérieur des fonds ou séries. Le meilleur moyen pour cela est de‑mettre à sa disposition des instruments de recherche plus spécifiques, tels que répertoires numériques,  inventaires sommaires ou analytiques, index. Plus ces instruments de recherche sont détaillés, plus l'identification ces documents sera sûre et précise, avec une économie correspondante de travail.  pour le personnel de la salle de lecture et le personnel de manutention. Il faut avoir au moins des répertoires de type numérique, donnant pour chaque article (liasse, carton, portefeuille,  carte, photographie etc.) son titre et ses dates extrêmes. 

Desinventaires plus détailles, analysant chaque document individuellement et des index alphabétiques, sont encore plus souhaitables "nais dans les nouveaux services d'archives où il existe un grand arriéré de documents non répertoriés et même non triés et non classés, de tels inventaires analytiques peuvent être considérés comme un luxe injusifiable, et même des services d'archives anciennement établis peuvent estimer que les ressources en temps et en personnel qui suffisaient pour tenir à jour les inventaires en un temps de moindre hâte ne sont plus en rapport avec le rythme d'entrée des versements d'archives récentes à notre époque. Dans ces conditions, il vaut mieux avoir au moins pour chaque fonds ou série un instrument de recherche sommaire, même très bref et provisoire, que de consacrer le temps des archivistes a établir pour les fonds ou séries les "plus importants" des inventaires ou des index détaillés qui viellissent et perdent leur actualité d'année en année faute de mises à jour.

A long terme, on peut espérer que l'ordinateur aidera les archivistes àproduire des instruments de recherche en plus grand nombre et de meilleure qualité, mais l'expérience générale de ceux qui ont utilisé l'ordinateur àcette fin jusqu'à présent est que la préparation des données pour mise en ordinateur demande énormément de temps, et que l'opération n'est finalement bénéficiaire que s'il s'agit d'obtenir des sorties d'ordinateur selon plusieurs ordres différents ou d'intégrer de nouvelles données à des anciennes.

La où la publication d'instruments de recherche est une tradition établie, il peut être bon de réfléchir à l'intérêt de continuer cette publication si elle absobe des ressources qu'on pourrait consacrer à établir des instruments de recherche plus rapides pour les fonds ou séries qui n'en sont pas encore munis. Un tel changement de politique ne se ferait pas nécessairement au détriment des chercheurs travaillant à distance, car les moyens modernes de reprographie permettent de leur fournir aisément des reproductions des instruments de recherche qui les intéressent spécifiquement. C'est ainsi que beaucoup de services d'archives ont renoncé à l'impression do leurs instruments de recherche, devenue trop coûteuse, pour adapter une politique de diffusion par reprographie. 

Lorsqu'il a identifié les documents intéressant son sujet de recherche, le chercheur peut encore avoir besoin d'aide pour situer l'information qu'ils. contiennent dans leur contexte administratif : par qui et pour qui ont‑ils été produits? quel a été leur circuit dans leur administration d'origine et au‑dehors? quels sont les documents ordinaires et les documents exceptionnels? Les historiens du moyen âge et des débuts de l'époque moderne sont familiers de ce genre de questions, et ils ont presque tous reçu au moins une certaine formation en diplomatique, mais peu d'attention a été donnée àl'étude de la diplomatique des documents modernes, c'est‑à‑dire à des questions telles que le système d'enregistrement et de distribution des documents dans les administrations, la rédaction et l'approbation du courrier, la circulation des documents, les modes de groupement  des documents (registres, dossiers, classeurs), les formes de documents (lettres, minutes, memorandums, formulaires, etc.). Le plus souvent, le seule personne qui se sera intéressée à la diplomatique des documents modernes sera l'archiviste qui aura été reponsable de leur tri, de leur classement et de leur répertoriage. Aussi est‑il nécessaire que la connaissance qu'il en a acquise soit largement diffusée par le moyen de guides, de manuels, de notes introductives en tête des instruments de recherche, et de contacts personnels à l'intérieur des archives. 

L'archiviste doit saisir toutes les occasions de contribuer à la diffusion de l'information concernant les documents dont il a la charge. Cela implique la publication d'articles dans des revues d'érudition et la participation à des congres, colloques et séminaires spécialisés, surtout lorsque la connaissance des sources archivistiques entre dans leur sujet d'étude. A cet égard, il serait souhaitable que soit largement imité l'exemple des Archives nationales des Etats‑Unis, qui organisent des colloques réunissant archivistes, historiens, et autres utilisateurs des archives, pour l'échange réciproque des connaissances des uns et des autres et pour la discussion de sujets d'intérêt commun; la publication des actes de ces colloques permet d'atteindre un public encore plus large.

A un niveau moins devé, les archives peuvent collaborer à la formation des nouveaux chercheurs. Cela se fait déjà, dans certains instituts universitaires d'histoire, en invitant les archivistes à donner des cours ou à participer à des séminaires,  mais on peut se demander si les archives ne pourraient pas organiser elles‑mêmes des cours de formation pour les nouveaux chercheurs de niveau universitaire.

L'évolution des études historiques et le tri des archives

'L'évolution et l'élargissement du champ d'intérêt des utilisateurs des archives obligent maintenant les archivistes à repenser leurs méthodes et leurs principes de tri.' Il n'est plus possible de s'en tenir des principes aussi vagues que la conservation des "documents suscetibles d'être invoqués comme précédents ou de présenter un intérêt du point de vue de l'histoire ou du droit", comme le disait le règlement du Public Record Office de Grande‑Bretagne avant la guerre de 1939‑1945, même en ajoutant les "recherches économiques et sociales" comme cela fut fait dans les règlements des années 1940 et 1950. Aujourd'hui les critères de tri doivent être plus larges et plus explicites : par exemple, le Public Record Office énumère maintenant 13 catégories générales de documents qui doivent être conservés‑‑, et cette liste est complétée par des règles détaillées propres aux archives de chaque institution. En fait, l'éventail des sujets d'intérêt à prendre en considération pour le tri des archives est si vaste qu'il est souvent nécessaire d'avoir recours à l'aide de spécialistes. Les modalités de ce recours varient selon les services d'archives; parfois il y a un règlement formel pour la participation d'un organe consultatif d'historiens et d'autres spécialistes au processus de tri; parfois l'appel aux spécialistes se fait de façcon informelle, au fur et à mesure des besoins; et toutes sortes de formules intermédiaires existent entre ces deux extrêmes. 

Un des domaines dans lesquels le changement d'orientation en matière de tri a été le plus sensible au cours des dernières aînées est celui des documents "sériels", définis comme "de vastes ensembles de documents dont la matière est identique, mais qui se rapportent chacun à une personne, à un organisme ou à un lieu différent". Dans les années 1950, en Grande‑Bretagne, on a tenté de résoudre le problème que posait la masse de ces documents en ne conservant que ceux qui étaient "susceptibles d'être réduits à un échantillonnage statistique", à l'exclusion de ceux qui n'offraient d'intérêt que "pour des recherches d'ordre biographique ou généalogique". Depuis cette époque, cependant, le développement des techniques quantitatives a transformé ces documents en source essentielle pour l'histoire économique et sociale; et en même temps, les progrès de la technologie ont donné une nouvelle dimension au problème.

En premier lieu, l'ordinateur permet de manipuler et d'analyser les plus vastes ensembles de documents sériels de façon relativement rapide et économique, bien que l'identification, l'interprétation et la préparation des données pour entrée en ordinateur reste un processus long et coûteux, que le codage soit confié a des assistants de recherche d'après les documents eux‑mêmes ou que les entrées soient faites directement d'après les documents ou d'après des photocopies. 

En second lieu, les données qui prenaient place traditionnellement dans les documents sériels sont maintenant, de plus en plus, traitées par ordinateur dans leur administration d'origine elle‑même, et sont donc disponibles dès le départ sous forme informatique, ce qui permet aux archives de les recevoir et de les mettre directement a la disposition des chercheurs sous cette forme. Pour le moment, les documents informatiques ainsi produits par les administrations contiennent surtout des données quantitatives, mais à mesure que nous entrons (c'est encore une hypothèse) dans l'ère de la gestion "sans papier'' où tout le travail de bureau sera informatisé et télématisé, les archivistes verront de plus en plus de documents traditionels remplacés par des documents informatiques. Les documents  informatiques, beaucoup plus compacts que les documents sur papier et même que les microfilms, simplifieront le problème du manque de place dans les dépôts d'archives, mais ils soulèvent d'autres  problèmes qui ne sont pas sans incidence du point de vue des coûts .

En troisième lieu, l'ordinateur permet de transférer les données de volumineux ensembles de documents traditionnels sous forme de documents informatiques compacts et de détruire les documents originaux.
Actuellement le coût élevé de la préparation des données, la lenteur des opérations de transfert et la nécessité, dans de nombreux cas,  d'identifier, sélectionner, interpréter et coder les données pour rendre possible le transfert, font que cette opération n'est envisageable qu'en vue d'une analyse immédiate des données. A plus long terme, l'utilisation des systèmes de lecture optique (OCR)  pour convertir directement les textes écrits en forme informatique rendront peut‑être ce transfert plus économique, mais pour l'instant  ces systèmes sont encore très coûteux, ne peuvent lire que certains types de caractères imprimés et d'écritures standardisées (on peut d'ailleurs douter qu'ils puissent réussir jamais à lire toutes les écritures), travaillent lentement et connaissent un haut pourcentage d'erreur. 

Dans la mesure où les documents sont créés directement sous forme informatique, les archivistes ont le devoir moral de conserver ceux d'entre eux qui ont une valeur durable du point de vue de la recherche historique ou d'autres recherches. Dans certains cas, ce devoir moral est même un devoir légal, lorsque les documents informatiques sont inclus dans la définition officielle des archives publiques, soit spécifiquement (comme dans la Loi sur les archives publiques du Canada de 1966, section 2 b) soit dans le cadre d'une définition plus générale (comme dans le Public Records Act britannique de 1958, section 10(1), ou le Public Records Act Kenyan de 1965, section 2). Dans certains pays, cependant, une définition légale trop détaillée des archives publiques omet malencontreusement les documents informatiques. 

Pour le traitement des archives informatiques, il peut être utile à l'archiviste de connaître les différents types d'analyse informatique auxquels les chercheurs soumettent les documents sériels; mais, bien que les progrès technologiques puissent constituer un espoir pour l'avenir, les archivistes d'aujourd'hui ne peuvent attendre de l'informatisation unesolution immédiate au problème de la masse de ces documents. Force leur est de chercher des solutions ailleurs. 

Une de ces solutions peut être la microphotographie, mais ici aussi l'économie réalisée par la réduction de la masse est contrebalancée par le coût, car l'expérience générale montre que le microfilmage selon les normes archivistiques, lorsqu'il s'agit de documents de formats et de couleurs divers, avec des encres d'intensité variable, est plus coûteux que la conservation des originaux (au moins si celle‑ci est faite dans des dépôts équipés à bon marché) si l'on tient compte de toutes les dépenses de personnel, de matériel et d'équipement qu'impliquent les diverses opérations du microfilmage.

Un autre procédé qui a été utilisé par les archivistes pour réduire le volume des documents sériels à conserver est l'échantillonnage. Malheureusement, il semble qu'il yait eu une certaine contusion dans le passé sur le sens de ce terme, et que beaucoup de soi‑disant "échantillonnages" aient été plutôt des sélections arbitraires d'"affaires notables", de spécimens de formes de documents ou de procédures, ou de documents représentatifs de certains secteurs géographiques, années, institutions, etc. considérés comme "typiques". En réalité, les échantillons, ou, pour utiliser un terme plus exact, les "échantillons statistiques", doivent être sélectionnes de façon à représenter exactement la totalité de l'ensemble ("population") dont ils sont tirés, et àpermettre ainsi, d'après l'échantillon, l'établissement de statistiques valables pour l'ensemble. Cette sélection peut se faire selon deux méthodes: soit par la sélection systématique d'un 10e, 20e, 100e, etc., des documents; soit par la méthode "aléatoire", qui consiste à prendre des documents au hasard. de façon que chaque document ait mathématiquement la même probabilité d'être conservé que ses voisins, le nombre exact de documents à conserver étant calcule au préalable par rapport au nombre total des documents de la série. La première méthode (échantillonnage au 10e, 20e, etc.) est la plus fréquemment pratiquée par les archivistes, mais elle n'est pas sans danger et elle doit être pratiquée avec précaution. Dans tous les cas, l'ampleur de l'échantillon est plus significative que sa relation proportionnelle par rapport à la série entière, et elle est affectée par certains facteurs tels que le nombre d'informations individuelles ("variables") contenues dans chaque document. Quand un archiviste se trouve confronte à la possibilité d'échantillonner un ensemble de documents sériels, il doit par conséquent étudier avec soin quelle est la méthode la plus appropriée et quelle est la proportion optimale d'échantillonnage pour cet ensemble particulier. Il est souhaitable qu'il consulte un spécialiste des méthodes quantitative et même qu'il utilise un ordinateur pour tester l'exactitude des échantillons de différentes  sortes avant de prendre sa décision définitive. On peut aussi, lorsqu'il s'agit de conserver de grosses masses de documents présentant un intérêt potentiel pour l'analyse quantitative, choisir de les conserver pendant une période limitée dans dépôts équipés à bon marché. Une publicité adéquate est faite, pendant ce temps, à leur existence et à leur accessibilité, et toutes facilités sont données pour leur exploitation quantitative, mais non pour des recherches portant sur tel ou tel document individuel ou pour des réponses àdes enquêtes particulières. A la fin de la période fixée, la valeur des documents est réexaminée à la lumière des travaux auxquels ils ont donné lieu, et on décide alors, soit de les conserver intégralement, soit de les échantillonner, soit enfin de les détruire totalement. Exceptionnellement, on peut envisager de prolonger la période de conservation provisoire. 

Un autre domaine où l'innovation technologique a amené de nouvelles formes d'archives dans le champ d'action des archivistes et a créé des problèmes de tri, de conservation et de répertoriage, est celui des archives audio‑visuelles : photographies, films cinématographiques, enregistrements sonores. Certes, les archivistes éprouvent en général peu de difficultés pour obtenir des avis sur la valeur de ces documents du point de vue de l'histoire technique et artistique de chacune de ces secteurs particuliers; ils se trouveraient même plutôt embarrassés par l'abondance des avis contradictoires. Mais en revanche ils peuvent trouver difficile d'établir la valeur historique intrinséque de ces documents, dans la mesure où les avis extérieurs sont d'accès plus complexe et où il est souvent nécessaire de se livrer à une recherche délicate pour apprécier l'authenticité historique du contenu des documents. Un problème particulier, dans ce domaine, est que l'intérêt de l'archiviste pour l'histoire orale peut facilement le faire passer de l'état de "conservateur" impartial à celui de créateur de documents. Ni l'intérêt de la création de documents d'histoire orale ni celui de la conservation de ces documents ne peuvent être certes mis en doute, mais on peut se demander si les archivistes doivent  intervenir dans leur création, qui est peut‑être plutôt de la compétence des spécialistes de disciplines scientifiques telles que l'histoire, l'anthropologie, l'ethnographie, l'archéaologie, la sociologie, la linguistique, etc., qui savent quelles sont les meilleures questions àposer et qui peuvent interpréter au mieux les réponses reçues. Peut‑être la formule idéale pour mener a bien un programme d'archives orales serait‑elle de constituer une équipe pluri‑disciplinaire dont l'archiviste serait membre en tant que responsable de la conservation des documents. On peut même penser que, puisque le même réseau de collaborateurs locaux peut servir à la fois à l'établissement d'un programme de création d'archives orales sur le terrain et au recensement de telles archives existant sur place, l'archiviste devrait logiquement assurer l'initiative et la coordination de ces entreprises; et que, lorsque la main‑d'oeuvre qualifiée est rare, il pourrait participer au travail sur le terrain, a condition de recevoir au préalable une formation adéquate concernant les techniques d'interview et les besoins des chercheurs qui seront ultérieurement appelés à utiliser les archives sonores ainsi créées.

L'évolution des études historiques et l'enseignement archivistique 

Il existe beaucoup d'opinions divergentes sur le programme idéal pour la formation professionnelle des archivistes. A un extrême se situent ceux qui estiment que cette formation doit être fondée sur les aspects méthodologiques du travail de l'archiviste, c'est‑à‑dire le records management ("gestion des documents"), le tri, le classement, l'élaboration des instruments de recherche, la reprographie, etc., et qu'à défaut d'école spéciale d'archivistique cet enseignement doit être donné en liaison avec les écoles de bibliothécaires. A l'autre extrême, ceux qui pensent que l'essentiel de l'enseignement archivistique est l'aspect scientifique: histoire (notamment histoire administrative et histoire du droit), paléographie, diplomatique, en liaison avec les instituts d'histoire. 

Sans doute le programme idéal se situe‑t‑il à mi‑chemin entre ces  deux extrêmes, avec des variations selon les besoins propres de chaque pays et de chaque institution. En tout cas, on devrait s'attendre à voir les nouvelles tendances de l'histoire se refléter dans l'enseignement archivistique, de façon que tout archivisté appelé à s'occuper d'archives récentes possède une connaissance suffisante non seulement de leurs aspects méthodologiques mais aussi de leur intérêt potentiel pour les chercheurs. Il doit être au courant non seulement des conditions de conservation des nouvelles formes de documents et de l'évolution technologique de la conservation et de la reprographie, mais aussi de l'histoire des administrations qui ont créé les archives et des‑ nouvelles méthodes et nouvelles tendances de la recherche historique.

Pour tout cela, l'enseignement archivistique de base ne suffit pas, et il est nécessaire que l'archiviste reçoive une formation continue tout au long de sa carrière. Il est important que cela soit pris en considération dans la littérature professionnelle archivistique et dans les programmes des associations d'archivistes ainsi que dans ceux des stages de formation continue.

Permanence de l'utilisation traditionnelle des archives

Bien que le présent rapport ait été surtout consacré aux nouveaux aspects de la recherche historique et à leurs conséquences archivistiques, il ne faut pas oublier que les méthodes traditionnelles de l'histoire ont encore leurs partisans et qu'un nombre considérable de chercheurs continuent à étudier l'action des gouvernements, la complexité des relations diplomatiques ou l'évolution des principes du droit, de même que beaucoup d'entre eux continuent a s'intéresser à des périodes autres que le 19e et le 20e siècles. Il est important, par conséquent, que les archivistes ne se consacrent pas exclusivement aux intérêts des nouveaux chercheurs au point de négliger ceux qui ont été les principaux utilisateurs des archives dans le passé et qui pourraient le redevenir quand les modes actuelles changeront.

Ressources et priorités 

L'expansion, à la fois quanitative et qualitative, de l'utilisation scientifique des archives au cours des années récentes et son influence sur de nombreux aspects du travail archivistique confrontent les archivistes à un grand nombre de questions difficiles pour l'évaluation des ressources nécessaires à leurs services et pour leur répartition entre les différents secteurs de l'activité archivistique. Quelle importance relative doit‑on accorder à l'utilisation scientifique des archives par rapport à d'autres facteurs, tels que la masse des documents à conserver et leur rythme d'accroissement, lorsqu'il s'agit de répartir les crédits de fonctionnement et le personnel? Comment établir la priorité relative entre les programmes de publication traditionnelle et le développement des services reprographiques? Entre le traitement des archives médiévales, modernes et contemporaines? Entre l'établissement de guides, celui d'instruments de recherche plus perfectionnés, le traitement des archives informatiques, la création d'archives orales? Quelles sont les incidences financières de l'échantillonnage par rapport à la conservation temporaire de la totalité des documents? Ce rapport ne peut apporter de réponses à ces questions ou à d'autres concernant la répartition des ressources, qui varient obligatoirement selon les circonstances individuelles. Son but est de provoquer la discussion sur elles et de stimuler un échange d idées et d'expériences qui pourront aider à leur solution.

Notes

1. Sur 81 revues historiques (à l'exclusion des revues de sociétés locales) reçues par le Public Record Office du Royaume‑Uni, 42 ont été fondées après 1950. La plupart de celles qui sont de création récente portent sur l'histoire contemporaine et souvent sur des secteurs spécifiques de l'histoire.

2. Voir la proportion relative de titres concernant l'histoire avant et après 1914 dans les Historical Abstracts de 1971 et 1976 (tableau 1).

3. Voir, par exemple, la série d'articles sous le titre général "The use of documentary sources by the archaelogist" dans Archives, 1 3 (1977‑ 1978) , 190‑211.

4. Voir, par exemple, M. Benskin, Local Archives and Middle English Dialects, Journal of the Society of Archivists. 5 (1974‑1977), 500‑514; J.H. Fisher, Chancery and the emergence of standard written English, Speculum, 52 (1977) , 87‑99; Id., Chancery Standard and modern written English, Journal of the Society of Archivists, 6/3 (April 1979), 136‑144.

5. M. Drake, Applied Historical Studies: An Introductory Reader (Londres, 1973), 1; voir aussi M. Drake, The Quantitative Analysis of Historical Data (Milton Keynes, 1974), 23‑25.

6. Voir M. Harsgar, Total History: the "Annales" School, Journal of Contemporary History, 13 (1978), 1‑14, rendant compte de T. Stoianovitch, French Historical Method the "Annales" Paradigm (Londres, 1976) .

7. F. Braudel, La Méditerranée et le monde méditerranéen à l'époque de Philippe II (Paris, 1947).

8. Voir T.H. Hollingsworth, Historical Demography (Londres, 1969); R.S. Schofield, Historical demography: some possibilities and some limitations, Transactions of the Royal Historical Society, 5e série, 21 (1971), 119‑132.

9. R. Sedgwick, The House of Commons 1715‑1754 (Londres, 1970): Sir L. Namier et J. Brooke, The House of Commons 1754‑1790 (Londres, 1964).

10. W.B. Cohen, Rulers of Empire: the French Colonial Service in Africa (Stanford, 1971).

11. Voir B. Mazlich, What is psycho‑history, Transactions of the Royal Historical Society, 5e série, 21 (1971), 79‑99.

12. Voir, par exemple, J. Barzu, Clio and the Doctors (Chicago et Londres, 1974).

13. Voir, par exemple, dans P.A. David et al., Reckoning with Slaverv: a critical Studv on the Quantitative History of American Negro Slaves (Oxford, 1976), la critique de R. Fogel et S. Engerman, Time on the Cross (New York, 1974).

14. A cet égard, O. Krakovitch, Des archives pour quelle histoire, Gazette des Archives, 96 (1977), 23‑31, semble exagérer le plaidoyer pour la popularisation.

15. Un accroissement de l'utilisation des archives pour les études d'histoire sociale et économique est aussi constaté en Belgique, en Inde, en Malaysie, aux Pays‑Bas, en Suède, aux Etats‑Unis, en URSS.

16. Voir E.M. Hallam et M. Roper, The capital and the records of the nation: seven centuries of housing the public records in London, The London Journal, 4 (1978), 73‑94 (87‑90).

17. Voir F.B. Evans, The Selection and Proparation of Records for Publication on Microfilm, National Archives Staff Information Papers No. 19 (Washington DC, revision 1970); Catalogue of National Archives Microfilm Publications (Washington DC, 1974).

18. 20th Report of tire Keeper of Public Records (Londres, 1979); paragraphe 32.

19 Par exemple Union List of Manuscripts in Canadian Repositories (Ottawa, 1975); Library of Congress, The National Union Catalogue of Manuscript Collections, 1959‑1961 (Ann Arbor, Michigan, 1962); Lichniye Archivniye Fondi v Gosudarstvyennieh Hranilischah SSSR (Moscow, 1963).

20 P. Mathias et A.W.M. Pearsall, Shipping : a Survey of Historical Records (Newton Abbot, 1971); H.A.L. Cockerell et E. Green, The British Insurance Business 1547 1970: an Introduction and Guide to Historical Records in the United Kingdom (Londres, 1976).

21. Voir P.J. Scott, Facing the reality of administrative change: some further remarks on the record group concept, Journal of the Society of Archivists, 5 (1974‑1977), 94‑100;

22. Voir M. Roper, Public records and the policy process in the twentieth century, Public Administration. 55 (1977), 523‑268.

23. M.H. Fishbein, ADP for archives management, in L. Bell and M. Roper (éd.), Proceedings of an International Seminar in Automatic Data Processing in Archives (Londres, 1975), 30‑38 (36); Guide to the National Archives of the United States (Washington DC, 1974).

24. P. Simmons, L. Bell et M. Roper, PROSPEC: a computer application for the PRO, Journal of the Society of Archivists, 4 (1970‑1972), 423‑427; M. Roper, The use of computers for archives management in the PRO, in Bell et Roper, op. cit., 8‑29 (14‑23). Pour les principes généraux de mise des données en ordinateur à ce niveau, voir A. Arad et L. Bell, Archival description: a general system, ADPA, 2/3, 1978, 2‑9.

25. Par exemple, The Records of the Foreign Office 1782‑1939) (Londrcs 1969); The Cabinet Office to 1945 (Londres, 1975); Records of Interest to Social Scicntists 1919‑1939 : Employment and Unemployment (Londres, 1978).

26. Par exemple, Guide des sources de l'histoire des Etats‑Unis dans les archives francaises (Paris, 1976); Federal Records of World War II (Wlashington DC, 1950‑1951).

27. Public Record Office, A Guide for Departmental Record Officers (3e éd., 1971), Appendix A.

28. Report of the Committee on Departmental Records (Londres, 1954), paragr. 62.

29. Ibid., paragr. 108

30. Voir L. Bell, The archival implications of machine‑readable records, Archivum, 26 (1979), 85‑92; C.M. Dollar, Computers, the National Archives and researchers, Prologue, 8 (1976), 29‑34; C.M. Dollar, Appraising machine‑readable records, American Archivist, 41 (1978), 423‑430.

31. A cet égard, l'article 2 de S. Carbone et R. Guêze, Projet de loi d'archives type: présentation et texte (Paris, Unesco, 1972) est inadéquat.

32. Voir P.M. Barnes, Microfilming and the Archivist, RAD Occasional Papers 1 (Londres, PRO, 1973), paragr; 14.

33. Sur l'échantillonnage voir R.S. Schofield, Sampling in historical research, in E.A. Wrigley (éd), Nineteenth‑Century Society : Essays in the Use of Quantitative Methods in the Study of Social Data (Cambridge, 1972); Public Record Office, The Sampling of Records for Statistical Use, RAD Occasional Papers 5 (Londres, PRO, 1975); E. McKay, Random Sampling techniques : a method of reducing large homogeneous series in Congressional papers, American Archivist, 41 (1978), 281‑299.

34. Sur les problèmes des films cinématographiques voir C. Coultass, Film as an historical source : its use and abuse, Archives, 13 (1977‑1978), 12‑19; sur les photographies voir la série d'articles intitulée Photography and archives, Archivarit 5 (Winter, 1977‑1978), 3‑142.

35. Voir deux articles récents sur la façon d'envisager l'enseignement. archivistique : F.B. Evans, Post‑appointment archival training, American Archivist, 40 (1977), 57‑74, et H.A. Taylor, The discipline of history and the education of the archivist, ibid., 395‑402. Voir aussi M. Cook, Professional training : international perspectives, Archivaria, 7 (Winter 1978), 28‑40; D. M. Smith, The archivist's personal involvement in historical research, Archives, 12 (1975‑1976), 167‑169.

<<TOC4>> L'accès aux archives . Passage d'une politique restrictive à une politique libérale  

par A. Wagner

« Tout citoyen pourra demander dans les dépôts, aux jours et aux heures qui seront fixés, communication des pièces qu'ils renferment; elle leur sera donnée sans frais... avec les précautions convenables de surveillance » Ce principe, justement appelé « Déclaration des droits de l'homme en matière d'archives », marquait le début de l'ère où celles‑ci devenaient accessibles.

Fonctions des archives, dans le passé et dans le présent

Depuis que l'écriture est apparue dans l'histoire de l'humanité, depuis qu'elle a fait naître des civilisations hautement évoluées, les archives ont en quelque sorte constitué le trésor spirituel de ceux qui présidaient aux destinées des nations, l'arsenal des lois. Que les textes aient été inscrits sur des pierres, des tablettes d'argile, des papyrus, des feuilles de palmier, des parchemins ou du papier, les archives ont toujours été conservées dans le plus grand secret et étroitement protégées; elles étaient généralement déposées au Trésor et conservées, selon la nature des moyens dont on disposait, selon aussi qu'elles étaient plus ou moins volumineuses, dans des pièces fermées à clé, dans des sacs, dans des caisses, dans des coffres, dans des sanctuaires. A la fin du moyen âge, lorsque le moderne État territorial fait son apparition, certains pays commencent à organiser des archives secrètes, conservées tantôt au siège du gouvernement, dans des annexes, tantôt dans des bâtiments distincts. Cependant, il y a toujours confusion entre la chancellerie, où sont déposés les documents et dossiers d'usage courant, et les archives proprement dites; les notions ne sont pas définies, le matériel n'est pas séparé.

Durant toute cette période, les rares personnes qui se livrent à des activités de recherche scientifique n'accèdent pas pour autant aux archives. C'est la Révolution française et la loi de 1794 sur l'organisation des archives qui marquent le début des temps modernes dans l'histoire des archives. Cette loi assigne en effet aux archives une nouvelle fonction qui prendra de plus en plus d'importance: celle d'« arsenaux de l'histoire ». La Révolution inaugure cette nouvelle ère non seulement sur le plan juridique, en promulguant la première loi moderne sur les archives, mais aussi sur le plan des institutions, en créant les premières archives modernes du monde. En outre—et ce phénomène revêt une tout autre impor  tance—la Révolution française, suivie par l'ère et plus tard la révolution industrielle, va éveiller les esprits à travers toute l'Europe et déboucher sur la démocratisation et la nationalisation progressives de la structure sociale et de la vie publique. Une nouvelle conception de l'histoire se fait jour, et les historiens, fortement influencés par l'humanisme et le rationalisme, s'appuient de plus en plus sur l'analyse critique des sources. Cette évolution se situe logiquement dans le contexte de l'expansion territoriale des États qui caractérise l'ère révolutionnaire et napoléonienne: en effet, dans de vastes parties de l'Europe, on confisque les biens du clergé, on exproprie l'immense majorité des petits propriétaires, et ces mesures aboutissent à la constitution d'Etats moins nombreux, mais plus vastes et plus denses. Ces modifications territoriales seront confirmées, voire même accentuées, par le Congrès de Vienne. Même si, au travers de ces bouleversements, des quantités considérables de documents, dont un grand nombre de vieux parchemins très précieux, sont éparpillés à tous les vents et perdus à jamais, les archives des nouveaux États n'en recueilleront pas moins des dépôts nombreux et importants de documents provenant des territoires démantelés.

Les archives acquièrent donc une nouvelle fonction, tout en conservant de nombreux traits de l'ancienne: elles constituent le trésor spirituel, l'arsenal des lois, au service du souverain, de son gouvernement et de son administration, mais elles deviennent en même temps l'arsenal de l'histoire.

Tandis que se confirme cette double fonction des archives, on assiste à un autre phénomène, étroitement lié aux tendances fortement centralisatrices de l'administration des États modernes: au cours du XlXe siècle et au début du XXe, les archives perdent progressivement ce caractère secret qui avait été l'un de leurs traits essentiels, pour devenir de plus en plus accessibles. On constate également une tendance croissante à la centralisation des a archives nationales » en un seul et même lieu.

En principe, les archives modernes, qu'il s'agisse de celles de l'État, de la commune (archives municipales), de la province ou du département (archives régionales) conservent leur double fonction: a) d'archives administratives (arsenal des lois) et b) d'archives historiques (arsenal de l'histoire) Dans le premier cas, elles répondent aux besoins concrets de l'administration et du gouvernement; dans le second, elles aident l'historien dans la découverte de la vérité; elles sont tantôt au service de la collectivité, tantôt au service de la science.

Ce n'est que depuis la fin de la seconde guerre mondiale que l'accessibilité des archives, dont la recherche scientifique, et plus particulièrement historique, était presque seule à bénéficier jusqu'alors, a pris son véritable sens, de sorte que  nos moyens d'information modernes ont de plus en plus souvent recours aux archives.

Cependant, tandis que l'intérêt des chercheurs et du public pour les archives s'éveillait, l'État, en tant que propriétaire, demeurait pleinement conscient de l'importance de l'institution comme arsenal spirituel. Certains prétendent que l'État a commencé à user de moyens ingénieux pour contrecarrer, ou tout au moins restreindre, l'utilisation croissante des archives, en imposant systématiquement des délais qui permettent de neutraliser l'intérêt sans refuser ni limiter l'accès aux archives. Des règles ont été édictées qui, bien souvent, ont lourdement entravé la recherche historique. Certains pays imposaient des délais de quatre‑vingt‑dix ans et de cent ans. Étant donné que ces délais partaient en règle générale d'une date fixe, ils s'allongeaient avec le temps.

Durant la période « fermée », seuls des chercheurs dont la « loyauté » était au‑dessus de tout soupçon étaient admis, à titre exceptionnel, à consulter des documents triés sur le volet. Cependant, la transformation de l'État autoritaire en État constitutionnel se traduira par l'adoption de règlements qui vont progressivement raccourcir les délais. Corrélativement, la distinction entre deux périodes, l'une « fermée » l'autre « ouverte », cède la place à un système différen  cié: a) tout d'abord, on introduit, entre ces deux périodes, une troisième période, pour laquelle l'accès aux archives est « restreint », les documents correspondants pouvant être consultés par les chercheurs en vertu d'arrangements spéciaux; b) outre cette division chronologique en trois périodes, on établit une distinction basée sur le contenu même des documents, distinction en vertu de laquelle certains deviennent consultables pour tous, d'autres étant d'un accès restreint, d'autres encore inaccessibles; c) enfin, on adopte comme points de départ des délais, des dates mobiles. Cependant, en dépit de cette évolution, les chercheurs continuent de se heurter à une réglementation assez stricte jusqu'à la fin de la seconde guerre mondiale. Durant l'entre‑deux‑guerres, les grandes puissances européennes considèrent que l'intérêt de l'État passe avant la liberté d'accès aux archives nationales; il suffit pour s'en convaincre de se rappeler que chacune d'elles fait paraître une édition officielle de certains documents d'archives triés avec soin sur les origines de la première guerre mondiale, tandis que les dossiers relatifs àla période en question demeurent fermés pour toute autre recherche.

Restriction ou libéralisation de l'accès aux archives: un problème crucial pour le présent et pour l'avenir

C'est à l'issue de la dernière guerre qu'on franchit la première étape décisive vers une politique d'accès aux archives véritablement libérale. Les pays vainqueurs s'emparent de tous les documents allemands concernant de près ou de loin le troisième Reich, qu'ils soient conservés dans les archives ou dans les services administratifs; à la suite de quoi ils se lancent dans des projets d'envergure pour cataloguer, filmer et publier les principaux stocks de documents allemands. Or ils ont affaire à un volume considérable de documents qui sont parfois dans le plus complet désordre, ou qui ne sont pas répertoriés; ils renoncent donc à appliquer une règle trop stricte et décident de rassembler et de classer le matériel de façon sommaire, et d'en filmer et publier plutôt plus que moins, c'est‑à‑dire, en fait, la majeure partie. L'exécution des projets à long terme se déroule selon le plan prévu et même à une vitesse surprenante grâce au concours d'éminents spécialistes qui travaillent en équipe, selon des méthodes scientifiques très efficaces. Quelques années à peine après la fin de la guerre, les premiers catalogues, guides et répertoires sont établis et mis à la disposition des chercheurs du monde entier avec les documents qui leur correspondent; la divulgation de ces sources d'un intérêt historique exceptionnel se poursuit à mesure qu'elles sont inventoriées et répertoriées. Dix ans environ après la guerre, le public peut accéder sans restriction aucune à toutes les sources allemandes depuis Bismarck jusqu'à 1945. On voit alors surgir un peu partout, comme des champignons après la pluie, des publications de toutes sortes basées sur ces sources. Pourtant, une fois apaisée leur soif de révélations historiques, de nombreux spécialistes commencent à s'inquiéter de la publication d'une documentation unilatérale et pressent leurs gouvernements de divulguer leurs propres archives. Leurs efforts bénéficient de l'appui de parlementaires et d'autres groupes de la vie publique, et les autorités cèdent peu à peu sans pourtant renoncer au principe d'une politique restrictive.

En ce qui concerne la période décisive qui s'achève en 1945, il n'est donc pas encore possible actuellement d'effectuer, à l'échelle mondiale, des recherches étayées sur les archives de tous les pays intéressés. Cependant, l'élan a été donné et il ne sera plus possible de revenir en arrière ou d'arrêter le mouvement.

A côté des diverses raisons d'ordre politique qui peuvent prévaloir, un autre facteur pousse irrésistiblement dans le sens d'une libéralisation de la politique d'accès aux archives: le développement dynamique des techniques modernes de reprographie. C'est bel et bien le progrès constant de la technique qui, à la longue, finira par triompher de toutes les résistances. A une époque où les tech  niques de reproduction du matériel d'archives ne cessent de se développer et de se simplifier, l'image traditionnelle de l'archiviste qui veille sur le trésor de l'État n'a plus grand sens.

A un moment donné, le facteur politique et le facteur technique vont s'exercer dans des directions convergentes aux Etats‑Unis. Les Américains sont de loin ceux qui ont le plus fait pour mettre les documents saisis en Allemagne à la disposition du public sous forme de publications ou de microfilms; ils sont également à l'avant‑garde du développement de toutes les techniques de reprographie Ce sont donc eux qui vont prendre l'initiative. En coopération avec le Conseil international des archives, et grâce à la générosité du Council on Library Resources de Washington, ils convoquent un congrès extraordinaire des archives à Washington, D.C., en mai 1966. Les meilleurs archivistes du monde entier viennent y débattre des problèmes cruciaux des archives modernes. Ce congrès international revêt une importance historique du fait que, par des résolutions adoptées àl'unanimité, le principe du libre accès aux archives se trouve pour la première fois proclamé solennellement à l'échelle mondiale. On peut légitimement voir dans cet événement la ratification internationale de la Déclaration des droits de l'homme en matière d'archives, énoncée par la loi française de 1794. Depuis 1966, l'obligation morale d'appliquer les résolutions suscite une émulation qui permet de progresser lentement mais sûrement; en effet, dès qu'un pays assouplit sa politique de restriction, d'autres l'imitent.

En même temps, le Conseil international des archives, qui s'est efforcé de mobiliser des ressources au bénéfice d'un programme d'activités bien compris, constitue deux groupes de travail chargés de formuler des propositions concrètes pour la mise en application du nouveau principe du libre accès aux archives. Le premier de ces groupes doit s'attaquer directement au sujet; le second doit étudier l'utilisation du microfilm qui, en tant que moyen de publication du matériel d'archives, constitue un complément indispensable des archives modernes. Les deux groupes présentent leurs rapports au VIe Congrès international des archives, réuni à Madrid en septembre 1968. Ces documents, qui résument les conclusions auxquelles les deux groupes de travail sont parvenus au terme de leurs investigations et énoncent les principes directeurs d'une action concrète dans les deux domaines considérés, sont approuvés à l'unanimité en assemblée générale.

Le Congrès de Madrid adopte 13 résolutions qui sont fondées sur les rapports des deux groupes de travail et qui s'inspirent des principales recommandations ci‑après:

1. « ... que les administrations d'archives des différents pays procèdent à une étude approfondie des règlements régissant la consultabilité des documents et proposent aux autorités compétentes la suppression de toute restriction non justifiée en vue d'adapter le régime de l'accès aux archives aux besoins de la recherche scientifique »;

2. « ... que, dans les pays où l'ouverture à la recherche n'intervient qu'après un délai général, celui‑ci n'excède pas trente ans »;

3. « ... que soit reconnu et appliqué partout le principe de l'égalité des droits entre lecteurs nationaux et étrangers. [Le Congrès] condamne toute forme de discrimination contre les lecteurs étrangers et recommande que le principe de réciprocité entre pays, en ce qui concerne l'autorisation de l'accès des archives à leurs ressortissants respectifs, soit abandonné »;

4. « ... que les directions d'archives qui observent une politique restrictive en matière de microfilmage vers l'étranger réforment cette politique, en abandon  nant toute restriction formelle à priori et en appliquant les restrictions qu'elles estiment devoir maintenir avec suffisamment de souplesse pour pouvoir répondre aux besoins de la recherche scientifique »;

5. « ... [que], la publication sur microfilm de séries documentaires entières et l'exécution de copies librement consultables par les chercheurs constituant le moyen le plus efficace, le plus rapide et le plus économique pour promouvoir un accès plus large aux archives, ces opérations doivent être considérées comme une activité archivistique normale ».

On espère que, grâce au Congrès de Madrid, les services d'archives du monde entier se fixeront une ligne de conduite pour atteindre le grand objectif qui leur est proposé: le libre accès aux archives pour les besoins de la recherche quels qu'ils soient.

Dès le début, l'Unesco a soutenu tous les efforts sérieux qui visaient à l'élimination graduelle des restrictions et à la libéralisation progressive de l'accès aux archives. Elle est notamment fondée à considérer que des combats comparables à celui que les archivistes mènent sans cesse pour la réalisation de leur idéal constituent sa raison d'être .

L'éminent archiviste hollandais F. R. J. Verhoeven a donné récemment une bonne définition de ce que doit être le rôle d'une politique moderne en matière d'accès aux archives: « ... rendre accessible à tous les archives qui présentent une valeur nationale et historique constitue pour tout gouvernement démocratique une obligation morale et c'est la raison pour laquelle on a pu dire que les archives nationales constituaient la conscience suprême du gouvernement ».

<<TOC3>> IX — Expositions, services pédagogiques, relations avec le public

<<TOC4>> Les archives et l'école: possibilités, problèmes, limites  

par Hans‑Joachim Behr,
Archivoberrat,
Niedersächsisches Staatsarchiv,
Osnäbruck

Les archives sont des institutions investies d'une mission culturelle. Elles ne peuvent plus aujourd'hui servir exclusivement la science et l'administration. C'est pourquoi on étudie depuis plusieurs années la possibilité d'utiliser les sources historiques conservées dans les archives à des fins scolaires. L'enseignement moderne de l'histoire et des sciences sociales a en effet tout intérêt à ce que les élèves puissent travailler directement sur les sources originales. Il est vrai que les expériences d'utilisation de documents d'archives dans l'enseignement qui ont été faites montrent que cette utilisation se heurte à certaines difficultés mais elles font aussi ressortir les avantages pédagogiques que l'on peut attendre d'un renforcement de la coopération entre les archives et l'école.

Depuis une vingtaine d'années, on admet couramment que les services d'archives doivent désormais assumer des fonctions d'information et de formation et, dans un certain nombre de pays, ces nouvelles fonctions sont placées sur le même pied que les attributions traditionnelles des archivistes, qui consistent à prendre en charge, classer, rendre accessibles et exploiter les documents d'archives. Dans la société moderne, le travail éducatif pourrait même devenir un jour l'élément essentiel de la fonction sociale des archives.

Expériences de différents pays

« Les archives et l'école » tel était le thème du Ier Congrès international des archives, tenu en 1954 à Paris sur l'initiative de la France, qui était alors l'unique pays  avoir une certaine expérience en la matière.

La France avait en effet montré la voie à suivre en créant, dès 1950, au sein des Archives nationales, un « service éducatif » destiné à servir d'auxiliaire à l'enseignement de l'histoire à l'école (voir illustration) et étendant en 1951 cette mesure aux archives départementales.

Ce service éducatif couvrait déjà en 1969 cinquante des quatre‑vingt‑seize départements. Il est utilisé, en moyenne à raison de deux à six heures par semaine, par 700 élèves et dans certains départements par plus de 20000 élèves. Dans le cadre de ce service éducatif, un certain nombre d'activités et de manifestations organisées en commun par des archivistes et des enseignants détachés ont lieu aussi bien dans les écoles que dans les services d'archives. Les bâtiments d'archives de construction récente contiennent normalement des locaux destinés à cette fin. Le programme du service éducatif comprend un enseignement axé sur l'étude des sources originales, des expositions, des cours destinés à de jeunes historiens,  des représentations cinématographiques suivies de discussions et diverses autres manifestations. Dans quelque vingt départements, des archivistes et des professeurs d'histoire éditent en commun en tant que publications du service éducatif des textes et des illustrations spécialement adaptés à l'usage scolaire. Ces publications contiennent des textes qui, placés dans un contexte plus large, ont trait à l'histoire nationale et régionale et contribuent à leur rendre vie. Le service éducatif des Archives nationales de Paris a également sa propre collection de livres de poche. Cette coopération systématique entre les archives et l'école fonctionne avec succès depuis déjà vingt ans.

L'action éducative des archives en URSS et dans les autres États socialistes suscite également un grand intérêt. Dans ces pays, les archives sont investies d'une mission éducative et tenues à ce titre de coopérer avec l'école afin d'aider celle‑ci à donner systématiquement aux élèves une formation socialiste conforme à l'esprit du marxisme‑léninisme mais il n'existe pas encore d'institution comparable au service éducatif français. Cependant, dans la République démocratique allemande, la coopération qui existait déjà entre les archives et l'école a été développée en 1968 et depuis lors des travaux pratiques scientifiques sont organisés dans les archives à l'intention des élèves des deux dernières classes de l'Oberschule avec l'aide et sous la surveillance d'archivistes. Les premiers rapports sur le déroulement et les résultats de cette expérience ont été récemment publiés.

Dans d'autres pays - notamment dans la République fédérale d'Allemagne, en Belgique, aux États‑Unis d'Amérique, aux Pays‑Bas, au Royaume‑Uni - le problème de l'utilisation des archives à des fins pédagogiques est à l'ordre du jour mais on en est encore au stade de la collecte et de l'échange des données d'expériences.

Dans la` République fédérale d'Allemagne, c'est Franz Herberhold qui, en 1955, a traité pour la première fois de la question des relations entre les archives et l'école dans un exposé fait pendant le Congrès des archivistes de l'Allemagne du Sud.

Enfin, l'action des archives auprès du public a été l'un des thèmes principaux traités lors du XLVe Congrès des archivistes allemands qui s'est tenu à Kiel en 1969. A cette occasion, Hans Booms évoquant les rapports entre les archives et l'école a recommandé de développer systématiquement les efforts déjà entrepris en la matière de façon àparvenir à un service éducatif inspiré du modèle français.

Malgré un débat qui dure déjà depuis plus de vingt ans et les nombreuses tentatives effectuées pour intégrer dans l'enseignement des visites et des travaux dans les musées, les possibilités qu'offrent les archives sur le plan pédagogique restent presque entièrement ignorées sauf en France et dans les États socialistes. Cela est imputable au moins en partie aux archivistes eux‑mêmes. Ils se considèrent investis essentiellement d'une mission de recherche et à la rigueur d'administration mais ils oublient, dans la grande majorité des cas, que leur rôle consiste également à éduquer et informer le grand public. Si l'on veut que les archives s'acquittent de leur mission éducative, il importe avant tout d'intéresser de nou  velles couches du public aux documents d'archives. Cependant, il ne suffit pas d'organiser occasionnellement des expositions, comme presque tous les archivistes sont amenés aujourd'hui à le faire, pour que les archives acquièrent aux yeux du grand public et du personnel enseignant une importance comparable, même de loin, à celle des musées en tant que moyen éducatif.

Enseignement de l'histoire et des sciences sociales

C'est l'école qui offre à cet égard le plus de possibilités nouvelles car les archives peuvent l'aider utilement à s'acquitter de sa mission de formation.

La forme de coopération la plus courante consiste à utiliser le fonds d'archives, c'est‑à‑dire les sources historiques originales pour l'enseignement de l'histoire et des sciences sociales'. L'enseignement de l'histoire à l'école est aujourd'hui avant tout une partie intégrante de la formation politique. C'est de là que procède aux yeux de l'opinion publique sa justification, voire sa nécessité. Cependant, si nous considérons que la formation historique est indispensable pour comprendre les mécanismes politiques et agir dans ce domaine, si nous pensons que l'enseignement de l'histoire a pour but de familiariser les élèves avec les hommes, les conditions de vie et les valeurs du passé, afin qu'ils puissent les comparer avec le présent et mieux comprendre ainsi les problèmes de l'individu et de la collectivité, rien n'est plus efficace pour la réalisation de ces objectifs que de confronter les élèves en contact avec les sources historiques, témoignages vivants du passé. Tout service d'archives aussi modeste soit‑il dispose de sources qui peuvent devenir utiles pour l'enseignement moderne. Il faut abandonner la conception erronée selon laquelle seuls présentent de l'intérêt les documents qui concernent l'histoire nationale, c'est‑à‑dire qui ont une portée suprarégionale.

Expositions

Malheureusement, pour jouer leur rôle éducatif à l'égard de l'opinion publique et donc aussi des élèves des écoles les services d'archives s'attachent rarement, sinon jamais dans la pratique, à mettre en valeur la diversité thématique des sources d'information qu'ils peuvent mettre à la disposition du public et se contentent le plus souvent d'organiser des expositions consacrées à un sujet étroitement limité. Ces expositions thématiques font partie depuis la fin du XIXe siècle du programme d'activités courantes de la plupart des archives, dans la mesure où celles‑ci disposent des locaux nécessaires à cette fin.

Dans la République fédérale d'Allemagne, les archives municipales de Brunsvick ont àelles seules organisé de 1950 à 1972, en coopération avec la bibliothèque municipale, 128 expositions plus ou moins importantes. La plupart des archives des États et des municipalités ont toutefois organisé seulement cinq ou six expositions au cours des dix dernières années. En revanche, les archives organisen‑aussi généralement une exposition dite permanente où elles présentent leurs plu beaux fleurons. Ces expositions ont un succès plus ou moins grand. D'après certtaines enquêtes qui ont été effectuées en Allemagne du Nord, les deux esposistions qui ont été de loin les plus visitées par les élèves des écoles sont deux grandes   expositions itinérantes organisées par l'Administration des archives de la Basse‑Saxe: la première, qui a eu lieu en 1961‑1962, avait pour thème « La Basse‑Saxe » et l'autre, qui a été organisée en 1964‑1966, avait pour thème « Dix siècles d'histoire de l'Allemagne ». Ces deux expositions ont été présentées dans toutes les archives d'État de la Basse‑Saxe. Toutes les deux avaient pour objet de présenter une évolution millénaire. La deuxième avait en outre une vaste portée géographique. Les sujets plus limités suscitent, semble‑t‑il, un moins grand intérêt. Les données dont on dispose indiquent que le nombre d'élèves qui ont visité des expositions d'archives au cours des dix dernières années a fortement reculé malgré un important effort publicitaire. Il est incontestable que les expositions sur les grands thèmes, pour lesquelles plusieurs archives réunissent leur documentation, attirent particulièrement le public, mais le manque d'intérêt que dénote ce recul ne peut pas s'expliquer uniquement par les sujets choisis. Chacune des localisations possibles pour ces expositions dans les services d'archives présente des avantages et des inconvénients. Les services d'archives situés dans le centre des villes et disposant de leurs propres locaux d'exposition sont naturellement mieux placés pour attirer les visiteurs que ceux qui sont installés à la périphérie des villes. Ils sont d'un accès plus facile et le facteur temps est un élément qui est loin d'être négligeable pour les enseignants. En règle générale, les expositions d'archives sont organisées en dehors de toute préoccupation scolaire àl'occasion d'événements ou d'anniversaires particuliers ou pour des raisons de circonstances politiques. Elles n'ont pas de rapport avec un programme systématique d'études et ne sont même pas préparées en commun avec les enseignants de la discipline considérée. La possibilité de faire appel au concours d'enseignants, qu'offre précisément l'organisation de telles expositions et dont l'exemple français montre tous les avantages, n'a guère été exploitée jusqu'à présent dans la plupart des autres pays. Seules certaines archives municipales ont pu mettre à profit des contacts personnels et organiser, après accord passé avec les enseignants intéressés, de petites expositions réunissant des documents destinés à servir d'illustration à l'étude de certaines questions du programme scolaire.

Toutes les expositions habituelles d'archives doivent comprendre une partie plus ou moins grande d'éléments visuels autres que les documents d'archives proprement dits mais pour l'essentiel elles présentent toujours des témoignages écrits, ce qui pose un problème particulier. En effet, il ne faut certes pas sous‑estimer la fascination qu'exercent les écrits originaux, les chartes impériales du moyen âge et les signatures de personnalités célèbres, mais la proportion des visiteurs d'une exposition capables d'apprécier ces documents du passé est de plus en plus réduite. Pour le profane cultivé, et à plus forte raison pour l'élève, ils ne sont que des documents illisibles et incompréhensibles. Seuls les guides et les catalogues leur confèrent de la vie et de la signification pour cette catégorie de visiteurs; mais même ainsi les élèves qui n'acquièrent des connaissances historiques de base que peu à peu au cours du processus d'apprentissage, ne considèrent les documents d'archives qu'avec curiosité ou d'un point de vue purement esthétique tant qu'ils ne sont pas en mesure de les relier à l'une des questions qu'ils ont étudiées.

Cependant, une exposition thématique bien organisée peut toujours, même si elle n'est nullement reliée à l'enseignement, avoir pour effet d'accroître, sur un plan général, l'intérêt des élèves pour l'histoire. C'est pourquoi la visite d'une telle exposition peut être utile même pour une classe de l'enseignement primaire. L'enseignement primaire est encore axé sur la représentation visuelle. On peut donc, à ce stade, avoir recours à des illustrations, à la présentation de monuments historiques et d'objets de musées et àdes documents d'archives soigneusement choisis (cartes, sceaux, documents médiévaux qui ont une grande force d'évocation, enluminures, affiches électorales, etc.) sans avoir à s'occuper des textes proprement dits. Il n'en reste pas moins que les visites d'expositions d'archives organisées pour les élèves ne peuvent avoir qu'une efficacité limitée au niveau de l'enseignement primaire. On doit se contenter d'inviter les élèves àrelater leurs  impressions, à raconter de façon très générale ce qu'ils ont vu et à décrire à leur convenance telle ou telle pièce exposée.

Le recours à des textes originaux pour l'enseignement n'est possible qu'au niveau du secondaire. Cependant, le contenu de l'enseignement est à ce niveau généralement plus étroit et orienté de façon à contribuer à l'éducation politique des élèves. C'est pourquoi, aux yeux des enseignants, les expositions d'archives habituelles ne sont généralement pas assez riches en documents d'intérêt actuel utilisables comme support d'enseignement pour justifier le temps assez long qui doit souvent être consacré à une visite.

L'organisation d'expositions d'archives de type traditionnel même si elles font l'objet d'un nombre accru de visites scolaires ne peut pas être considérée comme une coopération véritable entre les archives et l'école. Cette activité représente tout au plus l'amorce d'une telle coopération. Pour que l'on puisse parler de coopération efficace, les enseignants ne doivent pas se contenter de jouer un rôle passif en utilisant et en adaptant aux fins de leur enseignement les documents d'archives qui sont présentés. Professeurs et élèves doivent de leur propre initiative faire connaître systématiquement aux services d'archives leurs problèmes et leurs besoins. Si tel n'a malheureusement pas été le cas jusqu'à présent, ce n'est certainement pas par manque d'intérêt mais bien par ignorance des possibilités qu'offrent les documents d'archives. Cet état de choses est souvent imputable à l'absence d 'une condition essentielle qui est la connaissance des fonctions et de la signification d'un service d'archives. C'est pourquoi les archivistes devraient avoir pour premier souci de donner à l'enseignement, grâce à un travail de relations publiques intense et systématique, des informations sur les fonctions et la nature des archives et des indications sur les moyens spécifiques dont disposent les archives pour aider l'enseignant dans son travail. Ce travail de relations publiques peut prendre des formes extrêmement diverses: conférences et cours d'initiation, visites guidées des archives à l'intention des enseignants, des élèves et des stagiaires, expositions avec catalogues destinées à présenter le travail des archives, distribution de bulletins d'information aux enseignants et aux élèves, envoi aux écoles de répertoires des archives, etc. Dans la République fédérale d'Allemagne, certains archivistes ont recours à ces moyens afin de démontrer l'intérêt qu'aurait l'école à utiliser davantage les services d'archives. Un autre moyen efficace consisterait à publier un petit « guide des archives » qui donnerait, dans une optique scolaire, un aperçu des fonds d'archives et des instruments de recherche des documents et qui fournirait des renseignements sur les règles d'utilisation et un certain nombre d'indications et de conseils techniques. Tout en continuant d'organiser, comme il est souhaitable, des expositions de type traditionnel où sont présentés des ouvrages et des documents rares sur tel ou tel sujet, les services d'archives pourraient utiliser également les autres moyens qui s'offrent à eux pour coopérer plus étroitement avec l'école pour l'enseignement de l'histoire et des sciences sociales. Les petites expositions organisées pour les besoins de l'enseignement sur tel ou tel sujet bien particulier sont relativement peu onéreuses. Les archivistes et les enseignants pourraient constituer en commun, en puisant dans les fonds d'archives, un matériel qui serve à illustrer l'étude d'une question en classe et sur lequel les élèves reçoivent des explications sur place. Cependant, les classes doivent se rendre dans les locaux des archives pour visiter ces expositions, car on imagine encore mal que les archivistes apportent leurs documents dans les écoles de leur circonscription. En revanche, les archivistes peuvent préparer des diapositives et d'autres reproductions de documents d'archives destinées à être utilisées à l'école, soit que l'enseignant les commente pour ses élèves, soit qu'il s'en serve pour les lectures en commun. De la sorte, les documents d'archives pourraient atteindre l'enseignement en dehors des locaux d'archives. Les duplicateurs de bureaux modernes qui existent maintenant dans la plupart des services d'archives permettent d'établir rapidement et pour un coût relativement modique le nombre voulu d'exemplaires d'un document.

Étude des sources : l' « apprentissage par l'exemple »

Depuis une vingtaine d'années, la notion d'« apprentissage par l'exemple » apparaît de plus en plus souvent dans les débats pédagogiques. Grâce à une instruction fondée sur l'exemple, on espère atténuer la pression que fait peser sur l'enseignement de l'histoire l'augmentation continuelle du volume de la matière enseignée. Cette nouvelle forme d'enseignement qui allie l'approfondissement des questions par l'exemple et la transmission des connaissances de base indispensables offre des possibilités de coopération entre les archives et l'école. Personne ne conteste que, dans l'enseignement secondaire, la lecture et l'interprétation des sources constituent la méthode la plus appropriée pour susciter une participation active des élèves. De fait, l'utilisation de textes originaux dans l'enseignement de l'histoire s'est très largement imposée. Elle s'étend aujourd'hui aussi à l'enseignement primaire et à l'enseignement primaire supérieur.

L'étude de sources choisies permet avant tout à l'élève d'entrer directement en contact avec l'histoire. En outre, elle a pour effet d'éveiller chez lui le doute et le scepticisme àl'égard des interprétations de faits historiques et des affirmations qui paraissent aller de soi dans les manuels et d'aiguiser ainsi son esprit critique. Il ne s'agit pas, bien sûr, de nier les différences de méthodes et d'objectifs qui existent entre l'enseignement scolaire et l'enseignement universitaire de l'histoire ni de contester qu'au niveau de l'école secondaire l'étude des sources a forcément des limites. Il n'en reste pas moins que de nos jours, les professeurs d'histoire doivent toujours s'efforcer d'expliquer aux élèves, ne serait‑ce que de façon indicative, ce qu'est le travail de l'historien, afin de les initier aux problèmes de la connaissance et du jugement historiques. Dans le secondaire, la discussion des sources en classe permet de mettre en lumière toutes les nuances du doute et de la conjoncture qui rendent difficile la recherche de l'objectivité en histoire. Cela s'applique aussi bien aux sources centrales qu'aux sources régionales et locales.

Types de documents et leur utilisation

Plus une source parle concrètement à l'imagination des élèves et les met directement en contact avec un événement historique, et plus elle les intéresse, à condition évidemment que dans le cadre de l'enseignement par l'exemple, elle offre matière à des conclusions de caractère général. Ce sont les sources régionales et locales qui sont le mieux adaptées à ce rôle. Les cahiers de documentation destinés aux écoles, proposés par les éditions scolaires, pour autant qu'ils existent ne présentent généralement que des documents déjà publiés. Contrairement aux sources locales et régionales, le lien direct avec la réalité leur fait souvent défaut. C'est pourquoi les archives peuvent apporter à cet égard une aide précieuse aux enseignants en leur offrant d'autres documents qui leur permettent de rattacher les questions étudiées à la réalité concrète et d'éveiller ainsi l'intérêt et la volonté de participation active de leurs élèves. Les petites archives ont, elles aussi, assez de sources qui peuvent servir d'exemples pour illustrer les questions traitées dans l'enseignement moderne de l'histoire et des sciences sociales. Les rôles des contribuables permettent de se faire une idée des structures sociales. Les lettres personnelles d'hommes politiques, les pétitions et les pamphlets font mieux comprendre les grandes révolutions des temps modernes. Les documents relatifs aux troubles sociaux et aux grèves du XIXe siècle constituent une bonne introduction à l'étude de l'histoire du mouvement ouvrier. Les rapports administratifs éclairent  les crises politiques et économiques qui se sont succédé entre 1920 et 1930. Les journaux permettent de se rendre compte de la façon dont la presse est mise au pas dans un État totalitaire. Pour ce qui est en particulier de l'histoire contemporaine depuis 1917 inscrite au programme du deuxième cycle de l'enseignement secondaire, on doit pouvoir trouver partout facilement des sources qui éclairent toute une évolution à partir de faits particuliers et qui se prêtent donc particulièrement bien à la lecture et à l'explication en classe. Ces sources contemporaines ne posent guère de difficultés de lecture, puisque les textes importants de cette période sont, la plupart du temps, écrits à la machine. En ce qui concerne les sources plus anciennes, un travail de transcription, voire de traduction, est souvent indispensable avant que le document considéré puisse être présenté aux élèves. Cela fait assurément perdre à ces documents une bonne partie de l'attrait qu'exerce le document original.

Les services d'archives auraient évidemment beaucoup trop à faire s'ils devaient préparer de leur propre initiative la documentation par thème dont peuvent avoir besoin les professeurs d'histoire et de sciences sociales. Les archivistes peuvent tout au plus donner des indications et des conseils. C'est en dernier ressort aux enseignants eux‑mêmes qu'il appartient de décider quels sont les documents qui, dans tel ou tel cas, leur sont utiles pour leurs cours. Une initiative fort utile consisterait à enregistrer dans les archives et à classer par questions tous les documents qui ont été soit présentés dans de petites expositions axées sur l'enseignement, soit sélectionnés pour une explication de texte par le professeur ou pour une lecture en classe. Cela nécessiterait évidemment un certain travail de recherche, mais tout le monde en tirerait profit et l'on pourrait ainsi établir par une méthode purement pragmatique, un registre des documents d'archives disponibles pour l'étude de très nombreuses questions inscrites aux programmes d'enseignement Cette liste pourrait être reproduite en de nombreux exemplaires et distribuée aux écoles. L'effet publicitaire d'un tel registre dans les écoles serait sans doute inestimable. Au besoin, les services d'archives pourraient également constituer des collections de copies de documents et se tenir prêts à fournir sur demande des exemplaires des documents les plus demandés. On pourrait même envisager ultérieurement la publication de cahiers de documents àl'intention des écoles d'après le modèle français. Cependant, cette tâche incombe moins aux divers services d'archives qu'aux administrations d'archives communales ou d'État dont ils relèvent.

Travaux individuels ou en groupe

Jusqu'ici, nous avons parlé seulement de la visite des expositions d'archives et de l'utilisation de documents isolés ou peu nombreux dans l'enseignement, c'est‑à‑dire de situations où l'enseignant reste le véritable pourvoyeur d'informations, les documents d'archives servant essentiellement à éveiller l'intérêt des élèves. La consultation individuelle sur place des archives pose un tout autre problème Il ne serait assurément pas souhaitable d'organiser pour les élèves de l'enseignement primaire des visites d'archives comportant des exercices concrets. En revanche, les visites de classes de l'enseignement secondaire dans des expositions d'archives axées sur l'enseignement et soigneusement préparées du point de vue pédagogique se justifient toujours. Les sources historiques diverses peuvent être étudiées successivement dans toutes les classes en fonction de leur degré de complexité. La méthode qui consiste à laisser les élèves travailler seuls sur de la matière historique brute soulève quant à elle un certain nombre de difficultés et surtout suppose de la part de ces élèves une faculté d'abstraction et d'association telle qu'on ne peut l'envisager que pour le deuxième cycle de l'enseignement secondaire, c'est‑à‑dire pour des jeunes gens âgés de dix‑sept à dix‑neuf ans.

L'idée fondamentale qui est à la base de la réforme de l'enseignement de  l'histoire est que, dans le deuxième cycle de l'enseignement secondaire, il importe de développer plus qu'on ne l'a fait jusqu'à présent, les formes de travail qui laissent aux élèves une autonomie croissante afin de leur donner la possibilité « d'étudier des sujets limités, y compris des problèmes politiques actuels, à partir des sources historiques, en ayant recours à des ouvrages scientifiques ». A cet égard, le principe de l'apprentissage par l'exemple continue à être en vigueur. Dans la République fédérale d'Allemagne, ces idées ont trouvé leur application dans les programmes d'études. C'est pourquoi, depuis quelques années, la rédaction de mémoires annuels et l'exécution d'enquêtes collectives sont de plus en plus en faveur dans l'enseignement scolaire. Les thèmes sont souvent choisis de façon à nécessiter le recours aux archives. Au cours des dernières années, il y a eu dans la plupart des archives des groupes d'élèves qui ont préparé des mémoires annuels et des enquêtes collectives concernant l'histoire ou les sciences sociales. L'utilité de ces travaux est contestable lorsque l'enseignant connaît mal les conditions de travail dans les archives et leurs exigences, comme c'est parfois le cas, et que de ce fait ce travail dépasse les moyens des élèves pour ce qui est du temps ou de leur capacité. Il faudrait qu'avant tout travail scolaire important dans les archives, l'enseignant responsable et l'archiviste examinent ensemble les possibilités matérielles et les conditions techniques d'application.

Les possibilités de travail indépendant sur des documents originaux non imprimés sont toujours assez limitées, même pour les élèves du deuxième cycle de l'enseignement secondaire. L'aide de l'enseignant ou de l'archiviste est généralement indispensable. Cela s'applique aussi aux enquêtes collectives comme celle qui a été effectuée pendant l'hiver 1972‑1973 dans les archives d'Osnabrück par un groupe composé d'élèves de la douzième et de la treizième année d'études de l'Oberschule (secondaire). L'objectif de cette enquête était d'étudier à titre d'exemple la naissance de l'État totalitaire national‑socialiste à l'aide de sources provenant d'une zone géographique étroitement limitée. Après avoir suivi un exposé général d'introduction au travail d'archives, les élèves se sont divisés en plusieurs groupes de trois ou quatre personnes dont chacun a étudié l'un des six sujets choisis en commun par les élèves, l'enseignant et l'archiviste, à savoir: les élections et les partis avant 1933, l'évolution du parti national‑socialiste, la situation économique de 1929 à 1934, la période de mise au pas après 1933, l'Église et le parti national‑socialiste, Ta guerre totale. Les sources utilisées étaient des quotidiens et des revues ainsi que des documents publics et privés. En outre, les élèves ont eu recours à la Bibliothèque des archives et à celle de l'Association historique d'Osnabrück qui se trouve dans les mêmes locaux. Les résultats n'ont pas été entièrement satisfaisants notamment en ce qui concerne les objectifs pédagogiques mais dans certains cas le niveau des travaux a presque égalé celui des séminaires universitaires. Cette expérience a confirmé ce que laissaient prévoir d'autres expériences analogues, à savoir que certains objectifs pédagogiques sont plus faciles àréaliser dans une certaine ambiance matérielle, intellectuelle et émotionnelle que dans le cadre de la classe. L'attrait de la nouveauté et de la recherche indépendante des sources stimule l'élève. En revanche, cette méthode de travail présente également un certain nombre d'inconvénients: les élèves capitulent facilement‑ devant l'abondance de la matière, se perdent dans l'importante documentation, ne savent pas distinguer l'accessoire de l'essentiel, s'accrochent à des détails et se laissent déborder. Ils ont du mal à faire la synthèse des notes qu'ils ont prises à partir des documents originaux. Cependant, après une première période, ces difficultés disparaissent en général rapidement. Pour que les travaux effectués en groupe par les élèves dans les archives à partir de sources véritables (non pas des Journaux ou autres imprimés) soient couronnés  de succès, que l'enseignant ait effectué un travail préparatoire important, notamment pour le choix des sources, et qu'il apporte une aide considérable aux élèves pendant leur enquête. En dépit des nombreux problèmes et difficultés qu'il soulève, le travail des élèves dans les archives présente des avantages incontestables du point de vue pédagogique. Il ne contribue pas seulement à l'apprentissage par l'exemple. Il donne plus de souplesse àl'enseignement, renforce la confiance entre élèves et enseignants, stimule l'intérêt des élèves pour l'histoire et développe leur esprit critique et leur initiative.

Utilisation des bibliothèques appartenant aux archives

Les archives n'abritent pas seulement des collections de pièces d'archives. La plupart d'entre elles disposent d'une importante bibliothèque spécialisée destinée au personnel et souvent aussi d'une bibliothèque d'association tout aussi vaste. Ces bibliothèques sont souvent les bibliothèques historiques les plus importantes de la localité. Elles peuvent aider non seulement les enseignants à orienter et préparer leurs cours, mais aussi les élèves à préparer leurs devoirs à la maison. Beaucoup de services d'archives patronnent des sociétés d'histoire, locales ou régionales Les mêmes personnes font souvent partie à la fois de la direction des archives et de celle de la société d'histoire et les réunions de cette dernière sont souvent organisées dans les locaux des archives. Les conférences et les publications de ces sociétés d'histoire peuvent elles aussi être utilisées pour des fins d'enseignement. Elles peuvent surtout contribuer à rapprocher les enseignants des archives et cela est essentiel car la coopération entre les archives et l'école implique avant tout une collaboration avec les enseignants

Il est vrai que les programmes d'études modernes ne sont guère conçus de manière àinciter les professeurs d'histoire à utiliser les sources dont disposent les archives à des fins pédagogiques. Il y a assez de possibilités de coopération entre les archives et l'école. Si elles sont trop peu utilisées cela tient moins aux programmes d'études ou même à un manque d'intérêt de la part des enseignants, qu'à une très grande ignorance des possibilités pédagogiques qu'offrent les archives.

Coopération entre les archives et l'enseignement

La coopération entre les archives et l'enseignement répond aux intérêts des deux parties. Elle permet aux archives d'être mieux connues par le grand public et aux élèves d'aborder l'histoire à partir de documents authentiques qui les incitent à réfléchir. La tâche consistant à organiser une coopération telle que celle qui existe en France et à la faire fonctionner efficacement revient en premier lieu aux administrations d'archives et aux ministères de l'éducation ou aux autorités scolaires S'ils ne s'acquittent pas de cette tâche, il sera bien difficile de parvenir à une coopération. Cependant, les services d'archives individuels ont eux aussi la possibilité, aux échelons local et régional, de toucher le grand public et de favoriser les contacts. Il s'agit d'épuiser toutes ces possibilités afin de familiariser les enseignants avec les archives et avec les perspectives nouvelles que l'utilisation des documents d'archives offre à l'enseignement moderne de l'histoire et des sciences sociales. Les expériences déjà faites en la matière doivent en tout état de cause bénéficier d'une large publicité. Si cette voie est suivie avec sérieux et de façon systématique, on peut espérer que l'utilisation des archives à des fins pédagogiques, au moins pour les classes supérieures de l'enseignement secondaire, deviendra bientôt partout aussi courante qu'elle l'est déjà en France.

<<TOC4>> L’utilisation des archives par le grand public

Rapport par Mme Claire Berche

L'importance de l'action des archives auprès d'un large public, conception assez nouvelle, ne rallie pas l'unanimité des archivistes. Cette action qui comporte deux aspects, la participation àune diffusion des ressources culturelles auprès de chacun et la publicité en faveur des archives, suscite des prises de positions contradictoires. Certains en effet se passionnent pour des activités de formation, d'enrichissement intellectuel d'un public profane et s'attachent, par des travaux d'information, à mettre en lumière le rôle des archives. D'autres s'interrogent sur l'utilité de toucher un public plus vaste que celui qui fréquente habituellement les salles de lecture des archives. Attachés à des aspects plus traditionnels et intellectuellement plus gratifiants de leur mission, c'est‑à‑dire au rôle scientifique et administratif des archives, ils ont tendance à mépriser le côté vulgarisateur et publicitaire d'un effort en ce domaine.

Consacrer du temps, investir des crédits importants dans des réalisations accessibles à un large public, dans des actions d'éducation, chercher à donner d'un patrimoine méconnu et de réputation austère une image de marque attrayante, alors que les ressources en personnel sont limitées et les frais de conservation croissants, est‑ce utopie ou réalisme, défi ou occasion de se développer?

Ce rapport ne prétend en aucune manière dresser un bilan exhaustif des nombreuses expériences menées partout en ce domaine. Il tentera simplement d'en mettre en lumière quelques‑unes et de noter, après l'exposé de ces réalisations, quelques problèmes pratiques d'application.

1. les archives et le grand public: une évolution et son impact.

Progressivement, les archives cessent d'être l'apanage d'une minorité érudite, pour devenir illustration et moyen de culture. Elles passent d'un stade passif, axe sur la conservation des documents et leur mise à la disposition d'un public d'élite, à un rôle plus actif de médiation culturelle. Par de multiples canaux, certes encore modestes, le grand public commence àentrevoir leurs ressources. Mais ne reste‑t‑il pas beaucoup à faire pour rendre familières àchacun les richesses d'une partie méconnue du patrimoine culturel de son pays?

(a) Participation progressive à l'action culturelle.

Notre époque n'a pas inventé ce rôle de diffusion culturelle. Il faut remonter à la seconde moitié du XlXe siécle pour trouver les premiers indices d'ouverture des archives en direction d'un public non érudit, avec la création de musées d'archives à Paris aux Archives  nationales en 1867, à Londres au Public Record Office, à Vienne et, vers 1935, à Washing ton. Leur création, dans le mouvement historique post‑romantique, traduisait l'idée que  les archives pouvaient servir à l'enseignement de l'histoire, à une initiation à la paléographie. Cette entreprise voulait aussi répondre, "à côté d'un public d'élite, à qui l'étude approfondie des documents est plus particulièrement réservée", à l'attente d'une "foule intelligente, avide de connaître toutes choses, qui veut à ses heures de loisir se renseigner sur les sciences qu'elle ignore". Pour fructueuse qu'elle fût, cette tentative n'en demeura pas moins isolée et il faut presque attendre les années 1950 pour noter une étape nouvelle avec le souci de créer des liens avec le monde de l'éducations.

Dès 1954, ces préoccupations sont à l'ordre du jour puisque la première conférence internationale de la Table ronde des Archives a pour thème Les archives et l'enseignement. On y débat de la collaboration des archivistes à la formation des instituteurs, de la création des services éducatifs, de l'organisation de visites scolaires, des moyens d'éveiller l'intérêt pour l'histoire. On y cite des expériences nouvelles: présentation commentée de textes originaux dans les locaux des archives à un public très divers, conférences à la radio, publications, recueils de textes et fac‑similés à l'usage du grand public, collaboration au développement du tourisme culturel et à la réalisation de films.

Depuis, la quinzième conférence internationale de la Table ronde des Archives, tenue àOttawa en 1974 sur le thème plus général Les Archives et les relations publiques a permis d'enregistrer le développement important pris par ces activités, expositions et actions des services éducatifs d'archives en particulier.

(b) Un contact enrichissant pour le profane

Ce "large public", quel est‑il? En fait, il se distingue de la clientèle habituelle de nos salles de lecture; il est formé aussi bien des autorités administratives et des élus locaux que des catégories cultivées. Il comprend aussi tous ceux qui; sans participer de manière habituelle a des manifestations culturelles, se révèlent sensibles au pouvoir évocateur de documents présentés clairement et touchant des questions d'actualité.

Ce grand public témoigne aujourd'hui d'un goût croissant pour l'histoire, dans la mesure où la part qui lui est dévolue s'amenuise dans les programmes scolaires, diront certains. Succès des émissions télévisées (films et débats) sur des sujets historiques, diffusion d'ouvrages ou de revues accessibles à tous dus à des universitaires connus, publications vendues jusque dans les supermarchés, multiplication des sociétés historiques locales, développement de la généalogie, autant de signes qui traduisent, selon une expression un peu galvaudée, le désir de "retrouver ses racines", dans une civilisation en cours de mutations, l'engouement pour les civilisations traditionnelles et la vie quotidienne d'autrefois. Pourquoi, dans ce mouvement, ne pas tenter de donner au public matière à étoffer ses connaissances, à appréhender nos ressources?

Que sont les archives pour le grand public? Chacun aurait des anecdotes ironiques à narrer sur les portraits caricaturaux que l'on trace de notre activité.

Cette méconnaissance n'est pas l'apanage des personnes peu instruites. Quel est l'administrateur, la personne cultivée qui ne nous confonde avec les bibliothécaires, qui sache précisément quelles ressources nous pouvons mettre à sa disposition?

Pourtant, "dans le contexte de l'action culturelle contemporaine, les archives doivent aider àla formation du jugement. Elles peuvent expliquer le sens des événements en les replaçant dans le contexte psychologique des périodes où ils se sont produits. Elles mettent l'accent sur les hommes grands ou petits, célèbres ou obscurs, qui ont précipité ou subi des événements. Elles font comprendre la finalité de nos institutions nationales, régionales  ou locales. Par cette action éducative, les archives rendent vivante l'histoire d'hier et d'aujourd'hui".

En bref, nos ressources doivent pouvoir permettre au public "d'approfondir la connaissance de l'homme dans sa dimension historique, dans ses mentalités et dans son environnement social".

(c) Les archives, auxiliaires de la prise de conscience nationale, régionale et ethnique.

Indéniablement, et les représentants des pays en voie de développement l'ont très bien souligné à plusieurs reprises, les activités des archives en direction d'un large public contribuent à l'affirmation de l'identité nationale des jeunes nations. Les sources écrites et la tradition orale leur permettent d'appréhender leur histoire, légendes, coutumes et traditions. Notre rôle de conservation est irremplaçable en ce domaine.

Par ailleurs, dans d'autres pays, les archives peuvent, en présentant au public l'histoire des luttes de la nation pour conquérir son indépendance, contribuer de manière non négligeable au développement de la conscience nationale. C'est ainsi que dans de nombreux pays des manifestations diverses organisées par les archives célèbrent les grands anniversaires.

Le public désireux de mieux connaître les traditions et l'histoire régionales trouve dans les actions menées avec la collaboration des archivistes au plan local (préservation du patrimoine architectural, maintien des traditions) les ressources susceptibles de lui faire mieux apprécier et protéger la culture et les traditions locales. Enfin, pour les minorités, qu'elles soient ethniques, religieuses ou linguistiques, les archives écrites ou orales constituent une source fondamentale pour la prise de conscience de l'histoire et de la culture qui leur sont propres.

Dans un souci voisin, certains mouvements (politiques, professionnels ou féministes) ne constituent‑ils pas leurs propres archives?

2. Tendances actuelles et expériences nouvelles.

Si les deux aspects des rapports entre les archives et le grand public, animation et publicité, se distinguent au plan intellectuel, dans le concret ils ne peuvent qu'être confondus.

Les expériences tentées récemment semblent se caractériser par une amélioration des moyens devenus traditionnels: expositions, liens avec l'enseignement, publications, mais aussi par la recherche d'un public plus large, grâce notamment à la télévision et aux moyens audiovisuels.

(a) Les musées d'archives.

Les musées d'archives font un effort de rajeunissement (exemple: le Musée de l'Histoire de France aux Archives nationales à Paris, rénové en 1978 - 1979). Ils adoptent les techniques nouvelles de la muséographie, la mise en valeur des documents par l'éclairage, la présentation en vitrines ou sous plexiglas, la rédaction de commentaires clairs, de transcriptions, l'insertion du document dans son cadre historique et géographique. Par ailleurs, ils font appel aux moyens audiovisuels pour compléter cette présentation: commentaires enregistrés, projection de montages de diapositives, etc.

Toutefois, cette forme d'animation culturelle, très coûteuse et nécessitant de gros moyens matériels, ne se développe guère et recueille moins de succès que les expositions temporaires.

(b) Les expositions,

Les expositions constituent, de loin, la forme la plus utilisée de diffusion culturelle, la plus efficace de l'avis de tous. En même temps, elles exigent un investissement important  en temps et en crédits. De la grande manifestation aux simples prêts, elle peut revêtir diverses formes:

1. Expositions assez étoffées organisées par les archives elles‑mêmes, en général dans leurs locaux. Elles font l'objet d'une programation et demandent plusieurs mois de préparation.

Elles s'articulent autour d'un thème général duquel on rapproche autant que possible l'aspect local et humain auquel le visiteur est très sensible.

Leur préparation implique la recherche de la collaboration d'un public qui ne sera pas forcément celui des archives. Comment ne pas faire appel à des industriels ou à la famille d'un personnage connu pour organiser une manifestation sur l'histoire de l'industrie ou une exposition consacrée à une grande figure nationale ou locale? D'une certaine manière, ce type d'exposition constitue une occasion de faire progresser la recherche. Au plan local, intéresser les étudiants et élèves des écoles à la quête de certains types de documents peut être fructueux.

Pour le traitement du thème, les conceptions évoluent aussi. Aux archivistes qui, il y a quelques années, prônaient la présentation exclusive de documents d'archives, s'opposaient les tenants d'un choix plus large. Actuellement, un dosage paraît nécessaire dans l'évocation du thème C'est pourquoi, sans donner de pourcentage idéal, tout pouvant changer selon le thème et les ressources locales, on peut dire que les expositions tendent à présenter 50 % de documents iconographiques, cartographiques, statistiques et graphiques, 25 °70 de manuscrits et 25 °70 d'objets, toiles ou autres. Cette méthode permet de traiter le thème de manière plus claire, plus attrayante et plus esthétique. Il est incontestable que cette variété est très appréciée, particulièrement dans les pays en voie de développement où elle facilite l'accès au thème. La projection, en un lieu tout proche, d'un montage audiovisuel sur le même thème, ou de films d'époque si le sujet s'y prête, constitue un complément attrayant.

Sur le nombre important d'expositions organisées, peu font l'objet d'un catalogue. Catalogue imprimé très complet faisant le bilan des connaissances sur le thème ou simples feuillets reproduits par des procédés rapides, édition coûteuse ou bon marché, vente à prix élevé ou distribution gratuite aux visiteurs, ces deux pratiques existent, avec cependant une tendance. très nette à la généralisation de la seconde.

Quant aux horaires d'ouverture (si possible quelques "nocturnes" et ouverture les jours fériés), ils gagnent à être aussi soigneusement étudiés que le choix des dates de l'exposition.

Faire circuler une partie de l'exposition parait très positif et sans danger pour les collections, dans la mesure où il est aisé de prêter des agrandissements photographiques, souvent aussi évocateurs que des documents originaux.

Nombreux sont les organismes (entreprises et unités agricoles en Roumanie et Hongrie, usines en Bulgarie, foyers de théâtre, banques ou mairies en Hesse, entreprises, cinémas et villages en URSS, pour ne citer que quelques exemples) susceptibles d'accueillir, pendant une durée limitée, panneaux et parfois vitrines. Inciter les organisateurs au plan local à chercher et présenter des documents et objets appartenant aux familles de la ville ou de la région (se rattachant naturellement au thème de l'exposition) peut les intéresser et sensibiliser le public àl'exposition. Ce système permet de toucher des populations éloignées des archives et par là même justifie les efforts entrepris.

2. Petites expositions publicitaires sur les archives. Présenter, dans des lieux fréquentés par un public qui n'irait pas spécialement voir une exposition, quelques reproductions de documents prestigieux devient fréquent au Canada dans les centres commerciaux et les aéroports, en France dans le métro de Paris, de Lyon et de Marseille, dans les foires expositions, etc.

3. Présentation de documents aux archives.

Il peut s'agir de la présentation rapide, dans le hall d'entrée des archives, de quelques documents du fonds local en rapport avec l'actualité, un anniversaire, ou un thème traité par un ouvrage de grande diffusion récemment paru.

4. Prêts à des expositions organisées par d'autres organismes. Devant la lourdeur dcel'organisation d'une exposition de bonne qualité, devant une fréquentation statistiquement limitée, les archivistes s'interrogent. Certains sont d'autant plus réservés que le public se trouve sollicité par une multiplication d'expositions sur des thèmes proches, mises sur pied avec des moyens matériels et des possibilités de diffusion parfois supérieurs aux nôtres par de nombreux organismes (centres culturels, musées, bibliothèques, associations, communes etc.).

Ainsi, parallèlement à l'organisation de nos propres expositions, ou pour les remplacer, se manifeste actuellement une tendance à favoriser les prêts de documents originaux ou d'agrandissements photographiques. Faire connaitre des documents appartenant aux archives dans le cadre d'autres manifestations DC nécessite aucune dépense, peu de recherches et contribue aussi bien à faire connaître les ressources. Il s'agit donc d'une possibilité à ne pas négliger, utilisée en Belgique et en Tchécoslovaquie notamment.

(c) Les activités éducatives.

Si la collaboration entre les archives et les enseignants revêt des formes plus ou moins institutionnalisées selon les pays (visites scolaires aux archives dans 43 pays en 1974, conférences aux archives ou dans les établissements d'enseignement en Bulgarie, publications éducatives au Etats‑Unis, en Pologne, en URSS, productions audiovisuelles au Canada, diapositives et microfiches aux Bahamas, services éducatifs d'archives en France), elle apparaît à chacun comme indispensable.

L'expérience des différents pays permet de dégager quelques grandes lignes dans l'utilisation pédagogique des archives:

 - La demande de documents originaux par les enseignants tend à croître sensiblement actuellement. Dans plusieurs pays (Malaisie, Hongrie notamment) les ministres de l'Education encouragent les relations entre l'enseignement et les archives.

 - Rien ne saurait remplacer la collaboration entre enseignants et archivistes pour la préparation du travail des élèves. Cette collaboration signifie, bien entendu, un effort commun avec le professeur chargé du service éducatif, si celui‑ci existe et, ce qui a autant d'importance, la préparation de la visite ou de l'exercice avec le professeur de la classe. En effet, du choix du document opéré par l'archiviste dépendra l'intérêt que l'élève portera mais surtout de la manière dont ce document lui aura été présenté, des références que son professeur pourra y faire par la suite, bref de l'insertion du document d'archives dans l'ensemble du cours.

 - La mise en contact des élèves avec les originaux peut se faire bien entendu lors de la visite aux archives, mais il n'est pas exclu d'envisager des méthodes de présentation en classe: travail sur des reproductions photographiques ou sur des documents originaux bien protégés ou de valeur moyenne.

 - Quant aux élèves éloignés des dépôts d'archives, ils doivent pouvoir travailler à partir de documents mis à leur disposition par des systèmes de reproduction qui tendent à s'améliorer sensiblement: expositions itinérantes, pochettes pédagogiques avec fac‑similés, diapositives.

(d) Les publications.

Publier des instruments de recherche de caractère moins académique, illustrés, donc plus accessibles à un public non érudit, concevoir des inventaires plus synthétiques, du type des guides d'archives par dépôt ou par catégories de documents, voilà quelques efforts actuels qui témoignent du souci de faciliter l'accès aux fonds d'un public peu averti.

En ce domaine, on peut citer la publication des guides nationaux d'archives (Espagne, Hongrie, Israël). L'exemple d'une initiative italienne est intéressant en la matière: la publication des Itinerari Archivistici Italiani, qui fournissent au lecteur pour chaque province un précis des ressources des différents dépôts, avec les indications matérielles, sous une forme attrayante et illustrée, semble de nature à éveiller l'intérêt du public. De même, la série des guides départementaux d'archives français, bien que plus orientée vers la recherche historique, contribue à ouvrir l'accès des archives à un vaste public'.

On doit noter aussi une tendance à faire paraître des instruments de recherche peut‑être moins élaborés, donc plus rapidement mis au point, moins luxueux (utilisant l'offset de préférence à l'impression), donc moins coûteux et plus accessibles aux amateurs.

La mise à la disposition du public de reproductions de plusieurs catégories de documents peut se faire sous de nombreuses forrnes:

 - Publications de textes (en Côte d'Ivoire, publication de documents d'archives bruts sans commentaire, à savoir d'anciennes enquêtes historiques et ethnographiques dont la diffusion sous format de livre de poche est assurée en librairie, initiative entreprise sous le patronage des Archives nationales).

 - Fac‑similés de manuscrits (Etats‑Unis, Tchécoslovaquie), de documents cartographiques (Hongrie).

 - Vente de diapositives (Brésil, Canada, France, République démocratique allemande), de microfiches.

 - Vente de cartes postales reproduisant des documents prestigieux (Grande‑Bretagne), vente de moulages de sceaux (République démocratique allemande, Espagne, France, Grande‑Bretagne), de médailles (Etats‑Unis).

Tous ces moyens, largement utilisés par les musées, sont loin d'être en vigueur partout dans les archives, surtout en raison de leur coût généralement élevé.

Dernier effort dans le domaine des publications, on doit remarquer l'accroissement des tentatives pour rédiger des articles de vulgarisation sur les archives dans la presse locale ou des revues historiques, et pour faire paraître des articles historiques citant largement les sources locales (URSS, Côte d'Ivoire).

(e) La participation d des "opérations grand public".

Plusieurs pays (Canada, France, URSS) réussissent à obtenir la réalisation d'émissions à la radio ou de séquences à la télévision consacrées aux ressources des archives. De plus en plus fréquemment, on fait appel aux archivistes pour la recherche de textes originaux, ou une participation à des débats télévisés au cours desquels ils peuvent faire part de leurs recherches et présenter des originaux choisis. Ces deux types d'action, qui demandent relativement peu de moyens matériels, ont des chances d'avoir un impact intéressant sur un large public.

Une autre catégorie de manifestation recueille, dans les pays qui la pratiquent, un grand intérêt: il s'agit de "journées portes ouvertes" ou de "semaines des archives". En Pologne, où cette initiative a été prise depuis 1957, sont organisées tous les cinq ans des campagne, d'information dont le but est de faire connaître au public le rôle des archives et d'établir des contacts plus étroits avec l'administration, les institutions universitaires, scolaires et culturelles. Cette initiative a été étendue à l'échelle mondiale par l'organisation de l'Année des Archives patronnée par l'Unesco en 1979. En France, l' "Année du Patrimoine (1980) fait une large part aux archives.

(f) La recherche de nouveaux publics.

Si les généalogistes trouvent facilement le chemin des archives, si les membres des sociétés historiques connaissent l'existence de nos dépôts, d'autres catégories de chercheurs amateurs peuvent être intéressés par les ressources des archives.

Dans cette perspective, il y aurait lieu de développer les rapports avec les organismes destinés aux personnes du "troisième âge".

Elles sont souvent plus disponibles pour participer à des activités culturelles, des conférences, mener à bien de brèves recherches. Elles peuvent détenir des papiers de famille ou en connaître l'existence et se révéler de bons auxiliaires en ce domaine pour l'archiviste. Enfin, certaines peuvent se prêter à l'enregistrement de témoignages oraux.

Toucher grâce à des expositions, des conférences, des montages audiovisuels, les adhérents de foyers ruraux, de maisons de jeunes, de clubs de photographie qui sous des formes diverses peuvent s'intéresser au passé de leur ville ou de leur village, se révèle quelquefois fructueux au plan local. Enfin, les employés des entreprises, les membres des associations de quartiers peuvent n'être pas insensibles à la présentation de conférences et de documents locaux.

3. Aspects pratiques de ces activités.

Le développement du rôle culturel des archives exige certes des moyens en personnel, crédits et matériel, mais il implique aussi que l'ensemble du personnel des archives accepte de remettre fréquemment en question certaines de ses conceptions, de suivre l'actualité et les goûts du public, de s'initier aux techniques nouvelles qui lui sont souvent étrangères et parfois le rebutent, et de pratiquer une collaboration active avec l'ensemble des organismes àvocation culturelle.

(a) Relations publiques.

Les conditions matérielles de l'accueil du public, pour secondaires qu'elles puissent paraître à certains, se révèlent importantes lors du premier contact du visiteur profane avec les archives disposer d'une salle d'exposition accueillante, d'un matériel de conception moderne, sur et robuste (jeux de panneaux, vitrines, mannequins éventuellement), faire circuler pour les expositions itinérantes des panneaux légers, peu encombrants mais solides, mettre éventuellement un coin de la salle d'exposition à la disposition des enfants (comme cela se pratique dans les bibliothèques), voilà autant d'atouts non négligeables, mais dont le développement n'est pas généralisé.

Il est important aussi de disposer d'un matériel d'enregistrement et de projection audio‑visuel. Cet ensemble, bien que d'un coût élevé, permet d'élaborer, à l'échelle d'un service, des montages dont la réalisation par des sociétés privées reste pour les archives d'un prix inaccessible.

Un laboratoire photographique permettant toutes prises de vues et tirages se révèle indispensable aux archives. Quant aux nombreux travaux de présentation (maquette générale, accrochage des documents, titres etc.), sur lesquels le public pose un oeil critique, ils gagnent àêtre conçus par le personnel scientifique et confiés pour exécution à une personne du service douée pour le dessin et formée à quelques notions de muséographie.

Etudier et mettre au point les mesures de sécurité qui s'imposent pour la protection des documents et objets s'avère délicat à une époque où le libre accès est à la mode. Les méthodes modernes de lutte contre le vol par surveillance télévisée peuvent peut‑être constituer une solution d'avenir. La sécurité des documents doit être assurée lors de la présentation aux élèves: mettre entre leurs mains des originaux en les surveillant, ne leur confier que des doubles ou des fac‑similés, les débats ne manquent pas sur ce point.

Si la présentation matérielle d'une exposition destinée au grand public doit être attrayante, la manière de traiter le thème choisi requiert (outre la parfaite connaissance du sujet)  des techniques et une attention particulières: clarté du schéma adopté, brièveté et simplicité des commentaires indispensables à la compréhension et à la connaissance du thème. S'entourer de spécialistes dans les domaines qui ne sont pas de la compétence directe de l'archiviste lui permet d'aborder leur ensemble de manière plus précise et de le rendre plus accessible au public.

L'effort entrepris pour la préparation d'une exposition, pour la sortie d'une publication, exige un investissement en temps et en crédits qui ne peut être ici mesuré, mais qu'il convient de mettre en valeur au mieux.

Peu familiarisé avec les techniques publicitaires, l'archiviste doit, faisant fi de son aversion pour des méthodes vulgaires, s'en imprégner et décider de consacrer à la diffusion (impression des affiches et, dans certains cas, publicité onéreuse) une partie du budget de la manifestation. Pour la publicité, relevons l'importance des techniques de l'attaché de presse: qualité des relations avec la presse écrite et parlée, importance du libellé du communiqué de presse, de la conception et de la diffusion des affiches à faire apposer en de nombreux endroits (écoles, mairies, bibliothèques, musées, etc.), de la publication de tracts sur l'exposition qui en explicitent le thème.

Faire circuler l'exposition sous forme d'agrandissements photographiques dans des endroits fréquentés et géographiquement éloignés des archives exige de bons contacts avec les autorités locales. Toutefois, cette procédure n'entraîne pour les archives qu'un travail matériel peu important d'établissement d'un calendrier et de vérification des prêts, et permet de multiplier l'impact de la manifestation. La réussite au plan local dépend bien entendu de l'intérêt qu'y prend l'organisme d'accueil et de la publicité qu'il fera à l'exposition.

Enfin, il peut être utile qu'en dehors des périodes d'ouverture des expositions, plusieurs membres du personnel des archives puissent remplir facilement des tâches de relations publiques n'entrant pas dans le cadre du service des lecteurs: visites commentées du service, entretiens avec des visiteurs susceptibles de prêter ou de donner des documents, déplacements pour projetions d'audiovisuels.

(b) Service des lecteurs.

Si un profane vient aux archives pour visiter une exposition qui présentera pour lui un intérêt particulier, il hésitera à entrer dans la salle de lecture qu'il imagine réservée à des privilégiés et d'un accès compliqué. Sans faire de démagogie ni laisser croire que n'importe qui peut aisément utiliser tous les documents anciens, il importe de faciliter par quelques mesures l'accès du public aux documents.

De manière générale, en raison de la modicité des effectifs, les horaires d'ouverture des salles de lecture des archives se révèlent assez dissuasifs pour les personnes ayant des activités professionnelles régulières. Peu de services offrent des possibilités de travail le soir (de 18 à20 heures par exemple) et beaucoup tendent à restreindre les services offerts le samedi. La fermeture annuelle des archives pratiquée dans certains pays pendant les vacances réduit encore les facilités de consultation. Adapter ces horaires aux besoins du grand public en respectant les droits des personnels n'est guère simple. Le système en vigueur aux Archives nationales du Canada, où l'existence de "casiers‑consigne" permet aux lecteurs de se rendre aux archives 24 heures sur 24, pour séduisant qu'il soit, n'est pas applicable partout.

Les problèmes pratiques s'accumulent lorsque l'on entre dans le détail du travail de l'amateur aux archives. Il est en effet difficile de fixer les limites précises de l'aide que l'archiviste peut apporter aux historiens amateurs en matière de bibliographie, de recherches archivistiques, de paléographie, et aux demandes par correspondance, pour les généalogistes notamment. Il semble qu'en la matière, on s'achemine vers une aide collective accrue aux amateurs tout en réfrénant les exigences personnelles trop grandes. Des publications nou  velles guident le lecteur; citons le Précis de méthodologie d'histoire locale paru en Hongrie ou La pratique des documents anciens élaboré en France par les Archives départementales de la Haute‑Savoie. Certains services d'archives organisent le soir ou le samedi des cours d'initiation à la paléographie (Pays‑Bas, France, Hongrie) destinés aux amateurs. Il serait souhaitable que ces deux actions de formation incitent les chercheurs novices à élargir le champ de leurs recherches, à les orienter vers d'autres secteurs historique. (démographie ou histoire sociale pour les généalogistes par exemple). D'un autre côté, l'archiviste, accablé par les recherches généalogiques ou à caractère personnel, peut tenter d'en limiter le poids par plusieurs mesures: orientation des demandeurs vers une personne pouvant mener des recherches à titre onéreux, possibilité offerte aux généalogistes de consulter les microfilms des registres d'état civil dans un autre dépôt, etc.

Divers pays (Suède, Canada, Pays‑Bas en particulier) font de gros efforts en faveur des généalogistes, partie numériquement importante et non négligée des lecteurs; publications d'inventaires ou répertoire de registres d'état civil, vente de microfilms des documents d'état civil, salles de lecture spéciales, conseils du personnel, service de recherches généalogiques sur microfiches.

La venue d'un plus large public aux archives nécessite l'étude approfondie des problèmes de protection des documents fréquemment communiqués: généralisation du micro. film ou de la microfiche de consultation pour certaines catégories de documents (état civil notamment), réalisation de collections de fac‑similés pour les documents fréquemment demandés, intensification de la lutte contre le vol.

Le public non érudit, lors de ses premiers contacts avec les documents d'archives, s'enthousiasme facilement pour ses découvertes et souhaite souvent repartir avec des reproductions des pièces qu'il aura consultées. Le chercheur scientifique, habitue à travailler, àprendre des notes, sauf en certaines occasions est finalement moins difficile à satisfaire en la matière. Cette exigence n'est pas sans poser aux archives certains problèmes: qualité du matériel de photocopie qui ne donne pas toujours des reproductions très fidèles, surtout de l'iconographie, et détériore les registres; surcharge des laboratoires photographiques des archives, et quelquefois manque d'équipement pour répondre aux désirs du public: ces laboratoires en effet sont destinés à travailler à la fois pour les besoins du service et les commandes extérieures, administration et public. Ces deux tâches s'avèrent souvent difficilement conciliables. Nous ne pouvons être équipés pour satisfaire des demandes techniquement diverses ou difficiles à réaliser.

Enfin, que ce soit pour vendre un guide d'archives ou une reproduction de photographie ou des diapositives, l'archiviste doit surmonter des difficultés juridiques, administratives et financières, surcroît de travail pour qui n'est ni juriste ni comptable de formation.

(c) Priorités dons la constitution et le classement des fonds.

L'ensemble des fonds d'archives n'est pas accessible au grand public dans un premier temps. N'est‑il pas opportun, dans une perspective d'ouverture des archives, de collecter ou acquérir et classer en priorité certains documents susceptibles d'être mis facilement à la disposition de tous?

Si les bibliothèques publiques voisines ne conservent pas de collections importantes d'ouvrages historiques, il est utile de disposer d'une bibliothèque d'histoire générale et locale bien constituée et tenue à jour.

Les collections iconographiques (estampes, gravures, photographies, cartes postales, affiches illustrées) et cartographiques comptent parmi les documents les plus demandés par un public non érudit, cultivé ou non. Leur consultation ne requiert pas de connaissances particulières. Elles sont évocatrices, attrayantes. Le public, scolaire ou adulte, peut y  trouver 1e source recherches intéressantes (évolution du paysage, travaux sur le quotidien, etc.). Par ailleurs, elles offrent une masse importante utilisable pour les expositions. Bien que ces documents doivent le plus souvent être achetés car ils n'entrent que rarement aux archives par versement administratif, il s'agit d'acquisitions indispensables dans l'optique d'une ouverture au grand public.

Les séries de périodiques locaux, d'accès facile, et dans lesquelles le public non érudit retrouve des faits rapportés ou vécus, méritent aussi d'être mises à la disposition des amateurs.

Enfin, les collections de témoignages oraux ou d'enregistrements, initialement recueillies et constituées pour des recherches scientifiques, ethnographiques, sociologiques, etc. ne peuventelles pas être utilisées par un large public, plus sensible à l'aspect original de ces documents sonores qu'à celui de l'écrit? Il est vrai que la constitution de ces collections peut exiger beaucoup plus de temps que n'en demandent les documents plus traditionnels.

Notons tout de même que cette priorité dans la collecte et le classement ne devrait pas être préjudiciable aux travaux menés dans l'intérêt des lecteurs scientifiques: ces derniers ne dédaignent, par exemple, ni l'iconographie ni les cartes et plans en complément.

Bien entendu, en dehors de ces quelques catégories de documents, bien d'autres contiennent sûrement des éléments aisément exploitables par le grand public. A chacun de les inclure dans un programme prioritaire en fonction de sa "clientèle profane". On peu! notamment demander au personnel spécialisé dans les travaux de classement de relever au fur et à mesure tous les documents susceptibles de figurer dans des expositions, dossiers de fac‑similés, publications (textes importants ou évocateurs, affiches, cartes et plans). Ce procédé permet de disposer, le moment venu, de ressources variées, sans effort supplémentaire. Par ailleurs, il permet de faire participer l'ensemble du service à la préparation des activités culturelles.

(d) Collaboration avec d'autres organismes culturels.

Partie intégrante du patrimoine national, les archives, dans un souci d'efficacité au service du public, ont dans la majorité des cas tout à gagner à une collaboration étroite avec d'autres organismes culturels ou d'éducation: musées, bibliothèques, instituts culturels, universités; maisons de jeunes etc. Il semble que ce travail commun soit très pratiqué dans les pays en voie de développement (Côte d'Ivoire notamment).

Cet effort de concertation peut être marqué de plusieurs façons:

 - liaisons fréquentes dans la perspective d'une meilleure connaissance des missions et ressources de chacun. Au plan local au moins, le public profane qui ne saisit pas bien les attributions de chaque service apprécie que les premières indications sur les musées ou le patrimoine architectural de la région puissent lui être données aux archives;

 - concertation des programmes culturels de chacun pour éviter les doubles emplois, partage des expériences (échecs ou réussites), prêts pour expositions, diffusion auprès du public de chacun des activités des autres.

 - possibilité de "coproductions": par exemple, une exposition peut être présentée matériellement grâce à l'infrastructure plus importante d'une Maison de la Culture, mais conçue scientifiquement par les archives. Notons que les autorités de tutelle apprécient souvent ces initiatives communes, car elles y voient un souci d'utiliser au mieux les équipements et patrimoines publics.

 - si les archives veulent atténuer le poids des contraintes administratives et financières et diffuser leurs publications de manière efficace, elles doivent se tenir en liaison avec les services publics dont c'est la vocation.  

4. Conclusion

Tenter d'ouvrir les archives à un large public s'impose à qui prend en charge cette partie, la moins connue, du patrimoine culturel. Objectif important certes, mais peut‑être non prioritaire. Se laisser "envahir" par ce seul aspect de la mission des archives peut devenir une tentation. Au plan local, l'archiviste sollicité fréquemment peut devenir en fonction de ses goûts personnels un "maître Jacques" (factotum) de la culture et ne plus remplir ses autres devoirs.

Par ailleurs, les services d'archives, de par le lieu de leur implantation, la nature de leurs collections, les ressources et équipements des autres organismes locaux, n'ont pas tous le même caractère. Certains, surtout les services nationaux, ont une vocation plus scientifique, tandis que pour d'autres les actions culturelles constituent une pan importante de leurs activités. Eviter concurrences et doubles emplois, parait commander le développement de ces activités.

Peut‑être pourrait‑on concilier partiellement les multiples exigences de cette double vocation en choisissant des thèmes de diffusion culturelle en rapport avec les travaux scientifiques en cours aux archives, ou en liaison avec des recherches menées par des universitaires.

Certes, le résultat de cette action auprès du public non érudit ne peut se mesurer ni statistiquement, ni dans des délais courts. Il s'agit d'une entreprise de longue haleine qui connait échecs et réussites.

Toutefois, matériellement, elle peut se révéler bénéfique rapidement à deux égards: d'une part, les amateurs peuvent concourir à la collecte d' "archives des humbles", d'archives privées, documents importants pour l'étude actuelle de la vie quotidienne, documents que ne recèlent guère les versements administratifs; et d'autre part, les autorités de tutelle, plus sensibles au rôle de diffusion culturelle qu'à l'aspect de conservation et classement, accordent aux archives un intérêt et des moyens accrus.

<<TOC4>> Le service éducatif des archives ou enseigner à l'aide d'archives  

par Michael G. COOK

Dans de nombreux systèmes éducatifs à travers le monde, les enseignants des enfants ou des jeunes de moins de 18 ans emploient désormais des documents d'archives originaux dans leurs cours. Les maîtres complètent ainsi les manuels traditionnels ou bien les remplacent tout à fait par ces sources originales. Les enseignants qui ont adopté cette méthode pédagogique la présentent comme l'approche documentaire d'un sujet et ils prétendent qu'elle a été particulièrement fructueuse pour l'enseignement de l'histoire, des sciences sociales et de la géographie. Selon eux, le travail sur des sources originales, dans ces trois disciplines, permet à l'élève de développer àla fois ses aptitudes intellectuelles et sa conscience sociale. Les enseignants font remarquer que l'élève au contact des documents originaux doit faire abstraction des opinions d'autrui sur le sujet en question et soumettre les sources à sa propre réflexion critique ; il doit extraire l'information intéressante des documents, structurer les données, formuler et vérifier des hypothèses fondées sur les faits, et communiquer ses conclusions à son maître et aux autres élèves. Les enseignants ajoutent que, si un élève appartient à un groupe étudiant un problème d'après des documents historiques, il apprend à coopérer avec autrui en s'associant aux efforts que fait le groupe pour parvenir à une seule interprétation du problème. Enfin, les professeurs affirment que l'élève qui étudie régulièrement les documents originaux de l'histoire, des sciences sociales ou de la géographie acquiert une connaissance de plus en plus profonde du comportement humain passé et présent, et aussi une appréciation de l'interaction continuelle de l'homme et de la nature.

Le choix de documents originaux à des fins pédagogiques et le développement des techniques de présentation des sources aux élèves ont été, jusqu'à une date très récente, laissés aux mains des éducateurs professionnels ‑ ceux‑là mêmes qui forment les maîtres et mènent des recherches en matière de pédagogie. Dans l'affaire, les archivistes ont joué un rôle secondaire quoique favorable. Les professionnels de la pédagogie ont recherché dans les services d'archives des documents susceptibles de se prêter à la méthode documentaire d'enseignement, et les archivistes leur ont  fourni les sources. Ordinairement, les archivistes ont considéré que leur tâche s'arrêtait là, laissant aux éducateurs le soin de définir les grandes lignes de cours fondés sur des documents originaux, de publier des documents dans des collections de sources, de choisir des manuscrits afin de les reproduire sur des diapositives ou sur des films et de conseiller aux enseignants la meilleure façon d'employer ces sources documentaires à l'école.

Récemment, des archivistes, dans quelques pays, ont pris toutefois un rôle moteur dans la promotion des archives considérées comme moyens pédagogiques àl'intention de classes pré‑universitaires. Après avoir créé des services éducatifs dans leurs Services d'Archives, ces archivistes se sont lancés dans un programme d'"enseignement à l'aide d'archives' qui implique l'établissement, dans le dépôt, d'une salle de lecture réservée aux élèves qui viennent consulter les documents, l'équipement de ce local avec un matériel approprié, la composition d'instruments de recherche destinés aux enseignants et aux élèves, et l'assistance à donner aux maîtres pour exercer les élèves aux techniques de la recherche dans les Archives. Un autre aspect du programme d'enseignement à l'aide d'archives' amène les archivistes àapporter les archives à l'école, en exposant dans les classes des fac‑similés de documents originaux, en livrant de petits ensembles d'archives à l'étude des élèves, en fournissant des collections de documents pour l'usage des classes. Les archivistes ouvrent les archives aux enfants et aux jeunes : ce n'est pas dans le simple but d'accroître le nombre de leurs lecteurs mais encore afin de s'assurer une future clientèle de chercheurs‑adultes compétents. En effet, les archivistes essaient d'éveiller chez les jeunes un intérêt pour les archives qu'ils espèrent voir devenir définitif. Les archivistes estiment devoir intervenir dans cette sorte d'effort pédagogique parce que, à leur avis, la connaissance familière qu'ils ont des archives qu'ils conservent les met particulièrement à même de déterminer les sources qui peuvent le mieux être exploitées à des fins pédagogiques. Les archivistes soutiennent également qu'ils peuvent aider les enseignants à exercer les élèves aux méthodes fondamentales de la recherche dans les archives.

Considérant l'expérience que nous avons, nous archivistes britanniques, en matière de projets éducatifs, je suggère à tous nos collègues étrangers qui désirent lancer dans leurs services un 'enseignement à l'aide d'archives' de prendre quatre précautions préliminaires. Premièrement, ils doivent s'assurer qu'un nombre suffisant d'archivistes du service désirent travailler avec des enfants et des adolescents afin de constituer une équipe pour ce programme. Ils doivent aussi obtenir de leur hiérarchie des crédits pour couvrir les dépenses prévues en partie, au moins, sinon en totalité. En dehors de la constitution d'une équipe suffisante et du financement, les archivistes intéressés doivent s'assurer l'appui des administrateurs de l'enseignement et des professeurs et leur demander de collaborer à l'énoncé des objectifs éducatifs particuliers de ce programme. Si le service des Archives ne peut pas prendre à sa charge l'ensemble des dépenses, les archivistes peuvent proposer aux administrateurs de financer partiellement ce programme sur le budget de l'école. Enfin, les archivistes doivent faire créer par leur hiérarchie un service éducatif dans les structures de leurs Services. Il faut laisser au personnel du service éducatif le temps d'acquérir les aptitudes nécessaires à la conduite de ce programme éducatif ; il faut leur donner la liberté de travailler soit dans leurs services soit dans les écoles, selon la nature du programme, d'acheter du matériel spécial pour le programme, d'aménager leurs horaires de travail pour la commodité des élèves, et de diriger la recherche en fonction du niveau de connaissances et du degré de compétence des élèves.

Une fois ces mesures prises, le personnel du tout récent service éducatif doit déterminer la classe d'âge des élèves avec lesquels il a l'intention de travailler : on doit prendre cette décision avant toute autre car les sujets d'étude et le nombre  de documents que les archivistes doivent choisir dépendent de l'âge des élèves avec lesquels les archivistes vont travailler.

Les archivistes engagés dans les programmes éducatifs concentrent souvent leurs efforts sur la classe des 16‑18 ans, dans la pensée que seuls des jeunes proches de l'âge universitaire peuvent savoir trouver des sources pertinentes et les étudier de façon critique. Mais notre expérience, qui porte sur des jeunes des classes intermédiaires de 10‑13 ans, et de 14‑16 ans, a montré que les adolescents de ces âges peuvent également apprendre àutiliser intelligemment des documents originaux, pourvu qu'on ait à leur intention choisi à l'avance des sources pertinentes : ils ont un bon sens de l'enquête et, une fois plongés dans un sujet, ils l'étudient ordinairement jusqu'à ce qu'ils aient retiré toute l'information intéressante des sources qu'on leur a remises. On a même pu tenter avec succès auprès d'enfants de moins de 10 ans certains projets d'enseignement aux Archives', surtout des projets concernant l'histoire et l'environnement ou de la famille qui présentent des sources documentaires en rapport avec des questions concernant des personnes ou des lieux familiers.

Les archivistes doivent garder à l'esprit que, s'ils veulent destiner les programmes éducatifs à des enfants et à des adolescents des âges intermédiaires, ils doivent s'attendre à consacrer du temps au choix soigneux des documents à étudier.

La décision que les archivistes doivent prendre ensuite, après être convenus de la classe d'âge des élèves pour lesquels ils veulent développer un 'enseignement à l'aide d'archives', c'est de choisir le sujet d'un projet d'enseignement de ce type et de déterminer les sources qui conviennent. Le sujet peut être choisi dans de nombreuses disciplines, histoire, science politique, géographie et sciences sociales, ou il peut être interdisciplinaire. Quel que soit le sujet, il doit être en rapport avec un thème que les jeunes étudient également à l'école : il ne doit pas être choisi simplement parce que les sources d'archives sont à portée de la main. Le choix d'un sujet sur le seul critère que les documents étaient sous la main a conduit des archivistes à essayer en vain d'enseigner l'histoire administrative à des enfants encore incapables de comprendre la structure complexe des institutions.

Mon conseil, qui est de choisir un projet éducatif en fonction de sa relation avec quelque chose que l'on enseigne en classe, n'a pas égard à la difficulté qu'on rencontre pour assortir les sujets d'un plan d'études avec les sources appropriées conservées par le Service d'Archives. Je sais bien que le sujet d'une séance pédagogique ne pourra guère coïncider avec les fonds conservés par le Service au point que les seules sources documentaires suffisent pour réaliser le projet. Néanmoins, archivistes, enseignants et élèves peuvent résoudre ensemble ce problème en rassemblant des documents non‑archivistiques sur le sujet, tels que publications, photographies, pièces de musse et objets pris dans l'environnement contemporain. Par exemple, la question de la distribution commerciale ‑ facteur de la vie économique et sociale dans tout pays ‑ peut être présentée aux élèves sous la forme d'un projet sur les achats. En étudiant les divers aspects de l'achat et de la vente, les élèves pourraient utiliser, comme sources d'archives, des lettres expédiées par des négociants locaux au Ministère du Commerce et, comme sources complémentaires, une publication sur l'histoire d'un grand magasin qu'ils fréquentent, des articles sur le commerce trouvés dans les collections de journaux de la bibliothèque munici  pale, des reproductions d'images anciennes achetées dans un musée et des photographies d'établissements commerciaux des environs prises par les élèves eux‑mêmes.

Cherchant des sources archivistiques pour un sujet, les archivistes doivent se rappeler que les élèves ne s'intéressent pas encore à la consultation des documents originaux et qu'on doit stimuler leur curiosité. Les archivistes essaieront donc de choisir les documents en raison de leur fort attrait visuel. Quelque chose dans la présentation du document doit donner aux élèves l'envie de le regarder de plus près. Quant à la teneur, chaque document doit avoir un 'intérêt éducatif particulier', un fait ou une idée que les élèves trouvent particulièrement dans ce document et qui renforce leur compréhension globale du sujet. L’'intérêt éducatif particulier' doit apparaître immédiatement dans tout document présenté aux enfants. Pour des élèves plus âgés, l'intérêt éducatif doit être moins évident afin qu'ils le découvrent en étudiant le document. Etant donné que les élèves travaillent souvent ensemble sur les projets éducatifs, les archivistes doivent aussi choisir le document en se demandant s'il peut faire l'objet d'un examen et d'une discussion collectifs.

En fait, l'un des plus grands problèmes auxquels se heurtent les archivistes lorsqu'ils essaient d'organiser un projet éducatif, c'est de trouver des documents assez attrayants pour l'oeil, dont la teneur n'apporte pas seulement une information mais contribue aussi au travail de groupe. Afin que le service éducatif se constitue une réserve d'archives où puiser le cas échéant, on doit encourager tous les agents des Archives à signaler les documents qu'ils peuvent trouver dans leur travail ordinaire, qui paraissent convenir au programme éducatif du Service d'Archives. Un stock de fiches signalétiques standard peut être tenu à la disposition du personnel dans les locaux où l'on classe et inventorie les archives. A chaque fois qu'un archiviste rencontre un document qui lui paraît pouvoir être utile pour un projet éducatif, il peut remplir une fiche et la déposer au service éducatif ; les archivistes de ce service coteront ces documents. La figure 1 donne un modèle de fiche signalétique.

<<I>> D:\IMAGES\UNESCO\R8532F\P24.PNG Figure 1 : Exemple de fiche signalétique pour les documents convenant aux programmes éducatifs

Certains projets d'enseignement à l’'aide d'archives' ont un excellent succès quand les élèves, accompagnés de leur maître, viennent au Service d'Archives pour mener leur recherche. Etant donné que les installations des salles de lecture ordinaires ne conviennent pas à des enfants ou à des jeunes travaillant en équipes de recherche, les archivistes responsables du Service éducatif doivent installer une salle de lecture distincte de la salle de lecture ordinaire, l'équiper de mobiliers spéciaux et de matériels d'exposition. En outre, les archivistes doivent concevoir des instruments de recherche à l'intention des élèves et des maîtres, qui soient différents de ceux que l'on fait pour le public en général.

Tout comme la salle de lecture ordinaire, la salle de lecture du Service éducatif doit subir un contrôle thermique et hygrométrique, être située près des magasins, et être surveillée. En revanche, elle doit être équipée de meubles facilement déplaçables, de sorte que les élèves puissent soit se regrouper autour de tables, soit travailler seuls à leurs bureaux. La salle de lecture du Service éducatif doit être équipée pour l'exposition d'articles tels que les pièces originales ou les fac‑similés, la mise en commun d'informations que les membres d'une équipe de recherche veulent se donner les uns aux autres au fur et à mesure des progrès du travail, l'exposé des conclusions écrites que les élèves font après avoir consulté les sources. Cet équipement doit permettre de modifier souvent et rapidement les tableaux d'exposition. Des écrans légers et portatifs (voir la figure 2) sont plus polyvalents que les tableaux muraux, par exemple. Les archivistes chargés de la salle de lecture du Service éducatif doivent être au fait des techniques de montage, de rédaction de légendes et d'éclairage afin de pouvoir tirer le meilleur profit du matériel d'exposition.

Il ne suffit pas de constituer pour le Service éducatif une salle de lecture distincte de la salle de lecture ordinaire ; il faut aussi que les archivistes créent des instruments de recherche spécialement destinés aux élèves et aux maîtres. Un état des fonds ou un inventaire ordinaire décrivent tous les articles d'un fonds, mais en termes généraux et, habituellement, sans classer les sujets traités selon leur importance. Après avoir consulté un instrument de recherche relatif à un fonds particulier, un chercheur retient des documents pour les étudier, rejette ceux qui ne concernent en rien l'objet de sa recherche et prend en notes ceux qui lui sont utiles ; il consulte à nouveau l'instrument de recherche, demande d'autres documents et répète ce processus de recherche. Mais les élèves qui viennent avec leur maître aux Archives n'ont pas le temps de lire des documents qui, en fin de compte, sont inutiles à leurs travaux : ils doivent demander des documents intéressants dès la première fois qu'ils se servent d'archives. Aussi, un instrument de recherche pédagogique ne doit‑il répertorier que les sources reconnues utiles aux recherches par les archivistes. L'instrument de recherche décrit en figure 3 est destiné au maître de très jeunes élèves pour demander en leur nom la communication de documents, même s. des élèves plus âgés peuvent également le consulter. En fait, tout projet de travail dans les Archives impliquant des scolaires doit disposer d'instruments de recherche destinés au maître ou aux élèves. Ce qui différencie un instrument de recherche pédagogique d'un état des fonds ou d'un inventaire ordinaires, c'est qu'il permet au maître et aux élèves de choisir des documents pour leur recherche tout en garantissant que tout document sélectionné a trait, de quelque façon au moins, au sujet étudié. Quoique les documents aient été préalablement choisis par les archivistes, les élèves apprennent toutefois àévaluer l'intérêt de chaque source en fonction de la quantité et de la qualité des informations utiles qu'ils peuvent en retirer.

L'archiviste chargé de la salle de lecture du Service éducatif ne doit pas se substituer au maître de la classe concernée par un projet éducatif mais il doit s'attendre à remplir certaines tâches pédagogiques. Avant que la classe n'entre dans la salle de lecture, il doit s'assurer que les instruments de recherche sont facilement accessibles et qu'un stock suffisant de fournitures de bureau est disponible. Il doit placer son propre bureau ou son point de travail de telle sorte que les élèves se sentent libres de l'aborder à propos de leurs questions ou difficultés. Une fois les élèves entrés, il doit leur expliquer l'agencement de la salle de lecture et le mode d'emploi des instruments de recherche. Il peut également préciser que les élèves doivent venir le trouver un par un plutôt que tous en même temps. En répondant aux questions des enfants et en leur suggérant des pistes pour résoudre leurs problèmes, l'archiviste leur enseigne, en effet, les techniques fondamentales de la recherche dans les archives.

Figure 2 à faire reproduire par un maquettiste, pl. page italienne, d'après p. 9 du ms Cook

<<I>> D:\IMAGES\UNESCO\R8532F\P26.PNG Figure 2 : Eléments du plan d'une salle de lecture pour service éducatif (dessin de Bob Hunt)

Figure 3 : Exemple d'un instrument de recherche pédagogique

Service d'Archives d'un Etat quelconque

SERVICE EDUCATIF
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Notice pédagogique N° 100
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Sujet : Conditions socio‑économiques dans la ville de Largetown, 1920‑1950.

Classe d'âge : 13‑16 ans (peut aussi servir à de cours brefs pour les 16‑18 ans).

Programme pédagogique : Conforme au réglement du Bureau central des programmes.

Caractéristiques : Les documents ayant une qualité iconographique sont marqués d'un astérisque.

Sources utilisées : Archives municipales (Services du logement, de l'équipement, de la santé, de l'éducation) ; archives des Ministères de l'éducation, du logement, et de l'assistance sociale.
Les références aux séries d'archives sont indiquées à la fin de chaque partie.

Sources connexes conservées dans d'autres services : Musée du logement et de la famille.

Bibliographie suggérée : (liste de livres abordables par la classe d'âge).
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Inventaire :

1) Enquête et rapport officiels sur l'emploi et le logement dans les grandes villes, 1910, partie 5‑7 et appendice III (des extraits multicopiés sont disponibles au bureau des renseignements).

2) *Affiche publiée par le Ministère de la santé relative à l'hygiène domestique, 1923* (Reproduction en vente. D'autres articles de cette série des archives sont répertoriées dans la Notice pédagogique N° 101.)

3) Lettre d'un important réformateur social au Premier ministre, avril 1934. (Les archives de cette personne sont consultables dans ce Service d'Archives et l'instrument de recherche correspondant est disponible dans la salle de lecture.)
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Instruments de recherche utilisés pour cette notice : 
MSP 16 Ministère de la Santé 
AML 1 Administration municipale de Largetown

Pour demander la communication des documents décrits dans cette notice, remplissez une des fiches mises à votre disposition sur les tables, en indiquant le numéro de la notice (Notice pédagogique 100) et le numéro de l'article (n° 3, par exemple). Remettez ensuite la fiche de déplacement au président de salle.
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Tout projet éducatif n'est pas susceptible d'être mené dans le Service d'Archives. Quand il n'est pas possible que les élèves étudient les sources aux Archives, les archivistes peuvent les leur apporter en montrant les documents originaux dans les écoles, en apportant de petits ensembles d'archives dans les écoles pour les soumettre à l'examen des élèves et en produisant des collections documentaires à l'usage des classes.

L'exposition d'archives dans les écoles est une méthode fréquemment employée pour initier les jeunes aux archives. Les archivistes qui ont fait passer ces expositions d'école en école recommandent que leur thème soit en rapport avec un sujet que les élèves étudient couramment en classe ; ils font remarquer qu'une exposition dont le thème est sans rapport avec ce que les élèves apprennent est tout simplement une forme de publicité pour les richesses du Service d'Archives, et pas une entreprise pédagogique. Nombre d'archivistes qui ont monté des expositions pensent qu'il vaut mieux montrer des fac‑similés photographiques agrandis que des documents originaux parce que les agrandissements sont plus frappants pour l'oeil et plus faciles àlire que les originaux. Ils conseillent la rédaction d'une feuille portant de brèves notes d'explication qui sera distribuée lors de l'exposition. La figure 4 illustre quelques modes d'exposition d'archives dans les écoles.

<<I>> D:\IMAGES\UNESCO\R8532F\P28.PNG Figure 4 : Matériels employés au montage d'expositions mobiles en dehors des Archives (dessin par Bob Hunt)

Les archivistes ont une autre manière d'apporter des archives aux jeunes : c'est de transporter dans les écoles de petits ensembles d'archives bien constitués pour que les élèves les étudient en classe. Il va de soi que ces archives ne peuvent être celles que les chercheurs demandent constamment aux Archives. On doit veiller tout spécialement à la conservation et à la sûreté des documents tant qu'ils sont en dehors du Service d'Archives, mais certains archivistes acceptent de prendre les précautions nécessaires pour donner aux jeunes une occasion de manipuler des archives ; ils savent que les élèves auront plus de souvenirs d'un document s'ils l'ont eu en mains et lu.

Produire des collections de sources originales à l'usage des classes, c'est un troisième moyen qu'ont les archivistes de présenter les archives aux jeunes. Cette méthode inclut la compilation et l'édition d'une collection puis sa diffusion dans les écoles sous forme de publication ou non. Le principal inconvénient de cette méthode, c'est que les contacts personnels entre l'archiviste et le maître sont peu probables une fois la collection diffusée. L'enseignant se borne à commander la collection et l'utilise à sa guise. Malgré cette réserve, la production de collections documentaires peut être un aspect intéressant du programme d''enseignement à l'aide d'archives' mené par un Service d'Archives, surtout s'il s'agit d'un Service qui n'a pas les moyens financiers d'équiper une salle de lecture pour le service éducatif ou de monter à l'extérieur des expositions mais dispose d'archivistes désireux de mener une action pédagogique.

L'équipe du Service éducatif des Archives peut réaliser une sorte de collection documentaire : c'est un volume relié contenant les textes d'archives relatives à un thème particulier. Les documents peuvent être reproduits par typographie ou par offset ou encore en fac‑similés. Il appartient à l'enseignant qui commande la collection de décider en dernier ressort quel usage il en sera fait en classe ; cependant l'archiviste qui compile la collection doit veiller à ce qu'elle traite d'un sujet important et l'expose clairement. Les documents de la collection peuvent, par exemple, donner une description pas à pas de l'accession à l'indépendance d'un pays colonisé. Il doit y avoir des notes explicatives pour chaque document ou groupe de documents. Si une aide supplémentaire semble nécessaire pour que les élèves puissent comprendre tout le sens des documents, l'archiviste doit joindre un questionnaire, portant sur chaque document, auquel les élèves répondront avant que la classe ne discute des archives.

Autre sorte de collection documentaire, les films ou les diapositives. Une telle collection sert surtout dans le cadre d'un cours conventionnel donné par le maître à la classe entière. L'archiviste qui produit cette espèce de collection documentaire doit y joindre du matériel explicatif, tel qu'un enregistrement sonore commentant le film ou les diapositives.

Le 'dossier pédagogique des Archives', en anglais 'Archives teaching unit' et désigné ci‑dessous par le sigle ATU, est devenu un instrument pédagogique populaire

Elèves travaillant dans leur propre classe sur un projet mettant en oeuvre des archives. Les tableaux au mur donnent aux élèves des informations complémentaires et illustrent leurs découvertes. L'ambiance est active et informelle, le maître ayant un rôle largement consultatif. (Schools Council Project, History, geography and social science, 8‑13)  dans de nombreux pays i. C'est une collection de reproductions photographiques d'originaux, faites sur des feuilles volantes, contenue dans une pochette renfermant des explications et des informations complémentaires. Les ATU typiques que les archivistes britanniques ont produits ont un sujet limité qui peut être facilement illustré à l'aide d'archives locales, tel que le développement des transports dans une région particulière, le traitement des pauvres dans une zone particulière du pays à un moment donné de l'histoire, et l'administration d'une ville à une certaine époque. L'ATU a été conçu de façon à ce que les élèves puissent, individuellement ou collectivement, acquérir une large compréhension du sujet grâce à l'étude des documents contenus dans la pochette et à la consultation d'ouvrages cités en référence dans les explications. Le maître guide ses élèves dans l'utilisation des documents de l'ATU mais il ne les interprète pas pour eux comme il a souvent tendance à le faire quand il enseigne avec des recueils documentaires, des films ou des diapositives.

L'ATU standard contient avant tout des fac‑similés de documents. Différents par la taille et les couleurs, d'aspect sale, usé ou abimé, ils conservent les caractères matériels particuliers des originaux et sont de ce fait plus attrayants pour les élèves que les textes mornes, imprimés ou dactylographiés, des recueils reliés. Des éclaircissements à l'usage du maître, contenus dans l'ATU, ont trait aux objectifs pédagogiques du dossier, aux moyens dont dispose l'enseignant pour aider les élèves à tirer l'information des documents et aux aspects par lesquels le dossier a un rapport avec les examens traditionnels que tout élève doit subir dans le système scolaire. Pour les élèves, le matériel explicatif contient des notes sur le contexte historique des documents, des notes relatives au texte, un glossaire des termes difficiles ou techniques présents dans les documents, une discussion des implications générales du sujet et une liste d'ouvrages dont l'étude est suggérée parallèlement à celle des archives. Les questionnaires sont libellés de façon à stimuler les élèves à rassembler des données pertinentes dans plusieurs documents lorsqu'ils préparent leurs réponses. D'autres éléments dans les ATU visent à approfondir l'appréciation du sujet par les élèves : ce sont des affiches, des diapositives ou des films, une liste de jeux recommandés, de simulations, de projets de composition, et de travaux d'art. L'ATU présente un grand avantage sur le recueil documentaire : une classe n'a pas besoin d'autant d'ATU que de recueils ; une classe de 30 élèves, par exemple, requiert 31 recueils documentaires : un pour chacun des élèves et un pour le maître ; en revanche, la même classe n'a besoin que de 6 ATU : un pour chaque groupe de 6 élèves et un pour le maître ; chacun des 6 élèves d'un groupe prend connaissance d'un document particulier et les documents sont ensuite échangés. Chaque ATU possède une liste de ses pièces, si bien que l'enseignant peut garder le contrôle des documents volants tant que les élèves les utilisent, et les récupérer quand le projet éducatif est achevé.

Le 'archives teaching kit' (sigle ATK), ou 'ensemble pédagogique d'archives', est un développement de l'ATU dans la mesure où son sujet est plus large et ses matériels plus variés que ceux de l'ATU.

Les sujets du programme d'études qui se prêtent à l'ATK sont habituellement si larges qu'aucun service ne possède seul les sources pertinentes. Des sujets d'intérêt national, tels que le peuplement primitif d'un pays par ses premiers habitants, la vie des rois ou d'autres dirigeants politiques d'importance nationale, la politique étrangère d'un Etat ou le développement industriel dans un pays peuvent être particulièrement bien étudiés grâce à l'ATK. Les matériels de base de l'ATK sont, comme ceux de l'ATU, des fac‑similés de documents d'archives, mais l'ATK contient aussi des livres, des films, des pièces de musée ou des reproductions grandeur nature et d'autres objets provenant, parfois sous forme de reproduction, de collections privées.

L'organisme qui semble le plus à même de diffuser l'ATK n'est pas le Service d'Archives mais, plutôt, un service récemment apparu dans les pays développés : le 'Centre d'assistance pédagogique' (ou 'teachers' resource centre') où les enseignants peuvent trouver de l'aide pour concevoir un programme, pour étendre leur formation, et pour apprendre à manier les moyens pédagogiques les plus techniques i. Les professionnels qui travaillent dans ces centres passent pour être experts non seulement dans la méthode pédagogique mais encore dans la technologie sur laquelle se fondent l'enseignement et l'acquisition du savoir. Les archivistes soucieux de pédagogie ont l'importante responsabilité de donner au personnel de ces centres conscience de la valeur des archives. Autour de ces archives le personnel de ces centres peut rassembler d'autres types de matériels et créer ainsi des ATK pour des projets éducatifs de toutes sortes.

Les programmes d''enseignement à l'aide d'archives' destinés aux enfants et aux jeunes de moins de 18 ans ont pris, en Grande‑Bretagne, des formes variées comme on l'a vu. Ils vont du projet de recherche effectué dans le Service d'Archives lui‑méme dans une salle de lecture propre au Service éducatif et dotée d'instruments de recherche et de matériels d'exposition spéciaux, à l'exposition d'archives dans l'école, au projet de recherche réalisé grâce au transport d'un ensemble d'archives dans l'école où on les étudie, et à la collection documentaire, faite sous forme de recueil, de film, de jeu de diapositives ou d'ensemble hétérogène. Ceux d'entre nous qui se sont engagés, en Grande‑Bretagne, dans des projets éducatifs fondés sur les archives pensent que chacune de ces formules peut s'adapter à n'importe quel Service d'Archives dont le personnel désire faire apprécier les archives et faire acquérir à de jeunes esprits les capacités nécessaires à la recherche dans les Archives.

A notre tour, nous accueillerons volontiers les suggestions des confrères étrangers qui réalisent leurs propres programmes d''enseignement àl'aide d'archives'.

Bibliographie sélective

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Blyth, Joan E. "Archives and Source Material in the Junior School", Teaching History 1 (1969), pp. 24‑30.

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Corie, Thomas Howell (dir. publ.). History in the Field, Londres, Glond Educational, 1970.

Dubosq, Guy. "The Educational Role of Archives", UNESCO Bulletin for Libraries 24 (1970), pp. 205‑10.

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Garvey, Brian ; & Krug, Mary. Models of History Teaching in the Secondary School, Londres, Oxford University Press, 1977.

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Hancock, Joy ; & Johnson, Helen. "Archive Kits in the Secondary School", Teaching History 2 (1972), pp. 207‑17.

Jarman, Christopher. Display and Presentation in Schools, Londres, A. & C. Black, 1972.

Jones, Grace ; & Watson, Derek. "Archives in History Teaching ‑ Some Problems", Teaching History 1 (1970), pp. 188‑93.

Lawson, Denis ; & Dufour, Barry. The New Social Studies : A Handbook for Teachers in Primary, Secondary and Further Education, Londres, Heinemann, 1974.

Long, Molly (dir. publ.). Handbocok for Geography Teachers, Londres, Methuen, 1974.

Pearce, John. School Examinations, Londres, Collier‑Macmillan, 1972.

Taylor, Hugh A. "Clio in the Raw : Archival Materials and the Teaching of History", The American Archivist, 25 (1972), pp. 317‑30.

Warwick, David (dir. publ.). Integrated Studies in the Secondary School, Londres, University of London, 1973.

Watts, David George. Environmental Studies, Londres, Routledge & Kegan Paul, 1969.

Wood, Robert G.E. "Archive Units for Teaching", Teaching History 2 (1971), pp. 15864, 218‑27 ; 3 (1973) : pp. 41‑45.

<<TOC4>> Archives et relations publiques  

par Wilfried SMITH
Archives publiques du Canada, Ottawa

Choisir les relations publiques comme l'un des thèmes de discussion de cette conférence, voilà qui est significatif, puisque ce n'est que tout récemment que les relations publiques ont été reconnues comme une préoccupation majeure que doivent avoir les Archives, quel que soit leur degré de développement. On rechercherait vainement dans les bibliographies archivistiques des articles sur ce sujet. Je ne crois pas qu'il ait été jamais à l'ordre du jour d'un Congrès international d'Archives et ce ne fut que l'an dernier qu'il fut le thème des Rencontres annuelles de la Table ronde internationale des Archives, qui se tint au Canada. L'état de développement assez primitif de cet aspect des fonctions des Archives apparut clairement quand 40 participants seulement s'avérèrent capables de répondre au questionnaire détaillé qui circulait dans l'assemblée, et ils furent nombreux à ne pas pouvoir répondre à certaines questions. Cependant, tous ceux qui répondirent reconnurent l'importance du sujet et indiquèrent qu'ils espéraient bénéficier de l'expérience des autres pays.

Lé terme de 'relations publiques' paraît communément s'appliquer à la promotion de produits ou de services commerciaux, et il peut sembler inopportun de rapporter cet objectif à des Services culturels. Et pourtant, les Archives ont, pour employer le jargon commercial, un produit à vendre. Ce n'est pas moins que l'héritage documentaire de nos pays respectifs, l'enregistrement de l'expérience humaine, le souvenir collectif de l'humanité. Les archives sont le matériau brut de l'histoire ; elles peuvent contribuer à former l'identité et l'unité nationales ; elles assurent la continuité à travers les générations. Elles ne contiennent pas seulement des informations précieuses : bien mieux, par leur caractère d'archives uniques et authentiques, elles ont le pouvoir de frapper l'imagination, de provoquer une identification personnelle avec le passé, de ressusciter le passé comme des livres ne sauraient le faire. Malgré cela les Archives ne sont ordinairement que le parent pauvre du budget ; elles sont sous‑utilisées, si l'on excepte un cercle de chercheurs relativement restreint ; elles ne jouent pas un rôle essentiel dans la communauté sociale ; elles touchent peu le grand public et sont également peu mises à contribution dans le système scolaire où leur influence devrait avoir le meilleur effet. Les relations publiques ne peuvent pas retourner cette situation mais elles constituent un moyen d'informer de l'importance des Archives les responsables de la politique nationale et de l'attribution des crédits, d'élargir le soutien apporté aux Archives, de faire connaître aux chercheurs les sources et les services qui sont à leur disposition, de faire partager au public le frisson et le sens de la recherche que peut donner le contact des archives, de faire de l'histoire une discipline vivante dans l'instruction de nos enfants. Ces objectifs justifient sûrement que les Archives se soucient de relations publiques.

Il faut définir les relations publiques. Au sens strict, elles se bornent à la publicité, à l'usage des médias ; au sens le plus large, elles incluent toutes les relations avec le public, y compris la communication de documents aux chercheurs et la réponse aux demandes écrites de renseignements. J'emploie le terme pour désigner tous les biais par lesquels les Archives informent le monde extérieur de leur travail, de leurs fonds et collections, de leurs services, et montrent ou font connaître leurs documents à la communauté toute entière ou à certaines de ses catégories.

La Table ronde d'Ottawa a considéré les relations publiques sous quatre rubriques : la publicité, les publications, les expositions et les services éducatifs. Le rapport du Secrétaire contient l'analyse des questionnaires renvoyés, de nombreuses statistiques et des exemples d'initiatives particulières prises dans divers pays. Les procès‑verbaux portent un résumé des discussions et des conclusions élaborées au sujet de ces thèmes. J'attire votre attention sur ces rapports.

Je voudrais aborder le sujet d'une manière quelque peu différente en centrant notre intérêt sur la catégorie de public que vise cette information. Quoiqu'il y ait des chevauchements, je propose de considérer quatre catégories distinctes : le gouvernement, les chercheurs, le grand public et l'enseignement. Considérons les successivement.

1. Le gouvernement. Si les archives doivent jouer un rôle réel dans la société, elles doivent disposer du personnel approprié, des moyens, des équipements et des crédits suffisants. Pour obtenir ces moyens, les Archives doivent affronter les demandes concurrentes des Services de l'Architecture, des Routes, de la Santé, de l'Instruction, de la Défense et d'autres secteurs sociaux, sans oublier les demandes des autres Services culturels tels que les bibliothèques ou les musées.

Les responsables des affectations budgétaires ‑ ministres et fonctionnaires des Finances ‑ doivent être convaincus du bénéfice qui résulte des dépenses en matière d'Archives ; ils doivent être convaincus que les Archives ne sont pas un colifichet frivole ou un luxe mais qu'elles rendent des services essentiels au gouvernement et au public. Le meilleur moyen d'y parvenir réside naturellement dans le projet annuel de finances ou budget. Chaque gouvernement a ses propres méthodes et ses agencements pour ses budgets mais il essaie ordinairement d'améliorer leur présentation et les Archives doivent être les premiers services à adopter les modifications suggérées. Les chapitres budgétaires, tels que les salaires, les matériels, etc., tendent à être remplacés par un 'PPB' (Program Planning and Budgets) qui énonce le but d'un programme et les bénéfices qu'on en escompte. Le plan àlong terme qui porte des financements raisonnables pour parvenir à des résultats souhaitables a aussi son efficacité. Il est important de développer une réputation de crédibilité, de précision et d'efficacité. Un certain opportunisme est de mise pour associer les Archives à la politique et aux programmes du gouvernement. S'intéressant au développement urbain et aux transports, elles peuvent avoir une position‑clé pour recevoir des cartes, des plans, des dessins d'architectes, des photographies et des documents relatifs aux transports ; la possibilité d'employer des étudiants l'été peut suggérer des projets avantageux dans le domaine des Archives. Au Canada, l'inflammation de vieux films a incité à établir un service national d'archives cinématographiques et l'intérêt porté à l'histoire orale a fait établir un service national des documents sonores. Si les départements ministériels n'ont pas de système de classement valable, il revient aux Archives de prendre l'initiative de le créer. Les résultats, présentés en termes d'économies et d'efficacité accrues, devraient convaincre l'homme politique le plus positif.

Un autre biais pour informer et influencer les décideurs, c'est le rapport annuel qui peut être distribué à chaque membre du Parlement. On peut 'éduquer' le ministre responsable des Archives en l'invitant à inaugurer des expositions ou à s'adresser aux participants de congrès, où il lit des discours que l'archiviste lui a préparés.

On doit s'efforcer de développer la coopération avec les services administratifs. Le meilleur moyen réside dans la gestion des archives : il convient de prodiguer des conseils, d'apporter de l'aide et de donner des cours aux fonctionnaires chargés d'archives. Il peut être utile de faire des visites pour souligner l'utilité des archives un peu anciennes pour des opérations courantes et les services que peuvent rendre les Archives à cet égard. Les Archives peuvent également faire des recommandations aux bureaux àpropos de commémorations d'événements intéressants ou des suggestions pour des émissions de timbres commémoratifs, mais ce sont des façons mineures de démontrer au gouvernement la valeur des archives ; il en est de même des invitations qu'on adresse à des personnalités ou à des groupes d'électeurs pour faire des visites ou des excursions.

Les méthodes varieront de pays à pays selon les circonstances mais le but est le même : démontrer à tous les échelons du gouvernement l'intérêt des archives et convaincre que les dépenses faites pour les Archives sont un bon investissement.

2. Les chercheurs. Les archives étant recueillies et conservées en raison de leur caractère informatif, c'est leur utilité pour la recherche qui justifie principalement l'existence des Services d'archives. Jusqu'à un certain point, les chercheurs constituent un public obligé puisque, pour consulter les documents dont ils ont besoin, ils doivent fréquenter les Archives. Il est nécessaire d'avoir un bon service des renseignements mais encore d'informer les lecteurs potentiels des archives disponibles au public. L'ensemble des publications archivistiques constitue une forme d'aide à la recherche : cela va du répertoire collectif des archives privées conservées dans l'ensemble des Services d'Archives du pays, au guide des fonds et collections d'un Service, à des instruments de recherche analysant des unités archivistiques ou à des répertoires détaillés de séries d'archives publiques, d'archives privées, ou encore à des inventaires de cartes, de photographies, d'enregistrements sonores ou de films. Les instruments de recherche très détaillés ne sont pas publiés et ne sont consultables aux Archives que sous forme de textes dactylographiés ou ronéotypés, voire de fichiers sur cartes. Le frein que connaissent les publications, c'est leur coût et la clientèle restreinte ; une manière relativement économique de diffuser les instruments de recherche consiste à les microfilmer et à en vendre des tirages, en bobines ou en microfiches, aux universités nationales ou étrangères où des lecteurs potentiels pourront les consulter. En tous cas, on doit tout faire pour informer des archives du Service les personnes qui s'y intéressent. Il y a d'autres façons encore d'aider la recherche : il s'agit des prêts inter‑bibliothèques de microfilms ou du dépôt de microfilms dans des Services régionaux, ce qui permet aux chercheurs de se dispenser d'un voyage au Service central. Outre les instruments de recherche, d'autres types de publications sont utiles aux chercheurs intéressés par les archives ; par exemple, la publication de documents choisis peut offrir un complément aux recherches et servir à l'enseignement.

On peut employer d'autres méthodes pour promouvoir l'usage des archives aux fins de la recherche : il s'agit de contacts avec les professeurs d'histoire à propos de thèmes de recherche pour les étudiants, de visites dans les universités pour présenter les Archives, de visites d'étudiants dans les Services d'Archives, complétées par des conférences, des projections de films ou de diapositives, de la  distribution de rapports annuels et de listes d'accroissements auprès des bibliothèques universitaires ou publiques ou auprès des bureaux concernés et enfin de la diffusion de bulletins d'information dans la communauté universitaire.

Il faut garder à l'esprit qu'offrir un excellent accueil aux chercheurs est une obligation fondamentale et, soit dit en passant, une communauté universitaire bien informée et intéressée constitue traditionnellement, en dehors du gouvernement, le meilleur soutien pour les programmes des Archives.

3. Le grand public. C'est le secteur que les Archives ont le plus négligé dans le passé. On justifie cette négligence en disant que seul un petit groupe de chercheurs s'intéresse aux archives et qu'il n'est pas utile de faire de la publicité auprès d'eux. Ce raisonnement omet que l'opinion et le soutien du public sont importants, et, également, que les Archives peuvent rendre de grands services au public en général. C'est sur ce point que les organes de communication peuvent être particulièrement utiles. Considérons‑les tour à tour.  

a) Les journaux. A moins d'être payante, une information n'est publiée que si elle le mérite. Les annonces intéressantes peuvent concerner les expositions, surtout si elles sont inaugurées par des personnalités importantes, les acquisitions notables, des aspects des Archives ou bien des documents d'archives portant sur des événements importants ou locaux.  

b) Les périodiques. Leur effet est moins certain mais, à l'occasion, des articles sur les Archives peuvent trouver une large audience comme ce fut le cas de ceux qui, dans le Reader's Digest et les magazines de weekend, traitèrent des Archives publiques du Canada et touchèrent plusieurs millions de lecteurs. Des rubriques régulières sur les Archives dans les revues historiques ou pédagogiques ont leur utilité.  

c) Les ouvrages destinés au grand public sont un moyen intéressant pour stimuler l'attention du public et lui faire connaître les archives. Les recueils de documents choisis n'ont pas grand attrait pour le public mais, s'ils sont bien illustrés ou s'ils consistent avant tout en illustrations (tableaux, photographies) réunies autour de thèmes historiques ils peuvent devenir des best‑sellers. Certains Services d'Archives ‑ c'est le cas au Canada et en Grande‑Bretagne ‑ ont passé des accords de coopération avec des maisons d'édition qui permettent une large diffusion, à peu de frais pour les Archives.  

d) La radio. C'est un moyen d'information que la plupart des Services d'Archives pourraient utiliser avec le meilleur effet, surtout pour des récits fondés sur les archives et présentant un intérêt général. Certaines activités alimentent en archives des émissions régulières de cette nature.  

e) La télévision. C'est elle qui a le plus grand impact sur le grand public mais les Archives s'en servent peu, sauf en Biélorussie, en Pologne dans une moindre mesure, et au Canada, où un programme de télévision est regulièrement consacré aux archives et où photographies et films sont très employés dans les programmes toujours plus nombreux qui traitent de questions historiques. Mentionnons aussi que des court‑métrages sur les Archives ont été réalisés en France, en Russie et en Pologne et sont montrés au grand public.  

f) L'exposition est probablement le moyen le plus général et le plus efficace que l'on ait pour apporter les archives au public. Plusieurs services d'Archives ont des expositions permanentes, comme le Musée de l'Histoire aux Archives nationales en France, ou la Salle d'exposition des Archives nationales à Washington, qui attire 800.000 personnes par an. Le plus souvent les expositions exhibent des documents manuscrits ou dactylographiés portant sur un thème particulier mais l'on présente aussi des documents iconographiques provenant des archives. Parfois, et notamment au Canada, on élabore des expositions itinérantes qui circulent largement dans le pays et qui, au moyen de reproductions, sont présentées dans les centres commerciaux et dans d'autres lieux où le public afflue. On considère les expositions comme la meilleure forme de publicité pour les Archives et elles contribuent aussi à accroître l'intérêt du public pour l'histoire, elles permettent enfin à nombre de personnes de voir des documents d'archives.

On peut encore faire connaître les archives par la vente de fac‑similés, de diapositives, de cartes postales représentant des archives intéressantes ou des documents iconographiques.

Des opérations périodiques de 'portes ouvertes', ouvrant le Service d'Archives au public pour un soir, offrent un autre moyen de stimuler l'attention et l'intérêt du public. Finalement l'emploi de campagnes publicitaires peut être très fructueux. La Pologne nous en donne le meilleur exemple : tous les cinq ans s'y déroule une semaine des Archives, signalée par la publicité, des conférences, des films, des publications, afin d'attirer l'attention de la communauté sociale sur l'importance des Archives.

4. Les services éducatifs. L'emploi et l'impact les plus étendus, en fin de compte, qu'ont les Archives, en termes de quantité et d'efficacité, résident dans l'enseignement de l'histoire au sein des établissements scolaires. Plusieurs expériences ont eu lieu dans maints pays mais cet aspect reste le principal défi posé aux Services d'Archives désireux de jouer un rôle important dans la société. Jusqu'à présent, le service éducatif a surtout consisté à faire visiter les Archives par des groupes d'étudiants. A cet égard, l'oeuvre des Archives nationales et des Archives départementales, en France, a été prééminente. Les Archives nationales ont, à plein temps, une équipe de quatre professeurs qui organisent des visites pédagogiques au Musée des Archives et présentent des portefeuilles contenant des reproductions de documents. Par ailleurs, on peut faire employer dans toutes les écoles des reproductions d'archives comme méthode ordinaire d'enseignement historique. On a fait des expériences en Irlande et dans d'autres pays mais, jusqu'à présent, les coûts et les difficultés rencontrées pour obtenir la coopération des écoles ont empêché l'emploi général des documents d'archives. Contrairement aux objets conservés dans les musées, les archives ont l'avantage de pouvoir se reproduire exactement et abondamment pour des coûts relativement modestes. Si l'on utilisait des ensembles d'archives choisies comme compléments normaux des matériels pédagogiques, cela n'augmenterait guère le coût de la pédagogie mais pourrait introduire une révolution dans l'enseignement de l'histoire. En dehors de la distribution de fac‑similés choisis, on peut attendre un très bon résultat des séries de diapositives de documents, d'illustrations ou de cartes ; on a aussi essayé le microfilm ou la microfiche en couleurs à l'usage des classes. Dans ce domaine, d'importants développements devraient se produire prochainement.

On voit que la question des relations publiques n'en est qu'à un point de développement relativement modeste mais le potentiel, qui est important, s'accomplit en efficacité et en impact accrus des Archives au sein de la société toute entière. Autrefois, on avait l'impression que les relations publiques, par leurs aspects divers, étaient une coûteuse coquetterie que seuls pouvaient s'offrir les Services d'Archives les plus prospères. Il est vrai que certaines formules telles que des publications abondantes, des expositions ambitieuses et des publicités payantes  peuvent faire de grosses dépenses mais une bonne partie de ces manifestations peuvent se faire à petits frais. On peut alléguer, en fait, que les Services d'Archives qui ont le plus grand bénéfice à attendre des relations publiques sont les moins développés et donc ceux qui nécessitent des moyens que leur utilité étendue à la communauté entière peut justifier plus facilement qu'une utilité restreinte. C'est en grande partie une question d'attitude : si un archiviste est extraverti et non introverti, actif plutôt que passif, s'il souhaite qu'on exploite au maximum les archives qu'il conserve, s'il est inspiré par la perspective de transmettre l'héritage du passé, directement et indirectement, à chaque génération, il trouvera alors dans ses ressources le moyen de démontrer la valeur des archives, en adaptant le moyen aux circonstances particulières qu'il connaît et en prouvant que les archives méritent un plus grand soutien public à cause des services réels qu'elles rendent.

<<TOC4>> Les archives et la culture

Les archives « témoignent du niveau de développement d'une communauté, de sa richesse et de sa spécificité».

W. I. Smith

Les archives représentent un produit majeur de la civilisation, une ressource culturelle, un élément essentiel du patrimoine de l'humanité. Jusqu'à une époque récente, cependant, la fonction remplie par les services chargés de leur garde avait un caractère passif: ils servaient de centres de dépôt que fréquentaient seulement de rares érudits. Mais dans le monde contemporain issu de la Deuxième Guerre mondiale, les archivistes sont de plus en plus conscients du rôle actif qu'ils pourraient et devraient jouer dans la diffusion de la culture.

Les pages qui suivent traiteront de la nature spécifique des archives et de leur utilisation croissante dans un monde où l'information constitue l'une des forces déterminantes qui façonnent la société.

La nature des archives

Culture, patrimoine: voilà deux termes courants et apparentés dont les définitions varient considérablement selon le contexte. La culture se limite‑t‑elle aux éléments esthétiques tels que les arts visuels et les arts du spectacle, ou embrasse‑t‑elle tous les aspects de la vie humaine? Le patrimoine se réduit‑il aux éléments matériels tels que les sites et édifices historiques, ou bien est‑il fait de la totalité de l'expérience humaine?

Si l'on prenait le mot culture dans son acception la plus large, comme embrassant les aspects politiques, sociaux, religieux, éducatifs, scientifiques, littéraires, artistiques et ludiques de la vie, toutes les acti  vités de l'homme seraient culturelles. Dans un sens plus restreint, le terme de «culturel» est généralement appliqué aux produits de l'activité esthétique, artistique et intellectuelle, les arts visuels, la danse, la musique, le théâtre et la littérature. La beauté - beauté de forme, de son, de mouvement et d'expression - est un mot clé dans cette seconde interprétation. Mais que la culture soit définie comme élitiste ou de masse, comme esthétique ou populaire, rares sont ceux qui nieraient qu'il importe au plus haut chef de transmettre aux générations futures les produits les plus marquants de la créativité et de l'expérience humaines, de préserver le patrimoine de l'humanité.

Chose curieuse, si la notion communément admise de culture est de moins en moins restreinte à certains aspects de la vie, on limite de plus en plus le concept de patrimoine aux éléments matériels de l'héritage humain. Cette tendance trouve une illustration frappante dans la Convention concernant la protection du patrimoine mondial, culturel et naturel qui a été adoptée en 1972 par la Conférence générale de l'Unesco et qui est entrée en vigueur en décembre 1975. L'Article I énonce que sont considérés comme « patrimoine culturel », aux fins de la Convention, les monuments, les ensembles et les sites. Ainsi, au Canada, c'est Parks Canada (l'agence gouvernementale responsable des parcs nationaux et des sites historiques) qui est chargée d'assurer la mise en œuvre de cet instrument, en coopération avec d'autres institutions gouvernementales comme la Direction générale de la faune et les Musées nationaux du Canada. Une Conférence annuelle sur les richesses historiques examine en priorité le problème des sites, parcs et musées historiques. Il existe un organisme responsable de la préservation des édifices historiques, appelé Heritage Canada, et de nombreux groupes héritage ont été créés aux mêmes fins dans les provinces et les municipalités. La situation varie selon les pays, mais la tendance à appliquer le mot « patrimoine » principalement aux structures physiques est quasiment universelle. Bien entendu, le souci de leur préservation se justifie pleinement, car les destructions et détériorations visibles, qui altèrent l'environnement, font une grande impression sur le public en raison du caractère symbolique des monuments en question. Mais si les édifices historiques, les sites, les artefacts et les œuvres d'art constituent un précieux héritage, ils ne forment qu'une partie du patrimoine de l'homme.

A côté des réalisations matérielles, ce patrimoine comprend les produits d'une faculté propre à l'être humain: celle de raisonner, de consigner et de communiquer des idées et des informations. Quelles que soient les richesses qu'un peuple a héritées sous la forme de monuments, un élément essentiel de sa culture est le sens particulier qu'il a de l'histoire, le sens collectif de son identité et de sa continuité. L'homme fonde ce sens de l'identité sur la connaissance du passé qui l'a façonné, lui et la société dans laquelle il vit. Et il a besoin, pour connaître ce passé, de textes imprimés et d'archives (ou, à défaut, d'une tradition orale ancrée dans la mémoire des hommes). Tout cela sert non seulement à recueillir et à exprimer les pensées et les actions, ce qui est déjà d'une portée incalculable, mais encore à éclairer la dimension spatiale inhérente aux produits physiques de la civilisation. Tout être éprouve le besoin instinctif de transmettre à ses descendants son savoir pratique et théorique, mais c'est grâce à sa faculté de consigner pensées et actions que l'homme peut communiquer aux générations postérieures la somme de connaissances et d'expériences sur laquelle repose la civilisation. René Maheu a souligné la valeur culturelle des sources écrites de l'histoire lorsqu'il a dit, au cours de son célèbre échange de vues avec Jean d'Ormesson, en 1974: «... l'approche historique est nécessaire pour appréhender toute réalité culturelle, présente ou passée, car seule cette approche restitue le sens qui est l'essence et le message de la culture ». 

En tant que sources d'information, les textes publiés et les archives ont beaucoup en commun. Cette affinité est reconnue dans le programme NATIS (Programme pour le développement des systèmes nationaux d'information) approuvé en 1974 par la Conférence générale de l'Unesco, où les services d'archives et les bibliothèques sont considérés comme faisant partie intégrante de l'infrastructure des systèmes nationaux d'information. Néanmoins, les archives présentent des caractéristiques bien précises qui ont une grande importance du point de vue de la conservation du passé.

En premier lieu, c'est qu'elles sont uniques. Les archives ont ceci de commun avec les monuments et les œuvres d'art qu'elles sont menacées de disparaître et que leur destruction ou leur détérioration représente une perte irréparable, même si le public ne s'en rend pas compte dans l'immédiat. Parce qu'ils sont uniques et fragiles, les documents d'archives ne sont pas accessibles à tous et ne peuvent pas bénéficier d'une large diffusion, contrairement à la plupart des ouvrages publiés

En outre, ils ont une finalité différente. Les publications s'adressent à un public, qui est la communauté tout entière, ou du moins une partie de celle‑ci. Les archives, elles, sont produites incidemment dans le cadre d'activités fonctionnelles. Procès‑verbaux de réunions, registres financiers d'entreprises, recettes d'impôts sur le revenu, correspondance, tout cela a pour but de faciliter le fonctionnement d'un organisme ou d'informer  un ou plusieurs individus. On notera par exemple la différence qui existe entre les rapports annuels publiés par un ministère et les dossiers de ce même ministère, ou entre les discours d'un homme d'État publiés dans le journal officiel et son journal personnel. Les circonstances de leur création confèrent aux archives, et à elles seules, un caractère de parfaite authenticité. Elles sont en même temps plus personnelles, plus intimes, mais aussi plus introspectives et, partant, plus révélatrices du contexte dans lequel elles ont été produites. Leur existence même et leur nature témoignent du niveau de développement d'une communauté, de sa richesse et de sa spécificité.

LE ROLE TRADITIONNEL DES ARCHIVES

Il existe des services d'archives dans toutes les sociétés évoluées depuis plusieurs siècles. Leur création répondait à des fins essentiellement pratiques: il s'agissait de conserver des documents administratifs, de sauvegarder les titres de propriété, les registres d'obligations légales et les rôles d'impôt par exemple. Les documents d'origine privée étaient conservés pour des raisons analogues. Les particuliers gardaient souvent leur correspondance par simple inertie, parce qu'ils avaient de la place disponible et croyaient que leurs papiers resteraient longtemps à l'abri des indiscrétions. Ceci continue et continuera d'ailleurs de se faire. Une révolution s'est produite dans le traitement des documents à la suite de la prolifération des papiers nécessaires en temps de guerre, où l'économie et la vie quotidienne font l'objet de contrôles constants, et l'« Etat providence », dans lequel le citoyen se trouve de plus en plus souvent en contact direct avec l'administration « depuis le berceau jusqu'à la tombe », a pris le relais. De nos jours, tout individu peut communiquer facilement et rapidement avec les gens de sa ville, de sa région, de son pays et même du monde entier pour satisfaire ses besoins intellectuels ou matériels, et pourtant, malgré l'existence du téléphone et de l'avion àréaction, il continue à consigner ses idées, ses désirs et ses souvenirs sur le papier, la pellicule ou la bande magnétique.

En ce qui concerne les archives nationales, leur principal utilisateur est le gouvernement qui les a instituées. Elles contiennent des précédents importants, depuis le protocole régissant les funérailles nationales jusqu'aux plans de mobilisation en cas de guerre. On ne peut pas planifier ou mettre en œuvre une politique quelconque sans se référer au passé. Des études récentes ont amplement montré l'utilité de l'information contenue dans les archives pour la promotion d'à peu près tous les aspects du déve  loppement économique, social et politique dans les pays en voie de développement, et ceci est vrai pour tous les Etats. Les systèmes modernes de gestion des documents devraient permettre d'identifier les documents d'intérêt durable, d'assurer leur transfert méthodique aux fonds d'archives et de dépister les informations utiles, mais, parallèlement, les archivistes peuvent rendre de grands services en travaillant en étroite collaboration avec le gouvernement, en prévoyant ses besoins et en signalant aux institutions intéressées les sources de renseignements sur des problèmes d'actualité tels que la mise en valeur des ressources, les transports, l'éducation, les épidémies, les mauvaises récoltes entre autres, de manière à permettre à l'administration de tirer parti de l'expérience acquise antérieurement.

Mais il se trouve que peu après la Révolution française, les archives sont devenues, d'abord en France puis en Angleterre et au XIXe siècle dans la plupart des pays, la chasse gardée des érudits et surtout des historiens de l'Antiquité. On s'en servait principalement pour la recherche historique. Depuis lors, quatre facteurs sont venus favoriser leur utilisation: le droit de communication est moins restreint, les intérêts des historiens se sont diversifiés, de nouvelles disciplines font appel à l'information contenue dans les documents originaux, et des non‑professionnels sont venus grossir les rangs des chercheurs.

Bien que le droit d'accès aux archives nationales fût reconnu - dans certaines limites - depuis bientôt deux siècles, leur utilisation pour la recherche historique faisait l'objet de restrictions. Récemment encore, il était normal, dans la plupart des pays, de refuser de communiquer des documents datant de moins de cinquante ans. De ce fait, seul le passé lointain faisait l'objet de recherches approfondies et les spécialistes de l'histoire moderne, et àplus forte raison contemporaine, étaient obligés de baser leurs travaux principalement sur la documentation publiée. Une tendance à la libéralisation marquée par exemple par l'approbation, en 1968, par le Conseil international des archives, d'une règle de trente ans, et par l'adoption du United States Freedom of Information Act (1966) a eu pour effet de rendre accessible une grande quantité de matériaux scientifiques et d'accroître considérablement la clientèle de la plupart des archives; il en est résulté beaucoup d'ouvrages historiques qui sont venus informer un nombre croissant de lecteurs sur le passé récent.

Un autre facteur a favorisé le recours aux archives pour la recherche historique: le changement d'attitude des historiens. Les premières histoires étaient des récits attrayants et bien écrits, mais qui n'étaient pas fondés sur des documents originaux. L'école scientifique du XIXe et du XXe siècles, au contraire, a recherché l'exactitude et l'objectivité,  et les historiens basent maintenant leurs travaux sur un examen exhaustif des archives. Le volume accru de sources disponibles a entraîné une augmentation considérable du nombre et de la diversité des ouvrages historiques; le souci de la précision s'est accru et la critique professionnelle est devenue plus exigeante. En même temps qu'ils rendaient un service essentiel à la communauté en expliquant le passé et en le mettant en relation avec le présent, les chercheurs contemporains ont abordé l'histoire dans une nouvelle optique: cessant d'accorder la première place aux événements militaires, constitutionnels et politiques, ils se sont davantage intéressés aux questions économiques et sociales, ce qui a donné lieu a deux types d'études: d'une part, des études générales de l'évolution sociale et, d'autre part des études spécialisées. La découverte de l'ordinateur a suscité des recherches quantitatives qui découlent directement de la disponibilité accrue de documents utiles contenus dans les fonds d'archives.

Cette disponibilité nouvelle a attiré de nouveaux usagers vers les archives. Traditionnellement, les historiens en étaient les principaux utilisateurs, mais àprésent un nombre croissant de spécialistes d'autres disciplines - économistes, sociologues, politologues, géographes et savants par exemple - en découvrent l'intérêt pour leur travail.

Ce qui est tout aussi significatif, c'est que les produits de la recherche professionnelle, malgré leur importance pour la communauté, ne satisfont pas toujours les besoins du grand public. Celui‑ci est de plus en plus conscient de l'intérêt de l'histoire, comme le montrent le nombre croissant de publications historiques qui se vendent très bien et le fait que la proportion d'auteurs non professionnels augmente sans cesse. Ainsi, au Canada, des historiens amateurs ont écrit près de la moitié des cinq cents ouvrages parus entre 1967 et 1972; eux aussi se sont servis des archives, et surtout de documents privés. Beaucoup de lecteurs qui consultent les archives n'ont pas l'intention de publier les résultats de leurs recherches: ce sont par exemple des étudiants qui préparent des dissertations, des généalogistes et d'autres personnes pour qui la recherche constitue un passe‑temps intéressant.

Les archives et la diffusion de la culture

Jusqu'à une époque toute récente, la plupart des archives avaient un rôle assez passif. Elles recevaient des documents émanant de l'administration ainsi que de nombreux dons faits par des sociétés et des particuliers  soucieux de mettre leurs papiers en sécurité. Leurs portes étaient ouvertes (ou entrouvertes) aux chercheurs. Les archivistes vaquaient au classement des documents anciens et préparaient des instruments de recherche documentaire pour les générations présentes et futures. Les archives remplissaient des fonctions importantes, mais leur horizon était limité. Les bibliothèques et les musées avaient davantage conscience de la nécessité de sauver de la négligence des éléments culturels périssables tels que les papiers et registres privés.

Après 1945 cependant, les fonctions tant administratives que culturelles des archives ont fait l'objet d'une évaluation sérieuse: on a même parlé, ce qui est un peu exagéré, de « révolution ». Ce ré‑examen a pris diverses formes dont plusieurs découlaient directement de la nouvelle technologie. Dans ce contexte, deux innovations présentent un intérêt particulier: l'approche positive en matière d'acquisition et l'approche dynamique en matière de diffusion.

En matière d'acquisition, la nouvelle politique a découlé avant tout de l'abondance des documents émanant des administrations, des sociétés privées et des particuliers, ainsi que de la prolifération des instruments servant àenregistrer tout ce qui se passe dans notre monde en pleine évolution. Le problème était à la fois d'ordre quantitatif et qualitatif. Il fallait que les archives et les établissements apparentés utilisent leurs ressources limitées de la manière la plus efficace possible pour sélectionner une quantité maniable de documents, sans négliger pour autant l'information apportée par de nouveaux supports. Cette nouvelle vision de l'administration des archives a poussé les institutions concernées à s'occuper plus activement de créer, de conserver ou de détruire des séries de documents traditionnels sur papier, à utiliser au maximum le film ou la bande et à rechercher les documents iconographiques présentant le plus grand intérêt potentiel. Elle a même incité les archivistes àse lancer dans de nouvelles activités telles que l'enregistrement de la tradition orale et de l'histoire orale.

L'approche plus dynamique dans le domaine de la diffusion est due en grande partie à la démocratisation de la culture et des moyens de communication, et au fait que le public, mieux éduqué et mieux informé, est devenu plus conscient de son environnement physique et culturel, ce qui s'est traduit par un intérêt passionné pour l'écologie et le patrimoine local, régional, national et universel.

On a compris que, si l'évaluation objective de la documentation et sa présentation sous la forme d'une synthèse intellectuellement satisfaisante incombent toujours aux érudits et aux historiens, il y a place aussi pour  une appréciation plus instinctive et plus émotionnelle des documents. Une des principales qualités des archives est qu'elles ont Un impact considérable sur le lecteur, le spectateur ou l'auditeur, qui capte leur message sans qu'il ait (té analysé et interprété au préalable par l'historien. Cette démarche est celle qui aide le mieux à comprendre la réalité d'une époque révolue. C'est une expérience exaltante qui permet de s'identifier avec un auteur et avec Un événement ou un moment précis dans le temps. Quand les archives sont présentées à des millions d'individus par l'intermédiaire des médias, elles leur donnent l'impression de partager une expérience vécue et cela crée un sentiment d'identité collective qui favorise l'harmonie des relations entre les hommes.

Il est vrai aussi que les archivistes avaient des mobiles plus égoïstes. Traditionnellement, seule une infime partie de la population avait des contacts directs avec eux. Or, si le reste pouvait faire un usage intéressant et fructueux des documents, les archives rempliraient beaucoup mieux leur fonction. Leur prestige en serait grandement rehaussé et il leur serait plus facile d'obtenir les fonds, les installations et le personnel dont elles ont besoin pour acquérir et conserver des documents du passé et en faciliter l'accès aux générations présentes et futures.

Ainsi les archivistes sont devenus des agents culturels actifs dans la diffusion du matériel qu'ils détiennent. Cette diffusion a pris de nombreuses formes, comme on a pu le voir lors de la Table ronde internationale des archives qui s'est tenue à Ottawa à l'automne 1974. Le rapport de cette réunion paraîtra bientôt, mais il serait intéressant d'ores et déjà de passer en revue les divers éléments de ces programmes de diffusion ou d'extension, dont certains existent depuis de nombreuses années mais dont la plupart sont récents et même en cours de préparation dans certains pays. Les exemples donnés plus loin seront surtout tirés de l'expérience des Archives publiques du Canada, que l'auteur connait particulièrement bien. L'activité de cette institution a reçu une grande impulsion en 1972 lorsque le gouvernement du Canada a entrepris, dans le cadre de sa politique culturelle, de démocratiser et de décentraliser les ressources et les services culturels dans l'intérêt du public canadien

DECENTRALISATION

Afin d'assurer la décentralisation des archives au Canada, des microfiches, des copies des textes originaux les plus importants, y compris des dossiers de premiers ministres et des documents relatifs à l'immigration et à la mise en valeur des ressources, ont été déposés dans les dix Fonds  d'archives des provinces. A cette date, 7250 bobines de microfilms ont été distribuées, ce qui a permis à plusieurs milliers d'utilisateurs potentiels qui ne pourraient pas fréquenter les archives nationales d'accéder aux matériaux de recherche. Des cartes, des dessins et d'autres documents suivront. Aux Etats‑Unis, l'établissement de fonds régionaux administrés par les Archives nationales constitue un moyen intéressant d'assurer la décentralisation des documents originaux.

PUBLICATIONS

La plupart des publications des archives sont des instruments de recherche documentaire qui renseignent sur les sources disponibles. Elles sont de divers genres. Selon le statut des institutions, il y a des listes complètes des sources disponibles dans un pays tout entier, tel le Catalogue collectif des manuscrit des archives canadiennes (ULM), des catalogues où sont recensés tous les textes qu'on peut trouver dans un fonds de dépôt, comme les catalogues généraux des manuscrits et documents détenus par les Archives publiques du Canada, et des inventaires de documents d'un type précis ou relatifs à un sujet ou une période donnée (des inventaires de microfilms, par exemple) et des inventaires détaillés de séries ou collections précises. Les instruments de recherche ne sont pas seulement disponibles dans les dépôts, sous forme de fiches ou de documents dactylographiés ou miméographiés: ils sont aussi publiés sur microfiches et mis en vente dans le pays et même à l'étranger.

Les rapports annuels destinés en priorité aux ministres ou aux fonctionnaires et à divers services d'archives comprennent souvent des listes d'acquisitions et, vu l'intérêt considérable qu'ils présentent pour les chercheurs et les donateurs, ils font souvent l'objet aujourd'hui d'une large diffusion.

Les brochures d'information contenant des renseignements généraux sur les archives, leurs divisions ou services spéciaux (comme les services de recherche ou de reproduction) sont destinées en général aux chercheurs, mais certaines s'adressent au grand public. « Sur la piste de vos ancêtres au Canada », « La sauvegarde de vos documents », « La photographie canadienne... Qui s'en occupe? » en sont des exemples.

Les archives publient assez rarement elles‑mêmes des documents car l'opération est coûteuse et le marché restreint, mais dans la plupart des cas, elles apportent une contribution substantielle à ce type de publication. Ainsi, aux Etats‑Unis, la National Historical Publications and

Records Corporation, qui est présidée par le United States Archivist, patronne la publication des dossiers des présidents américains.

Les Archives publiques du Canada ont elles‑mêmes publié une série de documents constitutionnels et autres, dont le plus récent est Nouveaux Documents sur Champlain et son époque, 1560‑1622.

La plupart des archives publient des catalogues d'exposition, mais ils varient considérablement sur le plan du nombre, de la qualité et de la diffusion. Il arrive qu'ils servent de base à d'importances publications destinées au grand public. La série intitulée Publications des Archives publiques du Canada, qui est publiée en coproduction avec l'University of Toronto Press, en est un exemple. Elle comprend notamment les publications suivantes: Archives: Mirror of Canada Past 1872‑1972, Relentless Verity (photographies militaires prises depuis 1885) et Braves and Buffaloes: Indian life in 1837. Ces publications, toutes bien illustrées, ont connu un grand succès.

Des fac‑similés de documents et de cartes géographiques ont paru en petite quantité dans plusieurs pays. Les fac‑similés de sceaux sont très prisés par le grand public, surtout en Belgique, en Grande‑Bretagne et en France.

La production de diapositives en couleur devrait contribuer à mettre les archives à la portée du public et elle présente un grand intérêt pour les services éducatifs. Au Canada, l'Office national du film distribue des pochettes de diapositives sur des thèmes précis. Des diapositives publicitaires illustrant le travail des archives ont été montrées à des groupes de visiteurs et ont circulé au Canada. Les films publicitaires sont plus rares, mais il en existe en France, en Pologne et en Malaisie.

LES EXPOSITIONS

Les expositions constituent le moyen le plus répandu d'ouvrir les fonds d'archives au grand public. Certes, la fréquence et l'importance des expositions, comme le nombre de leurs visiteurs, varient considérablement, mais presque tous les services d'archives possèdent une surface d'exposition. Il est rare qu'un budget ou un personnel spécial soit affecté aux expositions et le nombre de leurs visiteurs est souvent inférieur à mille par an, mais on connaît des exceptions remarquables. Le programme d'expositions le plus impressionnant est peut‑être celui des Archives nationales des Etats‑Unis. Près d'un million de personnes viennent chaque année visiter l'exposition permanente où sont notamment présentées la Déclaration d'Indépendance, la Déclaration des Droits et la Constitution  américaine, dont des milliers de fac‑similés sont vendus sur place, ainsi que d'autres expositions qui changent tous les six mois ou plus souvent. La section des expositions et des programmes éducatifs est responsable des recherches préalables, de la conception des expositions et de l'accueil des visiteurs ou des groupes. En France, le Musée de l'Histoire de France, aux Archives Nationales, fait un usage remarquable des expositions pour illustrer l'histoire. Des fonctionnaires y ont spécialement pour tâche de préparer des expositions temporaires qui accueillent vingt mille visiteurs environ par an, en plus des groupes scolaires.

De nombreux services d'archives répugnent à faire de grandes expositions parce qu'elles coûtent cher et que leur préparation absorbe le temps du personnel. Le programme des Archives publiques du Canada est un bon exemple d'utilisation maximale des expositions. Il prévoit quatre grandes expositions et davantage de petites chaque année. Chaque exposition est une entreprise collective à laquelle participent la division des expositions, responsable de la conception, de la mise en place et des transports, un archiviste chargé des recherches, de la sélection des pièces et de la préparation du catalogue, et des fonctionnaires responsables des publications et des relations publiques. Les expositions sont inaugurées par le gouverneur général, le premier ministre ou le ministre compétent, au cours d'une réception àlaquelle sont invités des journalistes qui en assurent le reportage; des interviews sont organisées à la télévision et à la radio et souvent suivies d'articles sur le thème de l'exposition dans les journaux. La plupart des expositions sont conçues pour être itinérantes et font généralement le tour des archives et galeries du pays. Les catalogues servent souvent de base à des publications destinées au grand public et il est arrivé que des films éducatifs soient tournés sur les expositions  pour être projetés dans les écoles. Enfin, les documents exposés  font souvent l'objet de séries de diapositives. Comme exemple, on peut citer l'exposition sur l'immigration dans les prairies canadiennes entre
1870 et 1914, où étaient présentés des documents gouvernementaux et des papiers privés, des affiches, des journaux, des cartes et des photographies. Les journaux, la télévision et la radio ont fait des reportages sur l'inaugu ration, qui a été présidée par le ministre compétent. L'archiviste qui avait préparé cette manifestation a été interviewé à plusieurs reprises par la télévision. L'Office de télévision éducative de l'Ontario a tourné un film en couleur de trente minutes, commenté par un immigrant qui avait vu l'exposition. Ensuite, les documents originaux ont été remplacés par des fac‑similés et le Ministère de la main‑d'œuvre et de l'immigration s'est chargé de faire circuler l'exposition dans le pays pendant deux ans.

Récemment, une autre expérience intéressante a montré comment on pouvait mettre les archives à la portée du public. Plusieurs centres commerciaux d'Ottawa ont exposé des fac‑similés d'anciennes cartes de la ville. Ceux‑ci ont connu un grand succès et ont éveillé l'intérêt de nombreuses personnes qui n'entrent à peu près jamais dans des archives ou des galeries; en outre, un livre de reproductions s'est très bien vendu. D'autres expositions ont également eu lieu dans des aéroports et des halls d'hôtel. Si une exposition ne doit attirer que quelques milliers de visiteurs, on peut hésiter à lui consacrer des sommes importantes, mais s'il suffit d'augmenter légèrement la dépense pour atteindre un million de visiteurs, alors on doit la considérer comme un investissement culturel rentable.

LES MOYENS DE GRANDE INFORMATION

Les archives recourent assez peu aux moyens de grande information pour faire connaitre leurs services au public. Ceci n'a rien de surprenant, car les nouvelles concernant les archives doivent rivaliser avec les autres actualités pour retenir l'attention du public Les journaux publient quelques annonces payées, des déclarations officielles basées sur des communiqués de presse, des comptes rendus d'interviews et des articles sur les cérémonies, les nominations, les constructions ou les acquisitions. Presque toujours, le nombre et la longueur des articles dépendent de l'initiative des archivistes, qui doivent être en relation étroite avec les journalistes intéressés et savoir quelles sont les nouvelles qui ont un caractère d'actualité. Toutefois, les richesses des archives demeurent en grande partie inexploitées par les journaux. Au Canada, et sans aucun doute dans d'autres pays, certains journaux consacrent cependant une rubrique quotidienne ou hebdomadaire à l'histoire locale à partir des archives. C'est un bon moyen de faire connaître l'histoire à la population.

L'utilisation des périodiques est plus répandue. Certaines publications de services d'archives sont même remarquables, notamment Prologue, que font paraître les Archives nationales des Etats‑Unis. Il existe de plus en plus de périodiques, de revues ou de bulletins d'associations professionnelles et d'articles écrits par des archivistes dans des périodiques où l'on s'intéresse àdes sujets tels que la gestion des documents, la photographie, l'histoire orale, la généalogie, la conservation et de nombreux autres sujets historiques. Mais ces périodiques s'adressent à une minorité. Au Canada, des articles portant sur les Archives publiques parus dans le

Reader's Digest et le Weekend Magazine (supplément hebdomadaire de plusieurs journaux) ont atteint près de deux millions de lecteurs.

La radio est un autre support peu utilisé. En 1974, les archives n'ont fait l'objet d'émissions importantes que dans trois pays: le Canada (440 minutes), le Luxembourg (400 minutes) et la Pologne (225 minutes). La radio pourrait pourtant jouer un grand rôle en diffusant des émissions à l'usage du grand public basées sur les archives; ainsi la radio canadienne a organisé quelques programmes et séries de débats à partir de textes tels que des journaux de pionniers, des livres de bord, ou les premiers documents des services secrets.

La télévision, bien sur, est la plus apte à toucher le grand public, mais elle ne fait pas une grande place aux archives dans ses programmes. Les Archives publiques du Canada ont pris des dispositions pour qu'une chaîne locale diffuse tous les mois une émission de quinze minutes sur leurs activités; en outre, la télévision nationale retransmet des interviews sur les expositions, les acquisitions et autres événements. La télévision française et la télévision luxembourgeoise montrent parfois des films sur les archives. Cependant, l'impact indirect des documents d'archives est bien supérieur à celui de ces émissions occasionnelles qui portent directement sur les services d'archives, car on utilise beaucoup les archives visuelles, par exemple les photographies et les films, dans les émissions et dramatiques historiques qui atteignent un immense public.

LA SEMAINE DES ARCHIVES

La semaine des archives organisée en Pologne tous les cinq ans contribue beaucoup à la promotion des archives. Son objectif est de renseigner le public sur le rôle et la fonction des archives, de l'amener à prendre conscience de la richesse de leurs ressources, et de développer une coopération plus étroite avec l'administration et avec les établissements éducatifs, scientifiques et culturels du pays. Ainsi, en 1973, il y a eu des journées de « portes ouvertes » aux archives, accompagnées de conférences données par des journalistes et des éducateurs et de projections de documentaires et de diapositives en couleurs. Ces manifestations, auxquelles tous les organes d'information se sont intéressés, ont influencé une partie importante de la population. Au Québec, en 1976, l'Association des archivistes québécois a organisé, sur une plus petite échelle, une journée des archives. Le Conseil international des archives a adopté cette idée et en 1978 plus de cent Etats membres organiseront une semaine des archives.

LES SERVICES ÉDUCATIFS

Ce sont sans doute les établissements d'enseignement qui peuvent faire le plus pour promouvoir l'utilisation et la diffusion des archives. Lorsque les ressources des archives seront exploitées dans le cadre de l'enseignement scolaire de l'histoire de manière à stimuler le sens de l'identité nationale et àapprofondir la connaissance du passé, chacun aura beaucoup plus conscience du patrimoine culturel qu'il a hérité. Toutefois, l'importance des obstacles àfranchir n'autorise pas encore un optimisme excessif dans ce domaine. Les restrictions dictées par la nécessité de préserver des documents uniques, par l'insuffisance du personnel et des installations disponibles dans la plupart des fonds de dépôt, les problèmes de sélection des documents et le coût élevé de la fabrication de copies utilisables dans les salles de classe, tout cela a jusqu'ici limité l'utilisation des archives. Cependant, presque tous les services d'archives coopèrent avec les établissements d'enseignement et dans certains pays ils font partie intégrante du système éducatif.

Les services éducatifs des archives sont chargés d'organiser des visites guidées, de commenter les expositions, de faire des conférences à partir de documents originaux ou de diapositives et d'assurer la fabrication de copies pour l'enseignement de l'histoire dans les écoles. Dans de nombreux pays, les visites aux archives sont irrégulières, sans préparation, et ne concernent qu'un nombre limité d'élèves. Toutefois, les institutions de quelques pays - la France et la Grande‑Bretagne notamment - ont mis en place des services éducatifs bien organisés

En France, des services éducatifs ont été créés en 1950 aux Archives Nationales et en 1951 dans les départements. Des enseignants travaillant à  plein temps font visiter le Musée de l'histoire de France à des groupes scolaires, commentent pour eux les expositions et leur vendent des pochettes de reproductions. Dans la plupart des départements français,  un personnel enseignant à temps partiel accomplit la même tâche, en collaboration avec les directeurs des services d'archives. Des concours réservés aux élèves de 14 à 19 ans ont lieu tous les ans. L'expérience des services d'archives des comtés de Grande‑Bretagne est également inté ressante. Un groupe de travail de la Society of Archivists a récemment mené une enquête sur l'utilisation des archives dans l'enseignement. Les réponses au questionnaire et les déclarations d'archivistes et de professeurs ont confirmé la valeur des archives pour l'enseignement de l'histoire et révélé l'éventail considérable de services éducatifs existant dans la plupart des institutions de dépôt. Le groupe de travail est arrivé aux conclusions  suivantes: les archivistes devraient inclure les activités éducatives dans leurs tâches quotidiennes; chaque institution devrait établir à cette fin un service placé sous la direction d'un fonctionnaire et travailler en étroite coopération avec les autorités de l'enseignement; une salle devrait être réservée au matériel éducatif, aux appareils de photocopie, aux reproductions faites en consultation avec les enseignants et aux expositions.

Il est intéressant de noter que, malgré l'intérêt croissant que les services d'archives accordent à la diffusion de leurs documents, ils ne dépensent que 5% de leur budget pour les activités mentionnées ci‑dessus.

Il faut envisager le nouveau rôle culturel des services d'archives en fonction de la valeur globale des documents d'archives et des responsabilités accrues des archivistes Un historien a dit récemment: « C'est pour comprendre notre société, notre patrimoine, que nous devons faire appel aux documents sériés du passé.. C'est dans ces documents que nous serons libérés de l'anonymat. » Il est donc indispensable que de plus grands efforts soient faits pour empêcher les destructions qui produisent l'amnésie sociale, pour préserver les connaissances transmises uniquement par la tradition orale dans de nombreuses parties du monde et pour récupérer d'une manière ou d'une autre des documents qui constituent une partie essentielle du patrimoine national. Des mesures doivent être prises pour assurer la conservation des documents, images ou enregistrements sonores qui intéressent tous les aspects de l'expérience humaine et pour que chacun puisse s'en servir selon ses besoin. Seuls l'appui du public, une conscience accrue de la valeur des archives et une juste  appréciation de leur apport à la communauté pourront assurer le succès de ces mesures. De toute évidence, il faudrait développer l'usage du matériel déposé dans les archives ou dans d'autres institutions, tant en raison de la valeur pratique de l'information qu'il contient que parce qu'il constitue une sorte de mémoire collective d'expériences partagées. Les archives continueront à servir en priorité à la recherche historique, qui exige un travail de sélection, d'analyse et des aptitudes littéraires. Par leur nature même, les archives, qui donnent le sentiment de s'identifier personnellement au passé, ont quelque chose de fascinant. Il est difficile de laisser le public, et surtout les étudiants, consulter librement les archives en raison du caractère unique du matériel, de sa fragilité et de son abondance. Mais, à la différence des objets artisanaux, les archives peuvent être reproduites sans trop perdre de leur pouvoir et peuvent,  sous cette forme, faire l'objet d'une large diffusion. Le partage de ce précieux héritage avec une proportion plus grande de la population de chaque pays et avec la communauté mondiale tout entière est une entreprise à laquelle doivent s'attacher tous ceux qui croient en la nécessité de préserver le patrimoine culturel.

(Traduit de l'anglais par Ariane Bailey.)

Notes

1 René Maheu et Jean d'Ormesson, « Significations et dimensions nouvelles de la culture », CULTURES, II, 2 (1975), P. 31.

2 Jacques Monet, « Notre patrimoine documenté », in Royal Society of Canada, Preserving the Canadian Heritage/La préservation du patrimoine canadien (Ottawa, 1975), PP. 119‑122.

<<TOC3>> X — Conservation

<<TOC4>> Archives du sud‑est asiatique la conservation des archives et l'exemple de la  Malaisie  

par John DAVIES

INTRODUCTION

La conservation des archives en climat tropical rencontre souvent des difficultés que les zones tempérées ignorent ordinairement. Ces difficultés sont, le plus souvent, dues à des conditions inhérentes au milieu. Il est constant que des taux d'humidité moyens élevés sont normaux dans l'ensemble de l'Asie du Sud‑Est. En Malaisie, l'humidité relative est toujours élevée dans toutes les régions du pays. Par exemple, l'humidité relative quotidienne, dans l'Ouest de la Malaisie, va de 82 à 86 pour cent et s'élève à près de 90 pour cent dans les montagnes. La température que la plupart des zones de la Malaisie occidentale à relief bas connaissent pendant la plus grande partie de l'année va de 78°F à 82°F (soit de 43,3°C à 45,5°C) * ; elle baisse progressivement dans les premières heures du matin et monte régulièrement au cours de l'après‑midi i. La température constamment élevée et l'humidité relative élevée qui caractérisent le climat malais sont bien éloignées des conditions optimales de conservation des archives.

L'humidité se place au premier rang des facteurs nocifs pour les archives. La proportion élevée de vapeur d'eau dans l'atmosphère en fait la cause directe ou indirecte de presque tous les dégâts que subissent les documents. La moiteur de l'atmosphère est propice au développement de bactéries et de champignons et, aussi, d'insectes variés, des fourmis blanches (termites) notamment que les archivistes redoutent dans les pays tropicaux comme dans les pays tempérés. Une sécheresse excessive provoque, d'autre part, la destruction du papier, des reliures en cuir, etc.

Le papier moderne est particulièrement sujet à se détériorer à la chaleur et à la lumière. Les journaux, par exemple, jaunissent et se désintègrent même après avoir été exposés peu de temps à la lumière et à la chaleur. De fortes variations de l'humidité relative et de la température ont également des effets nuisibles ; les fibres se dilatent et se contractent, ce qui affaiblit la structure du papier. La chaleur et l'humidité combinées sont donc un véritable fléau pour les archives de Malaisie.

Seule une faible part des anciennes archives de Malaisie a survécu aux outrages du climat. Une grande partie des archives a été détruite par les incendies les  inondations et les guerres. Il n'était pas possible de faire grand'chose contre ces calamités. Cependant, on aurait pu empêcher les dégâts qu'ont subis par la suite les archives échappées à ces désastres, si on les avait conservées avec un peu de soin. Loin de là, elles se sont, malheureusement, détériorées à cause de l'ignorance des archivistes. Par conséquent, on dépense maintenant beaucoup d'argent et d'énergie pour protéger ces archives de leurs ennemis que sont le temps, le climat, les insectes, les moisissures et les rongeurs, afin de les mettre à la disposition des lecteurs et des chercheurs.

Les responsables de la conservation des archives doivent bien connaître tous les aspects de la préservation et‑de la restauration des documents. Il est nécessaire de connaître les matériaux fondamentaux composant le papier et de comprendre les problèmes essentiels de la conservation d'archives, y compris les techniques qu'on doit utiliser pour combattre les ennemis des archives. Le présent article a été préparé en guise d'introduction à la gestion et à la conservation des archives. Il expose à grands traits les principaux ennemis que connaissent les archivistes et donne des mesures préventives qui peuvent être appliquées par n'importe qui, même dans les conditions les plus rudimentaires ; il donne aussi des conseils à propos des premiers secours et des petites restaurations à effectuer sur des documents qui n'ont pas été conservés convenablement.

Les recommandations qui suivent constituent le minimum nécessaire pour avoir de bonnes conditions de conservation des archives.

Le papier

Le papier est en grande partie constitué de bois et de chiffon et, en moindre partie, de paille, de begasse et d'alfa. Quoique le type de fibre affecte les qualités physiques du papier, le bon papier peut être fait de presque tout matériau brut. Pratiquement, la disponibilité, la demande et le moindre coût commandent le choix des matériaux bruts et l'espèce de papier qui en est faite. Le papier de haute qualité est habituellement fait de chiffon, tandis que le papier fait de bois et d'autres matériaux bruts couvre tout l'éventail des qualités.

La force mécanique du papier dépend largement de la longueur et de la résistance de chaque fibre. Certaines fibres deviennent gélatineuses lors du battage qu'on effectue pour réaliser le papier, et produisent des papiers durs et résistants, alors que d'autres s'effrangent aux extrémités et ont un très bon entremêlement qui donne des papiers forts et solides.

Tous les végétaux sauf le coton sont, à l'état naturel, des formes impures de cellulose. Ils contiennent de la lignine et d'autres matières non‑cellulosiques qui peuvent, ou non, être supprimées dans la fabrication du papier. Si le bois est réduit par broyage, ainsi qu'on le fait mécaniquement pour la pulpe de bois qui est utilisée par les fabriques de papier bon marché, la production est élevée et la lignine est conservée ; mais les papiers qui contiennent de la lignine sont sensibles à la lumière. Les journaux modernes contiennent une grande quantité de ces fibres brutes de bois trituré qui sont responsables de leur rapide détérioration dans des conditions défavorables de conservation et d'emploi plutôt que du papier de qualité.

Pour faire une pâte correcte, les chiffons blancs et neufs de haute qualité demandent un traitement préalable moins drastique que la pâte de bois ou les  chiffons de couleur. Pour faire du papier de qualité, on doit éliminer la lignine et les autres impuretés de la pâte. A cette fin, l'on fait cuire le bois grâce à l'un des procédés de réduction de la pâte et on le blanchit grâce à des produits chimiques de nature acide. Ces traitements laissent de petites quantités d'acide dans la pâte et, par conséquent, on trouve souvent des traces d'acidité dans le papier. D'autre part, le papier peut aussi absorber de l'acidité atmosphérique pendant sa conservation. Pour les archives, le papier doit être choisi en fonction de l'usage que l'on compte en faire : les documents qui doivent subir de très nombreuses manipulations doivent être faits de papier fort, exempt de bois broyé ou de fibres non blanchies et exempt d'un taux nuisible d'acidité. On aurait tort, toutefois, d'omettre que, dans de mauvaises conditions d'utilisation et de conservation, un papier de haute qualité peut se désintégrer en un an, alors que, dans des conditions idéales, un papier à base de bois peut durer un siècle.

L'encre

Si l'on veut disposer d'archives éternelles, on doit également choisir soigneusement l'encre, qui mérite une considération particulière pour la conservation des documents. Certaines encres contiennent de l'acide et détériorent le papier tandis que d'autres encres ont tendance à passer. Les encres à taux d'acidité élevé ne s'altérent pas seulement en prenant une teinte jaune indistincte mais elles ont aussi tendance à affaiblir le papier. Bon nombre de documents anciens, aux Archives nationales, ont souffert de l'acidité des encres. Les traits de plume ont complètement rongé le papier. Les encres tinctoriales qui constituent de nombreuses couleurs passent avec le temps sans laisser, parfois, de trace de l'écriture, et si, par accident, le document est mouillé ou devient humide, l'écriture peut devenir illisible parce que l'encre s'étale et bave. Les documents d'archives doivent recevoir une encre contenant un pigment stable ; les encres à base de carbone sont les meilleures : elles ne passent pas, elles ne peuvent pas être effacées chimiquement et elles ne détériorent pas le papier. Mais, la plupart de nos archives étant maintenant dactylographiées, le problème de l'encre perd de sa gravité. Le ruban des machines à écrire est fait d'un tissu fin et résistant, imprégné d'un véhicule huileux contenant des colorants solubles dans l'huile ou des pigments insolubles ; "le pigment noir est ordinairement une forme de carbone et, pour cette raison, on peut, en ce qui concerne la durée, utiliser avec confiance les rubans noirs et les tampons encreurs noirs". Les doubles au papier carbone et au graphite ne passent pas. Mais, si on les soumet à un usage fréquent, l'écriture se met à baver. La plupart des papiers‑carbone sont enduits sur un côté d'un mélange de poudre de graphite, de cires et d'huiles et les crayons modernes sont faits de graphite comprimé qui ne passe pas à la lumière.

Les encres utilisées pour l'impression, la reproduction ou la lithographie sont, le plus souvent, des encres à base de carbone, composées de noir de fumée mélangé avec de l'huile de lin cuite afin de former une bonne pâte. Les encres noires d'impression ont une qualité durable et la plupart des encres de couleur ont aussi de bonnes qualités. On ne peut pas en dire autant des liquides à base d'alcool employés pour la reproduction, notamment pour l'hectographie. Ce sont des solutions de colorants et elles passent ordinairement assez vite.

CAUSES DE LA DEGRADATION DES ARCHIVES

Les matériaux composant les documents, à savoir le papier, le cuire et la colle utilisée pour la reliure, souffrent de la lumière, de la trop forte sécheresse ou trop forte humidité de l'air, des variations excessives de l'humidité relative et des variations importantes des températures diurnes et nocturnes, de la présence d'anhydride sulfureux dans l'air, de la saleté, de la poussière, des champignons, des insectes et des rongeurs.

La lumière

L'effet de la lumière est plus marqué sur les papiers contenant du bois broyé, tel le papier journal, ou sur les papiers qui contiennent de très petites quantités de fer, de la cellulose insuffisamment purifiée ou d'abondantes matières résineuses. On doit éviter de soumettre toutes les archives en papier à la lumière directe du soleil et aux éclairages artificiels riches en rayons ultraviolets ; on sait que la cellulose subit une affection postérieure à l'irradiation, c'est‑à‑dire que la dégradation se poursuit dans l'obscurité après que le document ait été exposé à la lumière. Parfois, la détérioration qui en résulte peut se voir à l'altération des couleurs ou au brunissement du papier, mais le papier peut être atteint sans montrer de tels sympthomes. Quand on ne peut pas éviter l'éclairage naturel direct, on doit garnir toutes les fenêtres de stores opaques ou de rideaux épais qui arrêteront et diffuseront convenablement la lumière ; faute de quoi, les papiers doivent être conservés dans des boîtes fabriquées tout spécialement. Des boîtes en carton, à bon marché, pourraient protéger correctement les archives des dommages causés par les ultraviolets. On remplacera la boîte si l'exposition à la lumière l'a détériorée.

Les variations de la température et de l'humidité relative

Le papier, le cuir et les colles employées dans les reliures s'abîment s'ils deviennent trop secs : les papiers deviennent jaunes et cassants et une sécheresse extrême entraîne aussi le délabrement des reliures car la dessiccation de la colle endommage les reliures. D'autre part, une humidité trop forte peut provoquer le développement de champignons ou de moisissures sur tous les matériaux, tels que le papier, le cuir et la colle forte, qui peuvent les nourrir. L'humidité ramollit la colle et la colle forte, assouplit et fragilise le papier et le cuir, et encourage la prolifération des insectes.

D'excessives variations de la température et de l'humidité relative ont un effet également délétère sur le papier : les fibres de cellulose se dilatent et se contractent sans cesse, ce qui les rend plus fragiles. Il est donc très important de maintenir de façon contrôlée la température et l'humidité relative de l'atmosphère des magasins, si l'on veut bien conserver les archives pour longtemps. On a établi que la conservation des archives requiert une température de 39°C à42°C et une humidité relative maintenue un peu au‑dessous de 55 pour cent.

La pollution  atmosphérique

La pollution de l'air n'est, habituellement, un problème que dans les grandes villes et les zones industrielles où l'on emploie des combustibles sulfureux. Les huiles minérales et le charbon peuvent contenir entre 1 et 2 pour cent de soufre. Ils s'oxydent facilement, produisant du soufre et finalement de l'acide sulfurique, avec lequel se déposent de fines particules, de suie notamment. Cependant, l'anhydride sulfureux, même à un degré de concentration plus élevé que celui qu'on trouve normalement dans l'air, n'est pas en soi nocif pour le papier ou les reliures mais quand ces matériaux contiennent de petites quantités de fer ou de cuivre ‑ comme c'est presque toujours le cas du papier ‑ ces éléments ont le pouvoir de transformer l'inoffensif anhydride sulfureux en acide sulfurique, hautement destructeur, qui peut s'accumuler dans le papier jusqu'à un taux de 1 pour cent. A ce niveau, il détruit rapidement la structure fibreuse du papier et le rend cassant 3. La pollution atmosphérique est donc un élément important qu'on ne doit considérer que quand il s'agit de conservation à long terme. L'air conditionné est le seul moyen courant pour empêcher les gaz sulfureux d'entrer dans les magasins.

La  moisissure

Le problème posé par les champignons qui attaquent les archives et leurs supports est particulièrement sérieux dans la zone tropicale. Le nombre des espèces fongoïdes dites 'papivores' est d'environ une centaine. On les appelle communément moisissure ou mildiou. Les champignons sont des organismes végétaux qui se reproduisent grâce à de minuscules spores. La détérioration des archives et de leurs documents est due aux spores microscopiques qui sont dans l'air et à la poussière des magasins. Les spores sont toujours présents dans l'atmosphère et elles s'installent là où elles trouvent des conditions favorables à leur développement.

La moisissure peut se développer sur les archives et les livres si l'humidité relative de l'atmosphère demeure aux environs de 75 pour cent même pendant une courte période. Son développement est plus fréquent sur les livres bien serrés l'un contre l'autre et cela parce qu'une poche d'air humide, fine et stagnante, s'y  trouve, qui favorise ce développement. Afin d'assurer une bonne circulation de l'air, il faut éviter que les livres ne soient rangés serrés sur les tablettes. Cela doit réduire la formation de la moisissure.

L'air stagnant, combiné à une humidité élevée, est susceptible d'accélérer la croissance de la moisissure. La circulation d'air frais dans les magasins est nécessaire pour renouveler l'air et empêcher les spores de se déposer sur les livres et les archives. La moisissure ne risque guère de se former dans les magasins où l'humidité relative reste un peu au‑dessous de 55 pour cent et où l'on maintient une température de 39°C à 42°C. Il faut toutefois utiliser l'air conditionné pour obtenir ce niveau de qualité dans les magasins, mais on peut effectuer un contrôle partiel de l'humidité au moyen de déshumidificateurs ou d'éléments déshydratants comme le gel de silice. On peut construire, de façon artisanale, un déshydrateur simple : il suffit de faire des réceptacles de grillage et de les remplir de gel de silice ; on les place à différents endroits du local. Pour calculer la quantité de gel de silice nécessaire, on peut admettre que 7 livres suffisent pour déshumidifier une pièce de 1.000 pieds cubes. Quand le gel de silice est saturé d'humidité, sa couleur passe du bleu au rose ; on peut alors réactiver le gel de silice en le chauffant dans un four et le réutiliser ensuite. Une autre méthode pratique consiste à vaporiser des fongicides au moyen d'un vaporisateur ordinaire. A nouveau, une solution artisanale de 10 pour cent de thymol dans de l'alcool à brûler (1/10 du volume) empêchera le développement de la moisissure. Les vapeurs de thymol sont irritantes et il est donc préférable de vaporiser la solution à la fin de la journée de façon à pouvoir garder closes pendant la nuit les pièces et les fenêtres.

L'attaque des champignons sur les archives se manifeste par la formation de taches blanches qui, ensuite, prennent différentes couleurs : jaune, rose, jaune‑verdâtre, noire, etc. Parfois, la moisissure se développe dans le papier sans manifester aucun de ses signes caractéristiques, à cela près qu'elle forme une tache d'un brun loger, jusqu'à ce que le papier devienne cassant. D'ailleurs, la moisissure ou les champignons peuvent exercer une action mécanique sur le papier car leurs hyphes s'insinuent entre les fibres du papier sans les pénétrer réellement, ou ce sont les parties reproductrices des champignons, couvertes de poils, qui s'introduisent entre les feuilles : dans un cas comme dans l'autre, les pages se trouvent collées 4. Cette moisissure produit aussi des taches sur le papier. En termes techniques on les appelle 'rousseurs' (foxing).

Si la moisissure infecte des archives, il faut prendre immédiatement des mesures contre cette éruption. Le matériau attaqué doit être mis à part et placé au grand air, la moisissure doit être enlevée avec un morceau d'ouate mais on doit veiller à ne pas éparpiller les spores en procédant à ce nettoyage. Quand l'infection est considérable, on doit fumiger le matériau avec du thymol. La fumigation au thymol est simple et le premier venu peut l'effectuer sans y avoir été beaucoup exercé. Pour effectuer cette fumigation au thymol, il existe un dispositif satisfaisant qu'on peut faire en adaptant une boîte ou un caisson étanche à l'air. Grâce à un grillage, on y soutient les documents infectés à 6 pouces du fond. Et, dans le fond, on branche une ampoule de 40‑60 watts au‑dessus de laquelle on chauffe un récipient contenant du thymol. Le gaz de thymol détruit la moisissure des archives placées dans la boîte ou le caisson.

La  poussière

En ce qui concerne la protection des archives, la poussière est un autre facteur qu'on doit tenir pour nocif. Les courants d'air charrient de petites particules de sable et de suie dans les magasins, et ces particules se déposent sur les archives, sur les tablettes et sur le sol. Leur accumulation à des endroits humides favorise le développement des champignons et des insectes et aussi celui des vapeurs acides. En outre, la poussière contient de petites particules dures de silice, qui peuvent griffer le papier et le cuir. Enfin, il est malsain pour le personnel de manipuler les archives dans la poussière : celle‑ci peut aussi contenir des bactéries dangereuses pour les hommes. Il faut donc procéder régulièrement au dépoussiérage des archives dans les magasins. Le dépoussiérage au moyen de plumeaux ou de chiffons fait ordinairement flotter la poussière dans la pièce : ce procédé ne convient donc pas. Pour enlever véritablement la poussière et la saleté des magasins, il faut utiliser des aspirateurs.

Les  insectes

Les plus vieux cas connus de livres et de documents analogues attaqués par des insectes remontent à près de 2.000 ans. Depuis toujours, cela a été un problème que de protéger les archives des dégâts dus aux insectes, et tous les conservateurs d'archives connaissent bien les ravages que font les insectes dans les livres, les imprimés et les manuscrits. Le papier et les ouvrages reliés attirent les insectes en raison de leur valeur nutritive. La cellulose du papier, de la colle, de la gélatine, de la pâte et des matériaux similaires employés dans l'apprêtage des papiers et des reliures entrent dans la catégorie des aliments et des matières qu'ils apprécient.

Les blattes, les poissons d'argent, les atropides, et les lépidoptères domestiques bruns sont largement responsables de la détérioration des matières composant les reliures, telles que les pâtes et les colles, et ils peuvent aussi attaquer le cuir et d'autres matériaux d'origine animale ou végétale. Des insectes comme les coléoptères et les termites peuvent réellement dévorer le papier comme un aliment et ils attaquent également les reliures de toile et les plats de bois ou de carton. On peut donc leur attribuer les plus graves dégâts que subissent les archives ou encore les rayonnages de bois. On dit que l'appareil digestif de ces insectes est spécialement adapté pour digérer la cellulose. Nous citons ci‑dessous certains des insectes que l'on trouve le plus communément dans les archives en précisant le genre de dégâts qu'ils risquent de causer.  

a) Les blattes

Il y a plusieurs espèces de blattes mais l'espèce dite 'domestique' se nourrit d'une grande variété de matériaux. Elles sont particulièrement attirées par les matières  sucrées ou féculentes et elles mangent les couvertures pour parvenir à la colle amidonnée utilisée pour coller la couverture à la reliure. Hormis la destruction superficielle des couvertures, les blattes sucent les colorants, dégradent les toiles ou les bougrans et, ainsi, transforment les tranches en pâte putride. Dans la journée, elles se retirent habituellement dans l'obscurité et dans les recoins humides, et, la nuit, elles se répandent partout à la recherche de nourriture. Elles prolifèrent dans les canalisations et les latrines et elles pénètrent dans les locaux par les tuyaux d'écoulement et de petits orifices dans les murs.  

b) Les poissons d'argent

On les trouve souvent dans les vieux livres et documents et ils manifestent une prédilection particulière pour le papier à pâte de bois blanchie, la colle de farine, la gélatine photographique et certaines sortes de fibres textiles i. Ils pénètrent les livres par le dos pour atteindre la colle de farine. Ils rongent les papiers de façon irrégulière. Les poissons d'argent se déplacent rapidement, se nourrissent surtout la nuit et se cachent le jour. Pour eux, les conditions idéales à leur développement et à leur reproduction ce sont des magasins chauds et humides.  

c) Les poux de bois.

Les poux de bois ou psoques grouillent souvent sur les dos, ou entre les feuillets des livres. Ils se nourrissent de colle de farine et de papier. Les dégâts qu'ils provoquent se limitent donc aux parties de la reliure proches du dos où la colle est plus abondante. On ne les considère pas généralement comme très dangereux pour les livres et les papiers. Ils s'alimentent aussi de champignons microscopiques qui se forment sur les reliures, le papier et le cuir et ils se multiplient donc dans des conditions d'humidité favorables au développement des moisissures. On les trouve rarement dans des milieux bien éclairés et aérés ou dans des livres utilisés quotidiennement.  

d) Les teignes brunes domestiques

Les larves des teignes brunes domestiques ont des mandibules et, outre les livres, elles mangent toutes sortes de matières, y compris les plantes séchées et le liège. En ce qui concerne les livres, leur attaque se borne aux dos et transperce rarement le volume. L'humidité dans les magasins est favorable au développement de cette espèce.  

e) Les coléoptères

Il y a plusieurs espéces différentes de coléoptères. Les adultes pondent sur la tranche des livres ; de petites larves blanches en sortent, qui pénètrent dans le  livre et creusent les galeries bien connues des 'vrillettes'. Les larves mangent d'abord la colle du livre jusqu'à ce que leurs mandibules soient assez puissantes pour commencer à broyer la reliure elle‑même ; cela dure jusqu'à ce qu'elles deviennent des chrysalides puis des adultes ; le cycle se répète alors.  

f) Les termites

Connues communément sous le nom de fourmis blanches, les termites peuvent détruire complètement les livres ou tout matériau cellulosique, mais elles commencent généralement par attaquer le bâtiment. Les termites vivent en colonies, dans des nids placés dans le sol ou dans l'épaisseur des murs ; ne supportant pas la lumière, elles construisent des galeries de terre gâchée sur les briques ou le béton et travaillent à couvert. Elles dévorent rapidement et silencieusement tout ce qui est composé de cellulose, creusant un dédale de galeries et provoquant parfois la destruction quasi‑totale du matériau qu'elles infestent, tout en laissant intacte l'enveloppe externe sous laquelle se dissimulent les ravages. L'infestation par les termites n'est souvent détectée que lorsqu'elle est déjà considérable et qu'elle a fait de gros dégâts.

Les mesures de prévention

Les insectes ailés, comme les coléoptères, attaquent rarement les archives dans les magasins à air conditionné qui sont plus ou moins hermétiques ou dans ceux qui sont défendus par des persiennes de grillage fin ou par des portes à fermeture automatique rapide.

Nous avons noté que la poussière, la saleté et l'accumulation de résidus, même petits, offrent aux insectes un milieu favorable à leur reproduction. Les magasins doivent donc être nettoyés fréquemment, et les articles, les tablettes, les travées, les sols, les plafonds et les murs doivent rester propres et nets. L'emploi d'insectifuges chimiques, tels que la naphtaline ou le paradichlorobenzine, éloigne les insectes des archives. Une bonne dose de l'un ou l'autre de ces produits chimiques placée dans des cuvettes, tous les six pieds, sur les tablettes suffit pour dégager une odeur assez forte pour écarter les insectes. D'autre part, on peut obtenir un bon degré de protection en pulvérisant dans les magasins, une fois par mois, des mélanges insecticides contenant des produits chimiques tels que le dichlorodiphényl‑trichlotéthane (DDT), le pyrèthre ou l'hexachlorure de gamabenzine. On les trouve, prêts à l'emploi, dans le commerce sous des marques variées. On peut aussi faire des mélanges de DDT dans du kérosène, à raison de 40 gr. par litre; on pulvérise ensuite ce mélange avec un pulvérisateur à main ordinaire. On doit veiller à diriger la pulvérisation vers les murs, les recoins obscurs et les lézardes, et non sur les archives : les produits contiennent ordinairement des solvants qui peuvent attaquer les couleurs des reliures ou l'encre des textes.

Quand l'infestation par les insectes a pris des proportions sérieuses, il est nécessaire de fumiger abondamment les documents attaqués. On doit placer ces derniers dans un local spécial qu'on emplit de fumigènes, comme le bromure de méthyle  ou l'anhydride carbonique‑oxyde d'éthylène, pour exterminer les insectes. Ces fumigations ne doivent être effectuées que par des spécialistes patentés àcause de la haute toxicité de ces produits chimiques. Pour une petite masse d'archives, on se contente toutefois de fumigation à la paradichlorobenzine ; pour cela on se sert d'une boîte étanche qu'on remplit de cette substance, et l'on peut avoir de bons résultats si l'on remet du produit dans la boîte au fur et à mesure qu'il s'évapore et si l'on laisse les documents dans cette boîte une quinzaine de jours au moins. Il faut environ deux livres de paradichlorobenzine par pied cube d'air. Ce procédé tue les insectes et leurs larves mais pas leurs oeufs ; il est nécessaire par conséquent de mettre àpart les archives infestées et de répéter l'opération après une quinzaine de jours afin de venir à bout des insectes.

Quoique les produits chimiques des fumigations soient toxiques, leur effet n'est pas continu sur les insectes ; il faut donc replacer les documents traités dans des boîtes propres et employer des insectifuges comme la paradichlorobenzine ou la naphtaline, dans les rayonnages de la façon que l'on a dite pour empêcher les insectes de s'installer ou de se réinstaller.

Il convient de dire un mot des précautions à prendre avec les fumigènes. Il ne faut jamais inhaler les vapeurs des produits toxiques qui servent aux fumigations. Cela vaut également pour les matières solides volatiles qui peuvent servir de fumigènes : paradichlorobenzine et thymols. Elles peuvent encore irriter sérieusement les muqueuses, les yeux ou la peau, surtout lorsque le climat est moite et humide et que l'on transpire.

Les  rongeurs

Les rats et les souris pénètrent dans les magasins grâce à des trous existant dans les plafonds et les murs et dévorent les papiers et le cuir à une vitesse incroyable. Il faut s'assurer que les plafonds et les murs défectueux seront réparés sans délai afin d'empêcher les rongeurs de s'introduire dans les magasins.

LES LOCAUX

Les magasins d'archives idéaux sont un local dépourvu de fenêtres, àl'épreuve du feu, équipé de l'air conditionné et éclairé par des ampoules de faible wattage. Dans les cas où il est difficile d'aménager des locaux de cette sorte dans un bâtiment qui existe déjà, il faut au moins trouver des salles sèches, protégées contre les intempéries, correctement éclairées et ventilées. Les portes et les fenêtres, s'il y en a, doivent être munies de petit grillage. La lumière du jour ne doit pas atteindre directement les archives. Tout risque d'inondation due à des réservoirs qui crèvent ou à des gouttières ou des tuyaux qui se bouchent, doit être exclu. Il est préférable que des canalisations ne passent pas dans les locaux.

Les équipements

Les archives doivent être conservées sur des tablettes métalliques ou dans des armoires métalliques. On préférera des tablettes métalliques ouvertes, réglables, aux armoires fermées pour la raison que les tablettes s'adaptent au volume et au format des archives. Les rayonnages doivent être montés et disposés à quelque distance des murs. Dans chaque travée, la tablette inférieure doit être à six pouces du sol ; cette disposition permet à l'air de circuler et facilite les travaux de nettoyage du magasin.

Les tablettes et les bibliothèques en bois demandent d'autres précautions car le bois lui‑même demande de l'attention, et des traitements chimiques contre les insectes, telles les termites et les vrillettes. Les épis, bibliothèques et almirah doivent être éloignés des murs et montés sur des pieds métalliques puisque les termites ne traversent pas le métal. Tout autour, les pieds de l'almirah, de la travée, ou de la bibliothèque doivent être mis dans des cuvettes ou dans des boîtes remplies de goudron ou d'huile de créosote. Cela forme un écran chimique et protège les archives des insectes. A titre de précaution, on peut aussi enduire toutes les pièces de bois d'une solution de chlorure de zinc (20 pour cent) et d'eau.

Les cartes, les plans et les documents de format extraordinaire doivent être conservés avec des précautions particulières. Les cartes et plans de petit format doivent de préférence être mis à plat dans des armoires ordinaires à tablettes ou suspendus dans des meubles à rangement vertical ; mais on peut aussi les conserver en rouleaux, enveloppés dans du papier fort et rangés sur des tablettes. Quant aux cartes et plans de grande taille ou de format extraordinaire, il faut les rouler, les envelopper avec du papier fort et les ranger sur les tablettes.

Les dossiers se conservent mieux si l'on les place dans des cartons qu'on range ensuite dans les travées. Les boîtes cartonnées de la sorte qu'on emploie aux Archives nationales de Malaisie conviennent parfaitement : on trouvera dans l'appendice A un schéma de ces cartons. Un paquet de dossiers, épais d'environ six pouces, se range commodément dans un carton, qu'on met proprement sur la tablette. On peut munir chaque carton d'une étiquette extérieure indiquant son contenu, ce qui facilite sa recherche et son identification.

Les livres doivent être rangés debout sur les tablettes : on gagne ainsi de l'espace et l'on peut prendre les livres plus facilement. Toutefois, quand le livre est rangé verticalement, les feuillets, par leur poids, s'arrachent du dos ; il est donc essentiel que les livres se soutiennent les uns les autres sur des tablettes bien ajustées ou qu'ils soient soutenus par des serre‑livres. Mais, les livres de grande taille ou de format extraordinaire doivent être rangés à plat.

Contre l'incendie, il faut disposer dans les magasins d'archives des matériels de défense, des extincteurs à eau diffusée de préférence et des couvertures d'amiante. Chaque employé du service doit savoir de quels matériels on dispose, où ils se trouvent, où et quand on doit s'en servir. On doit toujours demander aux pompiers de contrôler l'installation de ces équipements et de donner des instructions au personnel à propos de leur utilisation. Dans ce domaine, il y a quelques points importants qui méritent d'être retenus:

1. un feu, à l'intérieur d'un carton, s'éteint très facilement si l'on couvre le carton ;
2. un feu sur un bureau ou sur une table s'éteint très facilement si l'on le couvre d'une couverture d'amiante ;
3. il faut envelopper d'une couverture d'amiante une personne dont les vêtements ont pris feu ;
4. en dirigeant un jet d'eau sur des matières organiques enflammées, on risque plus de propager le feu que de l'éteindre ;
5. un feu important peut être éteint avec de l'eau  diffusée ;
6. si l'on ne maîtrise pas rapidement le feu, donner l'alerte.

Dans un service, un aspirateur peut être bien utile pour dépoussiérer et nettoyer les archives. On ne doit pas conserver dans les services d'archives des matières chimiques et inflammables. Il doit être formellement interdit de fumer ou de manger dans le service ; tout feu nu doit également être interdit.

LES PREMIERS SECOURS A DONNER AUX DOCUMENTS ENDOMMAGES

Les menues  réparations

Les archives doivent être nettoyées avant d'être rangées. Il faut enlever les agrafes et les épingles de métal oxydable et les remplacer par des attaches de plastique ou de cuivre inoxydable. Si les coins des documents ont été cornés, on doit les déplier et les rabattre. Les pièces jointes volantes doivent être réinsérées dans le bon ordre. Les pièces abîmées par l'humidité doivent être séchées dans un courant d'air mais celles qui sont attaquées par la moisissure ou par les insectes, dont la prolifération est rapide, doivent être mises à part et traitées comme on l'a esquissé plus haut dans ce guide. De même, il faut réparer sans tarder toute déchirure des documents pour empêcher son agrandissement, dans les textes manuscrits ou imprimés, lors des manipulations à venir.

Les pages  arrachées

On peut réparer les petites déchirures des documents sans être très qualifié en matière de restauration documentaire. Pour une déchirure marginale dans une pièce d'archive ou dans une page de livre, il suffit d'un morceau de papier solide mais fin ; on coupe une bande de ce papier large d'un demi‑pouce et un peu plus longue que la déchirure ; on enduit cette bande de colle et on la pose soigneusement sur la déchirure, en veillant à ce que les deux lèvres de la déchirure soient bien rapprochées. La bande doit déborder légèrement sur le côté sain et au‑delà du bord de la feuille. Pour finir, on coupe ce qui dépasse du bord avec des ciseaux et la réparation est terminée.

Quand la déchirure a atteint le texte de documents utilisés recto verso, la réparation est un peu délicate mais avec un peu de soin et de patience on peut l'effectuer correctement. On procède comme suit : mettre un peu de colle sur les lèvres de la déchirure et les rapprocher, poser ensuite une bande de papier de soie tendre, et le frotter doucement pour le faire adhérer à la déchirure. Mettre ensuite le document sous presse jusqu'à ce que la colle soit sèche. Enlever le papier de soie qui dépasse en ayant soin de rapprocher les lèvres. Les fibres tendres du papier de soie servent non seulement de liants mais bouchent aussi l'espace qui peut subsister dans la déchirure et donnent tout autour une surface égale. Une fois le travail achevé, il est presque impossible de voir comment il a été fait.

Les rubans adhésifs 

On ne devrait jamais utiliser ce genre de rubans pour réparer des documents. Ce sont des rubans fins, de viscose transparente (cellophane) dont un côté est collant. Ils adhèrent très solidement à presque tous les solides qu'ils touchent. Le problème, dans ces conditions, c'est de les enlever sans arracher en même temps la surface du papier. De plus, ils ont tendance àjaunir le matériau auquel ils s'appliquent, à tacher et à voiler les écritures qu'ils recouvrent. Finalement, l'adhésif peut se décomposer et abîmer le papier. De même, la colle forte et la gomme arabique ne doivent pas servir aux réparations de documents : elles ont tendance à se durcir avec le temps et leur surface calleuse a un effet abrasif sur les papiers.

La fabrication de la colle de  farine

En général, le plus simple est d'acheter cette colle chez un bon papetier ou marchand de fournitures pour bibliothèques ou ateliers de reliure. Mais on peut la fabriquer avec de la farine et de l'eau. Dans un bol, on ajoute petit à petit de l'eau à une demi‑tasse de farine environ et l'on touille sans arrêt jusqu'à ce que la farine et l'eau soient mélangées, que les grumeaux aient disparu et que le mélange soit devenu comme une sauce. On ajoute alors de l'eau bouillante, on met la mixture sur le feu et on la fait bouillir pendant une minute en remuant. Si elle s'épaissit, on rajoute assez d'eau pour lui donner la bonne consistance. Le liquide ne doit pas avoir la fluidité du lait, être grumeleux, ni figé : il doit couler facilement de la brosse. A la place de la farine, on peut utiliser de l'amidon.

Il faut se rappeler, quand on se sert de cette colle, que moins on en met, mieux c'est. On a ordinairement tendance à en mettre trop. Il suffit d'une fine couche de colle, quelle qu'elle soit, pour assujettir les feuilles à condition qu'elle soit étalée également et introduite par une forte pression dans les pores des documents à assembler.

Les documents  mouillés

L'eau sert à diverses phases de la fabrication du papier, mais elle est, pour le papier fait, une ennemie mortelle. L'eau endommage le papier de différentes façons : les couvertures des livres et des volumes reliés sont détrempées, gonflées et tachées ; les documents et les pages sont gondolés et fripées. Le papier très encollé, enduit d'amidon, de colle forte et d'argile, est détruit par l'eau. La colle, ramollie par l'eau, fait se coller les pages et, si celles‑ci sèchent dans cet état, le livre ou la liasse de feuilles devient un paquet solide. Sans une habitude particulière, des matériels et un équipement coûteux, il est difficile de les séparer. On doit envoyer à des professionnels les archives qui sont sérieusement endommagées.

Avant de recevoir l'aide de ces professionnels, on peut toutefois effectuer un premier traitement, qui doit se faire dès que l'on découvre les dégâts afin d'éviter la détérioration du document et l'infestation par les champignons. Une fois qu'on a exprimé l'eau des liasses ou des dossiers, on les étale sous un ventilateur ; on sépare les feuilets mouillés, et on intercale entre eux du papier buvard ou du papier ciré ; on presse pour exprimer l'eau qui peut rester. Ensuite on les met à sécher dans une pièce sous un ventilateur ; s'il n'y a pas de ventilateurs on laisse les fenêtres ouvertes pour que l'air circule librement. On doit déplacer souvent les documents, de manière à ce que toutes leurs parties soient exposées à l'air. Les archives abimées peuvent sécher, étalées sur des tables ou pendues à des fils. Une fois sèches, elles doivent rester sous presse.

La restauration de documents carbonisés

Quand des papiers ont été sérieusement abimés par une flamme, ou par un autre facteur, au point d'être noircis ou carbonisés, leur traitement relève du spécialiste. Il faut, si possible, les protéger dans des enveloppes de papier de soie et les placer dans des boîtes.

Lorsqu'ils ont seulement été soumis à une chaleur intense, ils deviendront probablement cassants, et on ne doit pas les manipuler plus que nécessaire jusqu'à ce qu'ils aient eu le temps de réabsorber une quantité normale d'humidité atmosphérique. Si, après quelque temps, ils semblent encore cassants, ils peuvent avoir besoin d'être réencollés, et cette opération encore relève du spécialiste.

Quand un coffre‑fort métallique (plus ou moins étanche à l'air) s'est trouvé au milieu d'un incendie, il est souvent possible qu'une bonne partie des documents qu'il contenait, surtout les papiers, puissent n'avoir pas trop souffert, même s'ils ont beaucoup chauffé. Mais il est également possible qu'une entrée d'air frais provoque une vive combustion. En général, il faut donc laisser refroidir un coffre avant de l'ouvrir.

APPENDICE A

<<I>> D:\IMAGES\UNESCO\R8532F\P70A.PNG Schéma d'une boite d'archives

<<I>> D:\IMAGES\UNESCO\R8532F\P70B.PNG Pliage de la boîte

BIBLIOGRAPHY

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UNESCO. The Conservation of Cultural Property with Special Reference to Tropical Conditions, Paris, 1968 (Museums and Monuments, XI).

<<TOC4>> Les bâtiments et équipements d'archives dans les pays tropicaux 

par Michel DUCHEIN, 
Inspecteur général, 
Direction des Archives de France, Paris

<<TOC5>> 1. Introduction.

La notion de «pays tropicaux est, dans la pratique, assez floue. Elle s'applique couramment non seulement aux zones tropicales proprement dites, mais aussi aux zones équatoriales et subtropicales, et d'une façon générale à toutes les régions où règne un climat chaud et humide, soit en permanence, soit en alternance selon les saisons'.

Le terme de «pays tropicaux» recouvre donc des régions géographiquement très différentes, réparties en Afrique, Asie, Océanie et Amérique, l'Europe appartenant dans son ensemble à la zone des climats dits tempérés. La totalité des Antilles (Caraïbes) en fait partie.

Ce type de climat entraîne des conditions de conservation extrêmement mauvaises pour les documents d'archives ainsi que pour les bâtiments eux‑mêmes, pour plusieurs raisons:

‑ excès de chaleur et d'humidité, agissant directement sur les colles, les matières organiques (notamment les fibres de cellulose, le cuir, le parchemin) et les encres, ainsi que sur les éléments métalliques tels qu'agrafes, épingles, etc., et d'une façon générale sur tous les matériaux des documents et des bâtiments; ‑ excès de lumière solaire (rayonnement ultra‑violet) agissant sur la cellulose, sur les encres, sur tous les pigments colorés;

‑ prolifération des champignons (moisissures) favorisée par la chaleur et l'humidité;

‑ prolifération des insectes et rongeurs favorisée par la chaleur et l'humidité. En outre, certaines régions de climat tropical, notamment les Antilles, sont soumises à d'autres dangers pour la conservation des documents d'archives: 

‑ cyclones, inondations, raz‑de‑marée;
‑ séismes et éruptions volcaniques.

Pour toutes ces raisons, les bâtiments destinés à la conservation des archives en pays tropical doivent présenter, pour assurer au maximum la sauvegarde des documents, diverses caractéristiques qui les distinguent des bâtiments d'archives élevés en pays tempérés.

Ils doivent aussi, dans leurs parties consacrées au travail du personnel des services d'archives ou des chercheurs, ainsi que dans les autres locaux ouverts au public, assurer des conditions de séjour compatibles avec le climat.

Enfin, les équipements techniques doivent assurer non seulement la protection des documents contre les agents de destruction, mais aussi, dans toute la mesure du possible, la restauration des documents endommagés.

C'est l'ensemble de ces dispositions architecturales d'une part, de ces équipements techniques d'autre part, qui définit les caractéristiques des bâtiments et équipements d'archives en pays tropicaux.

La présente communication concerne donc uniquement, dans les constructions et équipements de dépôts d'archives, ce qui est propre aux pays tropicaux. Pour tout ce qui concerne les problèmes de construction et d'équipement d'archives en général, on se reportera aux ouvrages de base consacrés à ce sujet.

<<TOC5>> 2. Notions générales sur la climatologie et la conservation des documents d'archives.

L'humidité et la chaleur agissent sur les éléments constitutifs des documents d'archives à la fois en provoquant des processus de désintégration interne (action physico‑chimique) et en favorisant le développement des champignons et des insectes (action biologique).

La chaleur seule et l'humidité seule sont déjà dangereuses, mais leur combinaison est particulièrement nocive, selon des proportions qui ont été étudiées en laboratoire.

En effet, le point de saturation de l'air (ou point de rosée) est d'autant plus haut que la température est élevée. La quantité de vapeur d'eau que peut contenir 1 mètre cube d'air est de 8 gr. à 10° C., de 15 gr. à 20° C. et de 48 gr. à 40° C. En abaissant la température, on abaisse donc du même coup le point de saturation et on provoque la condensation, c'est‑à‑dire le ruissellement. Un tel abaissement n'a d'intérêt, du point de vue de la conservation des documents, que s'il s'accompagne d'un dessèchement de l'air, de façon à diminuer le taux d'humidité relative (l'humidité relative, ou HR, étant le rapport entre le poids de vapeur d'eau contenu dans un mètre cube d'air et le poids maximum de vapeur d'eau que ce volume d'air pourrait contenir à la même température).

Nous savons que les pays tropicaux sont, dans leur ensemble, caractérisés par une température élevée et par la température moyenne de l'année est de 25,3° C. (23,5° C. en janvier; 26,7° C. en juillet), et l'humidité relative moyenne de 80% (70% en février, 84% en octobre‑novembre). Dans d'autres zones tropicales les variations saisonnières sont plus marquées (par exemple dans les pays à mousson), mais les moyennes annuelles restent toujours élevées. En comparaison, la température moyenne de Paris est de 10,2° C., et l'humidité relative moyenne de 74%; à Rome, ces chiffres sont respectivement de 15,6° C et 63%. Les conditions climatiques optimales pour la conservation des documents d'archives ont fait l'objet de plusieurs études techniques dont les résultats ne coïncident pas toujours tout à fait. Le taux d'humidité relative optimale est fixé par certains auteurs entre 45 % et 60 %, par d'autres entre 55 % et 65 %; de même, la température optimale est tantôt fixée entre 15° et 22° C., tantôt entre 15° et 18° C. Quoi qu'il en soit ‑ et une certaine marge est certainement acceptable 

‑ quelques règles restent hors de conteste:

‑ une humidité relative supérieure à 65 % est dangereuse pour les papiers, les cuirs, les colles, les encres;

‑ une humidité relative inférieure à 45% expose le papier, le parchemin, le bois, la colle, le cuir, au dessèchement;

‑ les microfilms et autres négatifs photographiques en noir‑et‑blanc nécessitent une humidité relative assez basse (45‑50%) et une température inférieure à 20° C .

Le simple rapprochement de ces données montre que la conservation des documents d'archives en pays tropicaux exige des mesures de dessèchement et de refroidissement de l'air ambiant, faute de quoi les processus de dégradation chimique et biologique entraînent une rapide détérioration des documents. Ajoutons que si l'atmosphère des régions tropicales est souvent moins polluée  du point de vue chimique que celle des régions industrialisées des zones tempérées, la forte salinité de l'air des îles, aggravée par les vents puissants, constitue un danger supplémentaire pour les documents d'archives.

Cette question de la chaleur et de l'humidité est primordiale pour la conservation des archives en pays tropicaux. Presque toutes les dispositions évoquées dans la suite de cette étude y sont plus ou moins liées.

<<TOC5>> 3. Les champignons, bactéries et insectes des pays tropicaux; conditions climatiques de leur développement.

Il n'entre pas dans notre propos d'énumérer ici les champignons, bactéries et insectes qui s'attaquent aux documents d'archives en pays tropicaux; on trouvera d'abondants développements sur ce sujet dans tous les ouvrages consacrés à la conservation des archives et des bibliothèques.

Nous rappellerons seulement les conclusions des études sur ce sujet pour ce qui concerne les conditions climatiques du développement de ces nuisances. Les champignons prolifèrent au‑dessus d'une température de 22° C. et d'une humidité relative supérieure à 65 %, avec une prédilection pour les lieux sombres et peu aérés; quant aux insectes qui s'attaquent au papier, ils sont tous plus ou moins lucifuges et affectionnent les lieux humides, chauds et obscurs.

Les termites, particulièrement dangereux en pays tropicaux, vivent (selon les espèces, au nombre de plus de 900) dans le sol, dans le bois, dans le papier, partout où la chaleur, l'obscurité et la stagnation de l'air se trouvent associés à la présence d'un matériau cellulosique susceptible de leur servir de nourriture.

<<TOC5>> 4. La lumière solaire et la conservation des documents d'archives.

La lumière solaire (et, dans une moindre mesure la lumière lunaire) comporte une proportion variable de rayons bleus, violets et ultra‑violets, dont la nocivité pour la conservation des documents d'archives a été souvent étudiée et mise en évidence.

Or la lumière des pays tropicaux, en raison de la hauteur du soleil sur l'horizon et de la forte ozonisation, est particulièrement riche en rayons de cette nature, comme le savent bien les photographes, obligés de se servir de filtres et d'écrans pour éviter les phénomènes de surexposition.

Il ne faut pas cependant négliger le fait que les rayons ultra‑violets de la zone  inférieure du spectre (au‑dessous de 300 millimicrons) ont un fort pouvoir germicide et fongicide et qu'à ce titre il est dangereux de les exclure totalement des bâtiments d'archives; on sait par ailleurs le rôle que joue la lumière solaire dans la lutte contre les termites et les autres insectes lucifuges.

<<TOC5>> 5. Conception générale des bâtiments d'archives en pays tropical. Emplacement et orientation.

Le rôle d'un service d'archives n'est pas différent en pays tropicaux, de ce qu'il est en pays tempérés. Ici, comme là, il s'agit d'assurer sept fonctions de base: 

‑ réception des documents,
‑ tri, classement et répertoriage des documents, 
‑ conservation des documents,
‑ réparation des documents endommagés,
‑ mise des documents à la disposition des utilisateurs 
‑ photographie/microfilmage des documents,
‑ (éventuellement) exposition des documents.

A cela peut s'ajouter une huitème fonction: la destruction des documents jugés sans intérêt historique.

Le plan d'un bâtiment d'archives est donc, dans son principe, identique en pays tropicaux et en pays tempérés. Cependant, les contraintes climatiques évoquées ci‑dessus entraînent un certain nombre de conséquences particulières dans la conception du bâtiment et dans le choix de son emplacement et de son orientation.

(a) On évitera les terrains dangereux ou insalubres: terrains inondables ou marécageux, bords de mer (risques de raz de marée ou de fortes tempêtes), terrains glissants ou présentant des risques d'éboulement, terrains soumis à des risques d'éruption volcanique, terrains infestés de termites. Bien entendu, quel que soit le climat, on évite les voisinages dangereux: usines chimiques, dépôts d'explosifs, objectifs stratégiques;

(b) On situera le plus possible les bâtiments d'archives dans des zones abritées des vents chargés d'humidité et de sel, et on orientera les façades de façon à les protéger de ces vents;

(c) On choisira les procédés de construction assurant la meilleure protection contre la pluie et l'humidité du sol, ainsi que la meilleure circulation d'air;

(d) On évitera dans la construction les matériaux hautement conducteurs de la chaleur ou susceptibles d'être endommagés par l'humidité, les champignons ou les insectes (notamment les termites);

(e) On assurera au mieux la protection contre l'excès de rayonnement solaire; (f) La protection contre les termites, les séismes et les cyclones devra faire l'objet de dispositions spéciales selon les cas (voi ci‑dessous, § 6, e. f et g).

(g) Pour faciliter la lutte contre l'incendie autant que la désinfection éven  tuelle des locaux, on s'efforcera de donner aux salles où sont conservés les documents d'archives des dimensions aussi faibles que possible (100 m2 maximum).

<<TOC5>> 6. Matériaux et procédés de construction. Généralités

Les quelques indications qui suivent n'ont pour but que d'attirer l'attention des architectes sur quelques points essentiels propres aux pays tropicaux, étant bien entendu que d'une façon générale tous les matériaux de construction seront choisis en fonction de la protection contre les dangers climatiques et telluriques locaux.

(a) Fondations.

Il est fortement recommandé de surélever le rez‑de‑chaussée des bâtiments sur piliers de béton, de façon à laisser une circulation d'air entre le sol naturel et le rez‑de‑chaussée. Les avantages de cette formule sont multiples:

‑ protection contre l'humidité du sol,
‑ protection contre les inondations,
‑ protection contre les termites.

En aucun cas on ne conservera des documents d'archives en sous‑sol. Pour les zones de séismes, voir ci‑dessous e.

(b) Murs et toitures.

Murs et toitures doivent être conçus pour une isolation thermique et hygrométrique maximale; on choisira donc des matériaux et revêtements thermo‑isolants et hydrofuges.

Les toitures seront spécialement étudiées pour résister aux vents violents (cyclones) et aux pluies tropicales; les éléments de couverture (ardoises, plaques d'amiante‑ciment, aluminium) seront fortement accrochés. Les toitures plates (terrasses) sont àdéconseiller en raison des risques d'infiltration en cas de fortes pluies.

Pour protéger le bâtiment contre les pluies et le soleil, les toits débordants formant auvent sont traditionnels en pays tropicaux, avec des balcons ou galeries faisant écran en avant des façades vitrées. C'est une excellente formule à tous égards, sauf peut‑être pour les risques de vol nocturne.

Une excellente protection thermique est assurée par une double toiture avec vide d'air intermédiaire; il faut toutefois veiller à ce que cette solution ne soit pas au détriment de la solidité, notamment en cas de cyclone. A défaut, une couche isolante sous la toiture est au moins recommandée.

Le bois employé dans la construction est spécialement traité contre les termites.

Les éléments de métal exposés à l'air extérieur, surtout en zone maritime, sont spécialement traités contre la corrosion.

(c) L'ossature et les rayonnages.

Il est devenu courant, depuis environ un demi‑siècle, de construire les dépôts d'archives selon le système de l'ossature métallique auto‑porteuse, système dans lequel l'ossature des rayonnages soutient en même temps les planchers. Le climat tropical n'a pas d'incidences directes sur ce point, àcondition que le métal de l'ossature, comme des rayonnages, soit convenablement traité contre la rouille et la corrosion saline (cf. ci‑dessus, b).

En revanche, l'ossature métallique est à déconseiller en zone de séismes si elle doit s'élever sur plusieurs niveaux (plus de 2 ou 3 niveaux). En tout état de cause, la construction de cette ossature doit être faite selon des règles propres aux zones de séismes (cf. ci‑dessus, e) pour éviter l'effondrement en cas de secousse.

(d) Ouvertures.

Les ouvertures (portes et fenêtres) doivent être protégées contre l'impact solaire et contre les cyclones; la galerie ou balcon extérieur (ci‑dessus, b) est excellente à cet égard. Des volets on persiennes solides sont également indispensables.

Des verres filtrants (inactiniques) et isolants sont recommandés pour les fenêtres des locaux d'habitation et de travail.

(e) Précautions spéciales contre les séismes.

Les constructions en zone de séismes doivent obéir à diverses prescriptions techniques exposées dans les publications spécialisées. En voici les principales:

‑ fondations homogènes profondément ancrées dans le sol et chaînées; liaison résistante entre fondations et superstructures;
‑ murs chaînés horizontalement et verticalement;
‑ planchers et escaliers rigides, liés à l'ossature ou aux chaînages des murs; 
‑ dispositions spéciales pour les ouvertures (encadrements rigides, liés àl'ossature ou aux chaînages des murs) et les canalisations;
‑ morcellement des bâtiments de plan complexe en blocs rectangulaires avec joints de rupture ou de dilatation.

D'une façon générale, on doit éviter en zone de séismes:

‑ les constructions en hauteur, 
‑ lés matériaux de construction fragiles résistant mal aux chocs, 
‑ les ossatures légères risquant de se disloquer en cas de chocs.

(f) Précautions spéciales contre les cyclones et pluies tropicales.

Voir ce qui a été dit ci‑dessus à propos des toitures et des ouvertures.
Veiller au parfait état des chêneaux et tuyaux de gouttières. Assurer le rapide écoulement des eaux de ruissellement.

(g) précautions spéciales contre les termites.

Eviter de placer des arbres ou des plantations tout contre le bâtiment. Arracher systématiquement toutes les souches d'arbres dans le rayon le plus large possible autour du bâtiment. Isoler le bâtiment par un espace de ciment nu facile à surveiller. Dans les zones fortement infestées, entourer le bâtiment d'un fossé de 1 m. de largeur et 1,50 m. de profondeur, aux parois verticales.

Surélever si possible le bâtiment sur des pilotis en béton (cf. ci‑dessus a). Les pilotis doivent être munis de « boucliers anti‑termites » ou collerettes métalliques qui empêchent les termites de remonter. Même protection pour les canalisations.

Tous les éléments de bois seront traités spécialement contre les termites (produits à base de pentachlorophénol). Des enduits spéciaux, à base de sels de Wolman (fluor, chrome et dinitrophénol) ou de pentachlorophénol, peuvent être appliqués sur les murs ou les sols, à condition de ne pas être en contact direct avec le documents.

<<TOC5>> 7. Climatisation, ventilation, filtrage de l'air.

Il est devenu courant, depuis une quinzaine ou vingtaine d'années, de climatiser («air‑conditioning») dans les pays tropicaux les locaux destinés à la conservation des archives et bibliothèques, ainsi que les locaux de travail et d'habitation.

La climatisation est un ensemble complexe de techniques (réchauffement ‑refroidissement ‑ assèchement ‑ humidification ‑ ventilation), qui permet, en principe, d'assurer en permanence une température et un degré hygrométrique constants dans un local donné. Pour les locaux d'archives, la température choisie est en général de l'ordre de 18° C, et l'humidité relative de 55 %, pour les locaux de travail et d'habitation, les conditions varient selon les habitudes locales et selon le climat ambiant, mais on peut admettre qu'une température de 23 à 25°C et une humidité relative de 55 % à 60% constituent, en pays chaud, une climatisation confortable.

Les résultats de la climatisation pour la conservation des archives sont certes excellents dans l'ensemble, mais ils ne doivent pas faire oublier deux inconvénients réels:

‑ coût élevé de l'installation et du fonctionnement (consommation d'énergie coûteuse, notamment en période d'énergie chère. Plus le volume d'air à climatiser est important, plus le prix de revient est lourd).

‑ risques de panne technique, particulièrement dangereux en raison des brusques variations de température et d'hygrométrie qu'elles provoquent et qui favorisent au maximum la naissance des champignons.

En fait, pour ce qui concerne la conservation des documents, une température de l'ordre de 25° C, habituelle en pays tropical, ne serait pas particulièrement nocive par elle‑même, si elle ne s'accompagnait d'une forte humidité relative. C'est pourquoi un traitement couplé assèchement plus ventilation/filtrage, sans refroidissement peut fort bien être considéré comme suffisant pour les locaux de conservation, la «climatisation» proprement dite étant réservée aux locaux de travail et d'habitation.

L'assèchement de l'air est assuré par l'emploi de déshydratants solides ou liquides, dont les plus courants sont le gel de silice, sous forme de granulés qui absorbent une partie de la vapeur d'eau contenue dans l'atmosphère et le chlorure de lithium. Le gel de silice et les autres déshydratants solides ou liquides sont utilisés dans des appareils qui assurent à la fois la circulation et le renouvellement de l'air et la régénération du déshydratant après usage; ils sont connus sous le nom d' « assécheurs d'air » ou «déshumidificateurs». Ces appareils consomment beaucoup moins d'énergie que la climatisation proprement dite et sont en général d'un fonctionnement et d'un entretien plus simples. Les appareils à déshydratants solides sont les plus simples, mais aussi les plus encombrants; ceux à déshydratants liquides sont plus complexes, mais d'une plus grande précision de régulation.

Le filtrage de l'air présente de grands avantages en pays tropical, pour éliminer d'une part les spores de champignons, larves d'insectes et poussières en suspension dans l'atmosphère, d'autre part le sel abondant dans l'air marin, sans oublier (dans les régions urbanisées ou industrielles) les éléments polluants. Tout système d'assèchement/ventilation doit donc être muni, à l'entrée de l'air, de filtres appropriés (filtres dits «à couche poreuse»).

Une fois assuré l'assèchement de l'air, avec ou sans refroidissement, il importe d'en contrôler en permanence l'efficacité. A cette fin, tout dépôt d'archives en pays tropical doit être équipé de thermo‑hygromètres enregistreurs qui tracent sur une bande de papier, déroulée par un mécanisme d'horlogerie, la double courbe de la température et de l'humidité relative. Ces appareils sont placés  dans différents endroits du bâtiment et leurs bandes enregistreuses sont examinées chaque semaine.

En cas de doute sur l'humidité des murs, on peut recourir aux services d'une entreprise spécialisée qui procédera à une mesure de cette humidité par des appareils à électrodes. Le traitement de l'humidité des murs est complexe et nécessite souvent des travaux d'architecture pour assainir les fondations; I'application d'un revêtement hydrofuge sur un mur humide peut donner momentanément de bons résultats, mais il est rare qu'il résolve définitivement le problème.

En résumé:

‑ un contrôle permanent du couple température/hygrométrie est absolument nécessaire dans les dépôts d'archives en pays tropicaux;

‑ la climatisation complète n'est pas toujours nécessaire dans la totalité des locaux;

‑ à défaut de climatisation, les locaux de conservation d'archives doivent être équipés d'un système d'assèchement d'air par déshydratation avec ventilation et filtrage de l'air à l'entrée;

‑ le simple assèchement de l'air par emploi de déshydratants sans ventilation est insuffisant, car la circulation abondante de l'air est un élément essentiel dans la lutte contre les champignons et les insectes;

‑ lorsque, faute de moyens financiers, l'installation d'un système d'assèchement/ventilation est impossible, on doit au moins s'efforcer d'assurer (a) une aération continue au moyen de fenêtres, bien protégées contre la pluie et l'ensoleillement, et/ou de bouches d'aération judicieusement disposées, (b) un assèchement de l'air au Moyen de gel de silice ou d'un autre déshydratant, (c) un minimum de filtrage de l'air au moyen de treillis métalliques ou composés de fils textiles synthétiques.

<<TOC5>> 8. La protection contre l'excès de lumière solaire.

Autrefois les bibliothèques et dépôts d'archives étaient souvent munis de larges fenêtres, pour éviter d'avoir à y introduire des moyens d'éclairage artificiels présentant des risques d'incendié. Les rayons ultra‑violets ont, de ce fait, exercé de grands ravages sur les documents qui étaient ainsi exposés à la lumière solaire.

Depuis une vingtaine ou trentaine d'années les architectes ont renoncé à cet excès. Certains d'entre eux ont même proscrit complètement les fenêtres dans  les locaux de conservation de livres et d'archives. Les inconvénients d'une totale obscurité pour les documents ne doivent pourtant pas être sous‑estimés: 

‑ obligation d'une climatisation efficace en permanence, avec tous les risques déjà signalés en cas de panne;
‑ obligation d'utiliser l'éclairage électrique pour toutes recherches ou tra vaux;
‑ privation du rôle germicide et fongicide des rayons solaires.

Il est parfaitement possible d'éviter ces inconvénients tout en assurant une protection satisfaisante des documents contre les rayons ultra‑violets. Il suffit pour cela:

(a) de limiter sévèrement les surfaces vitrées. Les proportions suivantes peuvent être retenues en pays tropical: 1/5 % de la surface totale des façades pour les façades ensoleillées; 1/10 % de la surface totale pour les façades non ensoleillées.

(b) de munir toutes les surfaces vitrées de dispositifs protecteurs (brise‑soleil, écrans) de façon à éviter que les rayons solaires ne pénètrent directement dans le local;

(c) de disposer les épis de rayonnages perpendiculairement aux surfaces vi trées;

(d) de placer les documents dans des boites (cartons).

Dans le cas de bâtiments anciens présentant de trop grandes surfaces vitrées, on peut y remédier,

(a) en obturant la plus grande partie de ces surfaces, par des rideaux opaques ou des volets ou même des dispositifs de maçonnerie,

(b) en les munissant de verres colorés filtrants Des expériences ont montré que le verre le plus efficace pour filtrer l'excès de rayons ultra‑violets est le verre au sulfure de cadmium (verre jaune‑orangé); il est malheureusement assez coûteux. Les vitres à double épaisseur avec laine de verre intermédiaire constituent un bon isolant thermique mais n'ont pas de pouvoir filtrant particulier.

<<TOC5>> 9. Le conditionnement des documents.

On désigne par le terme «conditionnement» l'ensemble des techniques et matériaux utilisés pour l'isolation des documents contre les agents extérieurs.. Cette isolation est nécessaire dans tous les climats, mais surtout dans les pays tropicaux étant donné la variété et la gravité des dangers propres à ces climats. Avant tout, il faut éliminer, en climat chaud et humide, tout élément métallique susceptible de rouiller. On débarrassera donc soigneusement les documents des agrafes, épingles, pinces métalliques, etc., qui pourraient s'y trouver; On les retirera, s'il y a lieu, des classeurs à pinces ou broches métalliques dans lesquels ils ont pu être placés.

Des boîtes en carton solide, si possible avec angles renforcés, constituent pour les documents la plus efficace des protections contre la lumière, la poussière, l'humidité, et dans une certaine mesure contre les insectes. On s'efforcera d'avoir des vartons assez grands pour que les bords des documents ne soient pas repliés ou froissés. A l'intérieur des boîtes, les documents ne doivent être ni trop serrés, ni trop peu. Le classement des cartons à plat (plutôt que sur le côté) évite aux documents de se replier sur eux‑mêmes, danger particulièrement grand en climat humide.

A défaut de boites, les documents seront soigneusement empaquetés dans des couvertures de papier fort («Kraft»), couvrant les documents sur les six côtés. Les paquets, ou liasses, seront maintenus fermés par des cordonnets plats ou sangles, en évitant de trop serrer pour ne pas risquer de déchirer les documents. Les systèmes de fermeture avec agrafes ou boucles métalliques seront proscrits, toujours pour éviter la rouille.

De grandes enveloppes en papier fort, fabriquées aux dimensions des liasses de documents, constituent une protection satisfaisante, à condition d'être munies de grands rabats permettant une fermeture efficace.

Pour éviter la condensation de l'humidité, les boîtes et liasses d'archives ne seront pas rangés directement contre les murs des locaux, de façon que la circulation de l'air soit assurée sur toutes leurs faces.

L'acidité des papiers et des cartons est un danger qui ne doit pas être sous‑estimé (selon le mot de G. M. et D. G. Cunha, elle est «l'archi‑ennemi» des papiers.

Il est donc souhaitable de n'utiliser, pour les boîtes d'archives et pour l'empaquetage des liasses, que des cartons et papiers à faible taux d'acidité (pH égal ou supérieur à pH 5); mais le plus souvent, force est de reconnaître que les archivistes n'ont pas la possibilité d'influer sur le choix des matériaux dont se servent les fabricants: Pour protéger les reliures des livres et registres contre les insectes et les champignons, on recommande à les enduire d'une cire ou vernis spécial (commercialisé en France sous le nom de cire 212, brevet du Centre national de la Recherche scientifique).

<<TOC5>> 10. Les rayonnages.

Les rayonnages métalliques sont universellement utilisés pour l'équipement des bibliothèques et dépôts d'archives. Les rayonnages de bois ont l'inconvénient d'être combustibles et d'être attaqués par les termites.

Pour éviter les inconvénients du climat tropical, les rayonnages métalliques doivent présenter quelques caractéristiques spéciales:

‑ parfaite protection contre la rouille, notamment aux pliures de la tôle; donc,  revêtement intégral au moyen d'une peinture‑émail solide, sans bulles ni rayures;

‑ circulation de l'air pour éviter le développement des champignons aux endroits non aérés: éviter donc au maximum les tôles pleines et adopter au contraire les systèmes àcroisillons ou échelles qui permettent à l'air de passer entre les rayonnages.

<<TOC5>> 11. La lutte contre les insectes et les champignons. La désinfection.

La lutte contre les champignons et les insectes s'exerce à deux niveaux: préventif et curatif.

Nous avons vu ci‑dessus les mesures préventives (choix des matériaux de construction et de revêtement, procédés de construction, climatisation/ventilation...), parmi lesquelles il ne faut pas oublier le rôle que joue une hygiène scupuleuse, c'est‑à‑dire le nettoyage fréquent des locaux et des abords (cf. ci‑dessous § 14) et la désinfection des documents arrivant de l'extérieur.

Malgré toutes ces précautions, il peut arriver, que des invasions de champignons et/ou d'insectes se produisent et nécessitent d'urgence des mesures curatives.

(a) Surveillance des locaux; détection des dégâts.

Il est du devoir de tout archiviste, surtout en pays tropical, d'exercer une surveillance fréquente et régulière de ses locaux pour détecter les éventuelles invasions de champignons et d'insectes. Une visite approfondie du bâtiment doit avoir lieu au moins une fois tous les deux mois, ou mieux une fois par mois; en outre une telle visite doit être faite après tout incident susceptible d'avoir des conséquences fâcheuses (orage/cyclone, séisme même léger, panne de climatisation, etc.).

Au cours de ces visites on vérifiera le fonctionnement des hygromètres (cf. § 7). Les sols, murs et plafonds seront examinés pour déceler toute trace d'humidité et de moisissure, lézardes, fuites d'eau, etc. Les documents placés sur les rayonnages seront, de place en place, examinés en ouvrant les boîtes ou les liasses et en feuilletant les livres ou registres. Les documents suspects (taches de moisissures, trous d'insectes, oeufs d'insectes, à plus forte raison corps d'insectes vivants ou morts) seront aussitôt enlevés et les documents voisins seront examinés attentivement.

Les éléments de bois, s'il y en a, seront frappés de la main ou du pied pour éprouver leur solidité et déceler une éventuelle invasion de termites.

(b) La désinfection des documents attaqués.

Les documents attaqués par les insectes et/ou par les champignons doivent être aussitôt désinfectés. Par mesure de précaution, en pays tropical, tous les documents entrant dans le dépôt en provenance de l'extérieur (versements) doivent subir le même traitement.

Le meilleur procédé de désinfection est la désinfection en autoclave à oxyde d'éthylène, qui est seul efficace à la fois contre les insectes et contre les champignons. Un autoclave de 2 m3 est suffisant pour un service d'archives de faible ou moyenne importance; 3 ou 4 m3 sont préférables pour un grand service d'archives. Les autoclaves à oxyde d'éthylène sont d'une utilisation facile; ils nécessitent un local bien aéré, avec cheminée d'évacuation pour les gaz usés. Leur seul inconvénient est leur prix élevé.

Faute d'un tel équipement, on peut utiliser une étuve, armoire hermétiquement close et munie de rayonnages à claire‑voie, dans laquelle on vaporise soit de l'aldehyde formique ou formaldéhyde (pour traitement anti‑champignons) soit du lindane ou du thymol (pour traitement antiinsectes); mais cette façon de procéder est à la fois plus longue et moins efficace que l'autoclave à oxyde d'éthylène.

Les insecticides courants du commerce (camphre, paradichlorebenzène, D. D. T., etc.) sont d'une efficacité moyenne contre les insectes qui attaquent le papier. Ils peuvent être utilisés soit en imprégnation, soit en vaporisation, mais avec précaution car leur contact prolongé peut endommager le papier.

Les termites posent un problème particulier, car ils résistent à la plupart des insecticides courants. Le traitement en autoclave à oxyde d'éthylène est efficace contre eux. En cas d'infestation grave et si les termites résistent aux traitements  courants, il faut faire appel à un laboratoire spécialisé qui utilise alors des produits toxiques à base d'arsenic moyennant des précautions spéciales.

(c) La désinfection des locaux infestés.

Les locaux où est constatée la présence des champignons doivent être également désinfectés. Il existe pour cela deux procédés:

‑ soit la pulvérisation du produit connu en France sous le nom commercial Caequartyl BE (bromure de lauryl‑diméthylcarbétoxyméthyl d'ammonium) en solution‑alcoolique.

‑ soit la nébulisation du produit connu en France sous le nom commercial d'Albotène (décahydrate de diborolactate de triéthanolammonium) avec un appareil spécial dit «swing‑fog».

En outre, les murs, planchers et rayonnages seront lavés à l'aide d'éponges ou linges humides imbibés de Caequartyl BE.

Pour les locaux envahis par les insectes, la désinfection se fait par sublimation de lindane (1,5 gr. par m3). Les bois attaqués par les vrillettes et termites seront traités avec un produit spécial à base de pentachlorophénol.

Un contrôle fréquent, pendant plusieurs mois est nécessaire après désinfection pour surveiller le retour offensif des champignons ou insectes.

<<TOC5>> 12. La lutte contre le feu.

La lutte contre le feu n'est pas propre aux pays tropicaux; on peut donc, en ce qui la concerne, se référer aux ouvrages généraux sur les bâtiments d'archives. Nous ne donnerons ici que quelques indications très générales. Cette lutte s'exerce à trois niveaux: prévention, détection, extinction.

(a) Prévention: Matériaux incombustibles ou ignifuges dans la construction. Installation électrique de sécurité. Murs et portes coupe‑feu entre les locaux de travail et les locaux de conservation. Paratonnerres. Précautions particulières pour les locaux présentant des dangers spéciaux d'incendie (atelier de reliure et de restauration).

(b) Détection. Installation de détection automatique de fumées ou gaz de combustion, par cellules photoélectriques. Il est bon que le déclenchement de l'alarme provoque automatiquement la fermeture des portes coupefeu. Autant que possible, le déclenchement de l'alarme doit atteindre aussitôt la caserne des pompier pour permettre leur intervention immédiate.

(c) Extinction. L'opinion des spécialistes est divisée sur le sujet des «sprinklers» (arrosage automatique provoqué par le déclenchement du système de détection): certains y voient une sécurité en cas d'incendie, d'autres y voient plutôt un danger en raison du risque de déclenchement intempestif entraînant un déversement d'eau sur les documents. ‑ Quoi qu'il en soit, tout dépôt d'archives doit être muni d'extincteurs à poudre, d'extincteurs à neige carbonique et/ou d'extincteurs à eau pulvérisée. L'usage des lances d'incendie (eau sous pression) est réservé aux pompiers.

(d) Evacuation. L'évacuation des locaux en cas de sinistre doit être soigneusement étudiée à l'avance avec les pompiers, et les architectes. Des exercices d'évacuation seront faits régulièrement, au moins une fois par an.

<<TOC5>> 13. La lutte contre le vol.

Il est indispensable de protéger les dépôts d'archives contre le vol mais il est rarement nécessaire de recourir, pour cette protection, aux dispositifs électroniques coûteux utilisés dans les banques ou les bijouteries.

Une première précaution, élémentaire, consiste à munir de grilles, de barreaux ou de volets métalliques solides toutes les ouvertures situées au rez‑de‑chaussée ou d'accès facile.

A l'intérieur du bâtiment, les parties non accessibles au public doivent être isolées en permanence par des portes fermés. Le soir, avant la fermeture des bureaux, une ronde générale dans le bâtiment permettra de vérifier que personne ne s'y est introduit indûment.

Aucune porte ne donnera accès directement de l'extérieur dans les locaux de conservation, à l'exception des portes de secours impossibles à ouvrir de  l'exté rieur.
Les portes de service seront rigoureusement fermées en dehors des heures de  service.
Enfin, autant que possible, un gardiennage permanent sera assuré la nuit.

<<TOC5>> 14. La lutte contre la poussière et la saleté.

La lutte contre la poussière et la saleté est particulièrement impérative en pays tropicaux, en raison des dangers que présente l'accumulation de poussières ou de détritus pour le développement des champignons et la prolifération des insectes et rongeurs.

Les abords du bâtiment seront, nous l'avons vu (§5), dégagés de outes plantations, hales, buissons où risqueraient de s'accumuler des détritus. Ils seront balayés chaque jour avec soin.

À l'intérieur, les bureaux, locaux de travail et locaux ouverts au public seront nettoyés chaque jour au moyen d'aspirateurs. Les sols seront périodiquement lavés avec des produits désinfectants. Un soin particulier sera consacré aux w.c., qui sont souvent, en climat tropical, envahis d'insectes de toute nature. Les locaux de conservation seront nettoyés au moins sommairement une fois par semaine, au moyen d'aspirateurs sur les planchers. Une fois par mois, on nettoiera plus à fond (murs, plafonds, angles des rayonnages). Deux fois par an on procèdera à un nettoyage intensif avec dépoussiérage des rayonnages et des boites ou liasses d'archives. On évitera toutefois, lors de ce nettoyage, de mettre les boîtes ou liasses d'archives en contact avec des produits «nettoyants» qui sont souvent acides et dangereux pour les papiers.

<<TOC5>> 15. La destruction des papiers et des ordures.

La destruction des papiers jugés sans intérêt pour l'histoire est une des fonctions des services d'archives.

Dans certaines villes, il existe des entrepreneurs qui achètent les vieux papiers pour les livrer à l'industrie. Dans ce cas, il est prudent, avant de leur vendre les papiers, de déchiqueter ceux‑ci au moyen d'une petite machine àdéchiqueter. Lorsqu'il n'existe pas, localement, de possibilité de vendre le vieux papier, il faut le détruire soi‑même en le brûlant. Il existe des incinérateurs spécialement conçus pour cet emploi, dans lesquels on peut aussi brûler les ordures et détritus et notamment les matières attaquées par les champignons ou les insectes. Ces incinérateurs doivent obligatoirement être installés à l'écart du bâtiment (par ex. dans le jardin) ou être munis de dispositifs de protection sanitaire et de protection contre l'incendie.

<<TOC5>> 16. Les ateliers: reliure, restauration, photographie etc.

Les ateliers techniques des services d'archives ne sont pas fondamentalement différents en pays tropical, de ce qu'ils sont en pays tempéré. Il n'est donc pas nécessaire de leur consacrer ici de longs développements.

(a) Ateliers de reliure et de restauration.

Les ateliers de reliure et de restauration ont fait l'objet de deux études récentes, très complètes, par M. Kathpalia et M. John Davies; nous y renvoyons globalement.

Qu'il nous suffise de rappeler:

‑ qu'un atelier de reliure et de restauration, même modeste, est indispensable dans tout dépôt d'archives en pays tropical, en raison des risques graves auxquels sont exposés les documents;

‑ qu'à défaut d'équipements perfectionnés et coûteux tels que le Laminator de Barrow, la «méthode indienne» de restauration donne d'excellents résultats et qu'elle est parfaitement adaptée aux conditions de travail des pays tropicaux, avec un coût d'équipement assez peu élevé en général. Les livres de M. Kathpalia et de M. Davies en donnent une description très précise.

(b) Atelier de photographie.

Deux techniques photographiques sont d'usage courant dans les archives, aussi  bien en pays tropical qu'en pays tempéré: le microfilm (et/ou la microfiche), et la photocopie.

L'équipement des ateliers dans ces deux domaines a fait l'objet de nombreuses études qui nous dispensent ici de plus longs développements.

(c) Autres ateliers.

Selon l'importance du service, divers autres ateliers peuvent être utiles ou nécessaires dans un service d'archives: ateliers de menuiserie et d'emballage notamment. Ils sont à étudier localement, en fonction des besoins et des possibilités propres à chaque service.

<<TOC5>> 17. Résumé des équipements techniques.

Il est pas inutile de résumer sommairement ici tous les équipements techniques énumérés au cours des paragraphes précédents:

‑ équipements de climatisation/ventilation (§ 7). 
- équipements de lutte contre l'incendie (§ 12).
‑ équipements de désinfection (§ 13).
‑ équipements de reliure et restauration (§ 16). 
- équipements photographiques (§ 16).
‑ équipements de destruction des ordures et papiers (§ 15).

<<TOC5>> 18. Conclusion.

Tout ce qui précède constitue, dans une certaine mesure, une description quelque peu «idéale» d'un bâtiment d'archives en pays tropical. Les installations décrites, qu'il s'agisse de la climatisation, de la désinfection, de la lutte contre l'incendie, des ateliers de reliure/restauration ou de photographie, sont assez coûteuses et d'un entretien parfois délicat.

Il n'est donc pas toujours possible, surtout dans les dépôts d'archives de faible importance, de réaliser la construction et l'équipement en suivant intégralement toutes ces recommandations.

Au moins est‑il nécessaire, en toute circonstance, d'attirer l'attention des autorités gouvernementales et administratives sur les dangers que courent les archives, qui sont la mémoire culturelle d'un peuple, si elles ne sont pas protégées contre leurs ennemis climatiques par un minimum d'équipements appropriés. L'investissement financier que représente la construction ou l'aménagement  d'un dépôt d'archives, même s'il n'est pas négligeable, est une nécessité absolue pour une nation si celle‑ci ne veut pas perdre son patrimoine historique et rester frappé d'amnésie. Cette obligation est d'autant plus grande que le climat menace les papiers de destruction accélérée. Il appartient à tous les archivistes du monde, groupés au sein du Conseil international des Archives, d'en faire prendre conscience aux gouvernants des diverses nations.

<<TOC4>> Conservation et préservation des archives

Y. P. Kathpalia, 
attaché scientifique, 
École d'archivistique, 
Archives nationales de l'Inde

La conservation de documents, sous une forme ou une autre, se fait depuis des temps très anciens. Avec l'utilisation des techniques modernes et des produits chimiques, une nouvelle science est née: la conservation préventive, qui est moins coûteuse que la restauration, seule autre solution possible. Diverses techniques d'entreposage, de création d'un milieu ambiant approprie, de désacidification préventive, de protection contre l'incendie et de restauration sont décrites.

Les archives qui sont actuellement en notre possession auraient été inutilisables si elles n'avaient pas fait l'objet de soins appropriés à travers les siècles. Autrefois, les conservateurs, voire les producteurs de documents, se préoccupaient avant tout de la conservation. On utilisait donc des matériaux durables tels que le parchemin, le vélin, la feuille de palmier et l'écorce de bouleau, les tablettes d'argile, la pierre, les feuilles de cuivre, le papyrus et la toile. De nos jours, on utilise des supports tels que le papier, le film, la bande magnétique, la feuille de sortie d'imprimante et la carte perforée, dont certains ont une durabilité incertaine. C'est la conservation de ces documents par des méthodes scientifiques qui pose actuellement des problèmes aux conservateurs d'archives. Comme on le sait, les techniques utilisées à cet effet se sont développées pendant et après les deux guerres mondiales. On s'efforce actuellement de les perfectionner et un certain nombre de pays mènent des recherches visant à mettre au point de nouvelles techniques plus fiables.

Au cours des années soixante et soixante‑dix, un grand nombre de pays sont devenus indépendants. Comme les autres pays libres, ils ont pris conscience de leurs fonds d'archives et se rendent en même temps compte qu'il importe de les sauvegarder grâce aux méthodes scientifiques modernes. Toutefois, ils n'ont pas, pour prendre soin de leurs archives, les connaissances techniques, l'expérience et la documentation nécessaires, ni un personnel qualifié ou ayant reçu une formation appropriée. Pour cette raison, ils ont sollicité l'aide de deux organisations internationales, le Conseil international des archives (CIA) et l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (Unesco), qui ont répondu dans les limites de leurs ressources budgétaires. Les associations professionnelles de pays développés ont également contribué à accélérer cette prise de conscience.

La conservation dans les temps anciens

Aux premiers temps de l'Histoire, on mettait l'accent sur l'entreposage comme moyen de prolonger la vie des documents. On plaçait les rouleaux de parchemin dans des boîtes cylindriques en bois ou en ivoire, ou on les enveloppait dans de la  toile de coton ou de lin pour les protéger contre les insectes, la poussière et l'humidité. Pour les protéger de l'action de la lumière et de la chaleur, on les gardait dans des endroits sombres. Des documents ont été mis au jour dans des tombeaux et des pyramides ainsi que dans des lieux de culte tels que les temples et les églises. La plupart d'entre eux étaient dans des sous‑sols infestés d'insectes et de champignons. On a trouvé dans les pyramides d'Égypte de précieuses collections de documents en bon état de conservation. La fraîcheur et la bonne ventilation à l'intérieur des pyramides semblent avoir contribué à la préservation de ces documents.

L'huile de cèdre et l'essence de citron sont sans doute les premiers insectifuges qu'on utilisait dans les temps anciens pour la conservation des archives de papyrus. Parmi les autres insectifuges utilisés selon les époques en fonction du matériau constituant les documents, on peut citer notamment le camphre, les clous et l'essence de girofle, l'essence d'eucalyptus et le musc. On insérait certaines fleurs et feuilles aromatiques entre les pages des livres pour les protéger des insectes. Cette pratique était courante et, même de nos jours, elle n'a pas tout à fait disparu, bien que ses effets soient nocifs. Parmi les insectifuges, l'huile de cèdre et le camphre sont toujours utilisés.

Jusqu'au Moyen Age, la conservation ne constituait pas un problème majeur. La raison principale en était la bonne qualité des matériaux utilisés comme support et le nombre limité de documents établis. Le parchemin et le vélin, qui, à cette époque, étaient devenus le support normal de l'écriture, possédaient une bonne durabilité. Les problèmes que pose la conservation des archives sont devenus aigus avec l'invention de l'imprimerie et l'accroissement de la demande de papier. Comme on n'avait pas suffisamment de fibres de papier pour faire face à cette demande, des changements néfastes dans les méthodes de fabrication du papier ont été introduits. C'est ce papier qui est essentiellement à l'origine des problèmes de conservation, du fait de la rapidité avec laquelle il se détériore. Ce monstre des temps modernes, la pollution, est un autre agent qui participe à la destruction silencieuse et rapide des documents d'archives. Il est donc devenu absolument indispensable d'avoir recours à des méthodes et des techniques permettant de réduire autant que possible la détérioration causée par ces agents. Ces mesures sont aujourd'hui plus connues sous le nom de « conservation préventive ».

La conservation préventive

ENTREPOSAGE

Pour que les archives soient conservées d'une manière rationnelle et scientifique, il faut qu'elles soient gardées dans un environnement approprié. Un certain nombre de fonds d'archives sont conservés dans des bâtiments conçus à cette fin, mais, dans la majorité des cas, les archives sont conservées dans des bâtiments loués qui ont été adaptés de façon àrépondre aux besoins d'une institution d'archives. Toutefois, dans ce genre de bâtiments, les conditions de conservation suivant des critères scientifiques sont loin d'être idéales ou même satisfaisantes. Pour remédier à cette situation, la plupart des institutions d'archives envisagent la construction de bâtiments qui leur soient spécialement destinés. On peut donc s'attendre que de nouveaux bâtiments seront construits pour les archives dans un certain nombre de pays au cours des dix prochaines années. Les pays qui ont récemment construit de nouveaux bâtiments à cette fin sont l'Australie, l'Inde (Uttar Pradesh, Gujarât, Andhra Pradesh), l'Indonésie, le Japon et le Royaume‑Uni. La Belgique, l'Inde, l'Iran, l'Irak, le Kenya, la Malaisie et Singapour, pour ne citer qu'eux, envisagent la construction de nouveaux bâtiments.

Plusieurs bâtiments nouvellement construits comportent des installations de conservation souterraines, solution adoptée depuis un certain temps par les pays scandinaves et qui semble faire de plus en plus d'adeptes dans le monde. Parmi les mesures de protection contre l'incendie et l'humidité figure notamment l'utilisation de cloisons coupe‑feu, de portes métalliques, de fibre de verre et de plaques d'amiante. Il convient toutefois de signaler une particularité regrettable, quoique souhaitable d'un point de vue architectural: l'utilisation de murs constitués de panneau:; de verre, qui ne protègent ni de la lumière ni de la chaleur. Ailleurs, dans certains cas, les installations sanitaires se trouvent à côté ou juste au‑dessus des salles d'archives. L'humidité s'infiltre dans les murs et les plafonds, ce qui non seulement risque de causer des dégâts, mais encore perturbe la régulation hygrométrique des bâtiments climatisés. En outre, les installations sanitaires deviennent un milieu favorable pour les insectes, qui envahissent tant et plus les magasins. On pourrait énumérer, en ce qui concerne ces nouveaux bâtiments, un certain nombre de caractéristiques techniques de ce genre qui constituent des erreurs du point de vue de la conservation. Toutefois, on se bornera à souligner ici que la conception d'un dépôt d'archives climatisé et le choix des matériaux utilisés dans sa construction doivent être guidés par le souci de fournir la plus grande protection possible contre les insectes, les champignons, la chaleur, la lumière, les moisissures, l'incendie, les champs magnétiques et les intempéries, qui sont les principaux agents de détérioration des documents d'archives. Le CIA comme l'Unesco ont publié des études sur les spécifications des dépôts d'archives modernes. Il convient d'accorder une attention particulière à la surface utile ainsi qu'au facteur de charge par mètre carré à chaque niveau, à l'installation électrique - notamment sa capacité et ses possibilités d'extension future - ainsi qu'aux dispositions en vue de la construction éventuelle d'une annexe ou d'une extension du bâtiment, car les dépôts d'archives ne sont pas des bâtiments faciles à construire et l'on n'en construit un que toutes les trois générations ou davantage.

Les documents d'archives diffèrent quant au volume, à la forme et au format. C'est pourquoi il y a lieu de concevoir spécifiquement des rayonnages en fonction de la nature, du format et du volume des documents. La plupart des institutions d'archives gardent leurs documents sur des rayons et dans des armoires métalliques afin de leur assurer une protection maximale contre l'incendie et les insectes. Dans certains cas, cependant, les archives sont rangées sur des rayonnages en bois, en béton ou en brique. Ces zones d'entreposage nécessitent une surveillance attentive et constante pour être à l'abri des agents de détérioration, en particulier les insectes et l'humidité. Une pratique qui est adoptée partout dans le monde consiste à placer les documents dans des chemises ne contenant pas d'acidité ou dans des boîtes de rangement faites en matériau ne contenant pas non plus d'acidité avant de les ranger sur les rayons.

MILIEU AMBIANT

Pour garantir la longévité des documents d'archives, il est indispensable de créer des conditions ambiantes appropriées dans la zone de conservation. En d'autres termes, il faut mettre les documents à l'abri des agents biologiques nuisibles, de la lumière, de la température et de l'humidité, de la pollution atmosphérique et de la poussière.

Protection contre les agents biologiques

Les archivistes connaissent les dégâts que les insectes causent aux documents. Pour les éliminer, ils ont recours à des insecticides sous formes d'aérosols ou à des insectifuges. Ils prennent également d'autres précautions pour mettre les zones d'entreposage à l'abri des insectes. Parmi les méthodes couramment appliquées, on peut citer des pulvérisations d'insecticides tels qu'un mélange de pyrèthre et de DDT en solution, et l'utilisation d'insectifuges tels que le camphre, le naphtalène ou le paradichlorobenzène. Ces traitements sont surtout appliqués dans les pays tropicaux où les hydrocarbures chlorés tels que le dieldrine et le dieldrex sont également couramment utilisés contre les termites.

Certains dépôts d'archives ont recours aux fumigations à titre de précaution contre l'infestation par les insectes. Toutefois, quelques‑uns d'entre eux seulement disposent d'une installation de fumigation sous vide utilisant du carboxide gazeux ou du bromure de méthyle. Cette dernière technique est de plus en plus fréquemment adoptée par les dépôts d'archives, probablement parce qu'elle est relativement facile à utiliser et peu coûteuse. Un peu moins répandues sont les fumigations au paradichlorobenzène auxquelles ont toutefois recours, notamment, la plupart des pays anglophones. L'aldéhyde formique est également fréquemment utilisé, probablement du fait qu'il exerce aussi une action fongicide. Parmi les autres produits chimiques utilisés figurent le mélange phosphines, tétrachlorure de carbone et chlorure d'éthylène et l'acide cyanhydrique gazeux, mais ceux‑ci sont toxiques pour l'homme et ils doivent être utilisés avec de grandes précautions. Des fongicides tels que l'orthophényl phénol, le 4‑chloro‑m‑crésol et le thymol sont utilisés universellement. Ce dernier est un bon produit fumigatoire contre les champignons.

L'auteur a expérimenté avec succès la stérilisation comme moyen de mettre les documents à l'abri des insectes A cet effet, il les a exposés à une température de 65 °C dans un autoclave pendant une courte durée. Ce traitement détruit les insectes, leurs larves et leurs œuEs, sans qu'aucune détérioration immédiate du papier soit constatée. Toutefois, des études sont en cours afin de déterminer si ce traitement ne risque pas d'endommager le papier lorsque les documents sont entreposés pendant un certain temps. Si les résultats sont probants, il s'agira là de l'un des moyens les plus simples de se débarrasser des insectes qui infestent les dépôts d'archives.

Les installations de fumigation étant onéreuses, de nombreux petits dépôts souhaiteraient les utiliser en commun avec d'autres. Il conviendrait donc de prévoir des appareils mobiles que pourraient louer les petits dépôts.

La plupart des pays situés dans les régions froides de l'hémisphère nord n'ont pas ces problèmes d'infestation par les insectes et n'ont par conséquent pas d'installations de fumigation. La Belgique, la Finlande, les Pays‑Bas, la Norvège, le Portugal et la Suisse ainsi que quarante‑six institutions situées pour la plupart en France, en Espagne et au Royaume‑Uni n'ont pas d'installations de fumigation.

Lumière

Dans les bâtiments d'archives de construction récente, l'intensité de la lumière naturelle est réglée par la conception architecturale ainsi que par l'utilisation de stores vénitiens, de glaces teintées et de rideaux. L'utilisation de peinture réfléchissante permet d'obtenir un meilleur éclairement des salles. En ce qui concerne la lumière artificielle, la tendance actuelle est à l'utilisation d'un éclairage diffus dont l'intensité varie suivant les salles. La plupart des dépôts d'archives utilisent l'éclairage fluorescent, les salles d'archives n'étant éclairées que lorsque le besoin  s'en fait sentir. Toutefois, certains dépôts utilisent encore des lampes à filaments. Dans certaines institutions, en particulier en Italie, aucun éclairage n'est prévu dans les zones d'entreposage d'archives et l'on se sert de torches électriques pour sortir ou ranger les documents. Lorsque les documents sont exposés au public, il y a lieu de prévoir dans tous les cas un éclairage diffus ainsi que des filtres ultraviolets. C'est là un point que la plupart des dépôts d'archives oublient dans les expositions qu'ils organisent pour porter certains documents à la connaissance du public.

Température et humidité

La chaleur et les moisissures sont les deux agents qui causent le plus de dégâts dans les pays tropicaux et subtropicaux. Le problème est moins grave dans les pays à climat froid ou dans les régions tempérées. Pour combattre l'action néfaste de la chaleur et de la lumière, un grand nombre de dépôts d'archives situés dans les régions tropicales ont été équipés d'installations de climatisation, mais celles‑ci ne fonctionnent malheureusement pas 24 heures sur 24. Pour qu'une installation de climatisation soit efficace, il est indispensable qu'elle fonctionne en permanence tout au long de l'année. Dans les dépôts dotés de la climatisation, il convient de maintenir la température entre 18 et 22 °C et l'humidité relative entre 45 et 55 %. Il n'existe cependant pas de règles générales en ce qui concerne la température et l'humidité relative. Aux Bahamas, par exemple, la température est maintenue à 18 °C et l'humidité relative à 59 %, alors qu'au Canada, on préfère une température de 17 °C et une humidité relative variant entre 50 et 55 %. Aux Archives nationales des États‑Unis, la température est maintenue entre 20 et 24 °C et l'humidité relative entre 46 et 54 %. En Malaisie et à Singapour, la température varie entre 21 et 24 °C mais le taux d'humidité relative est plus élevé et se situe entre 50 et 65 %. En Europe, la température varie entre 14 et 21 °C mais elle est en général plus près de 14 que de 21 °C. L'humidité relative, elle, varie entre 40 et 65 % mais tend à se rapprocher de 65 % dans la plupart des cas. Au Danemark, en URSS et dans d'autres pays des régions froides du nord, lorsque la température est supérieure à 10 °C, les gens trouvent qu'il fait chaud et que cette température n'est pas propice au travail.

Dans les bâtiments non climatisés, en particulier sous les tropiques, on peut maintenir la température dans les salles d'archives dans des limites raisonnables en utilisant les salles situées au centre du bâtiment ou protégées par une véranda. L'été, on peut faire baisser les températures trop élevées à l'aide de climatiseurs individuels installés aux fenêtres. Il conviendrait de prévoir l'installation de distributeurs d'air, de ventilateurs et d'extracteurs qui, en assurant la circulation de l'air, permettent de lutter contre les effets de la forte humidité et évitent la formation de poches d'air stagnant dans les zones d'entreposage. Pour assurer la régulation de l'humidité, certains dépôts ont utilisé du gel de silice, mais les humidificateurs se révèlent plus efficaces. Cette dernière solution est appliquée dans un certain nombre de pays. Pour être efficace, l'humidificateur doit, de même que l'installation de climatisation, fonctionner 24 heures sur 24 dès que l'humidité relative est au‑dessus (ou au‑dessous) du niveau souhaité. Chaque dépôt doit être équipé d'appareils de mesure de la température et de l'humidité relative et les mesures effectuées doivent être relevées et consignées régulièrement.

Pollution atmosphérique et  poussière

La forme de pollution la plus répandue est celle causée par la présence dans l'air de gaz acides tels que les oxydes de soufre, d'azote et de carbone. Ces gaz sont le  produit de la combustion du charbon, du pétrole et des produits pétroliers. Ils rendent les documents d'archives acides et accélèrent ainsi leur détérioration. La poussière ayant des propriétés hygroscopiques, le taux d'humidité de l'atmosphère augmente, des taches apparaissent et d'autres dégâts sont constatés. Avec les poussières nucléaires est apparue une nouvelle cause de détérioration.

Pour lutter contre ces agents polluants, on veillera donc à ce que l'air qui pénètre dans les bâtiments soit épuré dans une solution alcaline au cours de son passage dans les appareils de climatisation, à ce que les salles soient dépoussiérées à l'aide d'aspirateurs, à ce que les fenêtres et les portes ferment hermétiquement et à ce que les dépôts ne soient pas implantés près d'installations nucléaires.

PROTECTION CONTRE L’INCENDIE

Presque tous les dépôts d'archives ont pris des mesures de prévention d'incendie. Les câbles électriques sont protégés par des gaines et des interrupteurs sont prévus à l'extérieur des salles d'archives. Dans de nombreux dépôts, des matériaux résistant au feu sont utilisés et les zones d'entreposage sont divisées en compartiments coupe‑feu. Dans les bâtiments climatisés, des registres automatiques sont installés dans les gaines de climatisation pour éviter la propagation de l'incendie. Des dispositifs de détection de l'incendie tels que les capteurs de chaleur ou les détecteurs de fumée sont prévus. Pour l'extinction de l'incendie, les deux agents les plus employés sont le gaz carbonique et les halogènes. Dans certains dépôts, les installations de lutte contre l'incendie comprennent en outre un système de diffuseurs d'eau équipé d'un dispositif de régulation de la chaleur, de canalisations d'eau et de manches d'incendie. Toutefois, pour que ces installations soient efficaces, il faut que tout le personnel sans exception sache utiliser les bouteilles à gaz pour combattre les incendies accidentels. Il est en outre indispensable de prévoir en même temps dans les bâtiments d'archives modernes des issues de secours pour le personnel et pour l'évacuation des documents des zones d'entreposage ainsi qu'une liaison avec les casernes de pompiers en cas d'incendie de grande envergure.

LA DÉSACIDIFICATION POUR LA CONSERVATION

L'une des causes principales de détérioration du papier est l'acidité, qui est due à un certain nombre de facteurs tels que le manque de pureté de la pâte de cellulose, l'utilisation de colophane et d'alun pour le collage, la présence de résidus chimiques résultant de défauts de fabrication, le milieu ambiant, l'utilisation de produits acides entrant dans la composition de la pâte à papier, etc. Il est indispensable de connaitre le degré d'acidité d'un document et donc de déterminer si le papier qui le compose est très acide, légèrement acide, neutre ou alcalin Chaque dépôt d'archives doit être doté de moyens et de personnel pour déceler la présence d'acide dans les archives et y remédier. Si les documents sont par ailleurs en bon état, il n'est pas souhaitable d'avoir recours à des techniques de désacidification coûteuses impliquant le traitement de chaque feuille avec des solutions neutralisantes. On peut utiliser des procédés plus simples, en tirant parti des installations existantes telles que les installations de fumigation, pour la désacidification à l'ammoniaque. C'est une technique simple; elle n'exige pas d'installation coûteuse et n'endommage pas les documents mais contribue réellement à neutraliser l'acidité. Si les documents ayant subi un tel traitement sont conservés dans un milieu ambiant approprié, c'est‑à‑dire dans des salles climatisées dont l'air est épuré avant de passer dans les appareils de climatisation, il y a peu de  chances que le papier redevienne rapidement acide. Tout dépôt d'archives devrait se doter de moyens à cet effet. A cet égard, les travaux de chercheurs allemands - qui ont fait l'objet d'une communication sur le traitement des documents à l'ammoniaque à basse température, à la Conférence de Cambridge de 1980 - sont d'un grand intérêt.

Il est vrai qu'on dispose maintenant d'autres produits tels que la morpholine et le diéthylzine pour le traitement de grandes quantités de documents, mais l'utilisation de ces produits chimiques présente des dangers dans un dépôt et elle n'est pas recommandée.

Restauration

Les fonds de nombreuses institutions sont dans un état de détérioration avancé. Toutefois, la proportion de documents qui nécessitent une restauration varie d'un dépôt à l'autre. En moyenne, 15 à 25 % des documents composant le fonds sont fragiles et ont besoin d'être restaurés. Dans certains dépôts, cette proportion représente jusqu'à 50 % du fonds. Certains dépôts connus de l'auteur n'ont pas même commencé leurs activités de restauration, mais ils prévoient toutefois de le faire dans un proche avenir. Par ailleurs, certains dépôts qui se sont dotés d'ateliers de restauration n'ont ni les ressources financières ni le personnel qualifié nécessaires pour faire le travail. Il ne fait aucun doute que les moyens disponibles sont insuffisants et qu'on a grand besoin de stopper les détériorations et de restaurer les documents sans tarder.

Il n'est pas dans l'intention de l'auteur de passer en revue dans le présent article les diverses techniques de restauration utilisées. Il suffira de dire que les méthodes qui ont supporté l'épreuve du temps sont les méthodes traditionnelles connues aujourd'hui sous les noms de technique florentine et de lamination par solvant. Tous les services d'archives devraient avoir un personnel qui a reçu la formation nécessaire pour restaurer les documents par ces techniques. De fait, les dépôts des pays en développement ne devraient appliquer que ces procédés. Ce n'est qu'une fois qu'ils auront acquis les compétences, les connaissances spécialisées et les fonds nécessaires qu'ils pourront envisager les traitements mécaniques.

La lamination à la machine convient tout spécialement pour la restauration des journaux conservés dans les dépôts. Le matériel nécessaire est toutefois coûteux et le manque de crédits auquel viennent s'ajouter les doutes, même s'ils ne sont pas justifiés, qu'a émis la Library of Congress (États‑Unis), risque d'en retarder l'utilisation. En attendant, la technique florentine ou la lamination par solvant suffiraient.

La machine à pulpe de papier est une machine dont l'utilisation va sûrement se développer lorsque sa construction se fera sur une plus grande échelle. Elle est très utilisée par les institutions d'archives de pays développés, surtout en Europe et aux États‑Unis. La machine est d'un prix élevé, mais si les travaux de restauration appellent l'utilisation de moyens mécaniques, il y a lieu de la préférer à la machine à laminer.

Personnel

Pour faire le travail de conservation et de restauration, il est toutefois indispensable d'avoir un personnel qui a les qualifications techniques voulues et qui a reçu une formation appropriée. L'effectif n'a pas besoin d'être important, mais il devrait être suffisant pour répondre aux besoins immédiats. Ce personnel devrait être apte à déterminer le taux d'acidité des documents et à se servir du  matériel utilisé pour la conservation et la restauration. Il devrait également résister àla tentation d'utiliser des techniques prétendues rapides ainsi que des matériaux présentant des caractéristiques discutables, car on fait davantage de mal à un document en le traitant avec de mauvais matériaux qu'en ne le traitant pas du tout. Cela est particulièrement vrai pour les nouveaux supports d'archives tels que les cartes perforées, les feuilles de sortie d'imprimantes, les bandes vidéo, les films, etc. Les connaissances techniques en la matière sont encore très limitées.

Formation

Les pays en développement connaissent actuellement une pénurie aiguë de personnel ayant reçu une formation. La plus grande partie du personnel dont ils disposent a acquis son savoir‑faire par une formation en cours d'emploi dans les archives nationales, à force de tâtonnements et d'erreurs ou en observent les institutions de pays développés. Cette situation tend toutefois à se modifier progressivement, car les pays en développement utilisent de plus en plus les moyens de formation offerts par les institutions qui ont été, ou qui sont mises sur pied avec le concours du CIA et de l'Unesco.

Néanmoins, on estime que les techniciens d'aujourd'hui doivent non seulement recevoir une formation portant sur les aspects pratiques de leur travail, mais avoir également des notions des sciences, notamment de chimie, ainsi que des techniques des matériaux auxquels font appel les procédés de conservation et de restauration. On commence à trouver des personnes ayant ces connaissances scientifiques de base. L'auteur espère que, de plus en plus, des personnes qualifiées choisiront le métier de conservateur d'archives, car la conservation des archives est aussi importante que leur administration ou gestion. De fait, ces trois grands aspects de l'archivistique sont interdépendants.

Conclusion

S'agissant des moyens de conservation préventive dans la plupart des dépôts qui ont répondu à diverses enquêtes, la situation générale semble être satisfaisante. Ce n'est toutefois pas le cas des dépôts de création récente ou des dépôts qui sont en train de se doter de tels moyens. La cause en est probablement le manque de personnel qualifié et de documentation sur la question. Toutefois, ils sont conscients de la nécessité de prendre des mesures pour la conservation. En effet, la seule autre solution possible, la restauration, dépasse les possibilités financières des services d'archives, même ceux de certains pays développés, étant donné son coût élevé et le très grand nombre de documents qui attendent déjà d'être restaurés.

La conservation préventive peut sembler coûteuse, mais elle est indispensable. Même lorsqu'elle fait appel à des équipements modernes, elle représente à peine 10 % du coût de la restauration, la solution de rechange.

Notes

1. Ouvrage non publié de l'auteur.

2. Recueil de communications présentées lors de l'International Conference on the Conservation of Library and Archives Materials and the Graphic Arts qui s'est tenue à Cambridge en 1980. Ces communications sont réunies dans un volume des Actes de la Conférence.

Bibliographie sélective

Cunha, G. M.; CUNHA, D. G. Conservation of library rnaterials. Metuchen, NJ., Scarecrow Press, 1972.

Diverses revues telles que: American archivist (États‑Unis), Journal of the Society of Archivists (Royaume‑Uni) Indian archives (Inde), et Archivum (CIA, Paris).

DUCHEIN, M., Archives buildings and equipment. Munich, Verlag Dokumentation, 1977. (Série des manuels du CIA, vol. 1.)

Kathpalia, Y. P. Conservation et restauration des documents d'archives. Paris, Unesco, 1973.

———, Consevation and restauration of archive materials: a survey of facilities. Paris, Unesco, 1978. La préservation des biens culturels. Paris, Unesco, 1968. 

<<TOC3>> XI — Téchnologies nouvelles et archives

<<TOC4>> Esquisse d'un plan de normalisation pour le microfilmage des archives

L'emploi du microfilm dans le domaine des Archives s'accroît sans cesse. C'est pourquoi il 8 semblé extrêmement utile de fixer certaines règles, faute de quoi le désordre qui s'établirait deviendrait rapidement irrémédiable. L'usage du microfilm est si général, s'applique à tant de cas divers qu'il est indispensable d'en fixer exactement les limites dans le cas particulier qui nous occupe. Il est bien entendu que nous n'envisageons le microfilm que dans le cas des Archives publiques, c'est‑à‑dire comme un instrument de travail scientifique et éventuellement aussi comme devant résoudre certains problèmes administratifs.

Le microfilm n'est pas une fin en soi. Il tend simplement à remplacer par un film les éléments traditionnels des Archives, le document, le dossier, la liasse, le registre. C'est en fonction de œs divers éléments qu'il en faut régler l'usage. Les opérations classiques d'archivage, le tri, le classement, l'inventaire, la cotation, doivent continuer à être ce qu'elles étaient auparavant, le microfilm De servant en fin de compte qu'à substituer une matière à une autre matière. Sur un inventaire, le passage d'un dossier papier à un dossier microfilmé doit être noté certes (nous verrons comment), mais ne doit pas modifier la structure même de l'inventaire et par conséquent le classement, sauf cas spéciaux (celui des plans ou des affiches par exemple, qui se pose d'ailleurs également pour la conservation de œs documents en originaux). Si l'on microfilme ultérieurement un dossier qui doit ensuite disparaître, si l'on introduit un dossier qui avait été antérieurement microfilmé, le même inventaire doit toujours servir sans modification, sauf celle indiquant la présence d'un microfilm à la place des orignaux.

C'est de ce principe essentiel qu'il faut partir pour régler l'emploi du microfilm Le travail de l'archiviste continue à être le même. Le microfilmage n'est qu'une opération supplémentaire, que les documents originaux soient destinés à disparaître, ou qu'ils doivent être rendus à leurs propriétaires (ou classés autrement, comme nous le verrons plus tard).

Le microfilmage est donc une opération tout à fait différente en matière d'Archives - et en matière de Bibliothèque ou de Documentation.

<<TOC5>> I. - Les principaux types de microfilmage d'Archives

En matière d'Archives, le microfilm peut être utilisé à plusieurs fins. Chacun de ces emplois nécessite quelques explications On peut distinguer:

A) Le microfilmage de substitution; 
B) Le microfilmage de sécurité; 
C) Le microfiImage de complément; 
D) Le microfilmage à but scientifique.

A) LE MICROFILMAGE DE SUBSTITUTION

Il y a microfilmage de substitution quand on microfilme des documents ou des séries de documents qui doivent être détruits après l'opération. Le microfilmage de substitution est Dé de l'idée que les Archives étaient envahies par une masse de papier sans œsse croissante, sans que l'on puisse disposer de la place et des installations indispensables pour recevoir œs versements.

Le rnicrofilmage de substitution est freiné dans la pratique par plusieurs sortes de considérations:

1) Le microfilmage de substitution ne reproduit pas entièrement œ qu'il y a sur le document. La critique d'un document repose parfois sur des aspects du document qui ne paraîtront plus sur le film: différences, mêmes légères, de couleur d'encre, nature du support du document, qualité du papier, filigrane, etc. Les caractères externes du document n'apparaissent pas entièrernent sur l'image filmée.

2) Les considérations juridiques ont également leur importance. Si dans le problème classique de la reproduction exacte d'un original, copie ou expédition, le microfilm peut rendre des services évidents par son exactitude, il faut néanmoins s'assurer de œrtaines conditions de réalisation (intégralité de la photographie, non addition d'un autre document, etc.). C'est pourquoi l'épreuve photographique n'est pas encore considérée comme faisant preuve d'une façon particulière Elle est une copie comme une autre copie. Il faudrait alors envisager la création d'un corps de photographes agréés, munis d'un brevet technique et assermentés. Dans l'état actuel du droit, le microfilmage de substitution n'est donc pas possible dans la plupart des pays, car il aboutit à substituer une simple copie à un original.

L'emploi du rnicrofilmage de substitution est donc particulièrement délicat. La plus grande circonspection est de règle. Il serait indispensable le jour où œ proœdé serait admis, de le limiter très strictement à des types de documents bien déterminés.

Si cette opération n'est pas possible dans beaucoup de cas, elle pourrait paraître en revanche parfaitement réalisable dans un but scientifique. Il est par exemple très encombrant de conserver des comptabilités anciennes, œpendant si utiles pour l'histoire économique. Dans ce cas le microfilmage de substitution est parfaitement valable

3) C'est alors qu'interviennent d'autres considérations, la plus importante étant d'ordre financier. Certaines contingences matérielles semblent avoir fait souhaiter l'extension du rnicrofilmage de substitution. L'encombrement du microfilm est œrtainement très inférieur t œlui des documents eux‑mêmes. Il y a parfois impossibilité absolue de conserver, faute de place, à portée immédiate de l'utilisateur des masses importantes de documents. ED ce cas, le microfilmage de substitution est une solution pratique. Lorsque les documents ne sont plus immédiatement utilisables et qu'ils sont conservés dans un but scientifique, œ qui est le cas de la plupart des dépôts d'Archives publics, le problème n'est pas exactement le même. Il n'y a plus nécessité absolue de les conserver àl'emplacement même de leur utilisation. Le problème se réduit donc à une simple comparaison entre le prix de revient du‑microfilm et celui d'un bâtiment d'Archives.

Nous avons donc exécuté les calculs de œs prix de revient. Ces calculs ont été établis en octobre 1953: ils appellent quelques précisions. Le prix de revient du microfilm a été établi sur la base d'une prise de vues de 1.000 photos par Jour, ce qui peut paraître insuffisant étant donné le débit de certains appareils de prise de vue, mais ce qui est logique quand on pense à la diversité des documents que l'on est obligé de photographier. Le coût de l'appareillage à été envisagé sur la base de 1.000.000 de francs français (chiffre indispensable pour l'amortissement, calculé sur le taux de 10 % par an), ce qui est faible et compense par conséquent le premier chiffre admis. Ce prix est calculé, compte non tenu des dépenses du personnel et des bâtiments néœssaires à la conservation des films. Les classeurs utilisés sont les classeurs métalliques d'un type courant à 4 tiroirs. Pour le coût des bâtiments nous avons pris les deux exemples récents des dépots du Tarn‑et‑Garonne (Montauban) et de l'Aisne (Laon), compte non tenu du prix d'achat des terrains. Le kilomètre de rayonnage revient, bâtiment et équipement inclus,  pour le Tarn‑et‑Garonne, à 7.600.000 pour l'Aisne à 10.000.000 environ ces dépôts étant pourvus de tous les perfectionnements de la technique moderne, chauffage, ascenseurs, etc.

——————————————————————————————————————————
					Prix
Type	Nombre	Equivalent	Mètres	———————————————————
du film	d'images	en liasses	de rayons	Microfilm	         Construction 
	du classeur				—————————————
					Montauban	Laon
——————————————————————————————————————————
35 BP.....	125.000	167	27,5	479.360	193.800	274.500
35 MP.....	110.880	148	24,4	469.560	185.440	244.000
35 NP.....	100.800	134	22,2	461.335	168.720	222.000
16 BP.....	480.240	640	105,7	902.804	803.320	1.057.000
16 MP.....	372.600	497	82	824.654	684.000	820.000
16 NP.....	339.480	453	74,7	803.404	667.720	747.000
——————————————————————————————————————————

On voit donc que ces comparaisons financières, même aussi peu précises qu'elles soient, laissent un sérieux avantage aux bâtiments d'Archives. Dans le cas de l'aménagement d'un bâtiment existant, l'économie est assurément encore plus marquée.

Cependant la conservation de certains documents peut appeler un microfilmage de substitution. Il est en effet des papiers et des encres qui se conservent fort mal. Or, la conservation d'un microfilm est quasi indéfinie du fait qu'on en peut tirer des contretypes lorsqu'on s'aperçoit que le film commence à se détériorer. Nous pouvons en particulier citer le cas des doubles de lettres au carbone sur papier pelure: la nature du papier et de l'encre font que ces documents sont souvent appelés à disparaître rapidement.

Le problème se pose également pour la conservation des documents dans les régions où, soit le climat, soit les insectes constituent pour les documents un danger de destruction permanent. Dans œs régions, il est certain que tous les dépôts d'Archives devraient être munis d'un laboratoire de microfilmage. Il faudrait alors obligatoirement envoyer un double des films dans des régions au climat moins défavorable

Mais nous pouvons dire que dans œs deux derniers cas nous avons bien un microfilmage de substitution, mais de substitution forcée qui équivaut à un microfilmage de sécurité. Il n'y a de substitution que si l'on veut éviter les doubles frais du microfilmage et de la construction de bâtiments d'Archives.

Le microfilmage de substitution doit donc être considéré comme une méthode à n'employer que dans le plus petit nombre de cas et soumise à des règles très strictes.

Pour des entreprises, qui peuvent avoir intérêt à faire du rnicrofilmage de substitution en raison des impôts pesant sur les locaux, des mesures de dégrèvement fiscal pourraient intervenir pour leur permettre d'assurer la conservation des archives anciennes

B) LE MICROFILMAGE DE SÉCURUTÉ

Nous ne reviendrons pas sur les deux exemples de rnicrofilmage de substitution forcée, qui sont en fait des rnicrofilmages de sécurité, que nous venons d'envisager.

Le microfilmage de sécurité consiste à prendre un film de documents ou de séries de documents que l'on craint de voir disparaître pour des raisons diverses:

 - préserver d'une destruction éventuelle et non volontaire (incendie, risques de guerre, etc.) des documents précieux soit en raison de leur utilité (état civil, papiers de sociétés, etc.),  soit parce qu'ils font partie du patrimoine intellectuel, ou artistique d'un pays;

 - permettre là communication de certains documents, particulièrement précieux ou fragiles, Don plus en originaux mais sous forme de microfilm, sauf cas spéciaux, ainsi que de séries dont la consultation fréquente et répétée serait un risque de destruction;

 - faciliter la consultation de certains types de documents en raison de leurs aspect matériel: nous pensons à certains fichiers anciens et particulièrement volumineux dont les fiches ne peuvent pas être maintenues par des tringles.

On peut rattacher à ce type de microfilmage, dans la mesure où la législation le permettra, celui des documents dont il est fait souvent des expéditions: c'est en particulier le cas des registres d'état civil.

 - enfin, dans le cas des demandes de consultation de documents avec déplacement il pourra étre prudent de procéder au microfilmage du doeument. Parfois on ne communiquera àl'extérieur que le microfilm; dans d'autres cas on microfilmera simplement le document avant de l'expédier.

Dans la plupart des cas de microfilmage de sécurité, il semble indispensable de conserver àl'abri un exemplaire négatif du film et de ne communiquer qu'un autre négatif ou un positif tiré du négatif mis à l'abri.

C) LE MICROFILMAGE DE COMPLÉMENT

Le microfilmage de complément consiste essentiellement à faire entrer dans un dépôt, sous forme de microfilms, des documents qui n'y sont pas conservés en originaux. Il peut être appliqué:

 - soit à des fonds entiers, archives de famille ou archives d'entreprises pour lesquels il fait en même temps office de microfilmage de sécurité;

 - soit même à des documents d'un fonds d'Archives versé, mais que leur propriétaire veut conserver pour une raison quelconque.

En matière d'archives privées, le microfilmage est une opération indispensable et permet d'offrir les solutions de dépôt, de conservation et de communication les plus souples et les plus efficaces. En matière d'archives publiques, le microfilmage de complément ne devrait pas être utilisé, car il favoriserait l'inexécution des règles de versement.

Il serait même indispensable d'envisager, à bref délai, des missions de microfilmage en France pour éviter dés destructions de fonds d'archives d'une grande importance ou leur envoi à l'étranger ou leur dispersion.

L'échange de microfilms entre pays est également une solution très intéressante. Cette  solution a déjà été appliquée pour des fonds conservés dans les Archives anglaises et intéressant la France. L'Inde, de son côté, a mis sur pied un programme de microfilmage des sources rela tives à son histoire, conservées à l'extérieur. La Belgique, récemment, 8 fait exécuter aux Archives de Dijon a de Lille des microfilms de séries entières qui intéressaient œ pays,  et elle va diriger son effort dans les prochaines années sur les fonds « belges » conservés à Vienne.

Les transferts d'Archives par accords diplomatiques, tels qu'on en a vu récemrnent, imposent aussi un microfilmage: les Archives de Simancas, inventoriées et cotées dans la série K des Archives nationales, à Paris, ont été ainsi microfilmées avant d'être rendues à l'Espagne en 1941. De même le petit fonds du comté d'Asti rendu à l'Italie en 1951, tandis que les Archives d'Etat de Turin procédaient à une opération beaucoup plus importante encore pour les Archives relatives à la Savoie et à Nice remises par l'Italie à la France en exécution du traité de paix et des accords de 1949.

D) LE MICROFILMAGE A BUT SCIENTIFIQUE

Le microfilm est, du point de vue scientifique, un instrument exceptionnellement rentable. Il a en effet une multitude d'applications.

La première est la reconstitution de fonds d'Achives disparus ou écartelés entre plusieurs  dépôts. Certains fonds ont complètement disparu. On peut les reconstituer en films en partant soit de films pris avant leur destruction, soit de copies faites par des historiens. Mais souvent aussi des fonds d'Archives sont dispersées entre plusieurs dépôts ou peuvent même figurer en partie chez des particuliers. Le microfilm permettra ainsi de les reconstituer.

Sur le plan international, on doit signaler que les autorités françaises et allemandes ont convenu par leurs accords archivistiques de 1953 de remédier par une opération simultanée de rnicrofilmage aux méfaits des échanges intervenus au me siècle entre les Archives alsaciennes et badoises, les fonds pourront ainsi être reconstitués sans nouveau transport matériel des documents.

Le microfilm permet également de constituer sur film des séries de documents intéressant un personnage ou une question donnée, documents dispersés dans des séries différentes ou des dépôts divers. Ainsi se trouveront constitués sous forme de films de véritables recueils de documents que les conditions actuelles de l'impression permettent difficilement de faire paraître. Ces films pourraient être largement diffusés, tout en sauvegardant les droits d'auteur de ceux qui les auraient réalisés. Il y a là une question qui pourrait sans doute être facilement résolue.

Un cas analogue se présente pour les documents figurant à des expositions. C'est tout au moins ainsi que procèdent maintenant les Archives nationales, à Paris. On y joint même dans la plupart des cas les documents qui sélectionnés par les Archives, ne peuvent, faute de place, être exposés. Nous avons donc une série de films composés sur un thème donné.

Ainsi, dans le domaine scientifique, la gamme d'utilisation du microfilm est très large. Il est probable que le microfilm apparaîtra, dans un très proche avenir, comme un indispensable instrument de travail. D'autres formes d'utilisation en matière d'Archives pourront être mises au point. Citons en particulier:

 - le microfilmage de œrtains inventaires non imprimés. Ces inventaires peuvent ainsi être mis à la disposition du public, dans le dépôt même, ou ailleurs et même à l'étranger; 

- microfilmage d'imprimés qui peuvent être consultés en même temps que les fonds d'Archives auxquels ils se rapportent;

 - microfilmage à la demande du public.

Dans un proche avenir, la complexité croissante de l'administration et le développement de la recherche historique ne pourront que multiplier les services rendus par le microfilm.

<<TOC5>> II - Les opérations préliminaires

Les opérations préliminires sont essentiellement les opérations classiques d'archivage. Aussi est‑il inutile d y revenir

Notons cependant qu'elles doivent se faire avec un soin tout particulier. En effet s'il est possible de redresser un tri et un classement d'archives, il sera très difficile, pour ne pas dire impossible, de modifier l'ordre des vues d'un film. Voici les points particuliers sur lesquels on doit insister:

A) Triage. - Le tri doit être fait ‑selon les principes habituels. Dans un triage d'archives il est parfois utile de conserver deux exemplaires d'un document qui figure en nombre. Il est évident qu'il faudra n'en garder qu'un seul pour le film. On doit autant que possible éliminer plus sévèrement pour le film que pour l'archivage ordinaire, ceci en raison du prix de revient élevé du film. 

B) Classement. - Le classement doit être également fait d'une manière très soigneuse. En effet il ne sera plus possible d'y revenir. Il ne faut pas faire des liasses énormes sans les diviser, faute de quoi le film serait d'une lecture difficile. Registres et manuscrits doivent autant que possible être foliotés ou paginés.

Il est enfin une question essentielle. En cas de rnicrofilmage de substitution ou de microfilmage de complément, on se trouve en face de documents qui ne figureront pas en originaux dans le dépôt. Il y a donc possibilité de les classer de deux manières différentes: soit en considérant les unités de films, bandes ou rouleaux, soit en unités archivistiques traditionnelles. Nous nous déclarons pour le second procédé Il a en effet l'avantage de pouvoir introduire, sans trop de difficultés, les archives microfilmées dans les inventaires ordinaires. Mais, et surtout dans le cas du microfilmage de complément, si les orignaux sont par la suite donnés ou déposés, ils viendront prendre normalement leurs cotes sans qu'il y ait lieu de bouleverser les inventaires. Ce dernier système est désormais utilisé exclusivement à Paris, aux Archives nationales.

<<TOC5>> III. - Les opérations techniques

Les opérations techniques du microfilmage ont, on le conçoit aisément, une importance capitale. Elles supposent d'abord un certain nombre de choix, souvent difficiles à faire.

A) LE CHOIX DU MATERIEL ET DU FILM

1) Choix du matériel de prise de vue

Etant donné le coût actuel des appareils de prise de vue et le peu de crédits dont disposent les services d'Archives, le choix d'un appareil est extrêmement difficile. Ce choix est entièrement conditionné par l'utilisation qu'on veut faire de l'appareil;  

a) Le dépôt ne fera du microfilmage qu'en quantité réduite et épisodiquement: il n'est donc pas question d'acheter un appareil à grand débit et dans la plupart des cas, un simple appareil photographique à petit format sera suffisant. Il permettra en outre à l'archiviste (qui est souvent en France conservateur des objets d'art) de l'emporter dans ses tournées d'inspection dans les communes;  

b) L'appareil du dépôt d'Archives peut servir aux besoins de la préfecture, d'un centre de documentation et même du public: il faudrait alors déterminer quels sont exactement ces besoins et agir en conséquence. Il faut en tout cas éviter de créer une installation trop grande dont le rendement serait insuffisant;  

c) Enfin, certains peuvent faire du microfilm sur une grande échelle: l'installation alors aura avantage à être le plus complète possible.

Nous verrons, dans la partie consacrée à la politique à suivre en matière de microfilms, qu'il serait sans doute préférable de multiplier les petits centres et d'équiper convenablement quelques gros centres en nombre limité.

Etant donné le travail à faire, il n'est pas nécessaire de choisir des appareils à très gros rendement. La diversité des travaux à exécuter exige le plus souvent plus de soins que de rapidité (l'appareil Remington électronique peut prendre jusqu'à 40.000 vues dans une journée). Seuls, les appareils statiques devront être utilisés. Dans le cas où l'on voudrait microfilmer, avec une certaine rapidité un gros fichier par exemple, il serait préférable de louer un appareil à grande rapidité que d'immobiliser de fortes sommes dans des appareils dont on n'aura que peu l'occasion de se servir.

La diversité des documents qui seront à microfilmer impose des appareils à possibilités multiples. Il serait souhaitable d'acheter des appareils pouvant faire indifféremment du 35 ou du 16 mm., des films perforés ou non perforés, possédant des fenêtres réglables permettant un cadrage exact et évitant des pertes de film. Actuellement, le Kodagraph semble être l'appareil le plus apte àremplir ces conditions: il a en outre l'avantage d'être facilement démontable et transportable. Il n'utilise cependant que des bobines de 30 m. et de plus ne peut prendre deux exemplaires à la fois. Son prix relativement élevé (1.800.000 fr. français, les difficultés de règlement en Europe y rendent son acquisition difficile. Dans ces conditions, il sera souvent nécessaire de recourir à d'autres appareils qui, parfaitement étudiés, présentent en outre œrtains des avantages du Kodagraph sans offrir toute la gamme de ses possibilités (Kodak anglais, Microjumma Debrie, Lumoprint, etc.). Si les appareils à débit rapide sont à écarter, il est en revanche préférable d'utiliser des appareils àtemps de prise de vue assez court.

Le microfilmage de séries de documents homogènes (surtout en œ qui concerne la conservation et le format: séries modernes ou registres) peut demander des appareils moins perfectionnés et plus rapides.

2) Chois de la pellicule

Les types de pellicule sont assez nombreux, ils diffèrent en nature et en dimensions.  

a) La pellicule orthochromatique doit être utilisée dans la plupart des cas. C'est d'ailleurs celle qui est la moins chère.

La pellicule panchromatique doit être utilisée par contre, pour des documents de différentes couleurs.

La pellicule en couleur n'a été utilisée aux Archives nationales qu'une seule fois pour le microfilmage d'armoriaux. Il est possible que les couleurs disparaissent au bout de quelques années.  

b) Il existe deux largeurs de film possibles: 35 et 16 mm.

Le 16 mm., qui pour un même nombre d'images est d'un encombrement évidemment  moindre et d'un de revient sensiblement plus faible, convient aux documents dont le format n'excède pas certaines dimensions, en pratique les dimensions maxima du format comrnercial, 21 x 27 cm., et spécialement aux documents modernes, dactylographiés ou imprimés.

Certains appareils américains utilisent le 16 mm. sur deux pistes de 8 mm. pour les documents d'un petit format, soit en photographiant côte à côte le recto et le verso du document, soit en opérant d'une façon continue sur les deux pistes.

3) Choix du format de  l'image

Plusieurs problèmes se posent à l'occasion du choix des dimensions de l'image.  

a) Il existe des films perforés et non perforés.

Les films non perforés permettent d'obtenir des images plus grandes, œ qui est intéressant quand le rapport de réduction est élevé. Sur 35 mm., l'image est, pour le film bi‑perforé, au maximum de 24 x 36 et, pour le film Don perfore, au maximum de 32 x 45. On peut donc, pour un même document, obtenir une réduction moindre avec du non perforé, ou, au contraire, photographier des documents plus grands.

Les règles adoptées par l'Association française de normalisation (AFNOR) ont fixé la dimension maxima des images pour les films non perforés à 32 mm. pour le 35 et 15 mm. pour le 16.  

b) Les rapports de réduction sont également essentiels à connaître. On sait que le rapport 10 correspond par exemple pour une image de 24 x 36 mm. à un document de 24 x 36 cm. En règle générale il ne convient pas de dépasser le rapport 20. Certaines appareils vont jusqu'au rapport 35. Ces appareils peuvent néanmoins être utilisés soit pour les documents de grandes dimensions écrits en gros caractères (affiches), soit en l'absence de cameras faisant la microfiche (nous verrons plus loin les précautions à prendre dans œ dernier cas).

Avec le rapport 20 on microfilme des documents comportant les dimensions suivantes:

Film bi‑perforé ..................... 48 x 72 cm.
— non perforé..................... 64 x 90 —   

c'est‑à‑dire que le rapport 20 sur du film non perforé est égal au rapport 25 sur du film bi‑perforé.  

c) Nous avons vu qu'une des dimensions de l'image, celle qui correspond à la largeur du film, avait été normalisée. L'autre est fixe sur certains appareils et correspond à la largeur de la enêtre de l'objectif. Dans les appareils à fenêtre réglable, il est donc possible de faire cadrer exactement l'image avec le document. Ces appareils projettent d'ailleurs sur le document un cadre lumineux qui correspond à l'image. En outre certaines cameras peuvent pivoter, ce qui permet d'utiliser le film dans la dimension la plus favorable Dans tous les cas, avec ces appareils, le film n'avance que de la portion qui a été impressionnée; aucune perte de film n'est donc à craindre.

B) LA PRISE DE VUE

On ne saurait insister sur le soin avec lequel la prise de vue doit être exécutée C'est une des conditions essentielles des opérations de rnicrofilmage, surtout dans le cas d'un microfilmage de substitution (s'il s'en fait jamais) ou d'un microfilmage de complément

1) Précautions à prendre quant aux documents

Pour avoir des images parfaitement nettes il faut exiger que les document soient d'une propreté irréprochable. Il convienfra donc de les dépoussiérer soigneusement. Les parchemins devront être parfaitement aplanis, faute de quoi certains lignes ou certains groupes de mots  pourraient être illisibles sur la photographie. Généralement le document est maintenu à plat par une glace. Il faudra faire attention aux documents des XVIIIe et me siècles dont l'encre a été séchée avec du sable: ces documents sont en effet susceptibles de rayer rapidement les glaces, ce qui gêne considérablement la prise de vue.

Si un document doit être pris en plusieurs fois, il convient de prendre une photographie d'ensemble au début de la série des photos de détail, quitte à la prendre au delà du rapport 20 afin d'avoir un cadre d'assemblage pour les photos suivantes. Dans le cas de documents de grandes dimensions et de longs rouleaux dont la photographie sera prise en plusieurs fois, il est indispensable de numéroter chacune des photos

2) Essai de la pellicule

La pellicule livrée dans le commerce n'est pas toujours d'une sensibilité identique. On doit alors faire un bout d'essai sur un même document avec des éclairages différents, en étalonnant les essais avec une cellule photo électrique; ce bout d'essai donnera le degré de sensibilité de la pellicule. Il est très important de se tenir rigoureusement à l'intensité de la lumière réfléchie par le document, choisie au bout d'essai comme étant la meilleure.

Dans le cas d'un registre dont pages et encres sont homogènes, il suffira d'effectuer œtte mesure pour la première fois. Dans le cas contraire et spécialement pour les documents sur parchemin. La mesure sera effectuée pour chaque pièce

3) Amorce

Si le film est destiné à être conservé en forme de bobines, il convient de laisser une amorce en tête de chaque bobine. Cette amorce a pour but de faciliter la mise en place du film sur les appareils de lecture et sur les agrandisseurs.

4) Disposition des documents

On ne doit utiliser que deux des positions sur les quatre possibles. Le haut du document sera toujours placé du côté de la bobine débitrice (pellicule vierge) ou du côté gauche du film suivant le sens du déroulement. Il faut donc faire très attention pour les appareils dont la camera peut pivoter, le document devant tester dans La même position par rapport au film Ces précautions sont essentielles pour la lecture commode du film

5) Titrage

La première image de la bobine doit être réservée au titre. Ce titre doit pouvoir être lu à l'œil nu. Les lettres et chiffres qui le composent auront au moins 2 mm. de hauteur. Il est recommandé d'employer des placards tout faits sur lesquels on fixe des lettres mobiles.

Sur le titre doivent figurer un certain nombre d'indications qui permettent l'identification:

- nom de l'établissement qui a pris le film; 
- date de la prise de vue (mois et année); 
- cote du film;
- cote d'Archives;
- numéro d'enregistrement du film; 
- numéro de la bobine dans la série; 
- éventuellement les initiales du photographe (cette indication sera indispensable si les microfilms sont admis en justice à la place des originaux)

En fin de bobine, on doit répéter le titre avec l'indication: « Fin », ou: « Suite bobine n° X ».

6) Composition du film

Le film doit être composé de manières différentes suivant la façon dont il sera conservé. S'il est conservé sous forme de bandes de 23 cm. il n'y a guère de problème. Au contraire, s'il est conservé sous forme de rouleaux, il convient de suivre certaines règles.

Il est toujours préférable, dit, de faire coïncider cotes traditionnelles d'archives et bobines: chaque bobine doit donc contenir un ou plusieurs registres par exemple, ou, inversement, un registre doit être microfilmé en une ou plusieurs bobines. On évitera d'écarteler une liasse ou un registre entre deux bobines. C'est Pourquoi la limite de 30 m., fixée pour chaque bobine, n'est pas une limite rigide. Suivant la longueur de l'article à microfilmer, on peut soit arrêter la bobine avant les 30 m., soit la continuer au contraire jusqu'à  ou 33 mètres....

Dans le microfilmage d'un registre paginé ou folioté, on prendra les pages blanches si leur nombre ne dépasse pas 5. Dans le cas contraire, on microfilmera une note indiquant le nombre des pages blanches, faute de quoi le lecteur non averti serait en droit de se demander si le microfilmage a bien été intégral.

Il est parfois difficile de se reconnaître sur une bobine de 30 m., plus difficile que dans une liasse composée de plusieurs dossiers. Les articulations de la liasse doivent donc être marquées sur le film d'une façon aussi nette que possible, soit par suite de 5 vues blanches, soit (comme on le fait dans certains pays) par le microfilmage sur une certaine longueur de deux bandes noires sur fond blanc. Dans les appareils de lecture à déroulement automatique, la séparation est alors très visible.

7) Dispositions particulières

Il ne saurait être question d'énumérer ici tous les cas particuliers qui peuvent se présenter au cours du microfilmage de séries d'Archives. Soulignons‑en les principaux:  

a) Il se peut qu'une liasse contienne un document trop grand pour être microfilmé. Il faudrait pouvoir alors le photographier sur microfiche (plan ou affiche). Dans œ cas une note doit indiquer la cote de ce cliché particulier. De même sur œ cliché doit figurer la cote de la liasse d'où le document a été extrait. Trop souvent hélas, il en a été de même pour les originaux qui ont été séparés des documents d'acompagnement et qu'il est très difficile aujourd'hui de retrouver;  

b) Il en sera de même pour les sceaux qu'il est très difficile de prendre correctement avec les appareils de microfilm. Il faudra constituer des collections photographiques de sceaux et y renvoyer lors du microfilmage des documents scellés;  

c) Il est souvent utile de connaître les dimensions exactes d'un document. Sur chaque document, ou en tête des registres, doit donc figurer une petite réglette graduée permettant de retrouver ces dimensions;  

d) Dans le cas de documents qui portent une analyse ancienne, on doit microfilmer d'abord cette analyse (généralement au verso), avant de microfilmer le document lui‑même;  

e) Dans le cas de documents en dossiers, ne pas oublier de microfilmer la première page de la chemise si celle‑a porte des indications.

C) LA CONSERVATION DES FILMS

Les problèmes des conservation des films sont tout aussi essentiels: les uns concernent les formes sous lesquelles les films doivent être conservés, les autres les conditions dans lesquelles, ils doivent être conservés.

1) Formes sous lesquelles on conserve les films

Il y en a essentiellement deux: la conservation en bandes et la conservation en rouleaux. Chacune de ses formes a ses avantages et ses inconvénients, chacune possède ses défenseurs et ses détracteurs écharnés 

a) Les bandes - Les bandes de films doivent avoir une longueur de 228 mm., soit par exemple 6 vues de 24 x 36 mm. Il n'existe de conservation en bande que pour le 35 mm.

Chaque bande est introduite dans un étui d'acétate de cellulose ou de vinyl. Il existe deux types d'étui. L'un a la largeur exacte du film (35 mm.), la bande de référence portant les indications permettant d'identifier l'image, se glisse a l'intérieur de l'étui, à cheval sur le film, ne recouvrant que les perforations, œ qui n'est possible évidemment qu'avec une pellicule mono ou bi‑perforée. L'avantage de cette solution est qu'il n'est jamais nécessaire de sortir le film de l'étui pour le passer dans un appareil de lecture ou dans un agrandisseur. L'autre a une largeur supérieure à œlle du film, pour permettre d'introduire au‑dessus de celui‑ci œtte bande de référence. Ce système sera naturellement employé dans les cas des pellicules non perforées. L'inconvénient est que la pellicule doit être retirée de son étui de protection pour la lecture ou l'agrandissement.

Les films conservés en bandes peuvent être ranges dans des meubles spéciaux ou dans des chemises ou dossiers suspendus, également conçus à œt usage: dans œ dernier cas on peut utiliser les classeurs ordinaires dans lesquels on conserve des dossiers.

La conservation en bandes convient parfaitement pour les séries d'archives composé‑es de pièces isolées ne comportant qu'un petit nombre de feuillets. Il en sera ainsi, par exemple, pour les collections d'autographes, des correspondances, des pièces présentées dans une exposition ou dans un Musée. Il ne saurait en être question pour des liasses d'archives modernes ou de grandes séries de registres. Ce système permet en effet le repérage immédiat des vues et exige un inventaire extrêmement précis qui peut être très utile dans certains cas. Cependant l'emploi en sera limité par le coût relativement élevé du procédé: sans compter un encombrement plus considérable que celui des bobines; l'habillement de la bande est relativement coûteux (9 fr. fr.), la conservation requiert un mobilier plus important, et le classement un personnel beaucoup plus nombreux. Dans la pratique il n'y aurait aucun avantage à mettre en bandes un registre de comptabilité qu'il est bien plus facile de dérouler librement, et plus généralement tout ce qui en original serait à feuilleter  

b) Les rouleaux - Les bobines les plus couramment employées sont celles qui peuvent contenir un rouleau de 30 m. avec les tolérances que nous avons indiquées. Pour éviter que le film soit trop serré, le diamètre du noyau central a été fixé à un minimum de 35 mm. 7 (les constructeurs s'étant en effet refusés à ce que le noyau ait 40 m. de diamètre, comme le demandait l'AFNOR). Les joues de la bobine doivent être percées d'ouvertures de manière à ce que l'air puisse circuler dans le film. On doit rejeter les bobines à joues pleines. Le trou centra] est en outre normalisé de façon àpouvoir être monté sur tous les appareils de lecture. Il doit comporter une encoche permettant la fixation de la bobine sur l'axe entraîneur. Les bobines sont en outre, aux Archives nationales, mises dans des étuis en carton et conservées dans des classeurs spéciaux.

Les doubles de sécurité, qui ne sont pas destinés à la consultation, peuvent être conservés en rouleaux de 120 m. Si l'appareil de prise de vue est muni lui‑même de bobines de 120 m., on utilisera sans frais supplémentaires l'emballage métallique dans lequel la pellicule vierge est livrée. Ce mode de conservation très simple présente en outre de nombreux avantages lors des lavages et tirages éventuels.

2) Conditions de conservation des films

Si les fabricants s'ingénient à fournir des films de plus en plus solides (ils sont en tout cas tous ininflammables aujourd'hui), œrtaines précautions doivent néanmoins être prises pour accroître leur durée de conservation. Ces conditions sont de plusieurs sortes:  

a) Conditions physiques. - Les deux principaux ennemis du film sont la trop grande chaleur et la trop grande humidité. Le local de conservation doit donc avoir une température  uniforme (les sautes de température entraînent des condensations préjudiciables) située aux environs de 18°.

Le degré hygrométrique doit être normal. Ceci pose la question de conservation des films dans les climats possédant des saisons très humides. Les doubles de sécurité devraient sans doute être envoyés dans des régions plus saines.  

b) Conditions chimiques. - Les films, malgré ces précautions, peuvent se trouver couverts et de poussières et d'éléments chimiques ou biologiques indésirables. Il convient donc de laver très soigneusement les films dans une eau très pure. Les films de sécurité devraient être lavés périodiquement. Ceci suppose une installation particulière.

Cela entraîne donc l'aménagement des dépôts de films de sécurité de façon à réunir toutes les conditions physiques indispensables et à pouvoir y opérer les opérations de lavage et de visionnage nécessaires.

Les essais de vieillissement des films ne donnent pas en effet des indications très précises. Il convient donc de visionner périodiquement, tous les cinq ans par exemple, les films de sécurité, de façon à faire retirer œux qui ont tendance à passer.

Les précautions pour les films d'usage courant sont nécessairement moins sévères que pour les dépôts de sécurité. Car le passage des films dans les appareils de lecture est toujours néfaste; il est pratiquement impossible d'empêcher les poussières des appareils de rayer les films. Dans ces conditions, il importe moins que soient remplies avec exactitude toutes les conditions de conservation (conditionnement d air par exemple).

D) LA COMMUNICATlON DES FILMS

La consultation des films se fait au moyen des appareils de lecture. Ces appareils exigent, dans la plupart des cas, une certaine obscurité. La salle de lecture des microfilms doit donc être séparée de la salle de lecture ordinaire. Il est probable qu'on construira de plus en plus des appareils pouvant être utilisés en pleine lumière.

Notons que les appareils actuellement en vente ne répondent pas pour la plupart aux conditions du travail scientifique.

Il est donc préférable d'indiquer ici quelles sont les exigences qui devraient être satisfaites:

 - l'appareil de lecture devrait pouvoir passer indifféremment le 35 et le 16 mm., les films perforés ou non perforés (il suffirait d'ailleurs qu'ils soient prévus pour les films non perforés);

 - l'appareil devrait être à rapport variable, c'est‑à‑dire avec la possibilité d'agrandir telle ou telle partie de l'image, ce qui peut être très utile pour œrtains documents;

 - on doit éviter les hauts voltages qui abîment les images que l'on laisse trop longtemps devant la source lumineuse;

 - le presse‑film doit être desserré automatiquement quand on avance le film ou conçu de telle manière qu'il évite le rayage du film par les poussières.

Certaines précautions doivent en outre être prises: on ne doit pas dérouler brutalement les films. Le lecteur doit éviter de toucher le film lui‑même avec ses doigts. Le rembobinage du film ne devrait pas se faire sur l'appareil de lecture, mais sur un appareil spécialement conçu pour cela (bobineuse).

Notons que le degré de netteté d'un appareil de lecture pourra être mesuré grâce à la micromire, qui n'est qu'une image de film étalonnée avec une série de points pour mesurer la netteté de tous les endroits de l'image.

Il existe des appareils à déroulement automatique. Etant donné le travail qui se fait dans les dépôts d'Archives, ce système n'aurait guère de raisons d'être utilisé que pour la consultation de fichiers.

<<TOC5>> IV. - Les opérations archivistiques

Le classement et l'inventaire des microfilms exigent des règles particulières. Ou, pour mieux dire, le microfilm demande, outre les inventaires classiques d'Archives, des inventaires et des répertoires particuliers.

A) CLASSEMENT

Nous avons étudié, ou indiqué sommairement, les conditions de classement des documents àmicrofilmer.. Ce classement ne diffère pas du classement ordinaire des archives. Les films doivent donc être à la suite classés dans l'ordre des cotes d'archives.

Le problème pourra être différent le jour où des fonds entreront dans les dépôts d'Archives sous forme de microfilms. Il faudra alors agir d'après les critères qui auront été utilisés pour le microfilmage des documents. Dés maintenant, il serait souhaitable que les administrations publiques dont les archives sont sous le contrôle des Directions centrales et régionales des Archives ne puissent microfilmer leurs documents (microfilms qui seront le plus souvent des microfilms de substitution) sans suivre les règles établies par les Archives

B) COTATION

Les microfilms de sécurité portent normalement les cotes des documents qui ont été microfilmés.

Le problème le plus délicat se pose pour les microfilms de complément ou de substitution. Si le microfilm est exécuté aux Archives mêmes, nous sommes d'avis de coter les documents comme s'ils étaient conservés en originaux. Chaque film portera donc une cote d'archives normale.

En France, les Archives nationales ont, en outre, attribué à chaque série de microfilm de complément une seconde cote spéciale, comportant le numéro de la série, le sigle Mi (Microfilm) et le numéro de la bobine dans la série

Expliquons‑nous. Les Archives des compagnies d'Assurances « La Nationale » sont entrées aux Archives nationales sous la forme de microfilm de complément. On leur a donc affecté une cote de la série des archives d'entreprises, 17 AQ. Chaque volume et chaque liasse porte dans cette série un numéro d'ordre, comme dans un classement normal d'archives. Si ces archives entrent un jour en originaux au; Archives nationales, ils prendront naturellement les cotes qui leur ont été affectées. Mais chaque bobine comporte plusieurs registres et le fonds comporte 26 bobines. Cette série a donc reçu la cote suivante pour le film: 9 Mi Chaque bobine porte, d'une part, son numéro de 1 à 26 et, de l'autre, les cotes de AQ qui correspondent. Il est donc très facile de retrouver la bobine qui contient telle ou telle liasse ou tel ou tel registre.

La nécessité de donner aux rnicrofilms de complément des cotes d'archives normales s'est fait assez vite sentir. Certains fonds privés ont en effet été donnés ou versés aux Archives nationales partie en originaux, partie en microfilms de complément. Pour dresser des inventaires logiques, i] a donc fallu donner des cotes même aux documents microfilmés. Dans le cadre plus général de la série des archives d'entreprises, ou des archives privées, il a paru plus logique, pour la tenue des inventaires, d'agir de la même façon quand le fonds entier se présentait sous la forme d'un microfilm de complément.

La cotation des microfilms de substitution qui seront versés aux Archives sera certainement beaucoup plus difficile. Dans la plupart des cas, il faudra sans doute s'en tenir à la cotation des unités de film, le plus souvent des bobines de diverses longueurs. Ainsi la comptabilité d'une entreprise est entrée aux Archives nationales sous forme de microfilm: nous avons affecté à chaque petite bobine une cote d'Archive. Ici, cotes d'archives et cotes de films coïncident exactement.

C) ENREGISTREMENT DES FILMS

A son entrée aux Archives, chaque unité de film doit être enregistrée et porter un numéro, différent de la cote du film. La cote du film correspond au classement, le numéro d'enregistrement correspond à la prise de vue. Un fonds peut en effet entrer dans les Archives sous forme de microfilm de complément, mais‑en plusieurs fois. Il est nécessaire de donner aux bobines de œ fonds une cote unique et de contrôler en outre la prise de vue par des numéros d'enregistrement différents

L'enregistrement des films est donc fait chronologiquement. Il pourra être très utile plus tard pour vérifier la tenue des films. Cet enregistrement doit être fait très soigneusement Il peut être fait suivant une numérotation continue, indéfinie ou annuelle. Les mentions suivantes doivent être portées:

- numéro d'enregistrement; 
- date de prise de vue;
- nom de l'organisme qui a effectué la prise de vue; 
- nom du photographe;
- dimensions du film;
- nature du film: ortho, panchro; nature du support; 
- nombre d'exemplaires;
- lieu de conservation des autres exemplaires; 
- tirages successifs;
- cote d'archives;
- mode de conservation (bobines ou bandes); 
- cote du classeur; 
- observations.

Le problème est plus délicat pour l'enregistrement des films qui n'ont pas été pris par l'établissement ou le dépôt où ils sont enregistrés. Deux cas peuvent se présenter:

 - le film est commandé par un dépôt et exécuté par un autre organisme. Il faudra alors demander à l'organisme qui exécute le film toutes les indications qui doivent être portées sur le registre d'entrée des films;

 - le film a été exécuté par un organisme inconnu et est versé dans un dépôt d'Archives. On devra alors noter la date d'entrée et porter dans la colonne des observations tout ce qui aura pu être noté sur l'état du film au moment de l'entrée. On notera également le nom de l'organisme verseur.

Chaque film tiré pour l'extérieur, soit pour le compte d'un particulier, soit pour le compte d'un organisme scientifique étranger, doit être soigneusement noté. On devrait constituer un fichier des films ainsi tirés, classant ces fiches soit d'après la cote des films, soit d'après la cote d'enregistrement.

Le problème de l'enregistrement des bandes est plus difficile, car œs bandes peuvent être extrêmement nombreuses. On ne devra cependant pas reculer devant la difficulté et la longueur. Les photographes enregistrent bien leurs photographies unité par unité.

D) INVENTAIRES

Il n'y a aucune raison pour que l'inventaire d'un fonds diffère selon qu'il se présente en originaux ou en microfilm. Les indications que l'on donne dans un inventaire sont celles que l'on juge utiles aux chercheurs et peu importe la nature sous laquelle sont conservés les documents.

Si donc en principe les fonds qui doivent être microfilmés ont été classés comme des fonds ordinaires et cotés suivant les méthodes traditionnelles, les inventaires doivent être cxécutés de la même façon. Il importe cependant de distinguer sur l'inventaire même les documents qui sont conservés sous forme de microfilm comme on distingue (au moins dans les inventaires français), les registres des liasses, puisque souvent dans les dépôts les registres sont mis à part De même qu'on distingue les registres par une astérisque, peut‑être serait‑il possible de distinguer les documents en microfilm par une petite croix. On aurait donc par exemple:

1 AQ*1. Banque Camondo, registre journal.
17 AQ + 1, Compagnie d'Assurances « La Nationale‑Vie », Procès verbaux du Conseil d'administration.

Le premier article représentant un registre, le second un microfilm.

Il est probable que des solutions diverses seront adoptées par les différentes administrations nationales d'Archives. Il serait cependant préférable de s'entendre sur un sigle international.

Il est bien évident que ce sigle ne serait employé qu'en cas de microfilm de complément ou de substitution. Même si un document a été consulté sous la forme d'un microfilm de sécurité, il doit porter la cote normale du document original.

Si un fonds entre dans un dépôt d'Archives sous forme d'un microfilm, l'inventaire en est beaucoup plus délicat. Il est en effet impossible, ou pour le moins difficile, de savoir comment le fonds a été classé avant d'être microfilmé. Il n'est en tout cas plus possible de redresser ce classement. La seule solution possible est donc de refaire l'inventaire image par image. S'il se trouve des dossiers constitués, la tâche en sera facilitée, mais il est des cas où l'on devra sans doute inventorier pièce à pièce Pour éviter des microfilmages sans ordre et sans précaution, il conviendrait que les Directions d'Archives puissent prendre sans tarder les mesures qui réglementeraient les méthodes de microfilmage des administrations et empêcheraient des désastres. Il est encore temps aujourd'hui. Demain il sera peut‑être trop tard.

Certains inventaires des rnicrofilms sont fort utiles. Ainsi il est souhaitable de publier une liste de microfilms dont les particuliers ou les organismes scientifiques nationaux ou étrangers pourraient acquérir des copies. Les Etats‑Unis ont publié récemrnent une telle liste de microfilms où se trouvent notamment les archives du département d'Etat et œlles des postes américains à l'étranger; chaque pays peut ainsi acquérir les séries qui l'intéressent, le prix en dollars des films étant indiqué après chaque article. La Pologne est entrée à son tour dans cette voie En Espagne aussi le « Servicio nacional de Microfilm » publie maintenant une liste périodique des microfilms réalisés par ses soins.

<<TOC5>> V. - Une politique du microfilm

Nous sommes peut‑être en mesure désormais d'y voir plus clair pour définir les termes essentiels d'une politique du microfilm, qui seule pourrait sauver un peu d'ordre et de logique.

A) PROBLÈMES D'ORGANISATION

La récente publication des Travaux du Comité central d'enquête sur le coût et le rendement des services publics (IIIe rapport et suites, Paris, 1950) estimait que la question du microfilm méritait un examen approfondi et exigeait une doctrine qui fait encore singulièrement défaut. La même remarque a été exprimée par des organismes analogues en d'autres pays, au Canada par exemple.

En France la loi de finances du 7 octobre 1946, avait prévu un monopole du microfilm dans les administrations publiques en faveur de l'Imprimerie nationale. Un grand atelier central était projeté qui ne fut en fait jamais créé: on imagine en effet les difficultés qu'aurait occasionnées l'obligation pour les administrations publiques du transport des documents pour les faire microfilmer. La commission s'avouait d'ailleurs hostile au monopole. Ce monopole ne semblait pouvoir être institué en raison de la multiplicité des usages du microfilm qui exige des personnels et des doctrines particuliers à chaque emploi qu'on en fait.

Si la constitution centres départementaux de microfilm est difficile, elle n'est pas impossible. Actuellement ces ateliers sont installés le plus souvent dans les dépôts d'Archives départementales, parfois dans d'autres services de la Préfecture. Bien plus, certaines Universités veulent créer, elles aussi, des centres de microfilmage. Il est assez difficile de concevoir un atelier départemental commun à tous les services. L'atelier départemental ne pourra en effet qu'être de dimensions modestes et ne pourra posséder tous les appareils indispensables. Le microfilmage d'archives nécessite une suite dans l'exécution et des appareils de prise de vue répondant à des normes particulières, dont n'ont souvent pas besoin les services administratifs ordinaires. La communauté des ateliers s'avérera donc dommageable, à brève échéance, à l'un ou à l'autre des utilisateurs.

Un autre problème se pose également. Il faut éviter au maximum les risques d'emploi insuffisant d'appareils qui se révèlent déjà à l'heure actuelle fort coûteux. Il faudra donc en venir, tôt ou tard àdes ateliers régionaux fonctionnant au profit des administrations publiques et, éventuellement d'organismes paraétatiques (sociétés nationalisées par exemple). Ces ateliers régionaux disposeront d'appareils fixes à grand rendement et d'appareils portatifs, en un mot de tout ce matériel nécessaire àtous les cas possibles, itinérants avec leur personnel pour desservir les départements voisins. Chaque département aurait, pour ses besoins courants, un appareil photographique petit format avec lequel il pourrait faire l'essentiel de son travail. Il ne ferait appel aux centres régionaux que dans des cas exceptionnels.

B) PROBLÈMES DE FINANCEMENT

Il est bien évident que l'État pourrait prendre en charge une partie du financement de ces centres, au moins pour l'achat des appareils et l'équipement de laboratoires. Le financement de fonctionnement serait assuré par les paiements effectués par les administrations utilisatrices, le complément étant à la charge, partie des départements desservis par le œntre, partie de l'État.

Si ces centres étaient dotés de l'autonomie financière, ils pourraient effectuer pour le public, la reproduction des documents publics, étant bien entendu qu'il bornerait là son rôle commercial, pour ne pas empièter sur le domaine des commerçants.

C) PROBLÈMES DE DIRECTION

Pour déterminer exactement la politique à suivre, une commission pourrait être instituée, composée de représentants des principaux utilisateurs (Administrations, Archives, entreprises nationalisées, Universités, etc.). Cette commission serait chargée d'accorder entre eux les desiderata des utilisateurs et d'envisager les solutions d'ensemble. On peut néanmoins esquisser, sous réserve de modifications ultérieures, les grandes lignes de cette politique.

La situation à Paris même est très complexe et on peut supposer qu'elle ne peut entraîner  la constitution d'un atelier central. En province les besoins seront moins abondants. Il est incontestable que c'est l'Administration qui utilisera le plus fréquemment le microfilm à l'avenir. En effet le point de sue d'une administration utilisatrice n'est pas le même que celui d'une administration d'Archives. L'Administration a l'obligation de conserver, à proximité de sa main un nombre souvent considérable de dossiers et, comme il n'est pas possible de construire des dépôts d'Archives dans les bureaux mêmes, le microfilm peut être une solution au problème.

On peut donc concevoir 3 sortes de Centres de microfilmage:

1) De petits centres, en principe un par département, dotés d'un appareil photographique petit format et d'un laboratoire de développement modeste;

2) Des centres d'appoint, comprenant des installations de prises de vue, sans appareil;

3) Des centres régionaux, comprenant des installations fixes à rendement élevé et des appareils démontables et portatifs d'appoint, itinérant avec leur personnel et se déplaçant dans les divers départements desservis par le centre. Si l'on vent éviter dans les petits œntres  des installations de développement, on pourrait envisager l'envoi des films pour développernent à ces centres régionaux. 

Des additifs à la réglementation sur les versements obligatoires aux Archives et le contrôle par elles des destructions des papiers des Administrations publiques, interdiraient tout microfilmage de substitution sans contrôle de la Direction des Archives. Si, pour des raisons de place, les administrations devaient se résoudre au microfilmage de séries de dossiers, il faudrait:  

— ou que ces dossiers fussent versés aux Archives une fois l'opération faite (ce qui évidemment accroîtrait la dépense puisqu'on ferait à la fois les frais du microfilm et les frais du dépôt);

— ou que le microfilmage soit exécuté par les soins, ou tout au moins sous le contrôle, de la Direction des Archives. Dans ce cas, un double du microfilm pourrait être déposé immédiatement à titre de sécurité aux Archives. Les opérations de classement, d'exécution des films et de contrôle des films exécutés (lavage, visionnage) pourraient ainsi en être facilitées.

Ces centres régionaux doivent donc être placés également sous le contrôle de la Direction des Archives, car le microfilmage portera presque essentiellement sur des documents d'Archives. La part du microfilm de documentation sera sans doute assez restreinte. Des fonctionnaires dœ Archives seront donc placés à la tête de ces centres, ce qui assurera des conditions uniformes d'action dans le domaine du microfilm.

C'est au travers de cette organisation que seraient conçus et équipés les dépôts refuges dœ microfilms de sécurité.

Une telle politique peut paraître trop ambitieuse et conduire à des dépenses excessives En fait, il n'en sera rien. En effet lés diverses administrations publiques tendent à multiplier aujourd'hui les centres de microfilmage, insuffisamment équipés et à rendement médiocre. Le contrôle de ces créations ne peut être assuré, car toutes les dépenses passent à travers les «édits de matériel, non spécifiés. La diversité des règles de microfilmage qui y sont appliquées conduira à des désordres irréparables: quand les dépôts d'Archives recueilleront plus tard les films issus de ces centres, il sera presque impossible de s'y retrouver. Il est absolument certain que l'organisation proposée qui sera en outre mieux équipée pour suivre les progrès techniques de œtte industrie, épargnera beaucoup de temps, beaucoup de désordres et des crédits sans doute importants

Bertrand GILLE,
Archiviste aux Archives nationales (Paris).

<<TOC4>> Les archives et les nouvelles techniques de l'informatique

Michael ROPER, 
conservateur principal adjoint, 
Service de recherche et de planification, 
Public Record Office, Kew

Cet article traite de la réticence manifestée par les archivistes et les gestionnaires de dossiers à l'égard des nouvelles techniques de l'informatique et examine les domaines auxquels ces techniques sont appliquées. Il recense les applications de ces techniques qui s'étendent à la plupart des activités de gestion des archives et des documents: la gestion des centres d'archives et de dépôt de documents; le contrôle conceptuel des archives et des documents aux différents niveaux d'organisation, y compris l'indexage et la recherche par ordinateur; et la conservation des archives informatiques. Il analyse les possibilités d'adaptation de systèmes conçus pour d'autres secteurs de l'information, la coopération en vue de la mise au point de systèmes d'archives et l'incidence des mini‑ et micro‑ordinateurs et indique enfin les domaines qui pourraient faire l'objet de travaux et de progrès nouveaux.

Introduction

Les responsables d'archives et de centres de dépôt de documents ont été beaucoup plus lents que les autres spécialistes dans le domaine de l'information à adopter les nouvelles techniques informatiques. Cette lenteur peut s'expliquer en partie par le conservatisme inhérent à la profession, mais également par des raisons pratiques. De par la nature même des archives, leurs responsables ne peuvent espérer tirer les avantages financiers que peuvent obtenir les bibliothécaires d'une informatisation de leurs systèmes d'acquisition, de catalogage et de prêts entre bibliothèques, souvent reliés à des bases de données bibliographiques centralisées; le niveau de consultation des archives justifie rarement l'adoption du système informatisé utilisé par les bibliothèques. De plus, il n'est pas sûr que la nature et l'urgence des demandes des utilisateurs des archives puissent justifier les frais d'une vaste informatisation, en particulier quand elle suppose la conversion rétrospective des instruments de consultation existants. Cependant, un certain nombre d'archivistes ont estimé qu'une informatisation sélective n'était pas inutile et les applications de l'ordinateur portent sur tous les secteurs de l'activité archivistique.

Gestion

L'utilisation des ordinateurs pour la gestion des centres d'archives et le contrôle matériel de leurs fonds est plus fréquente dans les centres de dépôt de documents que dans les archives proprement dites. La manutention de la masse des documents dans de tels centres ne présente pas en général de grandes différences avec la manutention en vrac d'autres produits dans un entrepôt et se prête donc parfaitement à l'automatisation. Dans le cadre de cette automatisation, on peut  utiliser un système d'ordinateur pour enregistrer les entrées de documents, fournir des listes précises et à jour des fonds, identifier et localiser les documents, rationaliser l'utilisation des zones de stockage et assurer le rappel automatique des dates d'échéance concernant des activités comme l'inventaire, la destruction ou le transfert des archives. Le système peut être encore perfectionné par l'enregistrement automatique des rappels de documents aux organismes émetteurs et leur retour au centre de dépôt après usage, permettant ainsi de contrôler la consultation des documents et les retards dans leur restitution. Plus les fonds d'un centre sont importants et plus son niveau d'activité est élevé, plus est justifiée l'adoption d'un système informatisé. Il n'est donc pas surprenant que les applications les plus remarquables dans ce domaine aient été le système PRIAM de la Cité des archives contemporaines des Archives de France à Fontainebleau' et le système NARS‑5 utilisé par les centres de dépôt de documents des Archives nationales des États‑Unis. Ces deux systèmes fonctionnent plutôt au niveau de la série formelle qu'à celui du document, mais il est toutefois prévu qu'à sa troisième phase le système PRIAM permettra d'établir des inventaires et d'entreprendre des recherches par matières.

Les centres de dépôt de documents ont également été informatisés par des entreprises commerciales, des autorités administratives locales et d'autres institutions. Il faut remarquer que plusieurs de ces applications de l'informatique ont eu lieu dans des centres nouvellement créés, dans lesquels le problème de la conversion rétrospective ne se posait pas et où l'informatisation était justifiée par les activités envisagées pour l'avenir De même, les centres de dépôt de documents de ces institutions se sont assez souvent vus dans l'obligation d'enregistrer des documents en désordre et sans l'aide d'instruments de recherches, et c'est la raison pour laquelle l'utilisation d'un ordinateur s'est révélée nécessaire pour assurer un premier classement des fonds de documents. Pour cette raison, les centres de dépôt de documents des institutions à l'échelon autre que national fonctionnent généralement plutôt au niveau du document que de la série formelle. Cependant, il est permis de douter de l'utilité d'un contrôle à ce niveau où la majorité des documents ne sont jamais consultés entre leur entrée et leur destruction.

La gestion matérielle des fonds d'archives par ordinateur est plus rare. Comme dans le cas des fonds des centres de dépôt de documents, I'automatisation présente des avantages plus évidents pour des grands services d'archives nationaux et les deux systèmes les plus avancés dans ce domaine sont le NARS‑A1 des Archives nationales des Etats‑Unis, et le PROSPEC utilisé pour les services les plus récents des Archives nationales du Royaume‑Uni. Il s'agit plus de systèmes exploités à l'aide d'ordinateurs que de systèmes entièrement informatisés, l'entrée se faisant par traitement par lots et la sortie sous forme de formats classiques Ils sont exploités principalement au niveau de la série formelle ou de la catégorie et leur avantage par rapport aux systèmes classiques est de permettre une mise àjour plus rapide lors de l'entrée de nouvelles séries ou catégories ou de l'addition de matériaux supplémentaires aux données existantes. Les systèmes du même type utilisés pour le contrôle administratif des archives et des fonds de manuscrits sont notamment le système MRMC II de la Division des manuscrits de la Library of Congress des États‑Unis et le système PARADIGM de l'Université de l'Illinois à Urbana‑Champaign.

Outre le système PROSPEC, les Archives du Royaume‑Uni disposent du système PROMPT pour le contrôle de la sortie des documents demandés pour consultation par les utilisateurs de son nouveau bureau de Kew. Les demandes de documents sont commandées au clavier par les utilisateurs sur des termi  naux situés dans la salle des références, puis, après contrôle de validité, transmises directement à la zone de stockage correspondante où elles sont imprimées; le retour des documents est enregistré au moyen d'un lecteur optique; l'ordinateur tient à jour une liste des documents en consultation et établit automatiquement divers relevés statistiques. On estime à 20 % environ le gain de capacité fonctionnelle obtenu grâce à ce système. Il est cependant difficile de savoir si un tel système serait rentable dans le cas d'un volume d'utilisation très inférieur à celui de Kew (1500 à 2000 sorties et retours de documents par jour).

La Sous‑direction générale des archives d'Espagne utilise un autre système de gestion à l'aide d'un ordinateur pour codifier et analyser les sujets de recherches des utilisateurs des archives dans le pays.

Contrôle conceptuel

Quand l'utilisation des ordinateurs dans les centres d'archives a été pour la première fois envisagée dans les années soixante, on espérait que ces systèmes permettraient un moyen d'accès à l'information au niveau du document ou de la page. Mais le coût de l'indexation à ce niveau s'est révélé excessivement élevé. De plus, si l'indexation des noms de lieux et de personnes ne soulevait aucune difficulté particulière, l'indexation par matières s'est révélée beaucoup plus ardue. On a donc préféré des systèmes moins ambitieux, fonctionnant à un niveau de classement plus général.

Au niveau de la série formelle, de la sous‑division de série ou de la collection, NARS‑AI, PROSPEC, MRMC II et PARADIGM sont plus que de simples systèmes de gestion et leurs caractéristiques générales permettent un certain contrôle conceptuel rendant possible un accès par matières à ce niveau. Les Archives nationales d'Israël disposent également d'un système d'accès aux documents à l'aide d'un ordinateur à ce niveau.

D'autres systèmes sont exploités au niveau intermédiaire du dossier ou de la chemise. Leur degré de complexité est variable: systèmes de traitement de liste relativement simples, dans le cadre desquels sont manipulées suivant différents ordres (alphabétique ou chronologique) un petit nombre de zones bien définies de longueur fixe (souvent limitées aux seuls noms de lieux et de personnes), sans que soit modifiée la structure interne des zones, ou systèmes de permutation dans lesquels des chaînes de sujets plus complexes sont décomposées en leurs divers éléments, qui sont ensuite manipulés suivant les ordres désirés. La première catégorie de systèmes a été utilisée pour l'élaboration des index par le laboratoire d'informatique de l'Université de Newcastle pour les Archives du Royaume‑Uni et dans une grande partie des premiers travaux des Archives de France sur l'indexation à l'aide d'un ordinateur. L'exemple le plus remarquable de système appartenant à la seconde catégorie est le système SPINDEX conçu et exploité par les Archives nationales des États‑Unis et utilisé par un nombre considérable de centres d'archives du Canada et des États‑Unis. Il en est maintenant à sa troisième révision: SPINDEX III. Entre ces deux extrêmes, il existe toute une série de systèmes plus ou moins complexes.

Un certain nombre de centres d'archives ont également étudié la possibilité d'exploiter des systèmes de traitement de texte complet, par lots ou pour la recherche en ligne; mais en raison du rythme assez lent des entrées et de leur coût élevé, ces systèmes ne peuvent être utilisés que pour des catégories limitées d'archives et leur avenir immédiat parait mieux assuré pour l'analyse du contenu de documents choisis entreprise par des historiens dans un certain nombre de pays que comme instrument d'accès aux documents d'archives.

Systèmes informatiques adaptés aux archives

Nombre systèmes utilisés par les centres d'archives et de dépôt de documents ont été créés spécifiquement en fonction de leurs besoins, mais d'autres sont le résultat de l'adaptation de systèmes initialement conçus pour d'autres secteurs de l'information. Les systèmes bibliographiques adaptés aux archives sont notamment le système MARC, sur lequel est fondé le système MRMC de la Division des manuscrits de la Library of Congress, le système INSPEC de l'Institute of Electrical Engineers du Royaume‑Uni, d'où est dérivé le système PROSPEC, et le système ASI créé par l'Université de Sheffield, qui est utilisé par le Foreign and Commonwealth Office du Royaume‑Uni pour le traitement de ses archives courantes". Les Archives du Royaume‑Uni et celles d'Écosse ont également expérimenté le système d'indexation PRECIS de la Bibliographie nationale du Royaume‑Uni, mais ont constaté que le système, sous sa forme actuelle, ne présentait que des possibilités limitées d'application aux archives. Les systèmes en ligne, comme le STAIRS et son système de traitement de textes ATMS, ont également été utilisés pour les archives. Des systèmes primitivement conçus pour la description des objets en trois dimensions conservés dans les musées ont également été utilisés: le système SELGEM de la Smithsonian Institution a été adapté pour traiter les informations concernant les archives de l'institution et celles de plusieurs autres musées des Etats‑Unis; au Royaume‑Uni, le système GOS de la Museums Documentation Association (anciennement IRGMA) a été appliqué aux archives du National Maritime Museum et des British Antarctic Survey Archives et suscite un vif intérêt parmi les archivistes.

Coopération entre les centres d'archives

Seuls un petit nombre de centres d'archives et de dépôt de documents possèdent leurs propres ordinateurs et quand ils ont envisagé de recourir à l'informatique, ils ont été fortement incités par les organisations dont ils relèvent à utiliser le matériel informatique déjà disponible dans leurs services. Il en est résulté une multiplicité de systèmes, particulièrement dans des pays comme le Royaume‑Uni ou les États‑Unis, qui n'ont pas de système d'archives uniforme relevant d'une direction centrale, ce qui a entrainé un grand nombre de doubles emplois et engendré des systèmes difficilement transférables. Une exception remarquable à cet égard est le système SPINDEX, dans le cadre duquel un groupe d'utilisateurs, le Réseau des utilisateurs du SPINDEX (SUN), fournit son assistance et sa coopération en vue de l'utilisation et de l'extension de ce système. Cependant, l'existence du système SPINDEX n'a pas empêché la création de différents autres systèmes d'archives aux États‑Unis. Pour remédier à cette situation, la Société des archivistes américains a créé un groupe de travail sur les systèmes nationaux d'information chargé d'élaborer des normes et un format d'échange de données pour les archives et les manuscrits. Au Royaume‑Uni, la création de formats d'échange de données a été jugée moins urgente du fait de l'existence des National Registers of Archives, qui fournissent déjà un système d'information centralisé, bien que fondé sur les instruments de recherche classiques. Cependant, la Société britannique des archivistes a pris un certain nombre d'initiatives en vue de l'élaboration d'un système informatique général, susceptible d'être adapté aux systèmes de données des différents centres d'archives. Ce système de classification‑indexation matières utilisant une notation alphanumérique, qui présentait certains avantages lorsqu'il a été conçu en 1967, année où les ordinateurs ne pouvaient traiter efficacement que des données codées et qui est  aujourd'hui souvent considéré comme trop complexe et trop rigide pour se prêter àune utilisation générale, a été publié en 1975 et adopté par quelques centres d archives comme base pour l'établissement de leurs index traditionnels. Plus récemment, un projet pilote a été entrepris afin d'étudier la possibilité d'adapter le système PROSPEC en vue de l'établissement de guides pour une gamme plus large de fonds d'archives, ainsi que pour la publication de guides archivistiques par matières. Il a été démontré que cette adaptation était techniquement réalisable (PROSPEC‑SA), mais qu'elle posait des problèmes conceptuels, en particulier de contrôle de vocabulaire, et aucun centre d'archives n'a pu encore adopter ce système. Actuellement, on s'intéresse surtout à élaborer des données normalisées pour les inventaires des archives, en vue de faciliter de nombreuses utilisations d'un système informatisé central pour l'élaboration d'instruments de recherche propres à chaque centre.

Au niveau international, des renseignements sur les possibilités d'échange d’informations concernant l'utilisation des ordinateurs sont fournis par le Comité d'automatisation du Conseil international des archives. Outre l'organisation de réunions régulières qui permettent aux membres et membres correspondants d'échanger leurs expériences, le comité publie une revue, ADPA, consacrée àl'utilisation de l'ordinateur pour les archives, et une série de directives àl'intention des archivistes qui envisagent d'informatiser leurs travaux.

Les archives informatiques

Les techniques nouvelles n'influent plus seulement sur les centres d'archives et de dépôt des documents en raison des possibilités qu'elles offrent pour un accès plus facile aux fonds, mais commencent aussi à avoir des répercussions sur la nature des matériaux produits par les services administratifs. Un grand nombre  données et informations statistiques sont déjà produites sur supports informatiques, dont l'interprétation et la consultation exigent l'utilisation d'un ordinateur et du logiciel correspondant; nous devons prévoir dans l'avenir la multiplication des documents de ce type, à mesure que se généraliseront les «bureaux sans documents » (ou les « bureaux avec moins de documents »). Les difficultés que posent les documents de ce genre sont liées notamment à l'altération de leurs supports et à la multiplicité des formats et des systèmes d'exploitation utilisés. Actuellement, on estime en général que le seul support de conservation durable est la bande magnétique d'un demi‑pouce destinée aux archives, qui doit être stockée dans un milieu spécial et rémbobiné et transcrite à intervalles réguliers. On recherche actuellement un moyen de stockage plus durable et le support qui semble présenter le plus d'intérêt à cet égard est le vidéodisque numérique. A l'heure actuelle, les documents informatiques intéressent surtout les archives nationales, notamment celles de la France, de la République fédérale d'Allemagne, de la Suède, du Royaume‑Uni et des Etats‑Unis, qui ont déjà accompli un travail considérable dans ce domaine, mais leur utilisation par tous les centres d'archives n'est plus qu'une question de temps.

Les progrès de la technique

Les progrès récents de la technique, avec la mise au point des microplaquettes et des micromémoires de grande capacité, ont mis l'informatique à la portée d'un plus grand nombre de centres d'archives et de dépôt de documents. L'apparition des mini‑ordinateurs, des micro‑ordinateurs et des machines de traitement  de texte permet aux centres d'archives d'acheter ou de louer leur propre matériel informatique et de ne plus dépendre à cet égard des organisations dont ils relèvent et des services informatiques extérieurs. Les centres d'archives qui possèdent déjà un petit système informatique qui leur est propre sont notamment les Archives du Royaume‑Uni (système PROMPT), le Hall of Records du Maryland et les Archives de l'État d'Israël. Le système MARS, fondé sur une unité de traitement de 32 K. qui est actuellement installé aux Archives d'Appalachia, àl'Université d'État de l'East Tennessee, est particulièrement intéressant à cet égard. Ce système accomplira diverses tâches administratives, établira un registre des entrées et des positions, assurera le contrôle conceptuel au niveau de la collection et élaborera des inventaires plus détaillés, accessibles par consultation en ligne ou par imprimante.

Nouvelles activités de recherche et de développement

En dépit des progrès récents de la technique et de l'expérience acquise par les premiers utilisateurs des ordinateurs dans le domaine des archives, un grand nombre de responsables des centres d'archives et de dépôt de documents hésitent encore à adopter les nouvelles techniques de l'informatique et continueront d'avoir une telle attitude tant que de nouvelles recherches et de nouveaux développements des aspects techniques et conceptuels de la question n'auront pas été entrepris.

Sur le plan technique, les nécessités commerciales obligeront certainement àremédier à l'absence de normes dans l'industrie des mini‑ et micro‑ordinateurs; les connaissances acquises dans ce domaine permettront d'élaborer des logiciels pour petits ordinateurs mieux adaptés aux archives que ceux qui sont actuellement disponibles et plus transférables; mais tant qu'il n'existera pas de lecteurs optiques de caractères bon marché et plus fiables, ou d'autres procédés permettant de réduire considérablement le coût très élevé de l'entrée des données (qui peut se révéler la partie la plus coûteuse de l'informatisation), le problème de la conversion rétrospective des instruments de consultation actuels fera obstacle à l'informatisation des archives établies de longue date.

Sur le plan conceptuel, deux domaines devraient, semble‑t‑il, être étudiés de manière plus approfondie par les archivistes: le contrôle du vocabulaire et les besoins des utilisateurs. On reconnaît généralement que l'informatisation des instruments de recherche nécessite un certain contrôle du vocabulaire de l'accès matières, mais des désaccords subsistent au sujet du niveau exact de contrôle qui doit être retenu entre l'utilisation d'un texte entièrement libre et un ensemble de termes rigide fixé à l'avance. L'expérience acquise par les Archives du Royaume‑Uni dans l'indexation de son guide par le système PROSPEC semble indiquer que la meilleure solution consisterait à utiliser des entrées par matières assez précises pour correspondre au niveau d'accès nécessaire, mais sans s'écarter de l'ordre du programme d'un thesaurus géré automatiquement. Cependant, il reste à démontrer que ce système puisse s'appliquer à un niveau moins global que celui de la subdivision de série, de la série formelle ou de la collection, ou servir de base àl'établissement d'un index général d'archives ou d'une base de données. De plus, il n'est pas du tout certain que l'établissement d'un index général ou d'une base de données soit dans l'intérêt des utilisateurs. Les travaux récents semblent montrer que la « méthode de provenance » utilisée traditionnellement pour la recherche par matières pourrait être mieux adaptée aux besoins des utilisateurs des archives que l'indexation du contenu par matières. Il serait donc peut‑être préférable de mettre l'accent sur l'établissement d'instru  ments de consultation par ordinateur selon des méthodes traditionnelles, au lieu de mettre en place des systèmes entièrement informatisés. Cependant, il faudrait entreprendre de nouvelles recherches sur les besoins des utilisateurs avant de pouvoir considérer cette conclusion comme définitive.

Notes

1. H. L'Huillier, L'application PRIAM à la Cité des archives contemporaines de Fontainebleau, Paris, Direction des archives de Francc, 1980. (Service de l'informatique, note d'information, 14.)

2. D. J. Butler et W. H. Nicholson, « ARMS - a computer‑based records management system developed by Tyne and Wear County Council », Journal of the Society of Archives vol. 6, n° 4, octobre 1979, p. 200‑208; M. Parch, « Records management in Dyfed», ibid., p. 209‑213; M.. Cook, Experimental automation of records transfer control in a small records centre », ADPA, vol.3, n° I, 1979, p. 16‑23; H. T. Hickerson, Archives and manuscripts; an introduction to automated access, Chicago, Socicty of American Archivists, 1981, p. 30 (Basic manual series).

3. A. Calmes, « Practical realities of computer‑based finding aids: the NARS‑A1 experience », American archivist, vol. 42, 1979, p. 167‑177; Hickerson, op. rit., p. 44.

4. P. Simmons, L. Bell et M. Roper, « PROSPEC: a computer application for the PRO », Journal of the Society of Archivists, vol. 4, 1970‑1973, p. 423‑427; M. Roper, Computers for archival management in the PRO: PROSPEC - a system for the control of records at the class level, dans: L. Bell et M. Roper (dir. publ.), Proceedings of an International Scminar in Automatie Data Processing in Archives, p. 14‑23, London, Her Majesty's Stationery Office, 1975.

5. Hickerson, op. cit., p. 24‑25.

6. Hickerson, op. cit., p. 41‑44.

7. M. Roper, « PROMPT: the computerised requisitioning system of the United Kingdom Public Record Office at Kew », International journal of archives, vol. 1, n° 2, 1980, p. 20‑29.

8. V. Cortes Alonso, « Codification of research work in the humanities: guide to researchers in the Spanish Archives», ADPA, vol. 3, n° 1, 1979, p. 9‑15.

9. A. Arad, « Enregistrement et indexage automatique: les Archives de l'État d'Israël », Revue de l'Unesco pour la science de l'information, la bibliothéconomie et l'archivistique, vol. 2, 1980, p. 123‑132.

10. A. Elliot et B. Jones, « Recent work at Ncwcastle University on the cataloguing and indexing of manuscripts », Program, vol. 7, 1973, p. 60‑66; C. D. Chalmers, « Computer indexing in the Public Rccord Officc », Journal of the Society of Archivists,, vol. 6, n° 7, avril 1981, p. 399‑403.

11. Direction des archives de France, Expériences et réalisations en matière de la recherche documentaire, Paris, Dircction des archives de France, 1977. (Service de l'informatique, note d'information, 9.)

12. Hickerson, op. cit., p. 25‑32; H. T. Hickerson, J. Winters et V. Beale, SPINDEX II at Cornell University and a review of archival automation in the United States, Ithaca, N.Y., Cornell University Library, 1979; H. T. Hickerson (dir. publ.), SPINDEX Users Conference. Proceedings of a meeting held at Cornell Unirersity, Ithaca,,New York, March 31 and April 1, 1978, New York, 1979..

13. Pour d'autres systèmes, voir: Bell et Roper, op. cit., p. 43‑80; M. M. Torchia, « Two experiments in automated indexing: the Presidential Papcrs and the Papers of the Continental Congrcss », American archivist, vol. 39, 1976, p. 437‑445; D. Bearman, « Automated access to archival information assessing systems », American archivist, vol. 42, 1979, p. 179‑190; M. G. Underwood, « A computer index for the Archives of St. John's College », Journal of the Socicty of Archivists (Cambridge), vol. 6, n° 4, octobre 1979, p. 214‑218.

14. D. Herlihy, « Numerical and formal analysis in European history », Journal of interdisciplinary history, vol. 12, n° 1, été 1981, p. 132‑133.

15. Hickerson, Archives and manuscripts, op. rit., p. 25.

16. Simmons, Bell et Roper, op. cit., p. 423‑424.

17. P. H. Vickers, « Information retrieval in the FCO », O and M bulletin, vol. 26, 1971, p. 85‑92.

18. Chalmers, op. cit., p. 405‑413.

19. M. Bond, « Computer applications in the House of Lords Reeord Office », Journal of the Society of Archivists vol. 5, n° 7, avril 1977, p. 466.

20. Hickerson, op. cit., p. 32‑34.

21. Hickerson, op. cit., p. 30.

22. Hickerson, op. cit., p. 24‑25, 32‑44.

23. R. H. Lytle, « A national information system for archives and manuscript collections », American archivist, vol. 43, 1980, p. 423‑426

24. Working Party on Subject Indexing, Subject indexing classification scheme, Northampton, Society of Archivists, février 1975; C. D. Chalmers et J. B. Post, « A flexible system for the cumulative general index », Journal of the Sociely of Archivists, vol. 6, n° 8, octobre 1981, p. 485‑486.

25. M. Roper, « PROSPEC‑SA: a case study in setting up a co‑operative computer project », ADPA, vol. 2, n° 2, 1977, p. 9‑14; M. Roper, PROSPEC‑SA pilot project: the development of PROSPEC for wider use in  providing guides to record offices, London, British Library, 1978 (British Library research and development report, 5458).

26. M. H. Fishbein, Guidelines for administering machine‑readable archives, ICA Committee on Automation, 1980; A. Arad et M. E. Olsen, An introduction to archival automation, ICA Automation Committee, 1981. D'autres ouvrages sont en préparation.

27. T. Morris, « Two cheers for the paperless office », Records management, n° 6, 1981, p. 11‑25; D. M. Avedon, «Automated records; a new challenge for archives », International journal of archives, vol. I, n° 2, 1980, p. 41‑43.

28. A. Horder, Video discs.. Their application to information storage and retrieval, 2e éd., Hatfield, National Reprographic Centre for Documentation, 1981. (NRCD Publication, 12.)

29. C. M. Dollar, « Appraising machine‑readable records », American archivist, vol. 41, 1978, p. 423‑430; L. Bell, « The archival implications of machine‑readable records », Archivum, vol. 26, 1979, p. 85‑92; M. Roper, « The changing face of the file: machine‑readable records and the archivist », Archives, vol. 14, 1979/80, p. 145‑150; C. I. Geda, E. W. Austin et F. X. Blouin, Jr. (dir. publ.), Archives and machine‑readable records, Chicago, Society of American Archivists, 1980; Direction des Archives de France. Les archives informatiques: un problème actuel, Paris, Direction des archives de France, 1980 (Scrvice de l'informatique, note d'information, 15); Fishbein, op. cit.

30. R. M. Kesner et D. Hurst, « Microcomputer applications in archives: a study in progress », Archivaria, vol. 12, été 1981, p. 3‑19.

31. Chalmers et Post, op. oit., p. 482‑492.

32. R. H. Lytle, « Intellectual access to archives », American archivist, vol. 43, 1980, p. 64‑75 et 191‑206.

<<TOC3>> XII — Evolution internationale en matière d’archives

<<TOC4>> L'Unesco et le développement des archives

Frank B. Evans, 
Division du Programme général d'information Unesco

Le présent document retrace les activités de l'Unesco en Saveur des systèmes et services d'archives de 1946 à nos jours; décrit les principaux projets et activités relevant à la fois du Programme c' Budget ordinaire et du Programme de participation; indique l'origine, le champ d'action et la nature du programme RAMP mis en œuvre en 1979 dans le cadre du PGI (Programme général d'information); résume les projets et activités terminés, en cours d'exécution ou prévus au titre du RAMP dans le cadre des efforts déployés par le PGI pour faire face aux besoins d'information des années quatre‑vingt.

Rappel historique

Le développement des archives à l'Unesco peut être divisé en trois périodes relativement distinctes: depuis la création de l'Organisation en 1946 jusqu'en 1967; de 1967 à 1977; de 1977 à nos jours. Pendant chacune de ces périodes, l'Unesco a entrepris diverses activités concernant les archives, mais, au cours des trente‑six années, la nature et la portée de ces activités ont considérablement évolué.

<<TOC5>> Du CIA au DBA - 1946‑1967

L'Unesco a compris d'emblée que, pour s'acquitter des tâches qui lui incombaient dans les domaines de l'éducation, de la science, de la culture et de la communication, elle avait besoin, dans bien des cas, de l'appui et du concours actif des organisations non gouvernementales spécialisées et professionnelles. C'est ce qui explique qu'elle a aidé à la création d'organisations de ce type dans les domaines où elles n'existaient pas au niveau international, comme celui des archives. Ainsi, à la demande d'archivistes des États‑Unis, l'Unesco a convoqué à Paris, en 1948, un petit groupe international d'experts chargés de la conseiller sur les besoins et les problèmes en matière d'archives. Avec l'appui de l'Unesco, ce groupe a proposé la création d'un Conseil international des archives (CIA), mis sur pied officiellement deux ans plus tard à Paris, à l'occasion du premier Congrès international des archives.

Lors de la préparation du congrès, le groupe d'experts et l'Unesco ont prévu de constituer une bibliographie des guides d'archives européennes publiés depuis 1934 ainsi que des guides d'archives d'autres pays publiés depuis 1900 - l'Institut international de coopération intellectuelle, créé après la première guerre mondiale, avait publié en 1934 le premier volume (Europe), resté en définitive le seul, d'un Guide international des archives en plusieurs volumes. Cette bibliographie des guides. a été la première publication résultant de la coopération entre l'Unesco et le CIA, coopération qui, depuis lors, s'est étendue à tous les domaines de l'archivistique.

A sa huitième session, en 1954, la Conférence générale de l'Unesco a autorisé la création d'une unité de microfilms qui serait mise à la disposition des États membres pour les aider à préserver leurs archives et documents de bibliothèques rares. L'Unesco prêtait le matériel technique et fournissait les services d'un expert de la microphotographie pour le filmage et la formation pratique, tandis que le pays demandeur choisissait les documents àmicrofilmer et fournissait le film et toutes les installations nécessaires

Cette unité a opéré dans huit pays d'Amérique latine, et l'Institut panaméricain d'histoire et géographie, sous contrat avec l'Unesco, a publié en 1963 un guide de tous les documents qu'elle a filmés et qui représentait plus de deux millions de pages. L'Unesco a également passé un contrat avec l'institut pour que les copies du microfilm soient conservées à son siège à Mexico, et a chargé le Centre de documentation scientifique et technique de cette ville de faire le nécessaire pour que les établissements de recherche et les chercheurs puissent se procurer des copies du microfilm à prix réduits. L'unité a ensuite opéré dans les États arabes et des copies des microfilms réalisés dans quatre pays de la région ont été déposées à l'Institut des manuscrits du Caire; au Centre de documentation scientifique du Conseil de la recherche a été confiée la tâche de faciliter la vente des copies de ces microfilms. A sa douzième session, en 1962, la Conférence générale de l'Unesco a autorisé la création d'une seconde unité de microfilms dont les activités se sont essentiellement déroulées dans cinq pays d'Asie du Sud‑Est. Par la suite, les copies des microfilms qu'elle a réalisés ont pu être déposées et mises en vente à la Bibliothèque orientale de Tokyo.

Pendant cette période, la deuxième grande activité a consisté à mettre au point, en collaboration avec le CIA, un projet à long terme en ‑vue de préparer et de publier plusieurs séries de guides des sources de l'histoire des nations. Ce projet, approuvé à la dixième session de la Conférence générale de l'Unesco en 1958, se poursuit et vise à faire connaître aux chercheurs, en particulier dans les pays en développement, les sources de l'histoire de leurs pays contenues dans les archives étrangères, essentiellement européennes et nord‑américaines. La première série, sur les sources de l'histoire de l'Amérique latine, comprend actuellement onze guides publiés entre 1966 et 1976. La deuxième, sur les sources de l'histoire de l'Afrique subsahélienne, comprend neuf guides publiés entre 1970 et 1978; enfin, dans la troisième série, qui concerne les sources intéressant l'histoire de l'Afrique du Nord, de l'Asie et de l'Océanie, cinq guides ont été publiés à ce jour.

Le troisième domaine d'activité de l'Unesco pendant cette période a été celui des publications spécialisées Depuis la création du CIA en 1950, l'Unesco lui a octroyé une subvention annuelle utilisée essentiellement pour préparer et publier la revue Archivum. L'ancien Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques (qui a changé de titre en 1979 et est devenu la Revue de l'Unesco pour la science de l'information, la bibliothéconomie et l'archivistique) a publié un certain nombre d'articles sur les archives et, en 1966, le CIA a publié en anglais et en français un manuel sur l'archivistique tropicale, préparé en collaboration avec l'Unesco, de même qu'un manuel sur les bâtiments et équipements d'archives, avec une assistance financière de l'Organisation.

Néanmoins, au cours de ces premières années, les activités de l'Unesco en faveur du développement des archives répondaient surtout à des demandes spécifiques des États membres. D'une manière générale, il s'agissait: de bourses d'études et de formation; de fonds pour l'achat de matériels et de fournitures spécialisées; d'assistance financière aux réunions professionnelles nationales, régionales et aux publications spécialisées; de services de consultants chargés de  donner des avis sur tout un éventail de problèmes concernant les archives comme la création d'un nouveau service ou la réorganisation d'un service existant, la rédaction de lois et règlements en matière d'archives, la planification de nouveaux bâtiments ou la restauration d'installations de reprographie, la planification et l'organisation de cours de formation pour les professionnels et le personnel technique La plupart du temps, la durée de ces activités était relativement courte et elles ne faisaient pas partie d'un plan à long terme. Pendant cette période, la responsabilité du développement des archives et des bibliothèques était partagée entre plusieurs unités du secrétariat de l'Unesco, ce qui n'a pas été sans poser des problèmes au niveau de la formulation et de l'exécution d'un programme vaste et continu. C'est en grande partie pour surmonter ces difficultés que l'Unesco a créé en 1967 un Département de la documentation, des bibliothèques et des archives (DBA).

<<TOC5>> DBA, Natis et Unisist, 1967‑ 1977

Avec l'organisation du DBA en 1967, les activités de l'Unesco dans le domaine des archives ont pris une ampleur considérable. Les demandes d'assistance directe des États membres ont continué à croître chaque année, en particulier dans le cadre du Programme de participation de l'Unesco, et, en plus des bourses et indemnités d'études, des matériels et des consultations à court terme, des fonds de plus en plus importants ont été octroyés pour organiser des séminaires nationaux, régionaux et internationaux, des ateliers et autres activités analogues de formation professionnelle'.

Pour faciliter la planification de son programme, le DBA a réuni en 1970 un groupe de spécialistes des archives chargés de l'aider à définir les grandes lignes de sa politique en matière d'archives. La principale recommandation de ce groupe a été que les principaux domaines dans lesquels l'Unesco devait concentrer ses efforts étaient ceux de la planification - de préférence sur une base régionale - du développement des archives, de la recherche et de l'assistance, en particulier dans les domaines de la formation et de l'orientation techniques, et de la protection du patrimoine archivistique de l'humanité. Conformément à ces directives, le DBA a organisé des projets pilotes sur l'administration des archives en Côte‑d'Ivoire et au Costa Rica, financé des séminaires internationaux sur la gestion des documents publics et le traitement automatique des données d'archives et, avec l'assistance financière du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), créé deux centres régionaux de formation professionnelle, l'un à Dakar pour les pays d'Afrique francophone, l'autre à Accra pour les pays. d'Afrique anglophone. Les plans relatifs à la création de centres de formation semblables ainsi que de centres associés, en Asie et en Amérique latine, pour former des techniciens de la restauration et de la reproduction des archives n'ont pas été exécutés en raison d'un appui insuffisant des pays intéressés et, en particulier, des modifications apportées au programme du PNUD, notamment d'une réduction sensible du nombre de ses projets régionaux.

Une série d'études techniques et de manuels, fondés en partie sur les recommandations du groupe d'experts, ont également été préparés par le CIA, sous contrat ou grâce à une assistance financière de l'Unesco, et diffusés par cette dernière et le CIA en tant que publications ou documents. Dans la série de l'Unesco « Documentation, bibliothèques et archives: études et recherche », ont été publiés: Projet de loi d'archives type; Conservation et restauration des documents d'archives, Organisation du préarchivage (centres de documentation); La conception des bâtiments d'archives en pays tropical. Les études préparées et publiées soit sous forme  de documents l'Unesco, soit par le CIA traitaient des questions suivantes: rôle des archives dans l'administration publique et politique de planification des pays en développement (des études parallèles ont été menées en français et en anglais); écoles et études d'archivistes; normes et méthodes de base des ateliers de préservation et de restauration applicables aux pays en développement; normes de base pour l'équipement, l'entretien et le fonctionnement d'un laboratoire reprographique des archives des pays en développement; préparation d'un guide des archives des Nations Unies et autres organisations internationales; questions juridiques soulevées par l'utilisation des microfilms; principes et critères àappliquer aux négociations concernant les contentieux archivistiques; étude des installations de conservation et de restauration des archives.

Parallèlement à ses activités en faveur du développement des archives, le DBA a encouragé la création de bibliothèques et services de documentation. Le résultat de cette expérience globale a été que celui‑ci a de plus en plus axé ses activités sur un programme de développement des systèmes nationaux d'information, connu par la suite sous le sigle Natis. Une série de consultations avec des groupes d'experts ainsi que des séminaires nationaux et régionaux consacrés à ce sujet ont débouché sur la Conférence intergouvernementale sur la planification des infrastructures nationales en matière de documentation, de bibliothèques et d'archives, tenue en septembre 1974 à Paris. Cette conférence a adopté une série de recommandations favorables au programme Natis et aux travaux déjà accomplis par le DBA en ce qui concerne la préparation et la publication d'études sur les implications du Natis: dans la série « Études et recherches », par exemple, deux études générales sur la planification et l'organisation des infrastructures nationales d'information, et, dans la série des documents, des études sur la planification du personnel de l'information et la constitution d'un cadre législatif pour la mise en place du Natis.

Cependant, le programme Natis avait été précédé, à l'Unesco, par la mise au point d'un autre programme dans le domaine de l'information - le programme intergouvernemental Unisist de la Division de l'information et de la documentation scientifiques de l'Unesco - , lancé par la Conférence générale de l'Unesco à sa dix‑septième session en 1972. L'Unisist (Universal System for Information in Science and Technology), qui est une dénomination plutôt qu'un sigle, a été planifié et mis en œuvre en tant que programme intergouvernemental destiné à assurer la compatibilité des systèmes et services d'information scientifique et technologique pour faciliter les échanges d'information et améliorer le transfert de l'information Au lieu d'autoriser, dans le domaine de l'information, la création d'un autre programme intergouvernemental qui aurait porté un autre sigle, la Conférence générale de l'Unesco, à sa dix‑neuvième session, en 1976, a préféré autoriser la fusion du programme Natis de planification globale, des systèmes nationaux d'information avec le programme Unisist. Cette fusion visait à éliminer des chevauchements inévitables et à renforcer l'efficacité de l'Unesco dans le domaine des systèmes et services d'information'`

<<TOC5>> PGI et Unisist

Cette décision de la Conférence générale a été mise en œuvre en mars 1977, date àlaquelle la plupart des fonctions et activités du DBA ont été fusionnées avec celles du programme Unisist au sein d'une nouvelle Division du Programme général d'information (PGI, d'après le titre français). Sur un plan opérationnel, cette fusion a placé le développement des systèmes nationaux d'information (Natis) dans le cadre international et organisationnel de l'Unisist, fondé à  l'origine sur l'idée que la seule méthode réaliste pour instaurer un système mondial d'information scientifique passait par la coopération volontaire entre les systèmes, services et gouvernements, suivant des principes directeurs formulés et acceptés au niveau international. Bien qu'ayant décidé de ne pas utiliser le sigle Natis, la Conférence générale a adopté la proposition selon laquelle l'appellation Unisist resterait attachée à celles des activités du nouveau programme général qui correspondaient au programme intergouvernemental Unisist. L'appellation Unisist continue donc à être utilisée et, à la suite de la Conférence intergouvernementale de l'Unesco sur l'information scientifique et technique au service du développement, tenue en 1979 (Unisist II), l'appellation Unisist et l'expression «information scientifique et technique » ont de plus en plus servi à désigner l'information nécessaire au développement, en particulier dans les pays les moins avancés. Pour aider la nouvelle division à formuler son programme élargi et la conseiller sur la mise en œuvre dudit programme, la Conférence générale a autorisé la création d'un Comité consultatif et d'un Conseil intergouvernemental composé de représentants de trente États membres élus par la Conférence générale. Sur le plan structurel, le PGI a été organisé de façon à correspondre aux grands sous‑objectifs ou thèmes de l'objectif 10.1 de l'Unesco, énoncé dans le Plan à moyen terme pour 1977‑1982, à savoir le développement et la promotion des systèmes et services d'information aux niveaux national, régional et international. Ces thèmes, qui reflétaient également l'organisation du programme initial de l'Unisist, sont les suivants:

Promotion de la formulation de politiques et de plans concernant l'information aux niveaux national, régional et international.
Promotion et diffusion de méthodes, de règles et de normes pour le traitement de l'information
Contribution au développement des infrastructures de l'information.
Contribution au développement de systèmes d'information spécialisés dans les domaines de l'éducation, de la culture et des communications, des sciences exactes et naturelles et des sciences sociales.
Promotion de la formation théorique et pratique des professionnels et des utilisateurs de l'information.

Des sections séparées ont été établies pour planifier et mettre en œuvre les projets et activités relevant de chacun de ces thèmes, à l'exception du quatrième, qui intéresse essentiellement la coordination avec d'autres secteurs de l'Unesco. Parmi ces thèmes, le PGI a été prié de donner une priorité élevée au développement des infrastructures de l'information et à la formation pratique et théorique, tout en reconnaissant le rôle fondamental des autres thèmes pour la cohérence et l'efficacité du programme. Par ailleurs, pour chacun de ces thèmes, le PGI a été invité à attacher une attention particulière:

Aux besoins de tous les groupes d'utilisateurs existants et potentiels auxquels des informations sont nécessaires pour assurer leur contribution propre au processus de développement
A l'approche orientée vers les utilisateurs dans la conception et le développement des systèmes et services d'information.
Aux besoins spécifiques des pays les moins développés.
A l'importance non seulement de l'amélioration du flux de l'information et de l'accès aux sources mondiales d'information, mais aussi de l'encouragement à la créativité, à la capacité d'innovation, à l'utilisation maximale des ressources locales d'information et possibilités de développement endogène.
A la nécessité de faciliter le choix, l'utilisation et l'adaptation des technologies modernes de l'information et de la communication par les États membres.
A l'importance de l'évaluation des activités entreprises et, de manière générale, à l'échange des résultats avec les États membres et parmi ceux‑ci.

Le programme du PGI pour l'exercice biennal 1977‑1978 devait nécessairement réunir et poursuivre les activités des deux unités fusionnées dans la nouvelle division, les anciennes activités du DBA étant placées dans la mesure du possible dans le cadre organisationnel de l'Unisist En ce qui concerne le développement des archives, la Section de la promotion des politiques nationales d'information a appuyé les activités de la Section des archivistes des organisations internationales du CIA et passé un contrat avec elle pour préparer un guide préliminaire des archives des organisations du système des Nations Unies. La Section de la promotion des méthodes, des règles et des normes a fourni une assistance financière au CIA afin d'organiser des réunions de groupes de travail qui ont commencé à préparer un glossaire international multilingue des termes de la gestion d'archives et des documents, et un modèle statistique pour les organisations et centres d'archives. La Section de la formation des professionnels et des utilisateurs a organisé, par l'intermédiaire de la Branche régionale du CIA pour les pays arabes (Arbica), un séminaire régional à Khartoum sur les besoins de formation en matière d'archives dans les États arabes, fourni des enseignants et des bourses d'études pour une série de cours régionaux de formation dans le domaine de la restauration et de la reprographie organisés par l'intermédiaire de la branche régionale du CIA pour l'Asie du Sud (Sarbica) et continué à fournir des experts chargés de donner des cours sur des thèmes spécialisés aux centres régionaux de formation de Dakar et d'Accra.

La plupart des activités d'archivistique ont été regroupées dans la Section du développement des infrastructures de l'information. Le projet pilote mis en œuvre au Costa Rica s'est terminé par un séminaire destiné à évaluer et à échanger les résultats de cette expérience avec les États membres de la région. Une assistance a été offerte au Centre international d'information sur les sources de l'histoire balkanique et méditerranéenne (Cibal), pour l'aider à mettre au point son programme de recherche et de publication de documents d'archives. Un atelier a été organisé au Kenya sur l'utilisation des techniques de reprographie dans les pays en développement et, en coopération étroite avec le CIA et avec l'assistance d'une réunion d'experts, un plan d'action a été préparé sur les problèmes liés au transfert des archives situées dans un pays et ayant trait à l'histoire d'autres pays, lequel a été soumis à la vingtième session de la Conférence générale. En plus de ces projets et activités relevant du Programme ordinaire, la Section du développement des infrastructures a également été chargée, pendant l'exercice biennal 1977‑1978, de la mise en œuvre d'une soixantaine d'autres projets d'assistance à court terme au titre du Programme de participation de l'Unesco.

<<TOC5>> Mise au point du RAMP

En autorisant la création du Conseil intergouvernemental du PGI, la Conférence générale avait prié le Conseil de s'attacher spécialement à la promotion du développement des services d'archives comme facteur de sauvegarde et de mise en valeur du patrimoine culturel et de l'identité nationale, et notamment comme instrument d'efficacité administrative. Elle donc a chargé le PGI non seulement d'encourager le développement des archives historiques, mais aussi d'insister sur la création et le développement des systèmes et services de gestion de documents qui avaient vu le jour dans bon nombre d'États membres. Ces systèmes et services sont essentiellement des prolongements des programmes d'archives modernes dans l'ensemble du cycle d'utilisation des documents institutionnels. Dans les langues  où le mot « documents » (records) n'existe pas, ce secteur d'activité est souvent appelé « archives administratives » ou « archives courantes », par opposition aux archives historiques.

Donnant suite aux directives de la Conférence générale, le PGI a créé en 1979, et pour la première fois, un vaste programme à long terme, visant à promouvoir le développement de systèmes et services modernes de gestion des archives et des documents désigné sous le sigle RAMP (Programme pour la gestion des documents et des archives). Un avant‑projet du nouveau programme a été établi par le Secrétariat et utilisé comme document de travail pour une consultation d'experts tenue en mai 1979. Selon ce document de travail, les objectifs d'ensemble du RAMP sont les suivants:

Favoriser, en y contribuant, la prise de conscience et la compréhension totales de la valeur et de l'utilité des documents et des archives en tant que ressources d'information de base, pour ce qui est, notamment, de la planification et du développement national et conjointement avec d'autres ressources d'information.

Aider les États membres, sur leur demande, à organiser et à développer les systèmes et services de gestion des documents et des archives nécessaires àl'utilisation pleine et efficace de ces ressources d'information de base.

Le document de travail utilisé pour la consultation soulignait la mission multidisciplinaire et interdisciplinaire du PGI et la nécessité d'intégrer pleinement le programme proposé au PGI afin de tirer parti des autres activités entreprises par chaque section de la Division. Il attirait l'attention sur la résolution dans laquelle la Conférence générale demandait que, dans le programme général du PGI, l'équilibre soit établi entre les activités dans les domaines de l'information, des bibliothèques et des archives qui répondent aux besoins des États membres, et qu'une concentration accrue soit recherchée dans la mise en œuvre du programme d'ensemble. Il expliquait, par ailleurs, que le projet RAMP apparaissait principalement comme un cadre cohérent dans lequel s'inscrivaient les activités relatives aux archives entreprises par le PGI dans l'ensemble de son programme. Comme ces activités relevaient, à l'heure actuelle, pour leur administration, des diverses sections de la Division auxquelles elles se rapportaient, elles risquaient chacune d'avoir un impact moindre; chaque projet ou activité devenant une fin en soi au lieu de contribuer à l'objectif d'un développement d'ensemble des services et systèmes de gestion des documents et des archives, élément d'un programme général d'information coordonné. Cependant, on ne pouvait regrouper toutes les activités en une seule section sans manquer à l'obligation faite au PGI de formuler et de mettre en œuvre un programme d'information coordonné organisé par thèmes, non par disciplines ou types d'institutions.

C'est pourquoi le RAMP avait été conçu comme un élément ou sous‑programme conceptuellement cohérent et fonctionnellement coordonné du PGI, même si diverses unités administratives contribuaient à sa mise en œuvre. Enfin, le document soulignait la nécessité d'envisager le développement des archives sous un angle plus dynamique, plus orienté vers l'utilisateur que par le passé; en effet, il était urgent, pour les gouvernements, d'avoir plus facilement accès aux informations socio‑économiques contenues dans leurs documents et archives afin de faciliter la planification et le développement socio‑économique.

Les experts ont présenté au Secrétariat des critiques et des suggestions concernant le programme proposé en général, et se sont livrés à une évaluation critique des propositions spécifiques comprises dans le RAMP, en s'attachant en particulier aux questions suivantes: 

a) besoins actuels et développements futurs en matière de gestion des documents et d'administration des archives dans les États  membres; 

b) activités et projets autres que ceux qui sont proposés, qui permettraient de parvenir aux objectifs du RAMP ; 

c) relations et priorités existant entre les différents thèmes; 

d) priorités à l'intérieur de chaque thème pour les périodes à court terme (1979‑1980), à moyen terme (1981‑1983) et à long terme (1984‑1985). 

Pour la mise au point et l'exécution du programme proposé, les experts ont souligné la nécessité de mettre davantage l'accent sur la valeur administrative que sur la valeur culturelle des archives; la nécessité de s'attacher aux systèmes et services de gestion des documents pour compléter les programmes traditionnels relatifs aux archives; enfin, la nécessité d'accorder toute l'attention voulue, lors de la conception et de la mise en œuvre de projets et d'activités, aux documents, archives et manuscrits parapublics et non gouvernementaux. Il a été estimé que des dispositions appropriées devraient être incluses dans les lois et règlements pour assurer la conservation et l'utilisation des documents. Les experts ont aussi noté les obligations que les gouvernements devaient accepter s'ils voulaient tirer parti des systèmes et services modernes de gestion des documents et des archives. L'accent a été placé en particulier sur la nécessité pour les gouvernements de fournir des installations adéquates pour la protection des documents et des archives.

Les experts ont approuvé la décision du Secrétariat selon laqulle certains des projets et activités en matière d'archives ne devraient pas être considérés comme éléments du RAMP. Les actions entreprises en tant que contributions à la résolution de problèmes de contentieux archivistiques devraient constituer un élément distinct du programme du PGI. L'identification distincte de ces projets visait à montrer l'importance attachée à ces questions par plusieurs conférences générales. Le Secrétariat a aussi noté que, bien que l'assistance octroyée aux États membres en matière d'archives au titre du Programme de participation ou par le biais de projets exécutés pour le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) ou de Fonds en dépôt ne puisse être planifiée comme élément d'un programme à long terme, une telle assistance contribuait directement à la poursuite des objectifs d'ensemble du RAMP et devrait être prise en considération lors de l'examen et de l'évaluation des programmes et des projets. En ce qui concerne l'évaluation des projets, le groupe s'est déclaré favorable à l'inclusion de mécanismes et de «itères d'évaluation dans les projets pilotes et autres, solution qui lui a paru préférable àcelle d'évaluations réalisées une fois les projets et activités achevés, c'est‑à‑dire lorsqu'il est trop tard pour corriger toute imperfection constatée.

Considérant le RAMP dans son ensemble, et compte tenu des activités précédemment entreprises par l'Unesco en vue du développement des archives, les experts ont exprimé leur soutien unanime au programme proposé, en particulier aux aspects suivants: a) la coordination et la concentration des projets et activités du programme ordinaire se rattachant directement au développement de la gestion des documents et des archives dans le cadre unificateur du RAMP; b) l'accent mis sur l'organisation de réunions régionales pour faciliter la formulation de politiques et plans nationaux de gestion des documents et des archives, la coordination de ces politiques et plans avec ceux qui concernent les domaines de l'information, la recherche de solutions régionales aux besoins fondamentaux de formation théorique et pratique; c) l'élément principes directeurs, règles et normes du programme; d) l'accent placé sur la mise au point de systèmes et services modernes de gestion des documents commençant, sans s'y limiter, par la formulation de règlements de tri et d'élimination des archives intermédiaires et inactives.

Le rapport final de cette consultation d'experts a servi à élaborer le programme de travail proposé du PGI pour 1980. A la réunion du Conseil intergouverne  mental du PGI tenue du 29 octobre au 2 novembre 1979 pour revoir ce programme de travail, l'élément du programme qui a le plus retenu l'attention du Conseil a été le RAMP et le Secrétariat a été félicité pour ce programme cohérent et à long terme qu'il avait élaboré en tenant compte de tous les thèmes. Le rapport final de la consultation d'experts a également été utilisé pour préparer le programme et budget du PGI pour 1981‑1983 et, à sa réunion d'octobre 1981, le Conseil intergouvernemental du PGI, reflétant certaines interventions des délégués à la vingt et unième Conférence générale de l'Unesco, a déclaré qu'à son avis le RAMP méritait un appui total. Le RAMP a donc été incorporé dans l'ensemble du Programme général d'information et fait partie intégrante du programme proposé pour le deuxième Plan à moyen terme de l'Unesco (1984‑1989)

<<TOC5>> Mise en œuvre du RAMP

En examinant la mise en œuvre du RAMP à ce jour, il conviendrait une fois encore de souligner que toutes les activités menées par le PGI en faveur du développement des archives ne font pas partie du programme RAMP. En sont spécifiquement exclus, comme on l'a noté plus haut, les activités opérationnelles qui relèvent du Programme de participation de l'Unesco, les projets exécutés au titre du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) et par le biais des Fonds en dépôt et les projets et activités relatifs aux contentieux archivistiques. Sont également exclus: les consultations à court terme au titre du Programme ordinaire effectuées à la demande des États membres; une subvention annuelle consentie directement au CIA; un certain nombre de projets intéressant àla fois l'information, les bibliothèques et les archives. Il convient également de tenir compte du fait que l'exécution du RAMP dépendait et dépend nécessairement des ressources financières dont le PGI dispose ou disposera vraisemblablement dans un proche avenir et que les éléments sélectionnés aux fins d'exécution ne sauraient être efficaces sans la coopération et l'assistance des États membres et celle des organisations internationales non gouvernementales pertinentes associées à l'Unesco, en particulier le CIA. Le PGI peut se féliciter d'avoir bénéficié de cette coopération et de cette assistance s'agissant du RAMP. Dans le résumé de l'exécution du programme présenté ci‑après, par exemple, toutes les activités exécutées sous contrat ont été, sauf indication contraire, entreprises en coopération étroite avec le CIA.

Étant donné que très peu de projets et d'activités sont entrepris et menés à bien la même année, le résumé ci‑après est présenté par thèmes pour la période 1979‑1982 plutôt que par programme de travail annuel. Chaque projet (ou activité) est accompagné de la date de commencement des travaux, d'une brève description, si nécessaire, et d'une évaluation de la situation au 1er juin 1982.

THÈME 1/01. POLITIQUES ET PLANS CONCERNANT L'INFORMATION

Modèle statistique pour les dépôts d'archives et les centres de préarchivage
L'Unesco a financé la réunion, en 1977, du groupe de travail du CIA qui a planifié et préparé le premier projet de ce modèle statistique ainsi qu'une réunion d'experts, tenue en 1979, qui a étudié et revu en profondeur le projet préalablement expérimenté dans une étude pilote effectuée par l'Office des statistiques de l'Unesco, en coopération avec le CIA. Le projet final et considérablement sim  plifié du modèle vient d'être publié par l'Unesco en anglais et en français et est actuellement utilisé par l'Office des statistiques pour réaliser une étude mondiale en coopération avec le CIA. Ce modèle statistique doit également être utilisé pour effectuer des études spécialisées nationales et régionales sur les dépôts puisqu'il permet d'enregistrer et dc rassembler une large gamme de données à différents niveaux.

Cuide des archives des organisations  internationales
La première partie de ce guide, qui comprend les archives des organisations du système des Nations Unies, a été publiée dans une version préliminaire en 1979. Cette version a été révisée, élargie et doit être publiée en anglais, en français et en espagnol au début de 1983. La deuxième partie, qui comprendra les archives des organisations internationales et les papiers d'anciens hauts responsables, conservés dans d'autres dépôts, est actuellement en cours de préparation. La troisième partie, dont la préparation commencera cette année, comprendra les archives d'organisations internationales intergouvernementales qui ne font pas partie du système des Nations Unies et celles d'organisations internationales non gouvernementales.

Obstacles à l'accès aux archives
Cette étude, commencée sous contrat en 1981, sera publiée en anglais, en français et en espagnol; elle doit en partie servir de document de travail de base pour une consultation d'experts qu'il est envisagé de tenir sur ce problème important.

Guides des informations scientifiques et techniques contenues dans les dépôts d'archives nationaux
Deux modèles de guides sont en préparation depuis 1981, l'un par les Archives nationales de Suède, représentant les pays développés, et l'autre par les Archives nationales de l'Inde, représentant les pays en développement.

Le rôle de la gestion des archives et des documents dans les systèmes nationaux d'information
Cette étude, qui est importante pour la promotion et le développement de politiques et de plans coordonnés en matière d'information, est prévue dans le programme de travail en cours; elle sera publiée en anglais, en français et en espagnol.

Statut des archivistes de la fonction publique en Afrique par rapport à celui d'autres professionnels de l'information 
Commencée en 1982, cette étude, qui sera également publiée en anglais, en français et en espagnol, ne sera pas seulement intéressante en soi, elle devra aussi servir de modèle à des études analogues dans d'autres régions.

THÈME 1/02, PROMOTION DE MÉTHODES, DE RÈGLES ET DE NORMES

Consultation d'experts sur les principes directeurs, règles et normes du RAMP
Vu l'importance capitale de la mise au point de principes directeurs, de méthodes, de règles et de normes pour la création et l'amélioration de tous les systèmes et services de gestion des archives et des documents, une consultation d'experts a été tenue sur cette question à Bari (Italie) du 3 au 5 septembre 1979. Les recommandations des experts ont aidé non seulement à la planification des programmes de travail pour 1980‑1982, mais aussi à toute la planification future du RAMP.

Accès à la documentation relative à la gestion des archives et des documents
Une étude sur un aspect important de ce problème - la fourniture de résumés analytiques - a été entreprise en vertu d'un contrat passé en 1979 et publiée sous le titre Les revues d'archives: étude de leur présentation, dans les sources primaires et secondaires (Études et directives du RAMP). Les résultats de cette étude ont déjà été utilisés pour faciliter la conclusion d'accords avec le service Library and Information Science Abstracts en vue de l'analyse des revues d'archives.

Validité juridique des  microformes
Un contrat passé en 1979 a permis de réaliser l'étude intitulée La valeur probante des microformes: une étude du RAMP. Cette étude, également disponible en anglais et en espagnol, doit elle aussi servir en partie de document de travail pour une consultation future d'experts qui a été proposée sur cette question

Applicabilité des principes directeurs et normes existants à l'administration des archives et des documents
Prévue pour compléter les recommandations de la consultation de Bari, cette étude a été réalisée en vertu d'un contrat passé en 1980 et publiée sous le titre L'applicabilité des principes directeurs de l'Unisist et des normes internationales de l'ISO àl'administration des archives et à la gestion des documents: une étude du RAMP, Disponible également en anglais et en espagnol, elle est actuellement utilisée pour planifier le perfectionnement de l'élément principes directeurs du RAMP.

Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives
L'étude L'utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives (RAMP) - principes directeurs, a été publiée à la suite d'un contrat qui a pris fin en 1980. Cette étude est également disponible en anglais et en espagnol, ce qui est la politique proposée pour toutes les études et principes directeurs à venir du RAMP.

Documents, études et  inventaires
Une étude sur cette question importante, assortie de principes directeurs, est en voie d'achèvement, dans le cadre d'un contrat passé en 1981.

Modèle pour l'établissement de guides généraux concernant les dépôts d'archives nationaux
Cette étude comparative, assortie de principes directeurs, est également en cours d'exécution en vertu d'un contrat passé en 1981.

Principes directeurs pour l'évaluation archivistique des films et textes s'y rapportant
Menée conjointement par le CIA et la Fédération internationale des archives du film, en vertu d'un contrat passé en 1981, cette étude doit se terminer en 1982.

Principes directeurs pour l'évaluation archivistique des documents lisibles par machines
Un autre contrat passé en 1981 prévoit la présentation d'un manuscrit sur ce sujet par le Comité de l'automation du CIA

Étude assortie de principes directeurs pour la législation et la réglementation concernant la gestion d'archives et de documents
Le manuscrit sur cet important sujet est en préparation dans le cadre d'un contrat passé en 1981 et doit être publié à la fin de l'année

Étude assortie de principes directeurs pour la conservation et la restauration des publications et des documents imprimés 
Cette étude et les deux autres qui suivent témoignent d'un intérêt accru pour les problèmes de conservation, les archives et documents audio‑visuels, intérêt qu'illustrent les opinions exprimées aux récentes réunions du Conseil intergouvernemental du PGI. Les trois études sont prévues dans le programme de travail pour 1982.

Étude assortie de principes directeurs pour la  conservation et la restauration du matériel  photographique
Étude assortie de principes directeurs pour l'évaluation des vues fixes et textes s'y rapportant

THÈME 1/03. DÉVELOPPEMENT DES INFRASTRUCTURES DE L'INFORMATION

Projet pilote en vue de l'établissement d'un réseau régional d'archives (provincial et local): Indonésie
En 1980, un accord a été signé avec le gouvernement de l'Indonésie pour l'exécution d'un projet échelonné sur quatre ans, dans le cadre duquel l'Unesco doit fournir des services de consultant et une assistance financière limitée pour l'achat de fournitures et de matériels spécialisés. Un service régional d'archives, qui est en même temps un centre de préarchivage, fonctionne actuellement à Semarang, capitale de Java central; les archivistes et le personnel du service sont formés actuellement aux techniques des inventaires, de la classification et du transfert des documents. Le projet se terminera en 1983 par un séminaire qui aura pour objet d'évaluer cette expérience et d'en faire profiter d'autres pays de la région.

Projet pilote en vue de l'établissement d'un réseau régional d'archives (provincial et local): Philippines
Mis en œuvre également en 1980, ce projet, qui comporte un accord semblable de quatre ans passé à la demande du gouvernement des Philippines, s'est concrétisé par la création d'un service type d'archives et de préarchivage dans un faubourg de Cebu City. Le rapport présenté au gouvernement par le consultant qui a aidé à la mise au point du projet a été publié sous le titre Republic of the Philippines: RAMP pilot project for the establishment of a regional archives and records center.

Projet pilote concernant la gestion moderne des documents:Pérou
Ce projet pilote a également démarré en 1980 aux termes d'un accord passé avec le gouvernement pour une durée de quatre ans. On s'efforce toujours de trouver à Lima une structure adéquate qui servira de centre national de préarchivage; une formation a été offerte dans les domaines des inventaires et de la classification des documents; une assistance dans le domaine du classement et de la mise à jour des documents est offerte aux services administratif centraux. Le rapport présenté au gouvernement par le consultant qui a participé à la mise au point du projet a été publié sous le titre Perú: Sistema nacional de archivos y gestion de documentos - RAMP proyecto piloto. Ce projet doit également se terminer par un séminaire régional d'évaluation en 1983.

Centre régional de formation à la restauration et àla reproduction des documents, École d'archivistes, Université de Córdoba, Córdoba, Argentine
Aux termes d'un accord passé en 1980 avec le gouvernement de l'Argentine, l'Unesco procure à l'École d'archivistes une assistance financière limitée pour l'achat de fournitures et de matériels spécialisés des services de consultants, ainsi qu'une bourse d'études supérieures pour le directeur du centre qui a été nommé. L'Unesco fournira également plusieurs bourses d'études lorsque ce centre pour l'Amérique latine fonctionnera; les cours devraient commencer au deuxième semestre de 1982. Le centre a pour objet de dispenser une formation aux techniciens des bibliothèques et des centres de documentation ainsi que des dépôts d'archives. Le rapport présenté au gouvernement par le consultant qui a participé à la création du centre a été publié sous le titre Republic of Argentina: development of a regional demonstration and training centre at the School for Archivists, University of Córdoba.

Centre régional de formation à la restauration et à la reproduction de documents, Service central de documents, Khartoum (Soudan)
Ce projet, qui est identique au précédent pour la région arabe et l'Afrique orientale, a été lancé aux termes d'un accord passé en 1980 avec le gouvernement du Soudan. Des cours de formation doivent également être dispensés par ce centre à la fin de l'année. Le rapport présenté au gouvernement par le consultant a été publié sous le titre Democratic Republic of the Sudan: establishment of a technical training center in archival restoration and reprography.

Étude des besoins des utilisateurs et des ressources et services d'archives
Cette étude et celle qui suit immédiatement (et qui est la quatrième de la liste)  sont incluses dans le programme de travail pour 1982 et préparées sous contrat avec le CIA.

Étude destinée à élaborer des méthodes d'identification et d'évaluation des informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers sur les projets 
Cette étude des documents publics fera suite aux travaux préliminaires terminés les années précédentes.

Étude du statut et des besoins des systèmes et services de gestion des archives et des documents dans les pays membres africains
Cette étude, qui aura comme point de départ un questionnaire détaillé mis au point par le PGI et envoyé aux États membres africains, est la conséquence directe d'une résolution adoptée par la Conférence générale de l'Unesco a sa vingt et unième session.

Étude sur la conservation et l'administration des archives  privées
Cette étude, entreprise conjointement par le CIA et l'IFLA, est destinée en partie à servir de document de travail pour une future consultation d'experts.

Préparation d'une bibliographie internationale des répertoires et guides de dépôts d'archives
Comme la plupart des répertoires et guides d'archives sont publiés par des services d'archives plutôt que par des éditeurs privés, leur diffusion est limitée. Ce projet vise àsurmonter cet obstacle à une meilleure compréhension et une meilleure utilisation des archives.

THÈME 1/04. DÉVELOPPEMENT DES SYSTÈMES  D'INFORMATION SPÉCIALISÉE

Organisation et développement des systèmes et services de gestion des archives et des documents dans les organisations des ;Nations Unies
Le plan de cette étude assortie de principes directeurs a été mis au point àl'occasion d'une consultation d'experts qui s'est tenue à New York du 17 au 19 octobre 1979. Le contrat a été passé en 1981 et le manuscrit devait être terminé àla fin de l'année. La Section des archivistes des organisations internationales du CIA a fourni les indications et l'appui nécessaires.

Évaluation des dossiers des projets des organisations  internationales
Cette étude, assortie de principes directeurs, est prévue dans le programme de travail pour 1982 et elle concerne l'un des domaines les plus délicats de l'évaluation des archives. La Section des archivistes des organisations internationales du CIA a également fourni les indications et l'appui nécessaires.

THÈME 1/05. FORMATION PRATIQUE ET THÉORIQUE DES PROFESSIONNELS ET DES UTILISATEURS DE L'INFORMATION

Réunion d'experts sur l'harmonisation des programmes de formation en matière d'archives
Les experts, réunis à Paris du 26 au 30 novembre 1979, ont présenté deux études de base et un rapport final qui sera également utilisé pour préparer un grand colloque international, prévu en 1983, sur l'harmonisation des programmes de formation en matière de science, de bibliothéconomie et d'archives. Les trois documents sont les suivants: a) Formation théorique et pratique des archivistes - rapport sur la situation actuelle des programmes de formation en matière d'archives et évaluation des besoins en personnel spécialisé dans ce domaine; b) Formation des archivistes - analyse des programmes de formation des différents pays et étude des possibilités d'harmonisation des programmes; c) réunion d'experts sur l'harmonisation des programmes de formation en matière d'archives, Paris, 26‑30 novembre 1979, Rapport final.

Séminaire régional sur l'évaluation des besoins en matière de  formation
Un séminaire sur les besoins en matière de formation d'archivistes en Asie du Sud et de l'Ouest a été organisé à Colombo (Sri Lanka) du 22 au 28 janvier 1979 et ses recommandations sont utilisées pour aider à la mise en place d'une école indienne d'archivistes.

Conférenciers spécialisés et bourses d'études pour les centres régionaux de formation d'archivistes d'Accra (Ghana) et de Dakar (Sénégal)
A la demande de ces centres, des spécialistes ont été mis à la disposition de ces centres, sous contrat, pour organiser ou mettre au point des cours de restauration, de reprographie et d'informatique; quelques bourses d'études ont été attribuées depuis 1979.

Cours régionaux de formation pour des techniciens du microfilm: Asie du Sud‑Est
En 1979 et 1980, des services de consultants et une assistance financière ont été offerts pour des cours organisés aux Philippines, à Singapour, en Indonésie, en Thaïlande et en Malaisie.

Services consultatifs de brève durée pour les programmes de formation théorique et pratique des archivistes
En 1979, un consultant a été envoyé en Indonésie à la demande du gouvernement pour conseiller les Archives nationales sur la mise au point d'un programme de formation. Son rapport a été publié sous le titre Republic of Indonesia: archival  training.

En 1980, un consultant a été envoyé dans la région des Caraïbes afin d'évaluer les besoins de formation professionnelle des archivistes et d'étudier les moyens de répondre àces besoins. Son rapport a été publié sous le titre Carribean region: professional training needs for archivists in the Carribean region. Des services de consultants seront fournis en 1982 pour aider à la mise au point du programme de formation qui doit être dispensé àla University of West Indies.

Séminaire international sur la gestion des  archives
En 1980, une assistance financière a été offerte par l'intermédiaire du CIA en vue de financer les frais de voyages et d'études de participants de pays en développement à un séminaire organisé du 21 septembre au 3 octobre 1980 à Bracknell (Royaume‑Uni) par le British Council, le CIA et le PGI, après le congrès du CIA tenu à Londres.

Création d'un centre régional de formation: Asie du Sud‑Ouest
A la suite d'une mission et d'une étude réalisées en 1980, une assistance financière a été offerte en 1981/82 aux Archives nationales de l'Inde pour une bourse d'études supérieures et l'achat du matériel pédagogique nécessaire afin de transformer le programme de formation qui existe de longue date en une école d'archivistes officiellement reconnue.

Cours régional de formation dans les domaines de la restauration et de la reprographie: région des Caraïbe

Un consultant a été envoyé en 1981 pour aider la branche régionale du CIA pour les Caraïbes (Carbica) à organiser et assurer un cours de formation, diriger des services de restauration et de reprographie dans la région des Caraïbes; une aide financière a été offerte pour financer les frais de voyage et indemnités de subsistance des participants. Le cours a eu lieu à Willemstad (Curaçao) du 16 au 26 février 1981.

Cours régional de formation à l'administration des archives: 
Pacifique

Un cours d'introduction a été organisé sous contrat, en coopération avec le CIA, afin de dispenser une formation de base aux responsables des archives dans la région du Pacifique. Le cours a eu lieu à Suva (Fidji) du 13 au 19 octobre 1981 et une assistance financière a été offerte pour rembourser certains participants de leurs frais de voyage et de séjour.

Principes directeurs pour l'élaboration de programmes d'enseignement dans les domaines de l'administration des archives et de la gestion des documents L'étude, préparée aux termes du contrat passé en 1981, est actuellement remaniée après avoir été révisée par un petit groupe de spécialistes; elle sera publiée en anglais, en français et en espagnol à la fin de cette année.

Plan pour l'établissement d'un manuel d'administration des archives et de gestion des documents

Le plan détaillé de cet instrument pédagogique de base est actuellement mis au point aux termes d'un contrat passé en 1981 et l'exécution du plan approuvé est prévue dans le cadre du programme de travail pour 1982.

Répertoire des matériels audio‑visuels de formation à l'adiministration des archives et à la gestion des documents. 
Le manuscrit de ce répertoire, préparé aux termes d'un contrat passé en 1981, a été soumis pour publication.

Stage d'études pratiques sur les problèmes  archivistiques
Une aide financière sera offerte pour recruter des moniteurs pour ce stage qui doit se tenir les 13 et 14 septembre 1981 à Harare (ex‑Salisbury), au Zimbabwe, en même temps que la septième Conférence biennale d'Ecarbica, branche régionale du CIA pour l'Afrique centrale et orientale.

Séminaire sur la législations en matière  d'archives
Une assistance financière sera offerte pour couvrir les frais de voyage des participants et de deux enseignants pour un séminaire sous‑régional prévu du 20 au 24 septembre 1982 àBangui (République centrafricaine).

Projet pilote pour le développement coordonné de systèmes nationaux d'information dans la région des Caraïbes
En 1981 et 1982, une assistance financière a été accordée à des archivistes pour qu'ils participent à des cours régionaux de brève durée, organisés dans le cadre de ce projet pilote.

Telles sont donc les initiatives et activités entreprises à ce jour au titre du RAMP. Une deuxième réunion d'experts (RAMP II) a été organisée en coopération avec le CIA, la Commission nationale pour l'Unesco et le Ministère des affaires étrangères de la République fédérale d'Allemagne. Cette réunion qui s'est tenue à Berlin‑Ouest du 9 au 15 juin 1982, avait pour but d'aider l'Unesco à évaluer les progrès et les résultats des projets, études et autres activités, et, compte tenu des résultats de cette évaluation, des technologies en rapide évolution, ainsi que des besoins et intérêts divers des États membres, de conseiller l'Organisation sur l'orientation et le contenu futurs du RAMP.

<<TOC5>> Conclusion

Le programme du PGI dans le domaine du développement des archives, en particulier le RAMP, a été mis au point pour répondre aux besoins exprimés par les États membres Rétrospectivement et selon les termes du document de travail de la première consultation d'experts, « compte tenu du volume toujours croissant de documents non contrôlés et d'archives conservées de façon peu judicieuse et sous‑utilisées, du fait que les problèmes qui se présentent en la matière sont relativement négligés et de l'importante contribution qu'une gestion efficace des documents et des archives organisées pourrait apporter au développement national... un programme de ce type et de cette ampleur est pleinement justifié ».

Les projets et activités en cours et prévus en faveur du développement des archives sont renforcés par le programme d'ensemble du PGI qu'ils contribuent à leur tour àrenforcer, ce programme visant à promouvoir l'application de l'information aux problèmes du développement national. Les systèmes et services d'archives, tout autant que les services d'autres institutions et systèmes d'information, doivent être élargis et développés pour répondre aux besoins d'information des années quatre‑vingt et contribuer au développement national.

<<TOC5>> Notes 

1. Sur les origines du CIA, voir en particulier R. H. Bautier, « Vingt ans de collaboration internationale dans le domaine des archives », Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques, vol. XIX, 1965, p 344 ‑ 350, et E. G. Franz, « The ICA, ;its achievements and its future », document présenté au neuvième Congrès international d'archivistique du CIA (Londrcs, septembre 1980), qui doit être public dans un prochain numéro d'Archivum. Parmi les autres ouvrages sur l'Unesco, le CIA et le développement des archives, voir F. B. Evans (comp.), The history of archives administration: a select bibliography, p. 196‑205, Paris, Unesco, 1979. (Documentation, bibliothèques et archives: bibliographies et ouvrages de référence, n° 6.)

2. R. H. Bautier (comp.), « Bibliographic sélective des guides d'archives, supplément au Guide international des Archives » l'Europe (1934), Journal of documentation, vol. 9, 1953, p. 1‑45.

3. Les pays d'Amérique latine et des Cararbes qui or,t participé au projet sont, successivement, les suivants: Paraguay, Panama, Salvador, Honduras, République dominicaine, Barbadc, Pérou et Chili. Les États arabes qui y ont participé sont les suivants: Maroc, Libye, République arabe unie et Syrie. En Asie, on a procédé au filmage de documents au Catnbodgc, à Singapour, en Inclc, en Malaisie et à Sri Lanka. Pour d'autres détails concernant ce projet, voir J. Sevillano Colom, « Le service mobile de microfilm de l'Unesco en Amérique latine », Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothéques, vol. XVI, 1962, p. 196‑200, et « Uncsco and Archives », Chroniqut de l'Unesco, vol. XIV, 1968, p. 1‑2.

4. La liste la plus complète de ces séries peut être obtenue auprès du Conseil international des archives, Répertoire 1982, Bruxelles, Conseil international des archives, 1982.

5. Voir, par exemple, R. Marquant, « Les archives et le développement économique et social », Bulletin de l'Unesco àl'intention des bibliothèques, vol. XVI, 1962, p. 250‑254; G. Dubuscq, « De l'importance des archives modernes pour les pays en développement », ibid., vol. XVIl, 1963, p. 275‑280.

6. Y. Pérotin, Manuel d'archivistique tropicale, Paris/La Haye, Mouton, 1966 M. Duchein, Les bâtiments et équipements d'archives, Paris, Conseil internalional des archives, 1966.

7. Voir tableau dans le Programme de participation de l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture: principes et modalités, p. 9, Paris, Unesco, 1978. De 1967 à 1977, les fonds offerts au titre du Programme de participation sont passés de 1,9 million de dollars à 5,2 millions de dollars.

8. Collective consultation to define guidelines for Unesco's policy on archives development. Unesco House, 12‑15 May 1970, Final report. (COM/WS/148, Paris, 5 June 1970.)

9. Au sujet du projet pilote pour la Côte‑d'Ivoire et les centres de formation régionaux, voir « Politique archivistique pour les pays francophones d'Afrique. Séminaire régional d'archivistique, Dakar, Sénégal, 15 mars ‑ 9 avril 1971 », Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques, vol. XXVI, 1972, p. 90‑94, 96;; B. Delmas, « Archives and dévelopment », Chroniqut de l'Unesco, vol. XX, 1974, p. 1‑3, et J. d'Orléans, « Projet pilote d'archives en Afriquc d'expression française, Abidjan, Côte‑d'Ivoire », Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques, vol. XXVIII, 1974, p. 230‑238.

10. Les titres complets de ces étude sont les suivants : S. Carone et R. Guêze, Projet de loi d'archives type: présentation et texte, Paris, Uncsco, 1972, n° 1; Y. P. Kathpalia, Conservation et restauration des documents d'archives, Paris, Unesco, 1973, n° 3; A. W. Mabbs, avec la collaboration de G. Duboscq, The organisation of intermediate records storage, Paris, Unesco, 1974, n° 5 (version parallèle en français par G. Duboscq, en collaboration avec A. W. Mabbs, Organisation du préarchivage, Paris, Unesco, 1974, n° 5; le sujet est traité du point de vue des pays qui appliquent la méthode française plutôt que celui des pays anglophones); L. Bell et B. Faye, La conception du bâtiments d'archives en pays tropical, Paris, Unesco, 1979, n° 9. Bien que publié plus tard, cet ouvrage résulte d'un contrat passé pour le DBA. Il a aussi été publié depuis en espagnol.

11. Les documents et publications mentionnés sont successivement: J.‑J. Valette, Le rôle du archives dans l'administration et dans la politique de planification dans les pays en voie de développement, Paris, Unesco, t 972. (COM/WS/281.); F. R. J. Verhoeven, The role of archives in the public administration and the national planning policy of developing countries, with particular reference to Southeast Asia, avec une introduction de Morris Rieger, Paris, Uneseo, 1972 (COM/WS/28); Charles Kecskeméti, La formation professionnelle des archivistes. Liste des écoles et du cours de formation professionnelle d'archivistes, Bruxelles, Conseil international des archives, publié avec le concours de l'Unesco, 1966; J. Davies, A study of the basic standards and methods in preservation and retoration workshops applicable to developing countries, Bruxelles, Conseil international des archives, publié avec le concours de l'Unesco, 1973; A. H. Leisinger Jr., A Study of the basic standards for equipping, maintaining and operating a reprographic laboratory in archives of developing countries Bruxelles, Conseil international des archives, publié avec la col]aboration de l'Unesco, 1973; R. Manning et al., Élaboration d'un guide des archives des organisations du système des Nations Unies et d'autres organisations internationales (étude préliminaire), Paris, Unesco, 1976 (COM‑75/WS/28); J. Basco et al., Legal questions of the application of microfilms, Paris, Unesco, 1975 (COM‑75/WS/30); C. Kecskeméti, Les contentieux archivistiques: étude préliminaire sur les principes et critères àretenir lors d'une négociation,, Paris, Unesco, 1977 (PGI‑77/WS/1); Y. P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives: a survey of facilities, Paris, Unesco, 1978 (PGI‑78/WS/14).

12. Voir en particulier C. V. Penna, « Séminaire interaméricain sur l'intégration des services d'information des archives, des bibliothèques et des centres de documentation en Amérique latine et dans la région  des Caraïbes », Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques, vol. XXVII, 1973, p. 164‑ 166; Uncsco, Consultation on the planning of national archives services, Unesco House, 4‑6 December 1972; Working Paper (DBA/2838/31.10.72) et Report (COM/WS/317, Paris, 11 December 1972); Unesco, Consultation on National Planning Policy and Methodology for Documcntalion, Libraries and Archivcs, Paris 26‑29 November 1973, Report (COM/WS/358, Paris, 4 December 1973); «Conference intergouvernementale sur la planification des infrastructures nationales en matière de documentation, de bibliothèques et d'archives, Paris, 23‑27 septembre 1974 », Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothèques, vol. XXIX, 1975, p. 2‑16, et C. V. Penna, « Trente ans d'activité de l'Unesco en faveur du développement des services de documentation, bibliothèque et archives», vol. XXX, 1976, p. 339‑348.

13. Les études publiées sont de J. H. d'Olier et B. Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives - esquisse d'une politique générale, Paris, Unesco, 1975, n° 4; E de Grolier, L'organisation des systèmes d'information des pouvoirs publics, Paris, Unesco, 1979, n° 8. Les deux documents sont 1es suivants: P Havard‑Williams et E. G. Franz, Natis: planning information man‑power, Paris, Unesco, 1976 (COM‑74/NATIS/Ref. 5); Systèmes nationaux d'information: institution d'un cadre Icgislatifpour la mise en place du Natis, Paris, Unesco, 1977 (CC‑76/NATIS/8). Pour les données bibliographiques et Ies résumés des autres publications et études du DBA parues au début de 1975 et une vue globale des activités du DBA, y compris l'assistance aux États membres au titre du programme de participation, voir Unesco, Development of national and regional information systems and services summary of the activities of the Department of Documentation, Librarics and Archives, 1967‑1974, Paris, Unesco, 1975 (COM‑75/WS/11)

14. Unesco, Conférence générale, dix‑neuvième session, Nairobi, 1976, Rapport du Directeur général sur le Programme d'ensemble en matière d'information (19 C/42, Paris, 30 septembre 1976).

15. Unesco, Conférence intergouvernementale sur l'information scientifique et technique au service du développement, Unisist 11, Paris, 28 mai‑1er juin 1979, Document de travail principal (PCI‑79/CONF. 201/ COL. 5, Paris, 18 avril 1979), et Rapport final (PCI/MD/1, Paris, 8 août 1979). Voir aussi J. Tocatlian, « L'information au service du développement: le rôle du Programme général d'information de l'Unesco », Revue de l'Unesco pour la science de l'information, la bibliothèconomie et l'archivistique, vol. III, 1981, p. 152‑164.

16. La Division ne relève plus des secteurs de l'Unesco; elle est placée sous l'autorité du sous‑directeur général du Bureau d'études et de programmation, qui dépend directement du Directeur général de l'Unesco. Ibid.,, vol. III, 1981, p. 157.

17. R. Manning et al., Guide to the archives of international organizations. Part. I, the United Nations System, Paris, Unesco, 1979 (PGI/79/WS/7).

18. E. Ketelaar, Intcrnalional standardization of statistics on archival institutions and records centres, Report, Paris, Unesco, 1978. Le glossaire multilingue doit paraitre en 1982.

19. Rapport du Directeur général sur l'étude des problèmes relatifs aux transferts vers les pays d'origine des documents provenant d'archives constituées sur le territoire d'autres pays, Paris, Unesco, 1978 (20 C/102).

20. Le détail des projets et activités entrepris depuis 1977 par le PGI au titre du Programme ordinaire et du Programme de participation figure dans les publications successives du Bulletin d'information de l'Unsist, vol. V‑VI, 1977‑1978, et dans le Programme général d'information/Bulletin de l'Unisist, qui l'a remplacé en 1979 en commençant par le vol. VII, n° 1. Au début de 1979, une section opérationnelle a été créée pour gérer le programme de participation de la Division, qui connaissait une expansion rapide, ainsi que les projets finances par des sources extrabudgétaires, comme le PNUD et des fonds en dépôt. Récemment, une section séparée a été chargée de la promotion et de l'évaluation des programmes ainsi que de la documentation.

21. Consultations d'experts en vue de l'établissement d'un programme à long terme en matière de gestion des documents et des archives (RAMP) dans le cadre du Programme général d'information, 14‑16 mai 1979, Rapport final, p. 4‑5. Paris, Unesco, 1979 (PGI‑79/WS/10).

22. Ibid., p.4.

23. Ibid, p. 9. Ces actions ont débouché sur la préparation et la publication en anglais, en arabe, en espagnol, en français et en russe de deux études: I. Borza, Étude sur la possibilité de créer un fonds d'aide en matière de microfilmage, financée et gérée au niveau international, en vue de faciliter la solution des problèmes relatifs aux transferts internationaux d'archives et à l'accès aux sources de l'histoire nationale localisée dans les archives étrangères, Paris, Unesco, 1981 (PGI/81/WS/7), et C. Kesckeméti et E. Van Laar, Accords et conventions: modèles bilatéraux et multilatéraux relatifs aux transferts d'archives, Paris, Unesco, 1981 (PGI/81/WS/3); en français et en anglais seulement, J. Pieyns, Étude de faisabilité d'une base de données consacrée aux sources d'histoire nationale conservées dans des pays étrangers, Paris, Unesco, 1981 (PGI/81/WS/24). Une bourse d'études a été offerte aux Archives nationales de Sri Lanka, qui a débouché sur la préparation et la publication de G.P.S.H. de Silva, A survey of archives and manuscripts relating to Sri Lanka and located in major London repositories, Paris, Unesco, 1981 (PGI/81/WS/4). Une aide financière a été offerte au Sri Lanka, à la République dominicaine et à l'Inde pour l'achat de copies microformes de documents se trouvant à l'étranger et concernant leur histoire. Un projet pilote est également en cours qui intéresse les gouvernements du Burundi, de la République démocratique allemande, de la Belgique, le Vatican et concerne des documents relatifs au Burundi.

24. Programme général d'information, Conseil intergouvernemental, deuxième session, Rapport final (PGI/ 79/CONF. 202/Col. 13. Council/II/5, Paris, décembre 1979), p. I t.

25. Programme général d'information de l'Unesco et Unisist, Council intergouvernemental du Programmc général d'information, troisième session, Paris, 26‑30 octobre 1981, Rapport final (PGI/81/Council/III/7),  p. 7.

26. Voir note 17.
27. PGI/81/WS/10, Paris, 1981. Existe également en anglais.
28. Par G. Weil, Paris, Unesco, 1981 (PGI‑81/WS/25).
29. Par J. B. Rhoads (PGI‑82/WS/4, Paris, 1982). Voir également J. B. Rhoads, « La normalisation des archives », RUSIBA, vol. III, n° 3, juill.‑sept. 1981, rubrique 82, p. 171 ‑ 175.

30. Par F. Hull, Parù, UDCSCO, 1981 (PGI/81/WS/26).
31. Par A. Ricks, Paris, Unesco, 1981 (FMR/PGI/81/158).
32. Par V. Cortés Alonso, Paris, Unesco, 1981 (FMR/PGI/81/110).

33. Par C. Crespo, Paris, Unesco, 1981 (FMR/PGI/81/116 E). Existe également en espagnol sous le titre República Argentina: establecimento de un centro de formación en téchnicas de restauratión y reprografía en la escuela  de archiveros, Universidad de Córdoba.

34. Par M. Roper, Paris, Unesco, 1981 (FMR/PGI/80/160).
35. Par M. Cook, Paris, Unesco, 1981 (PGI‑79/CONF.604/COL. 2). Existe également en anglais.
36. Par B. Delmas, Paris, Unesco, 1981 (PGI‑79/CONF.604/COL.1). Original français.
37. PGI‑79/CONF.604/COL.7, Paris, Unesco, 1980. Existe également en anglais.
38. Par E. Ketelaar, Paris, Unesco, 1981 (FMR/PGI/80/154).
39. Par M. Cook, Paris, Unesco, 1981 (FMR/PGI/TSU/81/197).
40. Réunion d'experts... (sur le RAMP), Rapport final.
41. Voir note 15.

<<TOC4>> Le conseil international des archives, ses réalisations et son avenir  

par Eckhart G. FRANZ

Le présent article a été édité dans ICA IX, Londres, 1980, à l'occasion du 30e anniversaire du Conseil International des Archives. Les chapitres relatifs àl'histoire et à la structure ont été résumés, tandis que la seconde partie, relative aux activités et aux réalisations, a été complétée par l'auteur. La rédaction de Archives et Bibliothèques de Belgique remercie vivement le Dr. Franz, auteur de l'article, M. Carlos Wyffels, ancien président du CIA, et M. Charles Kecskeméti, secrétaire exécutif, pour l'autorisation qu'elle a reçue d'introduire cette étude dans le numéro thématique sur les Archives en Europe occidentale depuis la seconde guerre mondiale.

<<TOC5>> 1. Introduction: origine et histoire du CIA.

Les débuts de la coopération archivistique internationale remontent au premier Congrès international des archivistes et bibliothécaires qui se déroula à Bruxelles à l'occasion de l'Exposition Universelle de 1910. Les thèmes de discussion abordés ont une résonance tout à fait moderne: versements des archives des administrations principe du respect des fonds publication d'instruments de recherche gestion administrative des archives et formation des archivistes, problèmes posés par les archives économiques et privées archives cinématographiques restauration.

De nouvelles initiatives se manifestèrent entre les deux `guerres mais n'aboutirent qu'à peu de résultats pratiques. Aussitôt après la seconde guerre mondiale les Archives Nationales des USA adressèrent àl'Unesco une proposition de programme archivistique qui préconisait la création d'une nouvelle organisation professionnelle internationale des Archives et énumérait les objectifs primordiaux que celle‑ci devrait se fixer: remise en état des archives sinistrées pendant la guerre et protection des archives contre les futurs dommages de guerre, traitement des archives dans des conventions internationales et conservation de celles des nouvelles organisations des Nations‑Unies, mais aussi questions techniques telles que le traitement des grandes masses d'archives modernes et des nouvelles formes de la documentation, les reproductions photographiques de documents et les échanges de ces reproductions, la terminologie propre aux archives, la coopération dans le domaine de la formation des archivistes, l'amélioration des instruments de recherche et la préparation d'un nouveau guide international des archives.

A la suite de propositions concrètes diffusées sur une échelle internationale‑en automne 1947, une première réunion d'experts au siège de l'Unesco à Paris a décidé, le 9 juin 1948, d'établir un « Conseil international des Archives », dont la présidence fut confié au Directeur général des Archives de France, M. Charles Samaran Au cours du premier Congrès international des Archives à Paris, le 21 et 22 août 1950, l'Assemblée constituante a adopté les premiers statuts, l'Acte constitutif du Conseil

Le développement ultérieur du CIA peut se diviser en trois phases dont chacune couvre à peu près une décennie:

1) Les premières années furent consacrées à la mise en place des structures, au lancement d'un véritable échange d'expériences et d'idées, grace aux congrès périodiques, à la revue Archivum (à partir de 1951) et àla Table ronde internationale des Archives (1954), sans oublier le Stage technique international des Archives créé aux Archives Nationales àParis

2) Les années 1959/60 voyaient le début de projets de travail spécifiques comme le Guide des sources de l'histoire d'Amérique latine et la création des premiers comités techniques L'installation d'un Secrétariat professionnel à Paris en 1963 et la revision des statuts en 1964 fut suivi par l'ouverture aux problèmes du Tiers monde lors des congrès de 1966 et 1968

3) Conséquence directe de ces décisions furent la formation d'une première branche régionale pour les pays de l'Asie du Sud‑Est (SARBICA) en 1968 et la constitution du Comité pour le développement archivistique l'année suivante. Les réformes structurelles,  qui furent décidées lors des congrès de 1976 et de 1980 ont complété l'organisation d'ensemble du système CIA.

<<TOC5>> 2. Structure et organisation.  

a) Les membres du CIA et l'Assemblée générale.

Les membres du Comité qui créa le CIA étaient pour la plupart des représentants d'Archives nationales ou d'administrations centrales d'archives Actuellement, les membres se répartissent selon les catégories suivantes: A. Directions centrales d'archives; B. Associations professionelles d'archivistes; C. Institutions; D. Membres d'honneur.

Statutairement, le CIA est donc aussi bien une association de personnes morales que de personnes physiques. Le droit de vote à l'Assemblée générale est réservé aux membres nationaux des catégories A et B. La dévolution des voix à l'intérieur d'un même pays est une question interne. A la différence dans l'attribution du droit de vote correspond une différence dans l'échelle des cotisations Le montant est fixe pour les catégories B à D Les cotisations de la catégorie A sont calculées d'après le PNB (produit national brut) et le revenu individuel moyen des habitants de chaque pays (les cotisations s'échelonnent ainsi entre 200 et 20.000$ US).

On constate une augmentation continuelle du nombre des pays membres. De 17 dans l'année 1949/50 le chiffre des pays représentés est monté à 117 en 1984 Les pays du tiers monde, peu nombreux à l'origine, représentent aujourd'hui 75 % des membres. Pour le début de 1984 la répartition des membres selon les catégories donne le résultat suivant: 150 A, 26 B, 350 C, 150 D et 22 E. Dans la catégorie C, les trois‑quarts appartenaient à la France, l'Italie et les USA; le Canada et les USA formaient plus de la moitié de la catégorie D.

L'Assemblée générale, qui se réunit à l'occasion des Congrès internationaux, est l'organisme directeur et de contrôle du CIA; il lui appartient de recevoir et d'examiner les rapports du Secrétariat et des différents organes du Conseil, de modifier les statuts et l'Organisation, d'élire le Comité exécutif et de fixer le montant des cotisations. 

b) Le Comité exécutif, le Bureau et le Secrétariat.

L'organe permanent de direction du CIA est le Comité exécutif, élu par l'Assemblée générale. Normalement, il se réunit une fois l'an en une session de plusieurs jours; sur la base de rapports écrits, il examine alors l'organisation du travail, le budget et autres questions fondamentales pour le Conseil, et prend les décisions nécessaires La durée du mandat du président, des vice‑présidents et des 14 membres élus du Comité exécutif est limitée à 4 ans. Ces 17 personnes doivent appartenir chacune à un pays différent; l'un des deux vice‑présidents - qui doivent toujours être originaires de deux continents différents - doit résider dans les pays en voie de développement Le président de chacune des branches régionales a un siège ex officio au Comité exécutif.

Les membres du Bureau sont désignés par le Comité exécutif. Ce sont le secrétaire général, le secrétaire général adjoint, le trésorier et le secrétaire exécutif qui est devenu membre ex officio du Comité exécutif en 1968.

Les tâches administratives courantes du CIA ont été confiées àl'origine au secrétaire général et à son adjoint. Leur amplification sensible à partir des années 1960 a conduit à l'installation d'un Secrétariat permanent à Paris, dont les attributions figurent dans les statuts renouvelées de 1976. Le secrétaire exécutif joue un rôle de coordination entre les différents organismes du CIA Depuis 1980 il est assisté par les trois secrétaires professionnels pour le développement, pour la normalisation et pour les publications  

c) Les Commissions, les Comités et les groupes de travail.

Les premiers Comités ad hoc ont été créés assez tôt après la fondation du CIA; en 1953 on a nommé une commission temporaire pour les problèmes du microfilmage de masse et un Comité de terminologie, qui publia le Lexicon of Archive Terminology de 1964. Le Comité de rédaction de la revue Archivum, qui se réunit lors des Congrès avec les rédacteurs des autres revues d'archives et le Comité technique des Guides des sources de l'histoire des nations (depuis 1975: Comité de coordination) remontent, ils aussi, aux années 1960.

A partir de 1960, se constituèrent des Comités permanents, portant sur les fonctions techniques des archives: Comité de  sigillographie (1960), Comité du microfilm (1968), Comité de l'informatique (1974), Comité de conservation et de restauration (1975) et Comité pour la. formation professionnelle (1977). Des groupes de travail s'occupent des problèmes des archives audio‑visuelles et des archives de l'architecture. Pour la gestion des dossiers il y a au moment un Comité conjoint CIA/IRMC. Le travail des Comités des archives d'entreprises (fondé en 1974/75) et des archives littéraires et artistiques (1975) s'approchent à ceux des sections.

Les membres de ces Comités sont choisis par le président du CIA, en accord avec le Comité exécutif et le président de chaque comité; ils comportent tous de huit à dix membres. Ils ont leur propres réseau de correspondants et concourent à une meilleure efficacité du travail par des séminaires organisés lors de leurs réunions et la publication de Bulletins ou Newsletters qui sont devenus en partie de véritables revues professionnelles Tous ces Comités ont pour mission d'élaborer à partir des expériences internationales des normes de travail et des directives pour chaque domaine spécifique des archives, et leur tâche doit aboutir à la publication d'un manuel.

Les Comités pour le développement des archives (créé en 1970) et pour les publications du CIA (1975) étaient du début d'une structure différente. En 1980 ces comités de planification, dont l'action est étroitement liée à celle du Comité exécutif, ont été transformés en Commissions. La Commission pour le développement, présidée par le vice‑président ressortissant du Tiers monde et réunissant tous les présidents des branches régionales du CIA, s'occupe de la politique et du programme de développement archivistique y compris l'administration du Fonds international pour le développement, créé en 1975. La Commission pour les publications, dirigée par le secrétaire général et le secrétaire pour les publications, a la tâche de coordonner les activités de publication du CIA  

d) Les branches régionales et les sections.

Le développement des Archives dans les pays du Tiers Monde, avec ses problèmes spécifiques, a conduit a l'idée de branches régionales, afin de permettre aux différents dépôts d'archives et a leurs conservateurs de participer plus activement à l'échange des  expériances au plan international. Le réseau de ces branches, complet depuis l'inauguration de la branche centre‑africaine en 1982, comporte, dans l'ordre de leur fondation, les branches suivantes:

1968 SARBICA (Southeast Asian Regional Branch/Asia du Sud Est).
1969 ECARBICA (East and Central African Regional Branch/ Afrique orientale).
1972 ARBICA (Arab Regional Branch/pays arabes)
1975 CARBICA (Carribean Regional Branch/Caraïbes)
1976 ALA (Asociacion Latinoamericana de Archivos). SWARBICA (South and West Asian Regional Branch/Asie du Sud et de l'Ouest).
1977 WARBICA (West African Regional Branch/Afrique de l'Ouest).
1981 PARBICA (Pacific Regional Branch/Pacifique).
1982 CENARBICA (Central African Regional Branche/Afrique centrale).

Les pays adhérents de ces diverses branches doivent être membres de catégorie A du CIA, auquel un rapport d'activité doit être adressé régulièrement Ceci dit, les branches régionales ont toute liberté pour organiser leur travail comme elles l'entendent: conférences régionales, colloques, publications.

Plus récente que celle des branches régionales est la conception de sections spéciales portant sur des domaines spécifiques qui posent des problèmes professionels particuliers. La discussion, menée en 1971, de l'adjonction d'une association des archivistes de la presse et de la radio‑télévision est restée sans résultat, de même la proposée de 1974 des conférences spécialisées pour les archives militaires, qui fut renouvelée en 1984. En 1976 on a inséré la Section dans les Statuts du CIA, en même temps créant une Section des associations professionnelles d'archivistes (SPA) et la Section des archivistes des organisations internationales (SIO). La formation de nouvelles sections pour les archives municipales et ecclésiastiques est sous considération.

<<TOC5>> 3. Activités et réalisations.  

a) Échange d'informations et d'expériences: les conférences et les publications. Parmi les objectifs énumérés par les statuts du CIA, trois sont prioritaires: réunir périodiquement des Congrès ‑internationaux d'archives, établir des rapports entre archivistes et Archives de tous les pays, et faciliter les échanges de vues et de renseignements sur les problèmes relatifs aux archives. Un instrument essentiel pour nouer des contacts comme pour échanger informations et expériences a été et reste constitué par les conférences professionnelles organisées par le CIA: congrès internationaux des Archives, dont la réunion est inscrite dans les statuts primitifs et qui se sont tenus d'abord tous les trois ans puis tous les quatre ans; conférences annuelles de la Table ronde, de création plus récente; réunions régionales et séminaires techniques, organisés en partie avec la collaboration de l'Unesco et d'autres organismes professionnels

Le premier Congrès international des Archives, qui se réunit a Paris du 23 au 26 août 1950, à l'occasion de l'Assemblée constituante de la nouvelle Organisation, rassembla plus de 360 archivistes de 35 pays. Les congrès suivant eurent lieu à La Haye (1953), Florence (1956), Stockholm (1960), Bruxelles (1964). Avec le Congrès international extraordinaire de Washington, en 1966, le Congrès international des Archives s'éloigna pour la première fois de l'orbite de l'Europe occidentale, Le 6e Congrès international des Archives eut lieu àMadrid, en 1968. Alors que le nombre des participants tournait autour de 500 à Stockholm ou à Madrid et avait presque atteint 600 à Bruxelles, on en dénombra plus de 1000 au 7e Congrès de Moscou en 1972, originaires de 62 pays, dont 35 d'Afrique, Amérique, Asie et Océanie. Le 8e Congrès se tint de nouveau àWashington et l'augmentation des frais de voyage pour les archivistes européens ramena le nombre de ses participants àquelque 400; néanmoins, 77 pays, dont 45 du Tiers monde, y étaient représentés. Les Actes du 9e Congrès à Londres en 1980 ont noté 905 participants de 75 pays, un chiffre qui est déjà surmontée par les pré‑inscriptions au Congrès de Bonn cette année, qui réunira les déléguées de plus de 100 pays.

La signification et le rayonnement des congrès internationaux débordent largement le cercle des personnes dont on évalue numé  riquement la participation. De nombreux correspondants dans tous les pays du monde contribuent à la préparation des documents de travail qui, dans bien des cas, dressent à l'échelon international un état complet des questions à l'étude. L'impression en plusieurs langues des rapports de congrès et la publication ultérieure du compte rendu général mettent les résultats des travaux à la disposition de l'ensemble de la communauté professionnelle. L'efficacité scientifique des congrès tient probablement davantage aux rapports et exposés, qui sont préparés avec soin, qu'aux discussions lors des séances plénières, réduites en grande partie à des lectures à haute voix de papiers préparés à l'avance, mais il s'agit là d'un phénomène que les congrès d'archives partagent avec d'autres réunions internationales du même genre Des débats plus serrés ont lieu, en partie, dans des séances de sections, plus spécialisées. En tout cas, l'importance des congrès d'archives ne fait aucun doute, dans la mesure où ils constituent un forum pour des échanges professionnels et des contacts personnels entre archivistes de tous les pays, et aussi une occasion de rencontre approfondie avec les archivistes et les institutions archivistiques du pays hôte et de la partie du monde dans laquelle il est situé.

Pour une discussion plus approfondie de problèmes professionnels d'actualité dans un‑cercle plus étroit, Charles Braibant prit l'initiative de créer les conférences de la Table ronde des Archives (CITRA) en 1953, alors qu'il était président du CIA. Réunie pour la première fois à Paris au printemps de 1954, la Table ronde tient ses assises chaque année, à l'exception de celles où ont lieu les congrès internationaux. Autonome àl'origine, elle fut rattachée au CIA et inscrite dans ses statuts lors de la réforme de ceux‑ci en 1964. Elle a cependant conservé jusqu'à présent son propre Bureau; élu pour des périodes de quatre ans, il se compose d'un président, d'un secrétaire et de cinq conseillers, plus le secrétaire exécutif du CIA et un représentant du pays hôte de l'année. Conçues pour être volontairement restreintes aux plus éminents spécialistes des pays‑mêmbres, les conférences de la Table ronde n'ont jamais compté dans les premiers temps plus de trente à trente‑cinq participants en moyenne. Mais à partir de la fin des années 1960, avec le développement du Conseil international des Archives, la participation a la Table ronde s'est accrue dans de telles proportions que, depuis la 14e CITRA en 1973, on a dû la limiter a deux délégués  par pays‑membre (trois pour les États fédéraux). Compte tenu des représentants des organisations internationales et des experts et observateurs invités, chacune des conférences que se sont tenues depuis l'introduction de ce nouveau règlement a regroupé entre soixante et une centaine d'archivistes d'environ 35 à 45 pays; on a donc la possibilité d'y mener de véritables échanges d'opinion. Les discussions se font sur la base de rapports, généralement rédigés par le secrétaire à l'aide de questionnaires‑enquêtes préalables et envoyés aux participants avant l'ouverture de la conférence. Rapports et discussions sont publiés dans une collection particulière, jusqu'à présent uniquement en français, àl'exception de la 13e Conférence de Bonn en 1971. Une publication bilingue en français et anglais est sous presse pour les Actes de la 22' Conférence de 1983. Pour les Actes jusqu'à 1979 la CITRA a publié un Index général des noms, préparé àl'aide de l'ordinateur aux archives de l'État à Liège.

Les conférences de la Table ronde et les congrès du CIA ont embrassé un ensemble de thèmes qui va des questions fondamentales (sur la compréhension de l'archivistique et le rôle des Archives au service de l'administration et de la recherche) aux développements actuels des techniques utilisées par les Archives. Questions fondamentales: le concept d'archives et la mission de l'archiviste (Tables rondes de 1962 et 1970), l'histoire de l'archivistique (Congrès de 1968), la bibliographie et la terminologie archivistiques (Congrès de 1950 et 1953), les formations professionnelle et continue des archivistes (Congrès de 1953 et 1964, Table ronde de 1975), les budgets des Archives (Table ronde de 1973), et les normes à respecter dans le domaine des Archives (Tables rondes de 1978 et 1979). Le CIA s'était proposé de ne pas limiter son action au cadre des frontières nationales; dans cet esprit, plusieurs assemblées se sont penchées sur les questions de relations internationales en matière d'archives (Table ronde de 1961), sur les archives des organisations internationales (Tables rondes de 1961 et 1971), l'assistance internationale aux pays en développement (Congrès de 1972 et 1976) et sur les problèmes liés à la reconstitution des patrimoines archivistiques nationaux (Table ronde de 1977). Les débats sur la libéralisation de l'accès aux archives ont également dépassé le cadre des frontières (Congrès de 1966, 1968 et 1976; Table ronde de 1967). On a traité de l'organisation des Archives  d'État et des collectivités locales (Tables rondes de 1957 et 1969), mais surtout des problèmes plus particuliers relatifs aux archives économiques et privées (Congrès de 1950, 1956 et 1968), ecclésiastiques, de la littérature, de l'art et de l'architecture (Tables rondes de 1958 et 1975, Congrès de 1972). On a examiné les rapports des Archives avec les administrations (Tables rondes de 1957 et 1979), leur importance dans l'économie (Table ronde de 1958) et dans différents domaines de la recherche: histoire de l'art et géographie, recherche historique en général et plus particulièrement histoire sociale, économique et agraire (Congrès de 1953 et 1960; Tables rondes de 1958, 1959 et 1963). On a abordé également le rôle que pourraient jouer les Archives dans l'enseignement et dans les relations publiques (Tables rondes de 1954 et 1974).

En ce qui concerne l'étude concrète des problèmes techniques qui se posent aux Archives, c'est le records management, la gestion des archives administratives, le préarchivage et les critères du tri qui ont le plus retenu l'attention (Congrès de 1950, 1956, 1968, 1972 et 1976, Table ronde de 1983) On a discuté des modes de classement, des instruments de recherche et de l'initiation du chercheur aux archives (Table rondes de 1959, 1962 et 1981), des archives et de la documentation (Congrès de 1953), de la collecte et du traitement des archives imprimées et audiovisuelles (Table ronde de 1970, Congrès de 1972). Les questions de sigillographie ont été abordées à plusieurs reprises (Congrès de 1964 et 1968; Table ronde de 1973), Particulièrement fructueux ont été les échanges techniques, régulièrement inscrits à l'ordre du jour des congrès internationaux: construction et aménagement des bâtiments d'archives (Congrès de 1956, Tables rondes de 1963 et 1965), restauration et réprographie (Congrès de 1950, 1960, 1968, 1972 et 1976, Table ronde de 1982), rôle de l'informatique dans les Archives (Congrès de 1964, Tables rondes de 1965 et 1971). Sur tous ces points, comme sur beaucoup d'autres, les discussions entamées lors des congrès se sont poursuivies dans le cadre des comités constitués au fur et à mesure; c'était réciproquement le Comité de réprographie, qui a préparé le document de travail de la CITRA de Kuala Lumpur en 1982.

Congrès et Tables rondes sont des assemblées ouvertes chaque année à tous les pays‑membres. La nécessité d'intensifier et d'approfondir les échanges a conduit, ces dernières années, àréaliser un  nombre croissant de réunions limitées à une région ou à un thème et organisées soit par les comités, soit par les branches régionales du CIA. Outre les conférences bi‑ ou trisannuelles des branches régionales et les réunions de comités, il faut mentionner à cet égard les conférences extraordinaires comme celle qui s'est tenue à Dakar en 1975 (Conférence générale sur la planification du développement des archives dans le Tiers monde), mais surtout les colloques et séminaires consacrés à des questions techniques: par exemple, la formation professionnelle des archivistes, la gestion des archives administratives (records management), la restauration, le microfilm, l'informatique et les archives orales. Généralement régionaux, ces colloques ont lieu bien souvent à l'initiative de l'Unesco ou sous son patronage. Rapports et enquêtes sont publiés dans l'une ou l'autre des collections du CIA, soit in extenso soit sous forme résumée Une Conférence européenne sur la création et l'organisation des documents contemporains est en préparation pour l'année 1985.

La publication la plus importante du Conseil à ce jour est la revue Archivum. Rédigée à Paris, elle couvre la totalité des pays membres du CIA par un réseau de plus de cent correspondants. Ayant inauguré son premier volume en 1951 par la publication des débats du Congrès fondateur de 1950, elle s'est vu confier comme tâche fondamentale, devenue statutaire en 1964, l'édition des actes des Congrès Intégrée aux volumes annuels à partir de 1952, la Bibliographie archivistique internationale a dû être interrompue après la parution en 1964 du numéro spécial consacré aux livres et articles publiés en 1958/59 (Fascicule bibliographique n° 1) De même, après le volume XI paru en 1963, il a fallu renoncer à la Chronique internationale des Archives que le volume III (1953) avait inaugurée. Depuis lors, en dehors des Actes des Congrès, les volumes forment des numéros spéciaux, consacrés soit à des thèmes particuliers traités sous la forme de rapports établis par différents pays (par exemple, les archives notariales, communales etc.), soit à la mise en œuvre de données fournies par ces derniers: ainsi les cinq volumes de législation archivistique, l'important Annuaire international des Archives, publié en 1975 — après une première édition en 1956 —, ou la précieuse Bibliographie internationale fondamentale d'archivistique (volume XXV) qui a repris sous une autre forme l'idée des premières bibliographies

En annexe aux Actes des congrès, Archivum publie le compte rendu des Assemblées générales et les rapports qu'y présentent les comités. Néanmoins, le Comité exécutif résolut en 1969 de lancer son propre Bulletin pour y donner une chronique de l'actualité archivistique dans le monde et y relater le travail accompli par les branches régionales ainsi que les nouvelles professionnelles les plus importantes des pays‑membres. La publication d'un Journal international des Archives décidée par le Comité exécutif pour 1980 dans l'intention de créer un moyen supplémentaire pour l'échange des informations professionnelles' a été discontinué après le deuxième numéro.

La mission d'informer sur les questions d'actualité dans les diverses domaines de l'archivistique reste avec les bulletins des Comités Les Bulletins annuels publiés depuis 1972 par le Comité de l'informatique (ADPA) et par le Comité de réprographie (anciennement du microfilm, depuis 1984 conjointement avec le Comité de conservation) sont au fond des revues internationales spécialisées. Cette remarque vaut aussi pour le Bulletin du Comité des archives économiques, tandis que Conservation News et CAD‑Information publiés depuis 1978 par le Comité de restauration et le Comité (Commission) pour le développement des archives, sont plutôt du style News‑Letters. Tous ces bulletins de comités sont d'ailleurs imprimés par des Archives ou Directions d'Archives, sans participation financière du Conseil international. Cela vaut aussi pour le bulletin Ianus de la Section des associations d'archivistes (depuis 1983). En revanche, les organes des branches régionales sont partiellement subventionnés par le CIA: le South East Asian Archives de la SARBICA, qui remonte à 1968; Caribbean Archives et ECARBICA JOURNAL (depuis 1973): El Boletin Interamericano de Archivos (depuis 1974); The Arab Archives (depuis 1975); et le dernier‑né, le SWARBICA Journal (1978), auxquels il faudrait souhaiter une diffusion plus large.

Le programme de publication du CIA s'est amplifié au cours des dernières années. Qu'on en juge par la liste qu'en donne l'Annuaire/ Directory du CIA. qui parait chaque année depuis 1978: à côté des revues périodiques, on trouve la série des Actes de la Table ronde, publiée à part (16 volumes parus plus l'index général), l'ensemble des inventaires du Guide des sources de l'histoire des nations coordonné par le CIA, les études réalisées à la suite de   contrats de l'Unesco et qui sont publiées dans la collection DBA/ Études et recherches de l'UNESCO, dans la série des Études et directives RAMP dans les « brochures vertes » du Conseil international ou dans la nouvelle série des Manuels du CIA. Nous reviendrons sur le contenu de ces publications.

La multiplicité des journaux et collections qui paraissent sous la responsabilité du CIA ou avec sa participation souligne à l'évidence la nécessité de poursuivre sous une forme adaptée la réalisation d'une information bibliographique régulière malgré l'échec de la première tentative. La Rédaction d'Archivum a constitué une bibliothèque internationale à l'aide des revues qu'elle reçoit par voie d'échange et des inventaires et publications qui lui sont envoyés Cette bibliothèque devrait servir de base à la réalisation d'un Centre de documentation de la littérature archivistique internationale; mais actuellement elle ne peut être utilisée que de façon limitée en raison du manque de personnel et d'équipement. Il faudrait arriver à un véritable centre international de documentation et de renseignements archivistiques, qui publierait régulièrement des informations ou abstracts; c'est d'ailleurs ce que recommandait une résolution adoptée par le Congrès international extraordinaire de 1966. Ce projet était inscrit au premier plan àmoyen terme (medium term plan) pour la période 1978‑1982. Un premier pas a été le Boletin de informacion, publié sous la tutelle de la Subdireccion general dos archivos à Madrid depuis 1980.  

b) Mesures destinées à promouvoir des normes scientifiques dans les différents domaines de l'administration et des techniques des archives.

Dès ses premiers statuts le CIA s'était fixé comme l'un de ses objectifs prioritaires de favoriser les échanges de vues et de renseignements sur les problèmes relatifs aux archives Ces échanges ont largement fécondé le travail et la coopération sur le plan international dans les domaines de la science archivistique de l'administration des archives et des questions techniques Comme on s'est rendu compte que les problèmes se posaient partout en termes identiques on s'est efforcé de dégager à partir des pratiques nées de traditions différentes une terminologie et des normes concrètes qui puissent servir de base àdes échanges plus approfondis et qui aident par là‑même au développement archivistique

Dès avant la première guerre mondiale puis à nouveau dans les années 1930 les archivistes s'étaient préoccupés de la question d'un vocabulaires international d'archivistique. En 1953 Robert‑Henri Bautier qui venait d'être nommé secrétaire de la Table ronde, rédigea une Préparation d'un vocabulaire international d'archives; celle‑ci servit de base au Comité de terminologie constitué en 1956 par le CIA pour établir le Lexicon of Achive‑Terminology déjà mentionné qui parut en six langues aux éditions Elsevier. Le Lexique Elsevier était un point de départ utile mais ne put vraiment s'imposer et il fut rapidement dépassé par une série de terminologies ou de lexiques techniques qui furent publiés simultanément ou peu après par différents pays. Un nouveau projet est en cours depuis 1976/77 sous le patronage de l'Unesco: Un petit groupe d'experts a compilé un glossaire archivistique multilingue qui tienne compte des plus récents développements de l'archivistique, tout en essayant d'harmoniser cette terminologie avec celle des disciplines voisines que constituent la bibliothéconomie et la documentation. Ce nouveau Dictionnaire de la terminologie archivistique anglo‑français avec les équivalents des termes en allemand en espagnol en italien en néerlandais et en russe va apparaître au cours de l'année 1984.

« Les normes à respecter pour l'établissement et l'organisation des institutions d'archives », tel était le thème de la 18e conférence de la Table ronde tenue à Nairobi en 1978; le choix de cette ville manifestait d'ailleurs combien le développement des archives dans le Tiers monde est lié à la recherche préalable d'une normalisation C'est à cette recherche que correspond l'élaboration depuis 1977/78 à la suite de contrats passés avec l'Unesco d'un modèle de statistique pour l'ensemble des domaines couverts par les Archives; dès 1973 lors de la Table ronde de Luxembourg on avait discuté des budgets nationaux des archives en comparant les statistiques financières. C'est aussi à la recherche d'une normalisation que se rattache le projet de loi d'archives type élaboré à partir de l'analyse des lois existantes (par S. Carbone et R. Guêze dans la collection Études et recherches de l'Unesco, en 1971) ainsi que l'étude demandée en 1977/78 sur la possibilité de déterminer des critères au plan international pour le statut d'archiviste. Il faudrait encore mentionner ici les efforts menés pour normaliser et coordonner la formation des archivistes, qu'a concrétisés la récente création d'un Comité pour la formation professionnelle; l'élaboration et la  publication de principes directeurs pour la gestion des archives intermédiaires et le tri (voir en particulier le manuel de Guy Duboscq et A. W. Mabbs sur l'Organisation du préarchivage, 1974, et l'étude de A. Kromnow, 1977); !es recherches juridiques sur les échanges d'archives et la valeur légale du microfilm. Même Ies recherches comparatives sur Ies classements et Ies traitements des différentes catégories d'archives - notariales, économiques, imprimées. audiovisuelles - peuvent servir de base pour l'établissement de normes spécifiques, Toute une série d'études et directives pour divers aspects du travail archivistique ont été élaborées et publiées dans Ie cadre du programme RAMP de l'Unesco.

Les recherches effectuées dans le domaine des techniques correspondent à la volonté du CIA, affirmée dans ses statuts, de favoriser toutes les mesures permettant de conserver et de sauvegarder le patrimoine archivistique. Après les congrès consacrés aux constructions d'Archives, M. Duchein publia en 1966 un manuel sur Les bâtiments et équipements d'archives, conçu comme un instrument d'orientation international; sa version anglaise, revue et mise à jour en 1977, a inauguré la nouvelle série des Manuels du CIA (ICA Handbooks). D'autre part, les problèmes particuliers aux constructions d'Archives en pays tropicaux ont fait l'objet d'une étude conjointe du CIA et de l'Unesco. Le travail intensif des comités spécialisés a abouti à la publication de manuels sur La conservation et la restauration des documents d'archives, La microphotographie aux.Archives et deux études sur les principes de base pour l'installation d'ateliers de restauration et de microfilms; ces exemples suffisent à mettre en lumière la valeur pratique des échanges internationaux en matière d'archives. De même, les colloques et séminaires du Comité de l'informatique ont‑ils permis, sans aucun doute, de développer les applications informatiques dans les Archives Trois publications (Guidelines for Administering Machine Readable Archives, an Intrduction to Archival Automation et Termes élémentaires d'Informatique appliquée aux Archives) sont apparus dans les années 1980‑83.  

c) Mesures destinées à promouvoir le développement des archives, en particulier dans le domaine des formations professionnelle et continue.

A l'occasion du Congrès des Archives de Moscou, en 1972,  l'énoncé dans les statuts des objectifs généraux poursuivis par le CIA fut ainsi complété: « favoriser dans tous les pays le développement des archives et la formation professionnelle des archivistes. » Dès 1968, à Madrid, l'Assemblée générale avait approuve la priorité que le Comité exécutif` entendait donner aux mesures d'aide au développement des archives. Le Comité pour le développement des archives (CAD) fut créé en 1970 Lors de la Conférence générale sur la planification du développement des archives, réunie à Dakar au début de 1975, on créa le Fonds international pour le développement des archives; il devait permettre au CIA de financer ses propres projets, spécialement dans les cas d'urgence en l'absence d'autres ressources ou lorsqu'elles ne pourraient être mobilisées avec la rapidité nécessaire Des donations fournies par l'Algérie et le Nigeria, l'Iran et la Yougoslavie, permirent de lancer les premières opérations, mais dans l'ensemble les demandes de contribution n'ont pas suscité les réponses qu'on espérait au départ La charge principale de l'organisation et du financement des projets de développement archivistique dans les pays du Tiers monde continuera évidemment de reposer sur l'Unesco et, pour les projets majeurs, sur le PNUD (Programme des Nations‑Unies pour le développement) par l'intermédiaire de l'Unesco. Le Conseil international des Archives et le CAD (depuis 1980 Commission pour le développement des Archives), travaillant en étroite liaison avec les branches régionales du CIA, assument plusieurs tâches: susciter et coordonner des projets de développement et répercuter les demandes concrètes d'aide aux organismes appropriés: Unesco, pays‑membres, fondations ou, dans certains cas, le Fonds de développement, dont l'administration a été confiée à la Commission. Le CIA doit en outre fournir des experts pour des séminaires professionnels et des missions d'enseignement ou de développement. Beaucoup de ces experts sont d'ores et déjà originaires de pays du Tiers monde; on peut y voir le symbole des progrès réalisés en matière de développement.

Il n'entre pas dans le cadre de ce rapport de récapituler et de poursuivre les évaluations en matière d'assistance au développement archivistique contenues dans les rapports soumis au congrès de Moscou et de Washington, ni même de décrire ou d'énumérer en détail ce que le CIA a réalisé par lui‑même ou en collaboration avec l'Unesco dans ce domaine. Certes. le bilan de ce qui a été  accompli, en particulier au cours des dernières années, et le programme de travail sont impressionnants, même si, en fin de compte, une partie seulement des prévisions - ambitieuses - a pu être réalisée. Financer des constructions de bâtiments d'archives, comme on le lui demande parfois. n'est évidemment pas du ressort du CIA. Sa vocation. là aussi, est d'apporter des règles et des méthodes, et beaucoup de projets évoqués dans le paragraphe précédent (3.b), sinon la plupart, ont été conçus pour répondre aux conditions particulières du développement des archives dans les pays du Tiers monde. Le Manuel d'archivistique tropicale d'Yves Pérotin a été l'un des premiers ouvrages publiés par le CIA. L'élaboration de normes pour les constructions d'archives et les ateliers de microfilmage et de restauration, comme celle de modèles pour les lois sur les archives ou les statuts du personnel, s'adressent particulièrement aux États dans lesquels structures juridiques et installations techniques restent à mettre en place. Les missions individuelles financées par l'Unesco ou, dans certains cas, par le Fonds international, servent à adapter ces normes aux conditions propres a tel ou tel pays.

Parmi les mesures de développement, il est évident que la création de centres de formation professionnelle est prioritaire; les délibérations du CAD sur le catalogue des demandes présentées l'ont toujours confirmé. La propagande menée par le CIA depuis longues années en faveur de la réalisation de centres régionaux tels que ceux qui existent actuellement à Dakar, Accra et Cordoba (Argentine) ou ceux qui fonctionnent comme centres nationaux avec une vocation internationale comme à Delhi et àBagdad, et l'appui technique qu'il leur a apporté constituent déjà, à n'en pas douter, un succès important. Les colloques régionaux sur la formation des archivistes organisés au cours des dernières années par l'Unesco et les branches régionales du CIA ont inscrit dans leurs résolutions finales les vœux suivants, correspondant àleurs besoins les plus pressants: élargissement et renforcement des centres de formation existants et promotion de nouveaux centres à l'échelon régional et national. mais surtout création de centres techniques et d'ateliers de démonstration pour la restauration et la réprographie. Le CIA et ses comités compétents continueront certainement à agir de manière àstimuler les efforts nécessaires pour satisfaire cette demande. Ces objectifs sont d'ailleurs inscrits dans les plans de travail àmoyen terme du Conseil international des Archives  

d) Amélioration des possibilités de consultation et des instruments de recherche.

Le 4e alinea du paragraphe 2 (« Objectifs généraux ») des statuts primitifs du CIA est consacré au « service des utilisateurs », autrement dit à l'amélioration des prestations de services fournies par les archivistes aux chercheurs: « faciliter une utilisation plus fréquente des archives et l'étude efficace et impartiale des documents qu'elles conservent » (formulation du texte définitif des statuts) « en en faisant mieux connaître le contenu et en s'efforçant de rendre l'accès aux archives plus aisé. » Une phrase supplémentaire, appelant à multiplier les reproductions de documents d'archives pour les rendre plus largement accessibles, a été supprimée lors de la réforme de 1964 Toutefois, les Congrès suivants de 1966 et 1968 devaient, dans le cadre du thème général de « l'ouverture des archives »accorder une large place à la question de la diffusion des microfilms de publication, question, qui était reprise par la Table Ronde de Kuala Lumpur en 1982.

Des séances du Congrès extraordinaire de Washington en 1966 furent consacrées aux thèmes de la « libéralisation de l'accès aux archives » et de la coopération internationale nécessaire en vue de cette libéralisation. Visant à améliorer les possibilités d'utilisation de manière égale dans tous les pays, les résolutions finales du Congrès provoquèrent la création de groupes de travail ad hoc sur la libéralisation de l'accès aux archives et sur les possibilités d'utilisation du microfilm. Il en résulta le rapport fondamental présenté par Ch Kecskeméti au congrès suivant (6e Congrès international des Archives, Madrid, 1968), publié ensuite sous forme de brochure avec, en annexe, la documentation rassemblée à cette occasion. « La révolution dans le domaine de l'accès aux archives et de leur utilisation », tel fut le thème retenu pour l'une des séances du 8e Congrès, qui devait dresser un bilan provisoire huit ans après Madrid. Les rapports présentés constatèrent un élargissement continuel du nombre des utilisateurs et du champ de leurs investigations. Les recommandations du CIA aboutirent à un succès immédiat: la réduction du délai général de communicabilité de 50 à 30 ans dans de nombreux pays L'utilisation accrue des procédés modernes de reproduction et d'indexage laissait augurer de nouvelles facilités pour les chercheurs; les comités du microfilm et de l'informatique ont poursuivi leurs travaux sur ces questions.

L'initiation du chercheur aux archives, les publications introductives (guides etc.) et l'accueil dans les salles de travaux furent l'objet de la Table Ronde d'Oslo en 1981

Autre thème abordé à plusieurs reprises au cours des débats des congrès sur les mesures destinées à faciliter l'accès aux archives: l'amélioration des instruments de recherche. Ce propos a été servi par un projet d'envergure, celui du Guide des sources de l'histoire des nations, lancé dès 1959 sur la base d'un premier contact entre l'Unesco et le CIA, qui prévoyait l'inventaire des sources de l'histoire de l'Amérique latine. De même qu'un Comité technique avait été créé alors pour coordonner la réalisation des volumes consacrés à l'Amérique latine, un second comité fut constitué, suivant les recommandations de la 12e Conférence générale de l'Unesco en 1963, pour recenser les sources de l'histoire de l'Afrique sub‑saharienne dans les archives européennes et nord‑américaines. En 1967/68, on décida d'élargir le Projet aux sources de l'histoire de l'Asie, de l'Océanie et de l'Afrique du Nord, au moyen de contrats supplémentaires Les délais initialement fixés n'ont pu être entièrement respectés Le premier volume de l'inventaire des sources de l'histoire de l'Amérique latine conservées en Espagne est paru en 1966 Au cours de la décennie suivante, onze volumes au total de la série « Amérique latine » (1re série) ont été publiés Se succédant à un rythme plus soutenu, les dix premiers volumes de la 2e série (« Afrique au sud du Sahara ») et 9 volumes de la 3e série (« Afrique du Nord, Asie et Océanie ») ont vu le jour de 1970 à1984. On peut entrevoir maintenant l'aboutissement de ce vaste dessein, dont les parties publiées jusqu'à présent couvrent plus de 12.000 pages imprimées; il s'agit là, sans nul doute, d'un succès impressionnant de la collaboration archivistique internationale. Le travail d'inventaire devrait en tout cas être complété par le microfilmage des archives recensées; instamment demandée, cette opération rendrait accessibles aux pays du Tiers monde les archives qui les concernent.

Dans le prolongement de cette entreprise, une étude a été commandée en 1977 sur l'inventoriage systématique de l'ensemble des sources d'histoire des pays de l'Asie conservées en Asie même. Des projets particuliers portent sur l'inventaire des sources de l'histoire de l'architecture (cf. le volume Les Capitales de l'Europe de 1980) et sur la réalisation d'un Guide des archives des organisa  tions internationales, dont la première partie fut publiée en 1979 Un Guide des archives d'intérêt scientifique et technologique aux Indes fut réalisé comme étude pilote au cadre du programme RAMP en 1982 Sont également en cours d'étude l'élaboration d'une nouvelle collection de Guides sommaires, pour les Archives de tous les pays membres du Conseil international des Archives, et l'amélioration de l'information sur les instruments de recherche existant dans les différents pays et dépôts d'archives: on les ferait connaître en les recensant dans les Résumés analytiques prévus (voir plus haut, fin du § 3.a) et également en les publiant sous forme de microfiches. Un programme plus large de publier des instruments de recherche des archives non‑publiées sur microfiche en coopération avec la maison de publication IDC à Chur/Suisse est en train de dépasser le stade expérimental.  

e) Collaboration avec les autres organismes s'occupant d'information et de documentation.

« Coopérer avec tous les autres organismes s'occupant de la documentation, qui assure la conservation de l'expérience humaine, et de l'utilisation de cette documentation au profit de l'humanité »: telle est la phrase finale de l'article des statuts du CIA consacré aux objectifs généraux de l'Organisation. Dans cette optique, il faut citer au premier rang la coopération avec l'Unesco qui a parrainé le CIA à sa naissance, bien qu'elle ne soit pas expressément citée dans les statuts. En tant qu'organisation internationale non gouvernementale (ONG), le CIA a participé dès ses origines, au moins occasionnellement à titre de conseil, àdes projets spécifiques tels que la préparation de la Convention sur la protection des biens culturels au début des années 1950 Bénéficiant depuis 1962 d'un statut de catégorie A, il a le droit de formuler des commentaires officiels sur les projets de programme et de budget de l'Unesco et de déléguer des observateurs aux conférences générales et aux réunions techniques de celle‑ci; c'est un droit dont il use régulièrement. Cette coopération s'est renforcée avec la constitution au sein de l'Unesco, du département de la DBA (« Documentation bibliothèques et archives »), qui a subsisté jusqu'en 1977, date àlaquelle il a été intégré dans la nouvelle division du Programme général de l'information (PGI). Le Conseil intenational des Archives délègue ses observateurs aux réunions du Conseil  intergouvernemental chargé de gérer le Programme d'information, il est associé à l'élaboration de projets particuliers dans le domaine des archives et à celle du Programme de l'Unesco pour la gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme: RAMP), lancé en 1980. De son coté, l'Unesco délègue régulièrement ses représentants officiels - en général des archivistes professionnels - aux sessions du Comité exécutif, aux congrès et aux Assemblées générales du CIA.

Depuis l'origine, l'Unesco a accordé un soutien financier àl'action du CIA, comme elle le fait en faveur d'autres ONG Elle a inscrit à son budget régulier une subvention destinée à la publication d'Archivum et à financer la participation d'archivistes de pays en développement à des réunions organisées par le CIA. De 1968 à 1984 cette subvention est passée de 4.500 à 35.250 US $, augmentation substantielle même en tenant compte de la dévaluation et de la hausse des coûts d'impression. Le CIA bénéficie d'une autre forme d'aide de l'Unesco, lorsque celle‑ci lui passe commande, sous forme de contrats, de projets de travail concrets: études et rencontres professionnelles, ou entreprises àlong terme, tel le projet du Cuide des sources de l'histoire des nations qu'elle soutient depuis 1959: Quelques‑uns des travaux résultant de cette collaboration entre l'Unesco et le CIA ont été publiés, dans la série des études lancée par le département de la DBA (« Documentation, bibliothèques et archives: études et recherches »), comme document de l'Unesco et sous forme de publications du CIA.

Le CIA reçoit encore dans certains cas un soutien financier d'autres organisations en particulier de fondations internationales telles que les fondations Rockefeller ou CIDA (Canadian International Development Agency) qui ont subventionné des séminaires et des missions de conseil ou d'information archivistiques en Amérique latine et en Afrique. L'Organisation des États américains (OAS) accorde son appui au travail mené en Amérique latine dans le domaine des archives A la demande du Congrès extraordinaire de Washington (1966), le Council on Library Resources (CLR) a accordé une aide financière au CIA plusieurs années durant, notamment pour la mise en œuvre de projets concrèts et le renforcement du Secrétariat. Diverses fondations ont assisté au financement de conférences et de séminaires.

En inscrivant dans les statuts la phrase citée au début de ce  paragraphe, on pensait de toute évidence moins à l'obtention d'une aide financière qu'à une collaboration scientifique avec des organisations ayant des préoccupations analogues dans le domaine de l'information et de la documentation. C'est dans cet esprit que le Comité exécutif approuva dès 1953 la création d'un Comité de liaison (Joint Committee) des trois ONG existant pour les archives, les bibliothèques et la documentation: CIA, IFLA (International Federation of Library Associations / Fédération internationale des associations de bibliothécaires) et FID (Fédération internationale de documentation). Longtemps, malgré la participation réciproque de délégués aux congrès internationaux, on ne put aboutir à une véritable coopération. Des contacts un peu plus étroits furent établis ensuite dans le cadre du département de la DBA, créé par l'Unesco en 1967, et du IACODLA (International Advisory Committee for Documentation Libraries and Archives / Comité consultatif international pour la documentation, les bibliothèques et les archives), qui fut rattaché à la DBA et dans lequel les trois ONG étaient représentées; mais ces contacts se développèrent surtout àl'automne 1974, lors de la préparation de la conférence internationale NATIS de l'Unesco (Conférence pour la planification des infrastructures nationales dans le domaine de la documentation, des bibliothèques et des archives). La reconstitution ultérieure du Comité de liaison fait espérer que l'on poursuivra régulièrement les contacts a l'avenir. Une session conjointe des bureaux de FID, CIA et IFLA se tenait début mai 1980 à Bellagio, suivi d'une session commune des experts de formation des trois associations à Francfort vers la fin de cette année. Des problèmes professionnels précis ont amené la formation d'un comité directeur commun CIA/IFLA pour la restauration des documents et des livres, à la suite d'une session de travail à Copenhague en 1971; d'autre part, la collaboration avec l'International Records Management Fondation (IRMF), réclamée par le Congrès international de Washington en 1976, a conduit à la création, en 1978, d'un Comité commun pour les questions relatives à la gestion des dossiers. A l'avenir, la programmation des congrès sera conçue de manière a renforcer la coopération dans les autres domaines également.

<<TOC5>> 4. Problèmes actuels et perspectives d'avenir.

En examinant la structure et l'organisation du Conseil inter  national des Archives il est surprenant que, malgré lu manière peu systématique et même souvent improvisée dont il s'est construit et mis en place au fil des décennies, des formes d'organisation parfaitement adaptées à la réalité se soient en fin de compte développées, qui ont pu s'adapter à l'extension du Conseil et de ses tâches. Le réseau des branches régionales, qui n'existe sous cette forme au sein d'aucune organisation internationale comparable, est remarquablement conçu; il devrait encore se consolider, en veillant surtout à ce que ses liens avec l'Organisation‑mère ne se distendent pas. Une meilleure coordination du travail des comités est apparue nécessaire: on a déjà introduit des mesures en ce sens. Indépendamment de cela, si l'on examine les tâches imparties et le travail accompli, le maintien des comités existants semble parfaitement raisonnable. Les comissions chargées de formuler des politiques constituent des instruments indispensables au fonctionnement du Conseil. Il faudrait néanmoins, à l'avenir, prêter plus d'attention aux nombreuses mises en garde qui ont été faites contre toute multiplication des comités: les groupes de travail ad hoc, constitués pour la réalisation de projets concrets et limités dans le temps, devraient être clairement distingués des comités permanents. L'organisation des sections est encore susceptible d'aménagements; elle devrait être réexaminée, en tenant compte notamment de la possibilité de transformer certains comités en sections nouvelles.

Quant aux organes de direction centrale, leur structure et leurs compétences ne nécessitent certes aucun changement essentiel. Il faut cependant éviter tout élargissement du Comité exécutif et du Bureau, pour qu'ils ne deviennent pas pléthoriques. Sur le plan du Secrétariat, la formule de lui rattacher de secrétaires professionnels, expédient trouvé en face de l'impossibilité de financer un secrétaire adjoint, a fait ses preuves. Néanmoins, si des Directions d'archives pouvaient détacher de. jeunes collaborateurs à titre temporaire et pour des tâches déterminées, cela serait certainement utile Il faudra sûrement continuer, comme dans le passé, à déléguer des tâches définies. Peut‑être cette remarque vaut‑elle aussi pour la collaboration avec les disciplines professionnelles voisines, qu'il faut encore renforcer.

Le travail des comités, des branches régionales et des sections, ainsi que la réalisation du programme de travail de la planification à moyen terme posent la question des finances. La réforme  et le réajustement périodique des cotisations ont assuré, sans aucun doute, une assise financière plus solide. Les subventions de l'Unesco ont aussi été augmentées progressivement - encore que leur accroissement paraisse hautement désirable. Pour le moment, les bilans annuels ne sont pas défavorables, mais qu'on ne s'y trompe pas: les importantes réalisations du CIA, ses multiples publications, ses congrès et réunions - jusqu'aux séances des comités et aux conférences des sections - n'ont été rendus possibles que parce que le travail de cette Organisation, expressément classée comme non gouvernementale, a été soutenu dans des proportions considérables par l'assistance que lui ont prêtée un nombre limité de Directions nationales d'archives et qui va bien au‑delà de contributions chiffrées. A quoi s'ajoute l'engagement personnel d'un nombre également relativement réduit d'archivistes. La Direction des Archives de France assure au Secrétariat des locaux et une partie de ses moyens. Les Bulletins des Comités sont publiés par quelques pays et institutions membres, sans que les moyens du CIA soient mis àcontribution, et les frais de voyage élevés pour les réunions des organes directeurs et des comités ne sont couverts par le CIA ou l'Unesco que pour une partie des experts qui y participent, en provenance des pays en développement Il reste à espérer que cette forme d'aide pourra être poursuivie, peut‑être avec la participation de Directions qui n'y ont pas encore pris une part active.

Le problème le plus important reste peut‑être celui de la collaboration au travail du Conseil international des Archives. L'une des communications présentées au Congrès de Londres en 1980 a posé la question des relations entre les archivistes individuels et le CIA. Celui‑ci a tissé des liens organiques avec les Archives nationales et les Associations d'archivistes dans presque tous les États membres de l'Unesco: les progrès enregistrés en ce domaine sont impressionnants et réconfortants. A côté de cela, seuls quelques dépôts d'archives et quelques archivistes - encore ne s'agit‑il que d'un petit nombre de pays - sont associés directement au travail du CIA; on peut donc considérer qu'une proportion importante des adhésions de catégories C et D se ramène, en fait, à des souscriptions d'abonnements à Archivum, ce qui est bien sûr utile. Actuellement, le tirage d'Archivum est d'environ 1500 exemplaires, couvrant les abonnements et la vente au numéro. Le Bulletin du CIA est tiré a 1000 exemplaires. Quant aux publica  tions non périodiques, leur tirage oscille entre 500 et 1000 exemplaires. 

Cela prouve bien que, mis à part le cercle limité de ceux qui y collaborent  activement, les publications du CIA n'atteignent, dans la bonne centaine  de pays qui en sont membres, q'un très petit nombre de dépôts d'archives  et d'archivistes. Les semaines internationales des Archives organisées en 1979 sous l'impulsion de la Section des Associalions d'archivistes du CIA  ont voulu réaliser un large effort de publicité, y compris pour Ie travail archivistique international, une expérience, qui a encouragé la répétition en 1984.

On devra néanmoins, à l'avenir, se préoccuper davantage de diffuser.  plus largement les résultats du travail accompli par le CIA. C'est le seul moyen de renforcer son influence et d'aidcr les archivistes du monde entier, ce qui doit être le fondement absolu de l'action future du CIA, en liaison avec l`Unesco et les autres organisations professionnelles compétentes. Que, pour accomplir cette action dans le cadre et au‑delà des programmes de travail élaborés par le CIA et l'Unesco, on ne manque pas de tâches de poids et de prix, cela est hors de doute,

<<TOC5>> Bibliographie

 - BAUTIER (Robert‑Henri), La collaboration internationale en matière d'archives dans Les Archives dans la vie international. Actes de la 6e Conférence internationale de la Table ronde des Archives Paris, 1963, p. 57‑76.

 - BAUTIER (Robert‑Henri), Vingt ans de coopération internationale dans le travail des Archives dans Bulletin de l'Unesco à l'intention des bibliothéques, vol. 19, 1965.

 - Le Conseil international des Archives, Imprimé pour la Conférence inter‑gouvernementale sur la planification des services nationaux de documentation, de bibliothéques et d'archives, Paris, 1974, 15 p.

 - Conseil international des Archives. Bulletin, nos 1‑23, 1973‑1984.

 - HOLMES (Olivcr W.), Toward an International Archives Program and Council 1945‑1950, dans The American Archivist, vol. 39, 1976, p. 287‑299.

 - KECSKEMETI (Charles), Les Activités et les problèmes du Conseil international des Archives, dans Archivum, vol. XVI 1966, p. 197‑206.

 - RIEGER (Morris), The International Council on Archives. Its First Quarter Century, dans The American Archivist, vol. 39, 1976, p. 301‑306.

 - SMITH (Wilfried I.), The International Council on Archives and Technical Assistance to Developing Countries, ibid., p. 343‑351.

 - FRANZ (Eckhart G.), Der Internationale Archivrat. Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft (Bericht and report on the Fourlh Plcnary Scssion of the 9th International Congress on Archives on « The ICA, its Archievement  and its Future »), dans Achivum, vol. XXIX, 1982, p. 155‑194.

<<TOC3>> Etudes et documents RAMP

1. UNESCO. Programme général d'information. Consultation d'experts en vue de l'établissement d'un programme à long terme en matière de pré‑archivage et d'archives (RAMP) dans le cadre du Programme général d'information. 1979, 14‑16 mai. Paris. ‑ Document de travail. ‑ Paris : Unesco, 1979. ‑ 20 p. (PGI‑79/WS/1). ‑ Existe également en anglais

2. Rapport final. ‑ Paris : Unesco, 1979. ‑ 35 p. ‑ (PGI‑79/WS/11). ‑ Existe également en  anglais

3. MANNING (Raymond). ‑ Guide des archives des organisations internationales. I. Le Système des Nations Unies / version préliminaire par Raymond Manning, Gilberte Pérotin et Sven Welander. ‑ Paris : Unesco, 1984. ‑ (Documentation, bibliothèques et archives ; bibliographies et ouvrages de référence ; 8.). (PGI‑79/WS/7). ‑ Existe également en anglais

4. Réunion d'experts sur l'harmonisation des programmes de formation en matière d'archives. 1979, 26‑30 novembre, Paris. ‑ Formation théorique et pratique des archivistes : rapport sur la situation actuelle des programmes de formation en matière d'archives et évaluation des besoins en personnel spécialisé dans ce domaine / par Michael Cook ‑ Paris : Unesco, 1979. ‑ 62 p. ‑ (PGI‑E.T./ HARM 5). ‑ Existe également en anglais

5. La Formation des archivistes : analyse des programmes d'études  des  différents pays et réflexion sur les possibilités d'harmonisation / par Bruno Delmas. ‑ Paris : Unesco, 1979. ‑ 75 p. ‑ (PGI‑E.T./HARM 6). ‑ Existe également en anglais

6. Rapport final. ‑ Paris : Unesco, 1979. ‑15 p. ‑ (PGI ‑ E.T./ HARM 7). Existe également en  anglais

7. ROPER (Michael). ‑ Establishment of a technical training centre in archival restoration and reprography : Democratic Republic of the Sudan / (mission) by Michael Roper. ‑ Paris : Unesco, 1980. ‑ 31 p. ‑ (FMR/PGI/80/180)

8. KECSKEMETI (Charles). ‑ Modèles bilatéraux et multilatéraux relatifs aux transferts d'archives : accords et convention / par Charles Kecskemeti et Evert Van Laar. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 34 p. ‑ (PGI‑81/WS/3). ‑ Existe également en anglais, espagnol, russe et arabe

9. SILVA (G.P.S.H. de). ‑ A Survey of archives and manuscripts relating to Sri Lanka and located in major London repositories / by G.P.S.H. de SILVA. Paris : Unesco, 1981. ‑ 100 p. ‑ (PGI‑81/WS/4)

10. BORSA (Ivan). ‑ Etude sur la possibilité de créer un fonds d'aide en matière de microfilmage, financé et géré au niveau international, en vue de faciliter la solution des problèmes relatifs aux transferts internationaux d'archives et à l'accès aux sources de l'histoire nationale localisée dans les archives étrangères / par Ivan Borsa. ‑Paris : Unesco, 1981. ‑ 32 p. ‑ (PGI‑81/WS/7). Existe également en anglais, arabe, espagnol et russe

11. WHITE (Brenda). ‑ Les Revues d'archives : leur présentation dans les sources primaires et secondaires / par Brenda White. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 66 66 p. ‑ (PGI‑81/WS/10). ‑ Existe également en anglais

12. PIEYNS (Jean). ‑ Etude de faisabilité d'une base de données consacrées aux sources d'histoire nationale conservées dans des pays étrangers / par Jean Pieyns. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 66 p. ‑ (PGI‑81/WS/24). ‑Existe également en anglais

13. WEILL (Georges). ‑ La Valeur probante des microformes : une étude RAMP / par Georges Weill. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 63 p. ‑ (PGI‑81/WS/25). ‑Existe également en anglais et espagnol

14. HULL (Félix). ‑ Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives : (RAMP) principes directeurs / par Félix Hull. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 77 p. ‑ (PGI‑81/WS/26). ‑ Existe également en anglais et  espagnol

15. CORTES ALONSO (Vicenta). ‑ Sistema nacional de archivos y gestion de documentos : Peru, RAMP proyecto piloto / (mision) por Vicenta Cortes Alonso. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 56 p. ‑ (FMR/PGI/81/110)

16. CRESPO (Carmen). ‑ Development of a regional demonstration and training  centre  at the School for Archivists, University of Cordoba : Republic of Argentina / (mision) por Carmen Crespo. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 28 p. ‑(FMR/PGI/81/116)

17. RICKS (Artel). ‑ RAMP pilot project for the establishment of a regional archives and records centre : Republic of the Philippines / (mission) by Artel Ricks. ‑ Paris : Unesco, 1981. ‑ 49 p. ‑ (FMR/PGI/81/158)

18. EVANS (Frank B.). ‑ Development of an archival and records management programme : The Republic of Cyprus / (mission) by Frank B. Evans. Paris : Unesco, 1981. ‑ 64 p. ‑ (FMR/PGI/81/166)

19. UNESCO. Programme général d'information. ‑ Inventaire des systèmes et services d'administration d'archives et de gestion des documents. ‑Paris : Unesco, 1982. ‑ 67 p. ‑ (PGI‑82/WS/3). ‑ Existe également en anglais. ‑ Remplacé par le PGI‑83/WS/6

20. RHOADS (James). ‑ L'Applicabilité des principes directeurs de l'UNISIST et des normes internationales de l'ISO à l'administration des archives et à la gestion des documents : une étude RAMP / par James Rhoads. ‑Paris : Unesco, 1982. ‑ 67 p. ‑ (PGI‑82/WS/4). ‑ Existe également en anglais et espagnol

21. UNESCO. Programme général d'information. ‑ Consultation d'experts sur le RAMP (RAMP II). 1982, 2‑11 juin. Berlin (ouest). ‑ Rapport final. ‑Paris : Unesco, 1982. ‑ 38 p. ‑ (PGI‑82/WS/24). ‑ Existe également en anglais et en espagnol

22. WHITE (Brenda). ‑ Directory of audio‑visuel materials for use in records management and archives administration training / by Brenda White. Paris : Unesco, 1982. ‑ 71 p. ‑ (PGI‑82/WS/8)

23. TIRMIZI (S.A.I.). ‑ Guide to records relating to sciences and technology in the National Archives of India / by S.A.I. Tirmizi. ‑Paris : Unesco, 1982. ‑ 84 p. ‑ (PGI‑82/WS/12)

24. COOK (Michael). ‑ Principes directeurs pour l'élaboration de programmes d'enseignement dans le domaine de la gestion des documents et de l'administration des archives modernes : une étude RAMP / par Michael Cook. Paris : Unesco, 1982. ‑ iv, 73 p. ‑ (PGI‑82/WS/16). ‑ Existe également en anglais et espagnol

25. EVANS (Frank B.). ‑ Development of the archives and records management programme : Malaysia / (mission) by Frank B. Evans. ‑Paris : Unesco, 1982. ‑ 54 p. ‑ (FMR‑PGI/82/110)

26. RICKS (Artel). ‑ RAMP pilot project for the establishment of a regional  archives and records centre (report N°2) : Republic of the Philippines / (mission) by Artel Ricks. ‑ Paris : Unesco, 1982. ‑ 24 p. ‑(FMR/PGI/82/161)

27. EVANS (Frank B.). ‑ Writings on archives published by and with the assistance of Unesco : a RAMP study / by Frank B. Evans. ‑ Paris : Unesco, 1983. 33 p. ‑ (PGI‑83/WS/5)

28. EVANS (Frank B.). ‑ Guide pour inventorier les systèmes et services d'administration d'archives et de gestion des documents : une étude du RAMP / par Frank B. Evans et Eric Ketelaar. ‑ Paris : Unesco, 1983. ‑ 43 p. (PGI‑83/WS/6). ‑ Existe également en anglais et espagnol

29. HILDESHEIMER (Françoise). ‑ Directives méthodologiques concernant la préparation des guides généraux d'archives nationales : une étude RAMP / par Françoise Hildesheimer. ‑ Paris : Unesco, 1983. ‑ 79 p. ‑ (PGI‑83/WS/9). 
Existe également en anglais et  espagnol

30. KULA (Sam). ‑ L'Evaluation des images en mouvement en archivistique : une étude du RAMP et principes directeurs / par Sam Kula. ‑ Paris : Unesco, 1983. ‑ 75 p. ‑ (PGI‑83/WS/18). ‑ Existe également en anglais et  espagnol

31. MOIDEEN (P.S.M.). ‑ A Survey of archives relating to India and located in major repositories in France and Great Britain / by P. S.M. Moiden. ‑Paris : Unesco, 1983. ‑ 72 p. ‑ (PGI‑83/WS/l9)

32. DUCHEIN (Michel). ‑ Les Obstacles à l'accès, à l'utilisation et au transfert de l'information contenue dans les archives : une étude RAMP / par Michel Duchein. ‑ Paris : Unesco, 1983. ‑ 89 p. ‑ (PGI‑83/WS/20). ‑ Existe également en anglais et espagnol

33. RHOADS (James B.). ‑ Le Rôle de l'administration des archives et de la gestion dés documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude du RAMP / par James B. Rhoads. ‑ Paris : Unesco, 1983. ‑ 54 p. ‑ (PGI‑83/WS/21) Existe également en anglais et espagnol

34. HENDRIKS (Klaus B.). ‑ La Conservation et la restauration des documents photographiques dans les institutions d'archives et les bibliothèques : par Klaus B. Hendriks. ‑ Paris : Unesco, 1984. ‑ (PGI‑84/WS/1). ‑ Existe également en anglais et espagnol

35. STARK (Marie C.). ‑ Développement des services de gestion des documents et d'archives dans les organismes des Nations Unies : une étude du RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Marie C. Stark. ‑ Paris : Unesco, 1985. 168 p. ‑ (PGI‑83/WS/26). ‑ Existe également en anglais

36. KATHPALIA (Yash Pal). ‑ Programme d'enseignement modèle pour la formation des spécialistes de la conservation et de la restauration des documents : une étude RAMP / par Yash Pal Kathpalia. ‑ Paris : Unesco, 1984. ‑ 36 p. (PGI‑84/WS/2). ‑ Existe également en anglais et espagnol

37. SETON (Rosemary E.). ‑ La Conservation et la gestion des archives privées : une étude RAMP / par Rosemary E. Seton. ‑ Paris : Unesco, 1984. ‑ 57 p. (PGI‑84/WS/6). ‑ Existe également en anglais et espagnol

38. TAYLOR (Hugh A.). ‑ Les Services d'archives et la notion d'utilisateur : une étude RAMP / par Hugh A. Taylor. ‑ Paris : Unesco, 1984. ‑ iii, 69 p. (PGI‑84/WS/5). ‑ Existe également en anglais et espagnol

39. CHARMAN (Derek). ‑ Recensement des archives courantes et tableaux de tri : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Derek Charman. Paris : Unesco, 1986. ‑ iii, 71 p. ‑ (PGI‑84/WS/26). ‑ Existe également en anglais

40. CRESPO (Carmen) et VINAS (Vicente). ‑ La Préservation et la restauration des documents et ouvrages en papier : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Carmen Crespo et Vicente Vinas. ‑ Paris : Unesco, 1986. VI, 117 p. ‑ (PGI‑84/WS/25). ‑ Existe également en anglais et espagnol

41. JUBB (Michael). ‑ Guide to records relating to science and technology in the British Public Record Office / by Michael Jubb. ‑ Paris : Unesco, 1984. 313 p. ‑ (PGI‑84/WS/9)

42. KEENE (James A.). ‑ Planning, equipping and staffing a document reprographic service : a RAMP study with guidelines / by James A. Keene and Michael Roper. Paris : Unesco, 1984. ‑ 97 p. ‑ (PGI‑84/WS/8)

43. NAUGLER (Harold). ‑ Evaluation et tri des documents informatiques en archivistique : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Harold Naugler. ‑ Paris : Unesco, 1986. ‑ 155 p. ‑ (PGI‑84/WS/27). ‑ Existe également en anglais

44. WIMALARATNE (K.D.G.). ‑ Les Informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers d'affaires des administrations publiques : une étude RAMP / par K.D.G. Wimalaratne. ‑ Paris : Unesco, 1984. ‑ 67 p. ‑ (PGI‑84/WS/7). Existe également en anglais et espagnol

45. GUPTIL (Marilla B.). ‑ Evaluation et tri des documents d'archives dans les organisations internationales : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs / par Marilla B. Guptil. ‑ Paris : Unesco, 1986. ‑ii, 66 p. (PGI‑85/WS/4). ‑ Existe également en anglais

46. KETELAAR (Eric). ‑ Archival and records management legislation and requlations a RAMP study with guidelines / by Eric Ketelaar. ‑ Paris : Unesco, 1985. 121 p. ‑ (PGI‑85/WS/9)

47. VAN LAAR (Evert). ‑ Situation des systèmes et services d'administration d'archives et de gestion de documents dans les Etats membres d'Afrique : une étude RAMP / par Evert Van Laar. ‑ Paris : Unesco, 1985. ‑ 87 p. (PGI‑85/WS/3). ‑ Existe également en anglais

48. ORLEANS (Jacques d'). ‑ Le Statut des archivistes par rapport à celui des autres professionnels de l'information dans les services publics en Afrique : une étude RAMP / par Jacques d'Orléans. ‑ Paris : Unesco, 1985. ‑ 40 p. (PGI‑85/WS/2). ‑ Existe également en anglais, version espagnole en préparation

49. LEARY (William H.). ‑ Le Tri des photographies en archivistique : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs / par William H. Leary. ‑Paris : Unesco, 1985. ‑ 121 p. ‑ (PGI‑85/WS/10). ‑ Existe également en anglais ; version espagnole en préparation

50. FISHBEIN (M. H.). ‑ A Model curriculum for the education and training of archivists in automation : a RAMP study / by M.H. Fishbein. ‑ Paris : Unesco, 1985. ‑ 121 p. ‑ (PGI‑85/WS/27)

51. TANODI (Aurelio). ‑ Le Statut des archivistes par rapport à celui des autres professionnels de l'information dans les services publics en Amérique latine : une étude RAMP / par Aurelio Tanodi. ‑ Paris : Unesco, 1986. ‑ 63 p. (PGI‑85/WS/13). ‑ Existe également en anglais et espagnol

52. WALNE (Peter). ‑ Guide to the archives of international organizations. Part II. Archives of international organizations and their former officials in the custody of national and other archival and manuscript repositories / compiled by Peter Walne. ‑ Paris : Unesco, 1985. ‑ 131 p. ‑ (PGI‑85/WS/18)

53. MABBS (A. W.). ‑ Guide des archives des organisations internationales : III Autres organisations internationales intergouvernementales et non gouvernementales / Troisième partie, établie par A. W. Mabbs. ‑ Paris : Unesco, 1986. iii, 41 p. ‑ (PGI‑85/WS/19). ‑ Existe également en anglais

54. MOSS (William W.) et MAZIKANA (Peter C.). ‑ Archives, histoire orale et tradition orale : une étude RAMP / par William W. Moss et Peter C. Mazikana. ‑ Paris : Unesco, 1986. ‑ 84 p. ‑ (PGI‑86/WS/2)

55. COOK (Michael). ‑ An Introduction to archival automation : a RAMP study with guidelines / by Michael Cook. ‑‑Paris : Unesco, 1986. ‑ 45 p. ‑(PGI‑86/WS/15 rev.)

56. FRANZ (Eckhart G.). ‑ Archives and Education : a RAMP study with guidelines / by Eckhart G. Franz. ‑ Paris : Unesco, 1986. ‑ 59 p. ‑(PGI‑86/WS/18)

57. THOMAS (D. L.). ‑ Study on control of security and storage of holdings : a RAMP study with guidelines / by D.L. Thomas. ‑ Paris : Unesco, 1987. 103 p. ‑ (PGI‑86/WS/23)

58. COOK (Michael). ‑ Guidelines on curriculum development in information technology for librarians, documentalists and archivists / by Michael Cook. ‑ Paris : Unesco, 1986. ‑ 123 p. ‑ (PGI‑86/WS/26)

59. HARRISON (Helen P.). ‑ The Archival appraisal of sound recordings and related materials : a RAMP study with guidelines / prepared by Helen P. Harrison with a contribution from Rolf L. Schuursma. ‑ Paris : Unesco, 1987. 86 p. ‑ (PGI‑87/WS/1)

60. McCLEARY (John M.). ‑ Vacuum freeze‑drying, a method used to salvage water‑damaged archival and library materials : a RAMP study with guidelines / by John M. McCleary. ‑ Paris : Unesco, 1987. ‑ vii, 63 p. ‑ (PGI‑87/WS/7)

Il est possible d'obtenir les études et rapports, dont la liste est donnée ci‑dessus, dans la mesure où il existe encore des exemplaires disponibles, en écrivant à l'adresse suivante :

UNESCO
Division du Programme général  d'information
Centre de documentation
7, Place de Fontenoy
75700 PARIS
France