A Porträt der Senatsbibliothek Berlin

B Outsourcing, eine strategische Allianz

A Porträt der Senatsbibliothek

Postadresse:
Senatsbibliothek Berlin
Straße de 17. Juni 112

10623 Berlin

e-mail-Adresse:
direktion@senbibl.senwfk.verwalt-berlin.d400.de

Sammelgebiete:
Amtsdruckschriften Berlin; Kommunalwissenschaften (nur deutschspr. Bereich)
= DFG SSG; Öffentliches Gesundheitswesen; Verkehr; Energietechnik; nichtkonventionelle Materialien zu Städtebau, Landesplanung, Raumordnung aus dem deutschsprachigen Bereich = DFG SSG; Abfallwirtschaft

Größe (Bestand und Zuwachs):
465.000 Medieneinheiten und 3600 laufende Zeitschriften jährlicher Zuwachs ca. 10.000 Einheiten

Mitarbeiterzahl:
30 + 10 außerplanmäßige Mitarbeiter auf Zeit

Gesamtleistung des Magazins:
70.000 - 80.000 Ausleihen / Jahr

Bibliothekstyp:
Die Senatsbibliothek ist, als Zentrale Behördenbibliothek des Landes Berlin, eine wissenschaftliche Spezialbibliothek.

Aufgabe:
Versorgung der Behörden des Landes Berlin mit allen benötigten Informationen sowie überregionale Bereitstellung kommunalwissenschaftlicher Publikationen im Rahmen des DFG/SSG und der Partnerschaft mit dem Deutschen Institut für Urbanistik und dem Deutschen Städtetag.

Kunden und Servicegebiet:
Die wichtigsten Kundengruppen sind die Behörden in Berlin und Umgebung und die Ämter in allen Städten der Bundesrepublik. Durch die Vereinigung kam eine halbe Stadt mit neuen Bezirken und Ämtern hinzu. Es mußte eine neue Basis im Informationsservice für die Hauptstadtverwaltung geschaffen werden. Die Senatsbibliothek stand daher vor dem unlösbaren Problem, mit einem traditionellen und DV-losen Geschäftsgang ohne zusätzliches Personal erhebliche Extraleistungen erbringen zu müssen. Eine zügige Automation der bibliothekarischen Geschäftsgänge war der einzige Ausweg aus dieser Situation.

B Outsourcing, eine strategische Allianz

Was bedeutet Outsourcing?
Outsourcing steht für ursprünglich "Outside Resource Using"

. Es bedeutet:
Ressourcen in die Verantwortung Dritter übergeben oder Übertragung des make-or-buy-Gedankens auf den Dienstleistungsbereich.

Outsourcing umfaßt viele unterschiedlich ausgeprägte Dienstleistungsformen:
Professional Services ,seit 1970
(z.B. Auftragsprogrammierung, EDV-.Beratung)
System Integration seit 1980
wird angewendet bei komplexen Systemen ; Anbieter : Hersteller RZ-Dienstleistungen
das ist die in Deutschland älteste Outsourcing-Variante; heute wird sie um weitere Dienstleistungen ergänzt
Facility-Management-Dienstleistungen
diese Form ist neu, sie beinhaltet: das IT-Geschäft wird als Dienstleistung angeboten,sie bedeutet: die Verantwortung für Teile einer Einrichtung (facility) : Netzwerk, Rechenzentrum oder die Gesamtverantwortung für die komplette Informationsverarbeitung eines Unternehmens wird an Dritte gegeben. (1989: Digital - Kodak : größter OS-Deal).

Merkmale von Outsourcing:
langfristig angelegte Übereinkommen das Miteinander ist vertraglich geregelt und ausgerichtet auf ein gemeinsames Ziel

Motivation für Ousourcing
Fixkosten-Druck
festgefahrene Gehaltsstrukturen lassen Einstellung hochbezahlter EDV-Spezialisten nicht zu Sichbesinnen auf sein Kerngeschäft

Wer kommt als Outsourcer in Frage
Hersteller (IBM, HP, SNI)
international tätige Gruppe der Outsourcing-Anbieter (EDS, debis)
Rechenzentrumsanbieter

Outsourcing und Datenschutz
Gemäß BDSG und den Landesdatenschutzgesetzen kann das gesamte Spektrum der Outsourcing-Dienstleistungen durch Private erbracht werden.
BDSG und die Landesdatenschutzgesetze haben Datenverarbeitung im Auftrag als zulässig geregelt. (Achtung: sofern nicht Hoheitliche Aufgaben betroffen sind).
Auf Risiken und Chancen bei Outsourcing möchte ich im 3. Block eingehen.

Im Berliner Abgeordnetenhaus und in den Senatsverwaltungen wurde Outsourcing bekannter und als Chance für DV-Konzepte der Verwaltung diskutiert. Ende 1993 förderte der Unterausschuß Kommunikations- und Informationstechnik des Hauptausschusses des Berliner Abgeordnetenhauses das Outsourcing-Projekt der Senatsbibliothek selbst, indem er Mittel für Outsourcing zusagte und für eine Untersuchung zu Outsourcing (Wirtschaftlichkeitsanalyse) in 1994.

Insbesondere die Wirtschaftlichkeitsanalyse schaffte die wesentliche Grundlage für eine Aussage über die Möglichkeit von Outsourcing in einer Behörde wie der Senats-bibliothek.

2 Wirtschaftlichkeitsuntersuchung:

Durch die Vergabe dieser Untersuchung als Auftrag an externe Spezialisten konnte man eine objektive und an der konkreten Situation der Senatsbibliothek orientierte Aussage erwarten. So erhielten im Frühjahr 1994 die KPMG-Unternehmensberatung unter Mitarbeit des Outsourcing-Spezialisten Fa Köhler-Frost & Partner , beide Berlin, durch eine EG-weite Ausschreibung den Auftrag zur Untersuchung.
Hauptziele der Untersuchung waren:
Vergleich der beiden Lösungen Inhouse oder Outsourcing für das Informationssystem Senatsbibliothek sowie dessen Gesamtauswertung. Das Ergebnis der Untersuchung lag im September 1994 mit folgenden Punkten vor:

Inhouse-Lösung oder Outsourcing ?
Kostenbetrachtung, theoretische Erwartung - praktischer Nutzen

Möglicherweise liegt die Erwartung für Fremdbezug von IT-Leistung vorrangig bei Einsparungen im DV-Budget und in der Verbesserung der Servicebereitschaft. Die betriebswirtschaftliche Rechnung ergab nur einen geringen Vorteil für die Outsourcing-Variante.
Aber: eine DV, die effizient betrieben wird und verschlankte Geschäftsgänge unterstützt, kann auch der Outsourcer nicht wesentlich kostengünstiger liefern. Daher sollte man sich klar werden über die eigentlichen Gründe für die Auslagerung der DV-Aktivitäten (siehe Motivation für Outsourcing).

Der praktische Nutzen (für die Senatsbibliothek in Kürze sichtbar) zeichnet ein anderes Bild:
Weit vor den Kosteneinsparungen rangieren qualitative Faktoren wie Know-how-Zuwachs, erhöhte Flexibilität bei der Aufgabenbewältigung sowie die Steigerung von Leistung und Service.

Als deutlicher Nachteil für die inhouse-Lösung zeigte sich die Notwendigkeit, in der gegenwärtigen Haushaltssituation und bei den festgefahrenen Gehaltsstrukturen 2 neue Stellen für hochbezahlte EDV-Spezialisten einrichten zu müssen.

Für das Land Berlin war für die Outsourcing-Variante von entscheidendem Vorteil, daß kein kurzfristiger Liquiditätsbedarf nötig ist: Anfangsinvestitionen, die für die Einführung marktgerechter Anwendungen und zeitgemäßer Basistechnologien erforderlich sind, werden gestreckt.

In der Senatsbibliothek fielen keine Umstellungskosten an, weil zu diesem Zeitpunkt noch kein IT-Umfeld vorhanden war. Es mußte auch kein Personal überführt werden, was ein komplizierter Prozeß wäre.

Vor diesem Hintergrung konnte die Senatsbibliothek schließlich die Unterstützung der zuständigen Verwaltung erhalten.

3 Projektphase zur Einführung der neuen Arbeitsumgebung

Mit dem zunächst für 5 Jahre konzipierten Outsourcing-Projekt wird ein Generalunternehmen beauftragt, ein komplettes Informationssystem mit Hardware, Bibliotheks- und Bürokommunikations-Software, Datenbankzugriff, elektronischer Post und multimedialer Anwendung ganztägig in der Senatsbibliothek für Mitarbeiter und Kunden verfügbar zu machen.

Die Entscheidung fiel zugunsten der Firma EDS, Geschäftsstelle Berlin, als Generalübernehmer für das Informationssystem Senatsbibliothek in Form von Outsourcing. Die Firma EDS zeichnete sich durch Branchenkompetenz und finanzielle Stärke aus. Die Vertragsunterzeichnung fand im Mai 1995 statt.

Das Informationssystem wird -wie weiter vorn dargestellt- nicht gekauft, sondern mit monatlichen Beträgen finanziert.

Die Einführung der neuen Arbeitsumgebung untergliedert sich in mehrere Teilbereiche.
Die Implementierung der Hard- und Softwarekomponenten, die die Grundlage für den DV-Betrieb bilden, begann im Anschluß an die Vertragsunterzeichnung. Verantwortung und Betreuung aller im folgenden genannten Komponenten von Netzwerkinstallation über Schulung bis zum laufenden Betrieb liegt beim Generalübernehmer (1995-2000 ).
Die einzelnen Komponenten sind:

Retrokonversion der Bibliothekskataloge in Zettelform
Die Retrokonversion umfaßt den Alphabetischen Katalog, den Sachkatalog und das Schlagwortregister (ca. 1 Mio Karten).
Aufgrund der allgemeinen Kostenhöhe für die vollständige Retrokonversion aller Katalogdaten hat die Unternehmensberatung empfohlen, ein kostengünstigeres Imaging-Verfahren einzusetzen.

Das Konzept sieht folgendermaßen aus:

In der Basisbearbeitung ist zunächst nur eine Überarbeitung der ehemaligen Kopfzeile der Katalogkarte mit OCR enthalten, für die der Generalübernehmer eine Qualitätsgarantie von 99,95% übernimmt.
Die weitere Überarbeitung anderer Teile sind später möglich. Wir gehen davon aus und so bestätigen es die Testergebnisse, daß die Images einigermaßen gut gehandhabt werden können.

Zugriff auf CD-ROM Datenbanken und externe Datenbanken
Alle Mitarbeiter erhalten Zugriff auf CD-ROM-Datenbanken im Netz, die als bibliographische Hilfsmittel sowie für die Datenübernahme der Bestell-und Katalogisierungsdaten für Erwerbung und Katalogisierung genutzt werden sowie als Auskunftsmittel und zu Recherchen innerhalb der Informationsvermittlung. Schnittstellen nach außerhalb (x400 und x25) sollen Möglichkeiten geben, durch E-Mail mit Lieferanten und Kunden in Kontakt zu treten.
Der Internet-Zugang steht kurz vor der Realisierung.

Zusammenarbeit zwischen Senatsbibliothek und Generalübernehmer

Projektmanagement
In der Projekteinführungsphase werden unter der Leitung eines verantwortlichen Projektmanagers des Generalübernehmers und einer Projektverantwortlichen der Senatsbibliothek sowie einer Projektgruppe, die sich aus Mitarbeiten der einzelnen Fachabteilungen zusammensetzt, alle Einzelaspekte für die Realisierung vorbereitet.
Dazu gehören:

In der jetzigen Phase der Projekteinführung erhält die Senatsbibliothek intensive Unterstützung im Umgang mit der neuen Technik und dem Bibliothekssystem. Im Anschluß -in der Phase Laufender Betrieb ab ca. Herbst d. J .- wird sich die Betreuung schritteise auf eine Hotline reduzieren, die tagsüber zur Verfügung steht.

C Bedenken der Mitarbeiter;
Risiken von Outsourcing; Chancen von Outsourcing
Resümee

Bedenken der Mitarbeiter
Die Bedenken bezogen sich in erster Linie auf das Vertrauen, daß man einem kommerziellen Outsourcer entgegenbringen kann. Fragen wie "Wird er für sein Geld tatsächlich auch die geforderte Qualität im Service liefern"? "Wird man noch Wünsche haben, die dann nicht erfüllt werden können, da der Vertrag sie nicht berücksichtigte?" "Was können wir tun, wenn der Outsourcer uns im Stich läßt?"

Bislang gab es keine Einschränkungen im Vertrauensverhältnis zum Outsourcer Und für alle Wünsche fand sich eine Lösung. Damit wächst die Akzeptanz.

Risiken bei Outsourcing:
Der größte Risiko bei Outsourcing besteht darin, daß selbst der beste Vertrag nicht garantiert, wie vertrauensvoll das Verhältnis zum Generalunternehmer bleibt. Gegenseitiges Vertrauen ist bei allen Outsourcing-Projekten die Basis für den Erfolg.
Die Auswahl des richtigen Partners setze ich in der Risiko-Hierarchie an die zweite Stelle ( je komplexer die Dienstleistung desto schwieriger)
Das reibungslose Funktionieren des Systems spielt beim Outsourcing eine entscheidende Rolle.
Ein weiteres Risiko kann in der Festlegung mit allen Komponenten auf einen Zeitraum von 5 Jahren bestehen.

Die Festlegung der Komponenten auf 5 Jahre bewirkt aber, daß bereits zu Beginn eine möglichst erprobte und trotzdem fortschrittliche Technik und Software eingesetzt werden muß.
Für die Bibliothek bedeutet es Sicherheit für einen planbaren Zeitraum, in der zwar neue Versionen eingespielt werden können, die Gesamtkonzeption mit Betreuung sich dagegen nicht ändert.
Andererseits ist aber auch bei einer inhouse-Lösung die Abhängigkeit von den Lieferanten der Hard- und Software sehr hoch und kann auch nicht so eindeutig wie beim Outsourcing nach 5 Jahren in Frage gestellt werden.

Chancen bei Outsourcing

Outsourcing ist ein Geschäft, das auf Vertrauen, finanzielle Sicherheit und auf Erfahrung aufbaut.

Eine tragende Säule in der Beziehung zwischen Auftraggeber und Outsourcer stellt der Vertrag dar. Er hilft das Miteinander zu gestalten und legt Qualitätskontrollen für die Aktivitäten des Outsourcings fest:
das Pflichtenheft als Vertragsgrundlage zwingt zur punktgenauen Auftragerfüllung gemäß den wirklichen Anforderungen und zur Termintreue bei festverabredeten Preisen. Zugesicherte Leistungen sind einklagbar.
Vereinbarungen müssen flexibel sein, um gelebt werden zu können, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.
Kurskorrekturen im gegenseitigem Einverständnis müssen möglich sein.

Outsourcing des Informationssystems ist für die Senatsbibliothek Berlin zum gegenwärtigen Zeitpunkt die beste Lösung.