3.2.2 Vorgehensweise

Nach den ersten Treffen mit der WWW-AG (vgl. 3.2) und der Erstellung eines Grundgerüstes der Homepage mußten Informationen für die "Virtuelle Bibliothek" und für die "Mitgliedsbibliotheken" von den einzelnen Bibliotheken eingeholt werden.
Da nicht jeder Bibliothek bekannt sein konnte, daß im Rahmen einer Diplomarbeit ein WWW-Konzept für die AHB entstehen sollte, wurde überlegt, jede Bibliothek aufzusuchen und über die geplante Arbeit zu berichten. Auf diesem Wege hätte ein Informationsaustausch stattfinden und bei den Mitarbeitern das Interesse für das Projekt geweckt werden können. Aus Zeitmangel und wegen der geographischen Entfernung der Institutionen wurde von einem persönlichen Auftreten abgesehen und stattdessen ein erster Fragebogen (Anhang 1) entworfen und mit einem erklärenden Begleitschreiben (Anhang 1) über die Verteilerliste der AHB an jede Mitgliedsbibliothek gesandt.
Dieser Fragebogen hatte zum Ziel, von den Bibliotheken Sachgebiete und Themen ihrer täglichen Arbeit in Erfahrung zu bringen, um diese in der "Virtuellen Bibliothek" umsetzen zu können. Aus der Befragung sollte eine Systematik der "Virtuellen Bibliothek" und eine Link-Sammlung resultieren.
In erster Linie hing die Beantwortung dieser Fragen davon ab, wie und in welchem Maße die Mitarbeiter der einzelnen Bibliotheken bereits mit dem Umgang des Internets vertraut sind.
Zu diesem Zeitpunkt lag noch kein Konzept für die "Portrait-Seiten" der Mitgliedsbibliotheken vor, so daß vorerst nur die Adressen und Ansprechpartner der einzelnen Bibliotheken erfragt wurden.
Der Rücklauf dieser Umfrage sollte innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen sein. Zum vorgegebenen Abgabetermin waren 18 von 45 Fragebögen eingetroffen, drei wurden mit der zweiten Befragung nachgereicht. Im Nachhinein stellten sich organisatorische Schwächen in der Konzeption des Fragebogens heraus:

Für die Erarbeitung der Sachgebiete der "Virtuellen Bibliothek" gab diese Befragung leider keine Impulse, was überwiegend auf die Konzeptionsfehler zurückzuführen ist. Die "Virtuelle Bibliothek" wurde daraufhin in Zusammenarbeit mit der WWW-AG erstellt (vgl. 4.1.3.1).
Der Nutzen dieser ersten Fragebögen für die "Portrait-Seiten" war minimal, da die wichtigsten Informationen über die einzelnen Bibliotheken fehlten.
Daher wurde ein zweiter Fragebogen erstellt, der innerhalb von 14 Tagen beantwortet werden sollte (vgl. Anhang 2). Um eine möglichst einheitliche Gestaltung der individuellen Bibliotheksseiten zu ermöglichen, wurden sowohl verbindliche als auch freiwillige Angaben zu jeder Einrichtung erfragt.

Zwanzig Bibliotheken beantworteten den Fragebogen und gaben innerhalb der verpflichtenden Angaben nahezu lückenlose Antworten. Auffällig war die Unkenntnis das interne Sigel betreffend - sieben Bibliotheken haben keine Auskunft gegeben. Unklar ist, ob die zuständigen Mitarbeiter, die den Fragebogen bearbeitet haben, über das Sigel nicht informiert sind oder ob die AHB die Vergabe des internen Sigels eher im Verborgenen durchgeführt hat.
In den "Portrait-Seiten" wurde in Absprache mit der WWW-AG einheitlich für jede Bibliothek, die die Angabe "(innerbetriebliche) Präsenzbibliothek" gemacht hat, der Zusatz "auswärtige Benutzer nach Absprache" eingesetzt. Die Mitglieder der WWW-AG äußerten diesen Wunsch, um zu vermeiden, daß auswärtige Nutzer die Kapazitäten der Bibliotheken erschöpfen könnten und Mitarbeiter der Institution dadurch gezwungen wären, eine Wartezeit in Kauf zu nehmen oder ein zweites Mal die Bibliothek aufsuchen zu müssen.
Über diese formalen Angaben hinaus wurde den Bibliothekarinnen die Möglichkeit gegeben, anhand der "freiwilligen Angaben" ihre Bibliothek differenzierter darzustellen.

Die freiwilligen Angaben sind nur von drei der zwanzig Bibliotheken lückenlos ausgefüllt worden, zehn Bibliotheken gaben zumindest rudimentäre Hinweise über ihre Bestände an und sieben Mitglieder hielten sich bei den freiwilligen Angaben leider bedeckt.
27 der 49 Mitgliedsbibliotheken haben auf diesen Fragebogen gar nicht reagiert. Zwei Bibliotheken lehnten eine Präsentation im Internet ab.
Für die "Portrait-Seiten" der Mitgliedsbibliotheken bedeutet dieser Rücklauf, daß viele Seiten nur unvollständig vorliegen oder gar nicht erst eingerichtet wurden, da eine Internet-Präsenz unerwünscht war (vgl. 4.1.2).
Als Fazit aus diesen Befragungen und den Reaktionen der Bibliotheken ist festzustellen, daß die Unklarheit über das Medium Internet und seine Möglichkeiten noch überwiegt.
Es ist anzumerken, daß die Parlaments- und Behördenbibliotheken sich aktiver an der Konzepterarbeitung beteiligt haben als es z.B. die "Bibliotheken der öffentlichen Körperschaften" getan haben. Der Einzug der vernetzten Computer in die Ministerien wird seinen Beitrag dazu geleistet haben. Hierdurch wurde der Blick in das Internet bereits geboten und evtl. der eine oder andere Vorteil entdeckt.
Überdies ist eine zurückhaltende Einstellung seitens der Bibliothekarinnen gegenüber der Öffentlichkeit bei der Zusammenarbeit mit der WWW-AG der AHB deutlich geworden. Einige der Bibliotheken befürchten einen Zuwachs an Anfragen, der die personelle und räumliche Kapazität der Abteilung übersteigen könnte und somit dem Auftrag der wissenschaftlichen Spezialbibliotheken (vgl. 2.) entgegenwirken würde.
Die Eigenständigkeit der einzelnen Bibliotheken innerhalb der Arbeitsgemeinschaft ist bei der täglichen Arbeit nötig. Sie wirkt sich aber negativ aus, wenn sie dazu führt, daß Projekte wie das vorliegende an mangelnder Zusammenarbeit oder Kooperationsfähigkeit zu scheitern drohen. Die Eigenständigkeit würde sich so zu einer Isolation entwickeln.